Trabalhando com Mala Direta e Etiquetas de Endereçamento no LibreOffice 3.5.6

Transcrição

1 Departamento de Tecnologia da Informação Divisão de Relacionamento e Gestão do Conhecimento Trabalhando com Mala Direta e Etiquetas de Endereçamento no LibreOffice Antes de gerar a planilha modificar no LibreOffice as configurações para não imprimir paginas em branco; 1. Clicar em "ferramentas" selecionar "Opções" 2. Clicar no mais para expandir o LibreOffice Writer e selecionar a opção "Imprimir"; 3. Desmarcar a opção "Imprimir páginas em branco inseridas automaticamente"; 4. Clicar em "OK"; Criação de Etiquetas passo a passo 1) Primeiramente, é necessário certificar-se de estar com a versão do LibreOffice instalada. Para isso, acesse Ajuda Sobre o BrOffice. 2) Agora, precisamos ter uma base de dados para fazer as etiquetas. Há uma base de exemplo na rede, na pasta \\paleno\modelos ou no mapeamento O:\. Vamos, então, copiar a pasta maladireta que está nesse diretório, para o Desktop. 3) A planilha está com as fórmulas de CEPNET e código de triagem dos correios configurados apenas na primeira célula da coluna de cada um desses campos. Vamos, então, configurar essas fórmulas para toda a coluna. Se a planilha tem poucas linhas, isso é fácil de fazer apenas estendendo a célula, da seguinte forma:

2 Na figura, a primeira célula do campo CEPNET contém a fórmula para calcular o CEPNET (um pedaço dela encontra-se na linha acima da tabela na figura). Quando selecionamos a célula, um pequeno quadrado preto aparece no canto inferior direito do retângulo de seleção (preto). Clicando nesse pequeno quadrado e segurando o botão do mouse, basta arrastar para baixo até a célula desejada (uma seleção em vermelho começa a aparecer na tela, envolvendo a área selecionada até o momento). A fórmula, então, será estendida até essa célula. No caso de planilhas maiores, com 30 mil linhas, por exemplo, utilizar seleção de células com extensão pode ser um problema. Seria gasto muito tempo apenas selecionando a área desejada. Então, essa extensão de fórmula tem que ser feita de um jeito diferente. Primeiramente, selecionar a célula que contém a fórmula, no caso, a primeira, segurar ctrl e apertar a tecla C, para copiar a célula. Isso não copiará exatamente a célula, mas sim a sua fórmula em definição. Agora, precisamos aplicá-la a todas as células da coluna. O modo mais fácil é selecionar qualquer célula de uma coluna próxima que esteja completa (vide figura), segurar o botão ctrl, e apertar o botão (seta para baixo) no teclado. O marcador será colocado na última célula da coluna. Assim, você descobrirá quantas linhas possui a sua base de dados. No caso da base de dados de exemplo, a última linha é a 245. De posse desse dado e lembrando que a coluna que contém o CEPNET é a coluna M, definiremos uma seleção na caixa de texto indicada pela seta preta na figura ao lado. A forma de definir uma seleção é indicando um intervalo. No BrOffice Calc, ela é montada assim: <coluna><linha>:<coluna><linha>. Então, como queremos selecionar as células desde a linha 3 até a linha 245 da coluna M, essa seleção fica M3:M245, como mostra a figura. Escrito isso, aperte Enter no teclado. Você notará que a área requisitada foi selecionada. Agora basta segurar ctrl e apertar a tecla V no teclado para colar a fórmula que foi copiada anteriormente. Pronto. Agora é só repetir esses passos para a coluna do código de triagem dos correios, que, na planilha, é COD CENTRALIZADOR. Ajustada a planilha, clique em Arquivo Salvar, para salvar as alterações. NÃO PROSSIGA SEM SALVAR A PLANILHA!! 4) Agora é necessário configurar a planilha como fonte de dados para gerar as etiquetas no LibreOffice. Para isso, certifique-se de que as alterações realmente foram salvas,

3 No primeiro passo, você deve selecionar a última opção, que é Outra fonte de dados externa e clicar em Próximo >>. pois, se não foram, a base de dados configurada vai ser a antiga, que está sem as modificações importantes que foram feitas. Para tal, utilizaremos o Assistente de Fonte de dados de endereço. Você pode acessá-lo em Arquivo Assistentes Fontes de dados de endereço. Você também pode fazer isso da própria planilha ou do arquivo no qual se quer gerar as etiquetas, pois os dados configurados passam a ser uma fonte de dados para todo pacote BrOffice/LibreOffice. No segundo passo, você deverá configurar o tipo de fonte de dados que será utilizada. Para isso, clique no botão Configurações. No campo Tipo de banco de dados:, você deverá selecionar a opção Planilha, e clicar em Próximo >>.

4 Agora, você deve clicar em Procurar, para indicar o caminho da planilha de dados que será utilizada. Após indicá-lo, você pode clicar em Testar conexão, para verificar se a referência está correta. Feito isso, clique em Concluir. No terceiro passo, você deve selecionar a Planilha principal do arquivo de base. Lembre-se que o arquivo de base contém 2 planilhas, uma dos contatos e outra dos códigos de triagem dos correios, os quais são consultados para montar o código centralizador. Feito isso, clique em Próximo >>. No quarto passo não será feita atribuição de campos para dados de endereço padrão do LibreOffice. Utilizaremos os próprios campos da planilha para fazer as etiquetas. Apenas clique em Próximo >>. No quinto passo, será criado um arquivo novo, que vai ser o banco de dados representante da planilha de dados que vamos utilizar. O assistente sugere um local para guardar esse arquivo. Como queremos centralizar tudo na pasta

5 maladireta que está no Desktop, clique em Procurar e indique o caminho. Após, marque a caixa Disponibilizar este catálogo de endereços para todos os módulos no BrOffice. e clique em Concluir para finalizar. Agora você tem a base de dados configurada, e pronta para ser encontrada pelo LibreOffice na hora de gerar as etiquetas. 5) É a hora de gerar o modelo de impressão de etiquetas, utilizando os campos da base de dados. Para isso, vá em Arquivo Novo Etiquetas. No campo Banco de dados, selecione a base de dados que foi configurada nos passos anteriores, que é Endereços. Após, no campo Tabela, selecione a planilha principal dessa base, que é a Planilha1. Não se esqueça de selecionar, no campo Fabricante, o item Avery A4, e no campo Tipo, o item L7162 Address, que é o tipo de etiquetas padrão fornecida pela Assembleia Legislativa. Marque, também, a opção Folha avulsa. A partir daí, você já pode começar a definir a estrutura da Etiqueta, que é feita no campo de texto com o título de Texto da etiqueta. Nesse campo, além de adicionar as referências dos campos da base de dados, você ainda pode adicionar símbolos, espaços, palavras, etc., a fim de organizar os dados na etiqueta. Por exemplo, colocar título para os dados (Ex: CEP: <numero>), vírgula entre os números dos endereços, etc. Para adicionar a referência aos campos da tabela, clique no campo Campo do banco de dados, selecione o campo desejado, e clique na seta preta, dirigida para a esquerda. Isso vai fazer a referência ser adicionada ao texto da etiqueta. Por exemplo, para citar o campo Estado, a referência fica deste modo: <Endereços.Planilha1.0.Estado>. Um exemplo de texto para etiqueta é: <Endereços.Planilha1.0.Tratamento>. <Endereços.Planilha1.0.Primeiro nome> <Endereços.Planilha1.0.Segundo nome> <Endereços.Planilha1.0.Sobrenome> <Endereços.Planilha1.0.Endereco>, <Endereços.Planilha1.0.Numero/Lote>/<Endereços.Planilha1.0.Complemento> <Endereços.Planilha1.0.Bairro> - <Endereços.Planilha1.0.Cidade> - <Endereços.Planilha1.0.Estado>

6 CEP: <Endereços.Planilha1.0.CEP> CEPNET: <Endereços.Planilha1.0.CEPNET> Observação Importante: Só há quebra de linha no exemplo acima após Sobrenome, após Complemento e após Estado. O editor de texto da etiqueta não possui limite de tamanho de linha, já este documento possui. Isso vai gerar a seguinte etiqueta, para um usuário de exemplo João Alves Lima, residente na Rua de Exemplo, no bairro Bairro Exemplo, CEP , em Porto alegre, RS: Sr João Alves Lima Rua de Exemplo, 1000/204 Bairro Exemplo Porto Alegre RS CEP: Definida a estrutura textual da etiqueta, clique em Novo Documento. Você acaba de gerar o documento modelo das suas etiquetas. É a partir dele que você vai imprimir/mesclar as etiquetas de seus contatos. Para sincronizar as etiquetas, será necessário efetuar estas configurações Clicar em Arquivo selecionar a opção Novo e clicar em Etiquetas ; Selecione a aba "Opções", Marque a opção "Sincronizar conteúdo" e Redefinir. Clique no botão

7 6) O modelo de etiquetas está pronto. Entretanto, os campos estão configurados para uma fonte comum do editor de texto, por exemplo Times New Roman ou Arial. Você pode manter essa fonte para os campos, exceto para o campo CEPNET. Esse campo precisa estar formatado com a fonte ECTpostnet. Observe a imagem a seguir. Se o seu LibreOffice mostra um botão Sincronizar etiquetas basta marcar o campo CEPNET da primeira etiqueta, trocar a fonte para ECTpostnet e apertar o botão Sincronizar etiquetas. A ação será replicada para as demais etiquetas. Caso não apareça o botão de sincronizar, selecione a tecla ctrl do teclado vá marcando todos os campos <CEPNET> da página, utilizar a barra de rolagem lateral da página. Com tudo já marcado, vá no campo de fonte do editor de texto e selecione a fonte ECTpostnet, como mostra a figura abaixo.

8 Com essa definição de fonte, os campos <CEPNET> ficarão invisíveis, mas esse é o resultado esperado. Concluída essa operação, vá em Arquivo Salvar como, e salve o seu modelo de etiquetas na pasta central do exemplo maladireta com o nome que desejar. Agora você já tem o seu modelo de etiquetas, e já pode utilizá-lo para gerar as suas etiquetas para todos os contatos da base de dados. 7) É a hora de gerar o arquivo com as etiquetas, que serão, finalmente, impressas. Com o seu modelo de etiquetas aberto, vá em Arquivo Imprimir. Uma mensagem aparecerá na sua tela: Você deverá selecionar a opção Sim, caso contrário, o arquivo impresso será o modelo, e não as etiquetas reais. Ao clicar Sim, uma janela abrirá. Nela você vai ter que selecionar algumas opções e fazer algumas operações para poder gerar suas etiquetas da forma correta. As primeiras opções que você deverá selecionar são Arquivo e Salvar o documento único A saída Arquivo significa que você vai imprimir em um arquivo primeiro, o que funciona como um salvar, a fim de verificar se as etiquetas estão corretas, e já guardar o arquivo de etiquetas no caso de querer imprimir novamente. Depois a partir desse arquivo, você vai mandar imprimir na impressora de fato, e quantas vezes quiser. Se você decidir imprimir na impressora direto, toda vez que quiser imprimir novamente essas etiquetas, você terá que trabalhar nessa tela e configurar os intervalos de páginas, se não quiser imprimir todas as etiquetas. Agora, você terá que configurar os filtros de ordenação. Mesmo podendo ordenar os contatos por qualquer um dos campos da sua base de dados, é interessante configurá-los para ordenar os contatos pelo código de triagem dos correios, visando a triagem posterior. Para fazer a classificação, clique no botão indicado abaixo pelo quadrado vermelho.

9 Ao clicar, uma janela de Ordem de classificação abrirá. Nessa janela, você deverá selecionar, no primeiro campo da parte Nome do Campo o campo COD CENTRALIZADOR, que vem da base de dados. No campo ao lado, você deve selecionar ordem crescente ou decrescente, dependendo da sua necessidade). Após, clique em Ok. Após isso, seus contatos já estão ordenados pelo código de triagem dos correios. Se você selecionou o campo errado para ordenar, ou quer mudar o campo base de ordenação, basta clicar no botão indicado pelo quadrado vermelho na figura ao lado. Isso vai desfazer todas as classificações e filtros estabelecidos, e fará com que os contatos voltem para a ordem original de importação. Assim, você poderá classificar novamente, com o campo certo, ou até deixar como está, sem ordenação.

10 Feito tudo isso, clique em Ok. Uma janela para salvar o arquivo de etiquetas vai abrir. Salve o arquivo com o nome que desejar na pasta central do exemplo ( maladireta ) que está no seu Desktop. Agora abra o arquivo. Verifique se a seguinte caixa de diálogo abrirá (provavelmente isso vá acontecer para os usuários de Windows 7): Se ela abrir, você deve clicar em Não. Pronto! Agora basta verificar se está tudo correto e imprimir na folha de etiquetas. Caso algo não esteja como você deseja, refaça os passos desde o momento da característica que não lhe convém. Por exemplo, se você não gostou da disposição dos textos das etiquetas, você deverá recomeçar pelo passo 5, ou, se não gostou da ordenação feita, você deverá recomeçar pelo passo 7.