A preocupação com a promoção e divulgação da organização, bem como com a defesa do seu bom nome e imagem deve ser uma preocupação constante.

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1 A Política de Comunicação para as Artes do Espectáculo e para as Artes Visuais Capítulo IV do GAVE Guia das Artes Visuais e do Espectáculo- edição 2006 Introdução A política de Comunicação quer de uma organização quer de um projecto cultural assenta na publicidade, na promoção e nas relações públicas. Previamente deverá ser desenhada uma estratégia de comunicação ou de marketing, que procure assegurar Notoriedade e Visibilidade á Organização (a importância da sua marca) ou do projecto. Mas no contexto do nosso Guia vamos centrar a atenção nos trabalhos imediatos de publicidade, promoção e relações públicas, partindo do pressuposto de que previamente foi delineada uma estratégia geral, um plano de marketing, etc De forma simples, explica-se: 1 Publicidade Forma de divulgação e comunicação paga cujos principais objectivos são: Informar, aumentar a notoriedade, diminuir o risco da compra, diferenciar, criar imagem. Objectivos de Médio-Longo Prazo. Exemplos de meios de publicidade: televisão, rádio, imprensa, outdoors, internet, cinema, multibanco. 2 Promoção Técnica de comunicação destinada a atingir objectivos mais específicos a curto prazo. Também é uma forma de comunicação paga. Exemplo: na compra de um bilhete adulto, oferta de um bilhete de criança 3 Relação Públicas Comunicação não paga, utilizando meios e espaços disponíveis na Televisão, imprensa escrita, realizando festas, etc...as notícias na imprensa, os passatempos com ofertas, a participação em colóquios e seminários, as visitas de cortesia, cartões de boas festas, etc, etc. Importa ter presente que uma coisa é a divulgação de uma organização (comunicação institucional), outra a divulgação de um projecto/espectáculo/exposição. 1. Divulgar uma Organização Promover ou divulgar uma organização é informar a comunidade em geral e o público-alvo dessa organização em particular, da sua existência e de quais os seus objectivos. É a criação de uma Imagem. Associação de benefícios a uma imagem / a um nome. Enfim, a afirmação progressiva de uma marca. A preocupação com a promoção e divulgação da organização, bem como com a defesa do seu bom nome e imagem deve ser uma preocupação constante. A divulgação/apresentação pode ser feita através de: um pequeno convívio, em que se reúnem artistas, amigos e comunicação social; por carta ou (a personalidades, a jornalistas, a líderes de opinião...); por qualquer outro meio, que tenha a ver com as características e com a imagem que se queira criar para a Organização). Em suma, a divulgação da organização faz-se essencialmente através de mailing e de contactos pessoais. É conveniente ter impresso ou fotocopiado dépliants de divulgação da sua organização facilite

2 o contacto futuro. Cartões de visita personalizados e até por vezes em materiais autocolantes são sempre um bom investimento para quem faz muitos contactos externos. O mailing / ing No caso da opção pelo mailing, deve ser feita uma carta simples, suficiente uma folha A4, que permita o fácil contacto e memorização do nome e da imagem gráfica da organização, o seu logótipo. Salientar o reconhecimento imediato da organização pela imagem gráfica. Pode enviar informações sobre os projectos a realizar e os já realizados pela organização, notícias em que relata os sucessos alcançados, os contactos estabelecidos, etc... E pode ainda enviar uma carta de parabéns ou um cartão de boas festas no Natal, a cada membro da sua lista de mailing, por exemplo. Uma simpatia da organização! Se houver alguma vocação internacional da organização, deve providenciar uma carta em inglês e outra em francês ou espanhol, e enviar a entidades estrangeiras previamente seleccionadas. O mailing pode servir para, na volta do correio, detectar quem recebeu e agradeceu a carta, podendo presumir, para lá da cordialidade, algum interesse dessa pessoa pelo seu trabalho. O papel de carta timbrado da organização deve ter impresso: o nome e o seu logotipo; a morada, nº de telefone, de fax e ; nº de contribuinte; No caso das sociedades devem também ter o montante de capital social e o número de matrícula na Conservatória do Registo Comercial. O mesmo para o papel de carta emitido por computador e para o papel de fax. Alguns destes elementos são exigidos por Lei, nomeadamente o número de contribuinte, o capital social e o número de matrícula na Conservatória do Registo Comercial; No entanto, para cartas de comunicação mais simpáticas e leves, pode omitir esses dados, sobretudo se recorrer ao envio de mailing electrónico, o ing. No fundo, relativamente ao mailing pode haver uma linha de comunicação mais comercial e oficial, assente em papel de carta mais institucional e uma outra linha de comunicação, assente em papel de carta mais informal. O contacto pessoal Muito importante é o contacto pessoal dos responsáveis pelas organizações. Marcar uma entrevista com as entidades mais representativas de uma comunidade (públicas ou privadas, nacionais ou locais) para apresentação da organização, é muito recomendável. Convém acompanhar-se de alguma documentação sobre os projectos da organização, trabalhos já concretizados por esta, ou pelos seus fundadores, explicação dos objectivos, etc... Compreenda que esta apresentação não é para pedir nada. Serve para se dar a conhecer e começar a estabelecer uma relação. Comece a procurar parceiros estrangeiros, através de visitas, frequência de workshops, convites a alguns directores de companhias ou de festivais, galerias ou bienais, bem como de outras entidades, para visitas a Portugal. Não se isole abra as portas da sua Organização A nível internacional importa ter disponibilidade para se deslocar a Encontros Internacionais de modo a conhecer pessoalmente os membros das entidades culturais que previamente seleccionou ou visitá-los nas suas cidades. A Fundação Calouste Gulbenkian e o Ministério da Cultura podem dar-lhe alguma ajuda, no financiamento dessas deslocações. Naturalmente que o domínio de línguas estrangeiras, pelo menos do inglês, se torna indispensável. A preparação de uma deslocação ao estrangeiro deve ser feita com o máximo de cuidados e de atenta preparação recolher o máximo de informação sobre a entidade a visitar e também, se possível, sobre a pessoa que o vai receber.

3 O prestígio da sua organização (e conquistá-lo é a sua melhor garantia para o futuro) afirma-se com a continuidade da mesma e com a qualidade do seu trabalho. Depois da carta ou do encontro de apresentação passe a enviar informações regulares sobre todas as actividades da organização, bem como convites para as estreias... Mesmo para o seu correio internacional, pois é uma maneira elegante e económica de mostrar ao mundo que ainda existe! 2. Divulgar um projecto (espectáculo / exposição) Com a Promoção e Divulgação de um espectáculo/exposição deseja-se a curto prazo: Fazer deslocar o maior número possível de pessoas a um espectáculo ou a uma exposição, de acordo com a lotação do espaço e do tipo de projecto; Torná-lo reconhecido pelo público (Pois pode-se deliberadamente destinar o espectáculo a poucos espectadores suponhamos 100 pessoas/dia para um espectáculo de 5 dias em cena público máximo de 500 pessoas; E no entanto deseja-se torná-lo conhecido mediaticamente por um largo número de pessoas, o maior possível). Tudo isto é muito importante para a definição do seu Plano de Divulgação. Ele deve proporcionar Notoriedade e Visibilidade, mas também assegurar Presença, esta na medida da disponibilidade da lotação possível Em regra o espectador tem um destes quatro comportamentos possíveis face a um espectáculo ou face a uma exposição: Não conhece, não vai; Conhece, mas não vai; Conhece e vai; Vai e não conhece (impulsionado pela imagem ou pela opinião ou pressão de amigos). Naturalmente que esta enumeração é muito simplista ex:não averigua sobre o que o espectador conhece Os actores? A peça? O pintor? etc... Só depois de definido o tipo de projecto/obra artística vai produzir é que pode começar a pensar na estratégia de divulgação a realizar. Importa que pondere que há toda uma promoção estratégica prévia que deve ser feita no sentido de começar a preparar o «terreno» onde se deseja apresentar e que lhe poderá facilitar a comunicação posterior A pré-campanha, digamos assim, muito assente num serviço de relações públicas preparado a médio prazo, assim que se decida pelo tipo de espectáculo ou de exposição que deseja vir a realizar. Esta précampanha ajudará no encontro de apoios e de patrocínios, chamará a atenção de alguns jornalistas, suscitará a curiosidade junto de núcleos duros de espectadores De qualquer modo e na ponderação do seu Plano de Comunicação deve ser claro e objectivo: Pode-lhe interessar: Pouco público e grande notoriedade *; Pouco público e pequena notoriedade; Muito público e grande notoriedade. (*Por vezes a notoriedade só se verifica depois do acontecimento ocorrido Voltando ao nosso anterior exemplo Tendo 500 lugares como número máximo de lotação faça uma

4 promoção muito dirigida que assegure lotações praticamente esgotadas antes da estreia e em cima da estreia faça uma promoção mais ampla, através da cobertura dos média, que garanta que as pessoas ainda que não vejam o espectáculo, o conheçam pelo que ouviram contar! 500 viram, 50 mil ouviram falar.) A estratégia de promoção e de divulgação a adoptar de acordo com o tipo de espectáculo ou exposição depende ainda de: Local do espectáculo ou da exposição; Os hábitos de lazer de cada cidade necessidades públicas; As suas disponibilidades materiais e financeiras. Você necessita de um Assessor de Imprensa. E/ou de um Relações Públicas com sensibilidade para as delicadezas deste cargo junto do público e da imprensa. Ou então você, artista, assume essas funções. Sobretudo necessita de não se esquecer que a sua organização e o seu trabalho artístico, estão posicionados num cruzamento de interesses muito distintos antes de mais, você trabalha no sistema artístico, e muito provavelmente deseja posicionar-se no sistema cultural. O modus operativo para entrar num e noutro sistema são diferentes e o seu assessor de imprensa tem de estar bem consciente destas realidades, assim como o seu designer gráfico e toda a equipa de comunicação! Por outro lado a sua organização e o seu projecto, encontram-se sobre pressão das verdades do Estado e sobre a pressão das verdades da Economia. Pelo que também vai ter de ser capaz de comunicar acertadamente para esses dois outros universos o universo político e o universo económico. Como compreenderá não há um único tipo de mediadores entre a sua organização e o destino alvo do seu trabalho. Há múltiplos mediadores com os quais você tem de contar e que de uma forma ou de outra contribuem para a viabilidade do seu trabalho. Em países pequenos como Portugal, onde há pouca imprensa especializada nas áreas culturais e mesmo artísticas que aqui nos convocam, o número de mediadores é mais pequeno do que noutros países, mas se é mais fácil contactá-los a todos, também é mais difícil entrar nos mundos por esses mediadores franqueados. Promoção Convém organizar a campanha de promoção em duas fases: A fase do lançamento (ou da sensibilização, que deverá começar três meses antes da data da estreia/inauguração); A fase da promoção directa (cerca de três semanas antes da estreia/inauguração). Por vezes também se podem reunir energias e concentrar as duas fases numa só e durante um mês realizar-se um ataque cerrado junto de todas as entidades que podem promover o espectáculo! A promoção é feita com recurso a processos tão simples como: O passar a palavra de «boca a orelha» Direct Mail; Colocação de tarjas informativas em locais estratégicos (associações, centros culturais, nas escolas e nos colégios, nas passagens superiores de peões sobre as estradas, etc...); Informações (através de circulares) em placards de sindicatos, de turismo e de autarquias próximas, por exemplo; A passagem de carros sonoros; A comunicação social, com notícias de sensibilização e de motivação dos espectadores, a nível de jornais, rádios e televisões. Etc...

5 Sempre apostados na criatividade e na imaginação. Passar a Palavra É o melhor meio de divulgação de um espectáculo/exposição. Divulgação Directa. Ela faz-se sobre dois tipos de consumidores Os inovadores e os seguidores. Os inovadores são os líderes de opinião. Os que passam palavra aos seguidores. Vários estudos de mercado feitos em circunstâncias e locais diferentes confirmam que a maioria das pessoas vão ver um espectáculo/exposição devido à boa opinião transmitida por amigos, colegas e familiares. É pois muito importante que trate o melhor possível cada espectador que se desloca ao seu Teatro, Galeria, Museu, Centro de exposições! Desde a bilheteira até aos arrumadores, passando por serviços de relações públicas e bar. Claro que se o espectáculo/exposição não agradar estes pormenores não servem para grande coisa. Convidar bastantes pessoas para os primeiros dias do espectáculo/inauguração da exposição pode ser considerado como um investimento promocional, pois se a opinião for favorável, serão capazes de convencer outros espectadores. Este meio funciona sobretudo para salas grandes com mais de 500 lugares. O Direct Mail / No caso de mailing, é muito importante o primeiro impacto; o nome da sua organização e o logótipo da mesma ou do projecto, para lá da qualidade do papel de carta que usa e da originalidade que apresente. Podem motivar a abertura e leitura da carta. Em ambos os meios importa apostar em pequenos-grandes pormenores para a boa imagem e melhor promoção dos projectos que promove. As informações devem ser concisas e criar interesse, despertar a curiosidade. E se possível despertar sentimentos de afectividade e de cumplicidade. Deseja-se sobretudo que o potencial espectador fixe uma ou duas mensagens. Se ele ouvir posteriormente por outros meios falar do projecto, este ser-lhe-á familiar. É importante saber para quem se enviam as informações Tenha sempre uma lista de contactos actualizada e devidamente organizada. Por classificação profissional, social, etária, regional; enfim, conforme mais útil à sua organização e aos seus projectos.. Publicidade Entre outras acções, importa destacar: A procura da ideia de qualidade, capaz de prender a atenção do público ( leitmotiv que o público fixa e o conduzirá ao espectáculo/à exposição). A criação de um cartaz (dimensão, texto, grafismo e cores, tendo em conta se se afixa em parede, em Mupis ou em Outdoors); de autocolantes; de spots na rádio e na televisão, etc... Difusão de anúncios na imprensa escrita. Os Anúncios Que anúncio produzir? Depende das dimensões que o mesmo possa ter e se vai ser impresso a preto e branco ou a cores; Depende também de se entregar nos jornais os fotolitos prontos para impressão ou se apenas se dão as informações e uma ideia de arranjo gráfico ao jornal, deixando-o compor o anúncio (solução cada vez menos seguida, sobretudo porque graças á

6 Internet os jornais podem receber o anúncio todo pronto e sem necessidade de fotolitos ). Se o seu espectáculo é financiado pelo Ministério da Cultura, tem de divulgar esse patrocínio, bem como outros apoios institucionais recebidos por exemplo, das Câmaras Municipais. Os patrocinadores e os apoiantes devem ser mencionados nos anúncios. É obrigatória a divulgação da classificação etária de um espectáculo. Cuidado contudo em não sobrecarregar o espaço publicitário com demasiadas informações e logótipos pois pode torná-lo confuso. Meios Exteriores de Promoção e de Publicidade Folhetos, Postais, Autocolantes Mais económica é a promoção e a publicidade feita através de folhetos, postais e autocolantes. É claro que nunca chegará ao grande público só com este tipo de divulgação. Ela não lhe garante máxima visibilidade. Todavia pode garantir-lhe a presença de bastante público e se estrategicamente distribuída uma importante notoriedade Tudo depende do tempo de exploração do espectáculo e da exposição, do sítio onde se vai apresentar e do tipo de espectáculo ou de obras (ou seja, do público com quem se contacta). Então a distribuição de folhetos nas ruas, a colocação de postais em lojas, cafés, bares e discotecas, por exemplo e a oferta de autocolantes a pessoas tipo, permitirão a captação de um público interessado, que se deslocará ao espectáculo! Tem a vantagem de ser relativamente económica a sua produção e de fácil distribuição Com cerca de 500 euros já consegue uma gráfica razoável. Claro que não se pode esquecer do pagamento do designer gráfico, eventualmente do fotógrafo... Pode chegar a um total de euros! No entanto, muitas vezes consegue-se o apoio de um gráfico e de um fotógrafo, sem custos. Nos espectáculos em cidades mais pequenas, do interior, por exemplo, funciona muito bem o recurso a este tipo de promoção/publicidade. Há empresas que distribuem os postais em pontos-chave e habituais nas grandes cidades. Convêm que estude o arranjo gráfico e as cores, as frases de promoção, de acordo com o perfil do espectador que deseja sensibilizar para os seus espectáculos e para as suas exposições. Publicidade Exterior: Cartazes, Tarjas, Mupis, Outdoors, Painéis electrónicos Fazer um cartaz, vale a pena? Quanto custa fazê-lo, quanto custa colocá-lo? Onde o colocar? Há que pensar em tudo isto e orçamentar realisticamente. Claro que se há bastantes meios e um grande interesse na notoriedade, vale a pena fazer cartazes. Mas se tiver de ser selectivo nos meios não esqueça que hoje em dia não é fácil colocar cartazes nas paredes nem nos estabelecimentos Pelo menos já foi mais fácil. Por isso tenha em atenção as medidas dos seus cartazes, de modo a simplificar a sua colocação em montras e estabelecimentos comerciais, por exemplo. Os cartazes continuam a ser um meio muito popular para a divulgação de exposições; os espectáculos também recorrem ao cartaz mas têm encontrado meios de divulgação substitutivos e alternativos, sobretudo nos últimos anos. As tarjas não são muito fáceis de colocar e em Portugal estão muito relacionadas com a publicidade a manifestações, a sindicatos e a outras manifestações políticas. Mas isso não invalida que não se pense numa forma de as aproveitar para o mundo dos espectáculos de teatro, dança e música (por ex.: Teatro Nacional de São Carlos, o Teatro Nacional de S. João, bem como das exposições (por ex: Centro Cultural de Belém, Museu do Chiado e de várias galerias de arte). Cada vez mais vemos tarjas nas fachadas e em avenidas estratégicas das

7 cidades, à semelhança do que se passa em Paris, Madrid ou Londres). Os mupis (Placards de publicidade presos ao chão e com iluminação interior, espalhados pelos passeios das cidades, com cartazes) em regra à disposição das Autarquias são cada vez mais utilizados pelos produtores de espectáculos e pelos galeristas. Por vezes as câmaras municipais asseguram as despesas de impressão do cartaz, outras vezes não. Dimensões dos Mupis (dados da JC Decaux: Dimensões do cartaz 1 200mm X 1 750mm; Superfície visível: 1 160mm X 1 710mm). Os mupis são também um suporte bastante utilizado pelos galeristas e pelos museus, em preferência clara face aos outdoors, ou cartazes colados em paredes e similares. Os outdoors (Placards de publicidade onde se colam cartazes de grandes dimensões e costumam tapar obras, terrenos baldios, etc...). Muito usados pelos promotores de espectáculos, raramente por galeristas mas a eles também recorrem museus ou certos eventos de artes plásticas de grande dimensão. As medidas dos outdoors são, por exemplo de 4m X 3m ou 8m X 3m ou 12m X 3m. Recorrer a painéis electrónicos pode ser um complemento à sua publicidade, mas atenção aos custos! Carros de Som, Carros de Imagem Já não são muito usados para a promoção de espectáculos, os carros de som. Incomodam se muito ruidosos, mas se alguém pegar neles com imaginação talvez resultem. Tendem a ser usados para espectáculos de características populares como os teatros de revista, as touradas e os circos, sobretudo na província. Os carros com painéis prismáticos são unidades móveis de publicidade recentes em Portugal, não há experiência para as áreas dos espectáculos, mas pode ser algo a ponderar. Recentemente em Lisboa, Filipe Lá Féria recorreu a estes carros, explorados por uma empresa privada de meios. Não são de todo usados por galerias de arte ou museus. O Programa / O Catálogo Ainda que a maioria das companhias não encarem o programa como um suporte promocional, a verdade é que também o é. Comprado no espectáculo é uma recordação do mesmo que se tende a guardar e durante algum tempo está em casa à vista das visitas Se bem feito, ele pode sensibilizar alguns espectadores, aviva a memória de quem viu e gostou, relativamente ao nome de certos artistas, aos horários, ao nome do teatro, às vezes até do espectáculo. Para outros, melómanos e especialistas de teatro ou de dança, é um suporte documental de extrema necessidade. Os Programas podem ser mais informativos ou mais formativos. Depende das características do espectáculo e da companhia. Desde uma folhinha com a ficha técnica e artística do espectáculo, até elegantes brochuras que além da ficha técnica e artística contam também com curricula dos artistas e dos criadores, excertos da peça, textos de acompanhamento e de apoio à dramaturgia, referências históricas de época, etc., etc... O seu arranjo gráfico e o seu formato, a escolha dos papéis, a selecção de boas fotografias, contribuem igualmente para a criação da imagem do projecto. E essa imagem promove o espectáculo! Se não tiver meios para imprimir numa gráfica o programa, invente formas originais de valorizar as fotocópias, por exemplo. O Programa pode ser uma forma de brincar com os espectadores, se graficamente diferente e imaginativo ou pelo recurso a materiais inesperados.

8 Os espectáculos infantis deverão estar particularmente atentos ao programa. Para elaborar o programa necessita: Da ideia e da definição do seu conteúdo (não se esqueça da Ficha Técnica o mais completa possível com indicação da data e do local de estreia do espectáculo). De um designer gráfico De um fotógrafo De um tradutor (eventualmente) De uma empresa gráfica. Neste sentido que seja rápida e cumpridora de prazos. As permanentes alterações que acontecem na produção de um espectáculo, obrigam muitas vezes a que os programas entrem na gráfica nos tempos limite. Quantos exemplares imprimir? Varia de projecto para projecto, do tempo de exploração do espectáculo, dos potenciais espectadores. Em regra entre 500 e 1000 exemplares é suficiente. O preço de venda varia entre 1 a 5. Para os espectáculos de música clássica o programa ou uma folha de sala são particularmente indispensáveis, de modo a que o espectador possa acompanhar correctamente as obras e os seus andamentos, bem como a que compositores elas se referem. Se se pode imaginar um espectáculo de teatro ou até de dança sem programa ou folha de sala (embora seja desaconselhado), será muito mau não haver programa ou folha de sala de acompanhamento do recital ou do concerto. Impensável no caso de uma ópera onde o programa, mínimo que seja, terá de existir. Os Catálogos, e no que às artes visuais diz respeito, são de extrema importância, embora a sua produção tenda ser um custo significativo da exposição. A verdade é que a lógica de notoriedade e de compra de um quadro ou de uma obra de arte plástica é completamente distinta da que se segue para os espectáculos. O catálogo de uma exposição contemporânea, por exemplo, serve de documento de informação e de referência sobre o autor, mas também de «catálogo de venda», posteriormente, dos quadros expostos. Daí que a qualidade gráfica do Catálogo seja de extrema importância e que a sua impressão seja de grande qualidade, capaz de assegurar uma fiel reprodução das cores dos quadros, por exemplo. Daí a importância do trabalho fotográfico que se faça também quer para o catálogo quer para os acervos e arquivos do artista e da galeria ou do museu. Também o Catálogo deve conter sempre as dimensões exactas de cada obra exposta, e os contactos facilitados da galeria, do museu e até, nalguns casos, dos artistas. Enviado pelo correio para «clientes certos», o Catálogo é também um catálogo de vendas, pelo que deve impressionar positivamente o seu receptor. Assim, se houver a preocupação da sua distribuição por correio, atenção às dimensões escolhidas e ao peso do catálogo. Os catálogos, por norma, são publicados aquando da inauguração da exposição. Por um lado, porque é durante a inauguração e no momento subsequente que o fluxo de visitantes é maior e, consequentemente, que é maior a obtenção de receitas com a sua venda. Por outro lado, porque é também neste período que é maior o potencial de circulação entre os profissionais do sector e, consequentemente, de disseminação de conhecimento. A razão pela qual um catálogo pode ser publicado posteriormente prende-se com a natureza da exposição. Se, por exemplo, esta se compuser de obras encomendadas cuja conclusão só ocorre com a inauguração, então a documentação da exposição só pode ser feita após esse momento. A solução para esta situação, de modo a respeitar-se a norma, seria publicar um catálogo para a inauguração e outro (ou uma secção que se juntasse à inicial) já durante o período em que a exposição está patente. Pode também acontecer que a importância do conhecimento a disseminar requeira que a publicação do catálogo demore mais tempo do que o próprio período da exposição. Neste caso, a disseminação do conhecimento faz-se através de um mailing para profissionais e entidades do sector e, provavelmente, aposta-se num elemento autonomizado.

9 Do catálogo podem constar múltiplos elementos, normalmente divididos em duas componentes: a componente de texto e a componente de imagem. Na componente de texto, podem existir as seguintes unidades: prefácio do patrocinador e/ou da instituição; ensaio do comissário; outros ensaios; lista de obras reproduzidas; biografia(s) do(s) artistas(s); agradecimentos; apoios e patrocínios; créditos (intervenientes e áreas de intervenção). Na componente de imagem, podem existir as seguintes unidades: reprodução das obras expostas; reprodução de outras obras dos artistas; imagens da exposição (montagem, espaço expositivo com obras); páginas de artista (desenhos, maquetas, etc); ensaio visual (sequência de fotografias que reflectem o assunto da exposição sem se referirem directamente ao seu conteúdo). Os Convites São importantes para a divulgação do projecto. Muitas vezes só a nível de notoriedade, mas ainda assim uma forma de comunicar a existência da organização, o seu dinamismo. Mais uma vez um bom trabalho gráfico, da ideia à execução, pode ser factor de persuasão para o convidado se deslocar a um espectáculo / a uma exposição. No caso dos espectáculos, os convites não deverão ultrapassar os 20% do total dos bilhetes vendidos por sessão. No mundo das artes plásticas e visuais o envio de convites é muito importante, sobretudo para a inauguração. A mailing list deve ser cuidadosamente preparada. O máximo de presenças certas é o objectivo de qualquer galeria para a sua inauguração. «Curiosos do croquete» dispensam-se. Mas convencer potenciais compradores a deslocarem-se à galeria, é um trabalho de especialistas e de relações públicas, e onde a importância do galerista e da galeria servem de «selo de garantia», factores de confiança, sobretudo na venda de trabalhos de artistas mais jovens ou ainda sem nome firmado. Não esquecer ter sempre muito acessível a tabela de preços relativa aos trabalhos em exibição. A quem enviar os convites? Colegas artistas, Entidades oficiais, Patrocinadores( os que apoiaram mas também os que recusaram o apoio ao projecto); Jornalistas; Familiares e amigos dos artistas, bem como de outros intervenientes, como os técnicos da companhia teatral ou os comissários Personalidades culturais, políticas e sociais; Espectadores habituais; Clientes habituais das galerias comerciais. Os convites: Um investimento promocional Os convites podem ser considerados como um investimento promocional (a importância da publicidade do passa a palavra, e quando se tem a certeza da qualidade do espectáculo e da exposição) ou um investimento cultural ou simplesmente como uma oferta de cortesia e de simpatia depende das circunstâncias. Os convites devem ser distribuídos de acordo com uma lógica proveniente da própria dinâmica do espectáculo e da exposição, do tempo de exploração (relativamente longo nas galerias) e da dimensão da sala. Habitualmente as antestreias e as estreias de espectáculos destinam-se exclusivamente a convidados. O bilhete é trocado pelo convite conforme, em regra, reserva prévia. Os convites para os outros dias devem evitar os fins-de-semana (sextas-feiras e sábados), escolhendo-se os dias de mais fraca procura, por vezes as terças e as quartas-feiras. A direcção de produção ou a direcção de cena devem ser os encarregados, eventualmente com as relações públicas, pela autorização dos convites deve-se passar um documento a autorizar a bilheteira a esse convite.

10 A Festa de lançamento Organizar um convívio/festa que reúna amigos, colegas, jornalistas, potenciais financiadores, representantes institucionais, etc... pode ser uma forma simpática e económica de apresentar o seu projecto. Por vezes uma extravagância vale boas fotografias e estas mil palavras nos jornais e nas revistas. O Lançamento espampanante e provocatório pode funcionar muito bem ao nível da reportagem e da notícia. Por exemplo, o lançamento do espectáculo Vida de Artista ou a Verdadeira História de Barbi, onde na estreia só se deixavam entrar mulheres no Teatro Maria Matos, em O Jantar No caso das exposições, antes ou a seguir à uma inauguração é hábitual realizar-se um jantar como forma de comemorar o acontecimento. Este reúne um conjunto de restrito de participantes, desde os artistas, comissários e eventualmente demais envolvidos no projectos, bem como amigos destes e outros convidados, como jornalistas, potenciais financiadores, representantes institucionais. O Cocktail Pode ser importante realizar um cocktail ou convívio uns dias antes ou após a estreia do espectáculo, com a presença dos artistas e de alguns espectadores. É uma forma de agraciar quem ajudou a montagem do espectáculo, desde amigos a patrocinadores e apoiantes. Na maioria dos espectáculos de teatro já não se realiza, ao contrário do que acontece numa inauguração de uma exposição. Com efeito, nas artes plásticas o cocktail é um «clássico», imprescindível e de muita importância pois apela-se à troca de opiniões entre os convidados especialistas e interessados que assim comentam de forma informal os trabalhos expostos. «Prender» certas pessoas o máximo de tempo na galeria é importante, pois a presença de uns pode influenciar as opções de compra de outros, o galerista até poderá ter tempo de, em conversa, levar certos convidados a visitar obras de outros artistas em acervo, etc é também uma oportunidade de outros artistas visuais se encontrarem e comentarem percursos, etc enfim, estimular um agradável convívio e estadia na galeria é de extrema importância para o mundo das artes plásticas. È também importante para a presença da imprensa, embora, nas artes plásticas e em regra, se faça sobre os trabalhos expostos, visitas previamente preparadas para os jornalistas. Mas o aspecto mundano e social do cocktail pode servir a imprensa social e também, por aí, ajudar à venda futura dos trabalhos do artista. As Agências de Informação a Lusa Enviar uma notícia para a agência Lusa é uma forma de reforçar o contacto com as televisões, os jornais e as rádios. Porque a sua informação poderá ser transmitida pela Lusa para todos esses meios de comunicação social Será que o seu projecto merece à Lusa honras de divulgação? Pode experimentar também outras agências de informação, no caso do carácter internacional do seu projecto. A Conferência de Imprensa Pode ser importante reunir os jornalistas numa conferência de imprensa reunião preparada para os órgãos de comunicação social em que se apresenta a organização ou os projectos e os artistas se disponibilizam a responder às questões postas. É uma forma mais intimista de

11 dialogar sobre o projecto; pode ser servido um cocktail e procura-se a criação de um ambiente informal. Por vezes porém, criam-se ambientes pesados e inibidores e a conferência de imprensa não funciona bem Ao organizar uma reunião destas tenha cuidado com a hospitalidade e com a simpatia. Tenha atenção ao dia da semana (evite dias de muita agitação política ou cultural) e à hora para que marca a reunião. Normalmente ao final da tarde, mas pode apostar noutro horário! E onde? No próprio teatro ou local da exposição, nas instalações da companhia, num hotel, num bar, num jardim... Tudo depende da época do ano e do tipo de espectáculo / exposição. Pode aproveitar para decorar a sala ou o espaço da conferência de imprensa com alguma publicidade aos seus patrocinadores. Para lá dos jornalistas pode convidar pessoas amigas próximas do projecto e dos artistas e outros colegas do meio artístico. Assim, a todos apresenta o projecto e pode tornar mais informal e acolhedor o ambiente da conferência de imprensa. O Assessor de Imprensa. O Dossiê de Imprensa. Para divulgar informações sobre um projecto ou sobre uma Organização, sobretudo junto dos órgãos de comunicação social e para fazer o ficheiro de convidados, pode ser importante trabalhar com um assessor de imprensa especializado e com numerosos contactos. Quanto à divulgação dos espectáculos / das exposições, cabe ao assessor de imprensa fazer um Dossier de Imprensa, que em princípio deve conter: Breve sinopse do projecto; Uma ficha artística e técnica (tema do espectáculo / da exposição, apresentação de autores e/ou de artistas); Uma breve enumeração de outros trabalhos desenvolvidos pela organização anteriormente, bem como uma breve biografia dos artistas; Datas e horários das representações ou da abertura ao público do local de exposição; Fotografias. Tenha muita atenção com o material fotográfico. Boas fotografias nas medidas normais de 10cm X 15cm, por exemplo. Se o material fotográfico for a preto e branco terão de ter uma boa qualidade, sem manchas nem indefinições, equilibradamente contrastadas. Se o material fotográfico for a cores deve privilegiar o slide (sem esquecer de indicar qual a posição correcta), mas também pode usar a fotografia e até uma boa fotocópia a cores ou impressão jacto de tinta ou laser. Não esqueça de indicar em cada elemento o nome do fotógrafo, o artista fotografado, o nome do espectáculo e o nome da companhia que o apresenta no caso dos espectáculos ou, no caso das exposições, o nome do fotógrafo, o artista, a ficha técnica da obra fotografada e a cortesia (a reprodução da obra pode ser cortesia do próprio artista, da galeria comercial que o representa ou do coleccionador, particular ou público); Críticas de projectos anteriores realizados ou entrevistas e notícias já entretanto publicadas, se houver. Convite para assistir a um ensaio, no caso dos espectáculos ou, no caso das exposições, para estar presente na inauguração e no respectivo jantar. Pode ser interessante relativamente a alguns críticos e ensaístas. Não se esqueça que sobre cada assunto o Dossier de Imprensa deve esclarecer sempre: quem, o quê, quando, onde, porquê e para quê. O Dossier de Imprensa deve ser enviado com três meses de antecedência para as revistas mensais; para as rádios, para os jornais e para as televisões, será suficiente um mês antes da estreia do espectáculo / inauguração da exposição. Em caso de Conferência de Imprensa deverá ter Dossiers de Imprensa disponíveis para oferecer a jornalistas que os não receberam ou entretanto os perderam. 10 ou 15 dias antes da estreia do

12 espectáculo / inauguração da exposição será uma boa data para a realização da Conferência de Imprensa. As artes plásticas não recorrem muito a conferências de imprensa. Como fazer a notícia? O press release. Seja sucinto, não repita ideias, objective o tema da obra, indique claramente o nome dos artistas envolvidos destacando os mais conhecidos, não se engane com datas, locais e horários dos espectáculos e das exposições. Facilite sempre a leitura e tenha também algum cuidado na apresentação gráfica. Como alguns jornalistas publicam na íntegra o seu press release, seja cuidadoso na escrita; Mais do que dados sobre o espectáculo ou sobre a exposição, deve então escrever uma notícia com cuidado, capaz de aliciar o leitor ou o ouvinte. Em cada campanha de promoção tente enviar três informações diferentes, por correio, por fax, por ... Cada vez mais o ganha uma grande relevância para a abordagem da comunicação social. Se estas comunicações escritas não estão a pegar, agarre-se ao telefone e fale directamente com o jornalista Tente saber o que é que não está a correr bem... Acabe sempre as notícias indicando o seu contacto profissional e pessoal. Mantenha uma porta aberta para o próximo contacto. Algumas estratégias de abordagem da comunicação social A Comunicação Social, as televisões, os jornais e revistas, as rádios, desempenham um muito importante papel no lançamento e na carreira de um espectáculo e, mais uma vez, pressupondo que o projecto tem um mínimo de qualidade. São também muito importantes para qualquer exposição, mas o mundo das artes visuais dependa mais de artigos de fundo em jornais e revistas especializadas do que de uma mediatização generalizada Embora não seja de dês+prezar, evidentemente, a presença de televisões e rádios. Mais importante do que os anúncios são as notícias e entrevistas que sobre um espectáculo e sobre uma exposição possam acontecer, sobretudo nos órgãos de comunicação mais próximos do público alvo. As notícias e entrevistas são pois mais credíveis no sentido de que acentuam mais o carácter cultural do que o carácter comercial do espectáculo / da exposição. As notícias são importantes pois não só tornam conhecido o espectáculo / a exposição (notoriedade) como podem motivar à sua assistência ou visita. Não quer dizer que os espectáculos / as exposições mais falados/as nos jornais (e sobretudo os/as mais bem falados/as) tenham mais público significa é que um espectáculo / uma exposição que saia muito na imprensa e seja por esta bem falado/a, ganha um importante reconhecimento público e fica mais defendido junto das instâncias de decisão política, bem como de eventuais compradores de espectáculos ou interessados no acolhimento da sua itinerância, caso esta ocorra. Manifestamente, a divulgação via TV é a de maior impacto; ainda que seja um meio mais caro, é visto por mais pessoas. Queremos dizer, num país pouco conhecedor de bens culturais, o facto de um artista ou de um espectáculo de teatro ou de dança ou de uma exposição passar

13 na televisão, confere-lhe um prestigioso estatuto de artista profissional.(é pena que assim seja, mas é essa a nossa realidade!).não vale a pena ignorar este sentimento. Sensibilize as televisões à cobertura do espectáculo / da exposição através de reportagens, convidando os principais intervenientes para programas de entrevistas, etc... Tudo dependerá do interesse que a televisão manifestar pelo seu projecto., não pode obrigar ou forçar, naturalmente. Nem todas as notícias devem ser feitas da mesma maneira. Normalmente tende-se a fazer uma notícia igual para todos os órgãos de comunicação social. Pensamos que nesta área sensível dos espectáculos e das artes visuaisd, nesta pequena aldeia, se deverá personalizar quanto possível a notícia de acordo com o jornalista para quem a enviamos e do perfil do leitor ou do ouvinte ou do telespectador do órgão de comunicação social, de acordo por sua vez com o tipo de espectáculo ou de trabalho plástico a expor. O que não significa que não se façam algumas informações mais generalistas válidas para todos os jornalistas de todos os órgãos de comunicação social. Também implica ter consciência de que por vezes a notícia só serve para se alcançar notoriedade e não para motivar espectadores ou visitantes. Porque o perfil de leitor daquele jornal ou daquela revista ou o telespectador daquele programa de televisão não têm o mínimo interesse em ver aquele tipo de espectáculo / de exposição. Mas ainda assim é importante que saiba que existem, que já tenha ouvido falar. Diferença e Novidade são duas características que, se um espectáculo / uma exposição de ilustres desconhecidos comunicar, podem atrair os jornalistas e ser causa suficiente para uma notícia. Naturalmente que se o projecto associa um ou mais nomes de artistas muito conhecidos, pode só por isso ver a sua divulgação facilitada. Bem como no caso em que um sucesso anterior protege e chama a atenção da comunicação social para o novo espectáculo / exposição que se prepara. Tire partido disso, embora com cuidado às vezes o grande êxito anterior cria expectativas demasiado fortes relativamente ao projecto seguinte, prejudicando-o. Neste caso, talvez o artista plástico ou visual seja um risco menor de exposição para exposição. Como chamar a atenção dos jornalistas? A chamada de atenção pode começar com uma frase intrigante, por exemplo, envio de um teaser... É sempre bom testar o interesse dos jornalistas, nomeadamente ver se eles entram em contacto consigo depois dessa primeira aproximação. Depois é óbvio que se entra num mundo de lobbies com uma lógica própria que não se domina facilmente. Merecer ou não mais destaque, mais ou menos entrevistas, depende de um cair em graça ou de uma confluência de interesses ou de simpatia entre si e um ou outro jornalista ou mesmo editor... Ou da existência de um espaço livre no jornal, numa época de poucas notícias, etc...mais uma vez depende do tipo de jornal e do tipo de espectáculo ou de artista plástico. Mais uma vez não se pode esquecer da existência de dois sistemas: o sistema artístico e o sistema cultural, ambos com filosofias de comunicação muito distintas É impossível ter certezas nesta área. Mas pode ajudar se: escrever sem erros e de forma clara; enviar boas fotografias; enviar as informações com a devida antecedência (1 revista mensal deve receber as notícias 3 meses antes da data de saída; 1 jornal semanário deve receber as notícias 15 dias antes da data de saída...). Aliás, como já se viu. Podemos acrescentar o convite a determinados jornalistas para assistirem a works in progress, ensaios abertos e muitas vezes sobretudo ao ensaio geral ou muito próximo disso, no caso dos espectáculos ou, no caso das exposições, à própria montagem. É bom disponibilizar esse ensaio geral / a montagem para sessões de fotografias e de gravações para televisão. No caso dos

14 espectáculos, também pode pensar na hipótese de um ensaio só para a imprensa. Nas artes visuais, de sempre tentar a visita da imprensa e a captação de imagens devidamente iluminadas, em períodos anteriores à inauguração ou em momentos com poucas pessoas a visitarem a galeria. Enviar a quem? Há que detectar quem assume a divulgação das notícias culturais. Se isso é fácil nos jornais já não é assim tão linear nas revistas, nas rádios ou televisões. Por outro lado, é sempre bom enviar as informações para mais de uma pessoa em cada jornal. O seu contacto pode estar doente ou em férias ou nem achar interessante aquele seu projecto; mas pode agradar a outro jornalista. Pelo menos uma vez por ano, deve verificar se todos os jornais e revistas ainda existem e se os jornalistas se mantêm nesses jornais e com essas funções, pois estes mudam com alguma frequência. Sugerimos envio ao director; editor; jornalista cultural ; críticos; colaboradores interessados; colunista social, se for caso disso. Para as televisões e para as rádios deve enviar sempre uma informação para a Agenda. O Produtor e as Novas Tecnologias de Informação e Comunicação Os Produtores, integrados que estão também na actual sociedade de informação, necessitam de e cada vez mais de se familiarizarem com as novas tecnologias de informação e de comunicação. Hoje é banal ter, para lá de um número de telefone e fax, um endereço electrónico. Para não falar das WWW a sua página na Internet. Muitos artistas plásticos e galerias têm a sua página web e através dela divulgam os seus trabalhos e exposições. Cada vez mais os bilhetes para os espectáculos são comprados através da Internet. Um bom produtor deverá estar a par das novas tecnologias. Informe-se. Investigue. O mundo está a mudar Já ouviu falar do Tele-trabalho acredite que também em breve muitos serviços de produção, nomeadamente promoção e vendas, poderão recorrer a esta nova forma de trabalho Por tudo isto já não lhe passa pela cabeça não ter um computador para trabalhar Informática e telemática (telecomunicações + informática) são fundamentais. Familiarize-se com as novas linguagens Ter um endereço electrónico e recorrer ao correio electrónico e investir na criação de uma home page para colocar na WWW World Wide Web, valoriza a sua imagem organizacional e sobretudo permite-lhe diminuir os custos de comunicação e de divulgação dos seus projectos! Recorrer às mensagens de telemóveis para divulgar os espectáculos é também e cada vez mais normal. Com a nova geração de telemóveis, 3G, será ainda mais apetecível recorrer a este meio de promoção!