Programa Institucional de Atendimento ao Aluno Ingressante PIAAI ANO II

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1 Programa Institucional de Atendimento ao Aluno Ingressante PIAAI ANO II Planejamento Processo de Matrícula 2010 Proponente Divisão de Acompanhamento e Controle Acadêmico DICON Período de execução e implementação dezembro de 2009 a agosto de de dezembro de 2009

2 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO AS TRÊS DIMENSÕES DO INGRESSO O INGRESSO E O PIAAI ARTICULAÇÃO... 6 PARTE II... 7 PLANEJAMENTO DO PROCESSO DE MATRÍCULA INTRODUÇÃO... 8 GRÁFICO 1 QUALIDADE DO ATENDIMENTO NO 1º SEMESTRE GRÁFICO 2 QUALIDADE DO ATENDIMENTO NO 2º SEMESTRE ANEXOS CRONOGRAMA SISU PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE GRADUAÇÃO COPEVE SETEC COORDENADORIAS PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E ASSUNTOS COMUNITÁRIOS PREFEITURA DE CAMPUS SEGRA

3 PROCURADORIA JURÍDICA NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO JUSTIFICATIVA OBJETIVO PÚBLICO-ALVO CONTEÚDO PROGRAMAÇÃO AÇÕES ESPECÍFICAS DE OUTROS ÓRGÃOS DA UFSJ PARA A CAPACITAÇÃO PROVIDÊNCIAS QUANTO À CONCESSÃO DE RECURSOS FINANCEIROS E MATERIAIS SEDE CAMPUS CENTRO-OESTE DONA LINDU

4 APRESENTAÇÃO Desde a inscrição no vestibular até o primeiro dia de aula, temos uma série de ações planejadas e executadas por diferentes órgãos da UFSJ, que têm como meta atender às condições necessárias para se promover nesta Universidade: 1) Vestibular, Programas, Convênios, Transferência Externa, etc.; - a seleção para o ingresso institucional; 2) Matrícula o vínculo acadêmico-institucional e 3) Acolhida a inserção social, cultural e comunitária de nossos ingressantes. 1. As três dimensões do Ingresso Todo aluno, ao ingressar na UFSJ, deve se submeter a um processo seletivo que formaliza institucionalmente sua entrada em nossa Universidade. Anualmente, podemos dizer que grande parte dos alunos buscam o ingresso na UFSJ, via processo vestibular. Embora existam outras formas de ingresso por editais de programas-convênios e de preenchimento em vagas remanescentes, podemos considerar que o Vestibular é o processo seletivo que demanda a maior mobilização da UFSJ, em função do número de alunos que ingressam por ele. Desta forma, usaremos um estudo que realizamos sobre as experiências vivenciadas no processo de matrícula-2009 para a continuidade do Programa Institucional de Atendimento ao Aluno Ingressante - PIAAI. Não restam dúvidas de que, ao refletirmos sobre o ingresso de alunos na UFSJ, o vestibular assume um destaque como um dos eventos de maior importância para nossa comunidade. Dentre tantos fatores, essa importância deve-se, também, ao fato de que esse é um processo que serve como um primeiro cartão de apresentação da UFSJ para a sociedade. A seriedade e competência com que a UFSJ realiza o vestibular transmitem segurança aos candidatos e seus familiares, aumentando o interesse em ingressar na UFSJ e disseminando uma imagem positiva de nossa Instituição. Mas, o vestibular é um processo que tem um fim em si mesmo? Essencialmente, o vestibular pode ser considerado o primeiro processo através do qual o aluno ingressante interage com a UFSJ como Instituição. Contudo, além do vestibular, existem outros processos e eventos vivenciados pelo aluno ao ingressar na UFSJ, e, assim, podemos dizer que existem outros cartões de apresentação de nossa Universidade a esses alunos. Portanto, para sermos mais específicos, entendemos o vestibular como um processo que atende a uma dimensão institucional do ingresso, à medida que marca o início de um evento institucional mais amplo que poderíamos entender como: O Ingresso dos alunos em nossa Universidade. Após o vestibular, os aprovados nesse processo são potenciais alunos ingressantes, mas, como já defendemos, nosso entendimento é que o ingresso do aluno não se finaliza com ele. Os alunos aprovados somente ingressam objetivamente na UFSJ quando estabelecem o vínculo institucional, via processo de matrícula. Assim, embora a Matrícula não tenha a mesma extensão e visibilidade na sociedade que o vestibular, a qualidade com que esse processo ocorre, demonstra o funcionamento da Instituição efetivamente como organização. Neste sentido, podemos considerar que esse processo atende ao que denominamos como uma dimensão acadêmica do Ingresso, tão importante quanto o vestibular. A primeira impressão que um aluno ou seus familiares têm do funcionamento organizacional da UFSJ, na matrícula, pode ser determinante na sua decisão de não desistir de sua vaga, indo para outra instituição onde também tenha sido aprovado no vestibular. 4

5 O atendimento às condições necessárias para o ingresso do aluno em sua dimensão acadêmica é de responsabilidade da DICON, de modo que a coordenação do processo de matrícula é realizada por essa Divisão. Assim, existem procedimentos, atividades e ações que são delineados pela DICON e se materializam em quatro etapas do processo de matrícula: Recepção e credenciamento; Recebimento e conferência de documentação; Cadastro e certificação e orientações acadêmicas da matrícula. O terceiro aspecto, inerente ao evento de ingresso dos alunos, é o que envolve ações que atendem ao que chamamos dimensão comunitária do Ingresso, concretizado no processo de 2009 como Feira de Informações da Comunidade UFSJ. Ainda nesse processo, as mudanças no perfil dos ingressantes 1, constatadas desde 2006, e que serviram de base para o PIAAI/2009, foram realmente confirmadas. Além disso, a adoção de novas sistemáticas, no processo seletivo-vestibular da UFSJ: cotas, Sistema de Seleção Unificado-SiSU, aliada ao novo curso de graduação à distância contribuirão para essa mudança de perfil. Obviamente, a UFSJ terá que se preparar para melhorar as informações que já vinham sendo prestadas, bem como, adequá-las a esse novo perfil de ingressante. Essas informações podem ser descritas como: a) Orientações acadêmicas de matrícula: informações e orientações de natureza acadêmica, que os diferentes setores da DICON têm competência para oferecer. Mais adiante, em Processo de Matrícula, detalharemos como planejamos atender os alunos ingressantes sobre esses aspectos na matrícula b) Informações sobre a comunidade da UFSJ: são informações e orientações que a DICON não tem competência para oferecer, que são as de natureza curricular, social, cultural e comunitária. Muitos alunos, principalmente na faixa etária entre 18 e 20 anos, acompanhados de familiares, buscam informações sobre moradia, alimentação - assistência estudantil, informações específicas sobre os cursos e sobre as cidades onde os cursos funcionam, orientações sobre hospedagem, deslocamento na cidade, transporte urbano, etc. Além desses momentos, ressaltamos que as orientações/informações devem ocorrem, também, ao longo da permanência do ingressante na UFSJ, visto que tanto é impossível prestar todas as informações/orientações necessárias quanto esperar que sejam assimiladas nesses dois momentos. Portanto, entendemos que é fundamental consolidar a concepção de Ingresso, compreendendo três processos/eventos: Vestibular, Matrícula e Acolhida, os quais estão intimamente vinculados a três dimensões do Ingresso: institucional, acadêmica e comunitária. A seguir, discutiremos essa concepção e apresentaremos, em linhas gerais, a proposta de continuação do PIAAI. 1 Decorrentes do aumento de candidatos de outras regiões do Estado de Minas Gerais e do Brasil, com maior freqüência do que em anos anteriores e com uma faixa etária média menor. 5

6 2. O Ingresso e o PIAAI Um aluno ingressante deve ser aprovado em processo seletivo, matricular-se e ser inserido como membro da comunidade da UFSJ para que se possa dizer que, efetivamente, ingressou como aluno. Se o ingresso passa a ser concebido por essa perspectiva, a coordenação do vestibular deve considerar o candidato a aluno como potencial aluno ingressante, prevendo ações conjuntas com a coordenação da matrícula para que, o candidato aprovado, possa ser atendido em todas as necessidades, incluindo aquelas relacionadas ao momento em que o aluno estabelece o vínculo institucional com a UFSJ, ou seja, no processo de matrícula. Assim, a Matrícula não pode ser compreendida pela UFSJ como somente um conjunto de procedimentos de cadastro que envolve todo um protocolo operacional; mas como um processo inserido num macroprocesso (ingresso), que exige ações conjuntas com os envolvidos nos outros processos, de modo que, em regime de cooperação e parceria, o PIAAI seja materializado. Com esse Projeto esperamos aperfeiçoar, cada vez mais, o evento de ingresso na UFSJ, de modo que a matrícula, realizada como uma continuidade do Vestibular, mobilize a Instituição com a mesma sinergia que nele ocorre. 3. Articulação As reflexões realizadas, anteriormente, objetivam o fortalecimento das relações entre os diversos setores da UFSJ preocupados em melhorar o atendimento a nossos alunos ingressantes e em buscar soluções para problemas que vivenciamos nos processos de matrícula e na acolhida. Um segundo propósito, é oferecer subsídios para o Planejamento do Processo de Matrícula 2010, no âmbito de competência da DICON. 6

7 PARTE II PLANEJAMENTO DO PROCESSO DE MATRÍCULA

8 INTRODUÇÃO A matrícula é o processo pelo qual o aluno ingressante oficializa seu vínculo institucional e acadêmico com a UFSJ. Para que ocorra, depende de uma série de procedimentos que demandam uma estrutura física, de materiais e de pessoal que necessita ser planejada, em termos de ações, visando atender objetivos específicos. Com base na experiência adquirida com a implementação do PIAAI em 2009, elaboramos o presente Projeto, no qual pretendemos dar continuidade às ações do Programa, no que diz respeito à atuação da DICON e envolvimento e cooperação de outros atores da UFSJ, para efetivação da matrícula. Para tanto, esta proposta deverá ser encaminhada às instâncias superiores de decisão, considerado seu caráter emergencial e urgente, a fim de se por em prática as medidas necessárias para o cumprimento desse planejamento do processo de matrícula para

9 1. JUSTIFICATIVA Desde sua criação em 1986, a Universidade Federal de São João del-rei teve seu número de vagas para ingresso nos cursos de graduação incrementado de forma significativa. Entretanto, a partir de 2006, iniciou-se um novo ciclo de expansão da instituição com a criação de campi fora de sede, que levou a uma ampliação da oferta de vagas de 790 em 2007, para em 2008 e em 2009 nos primeiro e segundo semestres. Em 2010, a UFSJ oferecerá 2065 vagas no primeiro semestre e 785 no segundo. Para o primeiro semestre serão: 1345 para os campi da sede e para o Programa Institucional de Bioengenharia (PROBE); 250 vagas para o Campus Alto Paraopeba (CAP); 170 vagas para o Campus Centro-Oeste Dona Lindu (CCO); 300 vagas para o curso de graduação em Administração Pública na modalidade educação à distância, distribuídas em 6 pólos da Universidade Aberta do Brasil (UAB). Para o segundo semestre serão: 365 para os campi da sede e para o Programa Institucional de Bioengenharia (PROBE); 250 vagas para o Campus Alto Paraopeba (CAP); 170 vagas para o Campus Centro-Oeste Dona Lindu (CCO) Atendimentos realizados no último quadriênio As tabelas, abaixo, mostram o aumento em número absoluto e relativo de alunos atendidos pela DICON entre 2006 e 2009, com um estudo de estimativa para 2010, sendo que, nestes últimos casos, a análise separa o processo de matrícula referente a Sede, CAP e CCO. As matrículas do Programa Institucional de Bioengenharia são realizadas na Sede e, portanto, contabilizadas na mesma. TABELA 1 Atendimentos registrados no último Quadriênio Ano /1º 2009/2º Desistência Sede CAP CCO Sede CAP CCO Vagas oferecidas Média % ª * 11 Matriculados por Chamada 2ª * * * 11 3ª * * * * 11 * 2,5 4ª * * * * * 7 * 3,1 5ª * * * * * 6,9 6ª * * * * * * 3,2 Total * 37,7 *Não existem dados registrados ou as chamadas não ocorreram. O aumento efetivo de atendimentos em primeira chamada de 2007 para 2008 foi de 59%, o que exigiu mobilizar, de forma emergencial, servidores não lotados na DICON para colaborar nas diferentes etapas do processo de matrícula em Como conseqüência, verificou-se problemas com a documentação, que prejudicaram o cadastro, causando maior lentidão no atendimento aos alunos do que nos anos anteriores a 2008, decorrentes do despreparo do 9

10 pessoal e da intensidade de trabalho em horário de pico. Já para 2009, houve um aumento efetivo de 73% no número de atendimentos na matrícula somente na sede da UFSJ, além dos atendimento nos campi CAP e CCO, o que contribuiu com o que já revelamos sobre o aprofundamento dos problemas e dificuldades enfrentados em anos anteriores. Para 2010, a previsão é bem próxima do realizado em 2009, sendo necessários, portanto, ajustes no projeto de matrícula 2009 para realização em Dentre os aspectos problemáticos que vivenciamos em 2009, e os que prevemos ocorrer em 2010, destacamos, a seguir, aqueles que, por nosso entendimento, devem ser emergencialmente tratados: a) Maior diversidade social, econômica, cultural e regional entre os ingressantes Atualmente, é perceptível que a UFSJ vem passando por mudanças no perfil do ingressante, o que foi constatado na matrícula de 2008 e se manteve em Dentre essas mudanças, verifica-se que, com o aumento de vagas e a abertura de novos cursos, a UFSJ tem atraído, no vestibular, candidatos de outras regiões do Estado de Minas Gerais e do Brasil, com maior freqüência do que em anos anteriores e com uma faixa etária média menor. Dentre tantos fatores de mudanças no perfil dos ingressantes, estes dois são suficientes para sustentarmos que tem ocorrido uma maior diversidade entre os alunos em torno de suas necessidades como ingressantes e, consequentemente, há uma maior e mais variada busca por informações e orientações sobre a Instituição. Sob o ponto de vista da DICON, a Feira de Informações, idealizada como primeiro momento da dimensão comunitária, cujo objetivo seria prestar informações e orientações sobre a comunidade UFSJ (assistência estudantil, informações específicas sobre os cursos, sobre os campi, etc.) atendeu, em parte, às expectativas. b) Aumento do número de cursos, as inovações curriculares e as mudanças no controle e gestão acadêmica dos cursos O aumento do número de cursos oferecidos pela UFSJ, bem como as inovações curriculares e acadêmicas, que vêm sendo implementadas, têm originado situações que ainda não foram vivenciadas pela equipe da DICON. Dentre essas situações, destacam-se aquelas relacionadas às orientações acadêmicas, que necessitam ser oferecidas antes do início das aulas. Entretanto, prestar essas orientações, demanda a disponibilização, pelas coordenadorias dos cursos, de parâmetros que somente elas podem oferecer. No processo de 2009, foi problemática a ausência de representantes dos cursos, na Feira de Informações, para prestar atendimento aos alunos ingressantes, como por exemplo: perfil do egresso e perspectivas profissionais, proposta pedagógica, perfil dos professores, projetos de iniciação científica, funcionamento da coordenação e orientações diversas. c) Quadro de Servidores da DICON O quadro de servidores técnico-administrativos não acompanhou o mesmo ritmo de aumento da demanda de atendimentos na matrícula. Na Divisão de Acompanhamento e Controle Acadêmico (DICON) órgão da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação, o número de servidores da DICON na sede da UFSJ, em 2006, era de 12 funcionários efetivos e 4 terceirizados para atender, na matrícula, 750 alunos ingressantes. Em 2010, no primeiro semestre, estimamos que, se não ocorrer aumento da equipe, teremos um total de 13 efetivos (incluindo Diretor e Chefes de Setores), 1 terceirizado e 2 cedidos pela Prefeitura Municipal de São João del-rei para atender a 1345 alunos ingressantes na Sede. No Campus de Alto Paraopeba teremos 2 10

11 servidores para atender 250 alunos ingressantes e, no Campus Centro-Oeste, 2 servidores para atender a 170 alunos ingressantes. Em 2008, foram atendidos, em média, 100 alunos por dia de matrícula sendo que, no período da manhã, tivemos alguns dias com um movimento de pico de até 70 atendimentos ao longo de 3 horas e meia. Em 2009, na primeira chamada, foram atendidos em média: sede 116,7 alunos/dia; CAP 118 alunos/dia; CCO 90,5 alunos/dia. Para 2010, conforme está previsto no calendário oficial de matrícula, teremos em média 269 atendimentos/dia em 5 dias na sede; 125 atendimentos/dia em 2 dias no CAP; 85 atendimentos/dia em 2 dias no CCO. O número de atendimentos pode ser verificado em estudo apresentado no anexo A, que relaciona o número de matriculados/dia na primeira chamada. Ressaltamos que não estão consideradas as matrículas ao SiSU e à Graduação à Distância que teremos em 2010, constantes no mesmo anexo. É fundamental esclarecer que, no período entre janeiro e fevereiro, quando ocorrem as chamadas para alunos ingressantes, a DICON tem outras atividades de rotina que não podem ser interrompidas como registro de diplomas, atendimento a solicitações dos alunos, etapas da inscrição periódica, colação de grau, entre outras. Em 2008 e 2009, constatamos que a DICON, ao ser paralisada, no momento da Matrícula, e ter todas as solicitações e serviços de rotina concentrados no Campus Santo Antônio (Sede), teve seu atendimento à comunidade prejudicado e comprometida a qualidade dos serviços prestados, o que, por sua vez, influenciou negativamente no atendimento aos alunos ingressantes. d) Matrícula dos ingressantes relacionados pelo Sistema de Seleção Unificado Nas datas de matrículas de alunos que optaram somente pelo SiSU, em datas coincidentes com as matrículas do processo seletivo vestibular da UFSJ, serão realizadas em conjunto, sendo designado um servidor para conferência e um para cadastro destes ingressantes. Nas datas não coincidentes, os alunos serão matriculados diretamente na DICON (sala 2.02), caso a estrutura para o processo de matrícula nos espaços determinados neste projeto não estejam disponíveis. e) Matrícula dos ingressantes do curso de graduação à distância A matrícula dos alunos do curso de graduação à distância em Administração Pública será de responsabilidade dos pólos. Os funcionários dos pólos, responsáveis pela matrícula, deverão ser treinados pela equipe DICON no tocante às etapas do processo de matrícula Avaliação do processo de matrícula 2009 Como fase inicial e primordial para a execução do Programa, foi realizada, por iniciativa da DICON, a capacitação de servidores da UFSJ 1 dentre aqueles do quadro permanente e os terceirizados, cujos nomes foram apresentados pela PROGP. Essa capacitação, não obstante as dúvidas surgidas durante o processo de matrícula, permitiram uniformidade na adoção de procedimentos e compreensão da importância do processo para o aluno ingressante e imagem da Instituição. 1 Avaliação conforme Anexo N. 11

12 A forma pensada para otimizar os procedimentos do processo de matrícula, inovando-o, racionalizando a organização do espaço físico e o fluxo de procedimentos, foi dimensionando o espaço físico Etapas: As etapas: credenciamento, conferência de documentação, cadastro e orientações acadêmicas foram realizadas em espaços específicos. Sede: As etapas: credenciamento, conferência de documentação, cadastro e orientações acadêmicas foram realizadas em espaços específicos. No entanto, essa possibilidade só se manteve, na Sede, nas chamadas que antecederam ao início do primeiro período letivo 2009 (1ª e 2ª chamadas). Foram utilizadas as salas 1.13, 1.04, 1.03 e 1.02, respectivamente, para cada etapa. Nas 3ª, 4ª, 5ª e 6ª chamadas foi mantida a estrutura para etapas, nas salas 2.05, 2.03 e 2.02, com Cadastro na sala 2.01 (DICON) 1. Após isso, a matrícula foi realizada em espaços reduzidos; as orientações acadêmicas, por exemplo, não puderam ser repassadas da forma anterior, limitando-se a explicações sobre os documentos entregues aos ingressantes. Alto Paraopeba: os procedimentos foram realizados atendendo, em todas as chamadas das duas entradas (1º e 2º semestres), ao layout descrito no Programa. Centro-Oeste Dona Lindu : o ambiente idealizado só foi possível na 1ª chamada para o 1º semestre (o período letivo ainda estava em andamento). Na 1ª chamada para o 2º semestre houve falta de servidores. O espaço destinado às Orientações Acadêmicas, ao lado da Cantina, não permitiu que essas fossem repassadas de forma tranqüila, pois houve acúmulo de pessoas entrando e saindo do espaço. Outro contratempo foi a permanência de alunos vendendo produtos (camisetas e kits) próximo à área em que estava ocorrendo a Conferência de Documentação. Entretanto, o fato de não ter havido preenchimento da avaliação pelos ingressantes impossibilita averiguar o impacto dessas questões Feira de Informações: Fora da ação direta da DICON, mas realizada paralelamente, a Feira de Informações 2 foi pensada para ser uma inovação no processo de matrícula; com planejamento e execução de ações integradas com outros atores envolvidos no atendimento às demandas de nossos alunos, referentes ao seu efetivo ingresso nesta Instituição, em sua vida acadêmica e em sua comunidade. Sede: seguindo o fluxo de ações da matrícula, o local destinado à Feira foi o espaço próximo ao Teatro do Campus Santo Antônio. Sua participação deu-se apenas na 1ª chamada. Nas demais, bem como 1ª e 2ª chamadas para entrada no 2º semestre, houve, apenas, representação do Setor de Assistência Estudantil. Campus Alto Paraopeba: não foi realizada avaliação da feira neste Campus. Campus Centro-Oeste Dona Lindu : não foi realizada avaliação da feira neste Campus. Na matrícula para o 1º semestre de 2009, a Feira se restringiu à participação da PROEX e comunidade externa (bancos, cursos de idiomas, imobiliárias). Na matrícula para o 2º semestre de 2009, houve apenas participação da comunidade externa. 1 Mesma estruturação para a 1ª e 2ª chamadas do 2º semestre. 2 A avaliação da Feira de Informações deveria ter sido realizada pelos responsáveis por organizá-la: PROEX, Comissão de Acolhida. 12

13 Outros pontos relevantes O mobiliário e os equipamentos nos ambientes propostos atenderam, em parte, ao esperado. Na Sede, por exemplo, quando a matrícula aconteceu fora desse ambiente previsto, as carteiras foram utilizadas como mobiliário por atendentes e ingressantes. Não houve destinação de recursos financeiros específicos para aquisição de material de consumo. Na Sede, quase sua totalidade foi adquirida pelos Centros de Custo pertencentes à DICON. Nos campi fora de sede, parte foi assumida pela Direção do Campus. Quanto ao Sistema CONTAC, houve problemas no primeiro dia da 1ª chamada para o 1º semestre, ocasionado atraso no início das atividades, agravando-se a situação nos campi CCO e CAP em virtude do acesso remoto e largura de banda. Na 1ª chamada para o 2º semestre houve reincidência desses problemas. As camisetas para os atendentes no processo de matrícula não foram adquiridas pela COPEVE, na forma solicitada A avaliação dos ingressantes Não foi possível detectar se o processo, nos novos moldes, influenciou na decisão do ingressante de aqui permanecer. Entretanto, destacamos o seguinte comentário: as expectativas esperadas foram superadas de tal forma que eu já estava pensando no resultado de outras instituições, agora, não penso mais nisso. As opiniões 1 permitiram estruturar os seguintes gráficos: QUALIDADE DO ATENDIMENTO EM BRANCO DECEPCIONANTE DENTRO DAS EXPECTATIVAS SUPEROU AS EXPECTATIVAS Gráfico 1 Qualidade do atendimento no 1º semestre 1 Avaliação da matrícula pelos ingressantes e os que atuaram no processo de matrícula, Anexos L e M. 13

14 QUALIDADE DO ATENDIMENTO 2º SEMESTRE EM BRANCO DECEPCIONANTE DENTRO DAS EXPECTATIVAS SUPEROU AS EXPECTATIVAS Gráfico 2 Qualidade do atendimento no 2º semestre 14

15 2. OBJETIVOS Para dar continuidade ao Programa de Atendimento ao Aluno Ingressante (PIAAI), a DICON elaborou o presente projeto para o processo de matrícula 2010, com os seguintes objetivos: 1) Consolidar o entendimento da matrícula como continuação do processo seletivo para o ingresso na UFSJ. 2) Sensibilizar as instâncias decisórias da UFSJ quanto ao impacto do processo de matrícula de ingressantes, via processo seletivo-vestibular, na Instituição. 3) Viabilizar a execução de ações integradas com outros atores envolvidos no atendimento às demandas de nossos alunos referentes ao seu efetivo ingresso nesta Instituição, em sua vida acadêmica e em sua comunidade. 4) Estabelecer condições para a efetividade do processo de matrícula. No que diz respeito às atribuições e competência da DICON, temos, neste projeto, como objetivos específicos de sua equipe: 1) Racionalizar a organização do espaço físico e o fluxo de procedimentos da matrícula. 2) Otimizar os procedimentos do processo de matrícula para qualquer que seja a forma de processo seletivo para ingresso na UFSJ. 3) Dimensionar os recursos materiais de consumo, financeiros, de mobiliário, equipamentos, de espaço físico, bem como a equipe de servidores a ser mobilizada. 4) Apresentar e descrever às instâncias superiores da UFSJ as demandas da DICON e ações a serem realizadas. 5) Oferecer subsídios para que os órgãos de execução das ações, que extrapolam as competências e atribuições da DICON, possam viabilizar o processo de matrícula

16 3. O PROCESSO DE MATRÍCULA O processo de Matrícula para 2010 dará continuidade à arquitetura física e organizacional planejada para o processo Matrícula 2009, que visa garantir o pleno atendimento aos alunos em suas necessidades referentes ao ingresso em nossa Instituição. Em 2010 teremos como novidade o ingresso por meio de dois processos seletivos distintos, sendo eles: o vestibular e o Sistema de Seleção Unificado (SiSU). Entendemos que os egressos de ambos os processos deverão receber o mesmo tipo de atendimento. Quanto aos ingressantes no Curso de Administração Pública, modalidade à distância, a matrícula será de responsabilidade dos pólos, sendo que caberá à DICON o treinamento dos atendentes nesse processo. O processo de Matrícula 2010 se manterá organizado em quatro etapas: Recepção e credenciamento, Recebimento e conferência de documentação, cadastro e certificação de matrícula com orientação acadêmica. Na etapa de credenciamento o aluno será apresentado à UFSJ como instituição e receberá as instruções para a matrícula. Na etapa de certificação/orientação acadêmica o aluno poderá, durante a espera do cadastro, sanar suas dúvidas de ordem acadêmica e ser orientado por uma equipe que será preparada para este fim. Portanto, o aluno, após a etapa de recebimento e conferência dos documentos, será encaminhado diretamente para a sala de orientações acadêmicas. O processo de Matrícula é finalizado com a entrega do atestado de matrícula pela equipe de orientação acadêmica que encaminhará os alunos ingressantes para a Feira de Informações da Comunidade UFSJ. A seguir, apresentamos na figura 01 um desenho esquematizado da arquitetura que estamos descrevendo e, na figura 02, apresentamos o layout de todo o espaço físico que necessitará ser estruturado para viabilizar esta proposta de processo de matrícula para Posteriormente, apresentaremos uma descrição detalhada de cada etapa do processo, os procedimentos e as atividades a serem desenvolvidas. O caminho percorrido pelos alunos, conforme a arquitetura que projetamos para o fluxo de procedimentos levá-los-á, obrigatoriamente, após a última etapa, a Feira de Informações da comunidade Universitária da UFSJ, um ambiente preparado para eles conhecerem a instituição, já como membro da comunidade. 16

17 Figura 01: Esquematização do fluxo de procedimentos no processo de matrícula para 2010 COORDENAÇÃO GERAL: JOSÉ ROBERTO RIBEIRO DICON/UFSJ DICON DICON DICON DICON Ingressante RECEPÇÃO CREDENCIAMENTO CONFERÊNCIA CADASTRO Aluno ORIENTAÇÕES ACADÊMICAS Portaria do Campus FEIRA DE INFORMAÇÕES DA COMUNIDADE UFSJ Repúblicas? Festas? Assistência? Biblioteca? Carteirinha? Entidades Estudantis? Coord. de curso? Onde vou?

18 A) Etapa 1: Credenciamento O credenciamento corresponde à primeira etapa do processo de matrícula do ingressante, no caso, aquele aprovado no Processo Seletivo da UFSJ. Para instruir e viabilizar a orientação dos alunos no processo de matrícula foi desenvolvido como instrumento de apoio, o Passaporte IAAI, Passaporte de Ingresso à UFSJ ou simplesmente Passaporte (ver o anexo H), que também funcionará como um Cartão-Senha. Como atividades relacionadas a essa etapa, estão as boas-vindas aos ingressantes e familiares que comparecerem à UFSJ para efetivarem sua matrícula nos cursos de graduação, além de: Sinalização, para ingressantes e familiares, dos locais para as outras etapas do processo de matrícula e para o acesso a outros serviços úteis como Xerox, localização de banheiro, etc.; recepção aos ingressantes e familiares; averiguação do nome na lista encaminhada pela COPEVE para a chamada/curso, conferindo a identificação do ingressante com o documento constante da relação; entrega do passaporte (senha) ao ingressante para que ele prossiga nas outras etapas do processo de matrícula, destacando o ticket relativo a essa primeira etapa; instrução aos ingressantes quanto a obrigatoriedade da documentação necessária para matrícula, inclusive fotografia, orientando-os sobre a necessidade de estar apresentada em original e cópia, quando não autenticada em cartório; prestação de informações acerca do processo de matrícula e suas etapas; encaminhamento do ingressante para a etapa de conferência de documentação; atendimento aos ingressantes e familiares enquanto esperam sua vez de se dirigirem à sala de conferência de documentação. 18

19 B) Etapa 2: Recebimento e conferência de documentação Essa etapa, dentro do processo de matrícula, objetiva, primordialmente, a verificação do cumprimento do disposto no inciso II, do art. 44 da Lei 9394/96 (LDB). Compreende, assim, a análise da documentação prevista no Edital do processo seletivo, consoante o que dispõe o art. 84, combinado com os art. 146 e 147 do Regimento Geral da UFSJ. Constitui-se de: Recepção ao ingressante; recolhimento da documentação e verificação das demais condições exigidas no Edital para vagas destinadas às ações afirmativas na UFSJ; atendido o disposto no Decreto 6.932, de 11 de agosto de 2009; comprovação da conclusão do ensino médio ou equivalente; verificação da qualidade da documentação: legibilidade e condições gerais da apresentação do documento (ausência de cortes, rasuras, etc.); verificação da validade do documento (prazo, finalidade, equivalência); verificação da existência e coerência de dados necessários ao cadastro no Sistema de Controle Acadêmico; verificação da coerência entre os dados nos diversos documentos apresentados, exemplificando: alteração de nome em virtude de casamento, separação, adoção, etc.; autenticação da cópia com base na comparação entre essa e o original apresentado; identificação da foto apresentada, anotando no verso o nome e curso do ingressante; consulta e emissão, se possível, da certidão de quitação eleitoral para o ingressante que for obrigado a apresentá-la não a tenha em mãos; acompanhamento do preenchimento do requerimento de matrícula pelo ingressante ou representante legal, prestando os devidos esclarecimentos; preenchimento dos campos no requerimento de matrícula de responsabilidade do servidoratendente, anotando observação e recolhendo ciência do ingressante nos casos em que houver necessidade de retificação de algum dado em documento ou encaminhamento de documento após completar maioridade; preenchimento e entrega ao ingressante do formulário lembrete quando houver necessidade de retificação de algum dado em documento ou encaminhamento de documento após completar maioridade; preenchimento de declaração, conforme 3º do Art. 3º do Decreto 6.932, de 11 de agosto de 2009; 19

20 organização da documentação recolhida e encaminhamento aos responsáveis pelo cadastro; colocação da etiqueta com número de matrícula no requerimento de matricula; devolução do passaporte ao ingressante, após destacar ticket referente a etapa de conferência e cadastro; encaminhamento do ingressante para orientações acadêmicas. C) Etapa 3: Cadastro (esta etapa não aparece para o matriculando) Compreende a efetivação da matrícula solicitada, via preenchimento do requerimento e documentação anexada, no SISTEMA DE CONTROLE ACADÊMICO - CONTAC. Nessa etapa o aluno é vinculado à Instituição, no curso/currículo e turno no qual logrou aprovação no Processo Seletivo. Para isso, são executadas as seguintes ações: verificação das condições dos equipamentos com módulo matrícula do sistema CONTAC instalado; atualização do CONTAC; recebimento da documentação de matrícula; cadastro do CPF do ingressante; conferência dos dados do aluno, importados da COPEVE, comparando-os com a documentação apresentada, procedendo às alterações necessárias; cadastro de dados constantes da documentação exigida para matrícula; inscrição dos ingressantes nas unidades curriculares previstas para o primeiro período do curso; emissão do atestado de matrícula do aluno ingressante; emissão do horário de aulas do ingressante. 20