Amadeus Hotel Store. Manual do Usuário 1 de Julho de Um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o Transhotel

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1 Amadeus Hotel Store Manual do Usuário 1 de Julho de 2009 Um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o Transhotel

2 Índice A Amadeus Hotel Store já está aberta para os negócios!... 3 Requisitos técnicos... 3 Log-in... 4 Acesso a Amadeus Hotel Store... 4 Configuração dos dados de sua agência de viagens... 4 Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store... 6 Busca... 7 Disponibilidade... 8 Visualizando e classificando os resultados... 8 Informações básicas sobre hotéis... 9 Informação detalhada sobre hotéis... 9 Tarifas... 9 Confirme as informações Dados do cliente Pagamento Dados para pagamento: Confirmação e impressão de voucher Integração com o seu PNR Modificando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store Abra o PNR Faça a modificação na Amadeus Hotel Store Integração com o seu PNR Re-emitindo o voucher Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store Para cancelar abra o PNR Cancele na Amadeus Hotel Store Integração com o seu PNR Administração Suporte Sincronização com o PNR da Amadeus Tarifas, navegação e funções Page 2 of 21

3 A Amadeus Hotel Store já está aberta para os negócios! A Amadeus passa a oferecer um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o Transhotel. Veja os detalhes abaixo: Integração de conteúdo de hotéis com o seu Amadeus Selling Platform Faça reservas com facilidade e eficiência com o mesmo PNR Comissões adiantadas Gere fluxo de caixa positivo para a sua agência Maior opção de hotéis Mais de estabelecimentos no mundo inteiro Acesso a tarifas competitivas Garanta o melhor preço para os seus clientes Serviço ao consumidor 24 horas Segurança e tranquilidade para você e seus clientes Para ter informações da Amadeus Hotel Store e baixar Pronta Referencia, acesse o link: Requisitos técnicos Para um melhor uso da Amadeus Hotel Store, acesse o Amadeus Selling Platform com o Microsoft Internet Explorer 6.0 e utilize a resolução de tela recomendada pelo Help Desk Amadeus, de acordo com a sua versão do Amadeus Selling Platform. Esta ferramenta está disponível no Amadeus Selling Platform versão 3.1 ou superior. Caso utilize outro navegador ou configuração de tela, a funcionalidade e a visualização das operações podem ser prejudicadas. Page 3 of 21

4 Log-in Insira seus dados e senha para fazer o log-in do seu Amadeus Selling Platform. Acesso a Amadeus Hotel Store Esta guia pode ser acessada em seu Amadeus Selling Platform com ou sem a presença de um PNR ativo na tela. Para acessar a Amadeus Hotel Store, clique no ícone do hotel azul na parte superior do seu Amadeus Selling Platform. Configuração dos dados de sua agência de viagens Se este é seu primeiro acesso a Amadeus Hotel Store, a partir de seu computador, você visualizará um texto introdutório com os termos e condições, como em qualquer outro site de reservas. Selecione o idioma desejado e leia as informações. Depois marque a caixa de seleção e clique em OK. Este é um procedimento único, a menos que acesse a Amadeus Hotel Store a partir de outro PC ou altere as configurações de seu navegador. Neste caso, talvez seja necessário aceitar os termos e condições mais uma vez. Este termo fica disponível para ser consultado sempre que necessário. Page 4 of 21

5 Caso você nunca tenha utilizado a Amadeus Hotel Store ou o mecanismo de reserva do Transhotel, será necessário preencher um formulário com os dados de sua agência de viagens, isto é muito importante para emissão de suas faturas, envio de documentos de confirmação de reserva e outras funções administrativas. Tal procedimento deverá ser feito apenas uma vez e pode ser atualizado a qualquer momento. Este formulário aparece, normalmente, após sua primeira tentativa de efetuar sua reserva de hotel, como por exemplo, quando você tenta reservar um hotel a partir da tela de disponibilidade. Neste formulário de informações gerais, você deve inserir os seguintes dados sobre a sua agência de viagens: Nome Endereço Cidade CEP Estado/ Província País (quantos achar necessário) Fax (informando o código internacional e sem espaços entre os números) Idioma para os documentos administrativos, como: recibos da agência, de confirmação, voucher do cliente etc. Você pode optar entre 6 idiomas disponíveis. Observe que algumas informações já podem estar previamente preenchidas, mas podem ser alteradas com os dados atualizados de sua agência (a cidade, o estado e o país podem ser alterados com um simples clique na lupa). Clique para alterar cidade, província e país. Page 5 of 21

6 Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store Na página principal da Amadeus Hotel Store, você pode obter os seguintes dados: Uma visão geral de todas as reservas de hotel ativas no PNR (caso haja alguma); Se o seu PNR aberto possui uma reserva de vôo, você verá as informações principais sobre seus segmentos aéreos. Estas informações o auxiliarão na busca de disponibilidade de hotéis; E um link direto à busca de hotéis e reservas anteriores, independentemente do PNR aberto. Se houver pelo menos um segmento aéreo no PNR aberto, a Amadeus Hotel Store mostrará os nomes dos passageiros e informações sobre os vôos. Neste momento você já pode fazer uma reserva de hotel com base nas informações do PNR, selecione o segmento aéreo da cidade onde você quer reservar hotel e o nome do passageiro que será utilizado para fazer a reserva. Você notará que a cidade e as datas de check-in e check-out serão rapidamente preenchidas. Clicando em criar, você será redirecionado à página de busca de hotéis com as informações de país, cidade, data de entrada e saída já definidos. Se no PNR aberto não houver um segmento de vôo ou se você não deseja reutilizar a informação do PNR aberto, basta clicar no botão Ir e você estará na página de busca de hotéis. Note que ao sair da Amadeus Hotel Store para trabalhar em outra guia do Amadeus Selling Platform, ao retornar a ela, sempre você será redirecionado a esta página inicial. Não é aconselhável sair da Amadeus Hotel Store no meio de um processo de reserva. Page 6 of 21

7 Busca A página de busca lhe permite definir os parâmetros de acomodação de seu cliente. 1. Escolha o país no qual deseja fazer a reserva através do menu. Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido. 2. Digite a cidade ou o local onde seu cliente ficará (ou clique em selecionar cidade para exibir uma lista de opções). Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido. Como uma alternativa, ao invés de fazer uma reserva com base na cidade, você pode pesquisar estabelecimentos dentro de uma área geográfica. Você pode exibir uma lista de áreas geográficas no país previamente selecionado, clicando na lupa. 3. Refine seus critérios de busca inserindo o nome de um hotel e/ou indicando os locais onde deseja buscar hotéis (Este é um passo opcional). 4. Insira as datas de chegada (check-in) e de saída (check-out). Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, as datas já estarão preenchidas. 5. Selecione o número de acomodações que deseja reservar e defina: O número de adultos e crianças que ficarão em cada acomodação A pensão desejada: Acomodação: Apenas acomodação Pequeno Almoço: Acomodação e café-da-manhã Meia pensão: Acomodação, café-da-manhã e almoço ou jantar Pensão completa: Acomodação, café-da-manhã, almoço e jantar Qualquer opção: exibe todas as opções disponíveis. 6. Clique em Procurar disponibilidade e consultar preços e você será redirecionado à tela exibição de disponibilidade de hotéis. Clicando em Apagar você apaga TODAS as informações da página. Você também pode efetuar uma busca avançada clicando em Pesquisa Avançada no canto superior direito da página de busca. Desta maneira, você poderá solicitar a Page 7 of 21

8 disponibilidade de hotéis com base em outras características (como serviços oferecidos e facilidades do hotel) e pode fazer uma seleção prévia de todos os critérios necessários. Dica: Buscas e pesquisas referentes a estadias com a duração superior a 15 dias não são autorizadas. Disponibilidade Aqui você pode ver a lista dos primeiros 20 hotéis correspondentes a seus critérios de pesquisa. Você pode classificar os hotéis de várias maneiras, dependendo da quantidade de detalhes que deseja visualizar em sua busca e em qual ordem deseja que os resultados sejam exibidos. Além disso, você terá acesso a um calendário caso necessite alterar as datas de sua reserva. Se você quiser visualizar outros hotéis além daqueles exibidos na primeira página, você pode ir às próximas páginas de disponibilidade clicando em Mais hotéis Ao selecionar Nova Pesquisa, você será redirecionado à página de busca inicial e todos os critérios anteriormente escolhidos serão apagados. O botão Voltar à página de início exibirá a página inicial da Amadeus Hotel Store. Este botão está disponível em todas as páginas durante o fluxo de reservas. Visualizando e classificando os resultados A qualquer momento você pode optar por exibir as informações de duas maneiras: Uma lista resumida incluindo o nome do hotel, os preços, o local, a pensão, o preço total de varejo da reserva OU Uma lista expandida incluindo fotos do hotel, mapas e todos os preços disponíveis. Você também pode classificar a lista de hotéis disponíveis por: Nome do hotel (em ordem alfabética) Categoria do hotel (em estrelas) Preço (o preço exibido é sempre o valor de varejo TOTAL da reserva, incluindo impostos). Classifique e visualize Informações básicas sobre hotéis Page 8 of 21

9 Informações básicas sobre hotéis Na tela de disponibilidade você verá: Nome do hotel Categoria do hotel (em estrelas) Localização do hotel (central, ao norte, ao oeste, etc.). Se o hotel está em uma cidade secundária nos arredores ou em áreas mais distantes, haverá a distância entre o hotel e a cidade principal. Pensão incluída na reserva. Além de acomodação, há café da manhã continental, buffet de café da manhã ou pensão completa. Preço de varejo total para a reserva solicitada incluindo impostos. Indicador de tarifas caso o valor garantido seja exclusivo ao Transhotel, tarifas promocionais, garantia de tarifas mais baixas, tarifas promocionais ou uma oferta especial. Informação detalhada sobre hotéis A qualquer momento você pode clicar sobre o nome do hotel e uma janela pop-up exibirá informações como: descrição, fotos, serviços, dependências e mapas. Tarifas Na coluna de preços, da tela de exibição de disponibilidade, você sempre verá o preço de varejo total, ou seja: No caso de tarifas comissionáveis, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido mais a comissão do agente de viagens. No caso de tarifas líquidas, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido mais o Mark-up do agente de viagens. Uma vez escolhido o hotel da reserva, clique em Disponível (na coluna da direita chamada Reservar ) para continuar o processo. Page 9 of 21

10 Confirme as informações Após a escolha do hotel e da acomodação, entraremos no fluxo de confirmação, constituído de quatro etapas. Na primeira etapa, após a disponibilidade, a tela pede a confirmação de que os dados da reserva estão corretos. Verifique o hotel, as datas de chegada e saída, o número de noites, o preço e a lista de serviços. Nesta página você também terá acesso à política de cancelamento que é aplicada para o hotel escolhido e suas penalidades. Após da data exibida na política de cancelamento, você não poderá cancelar e/ou alterar a reserva sem incorrer em cobrança de multa. Leia os termos e condições e os aceite marcando a caixa de seleção na parte inferior da página. Ao clicar em Continuar reserva, você passa para a próxima etapa na qual preencherá os dados de seu cliente. Page 10 of 21

11 . Amadeus Hotel Store - Manual do Usuário Dados do cliente Nesta segunda etapa, você precisará confirmar: O nome do cliente: o título (Sr., Sra., etc.), Nome, sobrenome e número do passaporte (opcional). Dica: Se você selecionou o segmento de vôo anteriormente, o nome já estará automaticamente preenchido. O número de referência Interna da agência: caso deseje inserir um número de referência de acordo com os procedimentos administrativos de sua agência. (opcional) O usuário interno da agência: caso deseje gravar seu nome ou departamento para referência interna (opcional) O recebimento de documentos via fax ou para definir como deseja receber a confirmação ou a fatura da reserva bem como o voucher para seu cliente. Você pode escolher o ou o fax em uma lista pré-definida ou adicioná-lo manualmente. As observações/solicitações especiais do cliente chegam ao hotel como informações adicionais da reserva. Tais solicitações são encaminhadas ao hotel - mas não são confirmadas imediatamente, ficam pendentes de confirmação. A forma de pagamento que a agência está usando (veja detalhes no próximo capítulo). Na parte inferior da página, há também os números de contato do serviço de atendimento do Transhotel, caso necessite de algum auxílio adicional para completar a reserva. Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em Continuar a reserva e siga adiante para a página de pagamento (terceira etapa). Page 11 of 21

12 Pagamento Agências Pré Pagas: As Agências Pré Pagas deverão realizar o pagamento das reservas em até 96H antes do check in. O pagamento poderá ser feito através do cartão de crédito da agência (Nunca use o cartão de crédito do cliente) ou do Banco Daycoval (veja detalhes na próxima página). Para pagamentos realizados através do Banco Daycoval, a agência deverá entrar em contato com o mesmo informando o valor a ser pago a Transhotel e a PROFORMA (identificação da reserva). A agência também poderá optar por remessa ao exterior. Caso não efetue o pagamento à Transhotel dentro do prazo, a reserva será cancelada. Veja abaixo como elas são exibidas no sistema: Agências Faturadas: As agências faturadas receberão entre o dia 5 e o dia 10 de cada mês, fatura com vencimento para o dia 25 com todas as entradas feitas no mês anterior. Para pagamento a agência deverá entrar em contato com o Banco Daycoval informando a identificação da fatura e o valor a ser pago a Transhotel em dólares, o banco então informará o valor em reais e a identificação da conta bancária para transferência. A agência poderá optar pelo envio de remessa ao exterior em Dólar ou Euro Page 12 of 21

13 O Transhotel cobrará: O preço de varejo total menos a comissão do agente no caso de tarifas comissionáveis; O valor líquido do hotel sem o Mark-up do agente no caso de tarifas net. Preencha todos os dados solicitados e selecione Continuar reserva para ir à página final de confirmação. Após clicar em Continuar reserva, uma mensagem pop-up será exibida. Basta clicar em Sim. Dados para pagamento: Banco Daycoval Contas para remessa ao exterior Remessas em Dólar Banco La Caixa Endereço Gutierre de Cetina Madrid Espanha Conta IBAN ES SWIFT CAIXESBB Remessas em Euro Banco La Caixa Endereço Gutierre de Cetina Madrid Espanha Conta IBAN ES SWIFT CAIXESBBXXX Page 13 of 21

14 Confirmação e impressão de voucher Após a confirmação da reserva, você chega à etapa final do fluxo de confirmação. O voucher do hotel a ser entregue a seu cliente é exibido na tela. Você pode imprimi-lo diretamente desta página ou aguardar o recebimento via fax ou . Para personalizar o voucher com o logo de sua agência envie-o em formato.gif ou.jpeg para informando seu Office ID. O carregamento é feito em 24 horas. Se a reserva for bem sucedida, na parte inferior da página você verá a seguinte mensagem: Processo de reserva realizado. Em paralelo, você receberá automaticamente a seguinte documentação via ou fax, de acordo com a forma de recebimento escolhida anteriormente: Voucher do hotel, a ser entregue ao cliente Fatura com informação sobre os preços e o valor líquido da reserva a serem pagos ao Transhotel pela agência de viagens. Importante Antes de iniciar a etapa 4 e exibir o voucher do cliente, você receberá uma mensagem pop-up para lembrá-lo de salvar as informações e fechar o PNR do seu Amadeus Selling Platform. Isto é necessário para que os dados da reserva da Amadeus Hotel Store sejam integrados e salvos corretamente ao seu PNR no final da reserva. Isto garantira a integração e o envio das informações para o seu Back Office. Portanto, após exibir o voucher, você deve voltar à página de comandos ou à interface gráfica do PNR, adicionar qualquer outra informação relevante e finalizar a transação para salvar os dados da reserva.( exemplo >RF ANA; ER) Page 14 of 21

15 Integração com o seu PNR Ao retornar ao sistema Amadeus (página de comandos ou interface gráfica) você encontrará inserido no PNR um segmento auxiliar de hotel da Amadeus Hotel Store e a observação correspondente (RM*). Estas informações foram geradas automaticamente pelo sistema Amadeus e não devem ser canceladas através destas guias. Isto garantira o sincronismo entre os sistemas. Segmento Amadeus Hotel Store Segmento de remarks do Amadeus Hotel Store para o back-office Segmentos usados para o pré-preenchimento Você pode inserir agora as informações necessárias ou opcionais e seguir para Finalização da Transação (entradas ER ou ET) Se você ignorar seu PNR sem ter feito a Finalização da Transação, o segmento da Amadeus Hotel Store integrado ao PNR será perdido. Page 15 of 21

16 Modificando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store Em reservas anteriormente confirmadas, você pode modificar os seguintes dados: Data de chegada e/ou partida Tipo de acomodação Número de hóspedes por quarto Dependendo dos termos e condições, firmados no momento da criação da reserva original, alguns dados não poderão ser alterados por conta das restrições exigidas pelo hotel. No entanto, na maioria dos casos as tarifas podem sofrer modificação após a alteração. Veja como é simples. Abra o PNR É importante que ANTES de fazer qualquer modificação através da Amadeus Hotel Store, o PNR seja aberto no sistema Amadeus. Isto garantirá o sincronismo do PNR Caso você não abra o PNR antes, as alterações feitas na Amadeus Hotel Store NÃO serão sincronizadas com o seu PNR. Faça a modificação na Amadeus Hotel Store Após abrir o PNR, vá a Amadeus Hotel Store, selecione a reserva de hotel e clique em Modificar. Page 16 of 21

17 Você será direcionado ao fluxo de modificação da Amadeus Hotel Store, por meio de uma série de telas onde você pode selecionar o que necessita alterar e confirmar tais mudanças. Integração com o seu PNR Presumindo que seu PNR tenha sido aberto antes de fazer qualquer modificação, você pode agora retornar ao sistema Amadeus e visualizar as alterações refletidas no PNR. Segmento Amadeus Hotel Store atualizado Segmento de Remark adicionado alertando sobre as modificações e RM* atualizado para o seu back-office Page 17 of 21

18 Você também pode notar que um elemento de remarks foi adicionado automaticamente ao PNR para indicar que uma alteração foi feita. As alterações também ficarão registradas no Histórico do PNR (RHH). Re-emitindo o voucher Caso necessite re-emitir o voucher de uma reserva ativa da Amadeus Hotel Store, siga os passos abaixo: 1. Abra o PNR no Sistema Amadeus; 2. Acesse a Amadeus Hotel Store; 3. Selecione a reserva de hotel cujo voucher deseje emitir; 4. Selecione a maneira que deseja receber o voucher Se optar por Default, o voucher será re-enviado para o ou fax indicado na reserva original; 5. Clique em OK. Você verá uma mensagem pop-up informando que o voucher foi enviado. Como esta ação re-envia voucher do cliente e o recibo da agência de viagens, não insira o fax ou o do viajante. Page 18 of 21

19 Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store Todas as reservas da Amadeus Hotel Store podem ser canceladas e estão sujeitas aos termos e condições originalmente exibidos durante o fluxo de reservas. Em geral, o Transhotel tem uma política de cancelamento com um limite de 24 horas antes do check in do cliente. Contudo, no caso de altas temporadas, é possível que o período limite para o cancelamento seja reduzido. (Consulte sempre o Transhotel). A taxa de penalidade padrão para o cancelamento tardio de uma reserva é de 100% do valor da primeira noite, mas pode variar para reservas específicas. Esta penalidade também é especificada no momento da reserva bem como no recibo de reserva da agência de viagens. Antes de chegar a data limite para o cancelamento, quando sua agência será cobrada, você SEMPRE será notificado pelo Transhotel. Isto lhe dá uma última oportunidade de cancelar sua reserva ou reconfirmá-la com o cliente. Para cancelar abra o PNR É importante que abra o PNR que sofrerá o cancelamento ANTES que qualquer cancelamento seja feito via Amadeus Hotel Store. Caso você não abra o PNR antes, quaisquer cancelamento feito na Amadeus Hotel Store NÃO será sincronizado com o seu PNR. Cancele na Amadeus Hotel Store Na Amadeus Hotel Store, selecione a reserva e clique em Cancelar. Page 19 of 21

20 Você será direcionado a duas telas onde pode selecionar a razão pela qual deseja cancelar e confirmar o cancelamento.. No final do fluxo de cancelamento, um número de referência do cancelamento será exibido. Integração com o seu PNR Como o PNR já foi aberto antes do cancelamento, você pode retornar à página de comandos da Amadeus e ver seu cancelamento refletido no seu PNR. O segmento auxiliar da Amadeus Hotel Store foi removido e novas observações foram inseridas com o código de cancelamento. Todas esta modificações ficam armazenadas no histórico do PNR. Amadeus Hotel Store segment has been removed Remark added to highlight the cancellation Nunca cancele (ou altere) uma reserva de hotel criada na Amadeus Hotel Store utilizando as entradas de cancelamento do segmento padrão (XE ou XI) na página de comandos, ou os botões da página gráfica do PNR. Você cancelará os segmentos no PNR, porém as alterações NÃO serão refletidas na Amadeus Hotel Store e a reserva permanecerá ATIVA no sistema do hotel. Page 20 of 21

21 Administração Após entrar na guia da Amadeus Hotel Store e clicar em Ir, na página principal você terá acesso a página de busca simples Ao lado esquerdo, há um menu chamado Administração Acessando este módulo, você pode exibir: Lista de faturas; Comissões; Comprovante de pagamento. Ao clicar em Lista de Faturas você poderá baixar todas as faturas emitidas pelo Transhotel para sua agência no formato de arquivo *.TXT ou *.HTML. Você pode especificar vários critérios de busca, incluindo o período aos quais as faturas se referem. Em Comissões você exibirá a quantidade de comissões provenientes de todas as reservas feitas em período específico. Com a tab Comprovante de Pagamento você pode facilmente informar o Transhotel que o pagamento (geralmente efetuado via transferência bancária ou débito) das suas reservas da Amadeus Hotel Store foi feito corretamente. Suporte Sincronização com o PNR da Amadeus Para dúvidas em relação a como integrar sua reserva da Amadeus Hotel Store ao PNR da Amadeus ou questões relacionadas à sincronização de reservas, contate o helpdesk local da Amadeus. Tarifas, navegação e funções Caso tenha qualquer dúvida referente à: tarifas exibidas, comissões a serem recebidas, como navegar na Amadeus Hotel Store ou qualquer outra questão sobre o ambiente da Amadeus Hotel Store, contate o Help Desk do Transhotel. Toll Free Page 21 of 21

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