Sumário. 1- Conferência e Cadastramento dos arquivos. 1.1 Arquivo IDE Identificação da Remessa Arquivo PESSOA Pessoas Físicas...

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1 Para a transmissão das informações do módulo da folha de pagamento para o SICOM será necessária a conferência e cadastro de informações obrigatórias segundo o leiaute disponibilizado pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCEMG), obedecendo aos termos do art. 2º da Instrução Normativa n. 04/2015. Algumas informações já existem no sistema e devem ser conferidas e outras são informações novas que precisarão ser cadastradas conforme as orientações que se seguirão. Cada item a seguir foi desenvolvido conforme as orientações dos arquivos que serão gerados para o SICOM. Versão

2 Sumário 1- Conferência e Cadastramento dos arquivos 1.1 Arquivo IDE Identificação da Remessa Arquivo PESSOA Pessoas Físicas Arquivo TEREM Teto Remuneratório Arquivo FLPGO Folha de Pagamento do Órgão Arquivo RESPINF Responsável pelo envio das informações Arquivo CONSID informações ou esclarecimentos Verificações e Atualizações de Competências 2.1 Verificação de Inconsistências Atualização dos Dados nas competências já Fechadas Geração das Remessas 3.1 Gerando o arquivo para o SICOM módulo Folha de Pagamento

3 1.1 Arquivo IDE Identificação da Remessa As informações que irão compor o arquivo IDE serão obtidas do cadastro prévio do órgão que terá as informações do módulo da folha de pagamento enviadas para o SICOM. Localizado em: Cadastro > Órgão. CÓDIGO Código interno do sistema. Este campo será preenchido automaticamente e sequencialmente pelo sistema, não podendo ser alterado. Porém o nome deverá ser preenchido pelo usuário com a razão social do Órgão. CÓDIGO DO MUNICÍPIO Código do município conforme tabela disponibilizada pelo TCEMG no Portal SICOM; CÓDIGO ÓRGÃO Código do órgão conforme o código do município, e que está também disponibilizado pelo TCEMG no Portal SICOM; Obs.: Para órgão municipal, preencher com 0 à esquerda no campo. TIPO ÓRGÃO Tipo do órgão conforme tabela disponibilizada pelo TCEMG no Portal SICOM: 01 Câmara Municipal 02 Prefeitura Municipal 03 Autarquia (exceto RPPS) 04 Fundação 05 RPPS (Regime Próprio de Previdência Social) 06 RPPS Assistência à Saúde 08 Empresa Pública (apenas as dependentes) 09 Sociedade de Economia Mista (apenas as dependentes) 2 0 Entidade Estadual

4 Após o correto preenchimento do cadastro de órgão, o mesmo deverá ser correlacionado nas empresas correspondentes em: Cadastro > Folha. Obs.: Autônomos não terão seus dados enviados para o SICOM, exceto os Conselheiros Tutelares que forem considerados como autônomos. Portanto, no Cadastro de Folhas de autônomos, a opção ÓRGÃO SICOM não deve estar preenchida. Se houver algum autônomo que estava ou está lotado em alguma empresa, juntamente com outros funcionários efetivos, comissionados, agentes políticos e contratados, deve-se fazer a separação dos mesmos colocando-os em outro Cadastro de Folha. Para fazer essa separação entrar em contato com o suporte de Departamento Pessoal da SH3. 3

5 1.2 Arquivo PESSOA Pessoas Físicas O propósito do arquivo PESSOA é cadastrar pessoas físicas e jurídicas que serão referenciadas posteriormente em todo o leiaute. Seu intuito é utilizar o número do documento da pessoa para referenciá-la no mês de cadastro e nos meses e exercícios subsequentes. Os principais dados de informações pessoais de todos os funcionários, que estão no sistema de Departamento de Pessoal da SH3, e que devem estar com o preenchimento correto são NOME, CPF, SEXO e DATA DE NASCIMENTO: 4

6 1.3 Arquivo TEREM Teto Remuneratório O propósito do arquivo TETO REMUNERATÓRIO é cadastrar teto remuneratório para o órgão, que deverá ser informado uma única vez. Após o cadastro, caso sofra alteração no valor, deve ser feito apenas atualização do mesmo. O primeiro passo é configurar o teto salarial do prefeito no sistema em: Configuração > Sistema. 5

7 Para o início das atividades de envio dos arquivos para o SICOM (Cadastro inicial em Janeiro de 2013) bem como alterações no valor do salário do prefeito (alteração de cadastro Teto Rem.) será necessário o preenchimento no momento da geração do arquivo em: Prestação de Contas > SICOM > Gerar arquivo > Teto Remuneratório. 6

8 1.4 Arquivo FLPGO Folha de Pagamento do Órgão As informações que irão compor o arquivo FLPGO para envio ao SICOM serão obtidas através de dados cadastrais e os valores pagos e descontados nas folhas de pagamentos efetuadas no sistema de Departamento de Pessoal da SH3. Por isso a conferência dos cadastros é de suma importância para não gerar inconsistências. As principais alterações e conferências que deverão ser feitas, são: Todos os cadastros de APOSENTADOS precisam estar com os seguintes dados preenchidos no cadastro de funcionários: Na aba ADMISSÃO, no submenu INFORMAÇÕES, estar com a SITUAÇÃO igual a APOSENTADO e no campo DATA DE ADMISSÃO estar preenchido com a data de entrada no órgão para exercer o cargo efetivo que deu origem à aposentadoria. 7

9 Na aba COMPLEMENTAR, na submenu APOSENTADORIA, estar com a data de aposentadoria preenchida: Todos os cadastros de PENSIONISTAS (Aqueles que recebem pensão por morte, não pensionistas de pensão alimentícia) precisam estar com os seguintes dados preenchidos no cadastro de funcionários. Na aba ADMISSÃO, no submenu INFORMAÇÕES, estar com a SITUAÇÃO igual a ATIVO. 8

10 Na aba COMPLEMENTAR, no submenu PENSIONISTA, estar com a marcação PENSIONISTA e Data concessão preenchidas: Todos os cadastros de FUNCIONÁRIOS devem estar com o seguinte campo preenchido: Na aba COMPLEMENTAR, no submenu SICOM, preencher com a sigla dos tipos de cargos correspondentes que os funcionários estavam exercendo a época. Ex.: Um funcionário efetivo estava exercendo cargo em comissão de Janeiro de 2013 até Agosto de Para atualizar as folhas de pagamento de Janeiro a Agosto de 2013 esta opção deve estar preenchida com o código 3 - Comissionado de recrutamento restrito. A partir de Setembro de 2013 esta opção deve estar preenchida com o código 1 Efetivo, para as atualizações das demais folhas. As opções são: 9 1 Efetivo CEF 2 Comissionado de recrutamento amplo CRA 3 Comissionado de recrutamento restrito CRR 4 Função pública FPU 5 Emprego público EPU 6 Agente politico APO 7 Servidor temporário STP 8 Outros Tipos de Cargo OTC

11 Segundo orientação remetida pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais as opções de preenchimento da sigla do cargo devem seguir as seguintes instruções: 1 - Efetivo: O servidor que prestou concurso público e é efetivo, se enquadrará como CEF - Efetivo; 2 - Comissionado de recrutamento amplo: correspondem às atividades de direção e assessoramento, pertinentes a unidade de estrutura organizacional e é de livre nomeação e exoneração pela autoridade competente; 3 - Cargo comissionado de recrutamento restrito: correspondem às atividades de direção e assessoramento, pertinentes a unidade de estrutura organizacional, vinculados a carreira; 4 - Função Pública: Os servidores que não prestaram concurso público e foram considerados estáveis pela CF/88 serão enquadrados na FPU - Função Pública Emprego público: são os casos de servidor concursado regido pela CLT. 6 - Agentes Políticos são os titulares dos cargos estruturais à organização política do País, ou seja, ocupantes dos que integram o arcabouço constitucional do Estado, o esquema fundamental do poder. Daí que se constituem nos formadores da vontade superior do Estado. São agentes políticos apenas o Presidente da República, os Governadores, os Prefeitos e respectivos vices, os auxiliares imediatos dos chefes de Executivo, isto é, Ministros e Secretários das diversas Pastas, bem como os senadores, Deputados federais e estaduais e os vereadores. 7 - Servidor temporário: são aqueles contratados para atender a uma das hipóteses previstas no art. 37, IX: "a lei estabelecerá os casos de contratação por tempo determinado para atender à necessidade temporária de excepcional interesse público.

12 8 - Outros tipos de cargos não previstos anteriormente, caso houver. Obs.: Exemplo: Conselheiro Tutelar e Estagiário. No Arquivo FLPGO deverá ser informado o indicador da situação do servidor público, aposentado e pensionista no órgão. Para que o sistema preencha estas informações automaticamente ele usará as seguintes regras: I Inativo: Quando a situação estiver preenchida como APOSENTADO e a data de concessão da aposentadoria estiver preenchida (consultar págs. 7 e 8); P Pensionista: Quando a marcação PENSIONISTA e a data de concessão de pensão por morte estiverem preenchidas (consultar págs. 8 e 9); A Ativo: Quando o cadastro do Funcionário não estiver com situação APOSENTADO e marcação PENSIONISTA; O Outros: Quando houver alguma situação em que o funcionário não se enquadrar nas citadas acima deverá ir para o SICOM com o tipo Outros. Neste caso o usuário deverá entrar em contato com o suporte da SH3 Informática para os devidos acertos no arquivo. 11

13 Ainda sobre o Arquivo FLPGO, caso o servidor estiver CEDIDO para outro órgão, a informação deverá ser preenchida no cadastro do funcionário, no campo: Lançamentos > Cessão de Funcionários. Todas as informações deverão ser preenchidas, principalmente as datas de início e fim que serão utilizadas como referência para as competências geradas. A marcação de Ônus para o cedente deverá obedecer a seguinte regra: Se o funcionário que foi cedido para outro órgão receber pelo órgão de origem, a marcação Ônus para Cedente deverá ser feita. 12

14 No CADASTRO DE CARGO deverá ser preenchida a opção REQUISITO (Preenchimento obrigatório para todos os cargos, independentemente se já tiverem sido extintos) que demonstrará os requisitos básicos que os funcionários devem ter para que possam exercer o cargo: Menu Cadastro, opção Cargo. As opções são: Nível superior completo ou nível médio com especialização, exceto quando se enquadrar nos códigos 2 1 ou 3 (Ex.: Magistrados, Técnicos em Contabilidade, etc.); Profissão regulamentada privativa de profissionais de saúde (Ex.: Médicos, Assistentes Sociais, 2 Técnicos em Enfermagem etc.); 3 Professor; 4 Outras. 13

15 No CADASTRO DE CÓDIGOS e CADASTRO DE TIPO DE VERBA deverá ser preenchido o tipo da remuneração que irá informar a composição do valor bruto da remuneração e dos valores dos Descontos das folhas de pagamento. Na aba REFERÊNCIAS do CADASTRO DE CÓDIGOS, no campo TIPO REM, preencher com os tipos de remuneração correspondentes: No Cadastro do TIPO DE VERBA, no campo TIPO REM, preencher com os tipos de remuneração correspondentes: 14

16 Listados abaixo estão os Tipos da remuneração do valor bruto seguido dos Tipos da composição dos descontos. 01 Subsídio PROVENTOS 02 Pensão por Morte 03 Vencimento Cargo / Função Pública / Emprego Público 04 Proventos de Aposentadoria 05 Adicional por tempo de serviço (Triênio, quinquênio, vintenário). 06 Vantagens Pessoais (Gratificações) 07 Função Gratificada (Gratificação de função) 08 Vantagens Eventuais (1/3 de férias, abono de férias, férias, horas extras, substituição etc). 09 Pagamento Retroativo 10 Adicional Noturno 11 Adicional de Insalubridade 12 Adicional de Periculosidade 13 Auxílios 14 Indenizações 15 Adicional de Desempenho 16 Abono de Permanência Salário 99 Outros 50 Desconto de Adiantamentos DESCONTOS 51 Desconto do Abate Teto sobre Remuneração 52 Desconto do Abate Teto sobre Férias 53 Desconto do Abate Teto sobre 13º Salário 54 Desconto da Contribuição Previdenciária 55 Desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte 59 Desconto da 1ª Parcela do 13 Salário 63 Desconto de Assistência Médica ou Odontológica 64 Desconto de Férias 65 Desconto de Outros Impostos e Contribuições 66 Desconto da Previdência Complementar Parte do Empregado Desconto da Previdência Complementar Parte do Empregado 99 Outros Descontos Totalizados

17 Ainda no CADASTRO DE CÓDIGOS será necessária a verificação dos códigos que são descontos de INSS, Previdência Própria e IRRF COM VALOR INFORMADO. Como são considerados valores de deduções obrigatórias, deverão ser marcados corretamente: IRRF!!! Obs.: Não confundir com os códigos que são BASES de INSS, PREVIDÊNCIA PRÓPRIA e 16

18 1.5 Arquivo RESPINF Responsável pelo envio das Informações As informações que irão compor o arquivo RESPINF serão obtidas do cadastro prévio do responsável pelo envio das informações do módulo da folha de pagamento para o SICOM. É necessário cadastrar o Responsável pelo Órgão com o respectivo período em que o mesmo esteve incumbido de tal responsabilidade. Localizado em: Cadastro > Responsáveis. NOME Neste campo deve-se inserir o nome do Responsável pelo envio das informações; ÓRGÃO Atribuir o órgão anteriormente cadastrado ao seu Responsável; RG Neste campo deve-se inserir o número da carteira de identidade do responsável; RG_EMISSOR Neste campo deve-se inserir o órgão emissor (ou expedidor) da carteira de identidade do responsável; CPF Neste campo deve-se cadastrar o número do CPF do responsável; PERÍODO Intervalo de tempo pelo qual o responsável que está sendo cadastrado responderá pelas informações que serão enviadas ao SICOM; Obs.: Somente um responsável pode ser definido para um intervalo de datas. PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO Caso o responsável já esteja cadastrado no sistema de Departamento de Pessoal, ao clicar neste botão, o sistema já preencherá todos os dados acima automaticamente. 17

19 1.6 Arquivo CONSID Considerações O propósito do arquivo CONSIDERAÇÕES é registrar toda e qualquer informação ou esclarecimento pertinente ao arquivo Folha de Pagamento (FLPGO). Para seu preenchimento ir em: Prestação de Contas > SICOM > Gerar > Considerações. Caso no mês desta remessa não haja informações inerentes ao arquivo Considerações, o mesmo deverá ser enviado normalmente sem preenchimento. 18

20 2.1 Verificação de Inconsistências Para auxiliar a respeito das informações pessoais cadastradas o Sistema possui um relatório de inconsistências onde conseguirá visualizar Funcionários com Erros, Erros de Validação e Avisos. Demonstrando assim os acertos necessários a serem realizados. Para exibição deste, ir em: Prestação de Contas > SICOM > Funcionário Inconsistências. 19

21 2.2 Atualização dos dados nas competências já fechadas O envio de dados para o módulo folha de pagamento do SICOM de Janeiro de 2013 até de Março de 2016 deve ser realizado até 31/05/2016. As atualizações nos cadastros dos funcionários devem obedecer e seguir com fidelidade a real situação vivida pelos mesmos à época em que as folhas de pagamento foram geradas. Os arquivos gerados para o SICOM terão como base as folhas de pagamento, por isso as atualizações dessas informações passadas precisam ser feitas no sistema. Obs.: A forma como essa atualização deverá ser feita será através do utilitário ATUALIZAR CADASTRO NO PROCESSO. Porém nem todas as opções de atualização serão de marcação obrigatória, somente as opções que serão explicadas a seguir. As atualizações dos meses de 13 deverão ser feitas em separado, por exemplo: Para atualizar a folha de 13 de 2013 no campo competência deve estar de 2013/13 até 2013/13 e no campo Folha estar com a informação de 13. Para atualizar as folha de adiantamento de 13 deve-se colocar no campo competência os meses em que houve o pagamento do adiantamento e no campo Folha estar com a informação de

22 Dados Pessoais - Se os dados de CPF, Nome, Sexo e Data de Nascimento forem alteradas esta opção deve estar marcada. Complementar Aposentadoria - Se o campo Data de Aposentadoria for alterado, esta opção deve estar marcada. Complementar Pensionista Se a opção Pensionista e o campo Data de Concessão forem alterados esta opção deve estar marcada. Complementar SICOM Se o campo Sigla do Cargo for alterado esta opção deve estar marcada. Competência Neste campo preencher com o período que deseja realizar as atualizações das informações. Folha Selecionar o tipo de Folha de Pagamento que será atualizada. Observar se na competência houve mais de um tipo de folha (Mensal, 13 Salário, Férias, Rescisão, Extra, Adiantamento). Caso a atualização seja de um determinado grupo de pessoas, poderá ser feita a filtragem selecionando por Funcionários, Função, Cargo, Vínculo, Lotação. Empresa Selecionar as Empresas que participarão do Processo de Atualização. 21

23 3.1 Gerando arquivo para o SICOM módulo Folha de Pagamento Para gerar os arquivos que serão enviados ao SICOM acesse a tela de geração através do seguinte caminho: Prestação de Contas > SICOM > Gerar arquivo. 22

24 Ao Abrir a janela Exportar para o SICOM no quadrante Gerar marque todos os arquivos para geração das remessas (inverter Seleção), já no quadrante Arquivo proceda da seguinte maneira: Competência Neste campo preencher com o período, (ano/mês) referente à remessa que deseja enviar. Órgão (Automático) _ Anteriormente cadastrado e vinculado ao cadastro de Folha. Destino Local onde será armazenado o arquivo para remessa. Remessa (Automático) _ Nome padronizado obedecendo a nomenclatura restrita do SICOM. OK - Ao clicar neste botão o sistema irá informar um relatório de inconsistências e após fechar o mesmo dará início a criação dos arquivos para remessa. Para cada arquivo criado será mencionada sua geração com sucesso. Compactar Ao clicar neste botão, o sistema automaticamente irá buscar as informações na pasta apontada no campo Destino e compactar os arquivos contendo os dados do módulo de Folha de Pagamento. Após compactar o arquivo criado deve atender seguinte nomenclatura: FLPG_< codidentificador >_<codigoorgao>< mesreferencia ><exercicioreferencia>.zip Ex: FLPG_12345_XX_01_2015.zip Imprimir Ao clicar neste botão o sistema irá te mostrar o Relatório de Inconsistências cadastrais, onde conseguirá visualizar Funcionários com Erro, Erros, Erros de Validação e Avisos. 23

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26 Para maiores esclarecimentos, favor entrar em contato com a equipe de consultores de suporte do Departamento de Pessoal da SH3 Informática, através do acesso remoto (Menu Ajuda opção Suporte ) ou pelo telefone (32) Desde já agradecemos a atenção. Equipe de consultores de Suporte. Contatos: vanessa_63 samuel_sh3 diones_sh3 vanessa@sh3.com.br samuel@sh3.com.br diones@sh3.com.br 25