Como posso controlar de maneira abrangente o conteúdo confidencial com o Microsoft SharePoint?

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1 RESUMO DA SOLUÇÃO Controle do ciclo de vida das informações para SharePoint Como posso controlar de maneira abrangente o conteúdo confidencial com o Microsoft SharePoint? agility made possible

2 O controle do ciclo de vida das informações da CA para SharePoint detecta, classifica e controla as informações confidenciais registradas, armazenadas e distribuídas nos ambientes do SharePoint. Isso permite que processos de negócios críticos continuem ao mesmo tempo que os ativos corporativos confidenciais são protegidos. 2

3 resumo executivo Desafio O Microsoft SharePoint testemunhou um crescimento significativo nos últimos anos por meio da ampla adoção de seus recursos de gerenciamento de conteúdo, colaboração e rede social. No entanto, a facilidade com a qual as instâncias do SharePoint podem ser implantadas permitiu que grupos interfuncionais criassem instâncias em toda a organização de maneira rápida e, às vezes, precipitada. A falta de gerenciamento, design e processo do SharePoint resultou não apenas em um grande volume de instâncias do SharePoint implantadas em toda a empresa, mas também no crescimento e na exposição de dados confidenciais. O CA DataMinder está localizado estrategicamente no SharePoint a fim de possibilitar a eficiência contínua dos processos de negócios e, ao mesmo tempo, ajudar a controlar informações confidenciais. Oportunidade Mesmo que as implantações e os dados não estruturados do SharePoint localizados nos recipientes muitas vezes possam ser difíceis de gerenciar e proteger, há uma oportunidade para que a empresa se beneficie com os usos planejados do SharePoint e, ao mesmo tempo, proteja a organização de maneira abrangente do comprometimento de informações confidenciais. Para isso, o CA DataMinder utiliza uma abordagem de segurança com base em risco ao controlar as informações durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint. À medida que as informações são criadas, armazenadas, revisadas e distribuídas no SharePoint, o CA DataMinder detecta, classifica e controla conteúdo confidencial a fim de reduzir o risco de comprometimento das informações e não-conformidade e, ao mesmo tempo, permitir que os processos de negócios continuem. Benefícios O controle do ciclo de vida das informações da CA para SharePoint permite que as organizações sejam beneficiadas das seguintes maneiras: Aumento da eficiência da medição de risco às informações por meio de detecção e classificação automáticas. Permissão dos processos de negócios e, ao mesmo tempo, controle de informações confidenciais durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint. Risco reduzido de comprometimento das informações e não-conformidade regulatória. 3

4 Seção 1: Desafio Usos e desafios do SharePoint Os desafios mais críticos relacionados a informações que as organizações enfrentam ao utilizar o SharePoint muitas vezes são resultado de seus recursos essenciais. Usos comuns do SharePoint A função essencial do SharePoint é sua capacidade de armazenar documentos e imagens e, ao mesmo tempo, agir como um local centralizado para colaborar e melhorar as eficiências corporativas. Embora possa centralizar informações e aplicativos para uso corporativo interno, também pode fornecer um fórum para parceiros e terceiros melhorarem seus processos de negócios e compartilhamento de informações dentro dos limites organizacionais. No entanto, são essas mesmas funções essenciais que também podem resultar na exposição e comprometimento de conteúdo confidencial (propriedade intelectual, informações de identificação pessoal, informações não públicas ou informações sobre saúde protegidas). Os usuários podem registrar conteúdo confidencial ou editar e revisar o conteúdo existente manualmente, resultando em uma confidencialidade maior. Esse processo de uso de dados típico pode expor as organizações ao comprometimento de informações confidenciais com pouco ou nenhum controle para proteger a organização. Registro de informações. Muitas vezes, os usuários utilizam o SharePoint como um repositório para armazenar documentação e conteúdos confidenciais. No entanto, frequentemente, a falta de processos definidos ou de design de arquitetura de dados permite o registro de conteúdo confidencial nos locais ou recipientes errados. O resultado é o armazenamento de informações confidenciais em locais inadequados com pouco conhecimento organizacional ou administrativo. Por exemplo, um departamento financeiro pode ter configurado uma instância do SharePoint com subpastas para armazenar documentos financeiros confidenciais, como faturamento de clientes e informações financeiras da empresa. A finalidade da arquitetura de dados era criar recipientes separados para objetivos e funções organizacionais específicas. Se os dados errados, como demonstrativos financeiros da empresa, forem carregados, registrados ou movidos para um local inesperado, como faturamento de clientes, a organização pode correr um risco significativo de comprometimento dos dados, com um impacto financeiro direto na empresa. A falta de processos de gerenciamento de dados muitas vezes resulta na mistura de conteúdo em recipientes sem conhecimento da TI, da segurança ou dos proprietários das informações, fazendo com a organização corra um risco significativo. Colaboração de conteúdo. A colaboração no SharePoint permanece o uso mais popular, mas também é um fator significativo na proliferação de informações do SharePoint. Mesmo que o uso do SharePoint melhore a comunicação e a eficiência dos processos de negócios, também aumenta o risco de exposição de informações corporativas confidenciais. Embora o registro original de conteúdo possa não causar impacto na empresa inicialmente, o processo evolucionário do acesso, colaboração e compartilhamento de conteúdo muitas vezes resulta na inclusão ou criação de informações confidenciais. Diretivas de gerenciamento de acesso que originalmente eram utilizadas para permitir acesso a informações não confidenciais muitas vezes se tornam desatualizadas e ineficientes devido às novas formas que o conteúdo ganha quando o uso colaborativo ocorre. 4

5 Por exemplo, uma empresa que terceiriza funções de negócios essenciais para uma empresa de consultoria de processos de negócios colabora por meio de uma implantação integrada do SharePoint. No início, nenhuma informação confidencial é compartilhada entre as partes, conforme esperado. No entanto, durante o processo normal de compartilhamento de informações, um funcionário acrescenta propriedade intelectual a um documento de uma maneira que não está em conformidade com a diretiva corporativa. Mesmo que processos definidos tenham sido seguidos para compartilhar informações em um ambiente do SharePoint arquitetado adequadamente, a empresa fica exposta como um subproduto da colaboração. Distribuição de conteúdo. Quando a colaboração de documentos é concluída, a cópia final muitas vezes fica pronta para distribuição por uma variedade de modos de comunicação. Muitas vezes, isso resulta na cópia de conteúdo confidencial para dispositivos de armazenamento, no envio por , no upload em sites de rede social, no transporte em dispositivos móveis ou, até mesmo, na migração para a nuvem. Essa replicação de conteúdo aumenta significativamente o nível de exposição para a empresa. A distribuição acidental, mal intencionada e negligente de conteúdo deve ser controlada a fim de reduzir o impacto na empresa. Por exemplo, uma proprietária de linha de negócios e seus subordinados diretos finalizam um documento de estratégia de três anos. A proprietária de linha de negócios faz download do documento localmente em seu laptop a fim de enviá-lo por para seu gerente geral. No entanto, no processo de envio do documento, ela digita o endereço de errado e acidentalmente envia o documento para um indivíduo fora da empresa que é um parceiro de negócios que trabalha com vários concorrentes. O erro é custoso, mas não é incomum. Controles devem ser aplicados para impedir que informações confidenciais sejam enviadas a destinatários inesperados como resultado de um erro humano. Desafios de segurança do SharePoint As implicações de permitir que informações confidenciais sejam armazenadas, compartilhadas e, por fim, expostas no SharePoint resulta em vários desafios que devem ser enfrentados a fim de reduzir os riscos às informações organizacionais. Incapacidade de localizar informações. A mesma falta de design e processo que resulta na exposição de informações confidenciais no SharePoint também contribui para a falta de visibilidade e conhecimento administrativo. Informações que não seguem designs de arquitetura de dados e estratégias de segmentação predefinidas acabarão em locais inesperados ao longo do tempo. Como resultado, os dados confidenciais acabam espalhados em instâncias do SharePoint e distribuídos dentro e fora da organização sem o conhecimento dos administradores e proprietários das informações. Com visibilidade e conhecimentos limitados de onde essas informações estão chegando, onde elas residem e para onde estão sendo movidas, os níveis de segurança e conformidade podem aumentar significativamente, muitas vezes sem o conhecimento da organização. Há anos, as organizações tentam entender o impacto das informações confidenciais por meio de avaliações de risco manuais fornecidas com base no sistema. É claro que essas avaliações se tornam irrelevantes rapidamente, devido à natureza dinâmica dos dados, tornando os resultados obsoletos e quase inutilizáveis. 5

6 Essa falta de visibilidade em tempo real quando os dados estão parados, em uso e em movimento muitas vezes pode distorcer as percepções das organizações em relação à confidencialidade dos dados organizacionais, resultando em decisões de TI e segurança desinformadas e níveis de risco mais elevados. Falta de conhecimento de classificação. Não entender onde as informações confidenciais residem ou são comunicadas causa um impacto direto na capacidade de avaliar o risco organizacional. Muitas vezes, as empresas pressupõem o nível de confidencialidade do conteúdo com base em onde elas acreditam que as informações estão armazenadas, o que faz com que tenham uma imagem incorreta. As organizações devem ser capazes de classificar ativamente as informações dinâmicas em relação às diretivas corporativas e regulatórias a fim de mensurar adequadamente os níveis de risco do SharePoint e priorizar controles de segurança eficazes. A incapacidade de ter essa postura deixa as organizações expostas a riscos financeiros e regulatórios, muitas vezes sem nem mesmo saber. Controles de informações ineficientes. A natureza dinâmica dos dados no SharePoint causa um impacto direto na capacidade que uma organização tem de entender qual é a localização e a confidencialidade dos dados, aplicar diretivas e controlar os dados. Os itens a seguir descrevem as várias maneiras em que as informações passam pelo SharePoint, muitas vezes sem monitoração ou controle. Registro. Muitas vezes, as informações são confidenciais desde o primeiro dia da criação. A falta de controle do SharePoint da maneira como as informações são registradas permite o upload fácil das informações confidenciais para acesso futuro. Armazenamento. O design de arquitetura de dados do SharePoint tem a finalidade de armazenar informações em recipientes específicos para garantir que apenas funções e grupos específicos possam acessá-las. No entanto, a falta de processos de gerenciamento de direitos ou dados muitas vezes resulta no armazenamento de conteúdo confidencial em recipientes errados. Independentemente do design de arquitetura e do gerenciamento de direitos adequados, há informações confidenciais que não devem ser armazenadas no SharePoint em nenhum momento. Dados com esse nível de confidencialidade devem ser removidos ou descartados. Acesso. Até mesmo com o melhor design de arquitetura e processos de gerenciamento de dados, a natureza colaborativa do SharePoint permite a criação de conteúdo confidencial nos recipientes errados. Como resultado, usuários inesperados têm acesso a conteúdos confidenciais. Distribuição. Quando não houver mais colaboração no conteúdo confidencial e ele estiver no estado final, o SharePoint terá pouco controle uma vez que o usuário tiver feito download do arquivo para distribuí-lo. O resultado é a exposição de informações confidenciais por vários modos de comunicação por conta de ações acidentais, negligentes ou mal intencionadas. 6

7 Seção 2: Oportunidade Controle do ciclo de vida das informações para SharePoint da CA A CA Technologies ajuda a enfrentar os desafios relacionados a informações do SharePoint descritos acima com o controle do ciclo de vida das informações para SharePoint. Por meio de detecção de dados automatizada, classificação e controle de acesso, as organizações podem atenuar o risco de comprometimento das informações e os riscos financeiros e regulatórios resultantes. Como funciona o controle do ciclo de vida das informações para SharePoint A CA Technologies controla informações confidenciais durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint. Agora, os dados podem ser armazenados no local correto e acessados, revisados e distribuídos entre as pessoas certas. Os itens a seguir descrevem como o CA DataMinder controla conteúdos confidenciais durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint: 1. Criar. Você controla as informações carregadas no SharePoint? O CA DataMinder Endpoint controla as informações carregadas no SharePoint com base na confidencialidade e na identidade do usuário. Isso evita que informações extremamente confidenciais sejam armazenadas e compartilhadas no SharePoint e, ao mesmo tempo, atenua o risco de usuários inesperados obterem acesso e comprometê-lo. 2. Armazenar. Você move ou criptografa informações com base no local e na confidencialidade? O CA DataMinder Stored Data controla as informações assim que elas estiverem armazenadas no SharePoint. Se informações confidenciais estiverem localizadas na pasta incorreta, o CA DataMinder poderá movê-las. Se informações confidenciais estiverem armazenadas com texto não criptografado e exigirem proteção de criptografia, o CA DataMinder poderá criptografá-las. 3. Usar. Você controla o acesso a informações confidenciais? O CA DataMinder também fornece informações de tecnologias de terceiros, como produtos de gerenciamento do acesso à Web, incluindo o CA SiteMinder Classification, para tomar decisões de acesso aprimoradas. O acesso pode ser bloqueado se os usuários que tentarem acessar informações no SharePoint não puderem ter acesso a determinados conteúdos devido às suas funções. 4. Distribuir. Você controla quem recebe o documento final? O CA DataMinder Endpoint ou o CA DataMinder controla a distribuição de informações por uma ampla gama de meios de comunicação, como , webmail, mídia social, mídia removível e impressão. Ele controla a distribuição de informações por meio de aviso, criptografia, quarentena ou bloqueio. 5. Descartar. Você coloca em quarentena ou exclui informações confidenciais? Além de mover ou criptografar dados em espera, o CA DataMinder Stored Data pode remover informações confidenciais que não deveriam estar armazenadas no SharePoint. 7

8 Figura A Controle do ciclo de vida das informações para SharePoint. Seção 3: Casos de uso Casos de uso do CA DataMinder para SharePoint Os itens a seguir descrevem como o CA DataMinder controla conteúdos confidenciais durante uma tentativa de registro: 1. Um controller financeiro cria localmente uma nova planilha que contém informações de previsões corporativas para sua estação de trabalho. 2. As informações confidenciais podem variar entre dados de folha de pagamento, Cadastros de Pessoas Físicas, registros de saúde ou médicos, propriedade intelectual ou informações não públicas, no entanto, neste cenário, elas são relacionadas à área financeira. 3. Essas informações são fortemente controladas e devem ser armazenadas apenas em determinados recipientes do SharePoint a fim de evitar que informações vazem antes que fiquem disponíveis publicamente. 4. O controller tenta fazer upload das informações em um recipiente do SharePoint que é contra a diretiva. 5. O CA DataMinder Endpoint leva em consideração local, função e conteúdo e determina se o registro é contra a diretiva e se a ação deve ser bloqueada para atenuar o risco à empresa. 8

9 Figura B Caso de uso 1 (criar) - Alerta do CA DataMinder de registro bloqueado para um usuário. Os itens a seguir descrevem como o CA DataMinder move informações confidenciais para o local adequado: 1. Um usuário salva um conteúdo confidencial de vendas e faturamento em uma pasta de relatórios financeiros. 2. O CA DataMinder Stored Data classifica o conteúdo como informações de faturamento de clientes. 3. O CA DataMinder Stored Data determina, com base em uma diretiva predefinida, que o arquivo deve ser armazenado na pasta Faturamento de Clientes. 4. O CA DataMinder move o arquivo para a pasta de faturamento, deixando um stub do arquivo para alertar os usuários de que o arquivo foi movido. Figura C Caso de uso 2 (armazenar) - O CA DataMinder move arquivos confidenciais. 9

10 Os itens a seguir descrevem como o CA SiteMinder com o CA DataMinder Classification bloqueia o acesso ao conteúdo: 1. Um usuário de contas a receber tenta acessar informações de previsões financeiras da empresa inadequadamente armazenadas no recipiente de faturamento de clientes do SharePoint. 2. O CA SiteMinder integra-se ao CA DataMinder Classification, permitindo visibilidade em tempo real da confidencialidade do arquivo de previsões financeiras que o usuário tentou acessar. 3. Como a função do usuário que acessa esse tipo de conteúdo é contra a diretiva, o CA SiteMinder bloqueia o acesso ao arquivo. Figura D Caso de uso 3 (usar) O CA SiteMinder bloqueia o acesso ao conteúdo confidencial. Os itens a seguir descrevem como o CA DataMinder bloqueia informações confidenciais enviadas por 1. Quando os usuários finalizarem a colaboração e o documento estiver concluído, o documento será considerado pronto para distribuição. 2. No entanto, como o documento inclui um conteúdo confidencial, é muito importante que apenas os destinatários adequados o recebam. 3. O CA DataMinder controla a distribuição desse documento por vários modos de comunicação, incluindo fazer upload do arquivo em um site de mídia social, salvá-lo em uma mídia removível, imprimi-lo ou enviá-lo por com base na identidade e no conteúdo. 4. O CA DataMinder determina se o conteúdo e o modo de comunicação é contra a diretiva e bloqueia o . 10

11 Figura E Caso de uso 4 (distribuir) O CA DataMinder controla a comunicação do conteúdo. Os itens a seguir descrevem como o CA DataMinder remove ou exclui conteúdo do SharePoint: 1. Há níveis de confidencialidade de conteúdo que não devem ser armazenados no SharePoint. 2. O CA DataMinder Stored Data detecta e classifica o conteúdo, aplicando diretivas que não permitem que determinados níveis de confidencialidade de conteúdo sejam armazenados em um site do SharePoint. 3. Para arquivos que não pertencem a esses locais, o CA DataMinder Stored Data os substitui por arquivos que contêm explicações do porquê foram substituídos e quem deve ser contato em caso de dúvidas. 4. Além disso, os arquivos originais podem ser colocados em quarentena ou movidos para um local seguro. Figura F Caso de uso 5 (descartar) O CA DataMinder remove o conteúdo do SharePoint. 11

12 Seção 4: Benefícios Benefícios do controle do ciclo de vida das informações para SharePoint À medida que informações confidenciais se proliferam dentro e fora de sites do SharePoint, as organizações se abrem para um nível significativo de exposição financeira. A fim de proteger seus ativos essenciais, elas devem utilizar uma abordagem em camadas para reduzir o nível geral de risco. O CA DataMinder permite que isso seja realizado ao controlar as informações confidenciais durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint. Essa abordagem abrangente para o controle de informações oferece os benefícios a seguir. Mensurar o risco às informações por meio de detecção e classificação A falta de visibilidade do local e da confidencialidade das informações do SharePoint é um desafio organizacional significativo para entender o impacto na empresa, devido à natureza dinâmica dos dados corporativos. O CA DataMinder pode ajudar a enfrentar esse desafio por meio de sua capacidade de detectar e classificar automaticamente o conteúdo confidencial à medida que é registrado, armazenado e distribuído dentro e fora do SharePoint. O que anteriormente era um esforço que consumia tempo e recursos, resultando em informações imperfeitas, agora é um processo eficiente e consistente, que permite que a empresa entenda ativamente os riscos críticos à organização. Possibilitar processos de negócios e, ao mesmo tempo, proteger o conteúdo confidencial Um dos principais objetivos de TI e segurança é fornecer um forte equilíbrio entre a permissão dos negócios e a proteção de conteúdo. A capacidade de registrar, compartilhar, colaborar e armazenar informações no SharePoint aumenta a eficiência da empresa, mas também expõe as organizações a uma quantidade significativa de riscos. As organizações devem utilizar uma abordagem em camadas, mas precisa, para proteger as informações no SharePoint se desejarem possibilitar os negócios, mas atenuar o impacto desses vetores de ameaças. O CA DataMinder ajuda as organizações a atingirem esses objetivos ao incorporar identidade e conteúdo na maneira como os dados confidenciais são controlados durante todo o ciclo de vida das informações do SharePoint. Essa abordagem precisa, mas em camadas, protege as organizações à medida que as informações são criadas, armazenadas, usadas, distribuídas e descartadas em ambientes do SharePoint. Agora, as organizações podem permitir que o usuário certo tenha o acesso ideal ao conteúdo correto. Risco reduzido de comprometimento das informações e não-conformidade As informações confidenciais armazenadas no SharePoint podem variar muito com base na indústria, negócio e grupo funcional. Diretivas de dados corporativos e regulatórios são projetadas para proteger a organização e seus clientes no que se trata dos dados utilizados. Informações financeiras, de comportamento do funcionário, de tratamento do cliente, propriedade intelectual e informações de identificação pessoal são tipos de dados relevantes que devem ser classificados e controlados de maneira eficaz a fim de reduzir o risco de comprometimento dos dados e não-conformidade regulatória. O CA DataMinder detecta, classifica e protege informações confidenciais com base em diretivas regulatórias e corporativas predefinidas para ajudar a proteger a marca e reduzir o risco de comprometimento dos dados e não-conformidade. 12

13 Seção 5: A vantagem da CA Technologies O IAM orientado a conteúdo da CA permite que você controle as identidades e o acesso de usuários e, também, a utilização de informações. A proteção e o controle eficaz das informações são obrigatórios para atender aos requisitos de conformidade corporativa e às diretivas de segurança e, ao mesmo tempo, possibilitar processos de negócios críticos. A CA Technologies é líder em gerenciamento de TI há mais de 30 anos, possui mais de clientes de segurança e tem o compromisso de continuar a oferecer recursos de segurança inovadores ao mercado. Temos um grupo de especialistas em segurança muito amplo e dedicado que sabe como fazer implantações de segurança bem-sucedidas, além de ajudar nossos clientes a obter um rápido tempo para valorização. A CA Technologies é uma empresa de software e soluções de gerenciamento de TI com experiência em todos os ambientes de TI, de mainframes e sistemas distribuídos a virtuais e na nuvem. A CA Technologies gerencia e protege os ambientes de TI e permite que os clientes forneçam serviços de TI mais flexíveis. Os produtos e serviços inovadores da CA Technologies fornecem a visão e o controle essenciais para as organizações de TI aumentarem a agilidade dos negócios. A maioria das empresas que compõe a lista Global Fortune 500 conta com a CA Technologies para gerenciar seus ecossistemas de TI em constante evolução. Para obter informações adicionais, visite o site da CA Technologies em ca.com. Copyright 2012 CA. Todos os direitos reservados. Microsoft SharePoint é uma marca comercial registrada ou marca comercial da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou outros países. Todas as marcas comerciais, nomes de marcas, marcas de serviço e logotipos aqui mencionados pertencem às suas respectivas empresas. Este documento é apenas para fins informativos. A CA não assume responsabilidade pela precisão ou integridade das informações. Na medida do permitido pela lei aplicável, a CA fornece este documento "no estado em que se encontra", sem garantias de nenhum tipo, incluindo, sem limitações, garantias implícitas de comercialização, adequação a uma finalidade específica ou não violação. Em nenhuma circunstância a CA será responsável por qualquer perda ou dano, direto ou indireto, decorrente do uso deste documento, incluindo, sem limitações, perda de lucros, interrupção dos negócios, reputação da empresa ou perda de dados, ainda que a CA seja expressamente informada sobre a possibilidade de tais danos com antecedência. A CA não oferece consultoria jurídica. Nenhum software mencionado neste documento funciona como substituto para a conformidade com quaisquer leis, incluindo, sem limitações, qualquer ato, estatuto, regulamento, regra, diretriz, padrão, diretiva, ordem administrativa, ordem executiva, e assim por diante (coletivamente, "Leis"), mencionadas neste documento ou quaisquer obrigações contratuais com terceiros. O Cliente deve consultar-se com um consultor jurídico competente em relação a quaisquer Leis ou obrigações contratuais. CS2120_0212

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