Informações Gerenciais em Hospital de Referência

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1 Informações Gerenciais em Hospital de Referência Sérgio Felipe Zirbes 1, Maria Luiza Falsarella Malvezzi 2 1 Departamento de Informática Aplicada, Instituto de Informática, Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Brasil, Fone: , Fax: ,2 Assessoria da Administração Central, Hospital de Clínicas de Porto Alegre, Brasil, Fone: , Fax: Resumo O Hospital de Clínicas de Porto Alegre HCPA (www.hcpa.ufrgs.br), empresa pública, integrante da rede de hospitais universitários do Ministério da Educação, criado com a missão de oferecer serviços assistenciais de nível terciário no sul do Brasil, com 722 leitos, desenvolve três atividades principais, intrinsecamente relacionadas: assistência, ensino e pesquisa. Este amplo espectro de atuação evidencia a complexidade dos serviços prestados. Com a informatização da maioria de seus processos, é enorme o volume e a variabilidade dos dados disponíveis. Por outro lado a importância da tomada de decisão com maior envolvimento e comprometimento do nível gerencial pressupõe a transparência das informações e da democratização do conhecimento. Entretanto, a sistemática de obtenção de informações gerenciais, a partir de bancos de dados operacionais, mostrava-se inadequada e não fornecia respostas rápidas às questões complexas inerentes à tomada de decisão no negócio. A necessidade de prover novos meios para que o nível gerencial pudesse acessar, processar e analisar dados existentes, exigiu modelagem própria, em banco de dados separado do operacional, orientado a assuntos. Estes dados sumarizados, padronizados e correlacionados, através de ferramentas especializadas de análise, transformaram-se em informação. Hoje, os usuários podem utilizar este ambiente de Informações Gerenciais de forma intuitiva, amigável e gráfica, com um mínimo de treinamento. Palavras-chave: Indicadores Assistenciais, Modelagem multidimensional, Sistema de Suporte à Decisão. Abstract - The Hospital de Clínicas de Porto Alegre (www.hcpa.ufrgs.br) is a governmental institution, integrant of the pool of university hospitals of the Ministry of the Education. The HCPA was created in order to provide specialized care as a tertiary teaching hospital in the South of Brazil, with 722 beds. The HCPA develops three main activities: healthcare, teaching and research. Regarding the complexity of its institutional mission and tasks, the hospital can be viewed as a complex institution. With the computerization of the majority of its processes, it is enormous the volume and the variability of the available data. The importance of decision making demands the transparency of the information and the democratization of the knowledge. However, recovery of management information, from operational data bases, revealed inadequate and did not supply fast responses to complex questions during the process of decision support. It is necessary to garantee that management level can access, process and analyze data properly organized in separate data base. These correlated data, summarized and standardized, through specialized tools of analysis, has been translated into information. Today, the users can use this environment of business information in a intuitive, friendly and graphical manner, with a minimum of training. Key-works: Business Intelligence, Data Warehouse, Decision Support System, Data Mart, Data Mining. 1

2 Introdução O HCPA possui um banco de dados corporativo operacional, construído para suportar as aplicações transacionais inerentes aos sistemas de controle dos processos do hospital. Estão disponíveis, ainda, outras fontes de dados, já que, em algumas áreas administrativas, existem bancos de dados setoriais e planilhas eletrônicas. Deve-se considerar, também, o acesso aos dados de sistemas externos, governamentais ou provenientes de outras instituições congêneres. Todos esses dados acham-se organizados para assegurar a eficiência dos sistemas que apóiam os processos de trabalho. A necessidade de informações de nível estratégico, entretanto, foi gradativamente se tornando imprescindível, bem como a democratização e a transparência da informação em todo nível gerencial. A tecnologia da informação hoje disponível permite um salto de qualidade, com a construção de um ambiente capaz de prover rapidamente dados selecionados, lapidados e modelados de forma a apoiar o processo decisório. O que hoje se oferece ao usuário são ferramentas digitais diferentes dos relatórios em papel, que não conseguem dar a todos a capacidade de fazer a próxima pergunta. Cada informação estratégica relevante pode desencadear a exploração dinâmica de novas alternativas de análise (Gates 1999). Especificação da Solução Com base nessas premissas iniciais, definiram-se os requisitos essenciais do ambiente de Informações Gerenciais - IG do HCPA. A solução escolhida, no contexto da Tecnologia da Informação, é referida como Business Intelligence - BI. Requisitos Agilidade Facilidade Tabela 1 Requisitos Essenciais do IG Descrição Os cenários de análises devem ser passíveis de adaptação às necessidades de cada gerente. O acesso às informações deve ser totalmente intuitivo por parte dos Flexibilidade Segurança Rapidez de implantação Interoperabilidade Ferramentas de extração Glossário único de termos níveis gerenciais, minimizando o treinamento. As análises dinâmicas dos dados devem permitir respostas à evolução do raciocínio no momento da consulta. O acesso às informações deve ser amplo, restrito apenas em razão de aspectos legais ou sigilosos. Os módulos referentes a cada assunto devem ser passíveis de construção em curtos períodos de tempo (um mês). Deve permitir a conexão de bases de dados operacionais heterogêneas. Devem ser proporcionadas ferramentas para migrar dados da base operacional para a base gerencial. Um repositório único, com termos padronizados, respectivas definições e exemplos, assegurando interpretação única dos dados em análise. A viabilização do projeto deu-se através de um conjunto de etapas seqüenciais: nivelamento conceitual sobre o tratamento analítico de dados; análise de experiências atuais de outras instituições; análise de ferramentas existentes no mercado; escolha do escopo do assunto piloto; contratação de consultoria externa com repasse tecnológico (www.processor.com.br); desenvolvimento e implantação conjunta do assunto piloto; avaliação dos resultados; elaboração do projeto completo da solução em Informações Gerenciais (IG); desenvolvimento e implantação de novos assuntos; 2

3 revisão dos mecanismos que apóiam o processo decisório. Fundamentos Técnicos A utilização de uma metodologia para a construção de bancos de dados gerenciais pressupõe a escolha do suporte de Tecnologia da Informação (TI) adequado. A solução consagrada para este tipo de aplicação é conhecida tecnicamente como Data Warehouse banco de dados orientado por assuntos. Cada um dos assuntos pode ser organizado separadamente, constituindo-se em um data mart. Cada data mart pode ser explorado por analistas de negócio, executivos e gerentes, em um processo analítico, com cruzamento dos dados e permitindo visões macro e detalhada por demanda. Isto é possível graças a uma modelagem especial, associada à figura de um cubo, que é utilizado para introduzir a idéia de análise multidimensional de fatos, de acordo com múltiplos eixos ou dimensões. A noção de um data mart e de um cubo é visualizada na figura 1. O fato representado pelo cubo é a produção assistencial relativa às internações. Dentre todas as dimensões possíveis para análise deste assunto, na figura 1, estão explícitas clínica, especialidade e período. Isto significa que seria possível analisar a produção assistencial por qualquer um destes aspectos. É importante ressaltar que a análise pode se restringir às informações sumarizadas ou a qualquer nível de detalhe, desde que a modelagem tenha sido prevista. Clínica Especialidade Período Fig. 1 O cubo: uma visão multidimensional de um assunto (produção assistencial) O ambiente que sedia estes dados formatados, para facilitar sua transformação em informação estratégica, é bastante diferente do ambiente existente para suporte às transações diárias inerentes aos sistemas corporativos. Os termos OLAP (On Line Analitical Processing) e OLTP (On Line Transaction Processing) são utilizados para definir os dois tipos de utilização. A arquitetura OLAP presta-se essencialmente ao armazenamento de dados para geração de informações gerenciais. No caso de informações para pesquisa, o ideal seria uma arquitetura mista, já que neste último caso caracteriza-se fortemente a manipulação de um grande volume de dados. No caso do HCPA, vislumbra-se inicialmente um banco de dados para informações gerenciais. O banco de dados histórico deverá ser gradativamente construído (Inmon 1997 e 1999). Metodologia A metodologia descrita abaixo foi utilizada na prática dentro de uma área do HCPA, mostrandose eficiente e adequada. As diversas fases são apresentadas com suas principais atividades, participantes e produto resultante. 1. Definição do Escopo de Atuação Atividades: identificar as necessidades de informações de uma área especifica, com a definição da origem dos dados, padronização, periodicidade de atualização e níveis de acesso destes dados. Produto: escopo da área, com definição dos assuntos e respectivos dados envolvidos. 2. Criação do modelo de dados Atividades: definir e criar as estruturas das tabelas de fatos e dimensões. Participantes: técnicos. Produto: modelo Entidades e Relacionamento - ER, Diagrama estruturado das tabelas (fatos e dimensões). 3. Definição da seqüência da carga dos dados Atividades: definir a origem, destino, transformação e diagrama de carga dos dados. Produto: tabela relacional dos fatos e dimensões em Banco de Dados SQL Server (físico). 4. Definição do projeto dos cubos Atividades: criar logicamente os fatos e dimensões. Produto: Diagrama do cubo lógico. 5. Geração dos cubos Atividades: criar os cubos. Participantes: técnicos. Produto: estrutura do cubo físico. 6. Disponibilização das consultas Atividades: preparar o ambiente do usuário final. 3

4 Produto: tabelas dinâmicas em WEB, OUTLOOK e Excel. 7. Análise crítica das informações Atividades: utilizar as informações para tomada de decisão, correlacioná-las, provocar cruzamentos, estimular questionamentos, tendências e projeções. Participantes: usuários (gerentes e líderes de grupos de trabalho). Produto: ações tomadas em função das análises realizadas. 8. Depuração e revisão de uso Atividades: analisar e monitorar a utilização do Banco de Dados Gerencial para possíveis complementos e eliminação de dados em função da real necessidade. Participantes: Gerente do Projeto, analistas de negócio e técnicos. Produto: Banco de Informações Gerenciais revisado. Na construção da metodologia foram utilizados o reflexo de estudos (Pereira, 2000, Inmon 1997 e 1999) e a consultoria externa, resultando, após prática na área piloto, em uma metodologia a ser seguida dentro do HCPA. Recursos Envolvidos O banco de dados com informações gerenciais cresce à medida que novos assuntos vão sendo desenvolvidos. Para a construção e armazenamento dos dados que integram os primeiros assuntos, foi utilizado um servidor IBM x- 350 com 2 processadores de 700 Mhz, 1 GB de memória e 36 GB de disco. O banco de dados escolhido foi o SQL Server. As estações cliente são os microcomputadores já existentes no HCPA, com software da Microsoft (Windows NT e Office XP). O grupo de trabalho é liderado pela Assessoria da Administração Central, contando com 2 analistas do Grupo de Sistemas do HCPA e representantes das áreas sob análise. Inicialmente, foi necessária a contratação de uma empresa especializada para prestar consultoria na construção deste ambiente. Os custos desta consultoria foram de, aproximadamente, R$ ,00 (vinte mil reais) para o primeiro assunto modelado, com repasse tecnológico. Atualmente, novos assuntos estão sendo desenvolvidos internamente. Resultados O projeto de construção do ambiente de Informações Gerenciais - IG teve início em abril de 2001, com a área financeira como escopo inicial. Em agosto do mesmo ano era colocado em produção para um grupo de 25 gerentes de 1º e 2º níveis no HCPA. O próximo assunto (data mart) contemplado foi a produção assistencial, incluindo os indicadores de qualidade assistencial. Este data mart acha-se em produção desde janeiro de 2002, estimulando várias iniciativas de análise crítica destas informações. Antes da disponibilização pelo IG das informações gerenciais, cabia ao SAMIS (Serviço de Arquivo Médico e Informações em Saúde) prover essa necessidade na área assistencial. O processo utilizado era a tabulação de dados obtidos a partir de consultas e relatórios efetuados através do Sistema Corporativo, envolvendo analistas do Grupo de Sistemas. Esta prática, embora conseguisse fornecer de forma satisfatória os dados estatísticos, trazia vários inconvenientes, entre os quais: 1. Dificuldade de interpretação das solicitações do SAMIS pelos analistas do GSIS, ocasionado retrabalho e demora no atendimento das solicitações. 2. Falta de um glossário institucional de termos capaz de referenciar inequivocamente os dados. 3. Dificuldade na obtenção de dados relevantes mas não disponíveis no sistema corporativo. 4. Impossibilidade dos gerentes fazerem análises dinâmicas e de múltiplos cenários sobre os relatórios apresentados. 5. Dependência de terceiros na obtenção das informações necessárias. Além de solucionar os problemas decorrentes da prática em uso antes de sua construção, o IG promove ampla discussão entre grupos de trabalho sobre a definição dos conceitos básicos sobre cada indicador existente na área assistencial. Na medida em que se definem as origens dos dados, verifica-se a existência de uma tendência (bias) no sistema corporativo. Construído para apoiar os processos administrativos, este sistema acha-se focado no aspecto de controle e faturamento. A adequação dos dados para suporte gerencial demanda uma revisão substancial nos conteúdos das tabelas institucionais, a exemplo de especialidades, unidades funcionais e procedimentos clínicos. Paralelamente, estão sendo revistos os critérios e competência para atualização destas tabelas. Além disso, na medida em que o IG disponibiliza a análise dos dados em níveis de detalhe, torna clara a necessidade de revisão dos processos de 4

5 trabalho e da construção dos indicadores em uso. A ferramenta de busca rastreia o dado no banco de dados operacional, torna-o visível no seu conteúdo, permitindo que o gerente critique. Este é, sem dúvida, um dos efeitos mais importantes da não interferência do analista de sistemas na consulta. A visibilidade do conteúdo do banco de dados deu início à revisão da sistemática de registro dos dados na sua origem. O momento foi propício a estas revisões, pois o HCPA iniciava uma nova era na utilização da informática como ferramenta, direcionando seu foco para o paciente. O IG, na área financeira, contempla os cubos de orçamento, faturamento, recebimentos, pagamentos, contabilidade e desempenho. Permite o acompanhamento do fluxo orçamentário, da distribuição do faturamento e da receita e despesa dos serviços médicos. Propicia, ainda, a integração dos dados contábeis e financeiros. Na área assistencial, foram construídos os cubos referentes às consultas ambulatoriais, internações, exames, cirurgias, partos, procedimentos diagnósticos e terapêuticos, sessões terapêuticas e transplantes. A partir das informações nestes cubos são construídos os mais diversos indicadores de qualidade assistencial da instituição, tais como: média de permanência, coeficiente de mortalidade, taxas de ocupação, de infecções e de cesáreas, entre outros. Outro resultado importantíssimo foi a possibilidade de disseminar o conhecimento dos vários assuntos modelados entre os gerentes das diversas áreas. Com isso, estimulou-se a busca de correlações entre os dados de serviços distintos. Aspecto igualmente importante para o sucesso do projeto foi a disponibilização de uma interface padronizada amigável, capaz de propiciar dinamismo no processo de análise dos dados. Fig. 2 Interface amigável da ferramenta Discussão e Conclusões Este projeto preencheu uma lacuna existente no escopo mais amplo de modernização do uso da informática no HCPA. A metodologia escolhida permitiu a disponibilização de informações íntegras e consistentes sem a necessidade de um demorado trabalho de definição de requisitos. As ferramentas atuais permitem que os dados já existentes sejam recuperados e disponibilizados automaticamente, em um curto espaço de tempo, sem intermediários. Este projeto, entretanto, envolve profundas mudanças culturais na instituição. Três aspectos fundamentais estão sendo considerados para que se obtenha o sucesso esperado: a. Comunicação é importante que todos os usuários sejam, constantemente, informados sobre o projeto. Investe-se fortemente na comunicação, para assegurar a disseminação da nova cultura e do envolvimento dos usuários; b. Priorização Institucional a condução deste projeto, por seu caráter institucional, executado em curto período de tempo, exige a concentração de esforços, tanto da área técnica como da área usuária. A liderança do projeto atua de forma próativa, tendo autonomia para solucionar eventuais entraves ou dificuldades. c. Mudanças comportamentais Constatou-se que informação e tecnologia não são suficientes como veículos de mudança de atitudes fortemente arraigadas. Existem outros fatores, no mínimo, igualmente fortes, tais como a estrutura organizacional e a política de recursos humanos, que não podem ser desconsiderados. Se as inovações tecnológicas possibilitam maior delegação de poderes e autonomia ao trabalhador, a cultura organizacional deve ser ajustada para apoiar essa orientação. Inversamente, se a cultura de uma organização apóia o controle e a eficiência máxima, a inovação tecnológica dos processos deve ser coerente com seus objetivos, para que tenham êxito. Para finalizar, é importante observar que a análise crítica das informações resulta na tomada de decisão. Todo o esforço para transformação dos dados em informação disponível, de forma transparente, disseminada em todos os níveis gerenciais da empresa no momento certo, só tem sentido se, de fato, estas informações servirem para apoiar a tomada de decisão consciente. Em última análise, busca-se dispor de ambiente ideal para análise de dados e suporte à decisão do usuário 5

6 final, num processo de condução equivalente a uma entrevista ao vivo com os dados e não apenas leitura de resultados em um relatório fixo. (Inmon 1999) Expectativa futura Na medida em que a solução IG vai se incorporando no processo decisório, passa a ser uma importante ferramenta para a realização de projeções e simulações neste contexto. Possibilita, inclusive, comparações em tempo real com sites que disponibilizam indicadores. (Gates, 1999) Mediante a disseminação do uso do IG pelo quadro gerencial do hospital, consolida a cultura necessária para que os principais benefícios esperados possam ser alcançados. Entre eles, os mais relevantes são: 1. Inversão da regra 70% x 30% (30 por cento de esforço para obter a informação e 70 por cento para análise e tomadas de decisão). 2. Incorporação ao processo decisório da análise crítica de informações confiáveis. 3. Tomada de decisão mais consistente, pois se baseia em informações de qualidade e abrangentes. 4. Possibilidade de maior interação entre os gerentes, na medida em que o IG permite a democratização do conhecimento estratégico. 5. Maior agilidade e segurança na adoção de mudanças em processos críticos da organização. A figura 3 ilustra as expectativas quanto aos resultados concretos que as informações fornecidas pelo IG podem proporcionar. O ambiente representa uma visão geral dos diversos espaços de conhecimento (Barbieri, 2001), referido atualmente como Business Intelligence (BI). O último estágio do BI, que é a busca das razões de determinados fenômenos, é o data mining. Banco de Dados Data Warehouse e Data Marts Data Mining Espaço dos Dados Espaço da Informação Analítica Espaço da Influência e Variação Registro das cirurgias realizadas Numero de cirurgias realizadas em 2002 Número de cirurgias canceladas em 2002 Que fatores influenciaram o cancelamento de cirurgias em 2002? Fig. 3 - BI Business Intelligence No exemplo, a partir dos dados operacionais sobre cirurgias, obtém-se, além dos motivos registrados sobre os cancelamentos, a possibilidade de buscar outros fatores que podem ter influenciado nos mesmos. Como estes cancelamentos implicam desconforto para os pacientes, sua redução promove diretamente o aumento da qualidade assistencial no que tange à humanização do atendimento. Para a melhor utilização deste ambiente são necessárias a criatividade e a habilidade humanas para usar essas informações, a fim de criar novas oportunidades. Quanto melhores as ferramentas que tiverem nas mãos, mais criativas as pessoas poderão ser. (Gates, 1999) Agradecimentos O projeto de Informações Gerenciais - IG no HCPA, ao contrário do que ocorre em muitas organizações, não teve sua origem na área de Tecnologia de Informação. A iniciativa de seu desenvolvimento foi do Presidente do HCPA, Prof. Sérgio Pinto Machado, que em dezembro de 2000, afirmava: O acesso à informação estimula o sentimento de pertencer e o senso de responsabilidade dos agentes de toda a instituição. Com base neste pensamento motivador, desencadeou-se o projeto do IG, caracterizando-se, a partir daí, como um dos projetos institucionais prioritários da área de tecnologia da informação. Referências Gates, B., (1999), A Empresa na Velocidade do pensamento, Ed.: Schwarcz Ltda., São Paulo, 444 p. Barbieri, C., (2001), BI Business Intelligence Modelagem & Tecnologia, Ed.: Axcell Books do Brasil Editora. Rio de Janeiro, 424 p. Inmon, W. H., (1997) Como Construir o Data Warehouse, Ed.: Campus, Rio de Janeiro, 388 p. Inmon, W. H., (1999) Gerenciando Data Warehouse, Ed.: Makron Books, São Paulo, 375 p. Pereira, W. A. L., (2000) Uma Metodologia de Inserção de Tecnologia de Data Warehouse em Organizações, Dissertação (mestrado) - Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Faculdade de Informática. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação, Porto Alegre, 122 p. 6

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