Como otimizar e agilizar processos de trabalho e desenvolver projetos na Administração Tributária que visem a satisfação dos contribuintes.

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1 Como otimizar e agilizar processos de trabalho e desenvolver projetos na Administração Tributária que visem a satisfação dos contribuintes. Agosto de 2011 Alessander Monaco Ferreira Consultor de Modernização na Administração Pública

2 A aceleração da mudanças Sempre ocorreram mudanças na vida do homem Por que as mudanças se tornaram frequentes, profundas e abrangentes em nossa sociedade?

3 Velocidade das mudanças sem tempo nem para pensar 1 Geração = 62 anos * Existência do homem: Últimos 50 mil anos Total de 806 gerações Primeiras 650 gerações: Passadas nas cavernas Últimas 70 gerações (5000 anos): Comunicação escrita Últimas 9 gerações: Comunicação impressa (1450) Últimas 5 gerações: Máquina a vapor (1698) Últimas 2 gerações: Eletricidade / Lâmpada (1879) Última geração:?????? * TOFFLER, Alvin. O Choque do Futuro. São Paulo, Editora Record, 1994 (5ª ed.)

4 Últimos 25 anos Última geração - Últimos 62 anos Ideias como: Celular, Internet e clonagem pareciam ficção científica... Conversa com vídeo pelo celular, Tecnologia Touch, milhares de música em um aparelho minúsculo, redes sociais, Google a enciclopédia indexada com rapidez.

5 Aceleração das mudanças - Cada vez mais atual Nosso século (XX) representa a grande linha meridiana, cortando pelo meio a história da humanidade. Ela afirma que o mundo de hoje é tão diferente do mundo em que eu nasci, quanto o mundo que eu nasci era diferente do mundo de Júlio César. Desde que eu nasci, já aconteceu quase tanta coisa quanto tudo que aconteceu antes. Kenneth Boulding (1966)

6 Modernização na Administração Tributária?... e à efetiva Arrecadação RESULTADOS... que conduzam aos resultados almejados e à satisfação dos contribuintes... MELHORIAS PROCESSOS DE TRABALHO... necessários para modernização e otimização dos processos de trabalho para alcançarmos as melhorias nos processos de trabalho... CULTURA, COMPETÊNCIAS E TECNOLOGIA Entender nossa Organização...

7 Fases do projeto de Modernização Diagnóstico organizacional Implementação das melhorias Oportunidades de melhoria Monitoramento e Acompanhamento

8 Antes de Modernizar: É preciso se conhecer É um instrumento de conhecimento Tem por objetivo conhecer a Organização: Pessoas Processos de trabalho Tecnologia da Informação Legislação utilizada Identificar os pontos fortes e pontos fracos Identificar as oportunidades de melhoria para otimizar os resultados

9 O que é um processo de trabalho? Processo de trabalho é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica, com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tenha valor para um grupo específico de demandantes. Entrada Produto / Serviço

10 O que é um processo de trabalho? Atendimento ao contribuinte Cadastramento Cobrança Fiscalização

11 Por que mapeamento de processos de trabalho? Desafiar o processo de trabalho atual a novas mudanças Registrar as atividades realizadas de forma ordenada e de fácil entendimento Facilitar o entendimento para sua automatização Identificar as interfaces e as inter-relações entre as unidades e entre os processos de trabalho

12 Por que mapeamento de processos de trabalho? Muitos dos problemas críticos das Organizações não estão relacionados com o desempenho de tarefas individuais, nem com as unidades de trabalho, mas com os processos de trabalho, que são a maneira pela qual essas unidades e tarefas se relacionam para entregar o produto ao cliente.

13 Processo de trabalho X Estrutura Funcional Os processos de trabalho nas estruturas funcionais: Cada função (departamento) tem suas normas e critérios, nem sempre voltados ao objetivo final e sim à preservação de seu espaço e delimitação de sua responsabilidade Cada função (departamento) tende a recriar localmente as informações das quais necessita Ocorrem otimizações parciais

14 Melhorias nos processos de trabalho Identificar melhorias que simplifiquem e modernizem os processos de trabalho, com foco na reforma regulatória e no uso excessivo de Tecnologia da Informação. Situação atual Situação desejada

15 Melhorias nos processos de trabalho O que analisar Atividades burocráticas que não estão na legislação e são usos e costumes dos servidores O tempo de ciclo do processo Atividades que podem induzir ao erro e manuais Atividades iguais realizadas de forma diferente Legislação O que propor Remover Reduzir Automatizar Padronizar e Normatizar Racionalizar, eliminar procedimentos burocráticos e garantir a segurança para os contribuintes

16 Melhorias nos processos de trabalho Melhorias ajudam a fechar o gap entre o desempenho atual e a desejado Automatizar o cadastro de contribuintes e o processo de fiscalização Promover ações orçamentárias visando assegurar recursos que viabilizem as ações e metas necessárias à execução da melhoria Indicador Meta Arrecadação Anual Aumentar x% arrecadação anual INDICADOR / META Receita Anual GAP X% Y Atual Z Meta Situação atual: Deficiência na arrecadação de créditos pendentes Indicadores medem o progresso no alcance da melhoria

17 A metodologia tradicional X Automatização Processo eletrônico Certificado Digital Georreferenciamento

18 Resistência às mudanças - Mudar para quê?????? Não está quebrado. Por que consertar? Como explicaremos as mudanças aos contribuintes? Processo eletrônico? Não gosto, o papel é mais seguro e confiável. Sempre fizemos assim e deu certo. Para que mudar? Farei meu trabalho de forma diferente? Gosto dos meus carimbos. Para que certificação digital?

19 Por que resistem às mudanças? Os servidores passam décadas executando o trabalho da mesma maneira, o que gera um conformismo e um hábito. Os servidores sentem-se pressionados pelo grupo que não quer aderir à mudança e acabam cedendo. A mudança é comunicada repentinamente aos servidores e contribuintes, sem haver uma preparação ou até mesmo sem a participação dos envolvidos no processo de transformação. O processo de mudança e seus benefícios não são claros e geram medo e desconforto para os servidores e contribuintes.

20 Quebrando as resistências Quando os gestores e servidores sentem que o projeto de mudança é próprio deles e não um projeto criado e operado por estranhos Quando os participantes sentem que sua autonomia e segurança não estão ameaçadas. Quando os que vierem a ser afetados pela mudança participarem do mapeamento de processos e identificação das melhorias Quando as mudanças são comunicadas e divulgadas gradativamente CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES PLANO DE COMUNICAÇÃO DAS MUDANÇAS

21 BPM Business Process Management Metodologia para mapeamento e melhoria dos processos de trabalho Foco na automatização dos processos de trabalho Monitoramento dos processos de trabalho em tempo real e a análise de indicadores de desempenho Medição dos indicadores de desempenho dos processos de trabalho

22 BPMS Business Process Management System Automatização Medição e Gestão

23 Boas Práticas da aplicação de TI na Administração Pública Imposto de Renda Receita Federal Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Nota Fiscal Eletrônica Urna Eletrônica Justiça Eleitoral Sistema de Licenciamento Eletrônico de Atividades SLEA Prefeitura de São Paulo Censo demográfico - IBGE

24 OBRIGADO!!!