Gerência de Projetos. Gestão da Tecnologia da Informação Faculdade de Tecnologia Senac Goiás. Elias Ferreira 2011

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1 Gerência de Projetos Gestão da Tecnologia da Informação Faculdade de Tecnologia Senac Goiás Elias Ferreira 2011

2 História Surgiu na década de 50, Pentagono, EUA Frederick Winslow Henry Gantt Objetivo: gerenciar pesquisa e desenvolvimento do míssil do submarino Polaris A Gerência de Projeto surgiu como uma disciplina nos Estados Unidos. Seu percussor foi Henry Gantt, especialista em técnicas de planejamento e controle, que utilizou o gráfico de barra como uma ferramenta de gerência do projeto, associado às teorias de Frederick Winslow Taylor da administração científica.

3 A história do Gerenciamento de Projeto Em 1969, o Project Management Institute (PMI) iniciou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento para servir aos interesses das mais diversas empresas, da indústria de software à de construção. Em 1981, os diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento de um guia de projetos, o Project Management Body of Knowledge, contendo os padrões e as linhas mestras das práticas que passaram a ser amplamente utilizadas PMI: organização sem fins lucrativos que regulamenta padrões de gerenciamento de projetos. Publica o PMBoK

4 Benefícios do Gerenciamento de Projetos Melhora da produtividade, fornecendo o caminho mais direto para a solução do problema Aumento de lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia em soluções erradas Melhora nas comunicações em todos os níveis nos esforços de trabalho Melhor acompanhamento e controle de trabalho por meio de melhores informações Maior clareza no planejamento do trabalho e no processo de execução

5 O que é Sucesso em Projetos? Ser concluído dentro do tempo previsto Ser concluído dentro do orçamento previsto Ter utilizado os recursos eficientemente e sem desperdícios Ter atingido a qualidade e a performance desejada Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização Não ter agredido a cultura da organização Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado.

6 Fatores que evidenciam fracasso em projetos Falta de apoio da administração Definição deficiente de autoridade e responsabilidade para a equipe de projetos Má relação com as partes envolvidas no projeto Falta de participação da equipe de projetos na tomada e na execução de decisões Recursos inadequados.

7 Crescimento do gerenciamento de projeto Os motivos principais para o crescimento de técnicas de gerenciamento de projetos são: Complexidade das soluções Necessidade de qualidade Justificativa dos custos Prazos agressivos

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9 O que é Projeto? Segundo o PMI, livro [PMBOK 2004] projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo Temporário significa que o projeto possui um início e um fim definidos. Exclusivo significa que o resultado final do projeto é diferente dos resultados de outros já produzidos. Exemplo de projeto: a construção de uma casa Obs: a casa em construção também faz parte do projeto (corresponde à execução do projeto depois de seu planejamento) Outros exemplos: viagem, ganhar muito dinheiro, tornar-se famoso, construir um software, etc.

10 O que é Projeto? (Pfeiffer, 2005) um conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem executadas com responsabilidade de execução definidas, a fim de alcançar determinados objetivos, dentro de uma abrangência definida, num prazo de tempo limitado, com recursos específicos, e criando algo novo.

11 O que é Projeto? Segundo o PRINCE2, projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos (ou resultados) de negócio de acordo com uma justificativa de negócio acordada

12 O que é Programa? Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios que não poderiam ser alcançados se gerenciados individualmente.

13 O que é ser Gerente de projeto? É o profissional responsável por integrar todos os assuntos que envolvem o projeto, é responsável por planejar as ações necessárias, para atingir os objetivos definidos, acompanhar a execução do que foi planejado e garantir um encerramento com sucesso. Função do Gerente de Projeto Produzir o produto do projeto no tempo adequado dentro do orçamento, com qualidade e performance exigida. Formar o time de projeto e motivá-los. Gerenciar os riscos, saber negociar, comunicar, etc.

14 O que é ser Gerente de projeto? Pesquisa sobre o profissional ideal: Saber escutar e influenciar ser organizados carisma empatia motivação atitude coerência segurança energia visão delegação flexibilidade criatividade paciência experiência conhecimento em projetos

15 Escritório de Projetos A Project Management Office (PMO) é um departamento dentro de uma empresa que define e mantém padrões para gestão de projetos dentro da organização. Unidade organizacional que centraliza e coordena os elementos que compõem o projeto sob seu domínio. Operam desde a forma de treinamento e estabelecimento de políticas e padrões até o efetivo gerenciamento e/ou acompanhamento de projetos. O objetivo principal de um PMO é conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos. Com o tempo, geralmente um PMO passará a ser a fonte de orientação, documentação e métricas relacionadas com as práticas que intervêm na gestão e execução de projetos na organização.

16 Ciclo de Vida do Projeto Esta relacionado com as fases de um projeto As fases são determinadas pela área de aplicação em que o projeto será executado. Exemplo: Construção civil: estudo de viabilidade, planejamento, desenho, construção e entrega. Software: análise, projeto, construção, testes e implantação.

17 Ciclo de Vida do Gerenciamento do Projeto Conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado Os grupos de processos se sobrepõem e interagem de formas diversas trocando informações entre si conforme o andamento do projeto. Segundo o PMBoK (4ª ed.) são classificados em cinco grupos: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento/Contro le; Encerramento.

18 Ciclo de Vida do Gerenciamento do Projeto

19 Ciclo de vida do Gerenciamento do Projeto Iniciação: é reconhecido que um projeto ou fase vai ter início. Planejamento: é feita a identificação e manutenção do plano de trabalho necessário ao alcance dos objetivos propostos pelo projeto Execução: ocorre a coordenação de pessoas e demais recursos para executar o plano. Monitoramento e controle: garante que os objetivos do projeto são balanceados através da monitoração e medição do progresso, bem como através da adoção de medidas corretivas quando necessário Encerramento: ocorre a aceitação formal de realização de uma fase ou projeto.

20 PDCA x Ciclo de Vida do GP

21 Gaste 30% do tempo em planejamento e economize na duração da execução do projeto. O equivalente a 15% do orçamento deve ser gasto em planejamento.

22 Documentos Produzidos Termo de Abertura do Projeto: autoriza formalmente o projeto. Declaração do Escopo do Projeto: determina qual o trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas. Plano de Gerenciamento do Projeto: determina como o trabalho será realizado.

23 RUP e Gerenciamento de Projeto O RUP - Rational Unified Process é uma metodologia completa criada pela Rational para conduzir a grandes projetos de software. O Gerenciamento de Projetos é uma das disciplinas abordadas pelo RUP

24 Partes Interessadas (STAKEHOLDERS) São os indivíduos e organizações ativamente envolvidos ou cujos interesses possam ser positiva ou negativamente influenciados pela execução do projeto ou pela sua conclusão. Os principais são: gerente do projeto o cliente a organização executora membros da equipe do projeto o patrocinador a sociedade em geral equipe o usuário final fornecedores

25 Estrutura Organizacional Significa como uma empresa é organizada para desenvolver as suas funções. O segredo para avaliar o tipo de organização que você trabalha é avaliar quanta autoridade a alta diretoria pretende delegar aos gerentes de projetos. Estruturas organizacional Funcional Projetizada Matricial estrutura matricial fraca estrutura matricial balanceada estrutura matricial forte

26 Estrutura Funcional O nível de autoridade do gerente de projeto é pouca/nenhuma autoridade oficial. Normalmente chamado de líder, coordenador,...; Definição: a empresa é agrupada por áreas de especialização dentro de diferentes áreas funcionais de maneira hierarquizada (por exemplo, uma empresa de telecomunicações pode ser estruturada, ou organizada, em departamentos de marketing, contabilidade, vendas, engenharia e outros) Este tipo de organização é configurado de maneira hierárquica (com cadeia de comando). É uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

27 Estrutura Funcional

28 Estrutura Projetizada Praticamente o oposto das organizações funcionais Definição: Toda a empresa é estruturada conforme os projetos que ela desenvolve; diz-se que é organizada por projetos ou baseada em projetos Quase sempre, os gerentes de projeto têm total autoridade sobre o projeto e são subordinado ao CEO (Chief Executive Officer) Funções de apoio (RH, Contábil, etc) podem responder diretamente aos gerentes de projeto ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.

29 Estrutura Projetizada

30 Estrutura Matricial Definição: Pretende maximizar as forças e minimizar as fraquezas das estruturas funcionais e projetizadas; Pode ser quebrada em três categorias: Matricial Fraca Matricial Balanceada Matricial Forte

31 Organização Matricial Fraca Não há a figura do Gerente de Projetos Existe uma equipe designada para o projeto A priorização das atividades do projeto é baixa, tendo em vista que as equipes ainda estão subordinadas ao departamento de origem. Mantem muitas das características de uma Organização Funcional

32 Organização Matricial Fraca

33 Organização Matricial Balanceada Há a figura do Gerente de Projetos Embora a organização matricial balanceada reconheça a necessidade de um gerente de projetos, ela não fornece ao gerente de projetos autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros do projeto. O Gerente de Projeto tem pouca autonomia Há aumento considerável dos conflitos, em função do superior não estar claramente definido.

34 Organização Matricial Balanceada

35 Organização Matricial Forte O Gerente de Projeto tem mais autonomia Equipes comprometidas com o projeto Prioridade dos projetos dentro da organização é alta Possuem muitas das características da organização por projeto, e podem ter gerentes de projetos em tempo integral com autoridade considerável

36 Organização Matricial Forte

37 Influências da estrutura organizacional nos projetos

38 Habilidades da Administração Liderança: relacionada a estabelecer a direção, alinhar a equipe do projeto para alcance dos objetivos do projeto e motivação Comunicação: relacionada com a escolha da melhor forma de comunicação em cada situação: oral, escrita, formal, informal. Solução de problemas: relacionada com a definição do problema seguida da tomada de decisão. Negociação: relacionada com a busca do acordo entre as partes envolvidas.

39 Habilidades da Administração Influência na organização: relacionada com a habilidade em influenciar nas decisões, através do conhecimento do mecanismo de poder e de política da empresa. Motivação: relacionada com o estímulo para que as pessoas dediquem-se ao projeto e alcancem altos níveis de desempenho.

40 Áreas de Conhecimento - Visão Geral O Gerenciamento de Projetos envolve o tratamento de vários aspectos importantes: Gerenciamento do Escopo Gerenciamento do Tempo Gerenciamento do Custo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisições do Projeto Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto

41 Áreas de Conhecimento - Visão Geral

42 Exercícios 1. Que organização definiu os padrões válidos para as técnicas do gerenciamento de projetos? A) PMBOK B) PMO C) PMI D) PMA

43 Exercícios 2. Definir e exemplificar Projeto.

44 Exercícios 3. O vice-presidente de marketing o procura para solicitar que você mude a tela de entrada do Website da empresa, de modo a incluir um nome de usuário com, no mínimo, seis caracteres. Qual das seguinte alternativas representa isso? A) Iniciação do Projeto B) Operações continuadas C) Um projeto D) Execução do projeto

45 Exercícios 4. Qual a forma de organização retém muitas características de uma organização funcional e trata o papel do gerente de projetos mais como um coordenador ou facilitador do que como um gerente? A) Projetizada. B) Coordenada C) Matriz forte D) Matriz fraca

46 Exercícios 5. Durante a fase de planejamento, a empresa requisitou outro gerente de projetos para tomar a frente, uma vez que o projeto em questão era muito complexo, envolvendo uma série de fornecedores e o gerente atual não possua as características necessárias para o andamento esperado pelo patrocinador. Desta forma, qual a características que o novo gerente deverá possuir? A) Técnico. B) Proativo C) Expeditor D) Calmo

47 Exercícios 6. Os membros de uma equipe de projetos reclamam entre si que o gerente de projetos está solicitando uma série de tarefas que eles não têm tempo de fazer devido às suas funções técnicas na empresa. Um consultor, que naquele local chegava, foi questionado por essas pessoas sobre o que ele achava desta situação. Ele achou estranho, porque uma das funções do gerente de projetos é repassar as atividades de maneira tal que todos possam realizá-las no prazo determinado. Sendo assim, ele pediu o cronograma e viu que estava tudo de acordo. Então, ele perguntou: Quem tem o poder nesta empresa para dar direções a vocês sobre o que fazer?, e um deles respondeu prontamente: O nosso gerente que está ali!. Com esta breve situação, qual deve ser a estrutura organizacional da empresa? A) Matricial. B) Projetizada C) Coordenação D) Funcional

48 Exercícios 7. Carla, patrocinadora do projeto, solicita uma reunião ao Alexandre, gerente do projeto, para verificar o andamento. Alexandre se reúne com sua equipe e solicita uma série de informações. Quais informações terão maior relevância para o patrocinador? A) Prazo do projeto. B) O número de fornecedores C) O custo das máquinas e dos equipamentos necessários para a execução do projeto. D) Se as pessoas estão motivadas com o projeto.

49 Exercícios 8. Marcelo Henrique tem pouca experiência, mas foi admitido como gerente de projeto. Ele irá trabalhar numa empresa de estrutura matricial e, sendo assim, qual deve ser a expectativa dele quanto à comunicação? A) Simples. B) Aberta e exata C) Complexa D) De fácil gerência

50 Exercícios 9. Responda V ou F ( ) O ciclo de vida do produto faz parte do ciclo de vida do projeto ( ) Os processo do gerenciamento do projeto são: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento ( ) Um projeto é um empreendimento temporário e já feito antes ( ) São habilidades do gerente do projeto: liderança, comunicação, negociação, solução de problemas e influência na organização ( ) Em organizações com estrutura funcional o gerente de projetos tem bastante autoridade ( ) Em organizações projetizadas o membro da equipe fica sem casa ao final do projeto

51 Exercícios 10. Quais dos itens abaixo poderíamos diferenciar como projeto, em vez de trabalho contínuo/operacional? A) Realizados por uma equipe B) Possui uma data para terminar C) Equipe possui uma liderança D) Os custos envolvidos são monitorados pela gerência executiva.

52 Exercícios 11. Uma empresa está iniciando um projeto de instalação de transmissores de sinais de TV digital. Qual item é mais provável estar se fazendo no momento? A) Controlando os custos de execução do projeto B) Terminando o preenchimento das lições aprendidas C) Criando o escopo do projeto D) Fazendo o estudo de viabilidade do projeto

53 Exercícios 12. Quem é o responsável primário se um projeto ultrapassa o orçamento planejado? A) Patrocinador B) Gerente de Projeto C) Equipe como um todo D) Gerente de contrato

54 Exercícios 13. Um projeto é considerado bem-sucedido quando: A) o produto do projeto é fabricado B) o patrocinador do projeto anuncia a conclusão do produto C) seu produto é transferido para área de operações, que cuidará dos aspectos contínuos do projeto D) o projeto atende ou excede as expectativas das partes interessadas.

55 Exercícios 14. Quais os cinco grupos de processos do gerenciamento de projetos, na ordem? A) Iniciação, Execução, Planejamento, Monitoramento e Controle e Encerramento. B) Iniciação, Monitoramento e Controle, Planejamento, Execução e Encerramento. C) Iniciação, Planejamento, Controle, Execução, Monitoramento e Encerramento. D)Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.

56 Exercícios 15. O ciclo de vida do projeto é composto por qual dos itens? A) Fases B) Marcos C) Estimativas. D) Atividades.

57 Exercícios 16. Os membros da equipe de projetos tem mais probabilidade de trabalhar em tempo integral em um projeto em qual das estruturas A) Funcional. B) Matricial Fraca C) Matricial Forte D) Por projetos

58 Exercícios 17. Projetos são: A) Recorrentes B) Acabam em algum momento no tempo C) São elaborados progressivamente D) 2 e 3

59 Exercícios 18. Programa é: A) Um grupo de projetos relacionados B) Equivalente a portfólio de projetos C) Mesmo que projeto D) 1 e 2

60 Exercícios 19. Fator que evidencia o fracasso dos projetos: A)Custos e Prazos excedentes B)Não atendimento das necessidades do negócio C)Resultados obtidos dentro do prazo D)1 e 2

61 Referências DINSMORE, P. C. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. Qualitymark; Heldman, K., Gerência de Projetos. Campus, 2009 Márcia Schiavon, Apostila de Gerenciamento de Projetos pela Metodologia PMI,