INTEGRAÇÃO MÓDULO CONTÁBIL

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1 MANUAL MANUAL AVANÇO INFORMÁTICA AVANÇO INFORMÁTICA INTEGRAÇÃO MÓDULO CONTÁBIL [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de ] Material Desenvolvido para a Célula Contábil Autor: Equipe Avanço

2 2 Índice Alteração Código Contábil Cadastro Fornecedor Pág 3 Alterando o Código Contábil pelo Cadastro do Fornecedor Pág 3 Alterando o Código Contábil pela Rotina de Vinculação Pág 4 Cadastro de Históricos Pág 5 Cadastro Tipo X Histórico Contábil Pág 6 Parâmetros CFOP Pág 7 Entradas Pág 8 Saídas Pág 10 Contabilizando Nostas Fiscais / Cupons Fiscais a partir do Livro Fiscal Pág 11 Contabilizando Cupons Fiscais CF a partir dos Tipos Gerenciais Pág 13 Parâmetros para Definição de Exportação Cupons Fiscais Pág 15 Movimentos de Tranferencia Pág 16 Parâmetros dos Tipos Gerenciais Pág 18 Pagamentos Pág 19 Recebimentos Pág 21 Banco Caixas Pág 22 Contabilização de Contas Pág 22 Transferências entre Bancos Pág 23 2

3 3 Veremos nesse Manual como é feita a Integração do Sistema Contábil com o Sistema Integral Avanço 1- Alteração Código Contábil Cadastro Fornecedor Para alterar ou informar o Código Contábil no Cadastro do Fornecedor podemos ir diretamente ao seu cadastro e alteramos o Campo Cód. Contábil, ou efetuar essa alteração pela Rotina de Vinculação. Veremos as duas abaixo Alterando o Codigo Contábil pelo Cadastro do Fornecedor Para acessar o Cadastro do Fornecedor siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Fornecedores Alteração O Campo a ser alterado é Cod.Cont/WEB como mostra a figura acima. 3

4 Alterando o Código Contábil pela Rotina de Vinculação Essa Rotina nos permite alterar um Fornecedor ou todos de uma só vez. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Exportar Importar/Arquivo Contabilidade Avanco Informatica Cód. Contábil Fornec Para alterar basta informar o Código do Cadastro do Fornecedor e alterar o campo Cod.Cont e confirmar com S Caso queira alterar de todos Fornecedores de uma só vez infome no Campo Código. 4

5 5 2- Cadastro Históricos Precisamos cadastrar dois tipos de históricos O Histórico e o Tipo x Histórico Contabil pois precisaremos deles para as próximas configurações 2.1 Cadastro Históricos Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Histórico Histórico contábil Manutenção Aqui cadastraremos os Históricos para que na próxima etapa vincularmos ao Tipo que ele vai pertencer Para ficar mais claro daremos um exemplo abaixo: Dados referentes a tela acima Campo código: Esse campo o Integral gera automaticamente Histórico: Insira a informação que deseja que saia no Tipo, no caso acima temos o Tipo Dinheiro e queremos que nele tenha as informações do que consideramos como vendas dinheiro VLR Ref= Vale Refeição Venda Cartão Debito/ Credito e queremos que nos relatórios saia o #nom.emit = nome do emitente #Num.Lanc= numero do lançamento e #Num.Emit e numero do emitente Existem várias opções de Filtros além das descritas acima: NT.fisc= Número da Nota Fiscal Seq.Nf= mostra o numero sequencial da nota 5

6 6 Num.Lanc= colhe o número do lançamento (Financeiro) Emitente= Adiciona o código do emitente (cliente ou fornecedor) C.contab= pega a descrição da conta contábil e insere no histórico Existem inúmeras possibilidades de cadastros no histórico contábil, desta forma ele pode atender a necessidade de cada usuário Vinculações do histórico contábil são usadas tanto para Lançamentos Financeiros, quanto para Lançamentos Fiscais 2.2 Cadastros Tipo X Histórico Contábil Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Histórico Tipo X Histórico Contábil Manutenção Tipo é uma Conta do Plano de Contas Gerencial Aqui vincularemos um Histórico a ele, para que cada vez que ele seja usado o sistema grave um Histórico dessa movimentação. 6

7 7 3- Parâmetros do CFOP: Primeiramente temos que Configurar o nosso Cadastro de CFOP que é feito dentro do Sistema Integral. Aqui vamos configurar o Campo Clie/For/L de acordo com o destinatário Fiscal. Para acessar esse processo siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Fiscais-Codigos Manutenção Vamos configurar o campo Clie/For/L onde: Clie= Informe C se o CFOP for usado para movimentação de Clientes For= Informe F se o CFOP for usado para movimentação de Fornecedores L= Informe L se a movimentação do CFOP for usado pela Loja 7

8 8 4- Entradas Nesse processo, vamos informar as Contas Contábeis que serão movimentadas pelas Operações Fiscais (CFOP). Tratando também, a apropriação dos Impostos e Históricos padronizados. Essa Rotina deve ser executada com o auxilio de sua Contabilidade, pois se for feita de forma incorreta na Geração de dados de Integração o Sistema não conseguirá executar o processo. Para acessar esse processo siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Fiscais-Contab-Codigos Manutenção Dados referentes a tela acima: Loja: Loja de origem do lançamento deverá informar a loja onde está lançado o documento, caso não seja preenchido nada a vinculação será para todas as lojas. Dica: Caso seja criada uma vinculação específica para a loja 01, o sistema irá tratar a vinculação criada para a loja quando a loja 01 for exportada, porem ao exportar as demais lojas, a parametrização será a vinculada como loja 00 Código Fiscal: Informar o CFOP ao qual será feito a vinculação das contas contábeis V-ista P-razo: Deverá ser criada a parametrização para cada tipo de situação existente no Livro Fiscal, caso lançamento seja a V a vista ou P a prazo ou mesmo que não haja uma forma de pagamento ( Exemplo para lançamentos de bonificação 1910, transferências de mercadorias 5152, etc ) 8

9 9 Class. Contab: Idem a forma de pagamento ( vista ou prazo ), deverá ser informada a classe contábil conforme lançamento no fiscal, caso não haja classe contábil no lançamento do fiscal o usuário pode criar uma nova vinculação deixando em branco este campo Conta Débito: Nas notas de entradas é obrigatório informar a conta de débito, no caso do CFOP 1102 utilizado como exemplo, a conta a ser debitada já está informada como a conta de estoque de mercadorias Conta Crédito: A conta de crédito é facultativa, não é obrigatório informá-la. Caso for informado esta conta, o sistema SEMPRE irá creditá-la, caso esteja em branco, o sistema irá buscar a conta vinculada no cadastro do fornecedor. ( Veremos Cadastro Conta no Fornecedor abaixo) Conta Débito e Crédito de ICM: É obrigatório informar as contas de crédito e débito de ICM para todos os lançamentos/cfop s que contenham crédito de ICM na entrada Conta Débito e Crédito de Pis/Cofins: Informar as respectivas contas para serem debitadas e creditadas. ( A vinculação já está liberada, porem as exportações estão sendo testadas e serão liberadas pela Avanço Informática Ltda ) Observação: Apenas para fins de identificação, cadastrar uma observação para a vinculação que está sendo feita Cód. Histórico: Informar o código do histórico a ser vinculado nos lançamentos contábeis Cód. Histórico Imposto: Informar o código do histórico para o imposto do ICM Deduz ICMS?: Se marcado como S o sistema irá reduzir o valor do ICM do valor contábil do documento 9

10 10 5- Saídas Da mesma forma que as entradas a vinculação da saída é feita também utilizando a tabela de do CFOP e Clientes ou Tipos gerenciais O fator que muda dos CFOP s de entrada para os CFOP s de saídas é que na entrada apenas a Conta Crédito poderá ficar em branco, já nas saídas apenas a Conta Débito poderá ficar em Branco. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Fiscais-Contab-Codigos Manutenção Existem 2 formas de Contabilizar as saídas, a Primeira é Contabilizar uma Nota Fiscal e/ou os Cupons Fiscais á partir do Livro Fiscal e a Segunda é a Contabilização dos Cupons Fiscais (Especie CF) á partir dos Tipos Gerenciais. Vamos explicar as duas formas: 10

11 Contabilizando Notas Fiscais/ Cupons Fiscais a partir do Livro Fiscal_ Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Exportar/ Importar Arquivo Contabilidade Avanço Informatica Entradas e Saidas Selecione a Empresa da Contabilidade No Campo Lanc/Tipo a opção escolhida deve ser L (Lê Livro Fiscal) Para que essa Rotina seja gerada de forma correta é de extrema importância que nos lançamentos alguns Campos sejam preenchidos de forma correta. Abaixo simularemos um lançamento para que possamos mostrar com mais clareza 11

12 12 Exemplo de Lançamento È importante observar os seguinte campos : CFOP, Vista/Prazo, Classe Contábil Deverá ser tratado conforme as notas de entradas Destinatário ( Código ) Cadastrado conforme parâmetro no cadastro de CFOP Espécie A espécie define se o lançamento se trata de uma nota fiscal ou cupom fiscal ( somente cupons fiscais podem ser contabilizados a partir do tipo gerencial [ Formas de vendas] ) Utilizando as imagens acima, por se tratar de um documento de espécie NF a contabilização será feita da seguinte forma Débito O Débito desse lançamento vai ser gerado/movimentado de acordo com o que foi informado no Cadastro do Cliente no campo Cód. Contábil Crédito O Crédito desse lançamento vai ser gerado/movimentado de acordo com Código Contábil o que foi informado na Tabela do CFOP (Manutenção Fiscais- Contábeis- Códigos) 12

13 Contabilizando Cupons (Fiscais Espécie CF) a partir dos Tipos Gerenciais Para exportar os arquivos de Cupons Fiscais o que muda é que ao invés de informarmos colocarmos L no campo Lanc/Tipo, informaremos T. Na Contabilização de Cupons Fiscais o Débito continua sendo informado de acordo com o Código Contábil informado no Cadastro do Cliente,porém o Credito vai ser movimentado de acordo com o Código Contabil informado no Plano de Contas Gerencial. Para acessar o Plano de Contas Gerencial siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Plano de Contas Gerencial Manutenção 13

14 14 Os Tipos Gerenciais que são usados para Venda pode ser obtido através de Relatório. Para acessar esse Relatório siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Vendas Vendas do Dia Relatório Por Loja 14

15 15 6- Parâmetros para Definição de Exportação Cupons Fiscais A Exportação de Vendas por Tipos Gerenciais pode ser feita também pela digitação efetuada na Rotina de Fechamento de Caixa, ignorando os valores importados pelo Frente. Para alterar o Parâmetro acessar esse parâmetro siga o seguinte caminho: Menu Principal F5 Contábil Para alterar o Tipo de Exportação, a alteração tem que ser feita no campo EXPORTAÇÃO Informe : I= Importação das Vendas pelo Frente de Loja F= Importação das Vendas pelos Valores Digitados na Rotina de Fechamento de Caixa Existe também um Relatório para validação dos lançamentos digitados a partir do Fechamento de Caixa Lançamentos Relatórios Conferência Diária Mensal Acumulada 15

16 16 7- Movimentos de Transferência A diferença das Movimentações anteriores é que o Campo Loja e Filial serão utilizados. Lembrando que para que o Campo Filial seja aberto na Configuração, o CFOP de Tranferência tem que estar setado como Loja como mostra a tela abaixo Para Tranferência temos que informar as Contas de Débito e de Crédito na Tabela de CFOP (Manutenção Fiscais- Contábeis- Códigos) Para acessar a Manutençao do CFOP siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Fiscais-Contab-Codigos Manutenção Veja que o Campo Filial foi aberto pelo Sistema, o que não aconteceu nas outras Configurações de CFOP s. 16

17 17 De acordo com a Configuração mostrada acima a Nota de Entrada será lançada na Movimentação da Loja 01 e a Filial onde a Nota foi emitida é a Filial 3. Agora vamos dar um Exemplo de uma Nota de Saída: No exemplo da Tela acima a Nota Fiscal está saindo da Loja 01 e entrando na Filial 3 17

18 18 8- Parâmetros dos Tipos Gerenciais Nesse processo iremos Vincular os Códigos Contábeis nos Planos de Contas Gerenciais, desta forma conseguiremos fazer as exportações Contábeis de Movimentos Bancários, Contas a Pagar, Provisões, etc. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Plano de Contas Gerenciais Manutenção Dados que devem ser preenchidos para ajustar a Função da Tela acima: Código Contabil: Informar a conta contábil ( No caso de tipos gerenciais de despesa, só serão utilizados nas exportações de Bancos Caixas ou Lançamentos de Contas a Pagar Provisão ExpBco: Exportação bancaria, informar se lançamentos com este tipo serão exportados a partir da exportação dos Bancos Caixas ( Geralmente utlizados apenas em tipos gerenciais de Transferências Bancárias e Tarifas de Bancos ) Fluxo: S = Lançamentos com este tipo serão exportados, N = Lançamentos não serão exportados C.Partida: Para lançamentos exclusivos no Controle Bancário, lançamentos com este tipo irão permitir lançar contra partida? ( É necessário em todos os tipos utilizados para transferências entre Bancos Caixas ) 18

19 19 9- Pagamentos Agora iremos mostrar a Rotina de Pagamento de Débitos. Aqui daremos exemplo de uma baixa individual. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Pagar Lançamentos Baixar Lançamentos já pagos Individual No caso desse exemplo: A conta a ser creditada será a conta a conta BANCO DO BRASIL informada, no caso a conta ( 1 1- BANCO DO BRASIL ) A conta vinculada será a conta creditada Para acessar o cadastro de Contas siga o seguinte caminho: Administração Financeira Controle Bancário Cadastro de Contas Manutenção 19

20 20 Cód. Contábil representa a conta contábil do banco OBS: Lembrar do campo Fluxo para envio ou não dos lançamentos A conta que será debitada em todos os pagamentos será a conta vinculada no cadastro de fornecedor ( Vide tela de Vinculação na Integração das Entradas PAG.04 ) 20

21 21 10 Recebimentos Os Recebimentos são tratados de forma similar aos Pagamentos, porém será Debitada a Conta Banco e será Creditada a conta Cadastrada no Cadastro do Cliente A Conta receberá o movimento de Credito será a Conta Vinculada no Cliente Maria Gracas C. Castro e a Conta que receberá o Débito é a Conta p/ Baixa 3 Caixa Movimento O Código Contábil do Cadastro da Conta representa a Conta Contábil do Banco A Conta Debitada em todos os Pagamentos será a conta vinculada no Cadastro do Fornecedor 21

22 22 11 Banco Caixas Os lançamentos incluídos no Controle Bancário serão exportados a partir da exportação de Bancos Caixas Contabilização de Contas Para estes lançamentos como não há vinculação com Clientes/Fornecedores, a contabilização é feita da seguinte forma: O Débito da Conta Vinculada ao Tipo Gerencial, no exemplo acima o Tipo 120 Mercadorias Consumo PAG.09 Crédito da Conta Bancária que está sendo incluído o lançamento, no caso a conta 1 Banco do Brasil PAG.15 OBS: Caso o tipo gerencial seja C a operação acima será invertida Débito na conta vinculada ao banco. PAG.15 Crédito na conta vinculada ao tipo gerencial. PAG.09 22

23 Transferência entre Bancos No caso de Tranferências Bancárias onde o mesmo valor é Debitado de um Banco e Creditado em outro Banco é feita da seguinte forma: As Transferências devem ser feitas lançando a contrapartida no mesmo lançamento Bancário. No caso dessa movimentação acima o Sistema vai gerar um Lançamento Contábil creditando o Código vinculado da Conta 01 e debitando o Código vinculado da Conta 02 Dica: Para que a Conta possa receber as Tranferências Bancárias, o Cdastro dos Tipos Gerencias o Parâmetro EXPBCO deve estar como S (Vide Pág 18) 23