SGP/SSI/CDS - COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS

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1 VISÃO JURISDICIONADO Manual de Operacionalização do Sistema no Usuário Escopo: Uso do aplicativo e uso do assinador digital Momento 1: Envio de informações do jurisdicionado para o TCE-RJ Momento 2: Recebimento das informações do TCE-RJ V

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO... SICODI SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DIGITAL Documentação com Foco no Jurisdicionado Visão Operacional do Sistema no Jurisdicionado... Momento 1 Jurisdicionado Envia Documentos ao TCE-RJ... Momento 1 Jurisdicionado Recebe Documentos do TCE-RJ Usuários do SICODI Pré-requisitos para Uso do Aplicativo Condição de Término Pós SICODI... 2 USO DO APLICATIVO Diagrama de Navegação das Telas do SICODI Entrada do Sistema Tela de Entrada Menu do SICODI Momento 1 Envio de Documentos Tela de Envio do SIGFIS Informes Mensais Tela de Envio do SIGFIS LRF Tela de Envio de Documentos Tela de Consulta a Documentos Enviados Tela de Vizualizar Registro Recibo de Entrega Momento 2 Recebimento de Documentos Tela de Consulta a Documentos Recebidos Documentos Recebidos (Recibos ainda Pendentes)... 3 USO DO ASSINADOR DIGITAL Baixar Assinador TCE-RJ Instalar o Assinador Assinar Digitalmente Verificar Assinatura... 4 PERGUNTAS E RESPOSTAS... 5 TRATAMENTOS DE ERROS... ANEXOS

3 ANEXO A Deliberação N ANEXO B Termo de Adesão... ANEXO C Certificação Digital... ANEXO D Cópia de Segurança... ANEXO E Uso do PDF-Creator (sugestão de compactador de arquivos)... ANEXO F Roteiro de Certificação exemplo da Certificadora Certisign... ANEXO G Glossário e Índice Analítico... ANEXO H Controle de Atualização do Manual

4 1 INTRODUÇÃO SICODI SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DIGITAL O SICODI é um sistema de comunicação com certificação digital entre o Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro e seus Jurisdicionados. Através dele o Jurisdicionado, de uma forma segura e certificada, poderá enviar e receber qualquer tipo de documento eletrônico ao/do TCE-RJ, garantindo a autenticidade dos emissores e destinatários, assegurando sua privacidade e inviolabilidade. A Deliberação TCE-RJ nº 241 (ver anexo) altera e dá nova redação a dispositivos da Deliberação TCE-RJ nº 234, de 12 de junho de 2006, que instituiu o Sistema de Comunicação Digital SICODI. O PROJETO SICODI é uma solução econômica, ágil e segura criada para dinamizar e otimizar o sistema SICODI, facilitando a futura integração ao PROCESSO DIGITAL. A finalidade deste manual é orientar o jurisdicionado na operacionalidade e no entendimento das funcionalidades do sistema SICODI, sendo um dos instrumentos facilitadores do processo de adesão do jurisdicionado ao sistema. Quanto ao critério de atualização do manual, este estará disponibilizado em formato PDF na internet. As atualizações evolutivas e corretivas serão disponibilizadas na internet, através de aviso e substituição do manual. 4

5 1.1 Documentação com Foco no Jurisdicionado A ser obtida na internet após Adesão do Gestor MANUAL VISÃO JURISDICIONADO Divulgação.Treinamneto. Divulgação CARTELA Obtenção, Instalação e Execução do Aplicativo SLIDES APLICATIVO PARA TREINAMENTO E HOMOLOGAÇÃO DE ATUALIZAÇÕES ROTEIRO Obtenção da Certfificação 5

6 1. 2 Visão Operacional do Sistema no Jurisdicionado Momento 1 Jurisdicionado Envia Documentos ao TCE-RJ 6

7 Momento 2 Jurisdicionado Recebe Documentos do TCE-RJ AVISO DE ENVIO (SMS) + RECIBO 7

8 1.3 Usuários do SICODI Usuários do SICODI Dialogo com: TIPOS DE USUÁRIOS RESPONSABILIDADES Sistema Apoio Usuários no Jurisdicionado Não gestor - operacional Baixar assinador e software de apoio a certificação e instalar X Jurisdicionado envia documentos ao TCE Não gestor - operacional Preparar dos documentos (extensão em PDF das áreas para envio) X Gestor - com e-cpf Assinar documento PDF digitalmente X Não gestor - operacional Enviar doc através de interface do SICODI X Não gestor - operacional Baixar dos recibos enviados pelo TCE X Opcional Não gestor - operacional Verifica digitalmente doc enviado pelo TCE X Exceções Não gestor - operacional No caso de erros e dúvidas entrar em contato com suporte X Jurisdicionado recebe documentos do TCE Não gestor - operacional Baixar o recibo X Gestor - com e-cpf Assinar o recibo X Não gestor - operacional Enviar recibo assinado X Não gestor - operacional Baixar documento do TCE verificando assinatura do TCE X Opcional Não gestor - operacional Baixar anexos quando houver X Exceções Não gestor - operacional No caso de erros e dúvidas entrar em contato com suporte X 8

9 1.4 Pré-requisitos para Uso do Aplicativo Possuir um computador ligado a Rede Internacional de Computadores - Internet. Ter em seu equipamento o Assinador Digital do Tribunal de Contas, fornecido pelo TCE-RJ através da página do SICODI. O servidor responsável (gestor) pela assinatura do documento deverá possuir um e- CPF com certificado tipo A3, que é o documento eletrônico de identidade emitido por Autoridade Certificadora. (informações adicionais podem ser encontradas no Site da Receita Federal - correios e outros ). Leitor de cartões E OU Token Cada gestor deverá utilizar seu próprio local da entidade que pertence. Os servidores que utilizarão o SICODI deverão assinar o formulário TERMO DE ADESÃO junto ao TCE-RJ para receber o login CPF E SENHA e poder entrar para acessar ao sistema. (vide ANEXO) Acessar pela internet através do site do tribunal e clicar no ícone do cartão SICODI. Para documentos não digitalizados, fazer uso de dispositivo para captura e transformação em arquivos digitais (por exemplo: scanner e máquina digital) 9

10 Instalação de softwares Fazer download dos softwares a partir da página do SICODI na internet. Após instalar assinador, na tela do desktop irá aparecer o ícone do assinador já instalado. Preparo do diretório do micro-computador Para enviar e receber documentos, criar no diretório raiz C: uma ou mais pastas e subpastas que conterão os arquivos dos documentos. Os nomes das pastas e arquivos não deverão conter espaços em braços ou caracteres especiais # % - etc) 1.5 Condição de Término Os documentos a serem enviados ao TCE deverão ter sua extensão em PDF. Caso necessário, utilizar o programa PDF-Creator para converter os arquivos em PDF (ver instalação do PDF-Creator em Uso do PDF-Creator neste manual). 1.6 Pós SICODI Os gestores, mesmo após seu desligamento do órgão jurisdicionado, continuarão a receber as comunicações do TCE-RJ através do SICODI, podendo utilizá-lo para suas respostas ou outros documentos que precise enviar ao TCE-RJ. Para se desligar do sistema será necessário o envio de um pedido de cancelamento do SICODI para que o mesmo seja analisado pelo TCE-RJ. 10

11 2 USO DO APLICATIVO 2.1 Diagrama de Navegação das Telas do SICODI Momento 1- Envio de Documentos para o TCE-RJ - ENVIO Menu do SICODI Entrada do Aplicativo ENVIO DE SIGFIS INFORME MENSAIS ENVIO DE SIGFIS LRF CONSULTA A LISTA DE DOCUMENTOS ENVIADOS ENVIO DE DOCUMENTOS Visualizar registro ENVIO DE DOCUM ENTOS Atualizar Baixar recibo Arquivo Ofício criptografado Visualizar registro verifica CONSULTA ANEXOS anexos 11

12 Momento 2- Recebimento de Documentos do TCE-RJ Atualizar CONSULTA A DOCUMENTOS RECEBIDOS Salvar Assinar recibo Baixar recibo do Ofício Enviar recibo do Ofício assinado ENVIAR RECIBO ASSINADO Baixar Ofício Salvar Anexos DOCUMENTOS RECEBIDOS Visualizar Verificar assinatura 12

13 2.2 Entrada do Sistema A seguir, serão descritas todas as etapas necessárias para a perfeita comunicação entre o TCE-RJ e seus Jurisdicionados: Entrada do Aplicativo Menu do SICODI Tela de Entrada Através de um navegador (Internet Explorer ou Mozilla Firefox ) e devidamente conectado à Internet acessar o aplicativo através do portal do TCE. Nesta tela informar o CPF cadastrado no Tribunal e a respectiva senha. 13

14 2.2.2 Menu do SICODI Na tela Menu, a seguir, encontramos as seguintes opções disponíveis: OBS: as três opções de envio só estarão disponíveis ao Jurisdicionado se não houver nenhum documento eletrônico do TCE-RJ a receber. (ver Consulta a Documentos Recebidos) 14

15 2.3 Momento 1 - Envio de Documentos Seqüência lógica nas telas 1. Enviar documentos já assinados digitalmente (opções de envio, estarão indisponíveis, se houver pendência em consulta a documentos recebidos). 2. Em consulta à lista de documentos enviados Visualizar registro enviado 3. Em envio de documentos Visualizar anexos e sair Usar assinador para validar documento e ler 4. Volta à consulta da lista de documentos enviados Baixar Recibo Usar assinador para validar recibo e ler 15

16 2.3.1 Tela de Envio do SIGFIS - Informes Mensais Esta opção é utilizada exclusivamente para envio de arquivos de Informes Mensais gerados através do programa SIGFIS. Não será mais necessário ofício de encaminhamento para envio dos Informes Mensais. Os arquivos devem ser, obrigatoriamente, assinados, através do Assinador TCE- RJ (ver Baixar Assinador TCE-RJ). Preenchimento dos campos: (são obrigatórios) Selecionar unidade gestora (município ou estado). No caso de município selecionar o município e o órgão. No caso de estado selecionar o órgão. Selecionar mês e ano de competência relativo aos valores que estão sendo informados. Anexar arquivo contendo os informes mensais, clicando em arquivo e selecionando o local onde esta localizado o arquivo no computador. Clicar em Enviar Arquivos e Voltar à Tela Menu. 16

17 2.3.2 Tela de Envio do SIGFIS LRF Esta opção é utilizada exclusivamente para envio dos anexos da LRF gerados através do programa SIGFIS. Todos os anexos devem ser, obrigatoriamente, assinados, através do Assinador TCE- RJ (ver Baixar Assinador TCE-RJ). Preenchimento dos campos: (são obrigatórios) Selecionar em unidade gestora o município e o órgão. Selecionar competência relativa ao bimestre e ano dos valores da LRF. Clicar em arquivo, selecionando o local onde se encontra o arquivo da LRF. Caso tenha outros documentos, clicar em Qtde.Documentos a serem anexos e selecionar a quantidade. Ao selecionar a quantidade, serão abertas n quantidades de linhas, para selecionar o arquivo a ser anexado. Clicar em Enviar Arquivos Voltar à tela Menu 17

18 2.3.3 Tela de Envio de Documentos Opção utilizada para envio de qualquer documento ao TCE-RJ, independente do formato original. Qualquer documento eletrônico deve ser, obrigatoriamente, assinado, através do Assinador TCE-RJ (ver Baixar Assinador TCE-RJ). OBS: as três opções anteriores só estarão disponíveis ao Jurisdicionado se não houver nenhum documento eletrônico do TCE-RJ a receber. (ver Consulta a Documentos Recebidos) Preenchimento dos campos: (são obrigatórios) Selecionar unidade gestora (município ou estado). No caso de município selecionar o município e o órgão. No caso de estado selecionar o órgão. Digitar assunto Digitar mensagem Caso tenha outros documentos, clicar em Qtde.Documentos a serem anexos e selecionar a quantidade. Ao selecionar a quantidade, serão abertas n quantidades de linhas, para selecionar o arquivo a ser anexado. 18

19 Clicar em Enviar Arquivos Voltar à tela Menu Tela de Consulta a Documentos Enviados Comprovante que enviou Rejeitado X X Verifica relação de todos os documentos eletrônicos enviados ao TCE-RJ com sua situação: Pendente documento já transmitido porém ainda não recebido pelo TCE-RJ. Recebido documento já validado pelo TCE-RJ com um demonstrativo especificando as informações sobre o processo gerado. Rejeitado documento recebido no TCE-RJ porém contendo inconsistências que impediram sua aceitação com um resumo descritivo dos motivos responsáveis por esse impedimento. Cancelado documento que foi enviado pelo jurisdicionado e foi solicitado cancelamento verbal pelo jurisdicionado. Obs.: A data de envio é que será considerada para o cumprimento de prazo para documentos válidos. 19

20 2.3.5 Tela de Visualizar Registro Lista de anexos Clicar para visualizar Nesta tela estão disponibilizados para os Jurisdicionados todos os anexos referentes à mensagem enviada. Para visualizar os anexos clicar em visualizar. Fazer download, salvar e abrir arquivo e verificar assinatura Recibo de Entrega Os Recibos de Entrega estarão disponíveis na relação exibida na tela de consulta doc para cada documento com a situação RECEBIDO. Os documentos com situação REJEITADO também terão um recibo detalhando o motivo. Recibos de documentos enviados deverão ser baixados (BAIXAR RECIBOS) e sua assinatura verificada, através do Assinador TCE-RJ (ver seção Verifica Assinatura em Baixar Assinador TCE-RJ). 20

21 Figura do Recibo criptografado Obs.: Para ver o conteúdo descriptografado usar o verificador de assinatura. 21

22 2.4 Momento 2 - Recebimento de Documentos Seqüência lógica das telas 1. Baixar Recibo (demais opções indisponíveis) 2. Enviar Recibo assinado (necessário clicar em ATUALIZAR) 3. Baixar Ofício e anexos 22

23 2.4.1 Tela de Consulta a Documentos Recebidos Documentos Recebidos (Recibos ainda Pendentes) Ir para assinador digital 23

24 Para efetivar o recebimento do documento eletrônico, o Jurisdicionado deve, inicialmente, enviar recibo de recebimento assinado. Basta utilizar a opção baixar recibo, assinar o recibo com o assinador digital, clicar em ATUALIZAR e enviá-lo ao TCE-RJ (ver Enviar Recibo de Ofício). Após o Envio do Recibo de Ofício, o Jurisdicionado poderá, enfim, baixar o documento propriamente dito (ver seção Verifica Assinatura em Baixar Assinador TCE-RJ). Com isto o documento pendente irá sair da situação de pendente. Exemplo de Recibo de Entrega de Ofício: Recibo baixado para ser assinado digitalmente 24

25 Tela para Enviar Recibo após recibo ter sido assinado digitalmente. Após o envio a seguinte mensagem será mostrada. 25

26 Tela para listar Anexos dos Documentos enviados Clicar aqui para abrir anexo Nesta tela estão disponibilizados para os Jurisdicionados todos os anexos referentes à mensagem recebida. Os anexos não estão assinados, portanto não é necessário utilizar o Assinador TCE depois que forem baixados. 26

27 3 USO DO ASSINADOR DIGITAL O assinador digital é um programa desenvolvido pelo Tribunal para ser usado como assinador (criptografa o documento junto com o certificado digital) e como verificador de documentos (decifragem e verificação da assinatura). Tem como pré-requisito o usuário ter obtido e-cpf e ter instalado os seguintes componentes de software: Driver das leitoras de smartcard (para poder ler o cartão ou pendrive), Safesign (gerenciador do certificado digital) a ser obtido gratuitamente, através de download no próprio site do TCE-RJ. O processo é concluído com a gravação do arquivo criptografado no caso do assinador ou com a gravação do arquivo decifrado. O uso do assinador está divido em 4 atividades, a seguir: 3.1 Baixar Assinador TCE-RJ Esta opção diz respeito ao Assinador TCE-RJ, programa pelo qual o Jurisdicionado assina seus documentos eletrônicos para que possam ser enviados ao TCE-RJ e verifica a autenticidade dos documentos recebidos. Clicar em Baixar Assinador TCE-RJ no menu do SICODI e clicar em Abrir. Clicar aqui Clicar aqui 27

28 Consiste em fazer o download do programa Instalador através da opção Baixar Assinador TCE-RJ. Esse procedimento deve ser realizado apenas na primeira vez que o Jurisdicionado for utilizar o SICODI ou quando o TCE-RJ solicitar que a versão instalada seja atualizada. 3.2 Instalar o Assinador Depois de realizada a etapa anterior, o Jurisdicionado deve instalar o Assinador TCE- RJ. Esse procedimento deve ser realizado apenas na primeira vez que o Jurisdicionado for utilizar o SICODI ou quando o TCE-RJ solicitar que a versão instalada seja atualizada. Siga as opções da tela de instalação. Irá aparecer um ícone após a instalação do assinador. Clicar no ícone do assinador na tela do desktop, quando for assinar ou verificar a assinatura. Clicar para assinar Clicar para verificar assinatura 28

29 3.3 Assinar Digitalmente Este procedimento permite que os documentos sejam assinados digitalmente e enviados. Sem ele o Jurisdicionado não poderá efetivar o envio. 2. Clicar até aparecer o diretório C: 3. Selecionar arquivos 1. Marcar quando estver utilizando Token 5. Selecionar arquivo 4. Clicar na seta 6. Clicar no carimbo para assinar Arquivo assinado após clicar no carimbo Co-Assinatura 29

30 Escolher a opção com um único carimbo. No caso de lote de documentos, a sugestão seria de utilizar um programa compactador de documentos, como por exemplo: PDF-Creator ou selecionar os arquivos dentro do próprio assinador, fazendo múltiplas assinaturas. A opção de 2 carimbos é co-assinatura (não está ativa). OBS 1: os documentos a serem assinados NÃO podem estar gravados em diretórios que tenham nome contendo espaços em branco ou caracteres especiais, como por exemplo: Meus Documentos. OBS 2: Todo arquivo assinado digitalmente tem extensão.tcerj 3.4 Verificar Assinatura 1. Clicar aqui para localizar o arquivo 2. Assinatura sendo verificada 3. Assinatura valida. Clicar em ok Este procedimento permite que seja verificada a assinatura dos documentos enviados pelo TCE-RJ aos Jurisdicionados. Sem ele será impossível ao Jurisdicionado ler o documento enviado. O Documento será gravado numa pasta denominada D:\apagar conforme o exemplo acima, que está localizada embaixo da pasta origem do documento criptografado. 30

31 4 PERGUNTAS E RESPOSTAS ENVIO DE ANEXOS Como faço para anexar um arquivo ao SICODI? Com o sistema SICODI aberto no módulo Enviar, acione o botão Procurar que está localizado abaixo da caixa de texto. Feito isto abrirá a tela de escolher arquivo do Windows. Nesta tela, procure o caminho onde está salvo o seu arquivo. Por exemplo: C:\ gerar.zip da LRF", ou outros arquivos a serem enviados. Após localizá-lo, marque-o e dê um clique no botão abrir. O arquivo selecionado neste momento aparecerá na tela de anexar do SICODI. Acione o botão Adicionar para finalizar o procedimento. Ver página 16 Como que eu faço para enviar a LRF Lei de Responsabilidade Fiscal através do SICODI? O procedimento do envio do arquivo da LRF é o mesmo do Informes Mensais. A única diferença está no nome do arquivo gerado pelo Sistema SIGFIS. 1 - Anexar o arquivo gerado pelo sistema SIGFIS, em formato de arquivo compactado (zipado). 2 - Além do arquivo anexado, terá de ser enviado o Ofício de encaminhamento da LRF ao Presidente do TCE, e também terá de ser anexada a publicação digitalizada (escaneada). 3 - O arquivo.zip gerado pelo SIGFIS tem obrigatoriamente que vir assinado pelo assinador digital. Ver página 17 Como que eu faço para enviar os Informes Mensais do SIGFIS através do SICODI? O procedimento de enviar os Informes Mensais através do SICODI é o seguinte: 1 - Anexar o arquivo gerado pelo sistema SIGFIS, em formato de arquivo zipado. 2 - O arquivo.zip gerado pelo SIGFIS tem obrigatoriamente que vir assinado pelo assinador digital. Ver página 15 Como devo proceder para excluir um arquivo anexado antes de enviar o , pelo SICODI? Marque o arquivo anexado e clique no botão Excluir anexos selecionados, que está localizado do lado esquerdo inferior da caixa de texto. Ver página 16 31

32 ENVIO DE MENSAGEM Clico no botão ENVIAR MENSAGEM, mas nada acontece. O que faço? Certifique-se de ter instalado os TRÊS componentes (Controladora da Leitora de Cartões, o SAFESIGN e assinador TCE-RJ) necessários para o funcionamento correto do SICODI. Em caso de dúvidas consulte a AJUDA (http://www.tce.rj.gov.br/main.asp?view={21ab65f2-791b-4c47-8bb9-87c96ba7c718}) do SICODI. Ver página 10 FORMATO DE DOCUMENTOS Em que formato devo escanear o meu documento? O melhor formato para digitalizar (escanear) um documento é no formato na extensão Jpeg ou JPG, ambos em 75 DPI em escala de cinza. Ver página 9 Em que formato devo enviar o meu documento? Ver página 9 O melhor formato para enviar um documento é no formato na extensão PDF. LOGIN NO SISTEMA Não consigo fazer o login no SICODI. Certifique-se de que esteja sendo colocado o CPF no campo CPF sem formatação (traços ou pontos) e que esteja digitando a senha corretamente. Lembre-se que o campo senha é case-sensitive, ou seja, diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Ver página 13 32

33 5 TRATAMENTO DE ERROS Motivo: Seqüência de clique errada Ação: Clicar na seguinte seqüência 1,2,3,4,5 Motivo: Seqüência de clique errada Ação: Clicar na seguinte seqüência 1,2,3,4,5 33

34 Motivo: Falta assinatura digital Ação: Usar assinador digital Motivo: Campo obrigatório não foi preenchido Ação: Preencher campo indicado na mensagem Motivo: Firewall do servidor da rede local não permitiu acesso. Ação: Entre em contato com suporte local 34

35 ANEXOS 35

36 ANEXO A Deliberação Nº de junho de 2007 Altera e dá nova redação a dispositivos da Deliberação TCE-RJ nº 234, de 12 de junho de 2006, que instituiu o Sistema de Comunicação Digital SICODI.( veja link ) O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, previstas no artigo 4º, I, da Lei Complementar Estadual nº 63, de 1º de agosto de 1990 (Lei Orgânica do Tribunal de Contas), no artigo 115, I, b e c, do Regimento Interno aprovado pela Deliberação TCE-RJ nº 167, de 10 de dezembro de 1992; e CONSIDERANDO a necessidade de constante aprimoramento dos sistemas informatizados, com vista à adaptação às inovações tecnológicas; DELIBERA: Art. 1º Fica alterado o parágrafo único do artigo 1º, o artigo 2º, o caput e os parágrafos 1º, 2º e 3º do artigo 3º e o artigo 4º da Deliberação TCE- RJ nº 234, de 12 de junho de 2006, que passam a vigorar com a seguinte redação: Art. 1º Parágrafo único. O acesso ao SICODI se dará unicamente através da rede mundial de computadores (Internet), por mensagens e documentos encaminhados eletronicamente com a assinatura digital do responsável, em ambiente que utiliza certificados digitais emitidos no âmbito da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), com garantia de autenticidade e integridade da informação. (NR) Art. 2º A transmissão de informações e de documentos para o TCE-RJ poderá ser realizada por meio de mensagem eletrônica enviada através da rede mundial de computadores (Internet) e assinada digitalmente pelo responsável. (NR) Art. 3º As citações, notificações e comunicações poderão ser realizadas por meio de mensagens eletrônicas enviadas para o responsável, uma vez assinadas digitalmente. (NR) 1º Havendo prazo para prática de ato, a contagem terá início no dia útil imediatamente posterior ao da confirmação de abertura da mensagem eletrônica enviada para o responsável e encerrar-se-á à 24ª (vigésima 36

37 quarta) hora do último dia de prazo certificado nos autos, conforme data e hora constantes do registro no SICODI, sendo considerada como oficial a hora do Estado do Rio de Janeiro. (NR) 2º Havendo número de telefone móvel com caixa de mensagem cadastrado pelo responsável no SICODI, com a finalidade de receber informações sobre a existência de mensagem eletrônica, o TCE-RJ enviará comunicação padrão ao número indicado, na mesma oportunidade em que for enviada mensagem eletrônica. (NR) 3º O TCE-RJ deverá providenciar publicação do termo de quaisquer dos atos previstos no caput deste artigo - no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro - sempre que, no prazo de 5 (cinco) dias a contar da remessa da mensagem eletrônica, não houver a confirmação de sua abertura. (NR) Art. 4º O responsável deverá consultar periodicamente o SICODI, tomando conhecimento do conteúdo das mensagens, sob pena de responsabilidade (Lei Complementar nº 63/90, artigo 4º, inciso I). (NR) Art. 2º Esta Deliberação entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Sala das Sessões, 19 de junho de JOSÉ MAURÍCIO DE LIMA NOLASCO Presidente NOTA Publicada no DORJ de

38 ANEXO B Termo de Adesão TERMO DE ADESÃO AO SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DIGITAL (SICODI) Tendo em vista o disposto na Deliberação nº 234, de 12 de junho de 2006 (DORJ de 14/06/06), alterada pela Deliberação nº 241, de 19 de junho de 2007 (DORJ de 22/06/07), do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE-RJ, o responsável pelo Órgão Jurisdicionado, do Município de, abaixo qualificado, firma o presente termo de adesão ao SICODI, conforme cláusulas e condições impressas no verso. Nome do Responsável: Nacionalidade: Naturalidade: RG: Órgão Expedidor: Data Exped.: / / CPF: Endereço: Telefone fixo: Telefone celular: Fax: Nomeação: D.O. nº do Pág: Data: / / Rio de Janeiro, de de. Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro Responsável pelo Órgão Jurisdicionado 38

39 I - O acesso ao SICODI se dará unicamente através da rede mundial de computadores (Internet), por mensagens e documentos (anexos) encaminhados eletronicamente com a assinatura digital do responsável. II - A transmissão de informações e de documentos para o TCE-RJ deverá ser realizada através do Sistema de Comunicação Digital SICODI, disponível no Portal do TCE-RJ, e assinadas digitalmente pelo responsável. III - As citações, notificações e comunicações poderão ser enviadas aos responsáveis através do SICODI e assinadas digitalmente. IV - Havendo prazo para prática de ato, a contagem terá início no dia útil imediatamente posterior ao da confirmação do recebimento das informações enviadas através do SICODI, e encerrar-se-á às 24 (vinte e quatro) horas do último dia de prazo, conforme data e hora constantes do registro de recebimento do SICODI e certificadas nos autos. V - É de inteira responsabilidade do remetente o teor e a integridade dos documentos enviados, assim como a observância dos prazos. VI - O responsável deverá consultar periodicamente o SICODI, tomando conhecimento do conteúdo das mensagens recebidas, sob pena de responsabilidade. VII - Em caso de problemas técnicos ou operacionais por parte do órgão jurisdicionado que impeçam o envio de mensagens ou documentos (anexos) através do SICODI, deverá ser utilizado meio físico, com entrega da documentação no protocolo do TCE-RJ, observados os prazos aplicáveis. VIII - Ocorrendo substituição do responsável, o substituído deverá comunicar a saída ao TCE-RJ, devendo o substituto comparecer pessoalmente ao TCE-RJ, no prazo de 30 (trinta) dias da data da posse, para efetuar seu cadastramento no SICODI, sob pena de responsabilidade. IX - O responsável deverá manter suas informações cadastrais sempre atualizadas, sob pena de responsabilidade. X - Para utilizar o SICODI o Jurisdicionado deverá adquirir o certificado digital formato A3, Smart Card e leitora de cartão junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. XI - O Jurisdicionado poderá receber mensagens SMS alertando sobre a existência de documentos à receber no SICODI. Rio de Janeiro, de de

40 ANEXO C Certificação Digital Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir os seguintes requisitos não funcionais: autenticidade, confidencialidade, integridade às informações eletrônicas e o contra não-reconhecimento. A certificação digital é a tecnologia que provê estes mecanismos. Em qualquer transação eletrônica, a mensagem é codificada através da criptografia, assinada e certificada sua validade eletronicamente. Como funciona a assinatura digital Momento 1: Obtenção do certificado digital. EXTERNO 40

41 Momento 2: quando o aplicativo SICODI é acionado. Contexto do aplicativo SICODI Função geradora de números aleatórios Assinador digital do TCE-RJ Verificador digital do TCE-RJ Fonte: Desenho adaptado de Tecnologia da Informação para Gestão; Efraim, Turban e Maclean; Wetherbe, James; 2002, John Wiley & Sons 41

42 CRIPTOGRAFIA (codificação e decodificação) A palavra criptografia tem origem grega e significa a arte de escrever em códigos de forma a esconder a informação na forma de um texto incompreensível. A informação codificada é chamada de texto cifrado. O processo de codificação ou ocultação é chamado de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem. Os cifradores e decifradores se comportam de maneira diferente para cada valor da chave. Sem o conhecimento da chave correta não é possível decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma informação secreta, basta cifrar a informação e manter em sigilo a chave. ASSINATURA DIGITAL O mesmo método de autenticação dos algoritmos de criptografia de chave pública operando em conjunto com uma função resumo, também conhecido como função de hash, é chamado de assinatura digital. O resumo criptográfico é o resultado retornado por uma função de hash. Este pode ser comparado a uma impressão digital, pois cada documento possui um valor único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no documento, como a inserção de um espaço em branco, resulta em um resumo completamente diferente. Assinaturas digitais: Satisfazem aos requisitos de Autenticidade e não-rejeição Texto da Mensagem Assinatura Criptografia Texto Cifrado Decodificação Texto da Mensagem Assinatura Remetente Chave primaria do remetente Chave Privada do remetente Destinatário 42

43 Comparação Assinatura Manuscrita e Assinatura Digital Assinatura Manuscrita A semelhança da assinatura digital e da assinatura manuscrita restringe-se ao princípio de atribuição de autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas seguem um padrão, sendo semelhantes entre si e possuindo características pessoais e biométricas de cada indivíduo. Ela é feita sobre algo tangível, o papel, responsável pela vinculação da informação impressa à assinatura. A veracidade da assinatura manuscrita é feita por uma comparação visual a uma assinatura verdadeira tal como aquela do documento de identidade oficial. Assinatura Digital Nos documentos eletrônicos não existe um modo simples para relacionar o documento com a assinatura. Ambos são compostos apenas pela representação eletrônica de dados, ou seja, por uma seqüência de bits (0s e 1s), que necessitam de um computador para a sua visualização e conferência. Na assinatura digital, a assinatura gerada é diferente para cada documento, pois está relacionada ao resumo do documento. 43

44 CERTIFICADO DIGITAL O certificado digital é um documento eletrônico assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações públicas contidas num certificado digital são o que possibilita colocá-lo em repositórios públicos. Um Certificado Digital normalmente apresenta as seguintes informações: nome da pessoa ou entidade a ser associada à chave pública período de validade do certificado chave pública nome e assinatura da entidade que assinou o certificado número de série. Medida Provisória de agosto de 2001 Apesar das diferenças, a técnica de assinatura digital é uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida Provisória garantiu a validade jurídica de documentos eletrônicos e a utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente. O texto acima demonstra que o provimento de autenticação em documentos eletrônicos é viável tecnicamente, mas ainda restam duas questões fundamentais: como conseguir as chaves públicas? Como garantir a identidade do proprietário do par de chaves? A resposta a ambas as questões é o certificado digital. Lei nº , de 19 de dezembro de 2006 Esta veio a ratificar o uso do meio eletrônico na transmissão de processo judicial, comunicação de atos e transmissão de peças processuais, utilizando a assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada. 44

45 Exemplos de Uso de Certificados Digitais Os bancos possuem certificado para autenticar-se perante o cliente, assegurando que o acesso está realmente ocorrendo com o servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um serviço, como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente, pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o banco. O Presidente da República e Ministros têm utilizado certificados digitais na tramitação eletrônica de documentos oficiais, que serão publicados no Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do fluxo dos documentos de forma automática, desde a origem dos mesmos até sua publicação e arquivamento. A Secretaria de Fazenda de Pernambuco disponibilizou um conjunto de serviços pela Internet com base na certificação digital que proporcionou vários benefícios como: entrega de diversos documentos em uma única remessa; redução drástica no volume de erros de cálculo involuntários; apuração automática dos impostos; minimização de substituições de documentos e redução de custos de escrituração e armazenamento de livros fiscais obrigatórios. O Superior Tribunal de Justiça implantou o Peticionamento Eletrônico (E-PET) que permite o uso da internet para a prática de atos processuais, sem necessidade de petições escritas em papel, nos processos de competência originária do presidente do Tribunal, nos habeas-corpus e nos recursos em habeas-corpus. O Superior Tribunal Federal implantou o e-stf que utiliza o meio eletrônico para a tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais no Supremo Tribunal Federal. O Tribunal Superior do Trabalho implantou o e-doc: Sistema Integrado de Protocolização e Fluxo de Documentos Eletrônicos da Justiça do Trabalho. Porque confiar em um Certificado Digital? Entre os campos obrigatórios do certificado digital encontra-se a identificação e a assinatura da entidade que o emitiu, os quais permitem verificar a autenticidade e a integridade do certificado. A entidade emissora é chamada de Autoridade Certificadora ou simplesmente AC. A AC é o principal componente de uma Infra-estrutura de Chaves Públicas e é responsável pela emissão dos certificados digitais. O usuário de um certificado digital precisa confiar na AC. Ex: SERPRO, SRF, CAIXA ECONÔMICA, AC-JUS A escolha de confiar em uma AC é similar ao que ocorre em transações convencionais, que não se utilizam do meio eletrônico. Por exemplo, uma empresa que vende parcelado aceita determinados documentos para identificar o comprador antes de efetuar a transação. Estes documentos normalmente são emitidos pela Secretaria de Segurança Pública e pela Secretaria da Receita Federal, como o RG e o CPF. Existe, aí, uma 45

46 relação de confiança já estabelecida com esses órgãos. Da mesma forma, os usuários podem escolher uma AC à qual desejam confiar a emissão de seus certificados digitais. Para a emissão dos certificados, as ACs possuem deveres e obrigações que são descritos em um documento chamado de Declaração de Práticas de Certificação DPC. A DPC dever ser pública, para permitir que as pessoas possam saber como foi emitido o certificado digital. Entre as atividades de uma AC, a mais importante é verificar a identidade da pessoa ou da entidade antes da emissão do certificado digital. O certificado digital emitido deve conter informações confiáveis que permitam a verificação da identidade do seu titular. Por estes motivos, quanto melhor definidos e mais abrangentes os procedimentos adotados por uma AC, maior sua confiabilidade. No Brasil, o Comitê Gestor da ICP-Brasil é o órgão governamental que especifica os procedimentos que devem ser adotados pelas ACs. Uma AC que se submete às resoluções do Comitê Gestor pode ser credenciada e com isso fazer parte da ICP-Brasil. O cumprimento dos procedimentos é auditado e fiscalizado, envolvendo, por exemplo, exame de documentos, de instalações técnicas e dos sistemas envolvidos no serviço de certificação, bem como seu próprio pessoal. A não concordância com as regras acarreta em aplicações de penalidades, que podem ser inclusive o descredenciamento. As ACs credenciadas são incorporadas à estrutura hierárquica da ICP- Brasil e representam a garantia de atendimento dos critérios estabelecidos em prol da segurança de suas chaves privadas. Validade do certificado digital A certificação digital traz diversas facilidades, porém seu uso não torna as transações realizadas isenta de responsabilidades. Ao mesmo tempo em que o uso da chave privada autentica uma transação ou um documento, ela confere o atributo de não-repúdio à operação, ou seja, o usuário não pode negar posteriormente a realização daquela transação. Por isto, é importante que o usuário tenha condições de proteger de forma adequada a sua chave privada. O certificado digital, diferentemente dos documentos utilizados usualmente para identificação pessoal como CPF e RG, possui um período de validade. Só é possível assinar um documento enquanto o certificado é válido. É possível, no entanto, conferir as assinaturas realizadas mesmo após o certificado expirar. O usuário pode solicitar a renovação do certificado para a AC após a perda de validade deste. Na solicitação, o usuário pode manter os dados do certificado e até mesmo o par de chaves, se a chave privada não tiver sido comprometida. Mas, por que não emitir os certificados sem data final de validade? Porque a cada renovação da validade do certificado renova-se também a relação de confiança entre seu titular e a AC. Essa renovação pode ser necessária para a substituição da chave privada por uma outra tecnologicamente mais avançada ou devido a possíveis mudanças ocorridas nos dados do usuário. Essas alterações têm como objetivo tornar mais robusta a segurança em relação às técnicas de certificação e às informações contidas no certificado. 46

47 Responsabilidades A certificação digital traz diversas facilidades, porém seu uso não torna as transações realizadas isenta de responsabilidades. Ao mesmo tempo em que o uso da chave privada autentica uma transação ou um documento, ela confere o atributo de não-repúdio à operação, ou seja, o usuário não pode negar posteriormente a realização daquela transação. Por isto, é importante que o usuário tenha condições de proteger de forma adequada a sua chave privada. Tipos de Certificados Certificado tipo A1 Com VALIDADE DE UM ANO, é gerado na estação de trabalho do próprio cliente, com sua chave privada e seus dados gravados em mídia - CD-Card, CD, disquete, etc., e pode, a partir dessa mídia, ser instalado em qualquer outro computador. Certificado tipo A3 (UTILIZADO PELO TCE-RJ) Com VALIDADE DE TRÊS ANOS, é mais seguro, pois o par de chaves (pública e privada) e demais informações do titular do mesmo são gerados e gravados em dispositivo eletrônico específico - cartão inteligente (smart card) ou token -, cujo acesso só é possível por meio de uma senha pessoal e não é permitida a exportação ou reprodução de seu conteúdo. O certificado digital do tipo A3 pode ser utilizado em diversos computadores, desde que estes possuam a entrada USB para conexão. Dispositivos de Armazenamento Token: dispositivos portáteis, contendo um chip para armazenamento de informações digitais e execução lógica de rotinas pré-definidas, a ser conectado a um computador, pela porta USB. Cartão Inteligente: tradução do termo inglês smart card, é um cartão que contém um chip, responsável pelo armazenamento de informações digitais e execução lógica de rotinas pré-definidas, acessadas via leitora específica. Orientações para você tirar a sua Certificação Digital - e-cpf:

48 ANEXO D Cópia de Segurança O jurisdicionado envia os documentos assinados para o banco de dados do TCE-RJ, através do SICODI. O sistema aceita apenas documentos assinados com o Assinador do TCE- RJ. Cópias dos documentos transferidos são armazenadas na sala-cofre em ambiente de segurança externo ao TCE-RJ. SALA COFRE TCE-RJ SALA COFRE AMBIENTE TCE-RJ SICODI AMBIENTE SEGURANÇA 48

49 ANEXO E Uso do PDF-Creator (sugestão de compactador de arquivos ) O PDF-Creator é um programa gratuito para a criação de arquivos PDF que funciona instalando uma impressora virtual no nosso computador e converte a saída de qualquer programa em arquivo PDF. Além da padronização de envios de documentos no formato PDF, o maior beneficio é a combinação de vários arquivos em um único arquivo, resultando num tamanho menor que a soma dos arquivos isoladamente, podendo chegar a 91% no caso deste manual e 25% no caso do exemplo deste item, de ganho em relação ao tamanho original, melhorando assim a sua velocidade de transmissão. Comparando com programas com formato zip o ganho chega a 52%. Instalação do PDF-Creator Baixar o software PDF-Creator através do site de pesquisa Google, utilizando como argumento de pesquisa download PDF-Creator. Uma vez salvo o programa e executar sua instalação. Utilizar todas as configurações padrão de instalação. Esta instalação permitirá criar documentos PDF a partir de qualquer formato. Automaticamente será criada uma impressora chamada PDF-Creator, que será utilizada por qualquer editor de texto. 49

50 Utilização do PDF-Creator Este programa permite agrupar vários arquivos em um único arquivo. Com a instalação do PDF-Creator (etapa anterior) esse arquivo será criado no formato PDF, padrão recomendado para qualquer documento, conforme procedimento a seguir: Abrir o documento a ser assinado e imprimir escolhendo a impressora PDF-Creator Clicar aqui 50

51 Ao clicar em ok da tela anterior, o PDF-Creator se iniciará Clicar aqui Clicar aqui para acrescentar arquivos 51

52 Marcar os 2 arquivos e clicar em combine Clicar aqui para salvar arquivos em um único arquivo Dogitar o nome que se quer salvar e salvar 52

53 Resultado final após geração de um único arquivo.pdf Arquivo é salvo e o arquivo com os documentos é aberto automaticamente Esse documento deverá ser Assinado e depois enviado ao TCE-RJ através do SICODI. 53

54 ANEXO F - Roteiro de Certificação Exemplo da certificadora Certisign 1.Acessar site da certificadora e verificar documentação necessária (visitado em 2/7/08) 2.Escolher dispositivo para comprar sugestão 54

55 3. Informar dados para compra de dispositivo com o certificado digital. https://gestaoar.certisign.com.br/gestaoar/cliente/produto?produto=srfa3pfikey&grupo=p UBLI&cliente_AR=CRSNT&origem=1 55

56 4. Complementar dados para solicitação 5. Preencher e enviar dados para continuar. 56

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