O ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI): A IMPORTÂNCIA DA PADRONIZAÇÃO

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1 O ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI): A IMPORTÂNCIA DA PADRONIZAÇÃO Ana Paula da Silva Góes UFRJ/COPPE: C.P cep.: Cidade Universitária/Ilha do Fundão - Rio de Janeiro/RJ Abstract: Electronic Data Interchange (EDI) consists in the interchange of structured and standardized data between computers belonging to parties involved in business relationship. It has potential to improve efficiency in production processes of a firm, but its development involves distinct costs in its implementation and operation. Training is a factor on implementation that is more expensive than usually preview, and so is the process of standardization, which involves not only standardization of protocols and messages, but standardization of organizational processes. This aricle discusses the aspects of this process of standardization, its advantages and disadvantages. Key Words: EDI; standardization; coordination processes 1. Introdução e Objetivos De acordo com a literatura recente, o EDI é a forma mais importante de comércio eletrônico business-to-business, com o potencial de aumentar a velocidade das operações, a eficiência dos processos, e de reduzir os custos operacionais e de processamento de informações entre as firmas. Contudo, sua implementação e operação envolve problemas e entraves ainda a serem superados, tais como a existência de vários protocolos de transmissão e o dilema das empresas entre padronizar ou não seus processos organizacionais, em virtude da padronização das mensagens que elas trocam entre si. Desta forma, o objetivo deste trabalho é discutir estas dificuldades, suas origens e conseqüências para a implantação desta tecnologia e posterior integração das empresas que dela se utilizam. 2. A Estrutura do EDI: Benefícios Potenciais e Custos para Implementação Os benefícios potenciais da utilização do EDI são muitos, resultando no aumento da competitividade das empresas, porque, entre outras ações, o EDI tem o potencial de ampliar e aumentar a velocidade do acesso à base industrial, de permitir um controle mais estreito e mais dinâmico sobre a performance das vendas e ações de todos os tipos, de fornecer heads-up preciso e de curto prazo aos atores do canal de logística (incluindo total comunhão com a execução da ferramenta just-in-time), de proporcionar mais agilidade e eficiência nos processos produtivo e de administração (incluindo redução do lead time administrativo), e de provocar minimização de custos transacionais (menos pessoas envolvidas no processo, economias advindas da redução do tempo de processamento).

2 Além disso, automatiza decisões lógicas (através de sistemas inteligentes, que trabalham e analisam automaticamente as informações), e, acima de tudo, melhora a qualidade da informação, estreitando laços comerciais (envolve maior confiança e parceria entre fornecedores, prestadores de serviços e clientes), permitindo a sincronia perfeita das fases do processo produtivo. Proporciona também, além de tudo, queda de gastos com tarifas telefônicas (já que são efetuadas apenas ligações de tarifação local - para a provedora do serviço). Contudo, a implementação do EDI também envolve custos, como a automação prévia dos processos da firma, exigindo uma estrutura de informática já instalada e funcionando bem, e muitas vezes as empresas não têm recursos para fazê-lo. Os investimentos em hardware e software podem ser bem consideráveis, porque não envolvem apenas aquisição, instalação, manutenção e acompanhamento dos upgradings (versões atualizadas), mas também a escolha ideal do software e o seu desenvolvimento por parte da empresa, especificamente para a tarefa a qual ele se destina. Aliado a isso, outro fator de custos a ser considerado é o treinamento (e o posterior retreinamento). Nem sempre os recursos humanos de que a empresa dispõe estão preparados ou capacitados para executar as novas tarefas. Desta forma, às vezes é necessário, além do treinamento específico para a função, um treinamento mais genérico, envolvendo cursos básicos de informática, entre outros, e isto também requer um considerável montante de recursos. É importante notar também que uma automação eficiente não significa apenas adquirir bons equipamentos, um bom hardware e o proporcionar treinamento adequado; significa também adaptar os processos da firma a esta nova estrutura, o que é sempre mais difícil. Não adianta apenas computadorizar velhos procedimentos, ou incluir no novo escopo apenas algumas tarefas, e manter fluxos paralelos de papéis. É necessário mudar a forma com que os processos são executados, de forma a extrair o máximo potencial de sua automação. Desta forma, para que os benefícios provenientes da implementação do EDI sejam plenamente realizados, as empresas têm de enfrentar certos custos que, muitas vezes, tornam-se entraves nos seus processos decisórios relacionados à escolha de adotar esta nova tecnologia, e entraves durante sua operação, relacionados à padronização, em vários aspectos. Segundo Eric Brousseau (1994): o EDI consiste na troca de mensagens estruturadas e padronizadas entre computadores pertencendo a partes envolvidas em uma relação de negócios. Assim, não importando o enfoque da definição, poder-se-á notar que o EDI sempre envolverá a troca de mensagens que obedeçam a uma forma similar e inteligível (o padrão ou protocolo de comunicação), através de uma estrutura de telecomunicações aliada a uma estrutura computadorizada, preferencialmente e primordialmente sem a intervenção humana. Isto significa que o EDI não se refere à transmissão de mensagens de forma livre, porque seu interesse principal é, certamente, permitir a automação de comunicações interfirmas e dos processos de manipulação de informações a elas associadas, permitindo que parceiros de negócios aumentem a precisão da sua troca de informações, e que acelerem estas trocas. Segundo a OECD (1996), padrões EDI são documentos que referenciam os termos, formas e procedimentos de transações comerciais. Sua função é compatibilizar os sistemas e simplificar as transações. Assim, elementos de uma mensagem EDI são padronizados para que a informação transmitida seja lida pelo receptor sem muitas traduções. A

3 informação trocada deve, então, estar em um formato padrão para que seja legível pelos computadores de ambas as partes. Contudo, isto não significa que as partes têm de usar exatamente os mesmos padrões: padrões compatíveis (que utilizem sintaxes e baseados em vocabulários similares) seriam suficientes. De acordo com Brousseau, um padrão EDI pode ser quebrado em duas grandes categorias de componentes: um diretório de dados (equivalentes às palavras nas linguagens humanas), e uma sintaxe (conjunto de regras que controlam a estrutura de uma mensagem; assemelhase à função gramatical na linguagem humana). Regras de sintaxe definem outros componentes, como segmentos (um grupo de elementos de dados logicamente relacionados - como nome e endereço), segmentos de serviço (implementados na mensagem para habilitar o processamento automático no receptor), regras hierárquicas (já que a posição dos diversos segmentos na mensagem influencia seu significado), e mensagens (um grupo de segmentos correspondendo a uma transação específica, como uma fatura). Estes componentes habilitam os usuários a construir mensagens úteis. 3. Os Estágios de Implementação do EDI em uma Firma De acordo com o estudo da OECD, há quatro estágios pelos quais uma firma passa no processo de implementação do EDI: definição da mensagem (envolvendo consenso na definição da informação a ser transmitida e sua representação), elaboração da mensagem já definida por grupos de atores econômicos que têm relações contínuas de comércio, para esclarecer as maneiras nas quais ela será utilizada (inclundo definição de regras de utilização da mensagem e condições nas quais será enviada, as escolhas opcionais e compulsórias dentro da mensagem e alguns dos códigos), definição do tipo de protocolo de comunicação a ser utilizado (tendo de ser compatível com os sistemas de ambos os parceiros) e implementação do software por parte de cada um dos parceiros. 4. As Dificuldades Relacionadas à Padronização Nesta seção serão expostos três âmbitos na discussão da padronização: o dilema entre a utilização de sistemas proprietários ou abertos, a dificuldade de conciliação de interesses globais e regionais, e a possibilidade e/ou necessidade de padronizar processos organizacionais entre parceiros comerciais em virtude da padronização das mensagens que eles trocam Os Primórdios do Processo de Desenvolvimento dos Sistemas EDI e o Conflito Sistemas Proprietários X Sistemas Abertos No início, o EDI era utilizado entre firmas que adquiriram vantagem competitiva por serem pioneiras, normalmente firmas poderosas no mercado, ou entre firmas de pequenas comunidades de organizações mais ou menos homogêneas, que negociavam com grande intensidade. Nesta fase, os benefícios da utilização do EDI eram altos, e os custos de harmonização dos sistemas de informação eram baixos, porque, ou as transações realizadas eram altamente padronizadas dentro de uma comunidade de negócios, ou porque as firmas poderosas impunham seus padrões (sistemas proprietários). Com o tempo, provou-se que este modelo não é o mais apropriado, já que, se o número de envolvidos na rede aumenta, os benefícios aumentam, mas também os custos de harmonização. Isto representa um ônus para as firmas que lidam com multiplicidade de

4 sistemas proprietários locais, situação que favoreceria a tentativa de se instalar sistemas abertos e mais colaborativos. Neste âmbito, tem-se o primeiro conflito: embora as grandes empresas queiram impôr a seus colaboradores menos poderosos os seus próprios sistemas e padrões, correm o sério e palpável risco de serem ultrapassados pelos referidos sistemas abertos, desenvolvidos por outras companhias ou grupos de empresas. Desta forma, pode-se notar que, como a homogeneidade dos envolvidos vai diminuindo, e a complexidade das relações vai aumentando à medida em que as cadeias vão-se tornando mais volumosas, aumenta a dificuldade de enredar novos atores, o que pode comprometer a viabilidade dos sistemas EDI O Desenvolvimento dos Padrões: Interesses Regionais X Interesses Globais As evidências empíricas mostram o desenvolvimento dos padrões de EDI em um nível cada vez mais universal - do nível setorial ao nacional e ao global. Assim, seu desenvolvimento envolve a padronização da troca de informação de três tipos: protocolos de troca de dados, para permitir a comunicação entre máquinas e redes, desenvolvimento de mensagens, no sentido da concordância entre a informação requerida para uma transação, e harmonização dos dados, para reduzir a ambigüidade sobre a informação trocada. Progressos consideráveis têm sido realizados com relação aos protocolos de troca de dados, através dos esforços de ofertantes de tecnologia e da existência de padrões públicos e industriais. Embora possa haver problemas técnicos, soluções técnicas mais ou menos universais estão disponíveis, já que há softwares no mercado para lidar com a comunicação envolvendo diferentes protocolos e sistemas de rede. Agora, a responsabilidade pelo desenvolvimento das mensagens voltou-se para o nível global, com o papel crescente do processo UN/EDIFACT para desenvolvimento de padrões EDI. O EDIFACT tem sido bem sucedido em desenvolver a sintaxe EDI, resultando-se de fato em um padrão global de uso. Contudo, o problema reside em desenvolver padrões de mensagem globais. Isto porque os padrões EDI globais têm a intenção de construir mensagens não ambíguas, mas não de definir a composição exata de todas as mensagens possíveis! Este problema pode ser analisado por dois aspectos: primeiramente, é difícil a conciliação de diferentes interesses, nacionais e setoriais, no desenvolvimento de padrões de mensagens globais. Além disso, em alguns casos, os padrões globais oferecem tantas alternativas que faz-se necessária a aplicação de sub-padrões, onde as comunidades locais de comércio adaptassem os padrões de mensagem a seus propósitos particulares, o que descaracteriza o caráter global do padrão. O segundo aspecto, trata da dificuldade na padronização de práticas de negócio e organizacionais: o EDIFACT foi pressionado e limitado pela dificuldade de reconciliar os requerimentos conflitantes e específicos de diferentes práticas de negócios de diferentes indústrias, e de práticas organizacionais de diferentes firmas. A discussão deste aspecto será mais aprofundada na próxima seção O Desenvolvimento dos Padrões: A Padronização dos Processos Organizacionais

5 O desenvolvimento do EDI requer um processo de padronização, como já foi discutido anteriormente. Contudo, segundo Brousseau, esta padronização não consiste apenas na padronização das mensagens e dos protocolos de comunicação do EDI. Uma padronização organizacional é também necessária, já que as mensagens EDI referem-se a procedimentos de coordenação específicos. Mas, em sua visão, um estudo detalhado da implementação do EDI entre companhias fornece outro panorama das economias desta tecnologia e de sua padronização, já que as mensagens EDI estão fortemente relacionadas a práticas de negócios específicas, porque incorporam estas práticas. Além disso, mais do que sendo implementado apenas para automatizar processos de coordenação já existentes, o EDI é principalmente usado para modificá-los. Desta forma, o racional do EDI não é mais percebido como a simples automação de trocas de informação, mas como o uso de técnicas de comunicação adequadas a práticas, especialmente novas, de negócios. Tendo em vista este panorama, além da questão da padronização da comunicação, um problema de padronização organizacional aparece, em virtude de dois fatores: 1)a natureza das mensagens que são trocadas entre as companhias refere-se a procedimentos de coordenação específicos. Como conseqüência, a padronização das mensagens trocadas pede a padronização de processos de coordenação entre as firmas. 2)a natureza de certas categorias de relações inter-firmas requer habilidades que induzem certos tipos de configurações organizacionais internas. O racional da padronização do EDI tem, então, de ser avaliado levando em conta as conseqüências e as restrições deste fenômeno induzido de padronização de processos de coordenação inter-firmas Neste âmbito, os padrões EDI universais não permitem, de fato, comunicação universal; apenas habilitam os usuários a criarem mensagens operacionais. Isto porque as mensagens EDI estão ligadas a práticas de negócios; ou seja, são projetadas pelos usuários para trocar a informação que é requerida por seus processos de coordenação. Isto limita a comunicação e o uso dos padrões universais, já que as mensagens operacionais do EDI tornam-se, desta forma, muito específicas à indústria ou à comunidade de negócios. Isto leva à interpretação de que a extensão das técnicas EDI pressiona a padronização dos processos de coordenação utilizados pelos agentes, em virtude de dois fatores: em primeiro lugar, a existência de mensagens operacionais favorece a emergência de interfaces interorganizacionais padronizadas. Como as mensagens EDI são fortemente correlacionadas com arranjos inter-organizacionais específicos, as firmas que já usam EDI com alguns parceiros comerciais vão tentar duplicar suas transações feitas via EDI com seus outros parceiros. Isto as levará a reproduzir sempre que possível os mesmos tipos de arranjos organizacionais que já estão atingidos pela nova tecnologia, porque isto possibilita que eles diluam os custos de implementação e desenvolvimento do EDI através de um amplo conjunto de transações inter-firma, e, adaptando as características dos arranjos de coordenação da transação marginal às mensagens operacionais já existentes, as firmas evitam gastar com o desenvolvimento de novas mensagens e novas adaptações de sistemas operacionais. Em segundo lugar, a usabilidade de técnicas EDI está fortemente correlacionada ao uso de processos de coordenação específicos. De fato, o EDI contribui para diminuir custos e melhoria de eficiência quando é implementado em conjunto com mudanças substanciais em processos de coordenação. Ou seja, o grande potencial do EDI é quando habilita parceiros

6 comerciais a implementarem arranjos de coordenação intensivos em informação que são globalmente mais eficientes que técnicas de coordenação que economizam informação, usados ex-ante (por causa da restrição na habilidade em comunicar e processar a informação). Assim, o uso do EDI é fortemente relacionado a um processo de UNIFORMIZAÇÃO DE ARRANJOS DE COORDENAÇÃO, e isto se dá por três razões: Primeiramente, se as firmas querem implementar mais JIT, processos de coordenação mais flexíveis ou mais estimulantes com seus parceiros, é porque estes processos se ajustam melhor às exigências com relação à eficiência e custos inerentes a suas indústrias. Elas são, então, encorajadas a usar o mesmo tipo de arranjos de coordenação com a maioria dos seus parceiros. Segundo, as firmas estão interessadas em diluir os custos de implementação e desenvolvimento de novas técnicas de coordenação (e novas técnicas de comunicação associadas) sobre muitas transações (mesmo que elas tenham sido previamente executadas através de vários arranjos). Certamente estes novos processos de coordenação (especialmente JIT) necessitam de mudanças substanciais dentro das firmas. As mudanças organizacionais requeridas, redesign de processos produtivos, treinamento, novos equipamentos, etc., geram custos que os fornecedores e compradores querem diluir no mais amplo conjunto de transações possível. Por fim, para fazer transações externas, uniformizar o lado da compra e da venda simplifica o gerenciamento de relações externas Contudo, esta padronização, na opinião de Brousseau, nem sempre é possível ou desejável, e ele enumera, para isto, suas razões: há processos de coordenação que requerem o uso de técnicas de comunicação informais (por exemplo, humano-intensivas e baseadas em interações face-a-face), porque, ex ante, é muito complexo (por exemplo, muito demorado, muito caro ou simplesmente impossível) prever todos os requerimentos futuros de troca de informação. Como as técnicas EDI e processos de coordenação eficientes a elas relacionados podem ser implementados apenas quando a maior parte das operações no futuro próximo podem ser planejadas ex ante, estas técnicas nem sempre podem ser implementadas os procedimentos de coordenação que requerem fortemente o uso de EDI implementam um tipo especial de flexibilidade: a flexibilidade programada. Este tipo de flexibilidade é mal adaptada nas indústrias onde um alto nível de incerteza tem de ser superado, ou em indústrias onde o cumprimento das economias potenciais de escala e externalidades tecnológicas requerem o uso de regras de coordenação relativamente rígidas (por exemplo, baseadas em planejamento de longo prazo). Pode ser perigoso forçar uma generalização do uso do EDI e JIT ou soluções de coordenação flexíveis e de incentivos relacionados. Pode-se pensar que este perigo é só potencial, já que o EDI e suas técnicas de coordenação relacionadas serão implementadas apenas quando forem eficientes. Contudo, por causa de efeitos políticos ou de mercado, algumas firmas podem se ver forçadas a usar técnicas de coordenação que não satisfaçam suas necessidades, o que leva a um ponto sub-ótimo de um ponto de vista coletivo. Isto levaria à adoção de técnicas de coordenação mal-adaptadas que podem gerar disfunções, ou simplesmente fontes de transferência de ineficiência de uma firma para outra. Assim, embora o EDI e técnicas de coordenação associadas possam

7 ser difundidas através da indústria, isto não significa que este movimento sempre resulte em melhoramentos na eficiência. Em um mundo de incerteza radical, há um enorme risco potencial em dar respostas organizacionais uniformes a problemas de coordenação. Em um mundo assim, as firmas não podem basear seus processos de otimização intertemporais em expectativas racionais. As escolhas devem ser feitas passo a passo, de acordo com restrições de recursos (humanos, físicos, financeiros) que foram herdados do passado. As estratégias devem ser adaptativas, através das quais as firmas tentam otimizar a valorização de seus recursos presentes, evitando utilizá-los de uma forma que limite demais seu comportamento futuro. A tradução para termos organizacionais é que firmas não devem implementar arranjos organizacionais que restrinjam seu potencial futuro para adaptar-se a contingências. Já que os processos de coordenação, em sua maioria, não são completamente flexíveis (estão baseados em capacitação manufatureira, know how da firma, capital humano, etc., e, assim, difíceis e demorados para transformar), manter um nível mínimo de flexibilidade ao nível da firma e da indústria induz a manutenção da diversidade nos processos de coordenação. Consequentemente, há muitas razões para manter tipos de processos de coordenação além daqueles baseados em JIT, flexíveis e de incentivo que são associados ao EDI. Eles têm suas limitações, mas também possibilitam assegurar a coordenação, limitar incerteza endógena, desenvolver a confiança, etc. o baixo nível de flexibilidade dinâmica também torna a uniformização dos processos de coordenação não ideal. Como a implementação do EDI e técnicas de coordenação combinadas entre parceiros requer um nível de investimento específico, e a concordância no uso de práticas de negócio comuns, fica difícil mudar para outros parceiros. Além disso, o EDI tende a tornar rígidas as respostas organizacionais. A remoção da mediação humana na coordenação inter-organizacional requer uma concordância ex-ante sobre o conteúdo das mensagens que serão trocadas. Já que uma dada mensagem EDI atende aos requerimentos da troca de informações de um tipo de arranjo interorganizacional, é provável que não atenda aos requerimentos de informação de novos arranjos. Como conseqüência, estes novos arranjos irão requerer o desenvolvimento de novas mensagens. Isto fará as mudanças organizacionais mais difíceis, porque por um lado, o EDI aumenta a eficiência do arranjo existente e, por outro, adiciona custos de transformação. Desta forma, pode-se concluir que, de fato, o EDI e técnicas de coordenação relacionadas implementam flexibilidade, mas de um tipo muito particular: a flexibilidade pré programada. Esta flexibilidade estática é bem diferente da flexibilidade dinâmica. Estes fatores trazem à tona um grande paradoxo relacionado ao uso do EDI: as características de seus protocolos universais e sua lógica induzem à uniformização de processos organizacionais, mas esta uniformização traz problemas e, muitas vezes, pode não ser nem factível, nem conveniente. 5. Conclusões

8 Este trabalho teve como objeto de estudo uma das mais discutidas dentre as novas tecnologias de informação: o EDI. Seu objetivo foi mostrar que, embora seus beneficios potenciais sejam muitos, há problemas relacionados a sua implantação e operação. A introdução do EDI provoca muitos bons impactos na empresa que o adota; contudo, fica claro que os custos envolvidos na implementação da tecnologia vão além dos gastos na aquisição de equipamentos, e que o fator humano, no que concerne a treinamento e formação mais qualificada, é decisivo para o sucesso do processo. Além disto, uma cuidadosa reformulação organizacional prévia se faz necessária, já que, simplesmente automatizar velhos processos não é o objetivo principal do EDI, e sim intensificar a troca de informações de uma maneira mais eficiente. Em segunda instância, um problema maior e ainda não totalmente solucionado vem à tona: a padronização. Sua discussão tem duas faces: em primeiro lugar, a necessidade de um formato padrão pré-acordado para a troca de mensagens é premente, sendo que o importante, na verdade, é que este formato, mais do que definir as mensagens, permita que não haja ambigüidades na interpretação de seu conteúdo. Em segundo lugar, existe a necessidade de padronização de processos organizacionais entre as firmas que negociam via EDI, uma questão complexa e ainda não totalmente elucidada, já que, em primeira análise, vislumbra-se a necessidade da padronização dos referidos processos para o sucesso das trocas, mas, em uma observação mais aprofundada, verifica-se que este processo tem seus inconvenientes, e que ainda não se tem uma solução mais adequada para este conflito. Desta forma, embora já em grande processo de difusão, o EDI ainda levanta questões de grande importância e ainda não esclarecidas em sua totalidade. 6. Bibliografia ALPAR, P., HASENKAMP, U. Communication Cost Economics: A Framework and its Application to Electronic Commerce in the European Union. In PALVIA, P., PALVIA, S., ROCHE, E. GLOBAL INFORMATION TECHNOLOGY AND SYSTEMS MANAGEMENT. Nashua, Ivy League Publishing, 1996 BROUSSEAU, E. EDI and Inter-Firm Relationships: Toward a Standardization of Coordination Processes? Information Economics and Policy, v.6, p , 1994 GÓES, A. P., A Introdução do Electronic Data Interchange na Companhia Siderúrgica Nacional. Anais do XVI ENEGEP. Piracicaba, outubro, 1996 KÜHN PEDERSEN, M. Explaining the Diffusion of EDI: Enter EDI - Exit the Technical Determination Thesis of Interorganizational IT Networks. In: SOCIAL SCIENCES - THE SOCIAL SHAPING OF INTERORGANIZATIONAL IT SYSTEMS AND ELECTRONIC DATA INTERCHANGE. Proceedings of The PICT/COST A4 International Research Workshop. Edinburg, apr 1993 OECD: The Economic Dimension of EDI, 1996

9 WILLIAMS, R., GRAHAM, I., SPINARDI, G. The Social Shaping of Electronic Data Interchange. In: SOCIAL SCIENCES - THE SOCIAL SHAPING OF INTERORGANIZATIONAL IT SYSTEMS AND ELECTRONIC DATA INTERCHANGE. Proceedings of The PICT/COST A4 International Research Workshop. Edinburg, apr 1995

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