GESTÃO EM PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE LIVROS: BAMT - BOOK ACQUISITION MANAGEMENT TOOL

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1 1 GESTÃO EM PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE LIVROS: BAMT - BOOK ACQUISITION MANAGEMENT TOOL Carlos Roberto P. Almeida Jr. 1, Marilda Corrêa Leite 2 1 Graduando em Análise e Desenvolvimento de Sistemas, IFSP, São Carlos, SP 2 Mestre em Ciência da Informação Instituto de Química, UNESP, Araraquara, SP Resumo Em um ambiente de bibliotecas, o processo de aquisição de livros pode ser um dos mais complexos. O emprego de ferramentas possibilitadas pelos SIs e apoiados em TIs atuam para minimizar a complexidade deste processo. Este artigo descreve o desenvolvimento de uma ferramenta que atua neste sentido. Os requisitos funcionais desta ferramenta ainda sofrem alterações, mas devido o modelo de desenvolvimento de software adotado, estes causam poucos transtornos. O primeiro ensaio do BAMT é com o programa FAP-Livros VI, apresentando a viabilidade na otimização de tempo e recursos. Atua diretamente na inserção de registros e gerenciamento de relatórios. O software é baseado em soluções em software livre e em padrões de desenvolvimento apoiados em Engenharia de Software. Os resultados, além de visarem à maximização dos recursos financeiros, possibilitam também minimizar erros que possam ocorrer durante o todo o processo que envolve a aquisição de livros. Palavras-Chave: Aquisição de livros; Engenharia de Software; ERP; Ferramenta para gestão. Abstract In an environment of libraries, the acquisition of books can be one of the most complex. The use of tools made possible by relying on TIs and SIs act to minimize the complexity of this process. This article describes the development of a tool that works in this direction. Functional requirements of this tool still unchanged, but due to the model of software development adopted, these cause little inconvenience. The first test of the program is BAMT FAP-Books VI, showing the viability in the optimization of time and resources. Acts directly on the insertion of records and management reports. The software is based on free software solutions and development standards supported in Software Engineering. The results, as well as pursue the maximization of financial resources and also minimize possible errors that may occur during the entire process involving the acquisition of books. Keywords: Book acquisition; Software Engineering; ERP; Management Tool. 1 Introdução Em decorrência do crescente contato do homem com a máquina e da revolução dos meios de informação, os sistemas computacionais com interfaces

2 2 amigáveis são tecnologias que estão em rápida ascensão. Os usuários têm cada vez mais contato com esses sistemas e a partir deles, utilizam serviços que podem ser executados com mais precisão e rapidez. A popularização do acesso e de sistemas vinculados a Web, como o de lojas virtuais, serviços bancários e até serviços públicos; e ainda, a crescente presença de infra-estrutura, como os terminais bancários e redes de telefonia, mostram a razão que faz o homem cada vez mais interagir através da tecnologia sem que esta seja percebida. As implicações desse crescente uso da tecnologia culminam no campo de estudo da computação ubíqua, que é aquela que se move para fora dos computadores pessoais (PCs) no nosso quotidiano e tende a ser pervasiva, ou seja, com a presença do computador no ambiente sendo imperceptível para o usuário (ARAUJO, 2003). Neste sentido, as Bibliotecas optam por sistemas com interfaces funcionais e ambientes colaborativos a fim de permitir melhor interatividade do usuário. Esperase que estas interfaces atendam requisitos de acessibilidade e usabilidade que impliquem em menor esforço ao se utilizar o software e que suas funcionalidades estejam ao alcance de forma compreensível. A usabilidade é uma característica que consta na norma de qualidade de produto de software, a ISO/IEC 9126 (NBR 13596), que a define como um conjunto de atributos que evidenciam o esforço necessário para se poder utilizar o software, incluindo o julgamento individual desse uso por um conjunto explícito ou implícito de usuários. No que tange a acessibilidade, define-se como acessível aquilo que se pode atingir, alcançar ou obter facilmente, o que é compreensível. A Biblioteca do Instituto de Química de Araraquara da Universidade Estadual Paulista - UNESP faz parte das Bibliotecas contempladas no Programa FAP-Livros fase VI da Fundação de Amparo a Pesquisa do Estado de São Paulo FAPESP. Este Programa tem como objetivo o incentivo à aquisição de livros, e-books e publicação em outras mídias, destinados à pesquisa científica e tecnológica, com ênfase na atualização do acervo de Instituições de Ensino Superior e Pesquisa do

3 3 Estado de São Paulo. As propostas são elaboradas em planilhas padronizadas pela FAPESP, que vinculam as publicações com o código do pesquisador e suas linhas de pesquisa. A inserção de grande quantidade de dados na referida planilha apresenta algumas desvantagens, como a duplicação de títulos, a dificuldade na validação e também de vinculação das publicações, código de pesquisadores e linhas de pesquisa. O prazo para a coleta de dados é relativamente curto em relação à complexidade do preenchimento, sendo um dos fatores críticos para contemplar a demanda real dos pesquisadores. Em se tratando de um edital com uma proposta de atender uma demanda qualificada, ou seja, quantidade significante de recursos financeiros e de publicações solicitadas, a equipe desta Biblioteca para otimizar o processo de demanda e dos recursos provenientes do referido Programa analisou o uso de uma ferramenta interativa de gestão como um ensaio. O objetivo principal é analisar a viabilidade do uso da ferramenta Book Acquiring Management Tool BAMT para a gerenciar o processo de aquisição de livros. 2 Revisão de Literatura O processo de informatização de bibliotecas no Brasil tem registro no fim da década de 1960 (DZIEKANIAK, 2003). A extensa literatura na área inclui a experiência vivenciada em diversas instituições, relatando o uso da tecnologia disponível para uso e sua rápida evolução, dando caráter obsoleto a produtos diante do continuo surgimento de objetos oriundos da pesquisa e inovação. Estes são resultado da crescente atividade industrial e comercial, que trouxe consigo a competitividade e expôs a inerência dos aspectos econômicos em relação aos tecnológicos. A informatização das bibliotecas é uma das seguras estratégias para a modernização, sendo realizável com o emprego das tecnologias de informação e de comunicação (TIC). As TICs são fruto da contribuição de diversas áreas de características essencialmente tecnológicas, incluindo a Informática, Engenharia

4 4 Elétrica e Eletrônica, Telecomunicações etc. Praticamente todas as outras áreas do conhecimento as recorrem buscando maior eficiência em processos, melhoria de controle de atividades, da prestação de serviços e da própria gestão de bibliotecas (PARANHOS, 2004). Paranhos (2004) também cita que a recorrente associação da informatização como a relativa aos aspectos tecnológicos do uso de software e hardware, elementos das TICs, é insuficiente para limitar o processo de informatização de bibliotecas, que engloba questões que incluem tanto ordem técnica prática biblioteconômica quanto a econômico-financeira. Contudo, segundo Balloni (2003), a importância dos Sistemas de Informação (SI) e das Tecnologias de Informação (TI) se mostra cada vez mais relevante frente às necessidades impostas, sendo o conhecimento do ambiente de bibliotecas e um rápido fluxo de informações fundamentais para a tomada de decisão. Desta forma, para que se mantenha a clareza do que está sendo exposto, a definição de TI pode ser melhor resumida como sendo a ferramenta que se utiliza para criar, armazenar e difundir dados e informação na criação do conhecimento. De forma que, SI passa a ser definido como sendo o processo que engloba a TI, as pessoas e processos que coletam, transformam e disseminam a informação para apoiar a tomada de decisão, coordenação, controle, análise e visualização na organização. Para Balloni (2003) a TI está redefinindo os fundamentos dos negócios, implicando que o atendimento ao cliente, operações, estratégias de marketing, distribuição e até da gestão do conhecimento dependam muito dos SI. Neste contexto, torna-se evidente que o uso de ferramentas de gestão que dão suporte a tomada de decisões é de fundamental importância no atual cenário empresarial mundial. A chave para o sucesso das empresas se resume em ter competitividade e a busca dela, que além dos SI, depende de ferramentas como a TQM (Gerenciamento Total da Qualidade) e JIT (Just in Time), dentre outras, para o gerenciamento dos processos, resulta na melhoria de produtos e redução de custos.

5 5 Na visão de Morigi (2004), as bibliotecas universitárias tendem à dependência quase total no uso das TIs e dos SIs inerentes a essas tecnologias. Para o autor, as bibliotecas universitárias: [...] ao utilizar e incorporar em suas práticas cotidianas as tecnologias de informação e comunicação, alteraram as formas de sociabilidade, implicando o redimensionamento dos papéis sociais dos atores que nela atuam, construindo novas formas de sociabilidade. Focando nos SIs, a necessidade de integração dos processos de negócios nas organizações foi atendida com a criação dos Sistemas Integrados de Gestão, mais conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning). De acordo com BUCKHOUT et al, um ERP é um software de planejamento dos recursos empresariais que integra as diferentes funções da empresa para criar operações mais eficientes. Integra os dados-chave e a comunicação entre as áreas da empresa, fornecendo informações detalhadas sobre as operações da mesma. Para Almeida et. al (2004), alguns objetivos de um ERP podem ser resumidamente caracterizados da seguinte forma: Atende a todas as áreas da empresa Orientados a processos Ferramenta de mudança organizacional Suporta a necessidade de informação das áreas Permite a integração das áreas e filiais da empresa Apoio às operações da empresa Possui base de dados única e centralizada Obtém a informação em tempo real Possibilita maior controle sobre a empresa Auxilia a tomada de decisão Oferece suporte ao planejamento estratégico Dentre os vários processos de gestão que integram um ERP, a ferramenta BAMT poderia integrar parte de um ou mais deles, e tem relação com a gestão de

6 6 compras e elicitação de títulos. Especificamente, a gestão de compra de títulos e softwares que são necessários em um acervo de biblioteca. A gestão de compras de compras é considerada um fator estratégico nos negócios, pois converge o volume de recursos, sobretudo o financeiro. A função desse processo, que se relaciona com todos os departamentos de uma empresa, tem como objetivos de eficiência a obtenção dos materiais certos, das quantidades corretas, das entregas no menor tempo possível e dos preços mais vantajosos. Os departamentos de compra concentram como principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e negociação de preços. 3 Materiais e Métodos A ferramenta BAMT utiliza soluções em software livre, tendo como base o sistema operacional Linux, através da distribuição Gentoo, servidor de páginas Apache, o software para controle de versões SVN, o software para geração de hipertexto PHP e o sistema gerenciador de base de dados MySQL. O método de desenvolvimento está baseado no modelo de ciclo de vida em espiral, originalmente proposto por Boehm (1988), onde a construção é conduzida por ciclos, permitindo que em cada um deles se obtenha versões do sistema cada vez mais definidas, completas e com graus de risco cada vez menores. Segundo Pressman (2005), um ciclo de desenvolvimento típico contém cinco elementos (Figura 1): comunicação, planejamento, modelagem, construção e entrega. Na comunicação basicamente ocorre às especificações dos requisitos, seguido pelo planejamento, onde são definidas as tarefas a serem executadas, os riscos envolvidos, os recursos necessários, o que será produzido e a definição de uma agenda de trabalho. Na modelagem, é estabelecida a arquitetura de software, ou seja, as interfaces, controles, estruturas de dados, modos de teste, etc. Já na fase de construção ocorrem as codificações juntamente com seus testes de verificação. Por fim, na fase de entrega ocorre a transferência do produto para o interessado, o qual avalia e retorna o resultado para os desenvolvedores. No entanto, o modo como cada um

7 7 desses elementos são estabelecidos depende das tarefas programadas no ciclo e das características do problema a ser resolvido. Figura 1: Modelo de processo em espiral de acordo com Pressman (2005). No caso desta ferramenta, as fases de comunicação e entrega foram simplificadas em relação aos métodos tradicionais de desenvolvimento de software, uma vez que os requisitos são estabelecidos pelo mesmo ator que desenvolve a ferramenta, e seu uso, pelo menos inicialmente, será no próprio ambiente onde a mesma está sendo desenvolvida. A documentação do sistema é realizada com o suporte de softwares como o MediaWiki (1) e é composta de diagramas que auxiliam na especificação e mudança de requisitos (Figuras 2 e 3) Figura 2: Diagrama de casos de uso para casos básicos do BAMT

8 8 Figura 3: Diagrama de atividades descrevendo o processo de submissão Na construção utilizou-se o CakePHP (2), isto é, um framework de desenvolvimento de software em linguagem PHP para aplicações web baseado em paradigmas de desenvolvimento de software, tais como: MVC (Model-View- Controller) e ORM (Object-relational mapping). A biblioteca em javascript JQuery (3) também foi adotada com o objetivo de oferecer recursos para a melhoria da usabilidade e facilitar o uso da tecnologia AJAX (Asynchronous Javascript And XML). Níveis de hierarquia foram definidos para o controle de uso dos recursos da ferramenta, sendo estabelecidos três deles: administrador; gestor, que tem como função validar as indicações; e o pesquisador, ou seja, o usuário final. Utilizaram-se ainda duas APIs (Application Programming Interface) providas para a interação com a base de dados ISBNdb (4) e Google Books (5), que permitiram a funcionalidade na interface do pesquisador do preenchimento automático dos campos autor, título, editora e exibição das capas dos títulos com apenas a inserção do código ISBN da publicação. O emprego do padrão de desenvolvimento MVC permite que diversos tipos de

9 9 views sejam implementadas, tornando o acesso à informação pouco dependente da plataforma ou meio ao qual o usuário se utiliza para acesso, isto é, é possível criar interfaces que funcionem instaladas na máquina do usuário ou até em smartphones de forma mais rápida e eficiente utilizando esse padrão. O BAMT utiliza apenas views com interfaces WEB neste momento e tem compatibilidade com os navegadores mais comuns do mercado, incluindo Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Opera. Neste ensaio, as interfaces do BAMT foram personalizadas para atender o programa FAP-Livros VI. De forma resumida, as funcionalidades da ferramenta podem ser dividas em: 1. Coleta de títulos: neste contexto foram desenvolvidas duas interfaces de entrada de dados. A primeira, que pode ter ativada pela interface de gerenciamento e pode ter o seu acesso restringido por faixa de IPs ou senha, é de uso dos pesquisadores ou usuários externos que solicitam títulos. Por segurança, o uso de CAPTCHA (6) está sendo integrada a essa interface (figura 4). A segunda faz parte do sistema de gerenciamento interno, onde a submissão de títulos pode ser feito pelos gestores do sistema. 2. Análise de títulos: Algumas interfaces compõem o recurso para análise de títulos e cabe aos gestores, por meio delas, por exemplo, corrigir títulos que foram preenchidos parcialmente, substituir por edições mais recentes, arquivar por não enquadramento do título nos objetivos do programa FAP-Livros e etc (figura 5). 3. Exportação de planilhas para programa FAP e para geração de cotação: A planilha do programa FAP Livros é padronizada e seu modelo foi incorporado ao BAMT. 4. Importação das planilhas de fornecedores (devem estar no formato CSV): Esta funcionalidade está em desenvolvimento e deve ser capaz de importar os dados gerados pelos fornecedores no formato CSV ou XML. 5. Geração de relatórios, gráficos e outras planilhas: a geração das planilhas nesta fase deve atender ao critério de agrupamento dos preços e prazos

10 10 de entrega dos títulos fornecidos. Também deve apontar os títulos esgotados e com prazo de entrega acima de um limite especificado antes de sua geração. 6. Gerenciamento de usuários e outros recursos: O administrador do sistema pode criar novos gestores, verificar o histórico de acessos e modificações realizadas na administração dos títulos. Figura 4: Interface externa para submissão de títulos Figura 5: Uma das interfaces interna para análise de títulos

11 11 O desenvolvimento da ferramenta BAMT continua em progresso, tendo novos requisitos incluídos nos ciclos subseqüentes, tais quais as funcionalidades de backup automático da base de dados, integração com Open-id (7) para autenticação e migração da base de dados para o SGBD PostgreSQL, que é um projeto open source e provê recursos para manipulação dos dados atualmente inexistentes no MySQL. 4 Resultados Parciais/Finais A fase de inserção dos dados que constou da vinculação entre publicação, código do pesquisador e linha de pesquisa foi contemplada de forma satisfatória, pois a utilização dessa ferramenta de gerenciamento contribuiu para umas das maiores concessões de recursos desta Universidade. Observou-se ainda que a complexidade na coleta de dados foi minimizada. A segunda fase já está em andamento, otimizando o processo de aquisição através do uso das funcionalidades de geração de planilhas para cotação de livros nas editoras. As planilhas com as cotações dos fornecedores poderão ser importadas e tais dados servirão para a computação de grupos de livros com melhores critérios para compra, sendo que atualmente estes se baseiam em custo e tempo para entrega. 5 Considerações Parciais/Finais A contribuição de uma ferramenta para gerenciar o processo de aquisição, como a BAMT, focada em necessidades específicas encontradas em ambiente de bibliotecas, implica em reduzir o tempo depreendido, maximizar o uso de recursos financeiros e minimizar erros que possam ocorrer durante o processo. 6 Referências ALMEIDA, F. G. et al. Qualidade dos sistemas integrados de gestão: um estudo de caso. Cadernos do IME: Série Informática, n. 16, p.27-43, jun

12 12 ARAUJO, R. B. Computação ubíqua: princípios, tecnologias e desafios. In: SIMPÓSIO BRASILEIRO DE REDES DE COMPUTADORES, 21., 2003, Fortaleza. Anais... Fortaleza: [ s. n.], p BALLONI, A. J. Porquê gestão em sistemas e tecnologias de informação?. Revista Tecnologia da Informação do Ic Unicamp, Disponível em: <http://www.ccuec.unicamp.br/revista/infotec/artigos/gesiti_final.pdf >. Acesso em: 5 jun BOEHM, B. W. A spiral model of software development and enhancement. IEEE Computer, v. 21, n. 5, p , May DZIEKANIAK, G. V. Análise do software Bibliotech sob a ótica da biblioteconomia f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção)-Departamento de Engenharia, Universidade Federal de Santa Maira, Santa Maria, MORIGI, V. J.; PAVAN, C. Tecnologias de informação e comunicação: novas sociabilidades nas bibliotecas universitárias. Ciência da Informação, v. 33, n. 1, p , jan./abr PARANHOS, W. M. M. da R. Fragmentos metodológicos para projetos e execução de gestão informatizada de coleções de documentos e serviços em bibliotecas. Encontros Bibli, v. 2, p , PRESSMAN, R. S. Software engineering: a practitioner's approach. 6th ed. Boston: McGraw-Hill, (1) MediaWiki Sistema de coleção de páginas. Disponível em: <http://www.mediawiki.org/wiki/mediawiki>. Acesso em: 01 abr (2) CakePHP. Framework php de desenvolvimento rápido. Disponível em: <http://www.cakephp.com />. Acesso em: 01 abr (3) JQUERY. The write less, do more, JavaScript library. Disponível em: <http://jquery.com/>. Acesso em: 01 abr (4) ISBNdb.COM. Unique book & ISBN database. Disponível em: <http://isbndb.com/>. Acesso em: 01 abr (5) Google books. API para consulta de livros. Disponível em: <http://code.google.com/intl/pt- BR/apis/books/docs/getting-started.html>. Acesso em: 01 abr (6) Captcha. "/Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart/". Disponível em: < >. Acesso em: 10/jun/2010 (7) Open-id. Safe, faster and easier way to log in to web sites. Disponível em: < Acesso em: 01 abr

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