Microsoft Excel. Curso: Saiba Tudo sobre o Excel Consulte o curso on-line em: Fonte:

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1 Microsoft Excel Curso: Saiba Tudo sobre o Excel 2007 Consulte o curso on-line em: Formador: Hélder Valdez Ferreira Comece já a introdução ao novo aspecto do Microsoft Office Excel 2007 e veja como fazer o que está habituado a fazer no Excel à medida que vai sabendo tudo.

2 OBJECTIVOS Familiarizar-se com o novo aspecto do Excel. Descobrir os comandos habituais no Friso: Cortar, Copiar, Colar, Inserir Linhas na Folha, Inserir Colunas na Folha e Soma. Guardar livros nos novos formatos do Excel. ACERCA DESTE CURSO Este curso inclui: Três lições de auto-aprendizagem e duas sessões de exercícios para uma experiência prática. Os exercícios requerem o Excel Um teste breve no final de cada lição; os testes não são classificados. Um cartão de referência rápida que pode utilizar fora do curso. Agora já possui uma nova versão do Excel. Quando abrir o Excel verá as folhas de cálculo familiares às quais está acostumado. Verá também novos itens na parte superior da janela. O aspecto antigo dos menus e botões do Excel foi substituído por este novo Friso, com separadores nos quais clica para obter os comandos. O Friso foi desenvolvido para tornar o Excel mais simples de utilizar e para o ajudar a localizar rapidamente e trabalhar com os comandos de que necessita. Como utilizar o Friso? Execute este curso para descobrir. Veja o que mudou e porque razão as alterações o ajudam a criar folhas de cálculo do Excel melhores e mais rapidamente. Para mais informações sobre este curso, consulte o texto existente em Objectivos eacerca deste curso ou consulte o índice. Em seguida, clique em Seguinte para iniciar a primeira lição. 2

3 O que mudou e porquê O seu novo centro de controlo, o Friso. Sim, existem muitas alterações. São mais visíveis na parte superior da janela. Mas são alterações boas. Tudo o que necessita está agora disponível de forma mais visível e identificável. Em vez de ter cerca de 30 barras de ferramentas que não são apresentadas e comandos ocultos nos menus, dispõe de um centro de controlo, o Friso, que reúne o essencial e os torna bastante visíveis. Quando experimentar a nova estrutura, descobrirá que os comandos que já sabe utilizar estão agrupados de modo coerente. Obtenha mais informações sobre a nova estrutura e prepare-se para trabalhar com a nova e emocionante versão do Excel. 3

4 O que se encontra no Friso? As três partes que constituem o Friso são os separadores, os grupos e os comandos. Existem três componentes básicos para o Friso: Separadores Existem sete separadores na parte superior. Cada um representa as tarefas essenciais que executa no Excel. Grupos Cada separador tem grupos que mostram conjuntos de itens associados. Comandos Um comando é um botão, uma caixa para introduzir informações ou um menu. Por onde começar? Comece pelo primeiro separador. Os comandos principais no Excel encontram-se reunidos no primeiro separador, o separador Base. Os comandos neste separador são os que a Microsoft identificou como os mais utilizados quando as pessoas executam tarefas básicas com folhas de cálculo. Por exemplo, os comandos Colar, Cortar e Copiar estão dispostos em primeiro lugar no separador Base, no grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação do tipo de letra estão dispostos a seguir, no grupo Tipo de Letra. Os comandos para centrar ou alinhar texto à esquerda ou à direita encontram-se no grupo Alinhamento e os comandos para inserir e eliminar células, linhas, colunas e folhas de cálculo encontram-se no grupocélulas. Os grupos reúnem todos os comandos de que necessita para um determinado 4

5 tipo de tarefa e permanecem disponíveis e visíveis no ecrã ao longo da tarefa, em vez de ficarem ocultos nos menus. Estes comandos vitais estão visíveis por cima da área de trabalho. Eis um exemplo das vantagens: Se pretender que o texto seja apresentado em várias linhas numa célula, não será necessário clicar num comando num menu, clicar num separador numa caixa de diálogo e, em seguida, clicar numa opção na caixa de diálogo. Basta clicar no botão Moldar Texto no grupo Alinhamento, no separador Base. Terá oportunidade de executar esta acção nos exercícios. 5

6 Mais comandos, mas apenas quando precisar dos mesmos Crie um gráfico clicando num botão no separador Inserir no grupo Gráficos. Em seguida, os separadores de Ferramentas de Gráficos ficam disponíveis: Estrutura, Esquema eformatar. Os comandos no Friso são os que utiliza com mais frequência. Em vez de apresentar todos os comandos ao mesmo tempo, o Excel 2007 apresenta alguns comandos quando necessita dos mesmos, como resposta a uma acção executada pelo utilizador. Por exemplo, se não tiver um gráfico na folha de cálculo, os comandos para trabalhar com gráficos não são necessários. No entanto, depois de criar um gráfico, as Ferramentas de Gráficos aparecem com três separadores: Estrutura, Esquema e Formatar. Nestes separadores, encontrará os comandos de que necessita para trabalhar com o gráfico. O Friso responde à acção do utilizador. Utilize o separador Estrutura para alterar o tipo de gráfico ou para mover a localização do gráfico; o separador Esquema para alterar os títulos de gráficos ou outros elementos de gráfico e o separador Formatar para adicionar cores de preenchimento ou alterar estilos de linha. Quando concluir o gráfico, clique fora da área do mesmo. As Ferramentas de Gráficos desaparecem. Para fazer com sejam novamente apresentadas, clique dentro do gráfico. Em seguida, os separadores reaparecem. Desta forma, não necessita de se preocupar se não visualizar sempre todos os 6

7 comandos de que necessita. Execute os primeiros passos. Em seguida, os comandos de que necessita ficarão ao seu dispor. 7

8 Mais opções, se precisar Clique na seta necessite. na parte inferior de um grupo para obter mais opções, caso Clique na seta no grupo Tipo de Letra. A caixa de diálogo Formatar Células é aberta. Quando vê esta seta (denominada Iniciador da Caixa de Diálogo) no canto inferior direito de um grupo, significa que existem mais opções disponíveis no grupo. Clique na seta e verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, no separador Base, no grupo Tipo de Letra, existem todos os comandos que são utilizados mais frequentemente para efectuar alterações ao tipo de letra: comandos para alterar o tipo de letra, o tamanho e para colocar o tipo de letra em negrito, itálico ou sublinhado. Se pretender aceder a mais opções como, por exemplo, letras superiores à linha, clique na seta à direita de Tipo de Letra e será apresentada a caixa de diálogo Formatar Células, que tem a opção de formatação superior à linha e outras opções associadas a tipos de letra. 8

9 Colocar comandos na sua própria barra de ferramentas Veja a animação para ver o processo de adicionar um botão à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e, em seguida, eliminado da barra de ferramentas. Origin=RP # Se utiliza frequentemente comandos que não estão disponíveis tão rapidamente como gostaria, pode adicioná-los facilmente à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, situada por cima do Friso quando inicia pela primeira vez o Excel Nessa barra de ferramentas, os comandos estão sempre visíveis e à mão. Por exemplo, se utiliza o Filtro Automático todos os dias, e não pretende clicar sempre no separador Dados para aceder ao comando Filtrar, é possível adicionar o botão Filtrar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para tal, clique com o botão direito do rato em Filtrar, no separador Dados e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique com o botão direito do rato no botão na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Clique em Reproduzir para ver o processo de adicionar um botão à barra de ferramentas e, em seguida, remover um botão da barra de ferramentas. 9

10 E os meus atalhos de teclado favoritos? Pode utilizar as Descrições de Teclas para centrar texto no Excel. Prima ALT para fazer com que as Descrições de Teclas sejam apresentadas. Em seguida, prima H para seleccionar o separador Base. Prima A e, em seguida, C no grupo Alinhamento para centrar o texto seleccionado. Se utiliza mais o teclado do que o rato, vai querer saber mais sobre os atalhos de teclado no Excel A estrutura do Friso é constituída por novos atalhos. Porquê? Porque esta alteração fornece duas grandes vantagens em relação às versões anteriores: Atalhos para todos os botões no Friso. Atalhos que muitas vezes requerem menos teclas. Utilizar os novos atalhos Os novos atalhos também têm um novo nome: Descrições de Teclas. Prima ALT para fazer com que as Descrições de Teclas sejam apresentadas. Verá as Descrições de Teclas para todos os separadores do Friso, todos os comandos nos separadores, Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e Botão do Microsoft Office. Prima a tecla do separador que pretende visualizar. Esta acção faz com que sejam apresentadas todas as Descrição da Tecla dos botões desse separador. Em 10

11 seguida, prima a tecla do botão que pretende. E os atalhos de teclado antigos? Os atalhos de teclado antigos que começam com CTRL permanecem intactos e é possível utilizá-los como sempre fez. Por exemplo, o atalho CTRL+C continua a copiar para a área de transferência e o atalho CTRL+V continua a colar da área de transferência. Para obter mais informações, consulte o Cartão de Referência Rápida no fim da lição. 11

12 Uma nova vista A nova vista de Esquema de no Excel. Cabeçalhos de coluna. Cabeçalhos de linha. Réguas de margem. Não é só o Friso que é novo no Excel A Vista de Esquema de também é nova. Caso tenha trabalhado na vista de Esquema de no Microsoft Office Word, saiba que o Excel tem vantagens semelhantes. Para ver a nova vista, clique em Vista de Esquema de na barra de ferramentasver na parte inferior direita da janela. Em alternativa, clique no separador Ver no Friso e, em seguida, clique em Vista de Esquema de no grupo Vistas de Livro. Na vista de Esquema de existem margens de página na parte superior, lateral e inferior da folha de cálculo e uma pequena área azul entre as folhas de cálculo. As réguas nas partes superior e lateral ajudam a ajustar as margens. Pode activar e desactivar as réguas à medida que necessita das mesmas (clique em Régua no grupo Mostrar/Ocultarno separador Ver). Com esta nova vista, não necessita da pré-visualização para ajustar a folha de cálculo antes de a imprimir. Verá mais informações acerca deste tópico na lição seguinte. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés na vista de Esquema de. Quando escreve na nova área de cabeçalho e rodapé, na parte superior ou inferior de 12

13 uma página, o separadorestrutura é aberto com todos os comandos de que necessita para criar os cabeçalhos e rodapés. Também é possível encontrar mais informações sobre este tópico na lição seguinte. Pode ver cada folha num livro na vista que funcione melhor para essa folha. Seleccione uma vista na barra de ferramentas Ver ou no grupo Vistas de Livro no separador Ver, para cada folha de cálculo. A vista Normal e Prévisualização de Quebras de estão nesse grupo. Sugestão Se pretender a vista de Esquema de, mas preferir menos espaço em branco nas margens, é possível ocultar algum desse espaço em branco. Aprenderá como no exercício no fim da lição. 13

14 As diferentes resoluções de ecrã podem alterar a visualização O grupo Mostrar/Ocultar no separador Ver. Todos os comandos no grupo são apresentados em alta resolução. Em baixa resolução, tem de clicar na seta no botão do grupo para apresentar os comandos. Tudo o que aprendeu até agora aplica-se se o ecrã estiver definido com uma resolução alta e a janela do Excel estiver maximizada. Caso contrário, terá um aspecto diferente. Como? Do seguinte modo: Resolução baixa Se o ecrã estiver definido com uma baixa resolução, por exemplo, de 800 por 600 pixels, alguns grupos no Friso só apresentarão o nome do grupo e não os comandos no grupo. Terá de clicar na seta no botão de grupo para apresentar os comandos. Por exemplo, no separador Ver, o grupo Mostrar/Ocultar tem vários comandos para mostrar ou ocultar vários itens. Com uma resolução mais alta, verá todos os comandos no grupo Mostrar/Ocultar. Com uma resolução de 800 por 600, apenas verá o botãomostrar/ocultar e não os comandos no grupo. Nesse caso, clique na seta no botão do grupo Mostrar/Ocultar para visualizar os comandos no grupo. Os grupos que apresentam apenas o nome do grupo numa baixa resolução são aqueles que contêm os comandos menos utilizados. Minimizado Em qualquer resolução, se diminuir a janela do Excel, existe um tamanho no qual alguns apenas apresentarão os nomes de grupos e terá de clicar na seta no botão de grupo para apresentar os comandos. Tablet PCs Se estiver a trabalhar num Tablet PC com um ecrã mais pequeno, 14

15 notará que o Friso se ajusta de forma a mostrar versões mais pequenas dos separadores e grupos. Se tiver um monitor maior, o Friso ajustar-se-á de forma a mostrar versões maiores dos separadores e grupos. 15

16 Começar a trabalhar no Excel Chegou o momento de começar a trabalhar no Excel A primeira lição orientou-o em relação ao novo aspecto do Excel Agora, chegou o momento de começar a trabalhar. Talvez tenha cerca de meia hora antes da próxima reunião para efectuar algumas revisões a uma folha de cálculo que criou numa versão anterior do Excel. Consegue efectuar as acções básicas de que necessita no Excel 2007, em apenas 30 minutos? Vejamos. 16

17 Abrir o ficheiro Clique no Botão do Microsoft Office para abrir este menu. No menu, clique em Abrir para abrir um livro existente. Ou, clique em Opções do Excel na parte inferior do menu, para definir as opções do programa. Está a abrir um livro existente criado numa versão anterior do Excel. Clique no Botão do Microsoft Office no canto superior esquerdo da janela. Aí, obterá os mesmos comandos que utilizou anteriormente para abrir e guardar os livros. Antes de começar a trabalhar, repare que este menu inclui itens úteis. Por exemplo, aqui encontrará as definições de programa que controlam elementos, como, por exemplo a activação ou desactivação do estilo de referência R1C1 ou a apresentação da Barra de Fórmulas na janela do programa. Clique em Opções do Excel na parte inferior do menu para aceder às opções. Nas versões anteriores do Excel, era possível definir estas opções na caixa de diálogoopções, aberta a partir do menu Ferramentas. Agora, muitas destas opções estão aqui, onde estão mais visíveis e acessíveis quando começa a trabalhar em ficheiros antigos ou novos. Agora, voltando ao livro, clique em Abrir, seleccione o livro que pretende e, em seguida, clique em Abrir. É tudo o que necessita de fazer para abrir um ficheiro criado numa versão anterior. Está pronto para começar a trabalhar. 17

18 Inserir uma coluna Clique em Reproduzir para ver como é inserida uma nova coluna. A folha de cálculo contém linhas de produtos encomendados de vários fornecedores. Necessita de adicionar uma coluna para as categorias, para identificar os vários produtos, como lacticínios, cereais, frutas, etc. Pretende que essa coluna seja inserida entre duas colunas de dados já existentes na folha de cálculo. Pretende adicionar a coluna à direita da coluna Quantidade, pelo que clica na colunafornecedor. Em seguida, no separador Base, no grupo Células, clique na seta eminserir. No menu que é apresentado, clique em Inserir Colunas na Folha. É inserida uma nova coluna em branco e o utilizador introduz os novos dados na coluna. Clique em Reproduzir para ver o processo de inserção de uma coluna numa folha de cálculo. Agora que adicionou uma coluna e dados, se necessitar de ajustar a largura da coluna de forma a caberem os dados, no grupo Células, clique na seta em Formatar e, em seguida, na lista que é apresentada, clique em Ajustar Automaticamente a Largura da Coluna. Na lista Formatar encontram-se todos os comandos para ajustar a altura da linha e a largura da coluna, bem como para ocultar e mostrar linhas, colunas e folhas. 18

19 Formatar e editar dados Formatar e editar dados utilizando comandos nos grupos no separador Base. Os títulos de coluna terão maior destaque se estiverem a negrito. Seleccione a linha com os títulos e, em seguida, no separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique em Negrito. Com os títulos ainda seleccionados, decide alterar a respectiva cor e tamanho, para os destacar ainda mais. No grupo Tipo de Letra, clique na seta em Cor do Tipo de Letra e serão apresentadas mais cores para escolher do que anteriormente no Excel. É possível ver o aspecto do título em cores diferentes apontando para qualquer cor e aguardando um momento. Esta pré-visualização significa que não será necessário seleccionar para ver a cor e, em seguida, anular a selecção caso não seja a cor pretendida. Quando visualizar uma cor que gosta, clique na mesma. Para alterar o tamanho do tipo de letra, pode clicar no botão Aumentar Tamanho do Tipo de Letra ou clicar na seta ao lado da caixa Tamanho do Tipo de Letra para ver uma lista de tamanhos (este método fornece-lhe a mesma pré-visualização dinâmica que fornece para as cores do tipo de letra). Com os títulos ainda seleccionados, decide centrá-los nas células. No grupo Alinhamento, clique no botão Centrar e já está. Finalmente, verifica que necessita de introduzir mais uma encomenda para Molhos e Especiarias da Terra. Seleccione o nome do produto e, no grupo Área 19

20 de Transferência, clique no botão Copiar. Em seguida, clique na linha de baixo e, novamente no grupoárea de Transferência, clique no botão Colar. Nos exercícios, verá como utilizar os Estilos de Célula no grupo Estilo para adicionar outras formatações rápidas. 20

21 Introduzir uma fórmula Para introduzir uma fórmula simples, no separador Base, no grupo Edição, clique no botãosoma. Botão Soma no separador Base. Resultado da fórmula. Antes de entregar o relatório, pretende adicionar os números na coluna Quantidade. Isso é fácil, utilize o botão Soma. O botão encontra-se no separador Base, no grupo Edição. Coloque o cursor na última célula da coluna Quantidade e clique no botão Soma. Em seguida, prima ENTER. O Excel adiciona os números utilizando a função SOMA. Para fazer mais do que adicionar, clique na seta no botão Soma. Em seguida, clique em qualquer função na lista que é apresentada: Média, Contar Números, Máximo oumínimo. Se clicar em Mais Funções, o Excel abre a caixa de diálogo Inserir Função, onde é possível escolher todas as funções do Excel. Em alternativa, clique no separadorfórmulas e verifique os grupos Biblioteca de Funções e Cálculo. 21

22 Adicionar cabeçalhos e rodapés Para adicionar um cabeçalho, na vista de Esquema de, clique na área "Clicar para adicionar cabeçalho". São apresentados os separadores Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e Estrutura na parte superior do Friso. Como toque final, suponha que decide adicionar cabeçalhos e rodapés à folha de cálculo, para especificar a todos o conteúdo dos dados. Em primeiro lugar, mude para a vista de Esquema de. Clique no separador Ver e, em seguida, clique em Vista de Esquema de no grupo Vistas de Livro. (Ou clique no botão do meio na barra de ferramentas Ver na parte inferior da janela.) É bastante fácil adicionar cabeçalhos e rodapés na vista de Esquema de. Em vez de abrir uma caixa de diálogo para adicionar um cabeçalho, clique na área na parte superior da página que indica Clicar para adicionar cabeçalho. Assim que clica nesta área, os separadores Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé eestrutura aparecem no Friso. Estes separadores têm todos os comandos para trabalhar com cabeçalhos e rodapés. Existe também um comando, novo no Excel 2007, para aplicar cabeçalhos e rodapés diferentes em páginas pares e ímpares. Para o cabeçalho deste relatório, escreva Relatório de Vendas de Junho e já está. Assim que clica na folha de cálculo, os separadores Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé eestrutura desaparecem até necessitar novamente dos mesmos. Para fazer com que apareçam novamente, na vista de Esquema de, clique novamente na área de cabeçalho ou rodapé. 22

23 Imprimir Efectuar ajustamentos à folha de cálculo no separador Esquema de antes de imprimir. Agora é altura de imprimir o relatório, para poder efectuar cópias para a reunião. Nas versões anteriores do Excel alguma vez alternou repetidamente entre a prévisualização e a vista Normal, ajustando a folha de cálculo de forma a obter a formatação correcta antes de imprimir? Ou talvez fosse necessário tentar várias vezes até as folhas de cálculo serem impressas da forma pretendida. Na vista de Esquema de, é possível efectuar ajustamentos na folha de cálculo e ver as alterações no ecrã antes de imprimir. Clique no separador Esquema de para optimizar as opções de impressão. Neste separador, no grupo Configurar, pode clicar em Orientação e, em seguida, seleccionar Vertical ou Horizontal. Na vista de Esquema de, verá a alteração da orientação e o aspecto dos dados em cada uma das orientações. Ainda no grupo Configurar, clique em Tamanho para escolher o tamanho do papel. Verá o resultado das opções à medida que as executar. O que vê é o que imprime. Nos exercícios, obterá mais conhecimentos sobre os comandos do separador Esquema de. 23

24 A janela Novo Livro A janela Novo Livro oferece vários elementos, desde um livro em branco a modelos online do Excel. Quando clica no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clica em Novo, a janelanovo Livro é aberta. Na parte superior da janela, é possível seleccionar um novo livro em branco ou um modelo. À esquerda existem várias categorias de modelos para modelos instalados com o Excel Na lista à esquerda, clique em Apresentado em Microsoft Office Online para obter ligações a demonstrações de vídeo e formação online, bem como modelos online para orçamentos, calendários, relatórios de despesas, etc. 24

25 Um novo formato de ficheiro O Excel tem um novo formato de ficheiro. É possível continuar a abrir e editar livros mais antigos no Excel 2007 e partilhar os ficheiros com pessoas que ainda não têm o Excel O Excel 2007 possui um novo formato de ficheiro. Porquê? Aumento da segurança para os ficheiros; risco reduzido de corrupção de ficheiro; tamanho de ficheiro reduzido e novas funcionalidades. Não entre em pânico, não terá problemas em abrir e editar um livro mais antigo no Excel Continue a ler e descubra como pode partilhar as folhas de cálculo do Excel 2007 com pessoas que ainda não possuem o Excel 2007, bem como, saber porque razão foi alterado o formato de ficheiro. 25