Sistemas de Produção. Administração de Compras. José Roberto de Barros Filho

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1 Sistemas de Produção Administração de Compras José Roberto de Barros Filho

2 Compras e o Planejamento e Controle da Produção Planejamento da Produção nos 3 níveis Planejamento Estratégico da Produção Departamento de Marketing Previsão de Vendas Pedidos em Carteira Departamento de Compras Pedido de Compras Plano de Produção Planejamento-Mestre da Produção Plano-Mestre de Produção Programação da Produção Administração dos Estoques Seqüenciamento Emissão e Liberação de Ordens Ordens de Compras Ordens de Fabricação Ordens de Montagem Avaliação de Desempenho Acompanhamento e Controle da Produção Fornecedores Estoques Fabricação e Montagem Clientes Tubino, 1997

3 Compras A Gestão de Materiais tem uma de suas bases no Controle do Abastecimento. Sem recursos adequados, o sistema produtivo da empresa não pode se desenvolver conforme planejado.

4 COMPRAS - Introdução A função de compras não consta como parte da logística, mas é considerada um componente central no Supply Chain Management, onde a logística e um outro componente importante. Assim a ligação entre logística e compras ocorre dentro do conceito de Supply Chain Management, conceito que vem cada vez mais incorporando o conceito de logística integrada.

5 COMPRAS - Introdução Na medida que as empresas exploram novas maneiras de reduzir custos, lead times, tempo de desenvolvimento de novos produtos, cresce a reavaliação da estrutura organizacional na área de compras. Surgimento de novas questões: => Área de compras deve ser centralizada, descentralizada ou possuir estrutura híbrida? => Quais as mudanças do ambiente externo são mais relevantes ao departamento de compras?

6 COMPRAS - Introdução Visando tornar-se cada vez mais competitiva, a empresa tende a se concentrar em suas competências essenciais e externalizar o restante. Nos últimos anos, as empresas têm usado o recurso de "outsourcing" de uma forma mais ampliada e na maioria dos casos têm obtido ótimos resultados. Enquanto no passado os contratos "terceirizados" eram restritos às atividades de restaurante, informática e segurança patrimonial, hoje, vemos um mercado de serviços suficientemente maduro para atender as funções de "procurement", contabilidade, almoxarifado, projetos "turn-key", manutenção e administração de recursos humanos.

7 Terceirização: Comprar ou Fabricar Decidir comprar ou fabricar tem sido uma das maiores preocupações da empresa moderna. A análise deve englobar enfoques financeiros e estratégicos, porque nem sempre o preço é o fator fundamental para se optar por uma ou por outra. Não há dúvida de que a principal corrente atual é a favor da aquisição de itens de terceiros (terceirização), de itens que eram fabricados internamente, mas para essa decisão uma análise mais profunda deve ser realizada.

8 Comprar ou Fabricar? Fatores importantes... Valor estratégico da tecnologia de fabricação do item a ser comprado (core competence); Qualidade do produto (condição básica); Confiabilidade no cumprimento de prazos (outra condição básica); Possibilidade de liberação de recursos produtivos (usar os recursos na core competence); Indisponibilidade de recursos (alternativa para escassez de recursos ou priorização na core competence); Novos produtos com volume de produção inicial baixo (alternativa econômica); Custo.

9 Comprar ou Fabricar? Fator custo... Nem sempre o custo de aquisição é menor do que o de fabricação, porém: recursos podem ser dirigidos para a produção de itens de maior lucratividade; custos fixos transformam-se em custos variáveis; a qualidade do componente é maior, reduzindo custos de difícil contabilização (MOD, retrabalhos, refugos, etc.); elimina necessidade de inspeção durante a produção (foco na inspeção do recebimento); fornecedores com qualidade assegurada (menores custos com recebimento e inspeções;

10 Comprar ou Fabricar? Cuidado!!! Ganhos no custo de aquisição podem ser facilmente anulados por problemas adicionais como: Custo de estoque para prevenir problemas de entrega; Incapacidade de recebimento para um grande número de fornecedores; Perda de vendas por atrasos de entrega do produto final em virtude de atrasos de fornecedores

11 OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS A atividade de compras é tradicionalmente atribuída aos setores financeiros das empresas, porque envolvem considerações de ordem estritamente financeira. Entretanto algumas das atividades terão influência direta na produção e devem ser executadas em constante conjunto com outras áreas.

12 OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS Segundo DIAS, os principais objetivos de compras são: => Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; => Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

13 OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS => Compras materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos; => Procurar sempre dentro de uma organização justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento;

14 CLASSIFICAÇÃO DAS COMPRAS Recursos materiais => São os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia-a-dia, na elaboração do seu produto final ou na consecução do seu objeto social. Como tais são adquiridos regularmente, constituindo os estoques da empresa. Eles podem ser classificados em materiais auxiliares, matéria-prima, produtos em processo e produtos acabados. Recursos patrimoniais => São as instalações, utilizadas nas operações do dia-a-dia da empresa, mas que são adquiridas esporadicamente. Prédios, equipamentos e veículos da empresa podem ser classificados como recursos patrimoniais.

15 CLASSIFICAÇÃO DAS COMPRAS Compra normal => Procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais técnicas na aquisição de materiais. Compra em emergência => Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.

16 Tipos de Compras Classificação da empresa quanto ao mercado consumidor: Produtos de venda corrente; Produtos com preços fixados correntemente; Fornecimento sob encomenda (preços fixados pelo fornecedor); Fornecimento em regime de escassez.

17 Tipos de Compras Classificação das compras quanto à freqüência da necessidade de suprimento: Compras constantes e habituais; Compras programadas; Compras de investimentos; Compras de emergência; Compras sofisticadas.

18 Processo Compras Requisição de Compra Compra Pedido de Cotação Fornecedores Cotação 1 Controle de Estoque Armazenagem Cadastro de Fornecedores Fornecedor Cotação 2 Cotação 3 Cotação n Cotações Recebimento Nota Fiscal Material Pedido de Compra Decisão

19 Etapas importantes do Processo Compras Cadastro de Fornecedores; Fornecedores Habituais e Fornecedores Potenciais. Requisição de Compra e Resumo da Concorrência; Ficha do Produto; Cotação de Preços; Pedido ou Ordem de Compra.

20 Cuidados em Compras Inversão da posição comercial; Número ideal de fornecedores; Cuidados ao rejeitar uma proposta (clareza); Prazos de entrega; Tentação da especulação; Processo da embalagem.

21 ESTRATÉGIA EFETIVA DE SUPRIMENTOS A visão de concentrar as Compras em poucos fornecedores, buscando sua otimização em termos de preço e serviço, deve ser expandida para a concepção de efetiva estratégia de suprimentos como importante alavanca para a competitividade da empresa. Fornecedor e Cliente devem buscar mais do que somente boas negociações econômicas para ambos.

22 OS FORNECEDORES Podem trazer para seu cliente reais vantagens e diferenciação, como: A flexibilização da produção Entregas "just-in-time" Oportunidades de controle e gestão de estoques Modalidade de fornecimento por consignação dos insumos A redução do tempo de desenvolvimento de produtos A exclusividade no fornecimento de certos produtos

23 DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS Pode-se observar as distorções ou disfunções que as Compras ainda sofrem, devido aos seu posicionamento estratégico inadequado em algumas empresas, infelizmente não poucas. As mais freqüentes são: Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em detrimento das outras dimensões de custo e de serviço. Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa. Confusão entre Compras e Aprovisionamento.

24 DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em detrimento das outras dimensões de custo e de serviço. Exemplificando, não é suficiente ter obtido um ótimo contrato de aluguel de tanques de um terminal marítimo, se a tributação naquele local é mais alta, ou a produtividade daquela área portuária é baixa. A reflexão sobre as Compras deve levar em conta a cadeia de valor como um todo: no caso das matérias-primas, o transporte, a estocagem, o comportamento no processo de fabricação e os controles de qualidade são importantíssimos para todo o negócio comercial da empresa.

25 DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa,...levando a uma perda do efeito volume, o que limita a eficácia das negociações, além de promover uma diversidade técnica e de qualidade dos processos produtivos, dentro da mesma empresa. É, por exemplo, o caso de plantas industriais e centros de distribuição de um mesmo grupo, que compram separadamente os materiais e serviços. Os departamentos de Compras acham-se reduzidos ao nível de regularizadores dos pedidos passados pelos outros departamentos da empresa, sem possibilidade de contribuir para um verdadeiro valor acrescido.

26 DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS Confusão entre Compras e Aprovisionamento. Entende-se pela Compra, o processo que busca condições de custo (e não somente de preço) e de serviço de uma despesa, quer se trate de um gasto ou de um investimento. Quanto ao Aprovisionamento, trata-se do processo pelo qual um dado bem ou serviço é encaminhado fisicamente para a empresa, em geral sob condições de um contrato ou de um acordo préexistente. Ao confundir estes dois processos, corre-se o risco de se perder escala junto aos provedores, visto que se aumenta o número de compras em pequenas quantidades realizadas sem maior visão de negócio, geradas devido a necessidades pontuais e sem busca por uma otimização global.

27 PRINCIPAIS MUDANÇAS FUNÇÃO COMPRAS Centralização no processo decisório, seja na compra de MP, peças de reposição e material de escritório; Aumento substancial no % de diretores de compras que respondem diretamente ao presidente da empresa; Aumento do alcance de controle no departamento de compras, que passa agrupar o transporte de suprimentos, controle de estoques, armazenagem e a recepção de peças e partes;

28 PRINCIPAIS FATORES QUE IMPULSIONARAM... Participação da diretoria de compras no planejamento estratégico corporativo; Reestruturações dramáticas nas cadeias de suprimentos, como fusões, aquisições e formação de parcerias; Encurtamento dos ciclos de vidas de produtos e processos; Maior qualificação do quadro funcional de compras;

29 GERENCIAMENTO DE COMPRAS A introdução de novas ferramentas e a participação de gerenciadores cada vez mais eficientes fazem com que se torne mais prático e menos burocrático a forma de que como serão controlados os gastos da empresa na hora de se concretizar uma compra; Os sistemas de informação como o B2B, são projetados para atender às necessidades de sues operadores, como também coletar dados necessários à produção de informações de apoio à decisão gerencial;

30 NOVAS FORMAS DE COMPRAR De acordo com MARTINS (2000), as formas mais tradicionais de se comprar são: EDI (electronic data interchange) É uma das formas de compras que mais crescem atualmente, tecnologia para transmissão de dados eletrônicos. Internet Torna-se cada vez mais difundido entre nós a utilização do como um veículo de transação comercial ou e-commerce Cartões de crédito Está se tornando prática usual entre as empresas a compra de mercadorias (cartão-empresa ou cartão empresarial).

31 PRINCIPAIS VANTAGENS EDI (electronic data interchange) => rapidez, segurança e precisão do fluxo de informações; => redução significativa dos custos; => facilidade da colocação de pedidos; => sedimenta o conceito de parcerias entre cliente e fornecedor. Internet => investimento inicial em tecnologia é bem mais baixo; => atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos; => pode ser operada praticamente em tempo real; => permite tanto a transação máquina-máquina como também homem-máquina; => maior flexibilidade nos tipos de transações. Cartões de crédito => acesso à movimentação do cartão on-line; => relatórios gerenciais sobre compra efetuadas; => parcelamento do gasto total.

32 DESENVOLVIMENTO DE NOVOS ITENS... Relação comprador/fornecedor, principalmente nas compras internacionais, vem sofrendo grandes modificações e, em muitos casos, é possível encontrar uma relação verdadeira de parceria; Empresas compradoras de grande quantidade de matéria-prima importada não podem se acomodar a situações em que determinados fornecedores mantêm a exclusividade no fornecimento de materiais e de serviços; Realizar busca permanente por novos mercados (não importando o país exportador, mas sim o custo internado), materiais novos e alternativos, como maneira de também contribuir para a modificação do leque de fornecedores;

33 DESENVOLVIMENTO DE NOVOS ITENS... Pode-se presenciar e participar de várias dessas pesquisas, que são chamadas de global sourcing; Segundo Merli (1998), inúmeras vantagens podem ser auferidas por quem compra, quando há número suficiente de fornecedores para os itens necessários, tais como: maior segurança na sua reposição; maior poder de negociação para o comprador; enormes possibilidades de redução no preço do produto comprado; quebra de monopólios ou de cartéis.

34 CASE E-PROCUREMENT NESTLÉ Objetivo do projeto simplificar e otimizar o processo de aquisição de materiais não produtivos e reduzir 60% dos custos transacionais de compras Números do projeto 98 mil itens de compras 2 unidades do projeto piloto: sede e fábrica de Araras 9 consultores hp 45 usuários Nestlé 6 meses de duração desenvolvido para atender mais de colaboradores Nestlé Fases entendimento das necessidades do negócio mapeamento dos processos atuais redesenho dos processos desenvolvimento do projeto piloto implantação do projeto piloto

35 CASE E-PROCUREMENT NESTLÉ Principais soluções redesenho do processo de compras implantação de solução Ariba Buyer gerenciamento do processo de mudança (change management) desenvolvimento de catálogos conforme padrão internacional da ONU Principais benefícios redução do número de transações de compras redução do ciclo de compras de 15 para 5 dias seleção criteriosa do número de fornecedores descentralização do processo de compras economia de escala pela compra integrada mudança do perfil dos profissionais de compras (comprador passa a exercer a função de negociador

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