UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ MAURICIO VANELLI STOLT ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ MAURICIO VANELLI STOLT ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA Balneário Camboriú 2010

2 MAURICIO VANELLI STOLT ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA Relatório final apresentado como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração Ênfase em Gestão Empreendedora, na Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação Balneário Camboriú. Orientadora: Profª. Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos Balneário Camboriú 2010

3 MAURICIO VANELLI STOLT ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA Esta Monografia foi julgada adequada para a obtenção do título de Bacharel em Administração e aprovada pelo Curso de Administração Ênfase em Gestão Empreendedora da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação de Balneário Camboriú. Área de Concentração: Sistema de Informação Balneário Camboriú, 30 de Novembro de Profª. Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos Orientadora Prof. Marcos Aurélio Batista Avaliador Prof. Roberto Hering Avaliador

4 EQUIPE TÉCNICA Estagiário: Mauricio Vanelli Stolt Área de Estágio: Sistemas de Informação Professora Responsável pelos Estágios: Lorena Schröder Supervisora da Empresa: Arnilda Vanelli Stolt Professora orientadora: Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos

5 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA Razão Social: Full Automotivo Ltda. Endereço: Rua Adolfo Geiser, nº. 55 Bairro Poço Fundo Brusque/SC Setor de Desenvolvimento do Estágio: Administração Duração do Estágio: 240 horas Nome e Cargo da Supervisora da Empresa: Arnilda Vanelli Stolt Sócia Proprietária Carimbo do CNPJ da Empresa:

6 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Brusque, 30 de Novembro de A Full Automotivo Ltda., pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí UNIVALI, a divulgar os dados do Relatório de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Curricular Obrigatório, pelo acadêmico Mauricio Vanelli Stolt. Arnilda Vanelli Stolt

7 A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original. ALBERT EINSTEIN

8 AGRADECIMENTOS Agradeço aos meus pais Ralph Stolt e Arnilda Vanelli Stolt por terem me apoiado em horas difíceis e mostrar o caminho certo. Ao meu irmão Leonardo Vanelli Stolt, que sempre esteve do meu lado não importa a situação. À minha namorada Larissa, pelos finais de semanas perdidos ajudando a construção do trabalho e pela compreensão. À professora Sara, que além de ser uma ótima orientadora me ajudou em todos os pontos do trabalho sempre com paciência e flexibilidade. Ao professor Márcio pelas dicas e pelo bom humor. A todos meus amigos de turma que compartilharam informações que foram necessárias para fazer o trabalho. A todos os colaboradores e parceiros da empresa FULL AUTOMOTIVO que tornaram possível a execução do trabalho.

9 RESUMO Este estudo teve como objetivo geral analisar os softwares comerciais de peças automotivas líderes de mercado para a empresa Full Automotivo. Foram definidos os seguintes objetivos específicos: identificar e mapear os processos da Full Automotivo; descrever as principais necessidades da empresa quanto às soluções em automação; identificar as empresas que comercializam o sistema; escolher a empresa que melhor se adequa às necessidades da empresa. Quanto à metodologia, o estudo foi considerado como estudo de caso, sendo os dados tratados de maneira qualitativa. Foram pesquisadas algumas empresas que oferecem o sistema ERP voltado ao setor automotivo, que são: TOTVS; ACOM Sistemas; CIGAM; ForPrint. Após diversos estudos e propostas recebidas pelas empresas, destaca-se que as que oferecem um programa ERP bastante completo, que atende às necessidades da empresa Full Automotivo. Estudos mais criteriosos foram realizados e encontrou se uma empresa que atendeu ao requisito de custo e por possuir maior agilidade nas atualizações fiscais e contábeis do que as demais empresas, adequando-se melhor às necessidades da Full Automotivo. Palavras-chave: Automação. Sistema de Informação. Sistema ERP.

10 ABSTRACT This study aimed to analyze the automotive parts business software market leaders for the company Full Automotivo. We defined the following objectives: identify and map the processes of Full Automotive; describe the main needs of the enterprise of automation solutions, to identify companies that market the system, choose the company that best suits your company's needs. Regarding the methodology, the study was considered as a case study, with data being treated in a qualitative way. Searches were some companies that offer ERP system aimed at the automotive sector, which are: TOTVS; ACOM Systems; CIGAM; ForPrint. After several studies and proposals received by the companies CIGAM and TOTVS, it is emphasized that both offer a very comprehensive ERP program, which caters to business needs Full Automotivo. More detailed studies have been conducted and the company TOTVS met the requirement of cost and have greater flexibility in fiscal and accounting updates than other companies, adjusting to the needs of Full Automotivo. Keywords: Automation. Information System. ERP System.

11 LISTA DE ABREVIATURAS ASP Aplication Solution Provider B2B Business to Business BPI Business Process Integration BPMS Business Process Management System BSC Balanced Scorecard CDU Cessão de direito de uso CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social CPF Cadastro de Pessoa Física CRM Customer Relationship Management CSLL Contribuição Social sobre o Lucro Líquido DARF Documento de Arrecadação da Receita Federal DIPJ Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica DIRF Declaração do Imposto Retido na Fonte EaD Ensino à distância EAN European Article Number ECF Emissor de Cupom Fiscal EDI Electronic Data Interchange EPC Equipamentos de Proteção Coletiva EPI Equipamento de Proteção Individual ERP Enterprise Resource Planning FGV Fundação Getúlio Vargas GED Gerenciamento de Documentos Eletrônicos GUI Graphical User Interface ICMS Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços IGP-M Índice Geral de Preços do Mercado IN Instrução Normativa INSS Instituto Nacional do Seguro Social IPI Imposto sobre Produtos Industrializados

12 IR Imposto de Renda ISO International Organization for Standardization ISS Imposto Sobre Serviços ISSQN Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza LMC Livro de Movimentação de Combustíveis LMS Learning Management System Ltda. Limitada MIC Metodologia de Implantação CIGAM MPS Master Production Schedule MRP Manufacturing Resource Planning NBR Norma Brasileira NR Norma Regulamentadora ODBC Open Data Base Connectivity OLAP On Line Analytical Processign OP Ordem de Produção PCP Planejamento e Controle da Produção PDA Personal Digital Assistant Pgto - pagamento PIS Programa de Integração Social PPP Perfil Profissionagráfico Previdenciário PR Paraná RH Recursos Humanos SI Sistemas de Informação SINTEGRA Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços SP São Paulo SPED Sistema Público de Escrituração Digital SPLA Service Provider License Agreement TEF Transferência Eletrônica de Fundos TI Tecnologia da Informação TMS Transportation Management System UCC Universidade Corporativa CIGAM WMS Warehouse Management System

13 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Síntese das tendências gerais da TI (Tecnologia da Informação) 34 Quadro 2: Requisitos do software Quadro 3: Benefícios e problemas dos sistemas ERP Quadro 4: Configurações do ERP CIGAM Quadro 5: Condições de pagamento do ERP CIGAM Quadro 6: Serviços da TOTVS Quadro 7: serviços mensais de gerenciamento de projeto e atendimento a clientes da TOTVS Quadro 8: Condições de pagamento da TOTVS Quadro 9: Comparação entre as empresas pesquisadas... 81

14 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Organograma da empresa Full Automotivo Figura 2: Principais dimensões da estratégia competitiva Figura 3: O relacionamento de duas vias entre organizações e tecnologia de informação Figura 4: Papel do Sistema de Informação Figura 5: Fluxograma dos processos internos da empresa Figura 6: Fluxograma do processo de compras da empresa Figura 7: Fluxograma do processo financeiro da empresa Figura 8: ERP CIGAM e suas principais integrações Figura 9: Tecnologia de comunicação RM... 76

15 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Tema Problema Objetivos da pesquisa Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa Contextualização do ambiente de estágio Organização do trabalho FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Gestão da informação Informação Gestão da informação Os Sistemas e as Organizações Sistemas de Informação ERP Sistema Integrado de Gestão METODOLOGIA Tipologia de pesquisa Sujeito do estudo Instrumentos de pesquisa Análise e interpretação dos dados Limitações da pesquisa RESULTADOS OBTIDOS Processos da Full Automotivo Necessidade da empresa em soluções de automação Empresas fornecedores do ERP... 61

16 4.3.1 ACOM Sistemas ForPrint Informática CIGAM Proposta apresentada pela CIGAM TOTVS Proposta apresentada pela TOTVS Comparação entre as empresas CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS APÊNDICE... 87

17 16 1 INTRODUÇÃO 1.1 Tema O ERP é um software integrado que atende a toda a empresa numa única ferramenta, e normalmente utiliza o que tem de mais atualizado na tecnologia da informação, além de opções de parametrização para tornar o sistema mais completo e flexível. A integração exige maior capacidade de processamento equipamentos mais sofisticados e maior homogeneidade de tecnologias e processos de negócio. A maior capacidade de processamento é necessária em função da movimentação de maiores volumes de informações pelo sistema, em tempo real, e pela consequente necessidade de validações mais complexas. A homogeneidade dos processos é o pré-requisito da integração, já que não há como integrar ações baseadas em conceitos conflitantes. A integração presume o uso comum dos dados e uma consistência de conceitos e processos de negócios. Os dados são únicos e compartilhados por todas as aplicações e, portanto, por todas as áreas da empresa. Dessa forma, um evento real é registrado uma só vez e produz efeitos em todos os processos que estão envolvidos. Os sistemas de informação buscam integrar todas as informações da empresa, proporcionando aos gestores o acesso a dados que possibilitem sua tomada de decisões de maneira mais assertivamente. Para Nascimento e Yoneyama (2000) automatizar é dotar os sistemas de mecanismos ou dispositivos que, com um mínimo de intervenção humana, permita que seja alcançadas as especificações de segurança, produtividade, qualidade, conforto e outras. 1.2 Problema A Full Automotivo está inserida no segmento automotivo, com foco na produção de terminais de fio em latão, estanho, conectores plásticos, chicotes de

18 17 som automotivo, chicotes de bomba de combustível, e todos os componentes elétricos da linha automotiva. Quais os softwares comerciais ERP que mais se adéquam as necessidades da para a empresa Full Automotivo Ltda.? 1.3 Objetivos da Pesquisa Objetivo Geral Analisar os softwares comerciais de peças automotivas líderes de mercado para a empresa Full Automotivo Objetivos Específicos Identificar e mapear os processos da Full Automotivo. Descrever as principais necessidades da empresa quanto às soluções em automação. Identificar as empresas que comercializam o sistema. Analisar o software que melhor se adequa às necessidades da empresa. 1.4 Justificativa Os sistemas de informação apresentam valores diferentes para as empresas, que também possuem necessidades e cenários diferenciados. Para Laudon e Laudon (2004), uma infraestrutura de tecnologia da informação consistentemente forte poderá, no longo prazo, desempenhar um importante papel estratégico na empresa, e terá interferência na sobrevivência da empresa. Isso porque as informações possuem papel fundamental na tomada de decisões e no planejamento das estratégias, haja vista que se torna essencial se conhecer o ambiente interno da empresa, tais como produtividade, demanda, lead time, ponto de pedido, estoque, refugos, custos, entre outros dados que são fundamentais à sua sobrevivência.

19 18 Este estudo buscou auxiliar a empresa Full Automotivo na escolha das empresas fornecedoras de software, a fim de escolher àquela que melhor se adeque às necessidades da empresa. Quanto à importância, este trabalho se justifica pela realização de uma análise detalhada do sistema ERP na empresa Full Automotivo, além de poder servir de base para os gestores na aquisição do sistema. Para o acadêmico, o desenvolvimento do trabalho proporcionou maior conhecimento sobre os sistemas de informação, mais precisamente o sistema ERP, oportunizando assim os fundamentos teóricos em sua vida profissional. Quanto à viabilidade, existe uma ampla bibliografia a respeito dos temas voltados aos sistemas de informação e sistemas ERP - Enterprise Resource Planning, além do acesso às informações necessárias na empresa Full Automotivo. 1.5 Contextualização do ambiente de estágio Situada na cidade de Brusque, em Santa Catarina, a Full Automotivo é uma empresa que está designada a desenvolver, produzir, comercializar, distribuir e representar produtos no segmento automotivo, buscando sempre a excelência nos seus serviços e produtos. A Full Automotivo se compromete a buscar continuamente o aperfeiçoamento de seus produtos e serviços, procurando atender às expectativas de seus clientes, conquistando o seu respeito de forma satisfatória através da melhoria contínua: da parceria com atuais fornecedores; do aperfeiçoamento e desenvolvimento constante dos colaboradores e parceiros; do respeito e preocupação com o meio ambiente; da busca por novas tecnologias; da melhoria dos produtos já desenvolvidos; da melhoria e crescimento da organização. A empresa possui uma área de 7.000m 2, sendo 1.200m 2 de área construída, e conta atualmente com 25 colaboradores, distribuídos nos processos definidos dentro do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Todos os processos trabalham

20 19 regidos por várias ferramentas alinhadas aos requisitos estabelecidos na Norma ISO 9001:2008. A figura 1 visualiza o organograma funcional da empresa.

21 Figura 1: Organograma da empresa Full Automotivo. Fonte: Dados fornecidos pela empresa (2010). 20

22 21 Toda atividade agregada ao produto é monitorada, a começar pelo recebimento da matéria-prima, onde todos os requisitos são inspecionados. No processo de fabricação, todos os parâmetros são garantidos pelo uso da tecnologia e por ferramentas adequadas que garantem o perfeito atendimento às especificações. A empresa comporta atualmente em suas instalações um amplo estoque de terminais de latão natural e estanhado, que depois de fabricados, os mesmos passam por um rigoroso processo de qualidade, na qual são analisados vários requisitos, como aplicação, espessura, acabamento, conexão e trava, oferecendo assim um ótimo rendimento elétrico. Os conectores são fabricados pelo processo de injeção termoplástica em moldes de múltiplas cavidades. Para garantir a qualidade do produto, a Full Automotivo executa constantemente controles dimensionais e requisitos, bem como trabalha somente com poliamidas de engenharia de fornecedores homologados da indústria automotiva. Os soquetes de faróis são atualmente produzidos e montados com cabos de 1,00mm² e 1,5mm², os mesmos são submetidos a uma análise rigorosa, onde os cabos são medidos conforme os requisitos, a fim de obter a medida adequada, melhorando com isso a condução de energia. Os kits são compostos por conectores e terminais, machos e fêmeas, e proporcionam certa facilidade e agilidade na conexão de um ou mais cabos, evitando erros de aplicação ou sobra de componentes, pois garantem um encaixe perfeito e um ótimo acabamento. Os chicotes para som são fabricados com cabos de ótima qualidade, proporcionando certa agilidade e alto grau de acabamento na instalação, sendo utilizados os chicotes de rádio/cd, cabos RCA, cabos Y e chicotes de altofalantes nos veículos, não haverá a necessidade de cortar os fios originais, evitando emendas e até mesmo a perda da garantia do carro. Os chicotes para bomba de combustível são fabricados com cabos em teflon, para ser utilizado tanto em veículos a álcool, gasolina ou flex, evitando a degradação dos mesmos por corrosão. Os chicotes possuem terminais estanhados e conectores adequados para cada tipo de instalação, sem que haja a necessidade de cortes de fios ou alterações mecânicas, mantendo com isso, totalmente a originalidade do veículo.

23 22 O porta fusível conta com um design moderno e inovador, produzidos atualmente com fios de 1,5mm 2, 2,5mm 2 e 4,0mm 2, e passam por uma rigorosa análise de medição, onde os cabos são medidos conforme os requisitos, a fim de obter a medida adequada. 1.6 Organização do trabalho A primeira parte do trabalho apresenta a introdução, o tema da pesquisa, bem como a identificação dos objetivos a serem cumpridos, a justificativa e a apresentação da empresa, foco deste estudo. O segundo capítulo apresenta o embasamento teórico de autores da área de Gestão de Informação, com foco em Sistema de Informação, que direcionou o trabalho para sua realização. O terceiro capítulo refere-se à metodologia utilizada para a coleta, apresentação, e caracterização da pesquisa, definindo o delineamento que foi utilizado. Assim, o quarto capítulo a seguir apresenta os resultados da pesquisa coletados pelo acadêmico através da realização de entrevistas, bem como a análise dos dados e o cumprimento dos objetivos específicos. O quinto capítulo apresenta as considerações finais do acadêmico acerca do estudo realizado, bem como uma análise dos objetivos propostos que foram alcançados durante o decorrer do trabalho. Por fim, são apresentadas as referências bibliográficas dos autores citados no trabalho e o apêndice com o roteiro da entrevista.

24 23 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este capítulo trata da fundamentação teórica do trabalho, considerando os temas: gestão da informação, informação, sistemas e organização, sistemas de informação e ERP. 2.1 Gestão da Informação Informação As informações são essenciais em todos os segmentos, tanto profissional quanto pessoal dos indivíduos. É através delas que as pessoas tomam decisões, fazem planejamento, moldam sua cultura, entre outras atitudes, e da mesma forma que as empresas. O conceito de informação, para Turban, Rainer Júnior e Potter (2003), é definido como um conjunto de fatos (dados) organizado de modo a fazer sentido para o destinatário. Com isso, entende-se que as informações nascem a partir dos dados processados. Salientam ainda Laudon e Laudon (2004) que a informação são os dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos. A informação é um ativo que precisa ser administrado, da mesma forma que os outros tipos de ativo representados pelos seres humanos, capital, propriedades e bens materiais, ela representa uma classe particular dentre esses outros tipos de ativo (McGEE; PRUSAK, 1994, p.23). Os dados são fatos brutos que acontecem na organização, que existem conforme os usuários vão alimentando um sistema. Já a informação são os dados que foram moldados e que se tornarão importantes para os usuários. Os dados, conforme explicam Gordon e Gordon (2006), são fatos, valores, observações e medidas que não estão contextualizadas ou organizadas. Já a informação são dados processados, ou seja, dados que foram organizados e interpretados e possivelmente formatados, filtrados, analisados e resumidos. Nas organizações, os gestores utilizam-se das informações para obter conhecimento. Os sistemas de informação coletam dados, produzem informações e auxiliam na criação do conhecimento.

25 24 A informação, para McGee e Prusak (1994, p.24), são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. A informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão. A informação, segundo Stair e Reynolds (2002, p.4), é uma coleção de fatos organizados de modo que adquirem um valor adicional além do valor dos próprios fatos. Assim, definir e organizar os relacionamentos entre os dados gera informação, ou seja, definir os diversos relacionamentos resulta em diferentes informações. Informação é todo conjunto de dados organizados de forma a terem sentido e valor para seu destinatário. Este interpreta o significado, tira conclusões e faz deduções a partir deles. Os dados processados por um programa aplicativo têm uso mais específico e maior valor agregado do que aquele simplesmente recuperado de um banco de dados. Esse aplicativo pode ser um sistema de gerenciamento de estoques, um sistema de matrículas on line de uma universidade, ou um sistema de Internet para compra e venda de ações (TURBAN; McLEAN; WETHERBE, 2004, p.63). A informação, para McGee e Prusak (1994), é um ativo que precisa ser administrado, sendo que seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário. Assim, gerenciar informação é tão importante quanto gerenciar outros tipos de bens. A abordagem dada pelas empresas em relação à informação vem sofrendo uma constante evolução. Conforme Laudon e Laudon (2004), pode-se identificar cinco eras segundo as quais as empresas definiram a importância da informação: Nos anos 50, a informação estava mais ligada a um mal necessário associado à burocracia do projeto, manufatura e distribuição de um produto ou serviço. Nos anos 60 e 70, as organizações passaram a ver a informação de uma forma diferente, reconhecendo o seu potencial de uso para o suporte da administração de uma forma geral. Nos anos 70 e no início dos anos 80, a informação e os sistemas que coletavam, armazenavam e a processavam passaram a ser vistos como provedores de controle feitos sob medida para os objetivos específicos dentro da organização. A partir do meio dos anos 80, a concepção de informação se modificou novamente, passando a ser vista como um recurso estratégico, uma fonte de vantagem estratégica, ou uma arma para assustar ou frustrar a competição.

26 25 Atualmente, a informação é encarada como um princípio fundamental dos processos, produtos e serviços do negócio. As empresas são compostas primariamente de recursos de conhecimento que, se propriamente compartilhados com fornecedores, clientes e funcionários, podem se tornar a fundação para o sucesso e a vantagem competitiva sustentáveis. É importante perceber que a informação só existe quando dados são ordenados e relacionados para empreender um determinado contexto, e isso faz uma grande diferença quando se precisa apoiar uma decisão, pois muitas vezes há uma acomodação com uma oferta de dados, que não oferecem correlações suficientes para uma maior assertividade, e tomam-se decisões baseadas em intuições (LAUDON; LAUDON, 2001). A transformação de dados em informação é um processo, ou seja, um conjunto de tarefas logicamente relacionadas e executadas para atingir a um resultado definido. O processo de definição de relacionamento entre dados exige conhecimento. O conhecimento, segundo O Brien (2003), representa a percepção e a compreensão de um conjunto de informações e de como estas informações podem ser úteis para uma tarefa específica. O ato de escolher ou rejeitar dados com base em sua relevância, para executar determinadas tarefas, está fundamentado em um tipo de conhecimento pertinente ao processo de conversão de dados em informação. Caso o propósito da informação for capacitar os gestores a alcançar os objetivos da organização com o uso eficiente de seus recursos, salienta Beuren (2000) que deve-se observar que a informação também é um recurso. Por isso, o valor da informação é valioso para as organizações, a fim de serem tomadas decisões com base em dados precisos e reais de seu ambiente interno e externo. O valor da informação, para Davis apud Beuren (2000), resulta do valor da alteração no comportamento da decisão, causada pela informação, menos o custo da informação. Assim, dado um conjunto de decisões possíveis, o tomador de decisões selecionará uma das bases de informação disponíveis.

27 26 O papel da informação deve ser estimulado e utilizado em todas as etapas do processo de gestão, a fim de contribuir para a eficiência e eficácia da integração entre a definição, execução e avaliação da estratégia empresarial Gestão da Informação Em todas as organizações, a informação é um ativo estratégico, pois quanto mais precisa e atualizada as informações, melhor será a tomada de decisões. É preciso identificar o cerne da questão quando nos referimos à informação, pois tem sido usual o alto investimento em tecnologia de informação. Ainda há uma crença de que a aquisição de sistemas de informação e implantação de novos processos informacionais credenciam as organizações a melhores resultados. Não há como discutir o valor dos sistemas de informação, mas é necessário se desprender do processo e ater-se à informação propriamente dita. Segundo Mcgee e Prusak (1994, p.08), mudar o foco ao lidar com as questões de informação antes de nos voltarmos para a tecnologia, pode ser uma atitude altamente benéfica para a compreensão das dimensões estratégicas da informação. Assim, a informação afeta a definição das estratégias no ambiente empresarial, sendo considerado um elemento vital para o processo de planejamento. A informação e a tecnologia da informação, conforme McGee e Prusak (1994) têm sido utilizadas com significativa vantagem na execução de processos vitais de negócios. Uma estratégia em que deve ser simultaneamente considerado o enfoque da posição da empresa relativamente ao ambiente competitivo, os recursos e capacitações que serão necessários ao desenvolvimento e manutenção dessa posição e a forma pela qual a organização será estruturada e administrada para chegar a tal posição pode ser visualizada através da figura 2.

28 27 Estratégia Competitiva Ambiente Competitivo Posicionamento & Escopo Competências Específicas da Organização Estratégia Governância - Estrutura/Administração (própria, associação, joint-venture, compra) Planejamento Empresarial Planejamento/ Definição Processo de Negócio e Infraestrutura Figura 2: Principais dimensões da estratégia competitiva. Fonte: McGee e Prusak (1994). Em um ambiente competitivo estático ou onde as mudanças acontecem de modo vagaroso, uma vez definida a estratégia, e com a execução e a integração em funcionamento, a tarefa está concluída. Os administradores lidam com informação em todos os seus aspectos diários do trabalho. Os gestores podem usar informações para obter conhecimento. As organizações usam as informações como um recurso, como um ativo ou como um produto (McGEE; PRUSAK, 1994). A informação como um recurso; tal como o dinheiro, pessoas, matériasprimas, equipamentos ou tempo, a informação pode servir como um recurso, um insumo na produção de bens e serviços. Os gestores podem usar a informação para substituir capital e trabalho, ao mesmo tempo em que reduz custos (GORDON; GORDON, 2006).

29 28 Na informação como um ativo, a propriedade de uma pessoa ou de uma organização que contribui para os resultados de uma empresa. Sob este ângulo, a informação assemelha-se a instalações, equipamentos e outros ativos da empresa. Os gestores podem visualizar a informação como um investimento que eles podem usar estrategicamente para dar à sua empresa uma vantagem sobre seus competidores (GORDON; GORDON, 2006). Na informação como um produto, as empresas também podem vender informação, o resultado de seu processo produtivo, como um produto ou serviço ou como componente embutido em um produto. Em uma economia orientada para serviços, um número crescente de empresas encara a informação desta forma (GORDON; GORDON, 2006). As informações desempenham um papel vital no sucesso empresarial de um empreendimento. Portanto, de acordo com O Brien (2003), a informação representa: uma grande área funcional dos negócios que é tão importante para o sucesso empresarial como as funções de contabilidade, finanças, administração de operações, marketing e administração de recursos humanos; uma contribuição importante para a eficiência operacional, produtividade e moral dos funcionários, atendimento e satisfação do cliente; uma fonte principal de dados e apoio necessária para promover a decisão eficaz dos gerentes; um ingrediente importante no desenvolvimento de produtos e serviços competitivos que conferem à organização uma vantagem estratégica no mercado global; uma parte importante dos recursos de um empreendimento e seu custo de realização de negócios, representando por isso um desafio maior à administração de recursos. Considera-se a informação como dados que se tornaram mais úteis quando da aplicação do conhecimento. Esse conjunto de dados, regras, procedimentos e relacionamentos que precisam ser seguidos para agregar valor ou alcançar resultados adequados constitui a base de conhecimento (O BRIEN, 2003). Existem três atividades em um sistema de informação que produzem as informações de que as organizações precisam para tomar decisões, controlar

30 29 operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são, de acordo com Laudon e Laudon (2001): entrada: captura ou coleta dados brutos dentro da organização ou de seu ambiente externo; processamento: converte essa entrada de dados brutos em uma forma mais significativa; saída: transfere a informação processada às pessoas ou atividades onde ela será usada. A gestão do fluxo de informações passa a ter um caráter estratégico na obtenção da vantagem competitiva, objetivo final de qualquer empresa. A Tecnologia da Informação está mudando a maneira como as empresas operam. Está afetando todo o processo através do qual elas criam os seus produtos e, além disso, está reformulando o próprio produto: todo o pacote de bens físicos, serviços e informação que as empresas provêem para gerar valor para seus compradores e clientes (LAUDON; LAUDON, 2004). 2.2 Os Sistemas e as Organizações Um sistema é um coletor de dados e processador de informações, seja ela de qualquer natureza. No ambiente empresarial, Cassarro (2003, p.25) afirma que sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos. No meio empresarial, as informações constituemse em um dos principais elementos impulsionadores, tornando-as dinâmicas, competitivas e cada vez mais atuantes. O sistema demonstra a ideia de conjunto, de um todo, composto de elementos que se inter-relacionam. Existe a possibilidade de desenvolverem ou produzirem algo, com vistas em alcançar certos objetivos. O Brien (2003, p.17) aponta que sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos, rumo à uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. O sistema é um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas, decorrendo dois conceitos: o de propósito (ou objetivo) e o de globalismo (ou