CONCEITOS BÁSICOS DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL REGIANE RELVA ROMANO

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1 UNIFIEO CENTRO UNIVERSITÁRIO FIEO CONCEITOS BÁSICOS DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL REGIANE RELVA ROMANO 1

2 Resumo Esse trabalho tem como objetivo a demonstração dos principais recursos disponíveis para a área de automação comercial, tanto à nível de hardware quanto à nível de serviços e legislação, bem como salientar a importância da automação comercial para a sobrevivência dos estabelecimentos comerciais, tornando-a uma ferramenta imprescindível de apoio à decisão. Palavras-chave Automação Comercial, EDI - Intercâmbio Eletrônico de Documentos, ECR - Resposta Eficiente ao Consumidor, ABC - Custeio Baseado em Atividades. Summary This work has as objective the demonstration of the main available features for the area of commercial automation, as much to the level of the hardware how much to the level of jobs and legislation, as well as pointing out the importance of the commercial automation for the survival of the commercial establishments, becoming it an essential tool of bracket the decision. Keywords Commercial Automation,, EDI - Eletronic Data Interchange, ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSE, ABC - Activity Based Costing. 2

3 1. Introdução A concorrência e o surgimento de novas tecnologia vem incentivando o aprimoramento do sistema de distribuição das empresas, que tem, na automação comercial, seu grande aliado. Muitas indústrias preocupam-se já algum tempo, em proporcionar agilidade, pontualidade e eficiência na prestação de serviços ao comércio. O conjunto de todos estes fatores, englobando um conceito amplo, denominado Nível de Serviço, gera vantagens indiretas que atingem o consumidor. Afinal, a satisfação do cliente é objetivo comum ao intercâmbio indústria e comércio. Para que este nível tenha um desenvolvimento ideal e desejado, os empresários deverão, no entanto, transpor um grande obstáculo: a ausência de um sistema de informação, que permite, com precisão, a tomada de decisões. Isto só será conseguido, por meio de investimentos maciços, na área de automação comercial. É fundamental que a indústria, consciente da necessidade de atender melhor a seus consumidores finais, invista, com prioridade, em inovações. Os benefícios que podem advir deste nível de prestação de serviços e a conseqüente satisfação do consumidor, indicam que a indústria e o comércio, mais do que nunca, precisam caminhar na mesma direção, o que já está acontecendo. A evolução veloz e crescente do número de produtos codificados, sua aceitação e a utilização do EDI - Eletronic Data Interchange são bons exemplos destas iniciativas conjuntas. Atualmente, uma série de empresas do varejo, em função das pressões do negócio, tentam, desesperadamente reduzir custos. Na maioria dos casos, atingem 50% de sucesso, sendo que o mais importante é a implantação de um programa contínuo de redução de custos, que integre dados á estrutura organizacional da empresa. Para a realização destes projetos, é necessário o uso de metodologias testadas e aprovadas, utilizando-se ferramentas, as quais viabilizam a modelagem do negócio ideal. O futuro aponta para um estreitamento mais significativo na relação indústria e comércio, num maior conhecimento de suas logísticas e de uma troca cada vez mais aberta de informações. Somente desta maneira os benefícios da automação chegarão, em sua totalidade aos consumidores, visando esta integração, várias empresas têm destinado grandes esforços para transferência eletrônica de informações e em uma administração mais eficaz. 2- O que é automação comercial? A automação comercial é um processo que visa a mecanização, a desburocratização e a busca pela Excelência de um ponto de venda, que abrange desde a entrada da mercadoria até a saída da mesma. Não pode ser entendida pela instalação simples de equipamentos, mas sim como um projeto complexo que pode levar a empresa a ter aumento em seus lucros ou uma ferramenta capaz de levar o comerciante à falência. A automação causará grande impacto na sociedade com repercussões positivas e negativas. Tanto gerará desemprego, como desencadeará uma demanda de mão-de-obra especializada. Em um processo de automação comercial, várias pessoas e processos estarão envolvidos direta ou indiretamente. É importante salientar que a diretoria e/ou pessoas com poder de decisão deverão estar integradas ao projeto, participando de todas as suas fases e dificuldades. A automação está totalmente ligada à tecnologia e quando falamos em tecnologia falamos na elevação do nível de conhecimento, novos recursos e consequentemente novos investimentos. Não devemos entender que automatizar é sinônimo de demissão de funcionários, mas devemos lembrar que esses deverão ser reciclados e às vezes remanejados. Ela não deve ter como objetivo principal a eliminação de pessoas, mas sim maior produtividade, controle e qualidade; fatores que desencadearão um aumento de lucros. No Brasil, a automação como um todo, é ainda uma questão delicada, pois pode agravar ainda mais o problema de desemprego e por outro lado, pode aumentar a produção e diminuir custos, o que é fundamental para superar a crise que ainda enfrentamos Composição de um projeto básico de automação comercial O projeto de automação é composto basicamente pela : 1) Identificação das Necessidades 2) Definição do Software e Hardware 3) Treinamento e envolvimento dos usuários 4) Implantação e acompanhamento 5) Manutenção e Suporte 3

4 Identificação das Necessidades Essa é a tarefa que exige maior empenho da equipe. O mercado oferece vários pacotes prontos, com soluções milagrosas, porém até que ponto essas soluções servirão para a sua empresa? Nesse momento, é fundamental levantar as necessidades de todos os departamentos / setores da empresa (ou loja). Quais são as informações que a empresa necessita para tomar decisões, tanto na hora da compra de mercadorias, quanto na hora da venda. O processo de informatização de uma loja pode variar de acordo com a disponibilidade financeira e necessidade de controle da loja. Existem estabelecimentos que se contentam com o simples controle de estoque e de caixa; outros porém, necessitam de um controle de compras integrado com contas a pagar, contabilidade, estoque, distribuição de mercadorias por filiais, controle de recebimento de informações das filiais e centralização Se a empresa possuir filiais, temos que identificar como todas as filiais serão implantadas, quais serão os custos, como as informações serão coletadas e/ou centralizadas, quais serão as formas de visualização dessas informações (consultas em telas, relatórios, gráficos, etc), qual o melhor lay-out, entre outros detalhes que desencadearão vários processos. Além da definição desses detalhes, temos que pensar no lay-out da loja : móveis, formas de atendimento, periféricos, enfim, toda a parafernália envolvida na montagem de uma nova loja Definição do Software e do Hardware Após o detalhamento de todas as necessidades, será possível definir quais serão os equipamentos e os sistemas que serão utilizados. Nessa hora, é fundamental efetuar um levantamento detalhado dos parceiros e fornecedores que serão contratados, como atendem o mercado, o grau de satisfação dos clientes, os problemas mais corriqueiros, as falhas, as vantagens e as desvantagens de cada um. As empresas maiores, têm um nome a zelar, mas isso não significa que são as melhores. Existem empresas pequenas que possuem soluções excelentes, porém, temos que tomar todos os cuidados e precauções. O porte do parceiro, os equipamentos e o nível de informatização / automatização dependerão das prioridades da empresa, detalhadas durante a fase de definição das necessidades. A informatização poderá ser parcial ou total e o nível de automatização dependerá dos investimentos que serão disponibilizados Treinamento e Envolvimento dos usuários Para que o processo de automação seja bem sucedido, todos deverão estar envolvidos. É normal a rejeição dos funcionários, pois todos entenderão que a automação será sinônimo de demissão. Com o envolvimento e o comprometimento de todos, ficará mais fácil o processo de automação. Nessa etapa, o treinamento do pessoal fará com que os mesmos tornem-se motivados e importantes Implantação e Acompanhamento A fase de implantação tem que estar sincronizada entre todos os parceiros e fornecedores. A infra-estrutura, os móveis, as instalações elétricas e lógicas, os equipamentos, o sistema, enfim, tudo deverá estar pronto e testado para a inauguração do sistema. Após a instalação, o acompanhamento é a peça fundamental, pois nessa fase serão eliminados todas as possíveis pendências e eliminadas as dúvidas. 3 - Histórico da Automação Comercial no Brasil O processo de automação comercial no Brasil está crescendo em rítimo frenético. Quem não se modernizar vai quebrar! Com a recessão econômica, os estabelecimentos comerciais, sobretudo os de pequeno e médio porte, têm investido na automação para reduzir custos, baixar preços e facilitar o acesso às ferramentas de gestão. As 4

5 grandes redes de departamentos e supermercados, estão impulsionando esse mercado e hoje, e o processo da Automação Comercial no Brasil pode ser caracterizado como : um fator decisivo para se assegurar a competitividade das empresas de varejo; um fator abrangente que não se restringe ao setor varejista, mas, a partir dele, se estende aos atacadistas, aos fornecedores, aos transportadores, aos bancos, às seguradoras, ao fisco, às agências governamentais de estatística e, agora ao MERCOSUL. 4- Implicações Legais Evolução histórica dos equipamentos fiscais Devido à expansão das relações comerciais ocorrida em todo o mundo, houve a necessidade da criação de um instrumento mais eficiente para controlar o processo de venda e de controle interno de uma loja, realizados durante uma operação comercial. Até chegar ao registro em papel, houve uma evolução que partiu desde a argila até aos equipamentos que temos hoje, passando nesse meio tempo por caixas de madeiras, gavetas, máquinas de somar e a máquina de calcular. A primeira caixa registradora foi inventada por James e John Ritty em 1878 nos Estados Unidos e destinava-se ao controle do dinheiro recebido durante as vendas do dia. Tratava-se de uma Caixa Registradora parecida com um relógio e possuía dois ponteiros um para os centavos e o outro para os dólares. Com o passar do tempo, tornou-se obsoleta pois foram surgindo outras formas de pagamentos que obrigou o surgimento de novas caixas registradoras, logo em seguida apareceram as caixas registradoras eletrônicas (CRE) e por fim, os primeiros terminais de ponto de venda (PDV), sendo que os mais modernos permitiam a utilização de canetas ópticas e leitores de código de barras. No Brasil, a primeira loja a instalar os equipamentos com finalidade fiscal foi a Loja Sears, em 1949; sendo que na década de 50, com o aparecimento do auto-serviço em outros ramos varejistas fez com que surgissem os primeiros fabricantes nacionais de caixas registradoras. Porém, apenas em 1976 foram instalados os primeiros sistemas de PDV no Brasil e somente por volta dos anos 80 surgiram os primeiros fabricantes nacionais. 4.2 Convênios Devido ao forte impacto econômico e as facilidades geradas pelos novos sistemas, foram elaborados alguns convênios fiscais com o objetivo de normatizar o controle da operação do ICMS. Esses convênios datam de 1986, mas o 156/94 trata diretamente dos ECF, conforme segue : ICMS-156/94 Cria e nomatiza o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, com capacidade para emitir cupom fiscal, compreendendo três tipos básicos : ECF - MR : emissor de cupom fiscal - máquina registradora ECF - PDV : emissor de cupom fiscal - terminal de ponto de venda ECF - IF : emissor de cupom fiscal - impressora fiscal Determina ainda : 1. o uso do ECF continuarão sendo autorizados pelos Estados, conforme Pedido de Uso e Cessação de Uso a ser preenchido pelo Usuário 2. adoção da memória fiscal nos equipamentos 3. a proibição de tecla, dispositivo ou função que iniba a emissão de documentos fiscais e o registros de operações ; vede a acumulação dos valores das operações sujeitas ao ICMS, e que permita a emissão de documentos, para outros controles, que se confunda com o cupom fiscal. 4. o cupom fiscal deverá conter a indicação da situação tributária de cada item registrado, mesmo que por meio de código, observando quatro situações tributárias : tributado, substituição tributária, isenção ou não incidência 5. a necessidade da discriminação, código, quantidade e valor unitário da mercadoria ou serviço no cupom fiscal 6. uma seção específica para a nota fiscal de venda a consumidor e bilhetes de passagem 5

6 7. a possibilidade dos ECF-PDV e ECF-IF interligarem-se a computador ou a periféricos que permitam um posterior tratamento de dados, bem como a utilização desses equipamentos para registro conjunto de operações sujeitas e não sujeitas ao ICMS 8. os ECF-PDV e ECF-IF poderão emitir cupom fiscal cancelamento, desde que seja imediatamente após a emissão do cupom a ser cancelado 9. será permitida a interligação do ECF-MR a computador, desde que o software básico não possibilite que o aplicativo altere totalizadores e contadores e permita modificar a programação residente no equipamento software básico homologado pela COTEPE 10. fica vedado o uso de ECF exclusivamente para operações de controle interno do estabelecimento e de qualquer outro equipamento emissor d cupom, que possa ser confundido com cupom fiscal, no local de atendimento público 11. no caso da substituição de MR ou PDV por ECF, os equipamentos substituídos poderão ser transferidos até 31/12/96, para outro estabelecimento da mesma empresa, localizado no mesmo Estado. Para cada equipamento recebido por transferência, deverá ocorrer, no estabelecimento de destino, a baixa e inutilização de uma MR ou PDV 12. o código utilizado para identificação das mercadorias registradas em ECF deve ser o padrão EAN-13. A utilização de qualquer outro padrão deverá ser previamente comunicada ao Fisco Estadual 13. os equipamentos que não atendem às exigências deste Convênio, mas que já se encontram homologados pela COTEPE, poderão continuar a ser autorizados até 31/12/95, desde que observados os convênios ICM 24/86 e 44/87 AJUSTE SINIEF O5/94 1. alterou o convênio que instituiu o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômicas Fiscais em relação à emissão de cupom fiscal por ECF 2. estabelece que em substituição à nota fiscal, nas vendas à vista a consumidor em que a mercadoria for retirada ou consumida no próprio estabelecimento pelo comprador, poderá o contribuinte emitir cupom fiscal por meio de ECF; ou, em substituição ao cupom fiscal emitido por equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), poderá ser emitida a nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2). Além desses convênios, vários outros foram criados para prorrogar os prazos de implantação dos ECF nos estabelecimentos comerciais, os quais não fazem parte do escopo deste trabalho. 6

7 5- INSTRUMENTOS DISPONÍVEIS PARA AUTOMAÇÃO COMERCIAL Atualmente, os instrumentos disponíveis para automação comercial à nível de loja são : PDV (Ponto de Venda) Utilizados para automatizar as funções dos caixas. Trata-se de um microcomputador (especial ou não), compatível com a arquitetura PC, com periféricos voltados à área de automação comercial, tais como : impressora fiscal, leitor óptico de barras, impressora de cheques, gavetas, teclados com ou sem display e com ou sem slot, torres / display para clientes, enfim, uma máquina que substitui uma caixa registradora aliada a todas as vantagens de um PC. Esse conjunto de equipamentos, acoplados a um balcão na saída de uma loja são também denominados como Check-out. Pelo fato de estar interligado ao sistema interno da loja, dependendo do software, os PDV s poderão baixar o estoque, atualizar os mapas de caixas e gerar dados gerenciais. Impressoras de Cheques Como o próprio nome diz, é uma máquina destinada à impressão de cheques. Podem ser conectadas ou não ao PDV, e nos modelos de PDV mais modernos são parte integrante da impressora de cupom fiscal. Leitores ópticos / Scanners São equipamentos destinados à leitura de código de barras. Existem leitores de mesa ou manuais e podem ser do tipo CCD (charge coupled device - dispositivo de acoplamento por carga, que é projetado para detectar alterações repentinas de tensão) ou Laser que utiliza a emissão de um raio laiser de baixa densidade e há captação da reflexão deste raio sobre o código. Existem diversos fabricantes de leitores ópticos com um número significativo de modelos; de acordo com a aplicação, deverá ser escolhido o tipo de leitor a ser utilizado. Assim como o modelo e a capacidade do leitor, os preços variam bastante. Modem É um equipamento (pode ser uma placa - interno ou um hardware externo), que tem como finalidade efetuar uma ponte entre os sinais analógicos (sistema telefônico) e os digitais (computadores). 7

8 Os dados são trafegados através da linha telefônica e a função do modem é a modulação e a demodulação dos sinais. Teclados especiais com displays e slots São teclados com um número diferenciado de teclas que possuem ou não display de cristal líquido. Alguns possuem slot para cartão magnético, que são utilizados para efetuar a leitura dos cartões de crédito. Impressoras de Código de Barras São impressoras especiais, destinadas à emissão de etiquetas de código de barras. Podem utilizar um processo térmico e de termo-transferência (nesse caso utilizam ribbons ou filmes para impressão). Dependendo do fabricante e do modelo, as impressoras podem imprimir texto, logotipos, figuras, linhas e vários padrões de código de barras. O sistema por termotransferência dispensa o uso de papel térmico e utiliza uma fita termossensível (Ribbon) que funciona através de aquecimento controlado por um microprocessador. As impressoras térmicas usa cabeçotes impressores e papel termosensível. Através de um microprocessador, o sistema controla o processo de aquecimento fazendo com que os produtos químicos que impregnam o papel adquiram coloração preta ou marrom. Impressoras Fiscais São impressoras com uma unidade de processamento próprio. Gerencia e monitora todas as operações fiscais (sujeitas a impostos); possuem um módulo fiscal que têm como função o gerenciamento das informações sobre os totalizadores, alíquotas, situação do módulo fiscal, contadores de operações, de reduções, enfim, é um gerenciador de todos os processos sofridos pela impressora (fiscal e não fiscal). Existem vários modelos de impressora fiscal, os mais completos possuem impressora de cheques, autenticadora e impressora de documentos avulsos, todos em um mesmo hardware. A cada item vendido, a impressora armazena automaticamente todos os valores e alíquotas em sua memória fiscal. Coletor de Dados 8

9 Trata-se de microcomputadores portáteis destinados à coleta de dados sendo especialmente projetados para uso industrial, comercial e de campo. Os modelos variam, porém as principais características são : memória RAM estática, interface serial RS 232 C, interface ótica infravermelho bidirecional, teclado alfa-numérico de borracha ou de policarbonato, alguns possuem relógio-calendário não volátil; podem ser alimentados por bateriais alcalinas ou recarregáveis, podem estabelecer comunicação por cabos, rádio-frequência ou modem, podem ser acopladas impressoras portáteis, leitores de código de barras e base para comunicação óptica. Essas máquinas podem operar com diversos sistemas operacionais, tais como o DOS e o CP/M, entre outros. Terminais de Consultas de Preços São microcomputadores que possuem alguns periféricos como leitores de código de barras, telas de touchscreen, podem ter ou não recursos de multi-media e são destinados à consultas de preços e de estoque. Balanças Eletrônicas As balanças eletrônicas além de executarem suas funções básicas, permitem a interligação com o microcomputador podendo com isso passar informações ao sistema, permitindo assim um controle integrado de estoque (em alguns casos). Alguns modelos possuem uma impressora de código de barras acoplada que geram as informações de preço e peso em barras, facilitando assim a captura das informações quando submetidas ao check-out. Gavetas Eletrônicas As gavetas eletrônicas são acopladas nos microcomputadores do caixa (saída serial), ou diretamente na impressora fiscal. Dispositivos de Backup Existem diversos equipamentos disponíveis no mercado para efetuar um backup seguro. Esses equipamentos podem ser : Fita Dat Zip-Drive O próprio Drive do micro entre outros É fundamental que a loja tenha uma cópia de suas informações fora das instalações da mesma, pois no caso de uma eventualidade, os dados poderão ser recuperados, sem maiores problemas. 6 - SERVIÇOS DISPONÍVEIS TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) TEF - Transferência Eletrônica de Fundos é uma nova forma de pagamento que está sendo adotada pelo comércio. Através dela, todas as transações que envolvam cartões de crédito, cartões de débito, consultas ao telecheque, débitos automáticos em conta corrente, cancelamento de pagamentos, resumo de vendas e consultas a cheques, poderão ser realizadas automaticamente de forma rápida, segura e ágil. Opera em microcomputadores compatíveis com o IBM-PC e o sistema operacional poderá variar de acordo com o software a ser utilizado. É uma tecnologia que traz benefícios para todos os membros envolvidos em uma transação comercial, pois : 1) Para o Cliente : O pagamento é agilizado pois o tempo para uma transação de TEF é mínima; 9

10 Facilita no sentido de não necessitar carregar dinheiro, evitando assim os eventuais problemas de furto / roubo Dispensa a apresentação de documentos de identificação como por exemplo o RG. A compensação do serviço ocorre apenas no dia seguinte. 2) Para o Lojista : Agiliza o processo de atendimento do cliente, gerando com isso maior satisfação para o cliente e a possibilidade de atender mais clientes por dia; Reduz custo pois diminui a burocracia existente em um processo de venda. Diminui o riscos de roubos / furtos, pois o volume físico de dinheiro diminui; Facilita o troco e evita a contagem de dinheiro no fechamento do caixa; 3) Para o banco Devido à substituição do cheque pelo cartão e o processamento eletrônico, os custos bancários diminuem sensivelmente pois não há a necessidade da digitação dos dados dos cheques e consequentemente há a diminuição dos custos operacionais EDI (Eletronic Data Interchange ) A sigla EDI - "Electronic Data Interchange", ou, em português, Intercâmbio Eletrônico de Documentos, representa uma nova forma de transferência de dados eletrônica, que está sendo utilizada para a comunicação entre fornecedores, bancos e clientes; trata-se portanto, de uma troca eletrônica de documentos padronizados entre as aplicações de duas ou mais empresas. Empresas diferentes têm necessidades, processos, formas, sistemas de computadores, softwares e sofisticação técnica diferentes. Quando estiverem implementando o processo de EDI, será preciso levar em consideração como os dados e os processos serão integrados, respeitando as necessidades e as características entre os parceiros. Devido ao problema da padronização das linguagens existentes, foi criado na década de 70 a Organização das Nações Unidas que estabeleceu um grupo de trabalho para definir uma linguagem padronizada para o EDI, válida para todas as empresas em qualquer segmento de mercado e em qualquer país. Essa nova linguagem surgiu nos anos 80 e foi batizada como UN/EDIFACT, ou simplesmente EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Esse padrão congrega hoje mais de 200 documentos eletrônicos, ou "mensagens" no padrão EDIFACT, que atendem às necessidades de negócio de muitos segmentos do mercado. Existem desde mensagens para implementar a compra de mercadorias, por exemplo, o Pedido de Compra, até mensagens para transmitir o prontuário médico de um paciente de um hospital para outro. Os principais objetivos atingidos com a implantação do EDI são: 6.2.1) Redução de custo: A redução significativa na operacionalização de informações resulta em economia imediata em custos administrativos e com o pessoal, pois não há mais necessidade de emissão de papéis e controle do fluxo dos mesmos. A racionalização de custos, atinge 70% do processo de digitação referentes à saída da mercadoria e 25% do processamento dos dados de entrada da mesma Agilidade: Redução de prazos de entrega e garantia de eliminação de erros. O processo de comunicação é muito rápido aumentando assim a produtividade e a conseqüente diminuição dos estoques. O gerenciamento do estoque também é agilizado pois a entrada de dados poderá ser realizada eletronicamente, diminuindo assim os erros operacionais. O EDI permite que as empresas controlem melhor as necessidades de produção, de compras e de entregas. O EDI é um componente chave nos elos de ligação entre cliente, fornecedor e transportador na fabricação "just-intime" e na "quick response", resultando em significativas reduções nos níveis de estoque Estreitamento de Parcerias 10

11 A parceria entre Cliente X Fornecedor fica muito mais estreita pois através desse processo, o fornecedor poderá se programar para entregar as mercadorias ao cliente e esse por sua vez, poderá reduzir seu estoque e ter a certeza que será suprido em tempo hábil, tornando dessa forma o negócio bom e rentável para ambos os lados O processo de EDI gerará benefícios para os dois lados : a indústria e o comércio : Para a indústria : Diminuição dos tempos Diminuição dos custos Melhor utilização da força de venda Diminuição de erros Melhor planejamento da produção Para o comércio : Melhora no desembarque de mercadorias Automação do processo de compras Eliminação da redigitação dos dados Melhor gerenciamento de estoque As mensagens mais utilizadas no EDI são : Cadastro de Empresas (PARTIN) Catálogo de Produtos (PRICAT) Mensagens de Cotação (QUOTES, REQOTE) Mensagens de Ordem de Compra (ORDERS, ORDRSP, ORDCHG) Mensagens de Transportes e Logística (IFTMIN, IFTSTA, RECADV) Fatura (INVOIC) Mensagens de Entrega, Venda e Estoque de Produtos (DELFOR, SLSRPT, SLSFCT, INVTRPT) ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSE O ECR - Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, é um conceito de negócios desenvolvido nos EUA, que visa promover a colaboração entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimização de custos na cadeia de distribuição, disponibilizando um melhor produto e melhores serviços ao consumidor final. O movimento ECR iniciou-se na Europa em 1994, e um corpo executivo ECR foi formado para promover a implementação da ECR pela indústria alimentícia européia. As ferramentas para a eficiente implantação da ECR são: ABC - ACTIVITY BASED COSTING O ABC - Activity Based Costing (Custeio Baseado em Atividades) é uma ferramenta básica para a ECR, pois trata-se de um método de controle que permite aos controladores da empresa melhor entender como e onde se produzem lucros. Todas as atividades em um centro de custos são identificadas, e os custos decorrentes das atividades são calculados, incluindo aqueles que se estendem por diversas funções. Os custos são atribuídos aos produtos, às linhas de produtos, clientes ou fornecedores que sejam objetos daquela atividade. Incluem também os custos que adicionam ou retiram o valor para o cliente. 6.5 CAO - Computer Assisted Ordering Trata-se de um sistema operado pelo distribuidor que, automaticamente, gera pedido de reposição quando as vendas causam diminuição num nível de estoque pré-determinado CROSS DOCKING Sistema de re-distribuição no qual a mercadoria que chega a um depósito é logo redirecionada para expedição às lojas do varejo. 11

12 6.6 CRP - Continuos Replenishment Program Trabalho em conjunto dos parceiros comerciais, operando a partir de informações sobre as vendas reais, comparadas com a previsão de demanda previamente acordada entre os parceiros DSD - Entrega Direta em Loja Forma de distribuição na qual as mercadorias são entregues diretamente às lojas, sem passar por depósitos do comerciante GERÊNCIA DE CATEGORIAS Processo colaborativo entre o fabricante e o distribuidor para gerenciar em comum categorias de produtos como se fossem unidades estratégias de negócios. Tudo, sob o ponto de vista de acrescentar valor ao Consumidor final Mix Eficiente de Produtos Destina-se a melhorar a produtividade dos estoques nos depósitos e nas lojas. Usando a aplicação Negocial de Category Management, objetiva-se aumentar as vendas, as margens por m2 e a rotação. Estima-se que esse procedimento gerará economias de cerca de 1,5% em preços ao Consumidor Reposição Eficiente de Estoques Destina-se a integrar os esforços da cadeia de distribuição em benefício do sistema de resposta rápida. Objetiva-se melhorar tempos e custos no sistema de reposição de estoques, através de pedidos automatizados vindos de depósitos ou de lojas. Quanto aos fornecedores, visa melhorar os trabalhos de logística, reduzir erros de faturamento e o número de produtos danificados e devolvidos. Esse procedimento, estima-se, gerará economias de cerca de 4,1% em preços ao Consumidor. O EDI tem importante papel a desempenhar na viabilização desse ganho. 7- ESTUDO DE CASO A título de ilustração, segue abaixo um estudo de caso verídico: Trata-se de um projeto onde a Vip-Systems (empresa onde sou proprietária e diretora técnica) ficou encarregada de desenvolver um sistema para controlar integralmente os processos de automatização das lojas e efetuar todo o controle para a integração das 140 filiais espalhadas pelo território nacional, que serão tratadas nesse documento como XYZ COMÉRCIO E VAREJO LTDA, que por questões de ética profissional o nome real não será revelado. O objetivo do projeto além dos já citados, atrela-se ao cumprimento da legislação em vigor (ICMS-156) e ao ECR - Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, que é um conceito de negócios desenvolvido nos EUA, que visa promover a colaboração entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimização de custos na cadeia de distribuição, disponibilizando um melhor produto e melhores serviços ao consumidor final. O projeto foi dividido nas seguintes etapas : 1 ª FASE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO SISTEMA Esta etapa era a responsável pela informatização básica da loja. Foi dividida nas seguintes tarefas : 1) Identificação das Necessidades 2) Definição do Software e Hardware 3) Treinamento e envolvimento dos usuários 4) Implantação do sistema e acompanhamento 5) Manutenção e Suporte 2 ª FASE INTEGRAÇÃO / CENTRALIZAÇÃO DOS DADOS Esta fase tinha como objetivo a centralização dos dados na matriz. Foi dividida nas seguintes tarefas : 1) Integração das filiais com a matriz 2) Integração da matriz com seus fornecedores 12

13 3) Projeto de comunicação para centralização da comunicação via terrestre e via satélite 3 ª FASE DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCE 13

14 1 ª FASE DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO SISTEMA A primeira fase do processo de informatização ocorreu durante os anos de 1997 e 1998, cujo objetivo era o desenvolvimento, a implantação do sistema, o treinamento e as manutenções / adaptações necessárias para a adequação aos parâmetros da loja e dos fornecedores. Basicamente, o projeto foi dividido em dois grandes grupos : 1. CHECK-OUT 2. RETAGUARDA 1- CHECK-OUT É módulo responsável pela captura dos ítens das vendas e cálculo do total a pagar. Permite selecionar mais de uma forma de pagamento e calcula o troco para o cliente. É composto por : Microcomputador Impressora Fiscal (pode ser IBM, Sweda ou Procomp) Teclado com display e slot (para cartões de crédito) Gaveta eletrônica Monitor / Display para o cliente Scanner de Código de Barras O software tem por objetivo : Efetuar a captura dos dados das vendas Efetuar o controle do caixa Atualizar o estoque, a cada item vendido Atualizar a comissão das balconistas, a cada item vendido Efetuar o controle das rotinas de segurança do sistema Controlar e administrar o processo de venda (on ou off-line) 2- RETAGUARDA Esse módulo é o responsável pelo gerenciamento de toda a loja. Em termos de hardware, é composto por : SERVIDOR O servidor é o equipamento responsável pelo armazenamento e centralização local dos dados. O software que o administra é o NOVELL 4.11 com intranet. O cabeamento utilizado é do tipo par trançado NO-BREAK Sua função é manter os micros ligados quando houver uma queda ou paralização de energia elétrica, por um período máximo de 2 horas. O equipamento utilizado é da SMS HUB É o responsável pela comunicação entre os micros do caixa, retaguarda, estoque e servidor. Nele estão conectados todos os cabos dos respectivos micros. O equipamento utilizado é da 3Com, com 16 portas MODEM É o equipamento utilizado para efetuar uma comunicação via linha telefônica. Está ligado ao micro da retaguarda. Através dele é feita comunicação com a Central ou com a Vip-Systems MICRO DA RETAGUARDA: Trata-se de um microcomputador que será composto por uma CPU, teclado, monitor, modem, zip drive (para backup) e impressora laser e terá como função : efetuar a reorganização dos arquivos lançamento de notas fiscais 14

15 manutenção no cadastro de produtos, fornecedores, balconistas emissão dos relatórios gerenciais remarcações de preços pesquisas diversas sobre produtos e fornecedores comunicação com a VIP e a Matriz entre outros IMPRESSORA LASER É o equipamento responsável pela emissão dos relatórios. O modelo utilizado é a HP 6 L MICRO DO ESTOQUE: Trata-se de um microcomputador composto por uma CPU, teclado, monitor e impressora de etiquetas de código de barras (Allegro). Sua função é : emissão das etiquetas de código de barras consulta de mercadorias lançamento de borderôs ressuprimento controle de estoque em geral 2 ª FASE INTEGRAÇÃO / CENTRALIZAÇÃO DOS DADOS O item 1 - Integração das filiais com a matriz - já está em funcionamento, porém de forma caseira. As lojas possuem comunicação com a matriz através de software de comunicação (PC Anywhere) e através de conta de EDI da IBM. O item 2 - Integração da matriz com seus fornecedores também funciona de forma artesanal. A matriz troca mensagens de EDI com seus maiores fornecedores e depois distribui os pedidos eletronicamente para as filiais. Quando o item 3 estiver concluído, alguns fornecedores irão controlar o estoque de suas mercadorias on-line e serão responsáveis pelo seu ressuprimento. O item 3 da segunda fase - Projeto de comunicação para centralização da comunicação / via terrestre e via satélite - está sendo executado atualmente. As lojas estão sendo interligadas através de uma rede interna que conta com uma infra-estrutura de linhas privadas, fibras ópticas e canais de satélite. O objetivo deste projeto de comunicação é deixar as lojas on-line com a matriz e alguns fornecedores além de disponibilizar recursos para o TEF (transferência eletrônica de fundos) centralizado. Com esta modalidade de TEF as lojas não necessitarão de um servidor em cada filial, barateando assim processo. 3 ª FASE DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCE A terceira fase já está em andamento e o datawarehouse já está dando seus frutos. Através dele é possível fazer cruzamento de dados e gerar informações que estão auxiliando nas tomadas de decisões. Assim que a 2 ª fase estiver totalmente concluída, as lojas estarão on-line com a matriz e o processo de recepção dos dados das filiais será automático e eficiente, permitindo um processamento mais rápido e gerando informações precisas para as ferramentas de B.I. Esta fase deverá ser concluída até o final de CONCLUSÃO O nível de integração exigido para definição de informações que atendam as necessidades de varejo é tal, que se torna ilusória a intenção de se desenvolver sistemas de informações para a área de varejo, sem encarar o problema de forma integrada. Para tanto, não se requer um tempo maior para a implantação das tecnologia de ponta e sim uma redução do ciclo de vida de manutenção dos sistemas, por meio de uma identificação da empresa para aquisição e uso das tecnologia. A implantação de um código de barras nas pontas desde o processo de manufatura até a comercialização do produto, o uso de tecnologia de apoio a venda nas lojas, EDI, TEF e outras, sem dúvida alguma, são benefícios que trazem retorno ao negócio e minimizam as perdas, mas, sua aplicação se bem planejada e orientada, pode resultar em retornos superiores aos almejados antes de sua aplicação. Para tanto, há necessidade da formação de um modelo e processos estruturados, de forma a garantir que a arquitetura dos sistemas de informações da empresa seja orientada para atender aos objetivos do negócio. A definição da arquitetura que irá suportar as operações das empresas a nível estratégico, tático e operacional, envolve uma série de fases que retratam um 15

16 novo modelo de negócio, resultado de um esforço conjunto de executivos, profissionais de informática e consultores especializados em adequar o uso da tecnologia ás necessidades do dia-à-dia das empresas de varejo. 9- BIBLIOGRAFIA 1- Encartes técnicos : Revista Automação - Publicação mensal que relata assuntos relacionados ao mundo da automação, marketing, negócios, logística. Guia de Referência Legislação Fiscal - Apresenta orientação e esclarecimento aos usuários e interessados, quanto aos procedimentos fiscais necessários a aquisição, uso e instalação de equipamentos emissores de cupom fiscal (ECF) - Guia de Referência "Como Automatizar sua loja" - Desenvolvido com o objetivo de atender às necessidades de pequenos e médios comerciantes, de todos os ramos, que têm planos de adotar a automação 2- Vera Dantas Guerrilha Tecnológica (Livros Técnicos e Científicos Editora Ltda1988). 3- Revista Automasoft (edições de jan/97, fev/97,mar/97, abr/97) 4- SIMPRO - Instituto Brasileiro para Simplificação de Procedimentos Comerciais 10- GLOSSÁRIO CONVÊNIO Norma contratual celebrada em reuniões com as Secretarias da Fazenda Estaduais e publicada pelo Poder Executivo (CONFAZ), que ratifica ou não na forma de Decreto. COTEPE Comissão Técnica Permanente do ICMS, órgão que tem a responsabilidade de homologar os equipamentos fiscais e elaborar os convênios fiscais. CRE Caixa Registradora Eletrônica CUPOM FISCAL Documento fiscal emitido em bobina de papel nas operações realizadas pelo equipamento fiscal. EAN Entidade internacional que administra o sistema padrão de numeração de produtos, serviços e locais, o uso dos códigos de barras e a linguagem EANCOM para EDI. A EAN BRASIL é sua representante oficial em nosso país. EAN significa "European Article Numbering". ECF Equipamento Emissor de Cupom Fiscal com capacidade de efetuar o cálculo do imposto por alíquota incidente, indicando, no cupom fiscal, o grande total (GT) acumulado, o símbolo característico de acumulação no totalizador, e situação tributária da mercadoria. ECF-IF Atende as disposições para o ECF-PDV, sendo constituído de módulo impressor, módulo gerenciador e periféricos. ECF-MR Equipamento que apresenta a possibilidade de identificar as situações tributárias das mercadorias através da utilização de totalizadores parciais. ECF-PDV 16

17 Equipamento que apresenta a possibilidade de identificar a descrição, quantidade e situação tributária de cada mercadoria registrada. EDI Ferramenta de comunicação que possibilita a transmissão, entre computadores de empresas, de documentos de negócios pré-formatados segundo um padrão comum. A comunicação é,em geral, intermediada por empresas chamadas VAN que operam serviços de recepção, guarda e retransmissão de mensagens, como se fossem "caixas postais eletrônicas". A sigla EDI significa "Eletronic Data Interchange" ou, no Brasil, "Intercâmbio Eletrônico de Dados". IF Impressora Fiscal. PDV Terminal Ponto de Venda. Principal ferramenta da automação de lojas. Equipamento que, além de registrar a venda ao cliente, funciona como a principal estação de captação de dados dentro da loja. A ele acoplam-se outros recursos (scanners, leitores de cartão, impressoras de cheque, consultas, etc.). É através dele que são registrados os produtos vendidos, as devoluções, os preços cobrados, descontos concedidos, as operações com dinheiro/cheques/cartões, hora, data, etc., bem como são acionados os sistemas de baixa e controle de estoque, apuração de tributos, contabilização e outros. Hoje é chamado de ECF - Emissor de Cupons Fiscais. TEF Sistema que liga "on-line" a loja ao banco, permitindo que, pela leitura do cartão magnético e digitação da senha do correntista, ocorra a transferência automática da conta bancária do cliente para a conta bancária da loja. 17

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