Noções de Administração de Recursos Materiais Analista Judiciário TRF 3ª Região Aula Demonstrativa Prof. Renato Fenili

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1 AULA DEMONSTRATIVA Prezado(a) amigo(a), É chegada a hora de nos dedicarmos ao tão esperado concurso para Analista Judiciário (área administrativa) do Tribunal Regional Federal da 3ª Região. Meu nome é Renato Ribeiro Fenili, sou natural de São Paulo e tenho 37 anos. Atualmente sou Analista Legislativo atribuição técnico em material e patrimônio, na própria Câmara dos Deputados (aprovado em 6º lugar no concurso de 2007). Antes disso, fui Oficial da Marinha do Brasil, servia embarcado em navio, tendo exercido o cargo de Chefe de Máquinas por cerca de dois anos. Fazia cerca de 120 dias de mar por ano, o que não me deixava alternativa a não ser estudar sozinho... não era fácil! Bom, feitas as apresentações, creio que seja hora de começarmos o estudo. A Administração de Materiais, apesar de não ser uma das disciplinas mais densas que encontramos em concursos públicos, tem suas particularidades, capazes de pegarem os desavisados de calças curtas. Nosso curso será construído com base em uma exposição bastante sólida da teoria, seguida de um trabalho intensivo de resolução de exercícios. Ao longo do curso, serão resolvidas cerca de 500 questões (uma média de 60 exercícios por aula). Ainda, haverá um simulado para cada aula. A FCC não possui tradição na cobrança da disciplina Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais em suas provas. Desta forma, teremos que recorrer a outras bancas para fins de prover a prática em exercícios no decorrer do curso, em especial ao CESPE, que apresenta o histórico de cobrança mais profundo e diversificado na disciplina. Vejamos como será a estrutura do curso:

2 AULA CONTEÚDO Introdução à Administração de Material e Patrimônio. Conceituação de Material e Patrimônio. Atividades 1 básicas da Administração de Material e Patrimônio. Etapas da classificação de materiais (classificação, padronização, codificação) 2 Gestão de Estoques PARTE 1 3 Gestão de Estoques PARTE 2 4 Gestão de Estoques PARTE As compras nas Organizações: Aquisição dos materiais e do patrimônio Almoxarifado: funções, princípios e objetivos; controle, registro, conservação e recuperação de material; técnicas de armazenamento; utilização de espaço; segurança. Recebimento. Proteção, Conservação (arquivamento) 7 Distribuição 8 Gestão Patrimonial (O Patrimônio das empresas e órgãos públicos. O Patrimônio Imobiliário. O Patrimônio Mobiliário. Controle dos materiais e do patrimônio. A movimentação do patrimônio. Análise do valor e alienação. Sistema Patrimonial.) 9 Revisão em exercícios Friso, ainda, que cada aula será acompanhada, ao final, de uma compilação do entendimento usualmente cobrado em certames sobre o assunto a Jurisprudência do concurso 1, essencial para tornar você um candidado extremanente competitivo na disciplina, Por fim, ressalto que tenho me dedicado de forma intensiva ao estudo e ensino da disciplina Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais desde Este é, seguramente, o melhor curso de que você pode dispor. 1 Veja um exemplo ao final desta aula demonstrativa.

3 Proponho, assim, que arregasse suas mangas e que, sem mais demora, ingresse comigo em uma aula demonstrativa! Ressalto que esta aula, por ser apenas uma demonstração da didática de nosso curso, é consideravelmente mais curta que as demais, ok? Ainda, friso que seu conteúdo aborda tópicos da aula 05, que serão vistos com profundidade ao longo do curso.

4 1. ATRIBUTOS DAS COMPRAS ORGANIZACIONAIS A Administração de Recursos Materiais, segundo Gonçalves (2007), divide-se em três grandes nichos de atividades, representados no esquema abaixo: Após o estudo da Gestão de Estoques, iremos nos voltar à abordagem da Gestão de Compras. Comprar bem, nas organizações, é condição necessária à eficiência da gestão de materiais. Mas, afinal, o que significa comprar bem? Pensando somente na economia de recursos, poderíamos, inicialmente, remeter o comprar bem a adquirir um determinado item de material por um preço econômico. No entanto, isso não é suficiente. A obra Licitações & Contratos Orientações Básicas, de autoria do Tribunal de Contas da União (TCU), traz alguns exemplos de compras que são feitas rotineiramente pelo menor preço, mas que trazem resultados insatisfatórios: canetas cuja tinta resseca, vaza ou falha ao ser usada;

5 cola que tem mais água do que componente colante; borracha que, ao apagar, se desfaz e às vezes não apaga; clips que enferrujam, grampeadores que não grampeiam; mesas com madeiras que incham em contato com a água, gavetas que não deslizam, parafusos que espanam etc. Assim, há de se buscar a conciliação da prática de um preço econômico com a obtenção de um bem de qualidade. A busca pela qualidade no produto adquirido é bem mais complicada quando a compra se dá por licitação, na qual a indicação de marca não é a regra, mas sim restrita a casos específicos. Quando uma empresa privada deseja comprar uma impressora, por exemplo, pode-se escolher a marca que mais transparece confiança: Epson, Canon, LG etc. Todavia, nos órgãos públicos, é vedada a escolha de marca com base no que o senso comum estabelece como uma boa compra. Desta maneira, grande parte da qualidade do objeto adquirido é obtida a partir de uma especificação bem feita, que atenda perfeitamente às necessidades do órgão solicitante e que reduza a possibilidade de se comprar gato por lebre. Ok...agora estamos comprando de forma econômica e obtendo um produto de qualidade. Isso é suficiente? Ainda não. Outro aspecto que devemos buscar na atividade de compras é a celeridade. Geralmente não nos damos conta do quanto que certa aquisição pode demorar em uma empresa, especialmente nos órgãos públicos. Para ter uma noção mais próxima da realidade, há órgãos em que a média de aquisição de um bem se aproxima a 150 dias!! Órgãos públicos de referência na área de compras governamentais conseguem diminuir este interstício para cerca de 45 dias é o caso dos Correios, por exemplo. Uma compra célere (rápida) traz consigo uma série de benefícios: evita a falta de um material no instante em que ele é necessário, demanda menos homem-hora para a condução da burocracia necessária à pesquisa de mercado e negociação com fornecedores (reduzindo o custo de pedido, por

6 exemplo) e torna o processo independente de variáveis suscetíveis ao tempo (inflação, evolução tecnológica etc.). Dessa maneira, finalmente chegamos aos três atributos essenciais em uma Gestão de Compras eficiente: preço econômico, qualidade e celeridade. 1. (CESPE / CEHAB PB / adaptada) Em um processo de compras, a qualificação dos fornecedores não se torna relevante para a análise, visto que o menor preço sempre é o que melhor atenderá os interesses da empresa compradora. O menor preço, nem sempre, é o que melhor atenderá os interesses da empresa compradora. Em todas as ocasiões, há de se buscar a melhor combinação entre o preço econômico, a qualidade e a celeridade. A ênfase em apenas um desses quesitos pode acarretar resultados indesejados à organização. No caso do enunciado, uma atenção excessiva à obtenção do menor preço poderá, como vimos, comprometer a qualidade do bem adquirido. Dessa maneira, a questão está errada. Mas como obter qualidade nas compras feitas por órgãos públicos, nas quais, geralmente, a regra é o julgamento pelo menor preço? A resposta é dada através da próxima questão. 2. (CESPE / SEAD FUNESA SE / 2008) As especificações funcionais, essenciais para a execução de compras que garantam a qualidade de produtos ou serviços, podem ser descritas, no setor público, por marca, especificação de características físicas e químicas, método de produção e desempenho, por desenhos de engenharia, entre outros. As especificações funcionais de um determinado objeto devem ser capazes de definir, com o máximo nível de precisão possível, a qualidade necessária ao seu uso efetivo pela organização. Usualmente, uma especificação funcional pode ser descrita pelos seguintes modos (ou, ainda, pela combinação deles):

7 por marca; por caracterização de aspectos físicos e químicos; por método de produção e/ou desempenho; por desenho de engenharia; outros (similaridade com objetos existentes etc). Contudo, não é usual que a especificação funcional se dê por indicação de marca nos órgãos públicos. Veja o conteúdo do 7º do artigo 15 da Lei nº 8.666/1993 (Lei de Licitações e Contratos): 7 o Nas compras deverão ser observadas, ainda: I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca; Contudo, a indicação de marca pode ser admitida, quando tecnicamente justificável. Este é um caso bastante particular. Um exemplo típico é a compra de tinta de parede de determinada fabricante, já que a pintura com material de outra marca poderá acarretar diferença de tonalidade. Assim, visto que o enunciado da questão faz menção genérica à possibilidade de descrição de uma especificação funcional, no setor público, por marca, ele está errado. 3. (CESPE / UEPA / 2008) Melhores condições de compra de determinado bem são proporcionadas por situações nas quais existem materiais similares com a mesma qualidade do bem a ser adquirido, vários fornecedores para o mesmo bem e quantidades a serem adquiridas superiores às quantidades habituais. Vejamos como os fatores listados no enunciado relacionam-se com os atributos de uma compra eficiente: Materiais similares com a mesma qualidade favorecem a obtenção de preço econômico;

8 Vários fornecedores maior competitividade favorecem a obtenção de preço econômico e de qualidade; Maior quantidade a ser adquirida economia de escala preço econômico. Dessa forma, a questão está certa. 2. A FUNÇÃO COMPRAS As atividades de compras, em uma organização, respondem por parcela considerável da sua busca por uma vantagem competitiva no mercado. Assim, sempre que olhamos para as compras organizacionais sob a ótica estratégica e não simplesmente operacional estamos falando da função compras. A expressão função compras transcende (e engloba) aquilo a que nos referimos usualmente como compra em uma organização. Ao passo que esta define o ato operacional de procura de bens e serviços e posterior suprimento à empresa, a função compras demanda responsabilidade e complexidade maiores. A parte operacional de certa aquisição é tão somente o núcleo duro de um encargo mais complexo a função compras. Segundo Gonçalves (2007), a função compras requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto será recebido sem atrasos, no momento esperado). Requer, ainda, uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifados, finanças e todos os diversos setores que são revestidos do papel de clientes da compra a ser realizada.

9 Os objetivos da função compras podem ser sintetizados no quadro abaixo: OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS Garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços, nas quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos; Comprar com qualidade, celeridade e ao preço econômico; Manter um cadastro de fornecedores que garanta fluxo de materiais e serviços; Planejar as compras (fazendo um calendário de aquisições, por exemplo); Manter uma relação próxima com as áreas internas da organização, em especial os clientes internos, almoxarifados e finanças; Manter um bom relacionamento com fornecedores (* cai muito em concursos!!); Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de compras. Em concursos, sempre que a questão fizer alusão às atividades de compras em uma organização, é recomendável voltarmos nosso raciocínio para a função compras. Geralmente esta expressão não está explícita no enunciado, mas o seu conceito permeia a questão. Vejamos a próxima questão: 4. (FCC / TRT 16ª Região / 2014) A função de compras é um segmento essencial no departamento de Materiais ou Suprimentos, e tem como objetivos básicos: I. Alcançar um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender a demanda prevista. II. Comprar materiais e insumos aos menores preços, respeitando padrões de qualidade e quantidade.

10 III. Procurar sempre fontes múltiplas de fornecimento para a manutenção do grau de atendimento e do relacionamento com o fornecedor. IV. Coordenar o fluxo de materiais de modo que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa. V. Procurar, sempre dentro de uma negociação, ter poder de barganha que obrigue o fornecedor a reduzir sua margem de lucro aos menores níveis possíveis. Está correto o que se afirma APENAS em : a) I, II e IV. b) I, II e V. c) I, III e IV. d) II e III. e) II, IV e V. Vejamos os comentários às assertivas: I. Tal objetivo harmoniza-se com Garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços, nas quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos, visto no quadro anterior. A assertiva está correta; II. A assertiva aborda, de modo adequado, os atributos preço econômico e qualidade, desejáveis nas compras organizacionais. Está, assim, correta; III. Nem sempre será possível a obtenção de fontes múltiplas para fornecimento. Em geral, quando se tratar de fornecedor monopolista, ou quando for desejável a manutenção de uma relação fiel e duradoura com determinado fornecedor, a opção não será a de fontes múltiplas. A assertiva está errada; IV. Tal assertiva aborda não só o preço econômico, mas a minimização de estoque (algo desejável na gestão de materiais), de forma a evitar a desnecessária imobilização de capital em produtos estocados que não serão aproveitados, em curto prazo, no fluxo de materiais. A assertiva está correta;

11 V. A relação entre fornecedor e comprador deve ser de ganha-ganha. Deve-se procurar a obtenção de vantagens para a organização compradora, mas isso não significa obrigar o fornecedor a reduzir sua margem de lucro aos menores níveis possíveis. Isso pode implicar, em curto prazo, o descumprimento do contrato pelo fornecedor. A assertiva está errada. Resposta: A. 5. (FCC / TRT 18ª Região / 2013) Constitui um objetivo básico de um departamento de compras de uma organização. a) procurar estabelecer as melhores condições de pagamento sem, no entanto, preocupar-se com o estabelecimento de prazos de entrega dos materiais e insumos. b) abastecer estoques com dimensão suficiente para a manutenção da produção, garantindo uma margem de uma vez e meia para as necessidades anuais de insumos. c) comparar qualidade de materiais e insumos, obedecendo a padrões de quantidade, sem preocupar-se com os preços. d) coordenar o fluxo de suprimentos de maneira a otimizar o uso de recursos da empresa. e) obter um fluxo descontinuado de suprimentos, independentemente das demandas de produção. Seguem os comentários às alternativas: a) Os prazos de entrega de materiais e de insumos devem ser considerados quando da negociação entre a organização compradora e seus fornecedores. Um preço maior pode, em algumas ocasiões, ser admitido para uma entrega imediata, por exemplo. A alternativa está errada; b) Não há uma regra rígida para a determinação da margem das necessidades anuais de insumos. Assim, a alternativa está errada; c) Três devem ser os focos principais em uma compra, a serem considerados em conjunto: preço econômico, qualidade e celeridade na aquisição. A alternativa está errada;

12 d) A coordenação do fluxo de suprimentos de modo satisfatório evita tanto o excesso quanto a falta de materiais, reduzindo desperdícios e evitando aquilo que é conhecido como ruptura de estoque. A alternativa está correta; e) Um fluxo descontinuado de suprimentos pode trazer sérias consequências negativas à organização, tal como o custo de falta de estoque, a ser estudado com detalhes em nosso curso. A alternativa está errada. Resposta: D. Bom, ficaremos por aqui nesta aula demonstrativa. Na próxima aula, entraremos nos tópicos de Definição e Objetivos da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais, e Especificação e Classificação de Materiais. Forte abraço e bons estudos!

13 QUESTÕES APRESENTADAS NESTA AULA 1. (CESPE / CEHAB PB / adaptada) Em um processo de compras, a qualificação dos fornecedores não se torna relevante para a análise, visto que o menor preço sempre é o que melhor atenderá os interesses da empresa compradora. 2. (CESPE / SEAD FUNESA SE / 2008) As especificações funcionais, essenciais para a execução de compras que garantam a qualidade de produtos ou serviços, podem ser descritas, no setor público, por marca, especificação de características físicas e químicas, método de produção e desempenho, por desenhos de engenharia, entre outros. 3. (CESPE / UEPA / 2008) Melhores condições de compra de determinado bem são proporcionadas por situações nas quais existem materiais similares com a mesma qualidade do bem a ser adquirido, vários fornecedores para o mesmo bem e quantidades a serem adquiridas superiores às quantidades habituais. 4. (FCC / TRT 16ª Região / 2014) A função de compras é um segmento essencial no departamento de Materiais ou Suprimentos, e tem como objetivos básicos: I. Alcançar um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender a demanda prevista. II. Comprar materiais e insumos aos menores preços, respeitando padrões de qualidade e quantidade. III. Procurar sempre fontes múltiplas de fornecimento para a manutenção do grau de atendimento e do relacionamento com o fornecedor. IV. Coordenar o fluxo de materiais de modo que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa.

14 V. Procurar, sempre dentro de uma negociação, ter poder de barganha que obrigue o fornecedor a reduzir sua margem de lucro aos menores níveis possíveis. Está correto o que se afirma APENAS em : a) I, II e IV. b) I, II e V. c) I, III e IV. d) II e III. e) II, IV e V. 5. (FCC / TRT 18ª Região / 2013) Constitui um objetivo básico de um departamento de compras de uma organização. a) procurar estabelecer as melhores condições de pagamento sem, no entanto, preocupar-se com o estabelecimento de prazos de entrega dos materiais e insumos. b) abastecer estoques com dimensão suficiente para a manutenção da produção, garantindo uma margem de uma vez e meia para as necessidades anuais de insumos. c) comparar qualidade de materiais e insumos, obedecendo a padrões de quantidade, sem preocupar-se com os preços. d) coordenar o fluxo de suprimentos de maneira a otimizar o uso de recursos da empresa. e) obter um fluxo descontinuado de suprimentos, independentemente das demandas de produção.

15 GABARITO 1- E 2- E 3- C 4- A 5- D Sucesso!