Solução de Tratamento de Documentos Contabilísticos. Apresentação de Solução

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1 Solução de Tratamento de Documentos Contabilísticos Apresentação de Solução

2 Confidencialidade A informação contida neste documento é propriedade dos CTT e o seu conteúdo é confidencial, não podendo ser reproduzido no todo ou em parte, com propósitos de ser utilizado ou fornecido para outros fins que não aquele a que se destina. A informação relativa aos conceitos, ideias, metodologias e outros materiais utilizados fica estritamente limitada para apreciação e avaliação das competências e capacidades dos CTT. Cópias totais ou parciais dos materiais que constituem este documento não poderão ser facultadas a outras entidades, sem prévia autorização dos CTT. 2

3 Índice CTT / AIRC O Desafio A Solução Benefícios 3

4 A Oferta do Grupo CTT Expresso e encomendas Courrier Estafetagem Logística Serviços Financeiros Produtos Poupanças Seguros Soluções Pagamentos Transferências urgentes Rede Payshop Printing & Finishing Digitalização Arquivo Correio e Soluções Empresariais Geomarketing Proximidade BPO Correio Direct Mail Encomendas Serviço Universal Correio não Endereçado Filatelia 4

5 Competências CTT Segmentação Bases de Dados endereços Otimização de endereços (Data Quality) Informação Geográfica Distribuição Correio Endereçado Encomendas Marketing Direto Correio Não Endereçado Correio Expresso Logística Gestão de stocks Fullfilment Recolhas domiciliárias Localização e acompanhamento de objetos Produção (P&F) Produção física e digital Impressão automática Easymail Proximidade Rede de Atendimento Rede de Distribuição Serviços Financeiros Cobranças Postal e PayShop Pagamento de Serviços Vales e Transferências Comunicação Digital ViaCTT MDDE E-Direct Certificação Digital Aplicações Eletronic Post Box Platforma Contraordenações Gestão Comercial Taxas Moderadoras Gestão Documental Digitalização e captura de dados Arquivo digital Arquivo físico Destruição Certificada 5

6 AIRC Quem somos? Líder de mercado no fornecimento de soluções IT para Municípios Mais de 32 anos de atividade. Quase uma centena de colaboradores. Cerca de 300 clientes da Administração Pública. 6

7 Índice CTT / AIRC O Desafio A Solução Benefícios 7

8 As entidades da Administração Pública Local recebem elevado volume de documentos contabilísticos em suporte físico e digital. Desafio A Administração Local, como qualquer organização, tem processos cada vez mais suportados em sistemas de informação, nomeadamente para a expedição / receção, consulta e arquivo de documentos físicos. No entanto, é ainda recetora de grandes volumes de correio físico, nomeadamente de Faturas, sendo o seu tratamento manual e moroso antes de ser integrado nos seus sistemas de informação. Impactos Gera custos mensais de receção e tratamento manual de elevado volume de documentos Processos de tratamento, encaminhamento e conferência de documentos morosos e ocupação de espaço com arquivo Incumprimento de prazos, falhas de pagamento atempado e não aproveitamento de descontos 8

9 O que envolve o tratamento de documentos contabilísticos recebidos na sua organização? Que tarefas são executadas? Receção Validação fiscal e comercial Data entry ERP Data entry entrada Aprovações Arquivo físico Que recursos envolve? Recursos Tempo Energia Espaço Descontos e taxas 9

10 E quanto custa a receção, tratamento e conferência desses documentos contabilísticos? Alguns dados Quantos FTE estão alocados ao tratamento (receção e conferência) de documentos contabilísticos? Cerca de 40%* das empresas podem ter até 5 FTE alocados a esta função e 30% até 10 FTE. Qual o custo e eficácia do atual processo de tratamento de documentos contabilísticos? 1/3* das empresas desconhece os custos associados ao tratamento dos documentos contabilísticos; Nos EUA, o custo de tratamento* de uma Fatura em papel pode variar entre 2USD e 25USD, enquanto o tratamento de uma Fatura eletrónica pode custar menos de 2USD. Em Portugal, estima-se que o custo por documento tratado seja da ordem dos 5 a 14 **. Quanto tempo leva a organização a tratar uma Fatura? 2/3* das empresas indicam que demoram até de 5 dias a tratar uma Fatura. Outros custos: A maioria* das organizações não aproveita descontos de pagamento antecipado de Faturas; Pagamento de taxas por vencimento de prazos ou duplicidade de pagamentos por reenvio de faturas vencidas por fornecedores. * Estudo de 2013 sobre Accounts Payable, publicado no Institute of Finantial Operations feito a milhares de empresas nos EUA. ** ** 10

11 Existem ainda custos difíceis de quantificar Quantas faturas ou outros documentos associados se perdem por ano na organização? Porque os processos de negócio funcionam muitas vezes suportados nos originas físicos, existe sempre um risco dos mesmos se extraviarem na organização Quantas cópias das faturas são produzidas e arquivadas internamente? É normal que cada departamento/área que verifique, valide uma fatura, guarde para o seu próprio arquivo uma cópia do documento sobre o qual emitiu um parecer. Isto além dos custos diretamente associados à produção da cópia tem ainda inerente o custo de ocupação de espaço do respetivo arquivo Consegue encontrar facilmente a informação que procura? Quando é necessário consultar uma fatura em particular, nem sempre se consegue faze-lo de uma forma rápida e fácil. Por vezes a fatura não está no departamento, sendo necessário primeiro localizar a mesma. Mesmo estando o original ou uma cópia no departamento, é necessário ter alguma informação sobre a fatura que permita procurar a mesma no arquivo de acordo com a forma como o mesmo está organizado. 11

12 Índice CTT / AIRC O Desafio A Solução Benefícios 12

13 Os CTT/AIRC disponibilizam uma soluções no tratamento de documentação contabilística, reduzindo carga administrativa, custos, mas mantendo qualidade Arquivo digital ERP Receção Classificação e captura Fornecedores Recolha Digitalização Pré - Validação Verificação e Lançamento Administração Local Entrega em físico 13

14 A receção física de documentos contabilísticos de fornecedores num apartado dedicado permite fazer uma triagem prévia da correspondência relevante. Recolha A recolha dos documentos contabilísticos físicos será feita num Apartado criado para o efeito e de acordo com as necessidades/ especificações do Município, sendo depois transportados até ao Centro de Tratamento. O Apartado servirá exclusivamente este tipo de documentos, devendo os Fornecedores ser informados deste procedimento. Possíveis documentos recebidos: Faturas, Notas de Crédito, entre outros. Receção Digitalização Na receção dos documentos físicos será atribuído um identificador de lote e registada a data e hora de entrada para efeitos de controlo de Nível de Serviço. Nesta fase é feita a separação e preparação para digitalização dos documentos, sendo ainda atribuído um identificador único de objeto colocado numa etiqueta e que permitirá fazer o trace entre o físico e o digital. Digitalização dos documentos contabilísticos (e anexos) transformando papel em imagens, com captura automática de dados. Os envelopes não são digitalizados. 14

15 Os documentos contabilísticos são alvo de validações antes de serem disponibilizados. Classificação e captura As imagens dos documentos são processadas por motores de reconhecimento automático de texto e códigos de barras, por forma a extrair a informação relevante de forma automática. Toda a informação que não seja obtida desta forma será introduzida manualmente pelos operadores de verificação e controlo de qualidade. No final desta fase pode ser feito o retorno da informação relativa à documentação (por exemplo: data, origem, fornecedor, valor, ). Pré-validação É feita uma validação dos documentos, preparando-os para integração no sistema ERP AIRC e garantindo que são cumpridas as regras de negócio essenciais. Validar se o documento contabilístico possui número identificador Validar se o documento contabilístico não foi emitido com valor zero Verificar se os duplicados e/ou triplicados são acompanhados do documento original Validar se o valor total a pagar é coerente com o somatório do valor líquido com o montante do imposto IVA Validar check digit do NIF do Fornecedor/ Prestador de serviços Verificar o Nome ou Designação social do Fornecedor pela comparação com dados mestre da BD de Fornecedores da entidade 15

16 Existem situações fora de âmbito ou anómalas (exceções) que podem levar a confirmação junto de Requisitantes e/ou Fornecedores. Correio O tratamento de exceções lida com situações como: Faturas não válidas do ponto de vista fiscal Faturas duplicadas Fatura sem a respetiva Ordem de Compra ou sem Nota de Entrega Dados da Fatura não coincidentes com informação de Ordem de Compra ou Nota de Entrega Faturas que não cumprem outras validações definidas pelo Cliente As situações descritas levam normalmente à necessidade de intervenção do Município. Para tal serão enviadas de imediato imagens das situações em causa para um endereço de do Município a indicar. Entrega em físico A documentação física é preparada para arquivo físico e enviado em lotes de aproximadamente 2Kg para morada a indicar pelo cliente, incluído no preço do serviço. Outras opções podem ser cotadas à parte (ex.: envio expresso, arquivo físico). 16

17 Todos os dados e imagens são automaticamente integrados no software do Município Entrega em digital Toda a documentação digitalizada será disponibilizada em arquivo digital no ERP da AIRC. Será feito o envio da informação produzida com imagens em PDF a preto e branco com 200dpi e dados em XML (formato UBL 2.0 compatível com AIRC), por SFTP a disponibilizar pelo Município. O conector AIRC desenvolvido especificamente para integração com este serviço tratará da integração da informação e imagens no software do Município. 17

18 A verificação e aprovação continua a ser possível mas com recurso a imagens e dados, sem necessidade de manusear papel Verificação e aprovações Já dentro do Município e de forma totalmente desmaterializada, todo o trabalho de verificação, aprovação e contabilização será feito com recurso ao software AIRC com acesso às imagens dos documentos e respetivos dados, sem necessidade de manusear papel. 18

19 O software do Município permite o pré-preenchimento dos dados e até o lançamento direto na contabilidade ERP O conteúdo dos documentos, agora em formato digital, está disponível e pode ser utilizado para pré-preenchimento e confirmação ou ainda para lançamento direto dos documentos na contabilidade. 19

20 Esta solução e respetivas condições comerciais só são aplicáveis mediante o cumprimento obrigatório dos seguintes pressupostos. Pressupostos No endereçamento de destinatário deverá ser indicado um Apartado em Lisboa para uso exclusivo dos documentos contabilísticos no âmbito deste serviço (custo do apartado incluído no pricing apresentado) O Município compromete-se a indicar o referido apartado aos seus Fornecedores, para onde devem passar a enviar todos os documentos contabilísticos A informação a recolher será a identificação do documento (número e tipo), data, identificação do Fornecedor (NIF e nome), valor a pagar e de IVA, número de compromisso/ ordem de compra O Município possui o ERP da AIRC com as funcionalidades necessárias à receção e integração da informação produzida por este serviço (custo de licenciamento não incluído nesta oferta) Diariamente deverá ser recebido um ficheiro com o universo de fornecedores registados no ERP AIRC do Município O nível de serviço previsto para o retorno da informação após chegada ao centro de tratamento (digitalização) é de D+0 (até ao final do dia). A documentação física é agregada em lotes e entregue nas instalações do Cliente O serviço terá um prazo de duração igual ou superior a um ano. 20

21 Índice CTT / AIRC O Desafio A Solução Benefícios 21

22 A solução de tratamento documentos contabilísticos especialmente concebida em parceria com a AIRC permite obter vários benefícios. Benefícios Outros Benefícios Tratamento centralizado dos documentos e da sua desmaterialização, retirando à Direção Financeira a necessidade de conferência manual e data entry, ficando apenas com tarefas de maior valor como validar/ auditar Integração num único ponto os dados e imagens dos documentos, procedendo-se à uniformização e formatação dos dados para transmissão para o sistema de gestão do negócio do Cliente Redução de carga e custos administrativos, garantindo a fiabilidade de informação Desmaterialização total do processo, poupando tempo e reduzindo riscos de extravio Maior eficiência no processo e cumprimento de prazos com eventuais ganhos financeiros 22

23 O serviço de contas a pagar tem tido alguma procura por parte dos Clientes. A experiência dos CTT é relevante A funcionar desde contabilísticos documentos recebidos + de páginas por ano 23

24 Domínio e conhecimento do negócio dos Clientes. A experiência da AIRC é relevante Mais de 300 Clientes na Administração Pública Local Sistema integrado de Gestão Financeira Milhares de documentos tratados diariamente 24

25 Solução integrada CTT / AIRC Esta solução disponibiliza o melhor de dois mundos com uma integração entre serviços e soluções tecnológicas que trazem inúmeras vantagens ao município com uma otimização de recursos e custos Redução do tempo de integração da informação nos sistemas Desmaterialização total do processo Redução dos custos administrativos associados à receção dos documentos Foco do colaborador na validação fiscal e financeira da informação com mais valor para a organização Garantir a validação legal da Fatura no mais curto espaço de tempo Melhorar a eficiência dos processos internos, reduzindo o erro e obter, simultaneamente, maior rapidez 25

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