Construção e desenvolvimentos de equipes em um ambiente matricial

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1 Livraria virtual PMI 2010 Karen Davey-Winter Construção e desenvolvimentos de equipes em um ambiente matricial Por Karen Davey-Winter, PMP O que é uma equipe? Há muitos tipos de equipes. Uma equipe funcional é uma equipe permanente estabelecida para conduzir atividades operacionais para uma determinada parte da organização, como finanças, vendas e marketing. Equipes funcionais são permanentes, ou seja, não possuem nenhum limite de tempo especificado, uma vez que são necessárias para manter os negócios em funcionamento. Uma equipe de projeto, por outro lado, é reunida por um determinado período de tempo para alcançar um objetivo definido. Ao final do projeto, a equipe é dissolvida. Equipes de projeto são freqüentemente matriciais por natureza, composta por membros provenientes de diversas equipes funcionais para alcançar o objetivo do projeto. Quando o gerente do projeto tem um alto grau de autoridade isto é conhecido como uma "matriz forte"; quando os gerentes funcionais têm autoridade mais forte, é conhecido como uma "matriz fraca." Em todas as estruturas organizacionais, há muitas "equipes dentro de equipes." Por exemplo, no caso de um gerente, pode haver várias equipes dentro da equipe global: O gerente e toda a equipe; O gerente e cada membro na equipe de gerenciamento; O gerente e toda equipe de gestão; As equipes de projeto são frequentemente matriciais por natureza, composta por membros provenientes de diversas equipes funcionais para alcançar o objetivo do projeto O gerente e seus colegas em outros departamentos; Cada membro da equipe de gestão e seus subordinados. Isso é complicado o suficiente se a estrutura é uma hierarquia funcional bem definida. No entanto, um ambiente matricial para concluir projetos adiciona outra camada de complexidade. As funcionais "equipes dentro de equipes" ainda existem, e cada pessoa tem uma equipe funcional da "casa", mas agora eles também pertencem a uma equipe de "projeto" que tem uma vida útil finita, e um gerente de projeto a quem também se reportar. Todas estas equipes precisam ser nutridas para que um projeto seja bem sucedido. Em um ambiente matricial, a fidelidade ao projeto não é criada pela própria estrutura, mas sim como resultado de relacionamentos que são desenvolvidos dentro da equipe de projeto. Os relacionamentos são importantes para o sucesso em todas as equipes, mas em equipes matriciais, particularmente equipes de matriz fraca, onde o gerente de projeto pode ter pouca autoridade, eles são especialmente importantes. Neste tipo de equipes, os relacionamentos são mais difíceis de serem estabelecidos, são mais frágeis e podem ser mais facilmente destruídos. Manter um grupo

2 diverso de pessoas juntas em uma equipe matricial depende da construção de fidelidade e confiança. Fases do Desenvolvimento da Equipe Em 1965, Bruce Tuckerman desenvolveu a teoria de que equipes passam por algumas fases do desenvolvimento de grupos: formação, conflito, acordo e desempenho. As fases podem ser resumidas como a seguir: Formação - A equipe em conjunto começa a entender os objetivos e limites e inicia as tarefas, mas cada indivíduo ainda está trabalhando um pouco de forma independente. Os gerentes precisam ser diretivos nesta fase, a fim de orientar a equipe em direção à meta. Conflito ideias e abordagens começam a ser trocadas sobre como o trabalho pode ser realizado, e isso pode resultar em conflitos. Esta fase é fundamental para o crescimento da equipe e resulta em indivíduos aprendendo maneiras de trabalhar em conjunto. Os gerentes ainda precisam ser diretivos nesta fase e também acessíveis para garantir que o conflito seja resolvido e a equipe comece a avançar em direção ao objetivo. Acordo A equipe começa a sentir uma sensação de realização, as regras de operação (formais ou informais) estão funcionando e a confiança começa a ser desenvolvida entre eles. Os gerentes começam a ser participativos e precisam estar disponíveis para fornecer orientação na medida em que a equipe continua a crescer. Desempenho A equipe agora está amadurecendo e muitas vezes obtendo alto desempenho. O trabalho é realizado, os membros da equipe sabem como trabalhar juntos e, apesar do conflito ocorrer, ele é gerenciado e direcionado com habilidade, podendo aumentar a produtividade. A equipe requer muito pouca supervisão neste momento e em grande parte pode tomar suas próprias decisões. Tuckerman posteriormente acrescentou uma fase final, dispersão, ao reconhecer que as equipes particularmente as equipes do projeto normalmente se dispersam depois que os objetivos do projeto são concluídos. Técnicas de Construção da Equipe Atividades de construção da Equipe são conduzidas no intuito de desenvolver lealdade e confiança, que são os fundamentos essenciais para obter os resultados mais eficazes de uma equipe matricial de projeto. A construção da equipe não é apenas criar eventos "divertidos", apesar disso fazer parte. Também não é apenas sobre entender os membros da equipe por meio de avaliações de personalidade, embora, novamente, isso faça parte. A construção da equipe mais eficaz envolve combinar uma variedade de ferramentas e técnicas: Reuniões de Kick-off um novo projeto deve ser iniciado com uma reunião de kick-off para que o objetivo do projeto, papéis responsabilidades e como o projeto se encaixa nos objetivos gerais da organização possam ser entendidos. Esta técnica pode ser usada em todos os tipos de equipes, mas em uma equipe de projeto matricial que foi construída com funcionários de várias fontes diferentes, é especialmente importante, pois a equipe não possui um contexto estabelecido para o projeto. Acordos de Equipe equipes que sabem como trabalhar em conjunto tem maior probabilidade de serem eficazes e eficientes. O estabelecimento de acordos pode ajudar neste processo. Estabelecer colaborativamente regras básicas para o funcionamento de uma equipe irá fornecer à equipe clareza e facilitará a comunicação sobre questões como limites, responsabilidades e comportamento do membro de equipe. As equipes funcionais já têm isto estabelecido através da utilização de

3 políticas e procedimentos departamentais. No entanto, para equipes de projeto matriciais recém formadas que não possuem regras de funcionamento estabelecidas como parte de sua estrutura organizacional formal, os acordos de equipe são um aspecto necessário da criação de uma equipe eficaz. Definição do processo de entrega entender como o trabalho deve ser realizado torna mais fácil para uma equipe trabalhar em conjunto. As equipes funcionais normalmente têm o processo de entrega do trabalho estabelecido como parte das regras departamentais. Dado que a natureza de cada projeto pode ser diferente, as equipes de projeto matriciais não possuem regras iniciais declaradas para a entrega do trabalho. Por exemplo, se uma equipe de desenvolvimento de software está incerta sobre qual desenvolvimento de ciclo de vida em cascata, ágil, etc.) está sendo seguido para alcançar o objetivo do projeto, pode resultar em confusão e falta de produtividade pela equipe. Definir e estabelecer claramente um processo que é compreendido por todos os membros na equipe matricial recém-formada é fundamental para o sucesso do projeto. Gestão de conflitos um gerente hábil irá entender que o conflito acontece em qualquer equipe e tomará a iniciativa de estabelecer um processo claro para gerenciálo. Isso proporciona clareza à equipe caso o conflito ocorra. Uma equipe de projeto matricial recém-criada irá considerar isto especialmente útil, uma vez que a equipe não está acostumada a trabalhar em conjunto e será necessário direcionar o conflito como parte do processo de amadurecimento como uma equipe. Isto também irá ajudar a equipe mover-se mais rapidamente através da fase de conflito de desenvolvimento do grupo. Avaliações de personalidade uma maneira eficaz de entender os outros membros de uma equipe de projeto matricial recém formada é através de sessões de construção da equipes usando avaliações de personalidade. Estas podem ser avaliações rápidas e simples, tais como o "Personality Profile: The Shapes Test" ou avaliações mais complexas que incluem o Strengthsfinder TM, Myers Briggs Type Indicator, FIRO-B, Keirsey Tempetament Sorter, etc. Independentemente da avaliação realizada, os resultados podem trazer à equipe um valor significativo ao determinar como os membros da equipe podem ser melhor utilizados, como o gerente de projeto pode se comunicar melhor com membros específicos da equipe para obter os melhores resultados e quais técnicas de gestão os próprios membros da equipe preferem e consideram aumentar sua eficiência e produtividade. Para equipes de projeto matriciais, avaliações de personalidade podem ajudar a encurtar o processo pelo qual a equipe amadurece e aprende a trabalhar em conjunto para obter os resultados necessários para o projeto. Eventos de construção da equipe eventos em grupo incentivam positivamente a dinâmica da equipe para se desenvolver e amadurecer. Em ambientes matriciais, o desenvolvimento da lealdade e confiança é fundamental para a estabilidade e a eficácia da estrutura matricial. Engajar as pessoas em atividades fora do projeto lhes permite conhecer um ao outro em um ambiente mais descontraído e é bastante eficaz na construção do espírito de equipe. Além disso, isso permite às pessoas encontrar maneiras de trabalhar juntas em um ambiente sem stress que pode ser trazido ao local de trabalho. Algumas opções são: o Eventos sociais participar de uma atividade social pode criar um espírito de equipe que incentiva as pessoas a apoiar umas as outras quando elas estão no trabalho. o Atividades Experimentais de Construção de Equipe construir ou criar algo fora do projeto pode gerar uma camaradagem que pode ser levada para o dia a dia do trabalho. o Celebração do Final do Projeto realizar uma celebração para

4 reconhecer o sucesso do projeto alcançando o objetivo. Coaching Executivo- Coaching individual e em grupo pode ser uma ferramenta eficaz em todos os tipos de estruturas organizacionais. Coaches executivos podem facilitar o desenvolvimento de equipe, bem como o desenvolvimento de lideranças individuais, focando em áreas tais como habilidades de colaboração, habilidades de negociação, endereçamento de pontos cegos pessoais ou de grupo e melhorar a comunicação. Para equipes de projeto matriciais, coaches executivos podem ajudar em eventos de construção de equipes, bem como facilitar avaliações de personalidade, ajudar o grupo a compreender sua própria dinâmica e ajudar a equipe a tornar-se mais eficaz. Coaches executivos também podem ajudar as equipes e indivíduos a conduzir conflitos de maneira emocionalmente saudável o que permite a equipe percorrer rapidamente a fase "conflito" de um projeto e nas próximas fases, tornando-se assim mais produtivo rapidamente. Atualizações regulares de status Existe uma variedade de maneiras que o status pode ser reunido e comunicado. Esta é uma atividade natural em uma equipe funcional, uma vez que, membros são normalmente acostumados a estabelecer uma rotina de relatórios de status e podem ser mais claros sobre o seu papel nessa estrutura. Para equipes de projeto matriciais recém formadas, é importante que os membros da equipe sintam que eles pertencem à equipe, e que eles possam ver como seu progresso afeta o progresso total em direção ao objetivo. Exemplos incluem: o Reuniões semanais de status o Sessões individuais o Painéis do projeto o Relatórios de status do projeto Atribuição clara de tarefa atribuindo trabalhos relevantes, realizáveis e adequadamente desafiadores para um indivíduo é importante em todos os tipos de equipes. Em equipes de projeto matriciais recém formadas, é especialmente importante tornar isso claro, uma vez que, a clareza não é necessariamente fornecida pela própria estrutura, como em equipes funcionais. Definir claramente as tarefas e explicar como as funções dos membros da equipe na conclusão de tarefas do projeto contribuem para o sucesso do projeto, especialmente nas fases iniciais de desenvolvimento da equipe, é fundamental para a efetividade e a produtividade da equipe. Reconhecimento e recompensas é sempre importante reconhecer as pessoas que "vão além" e, em equipes de projeto matriciais, tal reconhecimento pode ser especialmente gratificante para os membros da equipe, uma vez que os indivíduos e a equipe podem ter tido um trabalho considerável para chegar ao ponto de funcionar em conjunto e harmoniosamente para atingir os objetivos do projeto. Este reconhecimento pode assumir a forma de um simples "obrigado", ou pode consistir em um certificado, bônus em dinheiro, ou cartões de presente, etc. Estas técnicas de construção da equipe podem ser usadas em qualquer tipo de estrutura organizacional, mas são especialmente importantes para a construção de lealdade e a produtividade em equipes matriciais. Em um ambiente funcional, um nível de dedicação é criado em virtude da estrutura em si, uma vez que há somente um foco para a lealdade de um membro da equipe. Em um ambiente matricial, um membro da equipe tem várias dedicações e pode ser mais leal a sua equipe da casa do que para a equipe do projeto. Além disso, projetos muitas vezes têm prazos agressivos, e, portanto, é fundamental que as equipes de projeto se tornem eficientes, eficazes e produtivas o mais rápido possível. As técnicas descritas acima podem ser mapeadas para as fases de Tuckerman, conforme descrito abaixo: Formação: o Reuniões de kick-off

5 o Estabelecimento de acordo da equipe o Avaliações de personalidade o Definição de objetivo o Atribuição clara de tarefa Conflito o Definição do processo de entrega o Desenvolvimento de uma abordagem de gestão de conflitos o Coaching executivo o Reforço do objetivo o Atribuição clara de tarefa Acordo o Reforço do objetivo o Coaching executivo o Eventos de construção da equipe o Atribuição clara de tarefa Desempenho o Reconhecimento e recompensas Dispersão o Planejar a celebração/ evento social do projeto o Condução das lições aprendidas/ revisão pós projeto Conclusão Em resumo, estruturas de equipe, mesmo em organizações bem ordenadas, estruturadas funcionalmente, são inerentemente complexas. As organizações matriciais de hoje tornam essa complexidade ainda maior. Membros de equipe de projeto matriciais possuem várias lealdades e se a equipe não é coesa, essas lealdades divididas podem ser prejudiciais para o sucesso do projeto. Uma variedade de técnicas de construção da equipe podem ser empreendidas para ajudar a tornar equipes em ambientes matriciais mais coesas e bem sucedidas. Líderes e gestores experientes e bem sucedidos continuamente irão analisar a equipe, determinar qual das fases de Tuckerman a equipe está e considerar as necessidades dos indivíduos, Membros de equipe de projeto matriciais possuem várias lealdades e se a equipe não é coesa, essas lealdades divididas podem ser prejudiciais para o sucesso do projeto para que as técnicas de construção de equipe eficazes possam ser empregadas adequadamente. Sobre a autora Karen Davey-Winter, é gerente de programa, coach executiva e possui certificação PMP e MBTI. Contato através do Karen.Davey-Winterworklifecoaching.us.