Manual de Procedimentos. Projecto Jovem 2015

Transcrição

1 Manual de Procedimentos Destinado a: Clubes; Treinadores; Árbitros; Recursos Humanos;

2 Índice Associação de Judo Distrito Santarém Introdução:... 3 Candidatura a evento:... 4 Responsabilidades da AJDS:... 4 Divulgação do evento:... 4 Logística: Apoio médico:... 4 Prémios:... 5 Arbitragem:... 5 Responsabilidades do Clube parceiro:... 5 Local do Evento:... 5 Parcerias e interligação com o Município:... 5 Montagem e desmontagem:... 5 Apoio de Bar:... 5 Modelo de Programa para cada evento:... 5 Inscrições:... 6 Check List de Material para organização de Prova:... 6 Anexo: I... 7 Candidatura à organização de Projecto Especial Jovem... 7 Modelo de organizativo Projecto Especial Jovem 2015:... 8

3 Introdução: Associação de Judo Distrito Santarém Após 10 anos de Projecto Especial Jovem, actividade competitiva para os escalões de formação da AJDS, pensamos ter iniciado um ciclo de melhoria acentuada das nossas organizações. Considerando o momento crucial que atravessamos tendo em conta as dificuldades financeiras e no sentido de agilizar processos, pretendemos assim, clarificar o modelo de organização destes eventos que enchem de felicidade os nossos pequenos judocas. 3 Se todos nos preocupamos com o crescimento e desenvolvimento da modalidade, então, há chegado o momento certo de aplicar todo o conhecimento adquirido ao longo destes últimos anos e corrigir o que tem corrido menos bem, comprometendo todos aqueles que tem responsabilidade deste fenómeno. Ao longo de 10 anos na aposta em realização de torneios deste género, onde outros intervenientes que esporadicamente participam nestes eventos de formação, nos têm dado um bom feedback da organização sendo exemplo para outras Associações, deixando-nos claramente satisfeitos com a aposta feita. Posto isto, queremos que este documento venha vincular quer a AJDS, quer todos os parceiros que conjuntamente organizam estas actividades. Esperamos que todos possam reconhecer o trabalho daqueles que sem nada a ganhar, dão o seu contributo em troca de um sorriso dos jovens judocas.

4 Candidatura a evento: 1. Os eventos competitivos para os escalões de formação (Benjamins, Infantis, Iniciados e Juvenis), são de candidatura obrigatória; 2. O prazo de candidatura é do dia 1 de Setembro a 31 de Setembro do ano que antecede o evento, para que possa ser colocado no calendário Associativo do ano seguinte; 3. Devem os clubes candidatos de proceder ao preenchimento do documento em anexo; 4. Os clubes candidatos devem ao candidatar-se estar conscientes das suas responsabilidades e vincularem-se ao documento que rege a montagem e organização do evento; 5. Em caso de dificuldades por parte do clube parceiro não conseguir realizar a competição para a qual se tenha candidatado, deve de informar os serviços administrativos da AJDS, afim de esta poder solucionar a sua realização, num prazo de 1 mês anterior à data definida. 4 Responsabilidades da AJDS: Divulgação do evento: 1. A divulgação do evento será da responsabilidade da AJDS, em modo de circular com programa do mesmo, ficando o clube com a possibilidade, caso o entenda, de criar um cartaz alusivo à competição para divulgação via redes sociais, ou outros meios que achem por bem fazer; 2. Estes eventos associativos são fechados, podendo a AJDS convidar clubes de fora da área geográfica do distrito de Santarém a participar desde que os mesmos se comprometam a cumprir as normas destes mesmos eventos; Logística: 1. A AJDS terá a responsabilidade de ter no local da competição todo o material de apoio (Marcadores, Cronómetros, Balanças, Panos para mesas, equipamentos para sorteio); 2. Os recursos humanos (Marcadores e Cronometristas) necessários para o apoio ao evento serão da responsabilidade da AJDS. O número será no máximo 10 elementos previamente convocados; Apoio médico: A AJDS garantirá o apoio médico durante a competição, com um profissional de saúde;

5 Prémios: De acordo com o que tem sido feito, a AJDS fará a entrega de diplomas alusivos ao evento; Arbitragem: Caberá à Comissão Associativa de Arbitragem a convocação dos árbitros para o Torneio, num total de 15 árbitros; 5 Responsabilidades do Clube parceiro: Local do Evento: Criar as condições do local do evento (Pavilhão); Parcerias e interligação com o Município: 1. Criar parcerias com o Município local, para a divulgação da competição; 2. Solicitar os Tatamis necessários (ver configuração do Tatami); 3. Levantar e entregar os Tatamis, de forma cuidada e em boas condições; Montagem e desmontagem: 1. Realizar a montagem e desmontagem dos Tatamis; 2. Colocar à disposição o material de apoio logístico (Mesas, Cadeiras, Balneários, material eléctrico, Som); 3. Respeitar o modelo apresentado no manual de procedimentos. Caso haja algo que ocorra, colocando em causa o respeito do que está estabelecido neste manual, deverá de imediato contactar os responsáveis da AJDS a fim de ser solucionado o problema; Apoio de Bar: Os clubes candidatos podem caso o entendam, colocar um bar de apoio ao evento; Modelo de Programa para cada evento: Escalão Benjamins / Infantis Iniciados / Juvenis Pesagens 9h30 10h15 10h15 10h45 Sorteio 10h15 10h30 10h45 11h00 Previsão de início 10h45 11h15

6 Inscrições: 1. As inscrições devem de dar entrada nos serviços administrativos da AJDS até às 16h00 da Quarta Feira anterior à competição; 2. Para todos os clubes poderem efectuar as inscrições de forma uniforme, anexamos modelo de Ficha de Inscrição em formato Excel; 3. Caso os clubes não tenham condições de proceder às inscrições no formato pretendido, a AJDS apenas aceita as inscrições no modelo tradicional da FPJ, ou modelo adaptado desde que contenha os mesmos dados; 6 Check List de Material para organização de Prova: Quant. Material 107 Tatamis Azuis; 68 Tatamis Amarelos; 2 a 3 Balanças; 2 Balneários (1 Masculino + 1 Feminino); 2 Marcadores Manuais; 1 Mesa para Médico; 1 Mesa para Arbitragem; 2 Mesa para Mesa Provas ; 12 Mesas Marcadores e Cronometristas; 1 Mesa de Apoio ao pódio; 1 Cadeiras Médico; 1 Cadeira Arbitragem; 8 Cadeiras Marcadores e Cronometristas; Várias Baias de Segurança entre área de competição e público; 1 Pódio; 1 Aparelhagem; 1 a 2 Microfone;

7 Anexo: I Candidatura à organização de Projecto Especial Jovem ASSOCIAÇÃO: CLUBE: EVENTO: LOCAL DA REALIZAÇÃO: RESPONSÁVEL P/CLUBE: CONTACTO TELEFÓNICO: MÊS: 7 DECLARAÇÃO: O Clube, vem desta forma proceder à candidatura para a realização do evento acima mencionado, declarando para os devidos efeitos que cumprirá todos os requisitos que constam no manual de procedimentos de organização de competições do Projecto Especial Jovem da AJDS. O responsável pelo Clube: Cargo: Data: O responsável pela AJDS: Cargo: Data:

8 Modelo de organizativo Projecto Especial Jovem 2015: