FABIO MENDES VENCESLAU GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGÊNCIAS NO INVENTÁRIO DE UMA EMPRESA DE AUTOPEÇAS DE JOÃO PESSOA - PB.

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS COORDENAÇÃO DO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO SERVIÇO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO EM ADMINISTRAÇÃO FABIO MENDES VENCESLAU GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGÊNCIAS NO INVENTÁRIO DE UMA EMPRESA DE AUTOPEÇAS DE JOÃO PESSOA - PB. TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO ÀREA: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS JOÃO PESSOA - PB AGOSTO, 2009

2 FÁBIO MENDES VENCESLAU GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGÊNCIAS NO INVENTÁRIO DE UMA EMPRESA DE AUTOPEÇAS DE JOÃO PESSOA - PB Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Serviço de Estágio Supervisionado em Administração, da Universidade Federal da Paraíba, em cumprimento as exigências para a obtenção do grau de Bacharel em Administração. Professor (a) Orientador (a) : Khalil Gilbran S. Leite João Pessoa PB Agosto de 2009

3 FÁBIO MENDES VENCESLAU GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGÊNCIAS NO INVENTÁRIO DE UMA EMPRESA DE AUTOPEÇAS DE JOÃO PESSOA - PB Trabalho de Conclusão de Curso Aprovado em: / / BANCA EXAMINADORA Prof. Khalil Gilbran S. Leite UFPB/CCSA/DA - Orientador Prof. Jorge Oliveira Gomes UFPB/CCSA/DA - Examinador Prof. Rosivaldo de Lima Lucena UFPB/CCSA/DA - Examinador

4 Ao Prof. Khalil Gilbran S. Leite Solicitamos examinar e emitir parecer ao TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO do aluno, Fábio Mendes Venceslau João Pessoa PB Agosto de 2009 Prof. Rosivaldo de Lima Lucena Coordenador do SESA PARECER DO (A) PROFESSOR (A) ORIENTADOR (A)

5 AGRADECIMENTOS Ao Prof. Khalil Gilbran S. Leite, pela orientação e presteza de todas as horas. À minha esposa pela força e compreensão nos momentos difíceis À minha mãe pelo incentivo dado desde a época de pré-universitário. À empresa Palácio das Baterias pela oportunidade de estudo do tema abordado..

6 RESUMO: Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial é o estoque. Essa importância advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos. O estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados. Esse estudo teve como objetivo geral estudar o fluxo de processos no controle de estoques e de expedição da empresa Palácio das Baterias, observando a sua eficiência e nível de seus controles. Um longo caminho foi percorrido desde o recebimento dos produtos acabados no momento que entram no estoque, bem como a verificação de todos os processos internos como conferência, palletização, contagem física, inventário, conciliação físico-contábil até a identificação de problemas no processo de controle. Como metodologia foi realizada uma pesquisa descritiva e uma pesquisa de campo utilizando-se de questionários e entrevistas junto às próprias fontes informativas. Na busca pela melhoria contínua, os resultados da pesquisa serviram como base para a apresentação de sugestões de melhorias nessa área específica, ficando evidente com a conclusão do estudo que a empresa carece de uma melhor padronização dos seus processos, aumento do quadro de funcionários, aumento do seu espaço físico e também de um investimento na área de T.I (tecnologia da Informação) para que assim, consiga chegar aos resultados esperados reduzindo suas perdas. Palavras-chave: Melhoria Contínua. Conciliação físico-contábil. Tecnologia da Informação. RFID

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Acurácia dos estoques 20 Figura 2 Giro dos estoques 20 Figura 3 Exemplo de sistema RFID 38 Figura 4 Estrutura do diagrama de causa e efeito 45 Figura 5 Adaptação do diagrama de causa e efeito 45 Figura 6 Modelo de arrumação incorreta 53 Figura 7 Modelo de arrumação correta 53 Figura 8 Dificuldade da contagem, mistura de modelos 53 Figura 9 Erro na quantidade solicitada 56 Figura 10 Modelo em desacordo com os lotes 58 Figura 11 - Formulário de antecipação de baterias 59 Figura 12 - Modelo de etiquetas RFID 65 Figura 13 Modelo de etiqueta microship 65 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Variável da pesquisa 43 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Principais motivo das divergências segundo os funcionários 43 Gráfico 2 - Dificuldades relatadas pelos funcionários na execução das rotinas 44 Gráfico 3 - Sugestão de melhorias segundo os funcionários 44

8 LISTA DE SIGLAS ERP GI - Enterprise Resource Planning - Gestão de Inventário RFID - Sistema de Identificação Por Rádio Freqüência RH TI TMS - Recursos Humanos -Tecnologia da Informação -Transportation Management Systems WMS -Warehouse Management Systems

9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DELIMITAÇÃO DO TEMA E FORMULAÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivo Específico JUSTIFICATIVA 14 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Gestão de Estoques Conceituando a Administração de Materiais Conceitos e Funções dos Estoques Custos dos Estoques Inventário Físico Natureza dos Inventários Sistema de Inventário Periódico Sistema de Inventário Permanente Sistema de Inventário Rotativo Origem das Divergências Procedimento de Controle de Estoques Políticas de recebimento e padronização dos produtos Localização dos itens no estoque Conferência de embarque e logística de distribuição Novas Tecnologias Sistema RFID 38 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Metodologia Universo de Pesquisa e Espaço Amostral Técnica de Coleta de Dados 43

10 4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS ENTRADAS E SAÍDAS NO FÍSICO Falha de Comunicação Estoque Desorganizado ENTRADAS E SAÍDAS NO SISTEMA Erro nas Nomenclaturas dos Formulários de Controle Erro nos Códigos Falha no Sistema (Software) Erro na Descrição Manual Falha na Comunicação Entre Setores RECEBIMENTO Modelos em Desacordo Com os Lotes Desatenção dos Conferentes Erro no Desconto das Antecipações LOCALIZAÇÂO E SEPARAÇÂO Estoque Desorganizado Disposição dos Produtos EMBARQUE 1ª CONFERÊNCIA Funcionários não Esperam a 1ª Conferência Adequadamente EMBARQUE 2ª CONFERÊNCIA Disposição Inadequada dos Produtos Modelos em Desacordo Com a Nota Fiscal Falha na Comunicação Entre setores APRESENTAÇÃO DE SUGESTÕES Entradas e Saídas no Físico Entradas e Saídas no Sistema Recebimento Localização e Separação Embarque 1ª Conferência 60

11 4.5.3 Embarque 2ª Conferência Proposta de melhoria com o uso do sistema RFID 61 5 CONCLUSÃO 63 REFERÊNCIAS 65 APÊNDICE A 67

12 1 INTRODUÇÃO No universo corporativo, as perdas são consideradas um mal a ser eliminado, principalmente aquelas ocasionadas pelas falhas nos processos internos de controle. Nesse sentido faz-se necessário um mapeamento de todos os processos na busca da detecção de gargalos e consequentemente a eliminação das causas para que a organização obtenha melhores resultados. As divergências de estoque são na verdade um dos maiores problemas a serem enfrentados, pois envolvem uma série de processos e pessoas, onde cada um tem a responsabilidade de gerir a sua parte ou etapa nesse conjunto. No presente estudo analisaremos minuciosamente todas as etapas do processo logístico de manuseio e expedição no sentido de identificar as principais causas para a divergência do estoque físico versus estoque contábil. A empresa estudada foi o Palácio das Baterias Ltda. Para complementar o estudo, foram entrevistados 06 (seis) funcionários envolvidos em todas as etapas do processo para identificar cada etapa do seu trabalho e ao final identificar na entrevista uma forma de melhorar o processo, apontada pelos mesmos, e conjuntamente com a nossa percepção propormos uma melhoria para o processo de controle na busca pela qualidade da operação dentro da empresa. 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA As falhas de controle de estoques proporcionam diferenças notáveis na conciliação do inventário físico e contábil de produtos acabados de uma empresa. Os problemas decorrem da falta de controle no fluxo desses produtos e podem ocasionar perdas significativas para a empresa como, por exemplo, o aumento nos custos, na falta de informações precisas para o faturamento, a insatisfação de clientes e conflitos internos entre funcionários. Desse modo, faz-se necessário um controle efetivo e austero no seu estoque. Analisando a ótica da oportunidade, um rígido controle de estoque irá proporcionar à empresa um sistema eficaz que colaborará para a otimização do ciclo operacional, este que se estende desde a compra de matéria-prima até a venda de

13 produtos acabados, levando em consideração que todas as etapas estão direta ou indiretamente ligadas. Na empresa estudada neste trabalho, Palácio das Baterias, localizada na cidade de João Pessoa/PB, existe um sistema de controle de estoques que funciona da seguinte forma: os produtos acabados que se encontram no estoque são diariamente conferidos por um funcionário que é responsável pelo estoque da empresa. Após a realização da contagem diária é realizada uma conciliação físico versus contábil, de modo a identificar possíveis divergências. A conciliação contábil consiste em um relatório gerado por um software de controle de estoques que auxilia a movimentação diária de entradas e saídas de produtos acabados. Nesse relatório as informações são classificadas por tipo, modelo, quantidade, além de um direcionamnto elencando quais modelos apresentaram maior volume de vendas, tudo isso para garantir a maior lisura nas informações. Apesar do controle, são identificadas grandes divergências nas quantidades físicas em relação ao inventário contábil. Observou-se no estudo que esse fato se apresenta com certa recorrência e, como conseqüência, alguns transtornos podem ser percebidos principalmente na gestão de pessoas, em decorrência de tais diferenças. A empresa, que constantemente é auditada, e por conta dessas disfunções lança mão da demissão de funcionários envolvidos no processo de controle de materiais, já que suspeições nos processos internos são sentidas. Assim, processos demissionais podem elevar os custos da operação comercial. Diante dessa problemática, esta monografia procura identificar quais as possíveis causas para tais divergências de estoque e também que caminhos ou estratégias podem vir a ser tomadas pela empresa para minimizar as conseqüências negativas da falta de um controle efetivo na gestão de materiais? 1.2 OBJETIVOS Objetivo Geral Estudar o fluxo de processos no controle de estoques e de expedição da empresa Palácio das Baterias, observando a sua eficiência e nível de seus controles e processos internos.

14 1.2.2 Objetivos Específicos Estudar o sistema logístico do Palácio das Baterias Ltda.; Avaliar o funcionamento da área de expedição e controle da cadeia de suprimentos; Identificar o fluxo dos processos internos, constatando algumas disfunções na forma de gestão de materiais; Propor melhorias na gestão de estoques através de boas práticas gerenciais e uso de tecnologia de informação a fim de reduzir custos com o descontrole de bens; 1.3 JUSTIFICATIVA Assim como a área de marketing, que é responsável por promover a marca e o produto, a área de logística associada à administração de materiais, vem se tornando cada vez mais estratégica para uma organização. Pois, efetivar uma boa venda e não dispor de uma logística de distribuição eficaz, bem como um controle de estoques eficiente, pode vir a comprometer os resultados operacionais e financeiros do negócio. É com essa preocupação que as grandes empresas atacadistas e varejistas buscam formas de melhorar a qualidade do seu serviço e de seus produtos, para que consigam avançar no competitivo mercado do ramo de autopeças. Atualmente, as empresas brasileiras vivem um momento extremamente desafiador. Este novo cenário econômico é caracterizado pela busca da excelência empresarial por meio de uma maior competitividade, do desenvolvimento tecnológico, de uma maior oferta de produtos e serviços adequados às expectativas dos clientes e, uma remuneração de seu capital mais justa. As empresas buscam a cada dia uma melhor forma de dinamizar os seus processos, aumentando a sua produtividade e maximizando os seus lucros. Desta forma, a área de controle de estoque se faz presente como parte importante nesse processo de mudanças tão repentinas no cenário corporativo.

15 Um dos maiores desafios desta área é a minimização do problema de perdas, de faltas e das possíveis divergências na conciliação dos seus estoques de produtos acabados, visto que esse problema é recorrente em 80% das empresas de distribuição do Brasil, segundo a revista Distribuição (Agosto, 2006), tornando o setor carente de mudanças na forma de administrar os seus ativos e na Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management). Como objetivos fundamentais da logística empresarial de acordo com Ballou, destacam-se: Visão integrada e sistêmica de todos os processos da empresa. A ausência deste conceito faz com que cada área ou departamento da empresa monte as suas estratégias e trabalhe de forma isolada. Gerando, possivelmente, conflitos internos fazendo com que um dos maiores concorrentes de uma empresa esteja dentro dela mesmo; Fazer com que os materiais e as informações circulem o mais rápida e claramente possível, objetivando assim a otimização dos investimentos em estoques; Enxergar toda a cadeia de suprimentos como parte importante do seu processo. Fornecedores, colaboradores, comunidade e clientes são como elos de uma corrente e estão intimamente interligados. Por isso, uma avaliação rotineira da satisfação de suas necessidades e expectativas deve estar em pauta sempre; O Planejamento sendo ele estratégico, tático ou operacional, e a constante avaliação de desempenho, por meio de indicadores, são ferramentas gerenciais essenciais para o desenvolvimento de um bom sistema logístico; O uso de sistemas de informação, a exemplo do Enterprise Resource Planning (ERP), do Warehouse Management Systems (WMS) e do Transportation Management Systems (TMS), dão suporte às decisões, que precisam ser cada vez mais ágeis e assertivas em um ambiente de incertezas e competição elevadas; O aumento da colaboração entre fornecedor e consumidor através do compartilhamento de informações relevantes para o nível de serviço desejado.

16 Este estudo foi realizado na empresa Palácio das Baterias Ltda., conceituada em distribuição de produtos de autopeças e considerada a maior empresa de vendas de baterias automotivas do estado da Paraíba. A organização é reconhecida por representar a marca mais lembrada no segmento de baterias para veículos e acumuladores de energia, neste caso a marca Acumuladores Moura S/A, empresa referência em qualidade de produtos e serviços, além de oferecer um variado mix de produtos, tais como: linhas de baterias para automóveis leves e pesados, tratores, empilhadeiras, geradores, barcos e no-breaks. Com este estudo, foi possível analisar de forma quantitativa e qualitativa fluxos de trabalho e suas interfaces externas, num processo de avaliação do nível de controles internos para que num futuro se possa determinar o grau de investimento necessário para possíveis melhorias na qualidade da gestão de estoques. Essa monografia mostrou-se viável no quesito acesso as informações. Pois o estudo foi realizado na empresa com a colaboração de todos os funcionários envolvidos diretamente com o gerenciamento de estoques.

17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Gestão de Estoques Observando um relato feito por Viana (2000), consta-se que no Brasil os primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques são da década de A partir de então, essas teorias vêm apresentando relevante evolução. Identificados a classificação física e o monitoramento do estoque, torna-se possível controlar a demanda por meios estatísticos previamente elaborados, considerar os custos de que é possível também considerar os custos de aquisição, da posse e da falta de estoques para suprir os consumidores e elaborar e atingir metas para que se reduzam os custos e se maximizem os lucros. Ainda de acordo com Viana (2000) Dimensionar assertivamente e controlar estoques são objetivos fundamentais para a administração de materiais estabelecendo assim níveis adequados, buscando melhor adequá-los sem afetar o ciclo de comercialização, minimizando impactos negativos no fluxo de mercadorias à venda. Os estoques tendem a flutuar e é muito difícil controlá-los em toda a sua extensão, pois os materiais se transformam rapidamente e a cada momento podem ser classificados diferentemente, exigindo capacitação dos gestores. De um lado quando o estoque é obtido para uso futuro da produção, representa capital parado e passa a ser visto como um mal necessário, exigindo um grande esforço para controlar e reduzir tal investimento. De outro lado torna-se bem difícil determinar e depender da confiabilidade dos fornecedores quando das entregas aprazadas. Dessa maneira os estoques não poderão ser volumosos, pois implicam em capital empatado desnecessariamente, nem podem ser muito pequenos, pois envolvem risco de falta de materiais e conseqüentemente paralisação quanto ao atendimento aos clientes. As empresas, especialmente as de varejo, precisam obter dados e informações relevantes aos estoques que permitam o seu conhecimento, para isso é necessário o uso de ferramentas administrativas básicas: o fichário de estoque, que hoje na maioria das empresas é feito eletronicamente e a classificação ABC.

18 Também é necessário observar que o controle de estoques, vem sofrendo mudanças para estruturar-se às necessidades da organização de forma que se desenvolveram e acumularam experiências em grande variedade de situações por meio de técnicas especiais como, por exemplo, o PERT-COM, programação linear, teoria das filas, técnicas de simulação e entre outras, que vem auxiliando o gerenciamento de estoques de forma gradativa. Uma política de estoques é o conjunto de atos diretivos que estabelecem de forma global e específica, princípios, diretrizes e normas relacionadas ao gerenciamento e gestão de estoques das empresas tem a atenção voltada para os custos de aquisição, de estocagem e de distribuição, logo se procura a racionalidade e o equilíbrio do consumo. 2.2 Conceituando a Administração de Materiais De acordo com Arnold (2006 p. 26), o conceito de se ter um departamento responsável pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produção até o consumidor, é relativamente novo. Embora muitas empresas tenham adotado esse tipo de estrutura, ainda podem existir diversas que não o fizeram. Se as empresas desejam minimizar seus custos totais nessa área e prover melhor nível de serviços ao cliente, devem agir desse modo. O nome geralmente dado a essa função é administração de recursos materiais, ou gestão de suprimentos. Outros nomes incluem planejamento e controle da distribuição e administração da logística. A administração de materiais é responsável pelo planejamento e controle de materiais, onde seus objetivos são: maximizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor. Chiavenatto (1991) explica que a administração de materiais se refere à totalidade das funções relacionadas com os recursos materiais, seja com sua programação, aquisição, estocagem, distribuição... desde a sua chegada a empresa até a sua saída com direção aos clientes. (p. 35).

19 A Administração de Materiais coordena os fluxos de insumos, de materiais em processo e produtos acabados, estabelecendo um conjunto de diretrizes que formarão uma rotina operacional sistemática e que funcione de maneira harmônica. A evolução da gestão de materiais está diretamente relacionada com as transformações que advém da Revolução Industrial como transformações sociais, econômicas e tecnológicas. De acordo com Viana (2000), todas as empresas sofreram modificações no produto final e nos processos após este marco do mundo contemporâneo que foi a revolução industrial. Isso ocorreu devido aos seguintes aspectos: crescimento do volume das necessidades de materiais, velocidade das mudanças no processo produtivo com a influência nas previsões de demandas e a qualificação dos recursos humanos. Ainda de acordo com Viana (2000), com essas mudanças a área de materiais provocou também grandes mudanças em suas atividades-meio, fundamental para o processo industrial. O método de previsão que era empregado já não atendia mais as necessidades das empresas que solicitavam uma menor quantidade de materiais. A área técnico-administrativa encontrava-se despreparada para assumir esta nova fase, a situação só encontrou-se em melhor estado com a chegada da administração científica. A partir de então visava-se à busca da otimização do processo e o desenvolvimento humano na organização. De acordo com Quaresma (1985), qualquer empresa, seja ela pública, privada ou de economia mista, com aspectos industriais ou comerciais, deverá se adequar às mudanças trazidas pelo tempo possuindo uma estrutura adequada para alcançar os seus fins. Em relação à gestão de cadeia de suprimentos é preciso que a empresa esteja em condições de contribuir com a eficiência para a realização de programas de trabalho, cuja execução exija rápida adaptação aos processos de evolução tecnológica. É necessário que os formulários, rotinas, normas e procedimentos sejam consolidados em publicações de natureza dinâmica, isto para que a administração não perca de vista a flexibilidade indispensável ao cumprimento de programas voltados aos objetivos primordiais da empresa. As considerações referidas por Quaresma (1985) são extremamente importantes, mas a importância maior deve ser dada ao homem. O homem organizacional deve ser habilitado no quesito competência técnica e conceitual, ético na

20 condução dos negócios e procurar decidir e gerir com mais assertividade os recursos humanos e materiais prontos e à sua disposição. 2.3 Conceitos e Funções de Estoques De acordo com o enfoque de Viana (2000), a gerência de estoques é uma das funções da administração de materiais, sendo esta com grande relevância nos custos e no gerenciamento financeiro da empresa. Por isso suas implicações devem ser concentradas no sentido das aplicações técnicas e científicas da utilização dos processos de compra, armazenamento e movimentação de materiais e, por fim a distribuição dos produtos acabados para o alcance das metas gerenciais e financeiras desejadas. A função da administração de estoques deve minimizar o custo do capital total investido em matéria-prima e produtos finais, pois podem ser negativamente impactantes e tendem ao crescimento, uma vez que o custo financeiro é sensível a essas variações. Para empresas industriais e de varejo, trabalhar sem estoques torna-se inviável do ponto de vista operacional, pois ele funciona como aparato entre vários estágios da produção até a venda final do produto. De acordo com Chiavenatto (1991), estoques podem ser compostos de materiais em processamento, materiais semi-acabados, produtos acabados, estes que por vezes precisam existir em função de futuras necessidades do mercado. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção ou comercialização dos seus produtos e serviços. Os estoques podem ser entendidos de forma generalizada, são como uma quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados permanentemente para produzir lucros ou serviços. Viana (2000) afirma que materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para continuidade das atividades da empresa, sendo o estoque gerado, consequentemente pela impossibilidade de prever-se a demanda com exatidão. (p. 109)

21 De acordo com Silva (2006), estoques são representativos de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados. São funções do estoques, segundo Chiavenatto (1991): 1. Possibilitar o abastecimento de materiais á empresa, neutralizando os efeitos de: demora ou atraso no fornecimento de materiais, sazonalidade no suprimento, riscos e dificuldade no fornecimento; 2. Permitir economias de escala: através da compra ou produção de lotes econômicos, pela flexibilidade do processo produtivo, pela rapidez e eficiência no atendimento ás necessidades; 3. Atender regularmente aos usuários quanto às quantidades, prazos e qualidade requeridos; 4. Assegurar a empresa quanto aos riscos de produção ou comercialização do mercado fornecedor; 2.4 Custos dos Estoques De acordo com Martins (2006), a gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques, sendo as mais usuais diferenças entre o inventário físico e o contábil, acurácia dos controles, nível de serviço ou nível de atendimento, giro de estoques e cobertura dos estoques. Vejamos cada um deles. O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias. O grande controle que pode ser feito em qualquer organização para auxiliar no gerenciamento de materiais.

22 Uma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Fonte: Martins, 2006 Nível de serviço ou nível de atendimento é o indicador de quão eficaz foi o estoque para atender às solicitações dos usuários. Assim, quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço. O giro de estoques mede a quantidade de vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Assim: Fonte: Martins, 2006 Ainda de acordo com Martins, 2006 na análise dos estoques é importante diferenciar os conceitos de demanda e consumo. A demanda representa a "vontade" do consumidor em comprar ou requisitar. Por exemplo, caso um colaborador necessite de certa quantidade de unidades de um item de estoques - um produto necessário na fabricação de outro componente. Essa sua vontade ou necessidade pode ou não ser atendida plenamente. Se atendida plenamente, dizemos que o consumo foi igual à demanda. Se, entretanto, a disponibilidade do produto for insuficiente para atender à "vontade" ou necessidade do consumidor (ou usuário), dizemos que houve uma situação de demanda reprimida. A localização dos estoques é uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Com a automatização dos almoxarifados, a definição de um critério de endereçamento é imprescindível.

23 A tentativa constante e incansável dos gerentes em reduzir os estoques, sejam eles de matéria-prima, de produtos em processo ou de produtos acabados, tem levado ao desenvolvimento de novas técnicas de administração e até mesmo a novas filosofias gerenciais. O fato de considerar os estoques como um desperdício levou os japoneses a desenvolver as técnicas do just-in-time com a utilização de cartões kanban. As aplicações do just-in-time são tão amplas e importantes que acabaram tornando-se uma filosofia gerencial Inventário Físico Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. A sua correta determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício. Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmente de avaliação. Segundo Chiavenatto (1996), o inventário é um levantamento físico ou contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontação com os estoques anotando os resultados nos fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais. Algumas lhe dão o nome de inventário físico porque se trata de um levantamento físico e mensurável daquilo que existe em estoque na empresa e para diferenciar do estoque registrado nos relatórios. Viana (2000) afirma que o inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de comprovar sua existência e exatidão. (p.381) Segundo Quaresma (1985, p. 63) o termo inventário é uma enumeração minuciosa dos elementos patrimoniais.

24 2.4.2 Natureza dos inventários: Segundo Quaresma (1985), o termo inventário é usado para designar o estoque disponível para a venda no curso normal da empresa, bem como os artigos que serão utilizados na produção de mercadorias a serem vendidas. A venda de mercadorias acima do custo é a principal fonte de renda da empresa comercial ou fábrica. Inventário é a auditoria que é realizada em um banco de dados para ser verificado se a quantidade de itens alocados no armazém ou local onde é mantido um material controlado. O objetivo é saber se a quantidade de material armazenada é idêntica a quantidade na tela da aplicação. Os inventários representam um dos mais ativos elementos nas operações comerciais, sendo continuamente adquiridos, transformados e revendidos, os registros de inventários controlam o estoque em constante movimento. São necessários os registros para os custos de inventário, para a avaliação periódica dos resultados das e a determinação da situação financeira da empresa. Ele, o inventário, constitui peça fundamental no levantamento do balanço, compreendendo a conferência física das existências e sua avaliação em moeda, constituindo peça fundamental do balanço. O inventário sempre foi o apoio dos balanços, por isso não basta que as legislações estabeleçam a obrigatoriedade do levantamento dos balanços, tiveram elas que ir mais adiante prescrevendo leis para o levantamento dos inventários, para que se tivessem balanços fidedignos Sistema de Inventário Periódico Neste tipo de sistema, de acordo com Arnold (2006), a administração especifica um intervalo fixo de tempo, para que se faça a revisão da posição de estoque. Em cada revisão, uma ordem de suprimento é colocada, o tamanho dessa ordem variará de uma revisão para a seguinte, dependendo das flutuações da demanda. A característica marcante dos sistemas periódicos de controle de estoque é de que as revisões da posição do estoque são conduzidas somente a intervalos de tempos regulares, tais como uma vez por dia ou uma vez por semana. A análise em cada revisão deverá desenvolver respostas adequadas a duas questões fundamentais:

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