O Total Economic Impact do Microsoft Office 365

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1 Um estud Ttal Ecnmic Impact da Frrester preparad para a Micrsft O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 Clientes de médi prte Diretr d prjet: Jnathan Lipsitz Junh de 2011

2 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte SUMÁRIO Resum executiv... 2 Fatres que afetam s benefícis e s custs... 7 Divulgações... 7 Sistema e metdlgia de TEI... 8 Análise... 9 Destaques das entrevistas... 9 Custs Benefícis Flexibilidade Risc Resum financeir Micrsft Office 365: visã geral Apêndice A: Descriçã da rganizaçã cmbinada Apêndice B: Visã geral d Ttal Ecnmic Impact Apêndice C: Glssári Apêndice D: Cnsiderand este estud juntamente cm utrs estuds de TEI publicads recentemente Apêndice E: Ntas finais , Frrester Research, Inc. Tds s direits reservads. A reprduçã nã autrizada é estritamente pribida. As infrmações baseiamse ns melhres recurss dispníveis. As piniões refletem a avaliaçã em determinad mment e estã sujeitas a alterações. Frrester, Techngraphics, Frrester Wave, RleView, TechRadar e Ttal Ecnmic Impact sã marcas cmerciais da Frrester Research, Inc. Tdas as utras marcas cmerciais sã prpriedade de suas respectivas empresas. Para bter infrmações adicinais, visite (em inglês). Sbre a Frrester Cnsulting A Frrester Cnsulting frnece cnsultria independente e bjetiva cm base em pesquisas a fim de ajudar as lideranças a alcançar sucess em suas rganizações. Os serviçs de cnsultria da Frrester, que abrangem desde uma breve sessã estratégica até prjets persnalizads, clcam vcê em cntat diret cm analistas de pesquisas que aplicam cnceits especializads as seus desafis específics de negócis. Para bter mais infrmações, visite (em inglês). Página 1

3 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Resum executiv Um númer cada vez mair de SMBs (empresas de pequen e médi prte) está buscand a cmputaçã em nuvem para bter reduçã de custs de TI, flexibilidade na entrega das mais recentes ferramentas para prfissinais da área de infrmaçã, aument na prdutividade e clabraçã da frça de trabalh, reduçã da cmplexidade da infraestrutura e aument da segurança de TI. Empresas menres agra pdem aprveitar s benefícis de uma estrutura de TI de classe empresarial, bem cm as versões mais recentes de sftwares, sem s bstáculs u as dificuldades financeiras tradicinais. A remçã ds grandes gasts iniciais em favr da pssibilidade de previsã de pagaments em uma base mensurada u pr usuári altera psitivamente demnstrativ financeir de SMBs. Nã ter de vincular a equipe de TI a tarefas de manutençã e atualizaçã de hardware e sftware lcal liberand esses talents para trabalhs cm mair adiçã de valr e, a mesm temp, aprveitar a inteligência de TI de um prvedr de cmputaçã na nuvem, é uma nva e atraente pçã para muits executivs cm desafis de TI. Dessa maneira, se um prvedr de serviçs na nuvem fr capaz de frnecer uma alternativa prnta para s negócis cm mair segurança e eficiência e pr um cust ttal de prpriedade semelhante u inferir, s prprietáris das empresas e suas equipes de TI deverã avaliar essas alternativas e redistribuir s recurss de TI equipe e funds para prjets mais crítics para s negócis. Além diss, cm a frça de trabalh está cada vez mais remta, móvel e dependente de diverss dispsitivs, a nuvem é a arquitetura ideal para reduzir a cmplexidade e frnecer serviçs as funcináris em qualquer lugar, a qualquer hra e em qualquer dispsitiv. Os atuais serviçs na nuvem, a cntrári da mairia das sluções lcais, cntam cm s fatres de presença, escala e fc em dispsitivs móveis necessáris n mund de hje, em que a flexibilidade de lcalizaçã é determinante. Pr esses dis mtivs, as rganizações SMB cncentradas n cresciment ds negócis devem primeir se questinar: Pdems executar iss na nuvem? e, em seguida, devem verificar as razões pelas quais uma carga de trabalh deve cntinuar send lcal. Em dezembr de 2010, a Micrsft encarregu a Frrester Cnsulting de examinar impact ecnômic ttal e ptencial ROI (retrn d investiment) que as SMBs pderiam bter cm a implantaçã d Office 365, cnstituíd pel Office Prfessinal Plus (cm uma assinatura), Exchange Online (cm Frefrnt Online Prtectin fr Exchange), SharePint Online e Lync Online. O bjetiv desse estud é frnecer as leitres de empresas de médi prte definidas para este estud cm aquelas que pssuem mens de 250 usuáris um sistema para avaliar impact financeir ptencial d Office 365 em suas empresas. O estud nã inclui tds s pssíveis benefícis assciads a cada prdut individual, mas descreve s benefícis gerais de td pacte e s benefícis da migraçã para a sluçã na nuvem da Micrsft. Os leitres devem cnsultar s estuds individuais detalhads de TEI (Ttal Ecnmic Impact ) para Office 2010, SharePint 2010, Exchange 2010 e Lync 2010, que pdem ser pesquisads em O Apêndice D cntém um resum desses estuds de TEI. O Office 365 frneceu um ROI de 321%, cm um períd de retrn d investiment de dis meses para a rganizaçã cmbinada # de médi prte. O Office 365 aumenta a prdutividade, ferece tranquilidade para a TI e reduz TCO em cmparaçã a uma implementaçã lcal semelhante. # A Frrester criu uma rganizaçã cmbinada que reflete as características ds sete clientes entrevistads. Os resultads financeirs referem-se à rganizaçã cmbinada de médi prte. Página 2

4 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Este estud baseia-se na experiência de sete SMBs que migraram tda u parte de suas cmunicações e de sua cmputaçã clabrativa para a nuvem. As entrevistas mstram que essas empresas estã se beneficiand cm auments na prdutividade ds prfissinais d cnheciment, além de ecnmias em categrias específicas descritas em detalhes neste estud: redistribuiçã de temp e talent anterirmente vinculads a implementações; eliminaçã de hardwares e da necessidade de manter, atualizar u substituíls; eliminaçã de custs de licença de sftware; ecnmia em Webcnferências; e uma grande ecnmia de prdutividade para diversas funções em tda a empresa. A Frrester cnstatu que uma rganizaçã cmbinada, cm base nas sete empresas entrevistadas, pde bter benefícis além d valr gerad pels recurss de sftware lcais existentes. Uma empresa que antes se precupava cm suas próprias questões de segurança de dads e armazenament de grandes quantidades de dads pde se trnar cnsumidra de serviçs de um prvedr especialista, cm a Micrsft, cm experiência e segurança para remver a mairia dessas precupações. Um ds líderes de TI entrevistads para esse estud resumiu a questã dizend: A tranquilidade é mair benefíci para mim. Saber que alguém está cuidand de tud é excelente. Seus prfissinais d cnheciment cntarã cm nvs recurss e nvas atualizações de sftware assim que frem dispnibilizads pel frnecedr, em vez de terem de esperar meses u ans. Os custs da migraçã para Office 365 sã previsíveis e distribuíds a lng d temp cm despesas peracinais (pex), em vez de despesas de capital (capex), que clca um rar srris n rst d diretr financeir. Os executivs empresariais entrevistads para esse estud cmpartilharam suas mtivações para investir n Office 365 e suas descbertas cm base em resultads iniciais. As ecnmias e a cmpetitividade financeira ficaram n tp da lista; de acrd cm que uvims frequentemente. As ecnmias btidas de uma sluçã cm base na nuvem sã mtiv suficiente para esclher Office 365. Ele ecnmiza dinheir da empresa e permite que nssa equipe de TI trabalhe em prblemas cmerciais e agregue mais valr à empresa. Para utrs, a razã é multifacetada - uma cmbinaçã de bm sens cmercial e financeir leva a empresas mais rbustas. Um prprietári/fundadr ns disse: Eu su cprprietári e, também, respnsável pel gerenciament geral de nsss servidres. Essa é uma precupaçã cnstante para mim, pis nã tems uma grande equipe de TI. Estu amarrad as meus servidres, e para cnseguir sair de férias é muit difícil. Quand migrei SharePint para a nuvem, ficu fácil sair de férias. Eu pderia ter cntratad várias equipes, mas essa seria uma sluçã muit mais cara. É um grande ganh mver tud para a nuvem. As entrevistas individuais da Frrester cm sete clientes beta d Office 365 e a análise financeira subsequente cnstataram, cm base nas empresas entrevistadas, que uma rganizaçã cmbinada pde esperar bter ROI ajustad a riscs, a IRR (taxa interna de retrn), s custs e s benefícis mstrads na Tabela 1. Cnsulte Apêndice A para ler uma descriçã da rganizaçã cmbinada. Tabela 1 ROI ajustad as riscs em três ans para a rganizaçã cmbinada i ROI Períd de retrn financeir IRR (taxa interna de retrn) Benefíci ttal (valr atual) Cust ttal (valr atual) VPL (valr presente líquid) VPL pr usuári 321% 2 meses 920% $ ($ ) $ $5.936 Fnte: Frrester Research, Inc. Página 3

5 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte O temp para implantar a sluçã e períd de retrn financeir, medids a partir da data de entrada em peraçã, fram significativamente menres d que seriam se uma sluçã equivalente fsse cmpilada lcalmente. Benefícis. A rganizaçã cmbinada pde esperar bter s benefícis a seguir, que representam valr btid pelas empresas entrevistadas: Aument da prdutividade de prfissinais d cnheciment. Os recurss incluíds nas sluções 2010 aumentaram significativamente a prdutividade de prfissinais d cnheciment. Tds s benefícis btids em sluções lcais também sã btids n Office 365. O aument da prdutividade entre tds s 150 funcináris geru US$ Aument incremental da prdutividade ds funcináris móveis. Além d aument geral de prdutividade, s funcináris móveis btêm um aprimrament incremental pr cnseguirem acessar mais facilmente cnteúd e recurss de TI quand estã em trânsit. Existem 50 cnsultres amplamente móveis que alcançaram um ganh de prdutividade de US$ ns últims três ans. Eliminaçã de hardware. Cm uma sluçã na nuvem, Office 365 elimina em grande parte a necessidade de hardwares lcais. Para a rganizaçã cmbinada, cinc servidres físics e 1,5 terabytes de armazenament sã eliminads. Iss, em cnjunt cm s custs de manutençã e hspedagem, resulta em uma ecnmia de aprximadamente US$ em três ans. Eliminaçã de sftware de terceirs. O Office 365 inclui cmpnentes de sftware pels quais uma rganizaçã geralmente pagaria separadamente. Para a análise de ROI, fram incluídas sluções antivírus/antispam (FOPE) e de backup de de terceirs. Iss ttalizu aprximadamente US$ em três ans. Ecnmia em Webcnferência. O Lync Online inclui uma sluçã de Webcnferência que pde substituir sluções de terceirs. Fram ecnmizads US$ n períd d estud. Substituiçã de licenças da Micrsft. O mdel de assinatura d Office 365 substitui a necessidade de licenças lcais da Micrsft. Iss inclui licenças d Office Prfessinal Plus, licenças de servidr e CALs (Licença de Acess para Cliente). Os custs de licenças substituídas estã incluíds, de frma que apenas aument líquid ns custs seja incluíd na análise de ROI. Iss nã representa nenhum tip de descnt nem uma reduçã n cust ttal pag à Micrsft. As licenças substituídas ttalizam US$ n períd inicial d estud. Mã de bra de planejament e implementaçã lcal evitada. Os custs e s esfrçs para implementar uma sluçã lcal semelhante seriam maires d que para Office 365. Na implementaçã inicial, mais de US$ fram ecnmizads em custs de mã de bra interna e serviçs prfissinais. Reduçã ds esfrçs de suprte de TI. A terceirizar a administraçã da infraestrutura, s esfrçs de administraçã da TI para essas sluções sã amplamente eliminads. Além diss, as habilidades exigidas pela equipe de suprte remanescente sã reduzidas, que permite que recurss mens nerss sejam cntratads. Iss ttaliza uma ecnmia de US$ em três ans. Página 4

6 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Reduçã de custs de viagem e de emissões de CO2 crrespndentes. Os cnsultres amplamente móveis descrits acima cnseguiram reduzir significativamente númer de viagens a instalações de clientes. Além diss, utrs 70 funcináris cnseguiram eliminar alguma viagem. A ecnmia ttal relacinada a viagens fi de US$ n períd d estud. Iss resultu em uma reduçã de kg de emissões de CO2 prvenientes de viagens aéreas. Funcinalidade melhr/mais recente e facilidade de atualizaçã. O Office 365 frnece um caminh clar e simples para atualizar para as versões mais recentes de sluções da Micrsft. Várias das empresas entrevistadas acreditam que, a utilizar a versã mais recente sempre, elas btêm uma vantagem cmpetitiva. Melhr atendiment a cliente e melhres prtunidades para cresciment ds negócis. Muits ds benefícis mencinads acima se traduzem em um melhr atendiment a cliente. Além diss, liberar temp ds usuáris empresariais e de TI permitiu que eles se cncentrassem n cresciment ds negócis e reduziu temp de entrada n mercad de nvs prduts e serviçs. Melhr capacidade de previsã de custs. As empresas entrevistadas afirmaram que é muit valis ter uma previsã precisa ds gasts de TI para próxim an. Iss também simplifica bastante prcess de definiçã de rçament. Reduçã das despesas de capital. Aprximadamente metade das empresas entrevistadas afirmu que é imprtante mudar de despesas de capital para despesas peracinais, em terms de pssibilidade de previsã e capacidade de aprvaçã ds funds pel CFO. Aument da segurança de TI. A sluçã Office 365 garante que as atualizações e s patches de segurança mais recentes estejam em vigr. O aument da segurança de TI também é btid pr mei d us de sluções de segurança de TI de classe mundial, cm FOPE e uma infraestrutura altamente segura frnecida pela Micrsft. Melhr arquivament e cnfrmidade. O Office 365 aprimru arquivament pr mei d us de armazenaments de dcuments cmpartilhads d SharePint e d arquivament de nativ d Exchange Online, que elimina a necessidade de arquivs.pst lcais d Outlk. Iss também reduziu temp para atender às cnsultas de cnfrmidade cm as nrmas. Dispnibilidade e recuperaçã de desastres aprimrads. A Micrsft frnece redundância gegráfica cmpleta, alg que nenhuma das empresas entrevistadas esteve pert de atender pr cnta própria. Iss também permite que s usuáris vltem a trabalhar muit mais rapidamente se um escritóri precisar ser fechad. Custs. A rganizaçã cmbinada apresentu s seguintes custs: Mã de bra de planejament inicial e de implementaçã/migraçã. A quantidade de esfrç para planejar r implementar Office 365 é baixa em cmparaçã à uma sluçã lcal. Algumas das empresas entrevistadas cncluíram tdas as atividades cm mã de bra interna, a pass que utras usaram uma cmbinaçã de recurss interns e serviçs prfissinais. A rganizaçã cmbinada utilizu serviçs prfissinais para ajudar a criar a sluçã e prcess de migraçã, e a mair parte d trabalh fi realizad pr recurss interns. Os custs de implementaçã d períd inicial fram de aprximadamente US$ Página 5

7 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Hardware. Para SSO (lgn únic) e a federaçã de identidades, é necessári ter um servidr de ADFS (Serviçs de Federaçã d Active Directry). O servidr, em cnjunt cm três ans de manutençã e hspedagem interna, custa cerca de US$ Assinatura e licenças da Micrsft. A sluçã Office 365 E3 é frnecida pr US$ 24 pr mês, pr usuári. Se SharePint fr utilizad para a clabraçã e cmpartilhament de dcuments cm s clientes e utrs usuáris externs, uma assinatura separada será necessária. Pels três ans d estud, cust ttal pag à Micrsft fi de cerca de US$ Iss fi US$ a mais d que pr uma sluçã lcal semelhante. Treinament. O treinament de usuáris finais para Office 365 é muit parecid a treinament necessári para nvas sluções lcais semelhantes. Existem abrdagens diferentes de treinament que abrangem desde frneciment de dcumentaçã básica para s usuáris até sessões de treinament presenciais. Em geral, as rganizações entrevistadas frneceram treinament para s recurss de TI que dariam suprte a Office 365. O cust ttal de treinament para s usuáris finais e a TI fi inferir a US$ n períd inicial. Administraçã cntínua. A administraçã d Office 365 exige mens esfrç d que uma sluçã lcal equivalente. A rganizaçã cmbinada precisu de recurss 0,75 FTE (equivalente de temp integral) para dar suprte as funcináris ns EUA e na Eurpa. Iss ttalizu US$ n períd d estud. Largura de banda adicinal. O Office 365 talvez exija largura de banda adicinal. Para a rganizaçã cmbinada, uma linha T1 adicinal fi incluída na sede. Iss custu US$ em três ans. Figura 1 Flux de caixa cumulativ ajustad as riscs em três ans para a rganizaçã cmbinada $ $ $ $ $ $ $ $0 ($ ) ($37.870) $ Inicial An 1 An 2 An 3 Custs (valr atual) Benefícis (valr atual) Flux de caixa cumulativ (valr atual) Fnte: Frrester Research, Inc. Página 6

8 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Fatres que afetam s benefícis e s custs A Tabela 1 ilustra s resultads financeirs ajustads as riscs que pdem ser esperads pela rganizaçã cmbinada. Os valres ajustads as riscs levam em cnta qualquer pssível incerteza u variaçã existente a estimar s custs e s benefícis, que resulta em estimativas mais cnservadras. Os seguintes fatres pdem afetar s resultads financeirs btids pr uma rganizaçã: Númer de usuáris. Os custs da assinatura d Office 365 sã calculads cm base n númer de usuáris. Um númer mair de usuáris também pderia exigir a migraçã de mais dads, que prlngaria períd de implementaçã e aumentaria cust. Pr utr lad, quant mair a base de usuáris, maires s benefícis btids. N que se refere as benefícis relacinads à prdutividade, as rganizações maires deverã cnstatar ganhs cnsideravelmente superires, capazes de aumentar ROI e VPL. Cmpnentes utilizads da sluçã Office 365. Uma rganizaçã pde decidir nã implementar tds s cmpnentes da sluçã Office 365 Office Prfessinal Plus, Exchange Online, SharePint Online e Lync Online. Iss reduzirá cust da assinatura mensal, mas também pderá fazer cm que algumas das categrias de benefícis discutidas n estud nã sejam cncretizadas. O leitr deve levar em cnsideraçã, se fr cas, quais ds benefícis nã serã cncretizads se td pacte nã fr implementad. Divulgações O leitr deve estar ciente d seguinte: O estud fi encmendad pela Micrsft e realizad pel grup Frrester Cnsulting. A Frrester nã faz supsições quant a pssível ROI a ser btid pr utras rganizações. A Frrester recmenda enfaticamente que s leitres usem suas próprias estimativas dentr d sistema apresentad n relatóri para determinar a cnveniência de um investiment n Micrsft Office 365. A Micrsft revisu material e enviu cmentáris à Frrester, mas a Frrester manteve cntrle editrial sbre estud e suas cnstatações. Os clientes entrevistads fram indicads pela Micrsft. Página 7

9 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Sistema e metdlgia de TEI Intrduçã A partir das infrmações frnecidas nas entrevistas, a Frrester elabru um sistema de TEI (Ttal Ecnmic Impact ) para as rganizações que avaliam a pssibilidade de implementar Micrsft Office 365. O bjetiv desse sistema é identificar s fatres de cust, benefíci, flexibilidade e risc que afetam a decisã de investiment. Abrdagem e metdlgia A Frrester adtu uma abrdagem em várias etapas para avaliar impact que Micrsft Office 365 pde exercer em uma rganizaçã (veja a Figura 2). Especificamente, nós: Entrevistams a equipe de marketing e vendas da Micrsft e s analistas da Frrester para cletar dads relacinads a Office 365 e a mercad de sluções de clabraçã e prdutividade cm base na nuvem. Entrevistams sete rganizações de médi prte atualmente em beta cm Micrsft Office 365 a fim de bter dads relativs a custs, benefícis e riscs. Criams uma rganizaçã cmbinada cm base nas características das rganizações entrevistadas (cnsulte Apêndice A). Cnstruíms um mdel financeir que representa as entrevistas usand a metdlgia de TEI. Esse mdel financeir é preenchid cm s dads de custs e benefícis btids nas entrevistas, de acrd cm aplicad na rganizaçã cmbinada. Figura 2 Abrdagem de TEI Realizar um planejament detalhad Cnduzir entrevistas cm clientes Criar a rganizaçã cmbinada Elabrar mdel financeir usand sistema de TEI Redigir estud de cas Fnte: Frrester Research, Inc. A Frrester lançu mã de quatr elements fundamentais de TEI n mdel para Micrsft Office 365: 1. Custs. 2. Benefícis para tda a rganizaçã. 3. Flexibilidade. 4. Risc. Diante da crescente sfisticaçã das empresas nas análises de ROI relativas a investiments em TI, a metdlgia de TEI da Frrester atende a bjetiv de frnecer uma visã abrangente d impact ecnômic ttal das decisões de cmpra. Cnsulte Apêndice B para bter mais infrmações sbre a metdlgia de TEI. Página 8

10 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Análise Destaques das entrevistas Para este estud, fi realizad um ttal de sete entrevistas, envlvend representantes das seguintes empresas (clientes da Micrsft cm sede ns EUA e na Eurpa): 1. Um escritóri de design gráfic de rápid cresciment cm 65 funcináris, send que a mairia trabalha de casa. Um ds cfundadres é diretr de TI. A empresa estava usand Exchange Online cm parte da ferta de BPOS (Business Prductivity Online Services) da Micrsft e está migrand d SharePint 2010 lcal e d LiveMeeting. 2. Uma empresa hiptecária cm 200 funcináris. A empresa estava realizand uma migraçã para BPOS quand, em vez diss, decidiu adtar Office 365. Ela estava usand as versões 2007 d Office Prfessinal (lcal), Exchange Online e uma implantaçã limitada d SharePint hspedada pr um frnecedr terceir. 3. Uma empresa de cnsultria de engenharia de segurança eurpeia cm 100 funcináris e mais de 700 prjets de cnsultria em andament simultaneamente em td mund. A empresa está migrand de versões lcais d Exchange 2010, d Office Prfessinal 2010, d SharePint 2010 e d Office Cmmunicatins Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) para Office Uma clínica médica de neurlgia cm seis médics e 38 funcináris. A clínica pssui cinc cnsultóris secundáris e também atende a pacientes internacinais d Oriente Médi. O principal incentiv para migrar para Office 365 fi utilizar Lync Online cm uma sluçã de telemedicina. Cnsidera-se também migrar de versões lcais d Exchange e d Office Prfessinal 2003 para Office Uma pequena empresa de manufatura cm 50 funcináris em escritóris em quatr países da Eurpa. A empresa utiliza Exchange Online cm parte d BPOS e Office Prfessinal 2010 implantads em máquinas lcais. Ela nã utiliza Lync nem SharePint, mas está cnsiderand incluí-ls n futur. 6. Uma empresa de SaaS (sftware cm serviç) que frnece serviçs de mensagem de difusã de text e vz para grandes empresas. Ela pssui três escritóris e dis data centers. A empresa utilizará Office 365 para Exchange, migrand d Exchange Online cm parte d BPOS. Ela também utiliza versões lcais d Office Enterprise, d SharePint e d Lync Essas versões serã migradas para Office 365 n futur. 7. Uma agência de hspedagem e design digital cm 25 pessas, sediada n Rein Unid. A empresa está substituind uma sluçã de que nã é da Micrsft pel Office 365 e migrand d BPOS para OCS para Lync Online. Ela também adicinará a versã d SharePint d Office 365. Página 9

11 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte As sete entrevistas revelaram s seguintes pnts de destaque: Reduzir TCO (cust ttal de prpriedade) de ferramentas de prdutividade e clabraçã fi principal mtiv de as empresas ptarem pr implementar Office 365. As ecnmias btidas de uma sluçã cm base na nuvem sã mtiv suficiente para esclher Office 365. Ele ecnmiza dinheir da empresa e permite que nssa equipe de TI trabalhe em prblemas cmerciais e agregue mais valr à empresa. Cmeçams a analisar as pções e descbrims que a sluçã nline da Micrsft pde reduzir nsss custs. Eu cnsiderei executar um cnjunt básic de servidres e, à primeira vista, esse parecia ser caminh cert a seguir. Entretant, quand cnsiderei tds s custs de hardware e licenciament, bem cm a cmplexidade, percebi que nã queria realizar gerenciament pr cnta própria e que Office 365 era a sluçã perfeita. A capacidade de Office 365 simplificar a administraçã da TI fi muit atraente para s gerentes de empresas menres, além de frnecer uma garantia mair de cntinuidade e segurança em cmparaçã cm recurss própris interns de uma empresa. A tranquilidade é mair benefíci para mim. Saber que alguém está cuidand de tud é excelente. Queria reduzir a cmplexidade e mver s serviçs de cmmdity para a nuvem. Cm 100% de nssa tecnlgia de Internet tem cm base a Micrsft, fez sentid cnsiderar Office 365. Nã tems experiência técnica interna suficiente para dar suprte à nssa infraestrutura de maneira adequada. Tínhams um únic servidr Exchange 2003 que fi implantad há muit temp e nã era mantid de maneira aprpriada. Eu precisava encntrar uma maneira de migrar para a sluçã mais recente, bem cm de gerenciá-la cm uma equipe limitada. Eu su cprprietári e, também, respnsável pel gerenciament geral de nsss servidres. Essa é uma precupaçã cnstante para mim, pis nã tems uma grande equipe de TI. Estu amarrad as meus servidres, e para cnseguir sair de férias é muit difícil. Quand migrei SharePint para a nuvem, ficu fácil sair de férias. Eu pderia ter cntratad várias equipes, mas essa seria uma sluçã muit mais cara. É um grande ganh mver tud para a nuvem. Página 10

12 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte As empresas cmprmetidas cm a nuvem cm parte de seus futurs descbriram que Office 365 era uma parte imprtante da sluçã geral. A visã a lng praz da Micrsft cnsiste em ter 100% de paridade entre suas sluções lcais e na nuvem. Quand iss fr alcançad, quem, em seu juíz perfeit, vai querer manter tud lcalmente? Acreditams que a mairia das pequenas empresas migrará para a nuvem ns próxims 10 ans, e elas farã iss cm um ds principais frnecedres de sftware. É imprtante estar n caminh cert de tecnlgia e, também, prcurar pelas prtunidades ferecidas pela nuvem. Atualmente, estams descbrind cm aprveitar iss. A melhria da capacidade de peraçã entre as diversas sluções da Micrsft, bem cm de utrs sistemas na nuvem, também fi muit imprtante. O Office 365 atendeu a meu desej de uma harmnia perfeita entre tds s serviçs. A infraestrutura resulta na perfeita rquestraçã d Lync, d Office, d Exchange e d SharePint - tds trabalhand junts. O principal mtiv de terms um cmprmiss cm s serviç na nuvem é a capacidade de tud funcinar em cnjunt. O Office 365 trabalha perfeitamente cm nssa sluçã de ERP hspedada. A familiaridade existente cm as sluções da Micrsft trnaram Office 365 uma pçã atraente. Ns aprfundams nas pções e, após mei dia de pesquisas, percebems que nssa familiaridade cm Exchange trnava Office 365 a esclha certa. Cm nsss usuáris e nssa equipe de TI já sabem cm usar as sluções da Micrsft, a adçã d Office 365 será muit fácil. O Office 365 facilita atendiment a clientes e funcináris em lcais remts. Os pacientes na zna rural, principalmente aqueles em cndições crônicas, nã precisam mais percrrer lngas distâncias cm frequência para as visitas de acmpanhament. O Lync deve criar uma sensaçã de cmunidade entre s funcináris que trabalham em váris lcais. Nã tems um lcal principal n qual tds se reúnem para trabalhar. A mairia das pessas trabalha de casa u de lcais de clientes. É pr esse mtiv que uma sluçã na nuvem é tã atraente. Ela abrange tds e elimina as barreiras. Nós experimentams a telemedicina cm OCS e percebems que nã funcinaria. O Lync apresenta a alta resluçã de que necessitams para trabalhar cm médics e pacientes em lcais muit distantes, incluind a Arábia Saudita e Peru. Página 11

13 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte O Office 365 refrça as perações e s prcesss cmerciais. Descbrims que Office 365 é uma maneira muit ptente de iniciar um negóci muit rapidamente. Nós tems s mesms serviçs de nível empresarial que grandes rganizações. Iss trna mais fácil para nós cmpetirms. A tecnlgia é um de nsss diferenciais. Nós investims mais em tecnlgia d que em instalações. Os nsss engenheirs cnduzem reuniões ns lcais de cnstruçã ds clientes e, dessa maneira, Office 365 ferece suprte as nsss prcesss de negócis diáris. Organizaçã cmbinada Cm base nas entrevistas ds sete clientes de médi prte existentes indicads pela Micrsft, a Frrester elabru um sistema de TEI, uma empresa cmbinada e uma análise de ROI assciada para ilustrar as áreas afetadas financeiramente. A rganizaçã cmbinada sintetizada pela Frrester a partir desses resultads representa uma rganizaçã de cnsultria de TI cm sede ns EUA e pucas, mas crescentes, perações na Eurpa. Ela apresenta um ttal de 150 funcináris, e tds sã prfissinais d cnheciment que usam Office 365. D ttal, 50 funcináris trabalham na sede, 70 trabalham em 4 utrs escritóris ns EUA u de casa e 30 funcináris estã situads na Eurpa. Ds cnsultres, 50 sã classificads cm amplamente móveis, e passam a mair parte d temp viajand para instalações de clientes. Antes de implementar Office 365, a rganizaçã utilizava Exchange 2003 e Office Prfessinal O SharePint u Lync/OCS nunca fi utilizad. A implementaçã da sluçã anterir fi realizada em Uma descriçã mais detalhada da rganizaçã cmbinada pde ser encntrada n Apêndice A. Supsições d sistema A Tabela 2 apresenta as supsições d mdel adtad pela Frrester nesta análise. Tabela 2 Supsições d mdel Ref. Métrica Valr A1 Cust anual cm tds s encargs* pr recurs FTE de TI $ A2 Cust anual cm tds s encargs* pr prfissinal móvel $ A3 Cust anual cm tds s encargs* pr prfissinal d cnheciment (em tdas as funções da rganizaçã) $ A4 Númer de usuáris d Office *O cust cm tds s encargs inclui segur, férias remuneradas e qualquer utr cust cm que a rganizaçã precise arcar. Fnte: Frrester Research, Inc. Página 12

14 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte A taxa de descnt aplicada ns cálculs de PV e VPL é de 12%, e hriznte de temp adtad para mdel financeir é de três ans. As rganizações geralmente adtam taxas de descnt entre 8% e 16% cm base n ambiente atual. Recmendams que s leitres cnsultem departament financeir de suas empresas para determinar a taxa de descnt mais adequada a ser aplicada em suas rganizações. Tds s cálculs neste estud fram realizads em dólares ds EUA, embra alguns clientes entrevistads utilizem eur cm meda principal. Alguns valres em dólares apresentads neste estud fram arredndads para valr inteir mais próxim em centavs u dólares. Prtant, talvez s resultads de alguns cálculs nas tabelas a seguir nã crrespndam exatamente as resultads d leitr, cas ele siga as fórmulas e s valres apresentads. Custs O Office 365 segue predminantemente um mdel de cust de SaaS, tend muitas categrias de cust substituídas pr uma assinatura de serviç. Algumas das categrias de cust cntam cm um benefíci crrespndente. Esses benefícis sã mencinads nas áreas de cust individuais e analisads integralmente na seçã Benefícis. Muits desses custs pdem apresentar grandes variações dependend d prte da rganizaçã d leitr. Prtant, recmendams enfaticamente que leitr utilize este mdel cm base para determinar TEI de sua rganizaçã. Mã de bra de planejament inicial e de implementaçã/migraçã Tds s clientes participaram de um pilt da versã beta d Office 365 n mment da entrevista. Cm base nessa experiência, eles fram capazes de estimar nível de esfrç de planejament, criaçã d pilt e implementaçã d Office 365. O esfrç de planejament e criaçã d pilt típics envlveu de quatr a it hras pr semana, levand de duas a seis semanas. Após a cnclusã das cnfigurações necessárias d Office 365, s usuáris fram migrads em blcs em uma série de nites u finais de semana. A duraçã da migraçã depende d númer de usuáris e d vlume de dads a ser migrad, incluind caixas de crrei e arquivs d SharePint. Algumas empresas utilizaram serviçs prfissinais e utras cncluíram tdas as atividades exclusivamente cm recurss interns. O fatr decisiv era temp dispnível para a equipe trabalhar na migraçã. Em uma empresa de médi prte, s serviçs prfissinais geralmente sã utilizads para definir a sluçã e um prcess de migraçã. Psterirmente, s recurss interns gerenciam a migraçã. Muits parceirs da Micrsft estã desenvlvend fertas de migraçã de preç fix, semelhantes as serviçs de migraçã d BPOS ferecids pr eles. Na rganizaçã cmbinada, esfrç fi divid entre váris recurss. Iss ttalizu um recurs FTE pr dis meses. Além diss, serviçs prfissinais fram utilizads para a criaçã e a cnfiguraçã, bem cm para definir prcess de migraçã. Um FTE x 2 meses x US$ pr mês é igual a US$ de esfrç intern. Iss smad a US$ de serviçs prfissinais ttaliza US$ em custs de mã de bra de planejament e implementaçã. Existe um benefíci crrespndente para esfrç incremental evitad a fim de implementar uma sluçã lcal equivalente. Ele é abrdad na seçã Benefícis deste estud. Página 13

15 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Tabela 3 Mã de bra de planejament inicial e de implementaçã/migraçã Ref. Métrica Cálcul Inicial B1 Númer de FTEs de TI interns 1 B2 Númer de meses 2 B3 Cust mensal cm tds s encargs A1/12 meses $5.417 B4 Serviçs prfissinais $6.000 Bt Mã de bra de planejament inicial e de implementaçã/migraçã (B1*B2*B3)+B4 $ Fnte: Frrester Research, Inc. Hardware Embra Office 365 permita que uma rganizaçã elimine hardware, ainda existe a necessidade de um servidr de ADFS se a empresa desejar implementar a federaçã de identidades e SSO. Em rganizações menres, iss geralmente exige um servidr. Os requisits técnics nã sã muits e, pr iss, uma cnfiguraçã de servidr intermediári será suficiente. O servidr pde ser hspedad lcalmente u em instalações cmpartilhadas. A mairia das empresas entrevistadas ptu pela hspedagem n lcal. A rganizaçã cmbinada hspeda servidr n lcal e alca recurss adicinais de energia, espaç, resfriament, etc. Esses servidres devem ser substituíds a cada três u quatr ans, de acrd cm cicl regular de atualizaçã da empresa. O benefíci crrespndente para evitar a instalaçã de servidres d Exchange, Lync e SharePint é abrdad na seçã Benefícis deste estud. Tabela 4 Hardware Ref. Métrica Cálcul Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal C1 Númer de servidres de ADFS 1 C2 Cust pr servidr $7.000 C3 Manutençã (C1 * C2) [períd inicial]*10% $700 $700 $700 C4 Cust da hspedagem interna C1 [períd inicial]*us$ 200 $200 $200 $200 Ct Hardware (C1*C2)+C3+C4 $7.000 $900 $900 $900 $9.700 Fnte: Frrester Research, Inc. Página 14

16 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Assinatura e licenças da Micrsft O Office 365 para clientes de médi prte tem um mdel de preçs bastante simples. Paga-se um cust de assinatura mensal pr usuári, de acrd cm s serviçs incluíds Office Prfessinal Plus, Exchange Online, SharePint Online e Lync Online. Para a rganizaçã cmbinada, fi esclhida a ferta Office 365 E3, que inclui tds esses cmpnentes. O cust mensal crrespndente era de US$ 24 pr usuári. Se uma empresa desejar dispnibilizar SharePint para usuáris externs, u seja, extranets de clientes, haverá um pequena taxa para iss. Os primeirs 50 usuáris externs sã gratuits; e preç sfre auments em blcs de 50 usuáris. A rganizaçã cmbinada está criand extranets de clientes desde iníci a fim de facilitar uma mair clabraçã e reduzir as viagens necessárias. Tabela 5 Assinatura e licenças da Micrsft Ref. Métrica Cálcul Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal D1 Custs de assinatura d Office 365 US$ 24*150 usuáris [A4]*12 meses $ $ $ D2 Assinatura de usuári extern d SharePint $1.200 $1.200 $1.200 Dt Assinatura e licenças da Micrsft D1+D2 $ $ $ $ Fnte: Frrester Research, Inc. Treinament Os requisits de treinament de usuáris para Office 365 devem ser s mesms da sluçã lcal, e nível exigid depende da versã a partir da qual é feita a migraçã, pr exempl, d Office Prfessinal Cntud, s custs d treinament de usuáris sã incluíds para que leitr tenha uma visã cmpleta d TCO. Huve uma enrme variaçã entre as abrdagens esclhidas pelas empresas para frnecer treinament. Algumas empresas utilizaram treinadres externs para sessões a viv, utras usaram treinadres interns e utras, ainda, dispnibilizaram td treinament pr mei de tutriais nline. A rganizaçã cmbinada fi bastante pró-ativa n frneciment de treinament, de frma que s benefícis de prdutividade ds usuáris puderam ser percebids desde iníci. Esse treinament fi realizad principalmente cm sessões presenciais juntamente cm ferramentas de treinament nline. Algum treinament especializad na administraçã d Office 365 é necessári para a rganizaçã de TI. O númer de indivídus que pdem ser beneficiads pr esse treinament pde variar de acrd cm tamanh da empresa, mas númer cnsensual para uma empresa d prte da rganizaçã cmbinada fi definid cm um recurs de TI que, psterirmente, pderia treinar seus clegas. Página 15

17 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Tabela 6 Treinament Ref. Métrica Cálcul Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal E1* Treinament de TI $5.000 $0 $0 $0 E2* Treinament de usuáris finais $7.500 $0 $0 $0 Et* Treinament E1+E2 $ $0 $0 $0 $ *Esses númers de referência sã designadres de linha e nã devem ser cnfundids cm s cnjunts de sluções d Office 365. Fnte: Frrester Research, Inc. Administraçã cntínua A administraçã cntínua d Office 365 é cnsideravelmente menr d que a necessária para uma sluçã lcal equivalente. O nível de esfrç varia de acrd cm númer de usuáris e cm as sluções em us. Nas empresas entrevistadas, nível de esfrç esperad ficu entre 0,5 e um FTE. Na rganizaçã cmbinada, fi incluíd 0,75 de um FTE, cm a mair parte d trabalh realizada pela equipe de TI ns EUA e cm puquíssim esfrç na Eurpa. A mair parte d esfrç é dedicada a gerenciament de cntas de usuáris, à cnfiguraçã d Office 365 e à manutençã ds servidres de ADFS. A ecnmia n esfrç administrativ é abrdada na seçã Benefícis deste estud. Tabela 7 Administraçã cntínua Ref. Métrica Cálcul Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal F1 Númer de FTEs de TI 0,75 0,75 0,75 F2 Cust anual de TI cm tds s encargs A1 $ $ $ Ft Administraçã cntínua F1*F2 $ $ $ $ Fnte: Frrester Research, Inc. Página 16

18 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Largura de banda adicinal Nenhuma das empresas entrevistadas já determinu se alguma largura de banda adicinal será necessária. A Micrsft frnece diversas ferramentas e whitepapers para calcular a largura de banda necessária. A largura de banda adicinal necessária depende d prte da cnexã já existente e da utilizaçã futura prevista. Uma das empresas entrevistadas, que também é uma empresa de cnsultria da Micrsft, afirmu: Ainda nã tivems nenhum cliente que precisasse aumentar a largura de banda para BPOS [ antecessr d Office 365]. Se huver uma situaçã em que a atualizaçã seja necessária, geralmente será uma empresa que pssui uma linha T1 e precisa acrescentar utra (prvavelmente US$ 500 a US$ 700 pr mês). N cas de uma empresa mair, talvez seja necessári migrar de algumas linhas T1 para uma cnexã de fibra óptica (100 MB). Uma cnexã de 100 MB custa, em minha cidade, de US$ 700 a US$ pr mês. Para a rganizaçã cmbinada, a supsiçã cnservadra indicu que uma linha T1 adicinal talvez seja necessária para a sede. Um valr de reserva de US$ pr an fi incluíd para uma linha T1. O leitr deve cnsiderar tds s requisits de largura de banda adicinal para cada um de seus escritóris. Tabela 8 Largura de banda adicinal Ref. Métrica Cálcul Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal G1 Largura de banda adicinal $0 $5.000 $5.000 $5.000 Gt Largura de banda adicinal G1 $0 $5.000 $5.000 $5.000 $ Fnte: Frrester Research, Inc. Cust ttal O cust ttal incrrid pela rganizaçã cmbinada para implementar e gerenciar a sluçã Office 365 é mstrad na Tabela 9 a seguir. Página 17

19 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte Tabela 9 Cust ttal (nã ajustad as riscs) Ref. Custs Inicial An 1 An 2 An 3 Ttal Bt Mã de bra de planejament inicial e de implementaçã/migraçã ($16.833) ($16.833) Ct Hardware ($7.000) ($900) ($900) ($900) ($9.700) Dt Assinatura e licenças da Micrsft ($44.400) ($44.400) ($44.400) ($ ) Et Treinament ($12.500) ($12.500) Ft Administraçã cntínua ($48.750) ($48.750) ($48.750) ($ ) Gt Largura de banda adicinal ($5.000) ($5.000) ($5.000) ($15.000) Ttal ($36.333) ($99.050) ($99.050) ($99.050) ($ ) Fnte: Frrester Research, Inc. Benefícis A primeira metade da seçã Benefícis detalha s benefícis quantitativs para a rganizaçã cmbinada incluíds na análise de ROI. A segunda metade descreve s benefícis qualitativs que s clientes entrevistads btiveram, mas que nã pdem ser inteiramente descrits n mdel financeir. Os benefícis qualitativs sã ptencialmente tã valiss quant s quantitativs e devem ser levads em cnsideraçã na análise d ROI ttal alcançad cm a implementaçã d Office 365. Aument da prdutividade de prfissinais d cnheciment O Office 365, assim cm a sluçã lcal, frnece várias ferramentas para aumentar a prdutividade n SharePint, n Lync e n Office Prfessinal. Os recurss d Lync Online que cntribuem para aument de prdutividade citads pelas empresas entrevistadas incluem presença, mensagem instantânea e cmunicações unificadas. Para SharePint Online, s entrevistads falaram sbre a facilidade de clabraçã e pesquisa/recuperaçã de dcuments. O Outlk fi especialmente imprtante para aument da prdutividade n Office Prfessinal. O aument para uma caixa de crrei de 25 GB ecnmizará temp gast pels usuáris a terem de regularmente excluir itens a fim de liberar espaç. Além d temp gast, essa atividade também é uma fnte de abrreciment para s usuáris. Os usuáris também percebem um aument de prdutividade cm recurss cm assistente de agendament e md de exibiçã de cnversa. Página 18

20 Frrester Cnsulting O Ttal Ecnmic Impact d Micrsft Office 365 clientes de médi prte A seguir estã alguns cmentáris ds clientes entrevistads descrevend a imprtância d aument da prdutividade e maneiras nas quais será aprimrada. Pela perspectiva de um usuári, as melhrias de prdutividade e clabraçã btidas cm a integraçã d Lync cm SharePint serã enrmes. Nã cnsig nem mensurar um valr para iss. Na minha piniã, iss nã tem preç. Tds s nsss usuáris irã bter ganhs de prdutividade. O ganh de prdutividade pel SharePint é absurd. É essencial que tds pssam trabalhar em um ambiente clabrativ. Nós pdems trabalhar mens hras e de maneira mais inteligente. Nós sms uma empresa de cnheciment. A TI tem de ns trnar mais prdutivs e inteligentes. Sem Lync, nã tems nenhum mecanism para a cmunicaçã em tda a empresa excet telefnes e gritarias. O Lync será uma enrme melhria em terms de ecnmia de temp. O Lync será um excelente sucessr d Live Meeting. Os gerentes de prjets já utilizam Live Meeting de 3 a 4 hras pr dia, e Lync aumentará iss ainda mais. Ver quem está dispnível para cnversar, em vez de enviar s é inestimável. Um benefíci menr é btid n An 1 d estud, pis s usuáris estã se familiarizand cm as sluções d Office 365. Tabela 10 Aument da prdutividade de prfissinais d cnheciment Ref. Métrica Cálcul An 1 An 2 An 3 Ttal H1 Exchange (gerenciament de caixa de entrada, md de exibiçã de cnversa, etc.) - minuts ecnmizads pr semana H2 Lync Online (MI, Presença, cmunicaçã unificada) - minuts ecnmizads pr semana H3 SharePint Online (pesquisa de dcuments e clabraçã) - minuts ecnmizads pr semana H4 Office Prfessinal Plus (cautria, OneNte e recurss aprimrads) - minuts ecnmizads pr semana H5 Ecnmia pr hra, pr semana (H1+H2+H3+H4)/ 60 minuts 0,92 2,58 2,58 H6 Semanas de trabalh pr an Página 19

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