Modelagem do Processo de Desenvolvimento de Produtos utilizando BPMN: boas práticas e lições aprendidas

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1 Modelagem do Processo de Desenvolvimento de Produtos utilizando BPMN: boas práticas e lições aprendidas Jeferson Ferreira Mocrosky a Milton Borsato b a Núcleo de TI alicada ao Desenvolvimento de Produto, Universidade Tecnológica Federal do Paraná, PR BRASIL b Núcleo de TI alicada ao Desenvolvimento de Produto, Universidade Tecnológica Federal do Paraná, PR BRASIL Resumo Este trabalho apresenta a modelagem do Processo do Desenvolvimento de Produtos (PDP) de uma empresa de fabricação mecânica, com o padrão Business Process Modeling Notation (BPMN) apoiado pelo aplicativo INTALIO BPMS Designer. Uma avaliação foi conduzida no PDP da empresa, com a finalidade de levantar as necessidades de modelagem, identificando atividades e interações, em relação às práticas consagradas do modelo de unificado. O modelo real do PDP da empresa considerou as fases de pré-desenvolvimento e desenvolvimento de produtos, sempre buscando alinhar a modelagem, com o modelo unificado. Esta abordagem permitiu mensurar as necessidades de modelagem do PDP e posteriormente compará-las através da modelagem utilizando o aplicativo INTALIO Designer, que forneceu subsídios para identificar lições aprendidas e boas práticas. Palavras-chave: Modelagem do processo de negócio; Processo de desenvolvimento de produtos, BPMN; INTALIO BPMS Designer. 1 INTRODUÇÃO O gerenciamento do processo de negócio é uma abordagem sistemática e estruturada para analisar, melhorar, controlar e gerenciar os processos para busca de melhorias (ELZINGA et al., 1996), utilizando-se de padrões, técnicas e programas de computador (WESKE; AALST; VERBEET, 2004). A modelagem do processo de negócio permite a representação de fenômenos, em um domínio do problema, com a finalidade de compreender e comunicar para as partes interessadas, a representação dos processos da organização e a interação com dados, para conhecimento do processo de negócio e diminuição da complexidade organizacional (RECKER et al., 2009). Numa perspectiva comercial, um processo é entendido como o fluxo coordenado e padronizado de atividades realizadas por pessoas e/ou máquinas, que pode ir além das fronteiras funcionais ou departamentais, para atingir um objetivo de negócio, criando um valor para os clientes internos e externos (CHANG, 2006). Na perspectiva do negócio, os processos de negócios são sequências de atividades inter-relacionadas, que são realizadas rotineiramente nas organizações, com regras de negócios que desencadeiam tarefas, com ações avaliadas, onde recursos são atribuídos originando unidades organizacionais capazes de autorizar e desempenhar papéis específicos nos processos (KOCK et al., 2009) (DAYAL; LANDIN, 2001). Para Silva e Rozenfed (2003), um processo de negócio importante para a competitividade da empresa é o Processo de Desenvolvimento de Produtos (PDP), pois se trata de um processo criador e disseminador de novos conhecimentos. Além disso, esse processo de negócio impacta significativamente nos custos do ciclo de vida de um produto, e a forma como a empresa desenvolve seus produtos, determinará o desempenho do produto, bem com a eficiência e qualidade do processo de desenvolvimento (ROZENFELD et al., 2006). Este trabalho de pesquisa elaborou um modelo do PDP de uma empresa usando como referência o modelo unificado de Rozenfeld et al. (2006), num estudo de campo. Também foram conduzidas análises dos principais padrões para modelagem de processos de negócios, visando identificar os pontos fortes e fracos, facilidades e dificuldades, na perspectiva do usuário e da modelagem, para realizar uma comparação entre eles. 1

2 O objetivo deste trabalho é apresentar a modelagem do PDP parcial de uma empresa, ou seja, até a liberação para produção, num modelo estático e informacional, que apresente as práticas do modelo unificado que a empresa adota em seu nível de maturidade, usando o aplicativo INTALIO BPMS Designer, apoiando o padrão BPMN para modelagem do processo de negócios. Necessidades de modelagem do PDP foram levantadas com auxilio do modelo unificado, para avaliar o processo atual, orientar a modelagem e posteriormente, verificar se o INTALIO BPMS Designer consegue suprir essas necessidades. 2 METODOLOGIA A primeira parte do trabalho está relacionada com a revisão de literatura que estabelece o contorno do tema e breve caracterização dos principais padrões utilizados em modelagem do processo de negócio. Posteriormente foi conduzido um estudo de campo, com pesquisa exploratoria e qualitativa. A pesquisa exploratória tem como objetivo buscar a familiaridade com os problemas da pesquisa e torná-los mais explicitos, e qualitativa, pois verifica a relação dinâmica entre a realidade e o sujeito, que não pode ser traduzida em números (MARCONI; LAKATOS, 2008). Foi definido como foco da pesquisa o processo de desenvolvimento de produtos da empresa estudo de campo, até a liberação para produção, onde as técnicas usadas para coleta de dados foram entrevistas e observações da rotina de trabalho, para levantamento das atividades, fluxos de trabalho, tarefas, dados, documentação e interações. Também foram conduzidas análises dos principais padrões para modelagem usando como critérios pontos fortes e facilidade, pontos fracos e dificuldades, na perspectiva do usuário e da modelagem, com resultados mostrados na seção 5. Para a elaboração do modelo do PDP, foi conduzida uma análise no modelo unificado, para posteriormente realizar a avaliação do PDP com levantamento das necessidades de modelagem do processo. O modelo do PDP parcial, estático e informacional é apresentado na seção 6, bem com a comparação das necessidades de modelagem de modelagem e a modelagem com INTALIO BPMS Designer, com registros das boas práticas e lições aprendidas. 3 REVISÃO DA LITERATURA 3.1 Modelagem de processos de negócios A Modelagem de Processos de Negócios é uma abordagem para mostrar graficamente os caminhos da realização dos processos de uma organização (INDUSKA et al., 2009). As entradas e saídas, os recursos consumidos no processo e as interações com documentos e dados, podem ser representados em modelos que permitem avaliar o desempenho do processo e o passo a passo de atividades internas e externas (MUEHLEN; INDUSKA; KITTEL, 2008). A Modelagem de Processo de Negócio visa padronizar a gestão do processo de negócio com a sistematização de tarefas, tornando os objetivos mais claros, através de diagramas de fluxos, que permitam identificar as entradas e saídas dos processos de negócios, criar e mudar esses processos de acordo com a estratégia da empresa (MINOLI, 2008) (YAMAMOTO et al., 2005). É importante ressaltar com Barber et al.(2003), que os modelos de processos de negócios podem ser estáticos para representação informacional mais limitada, e dinâmicos com representação mais rica das informações, permitindo automação, simulação e análise mais detalhada do processo. Os modelos de processos de negócios são abstrações da realidade, que descrevem atividades, informações, responsabilidades e recursos, para identificar os elementos que governam o negócio, tais como os fatores de origem interna e externa, que atuam no modo de trabalho da organização e nos resultados da empresa (BENEDICTS; AMARAL; ROZENFELD, 2003). Segundo Karjalainen (2004), o modelo abstrato do processo de negócio é representado na forma de um fluxo de diagramas de atividades e tarefas, em linguagem unificada de modelagem UML (Unified Modeling Language), para descrever ou expressar ações de um processo de negócio. No entanto, para que um modelo possa ser executado, uma linguagem de modelagem do processo de negócio é necessária para fornecer a gramática que irá formalizar o modelo abstrato e possibilitar a execução 2

3 (YAN, 2010). A BPML (Business Process Modeling Language), também conhecida como BPML4WS (Business Process Modeling language for WebService), fornece a gramática padrão para escrever os documentos em hipertexto, na forma de XML (extensible Markup Language) para manipular dados de sistemas heterogêneos e dos aplicativos de modelagem do processo de negócios (FILHO; ASSAD, 2007) (DECKER; WESKE, 2011). Zarkarian e Kusiak (2000) afirmam que a representação gráfica de um modelo abstrato de processo de negócio, estático ou dinâmico, é feita na forma de diagramas de fluxo de atividades e tarefas, com suas interações entre o pessoal, documentação e dados envolvidos no processo. Esses fatores, quando incluídos num modelo específico de um processo de negócio de uma empresa, podem levar a necessidade de se trabalhar com alto nível de complexidade das interações e dos aspectos específicos da empresa (SILVA; ALLIPRANDINI, 2000). Um dos aspectos específicos da empresa é a gestão de processos estratégicos para a competitividade do negócio. A forma como é definida a gestão para se medir, analisar e buscar melhoria de desempenho dos processos é fator que pode enfrentar grande complexidade. 3.2 Breve caracterização dos padrões para modelagem do processo de negócio Padrão EPC O Padrão Event-Driven Process Chain (EPC) é uma notação para representar procedimentos de uma cadeia lógica de eventos, graficamente representados por hexágonos. Os eventos determinam o início e fim de uma função, e uma função pode resultar em diversos eventos através de conectores tais como: (BENEDICTS; AMARAL; ROZENFEL, 2003) (KOHERR; LIST, 2006) AND: onde um evento/função só pode iniciar após a execução das funções/eventos, ou, a função/evento resulta em todos os eventos/funções; OR: o evento função tem início, se pelo menos uma das funções/eventos ocorrer, ou, pelo menos um dos eventos ocorre, se uma função for executada; EITHER/OR (XOR): o evento função somente inicia, assim que uma função/evento tenha ocorrido, ou, um número máximo de eventos somente ocorre, pela execução da função; Unidade organizacional ou funções: são responsáveis por executar uma função; Objetos de informação: retratam a entrada de dados que serve de base para uma função, ou saída de dados produzidos por uma função, e correspondem a entidades ou atributos do modelo em UML; Entregas (deliverables): representam os serviços ou funções de produção ou necessidades. O padrão EPC é uma notação usada para representar processos de negócios com diagramas de funções, eventos, conectores de fluxo de controle, operadores lógicos e objetos de processos, em UML para descrever e especificar as intenções dos processos de negócios (KOHERR; LIST, 2007), onde a seleção de uma sequência em particular, depende da mudança no estado em que são representados os eventos (BAEKGAARD, 2009). Segundo Benedicts, Amaral e Rozenfeld (2003), uma forma estendida do EPC, conhecida como eepc, apresenta ligações com entidades provenientes de outras visões. No eepc, as funções podem ser conectadas às informações de entrada e saída, aos recursos utilizados em sua execução e a unidade organizacional responsável pela execução, fornecendo três visões distintas que são, visões de dados, visão de recursos e visão da organização. O padrão eepc é uma notação em BPML que fornece uma forma abrangente para modelar aspectos relevantes do processo de negócio, que permite modelagem em sequência temporal e/ou lógica de funções, podendo ser a modelagem apoiada pelo aplicativo ARIS Toolset, que é capaz de realizar todas as tarefas de modelagem do processo de negócios (TSIRONIS; ANASTASIOU; MOUSTAKIS, 2009) Padrão SADT O padrão Structured Analyses and Design Technique (SADT) foi apresentado por Douglas T. Ross em 1977 como uma linguagem para comunicação de idéias, sendo um padrão usado em projeto computacional de sistemas de manufatura integrados e flexíveis, que não necessita de um aplicativo específico para apoiar a modelagem ou visualizar o modelo de processo de negócio (LAKOUHA, 2009). Segundo Pandya (1995), o SADT se utiliza de uma série de ferramentas gráficas e textuais, incluindo diagramas de atividades, diagramas de dados, lista de nós e dicionários de dados para 3

4 representar a estrutura do modelo desejado. Marca (1998) afirma que o modelo representado graficamente pelo diagrama de processo de negócio contém blocos que representam atividades e setas, que representam as interfaces e conexões entre os blocos, onde o diagrama é nomeado com título, podendo também conter informações adicionais tais como autor, projeto, data da criação, data da última revisão e status do diagrama Padrões da família IDEF Para buscar maior produtividade da indústria de manufatura aeroespacial com recursos computacionais, a Força Aérea dos Estados Unidos desenvolveu no início dos anos 70 o padrão IDEF0 (Integrated DEFinition for Function version Zero), dentro do projeto ICAM (Integrated Computer Aided Manufaturing), a partir do padrão SADT (LOUKAS; GENTSOS; MOUSTAKIS, 2007). Assim como SADT, o IDEF0 possui blocos de objetos que representam funções ligadas por setas, onde as funções convertem entradas em saídas, e as setas de controle não são modificadas pela função, mas influenciam o acontecimento ou desempenho, e as setas de mecanismos representam recursos que subsidiam o desenvolvimento da função (BENEDICTS; AMARAL; ROZENFELD, 2003). Os padrões da família IDEF mais conhecidos são sete, e usados para diferentes aplicações conforme: (AGULIAR-SAVÉN, 2004) IDEF0: usado para desenvolvimento estrutural e representação gráfica de processos ou sistemas empresariais complexos. Os processos podem ser decompostos e mostrados por níveis, exigindo em alguns casos, apoio de aplicativo para visualização, tais como ARIS Toolset (BENEDICTS; AMARAL; ROZENFELD, 2003), Bpwin e ARENA (TSIRONIS; ANASTASIOU; MOUSTAKIS, 2009), que são os mais populares; IDEF1: usado para modelagem de informações, e captura de vistas conceituais das informações da empresa; IDEF1X: usado para modelagem de dados, e captura lógica das informações da empresa, sendo baseado em um modelo de relacionamento entre entidades; IDEF2: padrão para projeto de modelo de simulação usado para representar o comportamento da variação do tempo, em função dos sistemas de recursos de manufatura; IDEF3: usado para descrever e capturar aspectos comportamentais de um processo em diferentes pontos de vista do funcionamento da organização. IDEF0 e IDEF3 foram desenvolvidos para descrever processos; IDEF4: padrão de projeto orientado a objetos que foi desenvolvido para apoiar projeto de implementação e aplicações em linguagem C; IDEF5: fornece uma teoria empírica fundamentada, que ajuda na criação, modificação e manutenção da ontologia; A família IDEF possui um conjunto de sete padrões completamente desenvolvidos para modelagem, visualização e execução, que descrevem todo o ciclo de vida de desenvolvimento de um sistema Padrão BPMN O padrão Business Process Modeling Notation (BPMN) foi desenvolvido pela Business Process Management Initiative (BPMI), numa primeira versão 1.0 publicada em maio de 2004, com o objetivo de fornecer uma notação facilmente compreensível por todos os usuários de negócio, para gerenciar e monitorar processo de negócio com modelos executáveis (WHITE, 2004). Padronizado pela Object Management Group (OMG), o padrão BPMN é uma notação para captura do processo de negócio, que visa documentar e promover a comunicação entre os processos de negócios e as partes interessadas, com uma abordagem orientada, que fornece meios para especificar atividades e as dependências do fluxo de controle (LÜBKE; SCHNEIDER, 2008). A figura 1 mostra a representação gráfica (sintaxe) das categorias dos elementos em BPMN e as simbologias usadas na modelagem. Aguilar-Sáven (2004) ressalta que o padrão BPMN atua como uma notação visual, para linguagem executáveis, com capacidade de apresentar processos mapeados para execução, ou para fins informativos, com diagramas de processos de negócios, baseados na técnica flowcharting, que permite criar modelos gráficos de operações de processos. 4

5 Figura 1. Categorias básicas dos elementos BPMN e suas respectivas representações gráficas e simbologias. Uma especificação completa em BPMN define 50 tipos de construtores, mais seus atributos, agrupados em quatro categorias básicas de elementos contidos em piscinas (pools), que são: (MUEHLEN; RECKER, 2008) objetos de fluxo (flow objects): contém eventos, atividades e portas (gateways), básicos para a elaboração de modelos; objetos de conexão (connecting objects): usados para conectar objetos de fluxo interno, com diferentes tipos de flechas; raias (swimlanes): usadas para modelar atividades em grupo, em categorias separadas para diferentes funções, responsabilidades, ou departamentos da organização; artefatos (artefacts): adicionados nos modelos para mostrar informações complementares tais como dados processados ou comentário, quando necessário; Koskela e Haajanen (2007) afirmam que o padrão BPMN define várias versões dos elementos podendo uma atividade ser representada por sub-processo, ou uma atividade de repetição, um evento pode ser de início, intermediário, ou de fim, podendo representar uma chamada de mensagem de saída ou erro e, os artefatos tais como objetos de dados, podem indicar as entradas e saídas das atividades. 4 ESTUDO DE CAMPO A empresa estudo de campo é do segmento de fabricação mecânica, sendo de pequeno porte, e fabrica soluções com máquinas e equipamentos para a indústria frigorífica de processamentos de aves e suínos, no Oeste Catarinense. Suas soluções envolvem projetos de transportadores, higienizadores para linha de produção, sistemas de abate, corte, classificação e embalagem, secadores por aspersão, linha de recebimento para frangos, alterações e ampliação de projetos mecânicos na planta do cliente. A estrutura organizacional macro é composta por Direção Administrativa, Direção Técnica e Engenharia. Os diretores são sócios e a engenharia caracteriza-se por Projetos e Produção gerenciados por um Engenheiro mecânico, onde no setor de projetos, há um coordenador técnico e dois projetistas mecânicos com formação técnica. A empresa não é certificada NBR ISO 9001:2008, mas possui um sistema de gestão da qualidade que busca atender aos requisitos da norma. O processo de desenvolvimento de produtos não é entendido como um processo de negócio, sendo informal. Um diagrama elaborado em editor de texto tenta mostrar as interações no desenvolvimento de produtos, mas é ineficaz e ineficiente. 5

6 5 ANÁLISE DAS NOTAÇÕES A análise dos prós e contras das notações é feita com base na literatura de referência, considerando dois critérios, pontos fortes e facilidades, pontos fracos e dificuldades. Esses dois critérios levaram em consideração, as características das notações, a semântica, algumas vantagens e desvantagens na perspectiva do usuário e da modelagem. Mendling e Nüttgens (2003) afirmam que uma das grandes vantagens do eepc,é a capacidade de expressar processos de forma intuitiva, o que favorece a criação e gestão de modelos de processos de negócio.tisironis, Anastasiou e Moustakis (2009) ressaltam que o usuário pode descrever as informações com um grande número de sintaxe, porém, a sintaxe do eepc pode enfrentar problemas para atender as diversas regras relativas à sequência de elementos diferentes, principalmente em empresas que descentralizam e delegam as atividades de modelagem ao serviço relacionado, e isto pode confundir o usuário. O pessoal envolvido na modelagem necessita ser mais experiente para analisar e posteriormente validar os modelos produzidos, especialmente em casos onde há grande número de componentes de sintaxe. Para Mending e Nügttgens (2003), a representação de um grande número de componentes de sintaxe é difícil no contexto da totalidade dos recursos existentes nos processos de negócios, porém, o padrão eepc possui uma linguagem que permite descrever processos paralelos, com o uso de operadores lógicos. Segundo Tsironis, Anastasiou e Moustakis (2009), uma questão importante na perspectiva da modelagem dos processos de negócio é a representação de sequências de tempo no modelo, que dá um caráter mais dinâmico e real ao diagrama eepc, podendo ainda representar retornos com loops, desde que haja uma referência para isto. Esta necessidade de referência para loops é uma desvantagem do eepc, que é incapaz de descrever a realidade complexa de processos e revelar o inter-relacionamento entre diferentes diagramas. A representação da hierarquia do processo de negócio é feita em arvores de funções e o diagrama segue sequência de fluxo vertical, ou seja, de cima para baixo (DONG, 2010). O padrão SADT originou o IDEF0, sendo assim, ambos podem ser analisados juntos, pelas suas características e aplicações semelhantes. Na perspectiva do usuário, os diagramas IDEF0 podem levar a uma interpretação errônea devido à representação das setas, que podem ser interpretadas como sinal de entradas para começo de certa atividade (TSIRONIS; ANASTASIOU; MOUSTAKIS, 2009). Isso é errado, pois nem todas as setas de entradas desencadeiam um processo, e as setas de controle podem transmitir as informações recebidas. O IDEF0 descreve fluxo de informações de forma adequada, numa linguagem de modelagem com sintaxe simples e boa semântica, que permite representar todos os recursos existentes em processos de negócio, através de um diagrama é representado na vertical. Lakhoua (2009) afirma que, ao contrário do eepc, a sintaxe mais pobre do IDEF0 não permite detalhar alguns tipos de informações, mas, se pode classificá-las segundo o seu papel no processo de negócio com códigos ICOMs (Input, Output, Controls and Mechanisms), pois a falta de operadores lógicos é uma deficiência para descrever processos paralelos. Esta deficiência ou desvantagem do IDEF0 pode ser minimizada com a utilização de etiquetas de texto nas setas e flechas, mas isto pode resultar em um diagrama denso e incompreensível. Segundo Aguilar-Sáven (2004), o modelo IDEF0 é estático e representa a lógica de sequência para o desenhista de processo monitorar interdependências em um nível lógico, pois, para se modelar sequências que permitam um nível maior de detalhes, como as sequências de tempo, se deve transformar o diagrama IDEF0 em IDEF3. O padrão IDEF0 tem capacidade de descrever as condições de retorno do mesmo diagrama, ou de outros. A representação da estrutura hierárquica do processo de negócio é feita pela árvore de nós. A modelagem com BPMN pode ser intuitiva, assim como no eepc, no entanto, o diagrama tem fluxos desenvolvido na horizontal. Na perspectiva do usuário, o padrão BPMN fornece uma solução para modelagem do processo de negócio de fácil entendimento e acesso aos elementos básicos da linguagem (MINOLI, 2008). É possível representar com modelos BPMN, processos privados, públicos e colaborativos, podendo o usuário escolher o nível de granularidade na modelagem do processo de negócio (DONG, 2010). Na perspectiva da modelagem, o BPMN atende satisfatoriamente as expectativas dos desenhistas de processos, com sua notação visual projetada para linguagens executáveis, onde fluxos representados na horizontal são os mais apropriados para modelagem de processos complexos. O modelo estático informacional pode ser mapeado para execução, numa única 6

7 notação. Para Recker (2010), a semântica dos elementos define várias versões para esses elementos, visando facilitar os processos de modelagem com diversas possibilidades, onde desenhista de processo pode mapear tarefas ou sub-processo simples ou repetitivos (loop), eventos de início, intermediário ou final, que podem representar uma chamada, ou mensagem de saída ou erro. Os artefatos de dados e comentários importantes de uma tarefa ou sub-processo, podem ser incluídos para indicar entradas e saídas das atividades. O desenhista de processo pode ainda incluir, evento de erro (para tratar exceções), evento de compensação (desfaz trabalhos já executados), evento de tempo (inclui um período de tempo), entre outros (KOSKELA; HAAJANEN, 2007). A hierarquia do modelo é apresentada na árvore Explorer da notação. Para Recker (2010), as fraquezas e dificuldades na perspectiva da modelagem em BPMN, que representam os contras da notação, é sua insuficiência para cobrir todos os aspectos relativos aos processos em mais alto nível da organização. 6 MODELAGEM DO PDP DA EMPRESA 6.1 Análise do modelo unificado O Modelo Unificado de Rozenfeld et al. (2006) usado como referência neste trabalho é dividido em três partes. O primeiro é o Modelo de referência, que descreve as melhores práticas para gestão do processo de desenvolvimento de produtos, nas macro-fases de Pré-desenvolvimento, Desenvolvimento e Pós-desenvolvimento, com atividades relacionadas às técnicas e métodos consagrados. O segundo é o Modelo de maturidade, que apóia a identificação da evolução do PDP da empresa, com cinco níveis de maturidade a serem satisfeitos na busca por melhorias. O terceiro é o Modelo de transformação do PDP, que descreve uma sistemática de implementação para mudanças necessárias, visando à elevação do nível de maturidade, com planejamento de ações para transformação. O modelo de maturidade é dividido em cinco níveis. Nível 1 Básico, quando a empresa realiza de forma sistemática um conjunto de práticas, que são essenciais para uma gestão eficiente do desenvolvimento de produtos.nível 2 Intermediário, quando a empresa além de possuir práticas sistematizadas, elas são padronizadas e os resultados previsíveis. Nivel 3 Mensurável, onde além de padronizadas, existem indicadores para se avaliar o desempenho das atividades e a qualidade dos resultados. Nível 4 Controlado, onde a empresa trabalha de forma sistemática para corrigir as práticas onde os indicadores desviaram do valor esperado. Nível 5 Melhoria Contínua, onde existem processos para a busca de melhoria do próprio processo de negócio. O processo de desenvolvimento de produtos da empresa foi avaliado com o modelo de maturidade, e enquadrado em um nível de maturidade básico. 6.2 Necessidades de modelagem do PDP A avaliação conduzida no processo de desenvolvimento de produtos da empresa, com o modelo de maturidade mostrou o seguinte cenário. No Pré-Desenvolvimento, o cliente solicita orçamento via e- mail, que pode ou não vir acompanhado de especificações da planta, croqui, fotos ou projeto com pedido de ampliação. Caso não sejam fornecidas as informações, uma visita técnica é agendada. Esta primeira macro-fase é formalizada pela concepção da idéia, pelo escopo, atividades macro e tempos, estudos de viabilidade, monitoramento dos custos e pensamento em portfólio. A lista preliminar de materiais e especificações é elaborada em editor de texto, e os levantamentos de custos para orçamento em planilha eletrônica, que posteriormente são enviados ao cliente. O Desenvolvimento é formalizado pela aprovação do orçamento, onde os requisitos são definidos, bem como a estrutura do produto, desenhos CAD 2D, dimensionamento de itens, fabricação e testes de protótipos. Há desdobramento de requisitos, porém, sem análise do ciclo de vida do produto, e o processo é planejado macro, com aprovação de fases simples, onde a gestão de projetos é feita em planilha eletrônica para acompanhamento de prazos. A comunicação interna é ineficiente e ineficaz, e o processo de desenvolvimento de produtos não é entendido como um processo, sendo informal, o que causa grandes conflitos no sistema organizacional, aumentando o entendimento de sua complexidade. Assim, a modelagem do PDP se faz necessária para que as partes interessadas envolvidas neste processo de negócio consigam visualizar, analisar, entender e gerenciar a realidade atual, para buscar melhoria contínua. 7

8 6.3 Elaboração do modelo de PDP da empresa utilizando o aplicativo INTALIO Designer As atividades foram modeladas conforme a sequência de fluxo identificada na empresa e comparadas com o modelo de maturidade. A figura 2 mostra uma vista parcial do modelo do PDP da empresa elaborado em INTALIO Designer, mostrando as piscinas com os participantes e atores, atividades, tarefas e o sub-processo planejamento estratégico do produto. Figura 2. Visão parcial do PDP da empresa mostrando as piscinas, os atores e participantes, atividades, tarefas, textos, dados e um sub-processo com gateway de decisão paralela. Os participantes no modelo deste processo de negócios são pessoas responsáveis por departamentos, onde na Engenharia, a piscina foi dividida em três raias, para representar as atividades, tarefas, dados, documentação e interações dos projetistas e do gerente no modelo. 6.4 Comparação das necessidades de modelagem do PDP versus INTALIO Designer Considerando a macro-fase Pré-desenvolvimento, o processo se inicia com o cliente solicitando orçamento via , onde a piscina do PDP recebe a mensagem, encaminha na sequência do fluxo para o responsável, que ao receber, interage com o PDP. O Pré-desenvolvimento é composto pela fase de planejamento estratégico do produto, com levantamento e definição das características do produto (ROZENFELD et al., 2006), que tem suas atividades são modeladas em sub-processo paralelo. O planejamento do produto é modelado em sub-processo com retorno (looping), onde uma condição deve ser satisfeita, após o cliente receber o orçamento. Nesse ponto há três condições. Na primeira condição, o cliente recebe o orçamento e não responde para a empresa: neste caso, a empresa aguarda por quatro dias, e se não recebe a resposta, cancela o orçamento e finaliza. Na segunda condição, o cliente recebe o orçamento e responde aceitando a proposta: neste caso, o processo segue seu fluxo. Na terceira condição, o cliente recebe o orçamento e aceita parcial a proposta: neste caso, o cliente solicita alterações e ajustes no orçamento, podendo também sugerir algumas alterações. Este procedimento pode se repetir (looping), até o cliente aprovar, autorizando a continuidade o fluxo, ou, não responder. Dessa forma, a empresa aguarda por quatro dias, e se não obtiver resposta, cancela a proposta e o orçamento finalizando o processo. É uma prática comum para as empresas que fabricam soluções com máquinas e equipamentos para frigoríficos, no oeste catarinense, não receberem resposta negativa do orçamento, aguardando quatro dias por contato do cliente. Caso este contato não ocorra, todo o processo é finalizado. 8

9 Dada a aprovação do cliente para o orçamento, atividades da macro-fase desenvolvimento são realizadas. As atividades de projeto informacional são desenvolvidas pelos participantes, onde critérios para conceitos do projeto e a arquitetura para alternativas de concepção são definidos. As informações são tratadas pelo sub-processo com retorno Projeto Conceitual, e análise crítica das informações conforme em duas condições. Na primeira condição, a Direção técnica e a engenharia analisam e aprovam as informações, onde a aprovação irá iniciar as atividades de projeto detalhado. Na segunda condição (default), Direção técnica e engenharia analisam as informações, que necessitam de revisão, em subprocesso com retorno. As melhorias e alterações são feitas e encaminhadas novamente para análise crítica. A condição de retorno se faz, até que direção técnica e engenharia aprovem as informações. Quando as informações são aprovadas, se iniciam as atividades de projeto detalhado. No projeto detalhado as informações e dados aprovados no projeto conceitual são enviadas para a engenharia, que detalha o produto em CAD 2D e realiza atualizações mais detalhadas na lista de materiais, gerando assim, as folhas de processo, que são encaminhadas para avaliações no subprocesso com retorno Projeto detalhado. O projeto detalhado é analisado pela direção técnica e engenharia, que se aprovado na íntegra, as parte interessadas são notificadas por e a produção é liberada pela direção técnica. No entanto, se modificações forem identificadas em reunião de análise crítica do projeto detalhado, as sugestões são encaminhadas para a engenharia, que aplicam as modificações e encaminham novamente para análise. O retorno (loop) do sub-processo é feito até que as condições sejam satisfeitas, para liberação da produção. 6.5 Lições aprendidas e boas práticas Lições aprendidas O registro das lições aprendidas sistematiza a análise das atividades desenvolvidas para modelagem do PDP da empresa estudo de caso, com o modelo unificado de Rozenfeld et al. (2006) usando o aplicativo INTALIO Designer. As lições aprendidas na modelagem do PDP podem ser descritas como: lição 1: o ciclo de vida do gerenciamento dos processos de negócios inclui avaliação, desenho de processos de negócios, implementação dos processos e execução (WESKE; AALST; VERBEEK, 2004); lição 2: a avaliação do PDP da empresa permite o conhecimento da gestão para desenvolvimento de produtos, adotada pela empresa, e as práticas sugeridas pelo modelo unificado. Nem todas as práticas sugeridas no nível básico de maturidade se aplicam para a empresa, por serem sugestões genéricas; lição 3: a elaboração do modelo com INTALIO BPMS Designer pela abordagem intuitiva para elaboração do modelo é a mais fácil de ser entendida pelos usuários de negócio; lição 4: o modelo inicialmente deve ser estático e informacional, devendo passar por no mínimo três análises críticas com as partes interessadas no processo de negócio, para melhoria do desenho do processo em camadas; lição 5: ao contrário de outros padrões e aplicativos para modelagem, o INTALIO BPMS Designer para modelagem em BPMN permite o uso de sub-processo com retorno (loop), para as especificações consolidadas em níveis superiores, e que são decompostas em níveis inferiores de decomposição, permitindo maiores detalhes de processos importantes dentro do processo de negócio, ou de tomadas de decisão; lição 6: um fluxo com default (padrão) é utilizado quando diversos fluxos condicionais não forem verdadeiros, ou seja, na condição de que se nenhum fluxo for utilizado dentre outros, o que contém default será o caminho padrão; lição 7: A única piscina configurada como executável é a do processo de negócio, para ações de implementação e execução do modelo, as demais piscinas devem ser configuradas como nãoexecutáveis. Estas ações são relevantes para a implementação do processo, no entanto, em processo informacional, este procedimento deve ser tomado por hábito, para evitar o esquecimento na implementação e execução futura; lição 8: a formalização do PDP da empresa com modelo estático informacional, aprovado pelos envolvidos, representa um modelo real da situação atual desse processo, que pode ser implementado e executado. Porém, um modelo ideal sugerindo melhorias iniciais, com métodos e ferramentas consolidados para gestão do desenvolvimento de produtos devem ser selecionados, mas, considerando 9

10 o conhecimento existente e/ou necessário na empresa, as características do negócio, o cenário de desenvolvimento regional e fatores de competitividade; Boas práticas Uma boa prática para descrição do processo é o estabelecimento dos limites do processo, buscando também responder perguntas à medida que o modelo é elaborado. Algumas oportunidades potenciais de melhoria do processo de negócio e da modelagem são imediatamente identificadas, porém, as melhorias no processo devem ser registradas para futuras inclusões num modelo ideal, pois é necessário identificar os recursos e alvos específicos para a melhoria. Todo processo em piscina executável deve iniciar e terminar em evento (início ou fim). A piscina deve identificar claramente o participante do processo, sendo que não há restrição para escolha do nome da piscina, mas esse deve ser o mais simples possível. Deve-se evitar manter o nome padrão (task) gerado no INTALIO Designer. Conectores de fluxo de execução (Gateway) são usados para expressar pontos de decisão, que são identificados por uma pergunta para definir a condição, e respostas nas ramificações que saem, relacionadas as perguntas. A sintaxe deve levar iniciais maiúsculas e o nome não deve ser muito longo, como por exemplo, Notifica Dir. Técnica, podendo-se usar abreviaturas. Quando usar mensagem que solicita resposta, uma boa prática é usar nomes como Solicita, Envia ou Encaminha. Geralmente a primeira modelagem é feita na camada do negócio, que dá uma visão empresarial de um processo, ou seja, a visão do analista de processo de negócios. Como o processo de negócio modelado passou por uma avaliação, com um modelo de referência, a visão na camada do negócio dá uma visão geral das diferentes etapas do processo, e a organização dos fluxos. A continuidade do processo de avaliação, entrevistas e observações no local de trabalho permitem modificações no modelo para a camada funcional, para oferecer uma visão dos pontos de decisão, utilizando sub-processos, com conectores de fluxo de controle (gateway) ou retorno (loop), que identificam pontos no fluxo do processo onde uma decisão precisa ser tomada, em função de uma regra de negócio específica. O INTALIO Designer permite a concepção de processos modulares, que partilham funcionalidades. Assim, o PDP pode possuir processos que partilhem funcionalidades, por exemplo, o PDP modelado até a liberação da produção, pode ser usado também pelo processo Planejamento e Controle da Produção (PCP) e pelo departamento de compras, através da WebService Description Language (WSDL) usado para execução. Um sub-processo deve ser usado para oferecer diferentes visões de um mesmo processo, pois oculta a complexidade, e permite a navegação de uma visão de mais alto nível, para uma visão mais detalhada do processo de negócio. Anotações devem ser incluídas no modelo, mas sem abusar deste artefato, pois aumentam a complexidade do processo. O uso de cores permite melhor legibilidade do processo, como por exemplo, o caminho principal do processo de negócio modelado. A piscina executável, que contém o processo de negócio conserva a cor original, enquanto as demais piscinas podem ter cores definidas pelo desenhista de processo. Dessa forma, quando o fluxo de uma atividade é recebido em outra piscina participante, a atividade que recebe o fluxo é preenchida com a cor da piscina que enviou. Não existe ainda uma forma de aproveitar melhor isso, e nenhum padrão ou norma que regulamente as cores em relação aos participantes e atores do processo. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Este trabalho realizou a modelagem do processo de desenvolvimento de produtos parcial de uma empresa de fabricação mecânica, que fabrica soluções com máquinas e equipamentos para frigoríficos. A modelagem do PDP se utilizou do aplicativo INTALIO BPMS Designer, usando como referência para elaboração do modelo, o modelo unificado de Rozenfeld et al. (2006). A análise comparativa entre os padrões de modelagem de processos possibilitou observar aspectos relacionados às facilidades, e dificuldades encontradas na aplicação dos padrões, na perspectiva do usuário e da modelagem, mostrando pontos fortes e fracos. Dessa forma, foi possível observar que os padrões eepc e BPMN permitem expressar processos de forma intuitiva, sendo uma grande vantagem para a criação de 10

11 modelos, que podem ser melhor entendidos pelos profissionais envolvidos no processo, com sintaxe mais completa e semântica mais variada para representação dos recursos e dados e interações. SADT e IDEF0 possuem as mesmas características, pois o primeiro deu origem ao segundo, permitindo assim análise em conjunto. O padrão IDEF0 representa modelos de processos de negócios com sintaxe mais simples e pobre, o que gera algumas restrições para detalhar alguns tipos de informações. O modelo informacional elaborado com INTALIO Designer permite afirmar que o padrão BPMN é capaz de modelar o PDP, e o aplicativo que apóia a modelagem supriu as necessidades de modelagem desse processo. Trabalhos estão sendo desenvolvidos por Mocrosky e Borsato, para desenvolver um modelo ideal, com práticas que melhores se aplicam a empresa, em relação ao nível básico do modelo unificado, buscando ainda implementar e executar este modelo na empresa. O objetivo futuro é implementar o modelo do PDP utilizando BPMN apoiado por INTALIO BPMS Designer e INTALIO BPMS Server. REFERÊNCIAS Aguilar-Savén R. S., Business process modeling: review and framework. International Journal Production Economics, nº. 90, pp , Baekgaard L., Event-based conceptual modeling. Business Process Management Journal, nº 4, V.15, pp , Barber K. D. et al., Business-process modeling and simulation for manufacturing management: A pratical way forward. International Journal Business Process Management, vol. 9, nº. 4, pp , Benedicts C. C., Amaral, D. C., Rozenfeld H., Evaluation of the main existing methods and tools for product development process modeling. Product: Management & Development, Vol. 2, nº 2, pp , Chang J. F., Business Process Management Systems: Strategy and Implementation. Auerbach Publications, Taylor & Francis Group, New York, Dayal U., Hsu M., Ladin R., Business Process Coordination: State of the Art, Trends, and Open Issues. In: Proceedings of the 27 th VLDB Conference, Roma, Italy, Decker G., Weske M., Interaction-centric modeling of process choreographies. International Journal Information Systems, nº. 36, pp , Dong T., Cai H., Xu B., A Business Process Modeling Approach Based on Semantic Event-driven Process Chains. In: 14 Th International Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design, pp , Elzinga J. D. et al., Business Process Managment: Survey and Methodology. IEEE Transction on Engineering Management, vol.2, nº. 2, pp , Filho A. N., Assad R., BPM Business Process Management: Monitorando as estratégias do negócio em tempos de governança corporativa. Gestão: Revista científica de Administração e Sistemas de Informação. Unidade de Ensino Superior Expoente, v. 8, n. 8, Curitiba: Editora Gráfica Expoente, Indulska M. et al., Business Process Modeling: current issues and future challenges. In: 21 st International Conference on Advanced Information Systems, Amsterdam: Netherlands, Karjalainen S., Business process modeling language report. University of Helsinki, Departament of Computer Science, Helsinki, Kock N. et al., Communication flow orientation in business process modeling and its effect on redesign success: Results from a field study. International Journal Decision Support Systems, nº. 46, pp , Korherr B., List B., Extending the EPC with performance measures. In: 22 nd Annual Symposium on Applied Computing, Seoul, Korherr, B., List B., A UML 2 profile for Event Driven Process Chains*. 1 st Conference on research and practical issues of enterprise informations systems, pp

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