DISPOSIÇÕES COMUNS 2. ASPETOS FINANCEIROS. LIFE13 Kick-off Meeting, 10/09/2014, Madrid

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1 DISPOSIÇÕES COMUNS 2. ASPETOS FINANCEIROS Slide n 1

2 PARABÉNS SUBVENÇÃO: A UE contribui para os custos O ÊXITO DO PROJETO DEPENDE DE: Uma boa implementação do projecto + Uma boa gestão financeira / relatório financeiro Slide n 2

3 Documentos de referência Convenção de subvenção Disposições Comuns (DC) Guia para a apresentação de candidaturas Formulários financeiros Explicações nos formulários financeiros documents/100630_circular_note_time_sheets.pdf Slide n 3

4 PRINCÍPIOS DA CONTRIBUIÇÃO A convenção de subvenção fixa a contribuição como uma percentagem fixa do total dos custos elegíveis e o montante máximo dessa contribuição. (art e 23.2) Não deverá exceder o montante necessário para equilibrar as despesas e receitas do projeto. (art. 23.3) Todas as receitas geradas pelo projeto devem ser declaradas. (art. 23.4) A Comissão pode reduzir proporcionalmente a contribuição da UE se as ações não se executarem ou não tiverem qualidade suficiente(art. 18 e 23.5) Já não há cobrança aos beneficiários dos juros gerados pelo préfinanciamento; não há necessidade de uma conta bancária específica para identificar os fundos recebidos da Comissão Slide n 4

5 MÉTODOS DE PAGAMENTO DA CONTRIBUIÇÃO Regra geral : 3 prestações : 1º pré-financiamento = 40 % do montante máx. da contribuição Pré-financiamento intercalar = 40 % do montante máx. da contribuição Pagamento final = Saldo (máximo 20 %) Projetos pequenos com um período de execução 24 meses ou contribuição Comunitária : 1º pré-financiamento é aumentado para 70 % do montante máx. da contribuição Pagamento final = Saldo (máximo 30 %) (art. 28) Slide n 5

6 O 1º PRÉ-FINANCIAMENTO (art. 28.2) Convenção de subvenção assinada por ambas as partes Pedido de pagamento assinado pelo beneficiário coordenador e dados relativos à conta bancária Uma garantia emitida por um banco ou companhia de seguros pode ser solicitada pela Comissão durante a fase de revisão. Slide n 6

7 O PRÉ-FINANCIAMENTO INTERCALAR Desde que tenham sido gastos, no mínimo, 150 % do 1º préfinanciamento pago. Pago após a aprovação pela Comissão de: Pedido de pagamento Relatório Técnico Intercalar + demonstração financeira Detalhes do auditor (art. 28.3) A Comissão dispõe de 90 dias para efetuar o pagamento após a receção do Relatório Intercalar O Relatório Intercalar deve ser submetido com uma antecedência mínima de 9 meses relativamente à data do fim do projeto Slide n 7

8 PRÉ-FINANCIAMENTO INTERCALAR Exceção: 4 pagamentos 1º pagamento: 40% da contribuição máxima da UE 2º pagamento: 20% da contribuição máxima da UE 3º pagamento: 20% da contribuição máxima da UE Pagamento Final: saldo máximo de 20% (art. 28.3) Quando a duração do projeto é superior a 48 meses e a contribuição da UE é superior a : 2º pagamento quando 100% do préfinanciamento tenha sido gasto; 3º pagamento, quando 100% dos 1º e 2º pré-financiamentos tenham sido gastos. Slide n 8

9 O SALDO (PAGAMENTO FINAL) Após aprovação pela Comissão de : relatório técnico final mapa de receitas e despesas final relatório de auditoria se exigido (ver art. 31) (art. 28.4) A Comissão dispõe de 90 dias para efetuar o pagamento após a receção do Relatório Final O Relatório Final deve ser submetido até 3 meses após a data de termo do projeto Slide n 9

10 O PROCEDIMENTO DE AUDITORIA (art. 31) Um auditor independente, designado pelo beneficiário coordenador, deve verificar o mapa de receitas e despesas final: projetos com contribuição da U.E. > No formato definido na página Web do LIFE/toolkit O auditor deve verificar : a execução do projeto a elegibilidade dos custos declarados + conformidade com as DC a conformidade dos custos com a legislação nacional e regras contabilísticas a declaração de todas as receitas do projeto (incluindo juros do pré-financiamento) a origem das contribuições próprias dos beneficiários Slide n 10

11 Juros de mora por atraso nos pagamentos (art ) De acordo com o artigo 111 das Normas de Execução do Regulamento Financeiro Calculado automaticamente e pago ao beneficiário coordenador se for privado, se o atraso for superior a 90 dias e o juro acumulado > 200 Não é paga aos beneficiários com o estatuto de 'Estado' Slide n 11

12 Requisitos para a Elaboração de Relatórios (art. 29) O relatório financeiro deve abranger o mesmo período de tempo do relatório técnico correspondente Os relatórios devem estar em conformidade com as orientações e formatos disponíveis na página Web do LIFE/toolkit Em Quando as contas dos beneficiários não sejam em : taxa de câmbio do 1º dia útil do ano em que as despesas são pagas (cf. Página Web do Banco Central Europeu) O beneficiário coordenador certifica que a informação submetida é completa, fiável, verdadeira e respeita as DC, que os custos são reais e que todas as receitas foram declaradas Não é necessário enviar em anexo os documentos comprovativos, mas estes podem ser solicitados posteriormente. O beneficiário coordenador deve conservar cópias de todos os documentos comprovativos. Slide n 12

13 Requisitos para a Elaboração de Relatórios (2) (art. 29.6) Além dos requisitos de informação referidos nos artigos 12 (RelatórioTécnicos de Atividades), 28 (Pagamentos) e 29,1 (Declaração de despesas), no caso de projetos com contribuição comunitária superior a 5 milhões e o prazo de execução estabelecido no artigo 2 das Disposições Especiais seja superior a 18 meses, o beneficiário coordenador deve informar a Comissão, até 30 de novembro de cada ano, das despesa acumuladas incorridas pelos beneficários desde o início do projeto. Esta informação é solicitada pela Comissão apenas para fins contabilísticos e não pode ser usada para o cálculo do montante final da subvenção. Slide n 13

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16 Consolidated Cost Statement for the Project Project reference Statement of expenditures Total real costs with nonrecoverable VAT Total eligible costs with nonrecoverable VAT Statement of income Personnel EU contribution Travel Contribution of the coordinating beneficiary External assistance Contribution of the associated beneficiaries Durable goods - Infrastructure Other sources of funding Durable goods - Equipment Direct income Durables goods - Prototypes Land/rightspurchase/lease Consumable material Other direct costs Overheads TOTAL ELIGIBLE COSTS 0,00 0,00 TOTAL 0,00 % of eligible costs Date Date and signature signature Slide n 16

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18 Contribution of associated beneficiaries Name of associated beneficiary Amount in national currency Year Exchange rate 1,00000 Amount of co-funding in 1, , , ,00000 Total 0,00 Other sources of funding Name of co-financer Amount in national currency Year Exchange rate 1, , , , ,00000 Amount of co-funding in Total 0,00 Direct income Description of the direct income Amount in national currency Year Exchange rate 1, , , , ,00000 Amount in Total 0,00 Slide n 18

19 Previstos no orçamento do projeto ou autorizados mediante uma alteração à convenção de subvenção Diretamente ligados e necessários à execução do projeto Razoáveis e que respeitem os princípios de boa gestão financeira Conformes com a legislação fiscal e social aplicável Incorridos durante o período de execução do projeto e registados nos documentos contabilísticos dos beneficiários: CUSTOS ELEGÍVEIS (art. 24) obrigação legal de pagamento contraída após a assinatura da convenção de subvenção a execução da ação correspondente teve início após a data de início do projeto e fim antes da data de termo do projeto pago na sua totalidade antes do envio do relatório final Slide n 19

20 DESPESAS DE PESSOAL art circular note) Relacionados com os salários dos empregados (não assistência externa) Calculado com base nas tarifas horárias obtidas dividindo o salário bruto anual real pelo total de horas produtivas efetivas de cada empregado Salário bruto anual = acrescido dos encargos sociais obrigatórios e de quaisquer outros custos legais Horas produtivas efetivas são todas as horas trabalhadas menos as ausências (férias, feriados, doença...) Contratos não laborais: condição necessária: trabalhar nas instalações do beneficiário e sob a sua supervisão (folhas de presença/timesheets) Custo dos salários dos funcionários *: a soma da contribuição de entidades públicas deve ser superior pelo menos em 2% à soma dos custos salariais dos funcionários públicos * A definição de funcionário inclui todo o pessoal permanente trabalhando em organismos públicos Atenção: entre em contato com a equipa externa de acompanhamento se o beneficiário é o único proprietário de uma sociedade limitada ou proprietário de uma empresa sem receber salário Slide n 20

21 DESPESAS DE PESSOAL /REGISTO DO TEMPO (art circular note) Use folhas de presença (timesheets) ou um sistema de registo de tempo equivalente, estabelecido e certificado regularmente pelo empregado e empregador Descrição completa dos requisitos: ver "circular note" de (A/917793) O pessoal que trabalhe no projeto LIFE em tempo integral: documento individual de destacamento/afetação pode substituir o registo de tempo de trabalho O pessoal que trabalhe menos de 2 dias por mês, em média, está isento da obrigação de registar o tempo de trabalho Slide n 21

22 Project Reference Name of Beneficiary Name of staff member Is staff member employed Full-time or Part-time Calendar Year Calendar Month Model time sheet Calendar Day In case of absence, indicate one of the reason codes below Hours worked on this project Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Other activities Total hours (including overtime) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 *indicate project reference Absences Summary for this month Weekend WE Hours worked on this project 0,0 Sick leave SL Hours worked on other projects* 0,0 Public holidays PH Hours worked on other projects* 0,0 Annual holidays AH Hours worked on other projects* 0,0 Other absence OA Hours worked on other projects* 0,0 Other activities 0,0 Total hours (including overtime) 0,0 Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible "INSTRUCTIONS For any days during the month that you did not work enter the appropriate Absence Code, i.e. sickness, holiday, recuperation of overtime, etc. Enter the hours you worked for the Life project each day. If you work for more than one Life project be careful to enter the hours against the correct project. Enter the hours you worked on other (i.e. non-life) activities. After the last entry of the month, sign it and date it and pass it on to your line manager/supervisor for validation. Please ensure the timesheet is signed and dated by both yourself and your line manager/supervisor within the first two weeks after the month the timesheet relates to" Slide n 22 LIFE10 Kick-off Meeting, , Madrid

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24 DESPESAS DE DESLOCAÇÃO E ESTADIA (art. 24.3) Princípios Imputadas em conformidade com as regras internas do beneficiário Documentos de suporte Bilhetes de avião, contas de hotel,. Viagens de carro : com base na distância e regras internas Custos incorridos pelos trabalhadores (não por consultores externos) Agrupar pequenas despesas numa só linha Não contempla viagens entre casa e local de trabalho Slide n 24

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26 ASSISTÊNCIA EXTERNA (art & 8) Princípios Segue as regras aplicáveis aos concursos públicos Inclui o custo da auditoria Inclui aluguer de terrenos de curta duração (com termo anterior à data de conclusão do projecto, só para LIFE+ Nat e LIFE+ Bio) Inclui aluguer de equipamentos ou custos de infraestrutura, mas não custos de "leasing" Documentos justificativos Facturas detalhadas emitidas pelo subcontratante, com clara referência ao projecto LIFE+ e à ordem de compra ou contrato Slide n 26

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28 ASSISTÊNCIA EXTERNA E BENS DURADOUROS / PROCEDIMENTO DE CONTRATAÇÃO Entidades públicas: Siga as regras relativas aos contratos públicos (art. 8.3) Entidades privadas: convidar potenciais subcontratantes a apresentar propostas concorrentes se o valor for> ; respeitar o princípio de melhor relação qualidade/preço (art. 8.3) Os beneficiários coordenadores e associados não podem ser fornecedores uns dos outros / não podem emitir faturas entre os beneficiários (art 6.5.) Slide n 28

29 Encargos de amortização referentes aos bens duradouros são elegíveis se esses bens forem : inscritos no inventário de bens duradouros dos beneficiários tratados como despesas de capital adquiridos ou objeto de locação a preços normais de mercado Necessário para o projeto Tiverem o logótipo LIFE Comprado durante a vida do projeto. Amortizações de bens duradouros adquiridos pelos beneficiários antes da data de início do projeto não são elegíveis no âmbito do financiamento LIFE+ Justificados tecnicamente BENS DURADOUROS (art ,10) Cada beneficiário deve aplicar as suas normas/regras contabilísticas internas para calcular os encargos de amortização elegíveis Slide n 29

30 BENS DURADOUROS (2) (art ) Os encargos de amortização elegíveis estão limitados aos seguintes níveis máximos: Custos de infra-estruturas: 25% do custo total de aquisição Custos de equipamentos: 50% do custo total de aquisição Protótipo : 100% para LIFE+ ENV e LIFE+ BIO (não elegível para LIFE+ INF e LIFE+ NAT) Exceções para LIFE+ NAT & BIO: Infraestruturas, equipamentos : 100% para autoridades públicas ou beneficiários sem fins lucrativos Amortização para outros beneficiários Slide n 30

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32 Total Prototype with non-recoverable VAT: 0,00 A B C D E F G H I J K Seq n Year Invoiced amount in Invoiced amount in Date of Number of national currency Exchange Invoiced amount Payment date Supplier Description of prototype national currency invoice invoice with non-recoverable rate in without VAT without VAT VAT 1 1, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00000 Total 0,00 Slide n 32

33 AQUISIÇÃO DE TERRENOS LIFE+ Natureza: Claúsula ambiental (art. 25) Os custos incorridos na aquisição ou aluguer de longa duração de terrenos/direitos só são elegíveis em projetos LIFE+ Natureza Os preços de aquisição correspondem a preços de mercado Afetar definitivamente os bens adquiridos a atividades de conservação da natureza, para lá da conclusão do projeto O beneficiário coordenador assegura que a inscrição no registo predial inclua uma garantia de afetação definitiva do terreno à conservação da natureza Aquisição de terrenos por organizações privadas: garantia de que a propriedade será transferida para uma entidade jurídica com atividades predominantemente no domínio da proteção da natureza (em caso de desaparecimento ou incapacidade de gestão do beneficiário) Slide n 33

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35 OUTRAS RUBRICAS Rubricas MATERIAIS DE CONSUMO (art ) Bens de consumo gerais de escritório estão incluídos em Despesas Gerais Documentos justificativos Faturas detalhadas OUTROS CUSTOS (art ) Custos necessários para o projeto, que não estejam abrangidos por uma rubrica definida Faturas detalhadas DESPESAS GERAIS (art ) Máximo de 7 % do montante total dos custos directos elegíveis, excluindo os custos de aquisição/locação de terrenos Não são necessários Slide n 35

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37 Total overheads/indirect costs with non-recoverable VAT 0,00 A B C D E F G H I Seq n Year Description of cost item Invoiced amount in national currency without VAT Invoiced amount in national currency with non-recoverable VAT Invoiced amount in national currency without VAT attributed to the project Invoiced amount in national currency with non-recoverable VAT attributed to the project Exchange rate 1 1, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00000 Total Invoiced amount without VAT attributed to the projectin in (E/G) 0,00 Slide n 37

38 CUSTOS NÃO ELEGÍVEIS Lista não exaustiva. Ver art. 26 das Disposições Comuns Custos de qualquer rubrica de despesas que ultrapassem em mais de 10% e os valores previstos no orçamento (conforme art. 15.2) IVA (ver art. 30) Custos relacionados com atividades não previstas no projeto Custos incorridos na aquisição de bens duradouros ou na produção de material de comunicação que não incluam o logótipo LIFE (e o logótipo Natura 2000, quando aplicável) Custos incorridos para a realização de ações que beneficiem de auxílio concedido ao abrigo de outros instrumentos financeiros da União Europeia Custos para os quais o beneficiário já recebe da União Europeia uma subvenção ao funcionamento durante o período em questão Custos relacionados com ações passíveis de serem considerados uma medida compensatória Custos referentes a planos de gestão, planos de ação e planos similares, elaborados ou alterados no contexto de um projeto LIFE+, se o plano conexo não estiver legalmente operacional antes da data de termo do projeto Slide n 38

39 Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros Não espere pelo Relatório Intercalar ou pelo Relatório Final para preparar o resumo das despesas. Este é requerido: Em todos os relatórios (Art DC) Por ocasião das Visitas de Acompanhamento É aconselhável atualizar o mapa das despesas mensalmente (o Beneficiário Coordenador para todos os Beneficiários Associados). Todos os campos/colunas devem ser preenchidos Slide n 39

40 Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros (IVA) Tenha cuidado: um erro possível é solicitar aos fornecedores para emitir uma Fatura isenta de IVA por se tratar de um projecto Europeu. Este procedimento não se aplica aos projetos LIFE. Se não pode recuperar IVA deve apresentar um certificado emitido pelas autoridades competentes, o mais tardar com o relatório intercalar. Uma declaração explícita incluída na auditoria independente, listando o montantes de IVA pagos, mas que não podem ser recuperados por qulquer um dos beneficiários, pode ser aceite pela Comissão, se a autoridade competente não emitir o certificado do IVA (30 art.) Slide n 40

41 Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros (IVA) art. 30 Os valores de imposto sobre o valor acrescentado pago pelos beneficiários são elegíveis, exceto nos seguintes casos: a) Atividades tributadas ou atividades isentas com direito a dedução do IVA; b) Atividades exercidas pelo beneficiário na sua função de autoridade pública, se o beneficiário é um Estado, uma autoridade regional ou local ou outro organismo de direito público. Slide n 41

42 Todos os beneficiários devem: ALGUNS LEMBRETES Contribuir financeiramente para os custos do projeto Manter atualizados os livros contabilísticos (art. 6) Manter todos os documentos comprovativos relativos a todas as despesas e receitas durante um mínimo de 5 anos após o pagamento final Assegurar que todas as faturas incluam uma referência clara ao projeto e estão ligadas ao sistema de contabilidade analítica Slide n 42

43 ALGUNS CONSELHOS ADICIONAIS Assegurar que a colaboração entre o beneficiário coordenador e o beneficiário associado funciona corretamente (Acordo de Parceria) Distribuir as Disposições Comuns a todos os beneficiários associados e assegurar-se de que eles as leem e compreendem Garantir que os beneficiários associados lhe enviam regularmente a documentação contabilística Acompanhar a execução financeira, comparar as despesas reais com o orçamento inicialmente previsto Os problemas não devem ser ignorados nem ocultados. Relateos à equipa externa de acompanhamento. Slide n 43

44 Mais uma vez, BOA SORTE! Slide n 44