GDF. Módulo GDF Gestão de Fornecedores

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1 GDF Módulo GDF Gestão de Fornecedores 1

2 ÍNDICE 1. CONFIGURAÇÕES MINIMAS COMO VERIFICAR A VERSÃO DO BROWSER LIMPEZA DE CACHE ACESSAR O SISTEMA PRIMEIRO ACESSO PÁGINA INICIAL CADASTRO CADASTRO SIMPLES IDENTIFICAÇÃO ENDEREÇO CONTATO COMERCIAL NOMES ANTERIORES REGISTRO FISCAL LISTA DE ATIVIDADES DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES TERMO DE ADESÃO VISUALIZAR TERMO DE ADESÃO RESPONDER TERMO DE ACEITE ACEITAR TERMO ADESÃO RECUSAR TERMO DE ADESÃO DECIDIR POSTERIORMENTE IMPRIMIR TERMO DE ADESÃO ENVIAR CADASTRO SIMPLES CADASTRO COMPLETO REGISTRO BÁSICO ENDEREÇO CONTATO COMERCIAL NOMES ANTERIORES REGISTRO FISCAL LISTA DE ATIVIDADES DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES TERMO DE ADESÃO VISUALIZAR TERMO DE ADESÃO RESPONDER TERMO DE ACEITE ACEITAR TERMO ADESÃO RECUSAR TERMO DE ADESÃO DECIDIR POSTERIORMENTE IMPRIMIR TERMO DE ADESÃO DOCUMENTAÇÕES

3 3.8. BANCOS E SEGURADORAS INFORMAÇÕES TRIBUTÁRIAS USUÁRIO PRINCIPAL TECNOLOGIAS ASSINATURAS HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES ENVIAR CADASTRO COMPLETO ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO SOLICITAÇÃO DE ATUALIZAÇÃO OU DEMANDA AUTOMÁTICA ALTERAÇÃO DO FORNECEDOR SUPORTE

4 Versão Data da Modificado por Comentários modificação /07/2010 Camila Thomazelli Versão Inicial /07/2010 Lorena Araújo Versão atualizada /08/2010 Lorena Araújo Atualizado após o treinamento /03/2012 Miriã Rangel Versão Atualizada Fernandes /10/2012 Miriã Rangel Fernandes Versão

5 INTRODUÇÃO Este é um manual de treinamento para auxiliar os fornecedores na operação do Módulo de Gestão de Fornecedores (GDF). Por meio desse modelo de negócios, o relacionamento comercial entre áreas do cliente e fornecedores é feito eletronicamente em um ambiente privado. O Módulo de Gestão de Fornecedores foi desenvolvido para automatizar os processos de cadastro e seleção de fornecedores e busca otimizar as atividades envolvidas através de uma comunicação mais estruturada, segura, transparente e rápida entre as áreas de compras e fornecedores, reduzindo sensivelmente o tempo dedicado a atividades operacionais. Ao ser cadastrado no Módulo de Gestão de Fornecedores você receberá por meio de um uma mensagem confirmando que o seu registro foi efetuado e informando o seu usuário e senha de acesso a esse ambiente privado. Ao final do treinamento e com o auxilio desse manual você deverá estar apto a: Preencher cadastro simples; Preencher cadastro completo; Atualizar cadastro; Anexar Documentos. 5

6 1. CONFIGURAÇÕES MINIMAS Para um melhor rendimento de performance, durante a operação no sistema, sugerimos que seja utilizado o browser Google Chrome 10. Também sugerimos algumas configurações, a fim de ampliar ainda mais a capacidade operacional da plataforma e da velocidade das operações. Veja abaixo algumas configurações sugeridas. Característica Recomendação Sistema Operacional Windows XP, Vista ou 7 Memória RAM Processador Browser 1GB ou superior 1 core de 2GHz ou superior Google Chrome (10 ou superior), Firefox (versão 4 ou superior) ou Internet Explorer 7 ou 8 com Google Chrome Frame** ** Link do Google frame ( plug in gloogle): Como verificar a versão do browser No Google Chrome: Para verificar a versão do seu browser, acione na barra de comandos o ícone de tarefas e em seguida, selecione a instrução Sobre o Google Chrome. 6

7 Versão do browser No Internet Explorer: Para verificar a versão do seu browser, acione na barra de comandos a opção Ajuda e em seguida, selecione a instrução Sobre o Internet Explore. 7

8 Versão do browser 1.2. Limpeza de Cache Durante a navegação na Web, o navegador armazena informações sobre os sites visitados, bem como as informações que você é solicitado a fornecer freqüentemente aos sites da Web (como, por exemplo, nome e endereço). Com o objetivo obter uma melhor performance do sistema, é importante realizar, periodicamente, uma limpeza no seu navegador. Essa limpeza de cache obriga o navegador a carregar as versões mais recentes dos programas e páginas acessadas na Web. O navegador armazena os seguintes tipos de informações: Arquivos temporários da Internet Os arquivos temporários são informações de navegação, que ficam armazenadas em seu computador, permitindo que os próximos acessos sejam mais rápidos. O benefício é a agilidade nos próximos acessos, porém além de ocupar espaço no computador do usuário, as informações não são atualizadas e por isso pode causar conflitos de dados. Cookies Cookie é um grupo de dados trocados entre o navegador e o servidor de páginas, colocado em um arquivo de texto criado no computador do usuário. Histórico dos sites visitados Informações inseridas nos sites ou na barra de endereços Senhas 8

9 Para realizar a limpeza, na página do Google Chrome, acione na barra de comandos a opção Ferramentas e em seguida, selecione a instrução Limpar dados de navegação. Em seguida, a tela abaixo será exibida. Selecione as informações que deseja excluir, e em seguida, clique em Limpar dados de navegação. em Excluir. Na tela Excluir histórico de navegação, selecione os itens que deseja limpar e clique 9

10 Para realizar a limpeza, na página do Internet Explorer, acione na barra de comandos a opção Ferramentas e em seguida, selecione a instrução Opções da Internet. Em seguida, a tela abaixo será exibida. Clique em Excluir. 10

11 em Excluir. Na tela Excluir histórico de navegação, selecione os itens que deseja limpar e clique Em seguida, a tela abaixo será exibida, clique em Fechar para concluir a limpeza. 11

12 2. ACESSAR O SISTEMA Ao ser convidado para se cadastrar no GDF (Gestão de Fornecedores CSN), você receberá através de um usuário e senha de acesso a este ambiente, conforme exemplo abaixo: Para acessar o convite de cadastro, digite, na barra de endereços do Internet Explore, a URL informada no Informe o login e senha recebidos por e clique no botão OK. 12

13 2.1. Primeiro Acesso Na primeira vez que o usuário acessar o sistema, será imediatamente solicitada a alteração da senha. Para definir uma nova senha, é necessário seguir as regras de formatação de senha estabelecidas. Entenda abaixo as regras de formatação da sua nova senha de acesso: REGRAS DE FORMATAÇÃO DE SENHA Não pode ser iniciado por número; Deve conter de 3 a 8 dígitos (sem espaços); Não repetir as 5 últimas senhas utilizadas; Deverá ter 3 das 4 opções abaixo: OBS.: Há distinção entre letras maiúsculas e minúsculas, ou seja, caso o cadastro da senha seja realizado com letras maiúsculas, os demais acesso deverão ser, também, com a letra maiúscula. Lembramos que, a cada 90 dias, será solicitada a troca da sua senha. 13

14 - Campo preenchido automaticamente pelo sistema, login de acesso. - Digitar a senha inicial, recebida por . - Defina sua nova senha para os próximos acessos. - Confirme a senha informada no campo Nova Senha. - Defina um lembrete para o caso de esquecer a senha cadastrada. Após realizar o preenchimento dos campos obrigatórios, basta clicar em Enviar para finalizar o cadastro da nova senha. Em seguida, será exibida a confirmação de que a senha foi cadastrada com sucesso. 14

15 2.2. Página Inicial Após se logar no GDF, será exibida a página inicial. Veja a seguir os links mais comuns para navegação entre páginas e áreas do Portal: A B C A Tela inicial no Portal Permite ao usuário retornar a tela inicial a qualquer momento, independente em qual tela esteja no momento. Para isso, basta clicar no ícone Tela Inicial de Pedido é a tela inicial no portal. e a tela B Acesso ao Guia Rápido Ao clicar no ícone Guia Rápido, o usuário é direcionado ao nosso guia de consultas rápidas, que permitirá um acompanhamento detalhado das ações de uma determinada funcionalidade através de uma apresentação em flash. Para isso, basta selecionar um tópico e a apresentação será mostrada. Caso não encontre o tópico desejado, preencha o formulário Não achou o que procurava? para que possamos incluí-lo em nosso Guia Rápido. Sua solicitação será direcionada a área de treinamento da Webb e o retorno será realizado em até 48hs. C Encerra a sessão de trabalho Permite ao usuário se deslogar no portal. Ao clicar no ícone Encerrar Sessão, o pop up abaixo será exibido, basta clicar em Confirmar para que a sessão seja encerrada. 15

16 3. CADASTRO Para acessar a sua área de cadastro clique em, e selecione a opção Meu Cadastro. 16

17 3.1. Cadastro Simples Para que o usuário realize o preenchimento do cadastro simples, basta acessar o portal e, em seguida, será direcionado para a tela Registro Básico, onde deverá realizar o preenchimento de todos os campos do formulário. 17

18 Obs.: Os campos que apresentarem o asterisco (*), sinalizador de obrigatoriedade, no sumário de informações devem ser preenchidos. Veja abaixo informações detalhadas para o preenchimento do formulário Identificação *Razão Social Nome de registro da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite. Essa informação poderá ser alterada pelo fornecedor ao preencher o formulário. *Nome Fantasia Nome comercial com que a empresa com que a empresa será reconhecida junto ao público. Poderá ser o mesmo que o da razão social. *CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite de cadastro. Essa informação não poderá ser alterada pelo fornecedor. Tel da Empresa Telefone comercial da empresa. Os dois primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 11) Fax Número comercial para FAX. Os dois primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 11) Endereço eletrônico para envio e recebimento de notificações. *Insc. Municipal É o número de identificação do contribuinte no cadastro tributário municipal. A inscrição municipal está no alvará que deve ficar, em local visível a todos, na sede da empresa. Para as empresas que não possuírem inscrição municipal, deverá marcar o checkbox Isenta. *Insc. Estadual É o registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Empresas não contribuintes do ICMS estão desobrigadas de possuir inscrição Estadual. Para esses casos marcar o checkbox Isenta. Web Site Endereço eletrônico da empresa. Ex.: Isenta IM Sinaliza se a empresa é isenta de Inscrição Municipal Isenta IE Sinaliza se a empresa é isenta de Inscrição Estadual 18

19 Endereço Tipo de Endereço Selecionar o tipo de endereço que será informado. *Logradouro É um termo que designa qualquer espaço público reconhecido pela administração de um município, como avenidas, ruas, praças, jardins, parques etc. Preencher com o logradouro da empresa fornecedora. *No Número da localidade definida no campo logradouro, caso haja. Complemento Complemento do endereço da matriz da empresa, caso haja. *Bairro Preencher com o bairro em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *Cidade Preencher com a cidade em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *País Preencher com o país em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *UF Selecionar a unidade federativa em empresa fornecedora se encontra localizada. *CEP Código de endereçamento postal criado pelas administradoras postais para facilitar o encaminhamento das correspondências. Preencher com o CEP da matriz da empresa fornecedora. Obs.: O CEP deverá ter o formato xxxxx-xxx (separado por hífen e sem espaços) 19

20 Contato Comercial Tipo de Contato Indica qual o tipo do contato dentro da empresa. Ex.: Comercial, Financeiro, etc; Cargo Indica qual o Cargo ocupado pelo Contato dentro da empresa; Tratamento Indica qual o Tratamento deve ser dado ao Contato. Ex.: Sr. Sra. Srta. Empresa, etc; Sexo Indica qual o sexo do Contato; Nome Nome do Contato; Sobrenome Sobrenome do Contato; Tel de Contato Telefone do Contato. Os três primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 011); Fax - Fax do Contato. Os três primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 011) Nomes Anteriores Razão Social Indica a existência de antigas razoes sociais vinculadas a empresa; Alteração Data de modificação no GDF. 20

21 Registro Fiscal Data da Constituição Data em que a empresa foi registrada. Essa informação consta no contrato social da empresa; Cidade de Registro Cidade em que a empresa foi registrada; NIRE Número de inscrição do registro de empresas que é obtido com o registro dos atos constitutivos das empresas nas juntas comerciais de cada estado; Tipo de Sociedade Selecionar o tipo de categoria do fornecedor; Ultima alteração Contratual Data em que foi realizada a ultima alteração no contrato social da empresa, caso haja; Estado de Registro Estado em que a empresa foi registrada; N de Matrícula CEI (INSS) Cadastro especifico do INSS; Grupo Econômico Informar qual grupo econômico a empresa; Ven. Da Inscrição SUFRAMA Data em que vence a inscrição SUFRAMA do fornecedor, caso tenha; Inscrição SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus) Inscrição que concede benefícios fiscais dentro da Zona Franca de Manaus; CNAE Indica o código CNAE da Atividade principal do Fornecedor, caso o usuário que está preenchendo não saiba (basta consultar o cartão de CNPJ); Seção CNAE - Campo não editável, preenchido automaticamente pelo GDF a partir da informação preenchida no campo CNAE Lista de Atividades Em Lista de Atividades deverá selecionar o tipo de Segmento, Família e Classe, nesta seqüência para definir as categorias de fornecimento da sua empresa. Na coluna Segmento, selecione o segmento referente às atividades da sua empresa. 21

22 Em seguida, as famílias relacionadas ao segmento marcado serão exibidas na coluna Família. Dentre as famílias relacionadas, selecione a que pertence a sua atividade, clicando no checkbox ao lado. Ao escolher a família, as classes serão exibidas, ao lado, na coluna Classe. Selecione as que deseja adicionar a sua lista. Após a seleção dos segmentos de atividades da empresa, clique em Incluir seleção para incluir as atividades definidas à sua lista. Todas as atividades selecionadas serão exibidas no campo Minha Lista de Atividades. 22

23 Descrição das Atividades desenvolve. Campo texto para que sejam informadas as principais atividades que a empresa Salvar. Após o preenchimento do cadastro, o fornecedor deverá salvá-lo, clicando no ícone para continuar. Em seguida, a confirmação de cadastro salvo com sucesso será exibida. Clique em Ok 23

24 Salva as informações de cadastro, clique na Aba Termo de Adesão para dar continuidade ao processo de cadastro através do portal. 24

25 3.2. Termo de Adesão Para dar continuidade ao processo de cadastro ao portal, é necessário que o termo de adesão seja respondido. Para maiores esclarecimentos sobre as cláusulas contratuais do termo de adesão, entre em contato com a central de atendimento responsável pela adesão ao portal de compras online, através do número de contato (21) ou através do de segunda à sexta de 9h às 18h. 25

26 Visualizar termo de Adesão Para total visualização do termo de adesão, é necessário que a barra de rolagem desça até o final da página, feito isso, o termo de aceite ficará disponível para seleção do fornecedor. Uma vez que a barra de rolagem chegue até o final, o termo de aceite ficará ativo para seleção do usuário. 26

27 3.3. Responder Termo de Aceite Selecionada a opção desejada para resposta ao termo de adesão, uma vez que submetida sua assinatura eletrônica não será possível alteração via portal Aceitar Termo Adesão Para confirmar o termo de adesão, após visualização das clausulas contratuais, clique em Declaro ter lido e estar de acordo com as cláusulas do termo. Feito isso, será necessário que o usuário informe sua senha de acesso ao portal para confirmar sua declaração. Inserida a senha de acesso, clique em eletrônica, ou em para desfazer a ação. para validar seu sua assinatura Confirmada sua participação, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 27

28 Recusar Termo de Adesão Para recusar o termo de adesão, após visualização das cláusulas contratuais, clique em Não estou de acordo com as cláusulas do termo. Selecionada a opção desejada, será necessário que o usuário sinalize o motivo da recusa, para isso clique em Selecionar Motivo. Selecionado o motivo, informe no campo comentários, caso tenha selecionado a opção outros motivos a descrição com o motivo da recusa. Inserido o motivo da recusa, clique em eletrônica, ou em para desfazer a ação. para validar seu sua assinatura 28

29 Submetida suas informações, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 29

30 Decidir Posteriormente Após visualização das cláusulas contratuais, é possível que o fornecedor decida submeter sua confirmação de aceite ou recusa do termo de adesão posteriormente ao envio de seu cadastro. Para isso é necessário que clique em Decidir mais tarde. Uma vez selecionada a opção Decidir mais tarde o usuário terá o prazo de 30 dias para submeter seu posicionamento sobre o Termo de Adesão proposto. Um pop up sinalizará a quantidade de dias restantes para o termino do prazo de 30 dias. Clique em para validar seu sua assinatura eletrônica, ou em para desfazer a ação. 30

31 Submetida suas informações, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 31

32 Imprimir Termo de Adesão Para melhor visualização do termo de Adesão disponível no portal, é possível que o usuário faça impressão do documento, para isso clique em Para visualizar todo o termo de adesão, corra com a barra de rolagem e clique em para impressão do documento. 32

33 Enviar Cadastro Simples Após salvar o formulário, é necessário enviá-lo para concluir a solicitação. Para isso, clique na opção Ações > Enviar. Em seguida, será exibida a confirmação de envio do cadastro realizado com sucesso. Clique em Ok para finalizar. 33

34 3.4. Cadastro Completo Para que o usuário realizar o preenchimento do cadastro completo, basta acessar o portal e, em seguida, será direcionado para a tela Dados do Cadastro, na aba Registro Básico. O sistema exibirá todas as abas de Cadastro permitidas ao fornecedor, conforme "Controle de Permissões". O GDF é composto por 9 Abas, nas quais os usuários terão permissões de atuar de acordo com o perfil e a ação autorizada. São elas: Registro Básico Termo de Adesão Documentações Bancos e Seguradoras Informações Tributárias Usuário Principal Tecnologias Assinaturas Histórico de Atualizações 34

35 Registro Básico No registro básico, o fornecedor deverá preencher todos os dados requisitados de identificação. 35

36 Obs.: Os campos que apresentarem o asterisco (*), sinalizador de obrigatoriedade, no sumário de informações devem ser preenchidos. Veja abaixo informações detalhadas para o preenchimento do formulário Identificação *Razão Social Nome de registro da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite. Essa informação poderá ser alterada pelo fornecedor ao preencher o formulário. *Nome Fantasia Nome comercial com que a empresa com que a empresa será reconhecida junto ao público. Poderá ser o mesmo que o da razão social. *CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite de cadastro. Essa informação não poderá ser alterada pelo fornecedor. Tel da Empresa Telefone comercial da empresa. Os dois primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 11) Fax Número comercial para FAX. Os dois primeiros dígitos devem indicar o DDD (Ex. 11) Endereço eletrônico para envio e recebimento de notificações. *Insc. Estadual É o registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Empresas não contribuintes do ICMS estão desobrigadas de possuir inscrição Estadual. Para esses casos marcar o checkbox Isenta. *Insc. Municipal É o número de identificação do contribuinte no cadastro tributário municipal. A inscrição municipal está no alvará que deve ficar, em local visível a todos, na sede da empresa. Para as empresas que não possuírem inscrição municipal, deverá marcar o checkbox Isenta. Web Site Endereço eletrônico da empresa. Ex.: 36

37 Endereço *Tipo de endereço Selecionar o tipo de endereço que será informado. *Logradouro É um termo que designa qualquer espaço público reconhecido pela administração de um município, como avenidas, ruas, praças, jardins, parques etc. Preencher com o logradouro da empresa fornecedora. *No Número da localidade definida no campo logradouro, caso haja. Complemento Complemento do endereço da matriz da empresa, caso haja. *Bairro Preencher com o bairro em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *Cidade Preencher com a cidade em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *País Preencher com o país em que a empresa fornecedora se encontra localizada. *UF Selecionar a unidade federativa em empresa fornecedora se encontra localizada. *CEP Código de endereçamento postal criado pelas administradoras postais para facilitar o encaminhamento das correspondências. Preencher com o CEP da matriz da empresa fornecedora. Obs.: O CEP deverá ter o formato xxxxx-xxx (separado por hífen e sem espaços) Contato Comercial *Tratamento Selecione o tratamento que deverá ser feito ao contato comercial. *Nome Nome do contato da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite, caso seja necessário essa informação poderá ser atualizada. *Sobrenome Sobrenome do contato da empresa fornecedora informado pelo comprador no momento do convite, caso seja necessário essa informação poderá ser atualizada. Cargo Selecione o cargo do contato comercial Sexo Selecione o sexo do contato comercial *Telefone Telefone de contato comercial com DDD. Celular Celular do contato comercial com DDD Fax Fax do contato comercial com o DDD 37

38 * Correio eletrônico do contato informado pelo comprador no momento do convite, caso seja necessário essa informação poderá ser atualizada Nomes Anteriores Razão Social Indica à existência de antiga razão social vinculada a empresa; Alteração Data de modificação no GDF Registro Fiscal Data constituição Data em que a empresa foi registrada. Essa informação consta no contrato social da empresa. Última alteração contratual Data em que foi realizada a ultima alteração no contrato social da empresa, caso haja. Cidade de registro Cidade em que a empresa foi registrada. Estado de registro Estado em que a empresa foi registrada. NIRE Número de inscrição do registro de empresas que é obtido com o registro dos atos constitutivos das empresas nas juntas comerciais de cada estado. N Matricula CEI (INSS) Cadastro especifico do INSS. Tipo de Sociedade Selecionar o tipo de categoria do fornecedor. *Venc. da inscrição SUFRAMA Data em que vence a inscrição SUFRAMA do fornecedor, caso tenha. Grupo Econômico Selecionar qual grupo econômico a empresa pertence entre as opções Industrial, Comercial, Financeiro ou Serviços. *Inscrição SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus) Inscrição que concede benefícios fiscais dentro da Zona Franca de Manaus. CNAE Indica o código CNAE da Atividade principal do Fornecedor, caso o usuário que está preenchendo não saiba (basta consultar o cartão de CNPJ); Seção CNAE - Campo não editável, preenchido automaticamente pelo GDF a partir da informação preenchida no campo CNAE. 38

39 Lista de Atividades Em Lista de Atividades deverá selecionar o tipo de Segmento, Família e Classe, nesta seqüência para definir as categorias de fornecimento da sua empresa. Na coluna Segmento, selecione o segmento referente às atividades da sua empresa. Em seguida, as famílias relacionadas ao segmento marcado serão exibidas na coluna Família. Dentre as famílias relacionadas, selecione a que pertence a sua atividade, clicando no checkbox ao lado. Ao escolher a família, as classes serão exibidas, ao lado, na coluna Classe. Selecione as que deseja adicionar a sua lista. Após a seleção dos segmentos de atividades da empresa, clique em Incluir seleção para incluir as atividades definidas à sua lista. Todas as atividades selecionadas serão exibidas no campo Minha Lista de Atividades. 39

40 40

41 Descrição das Atividades Campo texto para que sejam informadas as principais atividades que a empresa desenvolve. Após o preenchimento das informações da aba registro Básico, o fornecedor deverá salvar as informações inseridas, clicando no ícone Salvar. 41

42 3.5. Termo de Adesão Para dar continuidade ao processo de cadastro ao portal, é necessário que o termo de adesão seja respondido. Para maiores esclarecimentos sobre as cláusulas contratuais do termo de adesão, entre em contato com a central de atendimento responsável pela adesão ao portal de compras online, através do número de contato (21) ou através do de segunda à sexta de 9h às 18h. 42

43 Visualizar termo de Adesão Para total visualização do termo de adesão, é necessário que a barra de rolagem desça até o final da página, feito isso, o termo de aceite ficará disponível para seleção do fornecedor. Uma vez que a barra de rolagem chegue até o final, o termo de aceite ficará ativo para seleção do usuário. 43

44 3.6. Responder Termo de Aceite Selecionada a opção desejada para resposta ao termo de adesão, uma vez que submetida sua assinatura eletrônica não será possível alteração via portal Aceitar Termo Adesão Para confirmar o termo de adesão, após visualização das clausulas contratuais, clique em Declaro ter lido e estar de acordo com as cláusulas do termo. Feito isso, será necessário que o usuário informe sua senha de acesso ao portal para confirmar sua declaração. Inserida a senha de acesso, clique em eletrônica, ou em para desfazer a ação. para validar seu sua assinatura Confirmada sua participação, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 44

45 Recusar Termo de Adesão Para recusar o termo de adesão, após visualização das cláusulas contratuais, clique em Não estou de acordo com as cláusulas do termo. Selecionada a opção desejada, será necessário que o usuário sinalize o motivo da recusa, para isso clique em Selecionar Motivo. Selecionado o motivo, informe no campo comentários, caso tenha selecionado a opção outros motivos a descrição com o motivo da recusa. Inserido o motivo da recusa, clique em eletrônica, ou em para desfazer a ação. para validar seu sua assinatura 45

46 Submetida suas informações, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 46

47 Decidir Posteriormente Após visualização das cláusulas contratuais, é possível que o fornecedor decida submeter sua confirmação de aceite ou recusa do termo de adesão posteriormente ao envio de seu cadastro. Para isso é necessário que clique em Decidir mais tarde. Uma vez selecionada a opção Decidir mais tarde o usuário terá o prazo de 30 dias para submeter seu posicionamento sobre o Termo de Adesão proposto. Um pop up sinalizará a quantidade de dias restantes para o termino do prazo de 30 dias. Clique em para validar seu sua assinatura eletrônica, ou em para desfazer a ação. 47

48 Submetida suas informações, dados da assinatura eletrônica ficarão disponível para sua visualização. Entre os dados da assinatura eletrônica, estão: Usuário Responsável pela Assinatura; Data e Horário da Assinatura; IP da Máquina responsável pela confirmação. 48

49 Imprimir Termo de Adesão Para melhor visualização do termo de Adesão disponível no portal, é possível que o usuário faça impressão do documento, para isso clique em Para visualizar todo o termo de adesão, corra com a barra de rolagem e clique em para impressão do documento. 49

50 3.7. Documentações Após o preenchimento da aba registro básico, o fornecedor deverá preencher as informações da aba Documentações. Todos os documentos solicitados nessa aba são de preenchimento obrigatório. Essa aba destina-se a inclusão de documentos solicitados pela empresa compradora. Para anexar um documento, o fornecedor deverá clicar sobre o ícone Anexar, na linha de documento Pendente. Caso a inclusão do anexo seja obrigatória, estará sinalizada na coluna Anexos Obrigatórios. 50

51 Em seguida, será exibido o campo para incluir os arquivos. Clique em Inserir Anexo através da opção localizado na linha do item. Abrir. Na janela Escolher arquivo a carregar, selecione o documento desejado e clique em O sistema preencherá as colunas "Arquivos", "Tamanho", "Atualizado Por", "Atualizado Em", e atribuirá o status "Atualizado" ao documento no grid "Anexos". O fornecedor deverá atualizar o campo "Validade" no grid "Documentação", com a data de validade do documento. Dê um duplo clique para alterar a informação do campo. 51

52 No grid "Documentação", o sistema preencherá as colunas Atualizados por, com o nome do usuário fornecedor, "Atualização" com data da ação e irá alterar o status para Atualizado. Em seguida, clique em Ações > Enviar para submeter as documentações inseridas. Caso queira excluir o anexo inserido, basta selecionar o checkbox ao lado do arquivo desejado e clicar em Excluir Seleção. 52

53 3.8. Bancos e Seguradoras Em bancos e seguradores, o fornecedor deverá informar os bancos em que sua empresa tem conta bancária, bem como as seguradoras em que a empresa tem seguros e quais são eles. Os campos referentes aos dados bancários são de preenchimento obrigatório. Para incluir os bancos da empresa fornecedora, clique em Adicionar Linhas. Ao clicar em Adicionar Linhas, será incluída uma linha para preenchimentos das referencias bancárias do fornecedor. Clique o ícone da lupa para adicionar o nome do banco. 53

54 Na tela de pesquisar banco, no campo Nome do Banco, informe o nome do banco desejado e clique em Pesquisar. Em seguida, o resultado da pesquisa será exibido. Para incluir o banco, selecione o código e clique em Ok. 54

55 Após selecionar o banco, retornará a tela anterior. Dê duplo clique nas colunas para incluir o número da agência, dígito, conta e etc. Para preencher os dados de país, cidade e estado, clique no ícone da lupa da coluna País., a frente 55

56 Ao clicar na lupa, a tela de localização será exibida. Selecione o país, estado e informa a cidade. Em seguida, clique em Ok. Caso haja outras contas bancárias para incluir, basta repetir o procedimento acima. Após o preenchimento dos dados bancários da empresa, é necessário o informar os seguros da empresa. Para isso, clique em Adicionar linhas. Ao clicar em Adicionar Linhas, será incluída uma linha para preenchimentos das informações dos seguros que a empresa fornecedora possui. Dê um duplo clique na coluna Seguradora para realizar o preenchimento e realize o mesmo procedimento para preencher os demais campos. Para anexar a apólice do referido seguro, basta clicar no ícone do anexo. Obs.: Utilizar vírgula (,) para separar as casas decimais. 56

57 3.9. Informações Tributárias Em informações tributárias, o fornecedor deverá informar dados de impostos e fiscais, bem como o amparo legal desses dados. Os campos referentes às informações tributárias são de preenchimento obrigatório. 57

58 3.10. Usuário Principal Na aba usuário principal deverão ser informados os dados do contato principal da empresa como idioma a ser utilizado nas comunicações, nome e sobrenome do contato, sexo, cargo departamento, telefone com DDD, celular com DDD, fax com DDD e . Caso aceite receber comunicados de novidades Webb e CSN, basta marcar o checkbox correspondente. Todos os campos são de preenchimento obrigatório, exceto fax e celular Tecnologias Em tecnologias deverá ser informado se a empresa possui ERP (Enterprise Resource Planning), se faz EDI (Electronic Data Interchange troca de estruturada de dados), NFe (Nota Fiscal Eletrônica), catalogo eletrônico. Caso possua quais seriam eles, qual formato utilizado e etc. 58

59 3.12. Assinaturas Para finalizar o preenchimento do cadastro completo, o fornecedor deverá informar, em assinaturas, a pessoal responsável pelas informações inseridas no cadastro eletrônico da empresa. Para isso, basta informar nome, sobrenome, cargo e selecionar o checkbox, onde assume a veracidade das informações inseridas. Os campos referentes às assinaturas são de preenchimento obrigatório. 59

60 3.13. Histórico De Atualizações Através do Histórico de Atualizações será possível ao usuário acompanhar as ultimas atualizações realizadas em seu cadastro. Para facilitar sua visualização o histórico está organizado por tópicos, sinalizando, assim, alterações realizadas por Aba. 60

61 3.14. Enviar Cadastro Completo Após o preenchimento das abas do formulário completo, o fornecedor deverá clicar no ícone salvar sucesso.. O sistema exibirá um pop up informando que o cadastro foi salvo com 61

62 Enviar. Em seguida, será necessário submeter seu cadastro. Para isso, clique em Ações > Ao clicar em enviar, seu formulário será submetido à CSN. A mensagem de cadastro enviado com sucesso será exibida na tela, conforme abaixo. Clique em Ok para finalizar. Após o envio do formulário, o fornecedor não poderá realizar nenhuma alteração, a não ser essa alteração seja solicitada pelo próprio comprador. 62

63 4. ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO O fornecedor terá a funcionalidade de atualização do cadastro para seguintes casos: A - Solicitação de Atualização Após o envio do convite de atualização do cadastro pelo cliente, o GDF altera o status do cadastro para "Pendente de Atualização" Neste caso, o fornecedor terá a demanda de atualizar os dados do cadastro. B - Demanda Automática O GDF gera demanda automática de atualização de cadastro ao identificar documentos com status "Pendente" ou "Vencido". Neste caso, o fornecedor deverá atualizar sua documentação. C - Necessidade do Fornecedor A qualquer momento, o fornecedor poderá atualizar dados do seu cadastro no GDF, exceto quando seu cadastro estiver com status "Recusado". Para as solicitações de atualização de cadastro enviada pelo comprador e as solicitações automáticas, o fornecedor receberá uma notificação informando necessidade de realizar alterações em seu cadastro, conforme exemplo abaixo: 63

64 4.1. Solicitação de Atualização ou Demanda Automática Para realizar as alterações, no cadastro, solicitadas pelo comprador ou através de uma demanda automática, após se logar no portal, o usuário será direcionado para tela de cadastro. O sistema irá sinalizar com o ícone de Alerta as abas com necessidade de atualização. Selecione as abas sinalizadas e realize as alterações necessárias. Em seguida, clique no ícone Salvar e submeta sua atualização, clicando em Ações > Enviar. 64

65 4.2. Alteração do Fornecedor Para realizar alterações, no cadastro, sem que as mesmas tenham sido solicitadas pelo comprador, após se logar no portal, o usuário deverá clicar em Abrir > Meu Cadastro. Em seguida, o formulário será exibido com todos os campos habilitados para edição. Após realizar as alterações necessárias, salve o formulário e clique em Ações > Enviar. 65

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