ROTINA DE LOTES. SMARam. Manual básico explicando a rotina. de lotes do sistema SMARam. Rollan Paiva Albino. Analista de Suporte

Transcrição

1 ROTINA DE LOTES SMARam Manual básico explicando a rotina de lotes do sistema SMARam Rollan Paiva Albino Analista de Suporte Maio / 2015

2 Sejam bem-vindos! Este é o Manual de Capacitação e Treinamento que a SMARAPD desenvolveu para facilitar o seu trabalho, a sua rotina e a nossa comunicação. Esperamos, através deste material, tornar o seu dia-a-dia mais produtivo e, ao mesmo tempo, prazeroso. Conte conosco nesta jornada. Estaremos sempre dispostos a inovar nossos serviços para melhor atendê-los. Bom treinamento! Equipe SMARAPD 2

3 Índice Introdução PROCESSO COMUM Requisição Agrupamento Agenda Processo de Compras SISTEMA DE PREGÃO REGISTRO DE PREÇOS ATA Solicitação de Entrega

4 Introdução Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar e esclarecer dúvidas apenas onde utilizaremos a rotina de lotes. Caso tenha dúvidas quanto aos processos envolvidos, consulte os manuais referentes a eles. Com este manual demonstraremos onde serão aplicadas as regras da rotina de lotes para que possamos também aplicar os requisitos exigidos pela lei complementar 147/2014, que estabelece normas gerais relativas ao tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte. O Manual pode ser utilizado para elaboração de licitações por Lotes independente da aplicação da Lei Complementar 147/

5 1 PROCESSO COMUM 1.1 Requisição Para iniciar um novo processo de compra utilizando a rotina de lotes é necessário criar uma requisição (compras, serviços ou inicial de registro de preço) com os itens e quantidades desejados. Figura 1: Preparação da Requisição Após criada, faça uma cópia da requisição clicando no botão "Copiar R.C." conforme mostra a Figura 2. 5

6 Figura 2: Cópia da Requisição O sistema exibirá uma sequência de mensagens na tela. A primeira perguntará se deseja criar uma cópia de até 25% desta requisição para utilizar no lote de ME/EPP. Escolha Yes. 6

7 Figura 3: Mensagem de confirmação da cópia da requisição. Em seguida será exibida uma tela no qual você deverá digitar a quantidade que deseja destinar ao lote de ME/EPP, lembrando que o valor a ser preenchido representa o percentual, ou seja, se preencher com 25 o sistema reconhecerá como 25%. Preencha a valor desejado e clique em OK. 7

8 Figura 4: Escolha do percentual da nova requisição. Após este procedimento o sistema exibirá mais duas mensagens de confirmação, basta confirmá-las clicando em Yes. Concluída a cópia da requisição, o sistema exibirá a mensagem de conclusão e alternará para a nova requisição (a cópia). Pronto! As requisições estão preparadas para utilizarmos na rotina de lotes. 8

9 Figura 5: Mensagem de requisição copiada com sucesso. O que aconteceu foi o seguinte, o sistema pegou a quantidade total da requisição principal, subtraiu o valor referente ao que preenchemos no qual representa o percentual que será direcionado para ME/EPP (no exemplo utilizaremos 25%), criou uma nova requisição e alocou o resultado para a nova requisição (em nosso exemplo criamos uma requisição com um material de quantidade 100, após fazer o procedimento acima a requisição principal de 100 ficou com 75 e a nova requisição ficou com 25 de quantidade). 9

10 Figura 6: Requisição original. Figura 7: Requisição cópia. 10

11 Realizado a criação das requisições, iniciaremos a etapa do agrupamento. 1.2 Agrupamento É no agrupamento que criamos os lotes para darmos continuidade ao nosso processo de compras. Figura 8: Configuração do agrupamento. Ao criar o agrupamento e relacionar as requisições desejadas, vá na seção de Agrupar por e marque a opção Lote. Em seguida aparecerá uma nova seção "Tipo de agrupamento" onde teremos duas opções. Agrupado: Não se aplica a lei complementar 147/2014, pois caso tenhamos duas requisições com materiais iguais elas criarão um vínculo e agrupar-se fazendo com que não seja possível colocá-las em lotes diferentes, nos impossibilitando de criar o lote de 11

12 ME/EPP. Se marcar esta opção você irá apenas criar lotes para seu procedimento licitatório, ou seja, se for criar um pregão por lotes não precisa necessariamente criar os lotes no sistema do Pregão, pode-se marcar a opção "Agrupado" e criar os lotes para utilizar no Pregão. Desagrupado: Se aplica a lei complementar 147/2014. Utilizaremos esta opção para criarmos nossos lotes. Ao escolhermos esta opção, podemos criar lotes para requisições que tenham o mesmo item. Figura 9: Configuração do agrupamento. Ainda na tela do agrupamento, clique na aba Itens. Será exibida a tela abaixo: 12

13 Figura 10: Aba itens. É nesta etapa onde criaremos os lotes para nossos itens. Primeiro clique no botão de inserção para inserir um novo lote. Figura 11: Inserção de lotes. 13

14 Em seguida digite o nome do lote, no exemplo utilizaremos como Lote 1. Clique no botão para gravar. Os campos em destaque são preenchidos automaticamente (imagem 12), será necessário mudar apenas a opção ME/EPP para Sim quando estiver criando os lotes para ME/EPP. Figura 12: Inserção de lotes. Obervação: A opção Contrato não influenciará nos lotes por enquanto, uma rotina será desenvolvida para futuramente usarmos isso obrigando a geração de contratos ou não. Neste caso trabalharemos com dois lotes sendo um exclusivo para ME/EPP. Para incluir um lote ME/EPP basta seguir os passos anteriores e mudar a opção ME/EPP para Sim como na Figura seguinte: 14

15 Figura 13: Lote para ME/EPP. Concluindo a criação nos resta inserir os materiais aos respectivos lotes. Este procedimento é bem simples, basta clicar em cima do lote desejado para selecioná-lo, selecionar também o material e clicar no botão Inserir item(s). Figura 14: Inserção de itens 15

16 Perceba que logo abaixo existem algumas informações para nos apoiar na criação dos lotes como por exemplo o Total Geral, Total do Lote, Percentual da Quantidade do Objeto e o Percentual destinado para ME/EPP. Obs.: É importante frisar que o percentual leva em consideração apenas a quantidade dos materiais. Feito a inserção dos itens em seus respectivos lotes está concluído a rotina de lotes no agrupamento. 1.3 Agenda Na agenda a rotina de lotes se aplica na escolha do fornecedor. Vá até a aba Lotes e veja que temos um campo onde podemos selecionar o lote no qual desejamos visualizar. Clique no botão Fornecedor. Figura 15: Lotes na agenda. 16

17 Na tela seguinte serão exibidos os fornecedores para posteriormente selecioná-los. Clique duas vezes em cima do fornecedor desejado e será exibido uma nova tela conforme mostra a figura abaixo: Figura 16: Direcionando fornecedores. Logo na parte superior da tela temos duas opções, são elas: Ref. Itens por Lote: Marcando esta opção afirmaremos que o fornecedor previamente selecionado participará apenas do lote selecionado conforme mostra o campo Lote. 17

18 Ref. Todos os Itens: Ao selecionar esta opção afirmaremos que o fornecedor previamente selecionado participará de todos os lotes do processo. Obs.: Na tela Referenciar Lotes x Fornecedores, se modificarmos o campo Lote (para Lote 2 por exemplo) direcionaremos o fornecedor para um lote diferente do que foi previamente selecionado na Agenda > Lotes, ou seja, na tela de seleção de fornecedores não ficará marcado a opção Sim para o nome do fornecedor pois o que está sendo exibido refere-se ao lote selecionado nesta mesma tela. Após escolhermos as opções desejadas, clique em Referenciar. Caso o fornecedor não tenha relação a algum material dentro do lote, o sistema realizará a Referência Cruzada dos itens no lote. Figura 17: Referência cruzada para o lote. 18

19 Feito isso iremos para o Processo de Compras. Lembrando que este manual tem o intuito apenas de mostrar onde utilizaremos a rotina de lotes no procedimento licitatório. 1.4 Processo de Compras Acessando a tela de Processo de Compras vá até a aba Fornecedor/Objeto e clique sobre o botão Digitação Rápida como na imagem abaixo (Figura 18). Figura 18: Processo de Compras. O diferencial a ser destacado no Processo de Compras está na Digitação Rápida, ao contrário do que costumamos fazer, na rotina de lotes não devemos apenas selecionar o fornecedor e inserir a proposta, devemos também selecionar qual o lote que inseriremos 19

20 a proposta do fornecedor, ou seja, a sequência que devemos seguir é selecionar o fornecedor, em seguida selecionar o lote e finalmente selecionar o item no qual inseriremos a proposta. Segue abaixo o exemplo (Figura 19). Figura 19: Digitação Rápida das Propostas. Feito este procedimento, encerramos todas as etapas que utilizamos a rotina de lotes no processo comum. 20

21 2 SISTEMA DE PREGÃO Quando utilizamos o sistema de pregão com a rotina de lotes, logo percebemos que este também sofre algumas alterações se comparado ao que somos acostumados antes desta nova rotina. Inicialmente na aba Principal já identificamos uma diferença, pois se estamos utilizando a rotina de lotes o campo Tipo de Pregão nos dá apenas a opção Lote fazendo com que escolhamos esta opção. Figura 20: Aba principal do pregão. A outra mudança está na aba Itens/Lotes onde não há a necessidade a realizar a criação dos lotes manualmente pois ao clicarmos no botão Gerar Lotes os lotes são criados automaticamente. 21

22 Figura 21: Gerar lotes no pregão. 22

23 3 REGISTRO DE PREÇOS 3.1 ATA Figura 22: Ata de Registro de preços. O procedimento de Registro de Preços não é muito diferente do Processo Comum, todos os passos seguidos até o Processo de Compras são idênticos, a diferença está na geração da ATA, não que seja um procedimento diferente ao de costume mas a ATA da rotina de lotes será gerada já separada pelos lotes ganhos de um fornecedor (caso um mesmo fornecedor venha a ganhar mais de um lote). 23

24 3.2 Solicitação de Entrega Com a ATA discriminando os lotes, somos obrigados a informar o lote na hora de fazermos a Solicitação de Entrega. Faça o seguinte, crie uma Solicitação de Entrega e vá até a aba Itens, em seguida clique no botão de incluir, selecione o material desejado e escolha o lote desejado conforme mostra a seguinte imagem (Figura 23). Figura 23: Itens da Solicitação de Compra. Realizando este procedimento concluiremos a rotina de lotes no Registro de Preços. Para mais informações entre em contato com nossos técnicos através do site ou do telefone