Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

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1 Tribunal de Contas da União SEGEPRES / ISC / CEDOC / SEGED Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Área Meio Versão 01/2012 Página 1 de 29

2 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Modernização e Reforma Administrativa - Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e 001 métodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades do TCU. 002 Plano Institucional - Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho gerais. 003 Relatório de Atividades 004 Acordo. Ajuste. Contrato. Convênio - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo. Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de caráter geral referente à organização e Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente funcionamento Registro nos órgãos competentes Enquanto vigora Descarte Regimento. Regulamento. Estatuto. Organograma. Estrutura Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Audiência. Despacho. Reunião 011 COMISSÃO. CONSELHO. GRUPO DE TRABALHO. COMITÊ Ato de criação, ata e relatório de comissão, conselho, grupo de trabalho ou comitê - Incluem-se documentos referentes à criação de comissões, conselhos, grupos de trabalho e comitês, no TCU ou em órgãos colegiados e de deliberação coletiva, bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções, tais como: atas e relatórios técnicos. 4 anos 5 anos Guarda Permanente anos 9 anos Guarda Permanente Outros documentos referentes à comissão, conselho, grupo de trabalho ou comitê 4 anos 5 anos Descarte Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. São passíveis de descarte os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios, classificar no assunto específico. Página 2 de 29

3 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÃO COM A IMPRENSA Credenciamento de jornalistas Enquanto vigora Descarte Entrevista. Noticiário. Reportagem. Editorial Outros documentos referentes à comunicação com a imprensa 1 ano Descarte Divulgação Interna Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente Campanha Institucional. Publicidade - Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros documentos de caráter promocional. 4 anos 10 anos Guarda Permanente OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Informação sobre o TCU - Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades do TCU e os serviços que presta. PESSOAL Legislação - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e decisões de caráter geral. Boletim - Incluem-se boletins administrativos, de pessoal e de serviço. Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente 10 anos 10 anos Guarda Permanente Identificação Funcional - Incluem-se carteiras, cartões, crachás, credenciais e passaportes diplomáticos. Enquanto o servidor permanecer Descarte Relação com órgão normatizador da Administração Pública - Incluem-se obrigações trabalhistas e estatutárias. Relação com conselho profissional Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no assunto específico. 5 anos 5 anos Descarte Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo. Página 3 de 29

4 020.6 Relação com sindicato - Incluem-se acordos e dissídios. 5 anos 5 anos Guarda Permanente Assentamento Individual. Cadastro - Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos. Enquanto o servidor permanecer Descarte Quanto à contribuição sindical do servidor, classificar em Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar em O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão Relação com entidades de financiamento/crédito pessoal para servidores RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Até a quitação do último empréstimo 6 anos Descarte Candidato a cargo ou emprego público - Incluem-se inscrição e curriculum vitae. CONCURSO PÚBLICO - Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos, constituição de bancas examinadoras, testes psicotécnicos, exames médicos, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. Ordenar por tipo de exame e título do concurso, em ordem alfabética Prova de Título. Teste Psicotécnico. Exame Médico 6 anos Descarte Banca Examinadora. Edital. Exemplar Único de Prova. Gabarito. Resultado. Recurso APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO CURSO - Inclusive bolsas de estudo CURSO PROMOVIDO PELO TCU Proposta, estudo, edital, programa, relatório final, exemplar único de exercício, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados de curso promovido pelo TCU Outros documentos referentes a curso promovido pelo TCU 6 anos 5 anos Guarda Permanente 5 anos 5 anos Guarda Permanente 5 anos Descarte É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação. Página 4 de 29

5 Curso promovido por outra instituição no Brasil Curso promovido por outra instituição no Exterior CURSO PROMOVIDO POR OUTRA INSTITUIÇÃO - Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais ESTÁGIO - Inclusive bolsas de estágio. ESTÁGIO PROMOVIDO PELO TCU 5 anos Descarte Estudo, proposta, programa, relatório final, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio promovido pelo TCU 5 anos 5 anos Guarda Permanente Outros documentos referentes a estágio promovido pelo TCU 5 anos Descarte ESTÁGIO PROMOVIDO POR OUTRA INSTITUIÇÃO - Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais Estágio promovido por outra instituição no Brasil Estágio promovido por outra instituição no exterior Outros assuntos referentes a aperfeiçoamento e treinamento - Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pelo TCU. 023 POLÍTICA DE PESSOAL Estudo e Previsão de Pessoal Criação, classificação, transformação, transposição e remuneração de cargos e funções Reestruturação e Alteração salarial - Incluem-se a ascensão e progressão funcional, a avaliação de desempenho, o enquadramento, a equiparação, o reajuste, a reposição salarial e as promoções. 5 anos Descarte 5 anos 5 anos Guarda Permanente 5 anos 47 anos Descarte Página 5 de 29

6 023.1 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL - Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores, classificar em Admissão. Aproveitamento. Contratação. Nomeação Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. Reversão 5 anos 47 anos Descarte Demissão. Dispensa. Exoneração. Rescisão Contratual. Falecimento Lotação. Remoção. Transferência. Permuta 4 anos 5 anos Descarte Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição Requisição. Cessão - Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários. 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS FOLHA DE PAGAMENTO. FICHA FINANCEIRA - Para acompanhamento de despesa mensal, ver Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Descarte Ficha Financeira REMUNERAÇÃO Salário-Família 5 anos 19 anos Descarte Abono. Provento Provisório 7 anos Descarte Abono de Permanência em Serviço Até a homologação da aposentadoria Descarte Outras rubricas remuneratórias 7 anos Descarte GRATIFICAÇÃO - Incluem-se incorporações Gratificação de Função 5 anos 47 anos Descarte Jetom 7 anos Descarte Gratificação por Exercício de Cargo ou Função em Comissão 5 anos 47 anos Descarte Gratificação Natalina 7 anos Descarte Gratificação de Desempenho 5 anos 95 anos Descarte Outras Gratificações - Inclui-se URV. 5 anos 47 anos Descarte 5 anos 47 anos Descarte Para os casos especiais previstos no RJU, o prazo total de guarda para os documentos será de 100 anos. Página 6 de 29

7 ADICIONAL Adicional de Tempo de Serviço Adicional Noturno Adicional de Periculosidade Adicional de Insalubridade Adicional por Atividade Penosa Adicional por Serviço Extraordinário Adicional de Férias - Incluem-se adicional de 1/3 e abono pecuniário. 7 anos Descarte Outros Adicionais - Inclui-se - VPNI 5 anos 47 anos Descarte DESCONTO Contribuição Sindical do Servidor 7 anos Descarte Contribuição Social do Servidor 5 anos 47 anos Descarte Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) 7 anos Descarte Pensão Alimentícia 5 anos 95 anos Descarte Consignação Outros descontos ENCARGO PATRONAL. RECOLHIMENTO 5 anos 47 anos 7 anos Descarte Descarte Quanto ao afastamento para gozo de férias, ver Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP). Programa de Integração Social (PIS) 5 anos 5 anos Descarte Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) 5 anos 47 anos Descarte Contribuição Sindical do Empregador 7 anos Descarte Contribuição Social - Incluem-se contribuições anteriores. 5 anos 95 anos Descarte Auxílio Maternidade Imposto de Renda Férias - Inclui-se reconhecimento de férias. 7 anos Descarte Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário, ver Página 7 de 29

8 024.3 (A) LICENÇA Aborto (B) Natimorto (C) Tratamento de saúde (inclusive perícia médica) (D) Tratamento de interesses particulares (E) Serviço militar (F) Prêmio por assiduidade (G) Paternidade (H) Gestante (I) Doença em pessoa da família (J) Desempenho de mandato classista (K) Capacitação profissional (L) Atividade política (M) Afastamento do cônjuge/companheiro (N) Adotante (O) Acidente em serviço AFASTAMENTO (A) Para curso de formação (B) Para servir como jurado (C) Para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) (D) Para exercer mandato eletivo (E) Para depor (F) Recesso (G) Suspensão de contrato de trabalho (CLT) REEMBOLSO DE DESPESA AO SERVIDOR Mudança de Domicílio de Servidor - Inclui-se ajuda de custo Locomoção - Incluem-se despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para execução de serviços externos Ressarcimento de Despesa com Plano de Saúde ou Seguro Saúde Reembolso de Despesa com Educação - Refere-se ao ressarcimento de despesas em que o TCU arca com despesas outras que não a remuneração do servidor (inclusive bolsa de estudo de idioma estrangeiro) Outros reembolsos 5 anos 47 anos Descarte 5 anos 47 anos Descarte Ver também 024.4, e Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior, classificar em e , respectivamente. Ver também 024.3, e Página 8 de 29

9 (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) (A) (B) (C) (D) (E) Seguro OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS CONCESSÃO Horário especial para servidor portador de deficiência Horário especial para servidor estudante Falecimento de familiares (nojo) Doação de sangue Casamento (gala) Alistamento eleitoral Regime especial de jornada de trabalho AUXÍLIO Auxílio-transporte Moradia Fardamento/uniforme Assistência pré-escolar/creche Alimentação/refeição PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR DENÚNCIA. SINDICÂNCIA. INQUÉRITO Procedimento Disciplinar - Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância), inquérito administrativo (instrução, defesa, relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar. Penalidade Disciplinar - Incluem-se documentos referentes à advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada. Previdência Privada - Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas, de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social. BENEFÍCIO PREVIDÊNCIA. ASSISTÊNCIA. SEGURIDADE SOCIAL - Quanto às licenças, ver anos 47 anos Descarte 5 anos 47 anos Descarte Ver também anos 95 anos Guarda Permanente Ver também 024.3, e Quando se tratar de acumulação lícita de cargos, empregos e funções públicas, classificar em O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor Página 9 de 29

10 (A) AUXÍLIO Natalidade (B) Funeral (C) Doença Ver também (D) Acidente Auxílio Reclusão 5 anos 47 anos Descarte APOSENTADORIA - Quanto ao abono ou provento provisório, ver Contagem e Averbação de Tempo de Serviço Até a homologação da aposentadoria Descarte Pensão Provisória ou Temporária Enquanto vigora 5 anos Descarte Pensão Vitalícia Outros documentos referentes à aposentadoria 5 anos 95 anos Descarte OUTROS BENEFÍCIOS Adiantamento e Empréstimo a Servidores Até quitação da dívida 5 anos Descarte Ver código Assistência à Saúde - Inclui-se plano de saúde Prontuário Médico 5 anos 95 anos Descarte Aquisição de Imóvel Até quitação da dívida 5 anos Descarte Ocupação de Próprio da União Enquanto permanece a ocupação 5 anos Descarte Transporte para Servidores HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO Prevenção de Acidentes de Trabalho 5 anos 47 anos Descarte Criação, designação, proposta, ata ou Relatório de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) Outros documentos referentes à Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) 3 anos 5 anos Guarda Permanente Fornecimento de refeições - Incluem-se cardápios AUXÍLIOS Inspeção periódica de saúde - Incluem-se relatórios mensais e de pesquisa. 5 anos Descarte Página 10 de 29

11 Outros documentos referentes à higiene e segurança do trabalho OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em , e , respectivamente HORÁRIO DE EXPEDIENTE Controle de Freqüência - Incluem-se livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, eventos de freqüência e cumprimento de horas extras. 5 anos 47 anos Descarte Ver também 024.3, e Outros documentos referentes a horário de expediente Inclui-se escala de plantão. técnicos das missões e/ou viagens, classificar no assunto específico Viagem a serviço no País - Incluem-se documentos referentes às concessões de ajuda de custo, diárias, passagens (inclusive devolução), prestações de contas e relatórios de viagem. VIAGEM A SERVIÇO - Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem, sempre que tal procedimento justificar. Quanto aos relatórios VIAGEM A SERVIÇO NO EXTERIOR Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores, ver Viagem a serviço no Exterior sem ônus para o TCU 7 anos Descarte Viagem a serviço no Exterior com ônus para o TCU - Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento, diárias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegações), passagens, passaportes, prestações de contas, relatórios de viagem e reservas de hotel INCENTIVO FUNCIONAL Prêmio Inclusive concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios. 5 anos 5 anos Guarda Permanente Delegação de Competência. Procuração Enquanto vigora 5 anos Descarte Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até o trânsito em julgado + 5 anos). Página 11 de 29

12 029.5 Serviço Profissional Transitório - Incluem-se autônomos e colaboradores quando desvinculados de empresas. Enquanto vigora a prestação do serviço ** Descarte **O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos. O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente. Ver também Ação Trabalhista. Reclamação Trabalhista 6 anos Guarda Permanente Movimento Reivindicatório - Incluem-se greves e paralisações. 5 anos 5 anos Guarda Permanente MATERIAL Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de caráter geral referente a material Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Cadastro de Fornecedores 5 anos Descarte 031 Especificação. Padronização. Codificação. Previsão. Catálogo. Identificação. Classificação - Incluem-se amostras Requisição e Controle de Serviços Reprográficos - Incluemse assinaturas autorizadas e reprodução de formulários. AQUISIÇÃO - Inclusive licitação 1 ano Descarte MATERIAL PERMANENTE - Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte. - Quanto à documentação bibliográfica, classificar em Compra de Material Permanente - Inclui-se compra por importação. Aquisição de Material Permanente por Aluguel, Comodato ou Leasing O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente Aquisição de Material Permanente por Empréstimo ou Cessão Aquisição de Material Permanente por Doação ou Permuta Enquanto vigora 5 anos Descarte 4 anos 5 anos Descarte Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. Página 12 de 29

13 033.2 MATERIAL DE CONSUMO - Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano Compra de Material de Consumo 8 anos Aquisição de Material de Consumo por Cessão, Doação 4 anos 5 anos Descarte ou Permuta Confecção de Impressos - Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros. O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente. 8 anos MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL - Refere-se a material permanente e de consumo. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente Termo de Responsabilidade - Inclui-se Relatório de Movimentação de Bens (RMB) ou Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RBM) Controle de Estoque - Inclui-se requisição, distribuição e RMA. 2 anos Extravio, roubo e desaparecimento de material Até a conclusão do caso 5 anos Descarte Transporte de material Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor, classificar em ou Autorização de saída de material 1 ano Descarte Recolhimento de material ao depósito 035 ALIENAÇÃO E BAIXA DE MATERIAL - Refere-se a material permanente e de consumo Venda - Inclui-se leilão Alienação de material por cessão, doação ou permuta. 4 anos 5 anos Descarte Requisição e contratação de serviços - Incluem-se licitações Serviço executado em oficina do TCU 1 ano Descarte Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário. O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente. Página 13 de 29

14 037 INVENTÁRIO - Quanto aos inventários de documentação bibliográfica, classificar em Material Permanente Material de Consumo 039 Outros assuntos referentes a material Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de caráter geral referente a patrimônio Bem Imóvel Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifícios, terrenos, residências e salas Água e Esgoto Gás Energia Elétrica COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) Criação, designação, proposta de redução de gasto com energia, relatório e ata da Comissão Interna de Conservação de Energia (CICE) Outros documentos referentes à Comissão Interna de Conservação de Energia (CICE) Condomínio anos Guarda Permanente PATRIMÔNIO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral Compra de imóvel Aquisição de imóvel por cessão Aquisição de imóvel por doação Aquisição de imóvel por permuta Aquisição de imóvel por locação, arrendamento ou comodato Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente 3 anos 5 anos Guarda Permanente 3 anos 5 anos Guarda Permanente 8 anos Guarda Permanente 4 anos 5 anos Guarda Permanente FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS - Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. Quanto à instalação, conservação e reparo de rádio, telex, telefone e fac símile, ver 072.1, e 074.1, respectivamente. AQUISIÇÃO DE IMÓVEL Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. Página 14 de 29

15 041.2 ALIENAÇÃO DE BEM IMÓVEL Venda de imóvel Alienação de imóvel por cessão Alienação de imóvel por doação Alienação de imóvel por permuta 8 anos Guarda Permanente 4 anos 5 anos Guarda Permanente Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros Desapropriação. Reintegração de Posse. Reivindicação de Domínio. Tombamento OBRA Reforma. Recuperação. Restauração Construção 5 anos Guarda Permanente 8 anos Guarda Permanente SERVIÇO DE MANUTENÇÃO - Incluem-se licitações Manutenção de elevador Manutenção de ar-condicionado Manutenção de subestação e gerador Limpeza. Imunização. Desinfestação Inclusive para jardins. O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente Outros serviços de manutenção CONCESSÕES - Para concessões de pequeno prazo, ver Concessão de uso de bens imóveis por entidades públicas Concessão de uso de bens imóveis por entidades privadas Concessão de uso de bens imóveis por associações, federações, conselhos e entidades de classe Outros assuntos referentes a bem imóvel 3 anos 5 anos Guarda Permanente 042 VEÍCULO - Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo Página 15 de 29

16 Compra de veículo Inclui-se compra por importação. AQUISIÇÃO DE VEÍCULO - Incluem-se licitações. Para veículos não adquiridos, descartar após 1 ano O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente Aluguel de veículo Aquisição de veículo por cessão, doação, permuta ou transferência Cadastro, licenciamento, emplacamento e tombamento de veículo ALIENAÇÃO DE VEÍCULO - Inclusive licitações. Venda de veículo Inclui-se leilão. 5 anos Descarte 4 anos 5 anos Descarte Até a alienação 5 anos Descarte O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. O processo de que resulte imposição de sanção pelo Tribunal é de guarda permanente Alienação de veículo por cessão, doação, permuta ou transferência 4 anos 5 anos Descarte Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros Abastecimento, limpeza, manutenção e reparo de veículo Acidente, infração e multa de veículo Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULO CONTROLE DE USO DE VEÍCULO Requisição de veículo Autorização para uso de veículo fora do horário de expediente Estacionamento. Garagem Outros documentos referentes a controle de uso de veículo Página 16 de 29

17 043 BEM SEMOVENTE 044 Inventário 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO GUARDA E SEGURANÇA Serviços de vigilância Seguro - Inclusive de veículos. 8 anos Guarda Permanente Para fechamento contábil ver Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano Prevenção de incêndio - Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores e inspeções periódicas. Brigada de incêndio - Incluem-se documentos de constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. 4 anos 5 anos Guarda Permanente Sinistro - Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incêndio e roubo. CONTROLE DE PORTARIA Até a conclusão do caso 5 anos Descarte Registro de ocorrências 5 anos 5 anos Descarte Outros documentos referentes a controle de portaria - Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chave. 2 anos Descarte Outros documentos referentes à guarda e segurança MUDANÇA Mudança para outro imóvel Mudança dentro do mesmo imóvel Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano Uso de dependências - Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel, pelo TCU ou por terceiros. Página 17 de 29

18 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de caráter geral referente a orçamento e finanças Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Auditoria ORÇAMENTO PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 8 anos Guarda Permanente Previsão Orçamentária Proposta Orçamentária 5 anos 5 anos Guarda Permanente Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) - Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes Créditos Adicionais - Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar, especial e extraordinário. EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 5 anos 5 anos Guarda Permanente Descentralização de recursos - Incluem-se documentos referentes às transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções Acompanhamento de despesa mensal - Inclusive pessoal e dívida Plano operativo. Cronograma de desembolso FINANÇAS Programação financeira de desembolso EXECUÇÃO FINANCEIRA - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital Receita Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. Página 18 de 29

19 Fiscalização e pagamento com retenção de INSS Fiscalização e pagamento sem retenção de INSS Pagamento de aquisição de bens/contratação de serviços com retenção de INSS Pagamento de aquisição de bens/contratação de serviços sem retenção de INSS Ressarcimento de despesas Comprovação de despesas SECEX Diárias Suprimento de fundos Despesa - - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos, restos a pagar, despesas de exercícios anteriores e ressarcimento de despesas. do último ano de vigência do contrato 10 anos Descarte 10 anos Descarte Para concessão de diárias, ver Outras despesas 053 Fundos Especiais 054 Estímulo financeiro e creditício Incluem-se documentos referentes aos subsídios, incentivos fiscais e investimentos. OPERAÇÃO BANCÁRIA Pagamentos em moeda estrangeira Conta Única Incluem-se assinaturas autorizadas e extratos de contas Contas tipo "b", "c" e "d" Incluem-se assinaturas autorizadas e extratos de contas. 056 Balanços. Balancetes 057 Tomada de Contas do TCU Inclui-se parecer de aprovação. 059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS Tributo Ratificação de despesa 8 anos Guarda Permanente 8 anos Guarda Permanente Página 19 de 29

20 FECHAMENTO CONTÁBIL Fechamento contábil patrimonial Fechamento contábil de material permanente Fechamento contábil de material de consumo 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Publicação de matérias no diário oficial Publicação de matérias em boletim - Incluem-se boletins 1 ano Descarte administrativo, de pessoal e de serviço Publicação de matérias em outros periódicos 061 PRODUÇÃO EDITORIAL- Inclusive edições ou co-edições de publicações em geral produzidas pelo TCU em qualquer suporte Editoração. Programação visual - Incluem-se documentos referentes à composição, copidesque e revisão de textos. 8 anos Descarte Distribuição, promoção e divulgação de produção editorial 062 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA- Incluem-se livros, periódicos, folhetos e audiovisuais Norma. Manual - Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente documentação bibliográfica. não adquirido serão eliminados após 1 ano Compra de documentação bibliográfica - Incluem-se assinaturas de periódicos Aquisição de documentação bibliográfica por doação Aquisição de documentação bibliográfica por permuta Registro de documentação bibliográfica - Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo. Catalogação, classificação e indexação de documentação bibliográfica. Referência /circulação de documentação bibliográfica - Incluem-se documentos referentes às consultas, pesquisas bibliográficas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas Inventário de material bibliográfico 4 anos 8 anos Guarda Permanente Para inventário de material permanente e de consumo, ver respectivamente, e AQUISIÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA - Refere-se a aquisições no Brasil e no exterior. Os documentos referentes a material bibliográfico 5 anos Descarte Quanto à permuta de documentação bibliográfica, ver Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. Página 20 de 29

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