INFORMATIVO UNEB - PROEX AÇÕES PREPARATÓRIAS PARA EXECUÇÃO PROEXT/2015/MEC/SESu

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1 INFORMATIVO UNEB - PROEX AÇÕES PREPARATÓRIAS PARA EXECUÇÃO PROEXT/2015/MEC/SESu O PROEXT, programa de extensão de âmbito nacional patrocinado pela Secretaria de Ensino Superior (SESU), vinculada ao Ministério da Educação (MEC) é hoje o principal instrumento nacional de fortalecimento da Extensão Universitária resultante de uma ação articulada dos Pró-Reitores das Universidades Brasileiras que construíram caminhos para a potencialização das Políticas Públicas voltadas para a Extensão Universitária com a participação de diferentes ministérios e órgãos do governo federal que possibilita o atendimento de captação de recursos em diversas áreas/linhas temáticas que compõe a extensão universitária. Na UNEB, O Edital PROEXT/2015//MEC/SESu contemplou 07(sete) Projetos e 02 (dois) Programas, selecionadas no período de 01/02/2014 a 21/06/2014. Em 2015, a PROEX, através da Gerência de Extensão, GT Projetos e Convênios, avaliou e sistematizou ações para criar condições favoráveis ao pleno desenvolvimento e execução do Programa. Dentre estes destacamos os procedimentos para formalização do Termo de Parceria na modalidade Convênio, cadastrando no SICONV em 24/03/2015, compatibilizando em uma única proposta todos os projetos aprovados para análise e aprovação do órgão, com data de vigência prevista inicialmente para Abril/2015, reprogramada, a pedido do órgão, para início em 30/11/2015, e a data de término em 30/11/2016. Atrelado à ação citada, a organização das ações formativas Oficinas Virtuais e espaços de diálogo - reuniões presenciais e semipresenciais. Nesta dinâmica dialógica e formativa é que realizaremos esta Videoconferência com o objetivo de apresentar as ações planejadas inicialmente pela Gerência de Extensão (GEEX), através do GT Projetos e Convênios, para dar início à operacionalização do Convênio PROEXT/2015, apresentando ferramentas para acompanhamento que faz parte de um conjunto de ações que visa consolidar e ampliar nossos canais de comunicação.

2 A partir de análises e avaliações realizadas identificamos problemas de comunicação, execução, diante das especificidades e das sistematizações definidas pelo MEC /SESU. A resolução dos problemas citados é fundamental para que os recursos e a execução do projeto atendam aos normativos institucionais e interinstitucionais. Neste cenário de Complexidades é que a PROEX propõe ações coletivas para o estabelecimento de um fluxo de trabalho continuo e padronizado durante a execução dos projetos e Programas que integra o Convênio PROEXT/2015/MEC/SESu. Para tanto, será necessário à definição precisa das etapas dos processos nos projetos que devem atender adequadamente às necessidades de todos os interessados e contribuir para a interação eficiente das atividades entre as diversas equipes na estrutura organizacional. Vale destacar que, pela transversalidade de muitos projetos na Extensão da Universidade Pública, não só as ações em si devem ser coordenadas, mas também a comunicação, seja com o público interno ou o externo. De outra forma, certamente vamos nos deparar com conflitos diversos, não esperados e não desejados. Para minimizarmos erros decorrentes da complexidade dos procedimentos de aquisições via processos de licitação, especificidades das contratações em função da abrangência nas áreas das ações propostas, assim como o quantitativo elevado do número de "partes interessadas" será necessário o aprimoramento da qualidade do projeto focando também os processos de comunicação, agrupando um maior número de definições nas atribuições, informações e detalhamento também das atividades desenvolvidas na estrutura funcional da organização para que as Equipes dos Projetos otimizem a execução dos trabalhos de acordo com a programação efetuada. Compreendendo que ações de padronização (normas, instruções, orientações, etc.), são necessárias para alcançar nossos objetivos e devem ser integradas no coletivo da comunidade acadêmica da UNEB, com o envolvimento da ADM Central/ADM Local e o Coordenador do Projeto, é que nos propusemos à mediação da dinâmica dos trabalhos através da interação dos grupos, que aproxime à distância decorrentes do tamanho e da

3 capacidade de captar distintas realidades decorrentes da multicampia. Concebendo que estas ações certamente contribuirão com o fortalecimento da Extensão na Universidade do Estado da Bahia-UNEB, é que este grupo de trabalho organizou as oficinas virtuais, a videoconferência e reuniões presenciais e semipresenciais. Pretendemos que esta ação seja um Guia companheiro na jornada coletiva onde cada autor/coordenador do projeto; dos setores e técnicos envolvidos contribuirão para o êxito da execução deste convenio. Entendemos, ainda, como processo formativo que impulsionará processos de reflexão sobre nossas práticas, seus desafios e mecanismos de intervenção, dentro da perspectiva de uma Aprendizagem Organizacional que será potencializado pelo diálogo nos fóruns do ambiente virtual e no diálogo presencial e semipresencial.

4 1.0 QUADRO DE AÇÕES DETALHAMENTO DAS AÇÕES E ATIVIDADES AÇÃO Data Responsável Divulgação do Informativo 30/11/2015 PROEX/GEEX Organização e sistematização de ações para operacionalização da oficina virtual Envio da Indicação e dados do participante 01 a 05 /12/2015 PROEX/GEEX Diretores e coordenadores de projetos 07/12/2015 Diretores Coordenadores de Projetos Cadastro dos Participantes 09/12/2015 UNEAD/Gestor do AVA Videoconferência Realização Oficina Virtual Acesso Videoconferência 11/12/ h00 12/12/2015 a 12/12/ /01/ h00 Organização: PROEX/GEEX Orientações Administrativas: PROAD/SECOMPE e SELC Orientações Moodle: UNEAD/EAD EXTENSÃO GEEX/GT Projetos e Convênios Todos os participante Organização: PROEX/GEEX Orientações Administrativas: PROAD/SECOMPE e SELC I Encontro Presencial 02/03/2016 Coordenadores de projetos e Administrativo dos Departamentos envolvidos II Encontro Presencial Outubro/2016 Coordenadores de projetos e Administrativo dos Departamentos envolvidos

5 2.0 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES: Interação na Oficina Virtual, sala no ambiente virtual do Moodle/UNEB - Espaço de discussão através de fóruns específicos para orientações e questionamentos das demandas dos trabalhos; Levantamento junto aos Coordenadores das especificidades de cada Projeto/Programa para sua execução; Apresentação do Termo de Referência cadastrado no SINCOV, com o Plano de aplicação detalhado das despesas; Orientações para ajustes no Plano de Trabalho em função da vigência/ data de assinatura do Convênio, novo CRONOGRAMA de execução; Orientações para cadastramento dos Projetos/Programas no SIP; Orientações para planejamento dos processos de aquisições/contrações;

6 ANEXO Solicitamos a gentileza dos Diretores dos Departamentos e dos Coordenadores de Projetos/Programas, nos enviar as informações abaixo relacionadas até o dia 10/12, para cadastramento dos participantes na Plataforma - UNEB CAMPUS VIRTUAL. CADASTRAMENTO NA PLATAFORMA - UNEB CAMPUS VIRTUAL NOME FUNÇÃO: MATRICULA: CPF: TEL: