MANUAL PARA REQUISIÇÃO DE COMPRAS DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

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1 1 MANUAL PARA REQUISIÇÃO DE COMPRAS DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Brasília, DF 2016

2 2 Universidade Católica de Brasília Missão A Universidade Católica de Brasília tem como missão atuar solidária e efetivamente para o desenvolvimento integral da pessoa humana e da sociedade, por meio da geração e comunhão do saber, comprometida com a qualidade e os valores éticos e cristãos, na busca da verdade. Visão do Futuro Em 2020, no seu Jubileu de Prata, a Universidade Católica de Brasília UCB será uma Instituição de referência na Extensão, na Pesquisa e no Ensino indissociáveis e comprometidos com o desenvolvimento sustentável e a Justiça Social Reitor Gilberto Gonçalves Garcia Pró-Reitor Acadêmico Daniel Rey de Carvalho Pró-Reitor Administrativo Fernando de Oliveira Sousa Gerente do Sistema de Bibliotecas Leila Barros Cardoso Oliveira Coordenadora de Serviços aos Usuários Elizabeth Gonçalves Vilarino de Castro e Costa Coordenadora de Serviços Bibliográficos Bartira Dyacui de Souza Lima

3 3 Universidade Católica de Brasília Reitoria Sistema de Bibliotecas MANUAL PARA REQUISIÇÃO DE COMPRAS DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Brasília, DF Fevereiro, 2016.

4 4 1 OBJETIVO Este manual fixa as condições exigíveis para formulação e o envio dos pedidos de compra de material bibliográfico por meio do Sistema Pergamum. 2 DOCUMENTO COMPLEMENTAR Política de Formação e Desenvolvimento do Acervo do SIBI. 3 PRÉ-REQUISITOS PARA ENVIO DO PEDIDO O professor deverá encaminhar as atualizações das bibliografias ao Diretor do Curso para que ele possa incluí-las na Requisição de Compra. A pessoa responsável pela inclusão dos títulos na requisição de compras no momento de acesso deverá informar a matricula de funcionário e a senha cadastrada na Biblioteca, caso não seja cadastrado ou não tenha senha, entrar em contato com a Coordenação de Serviços Bibliográficos, no telefone É de responsabilidade do curso, acompanhar as exigências do Ministério da Educação, quanto aos indicadores de quantidade e qualidade das bibliografias. 4 PRAZOS Inclusão dos títulos na requisição de compras: solicita-se que os títulos sejam incluídos com pelo menos dois meses de antecedência da programação orçamentária. Entrega do material bibliográfico: Nacional (estimado) 30 dias da data de encomenda; Importado (estimado) 90 dias da data de encomenda.

5 5 5 PASSO A PASSO PARA O PREENCHIMENTO DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS Entrar no site Clicar em Aquisição. Clicar em Efetue a Requisição de Compras.

6 6 No campo Usuário e Senha, digitar a matrícula funcional e senha de empréstimo cadastrada no Sistema de Bibliotecas (SIBI). IMPORTANTE Colaboradores recentes, utilizem todos os números da sua matrícula com exceção do digito 0 (zero) que vem à esquerda. Exemplo: matrícula USE Colaboradores antigos utilizem apenas os números finais de sua matricula sem o 0400, 0300, e outras. Exemplo: matrícula USE 4259 Clicar em OK.

7 7 GERAR REQUISIÇÃO SO O cadastro de sugestões está dividido em 4 passos Antes de iniciar a solicitação, clicar em Gerar Requisição, com o número da requisição será possível rastrear as suas solicitações. Preencher a justificativa, a observação, e selecionar a prioridade. Clicar em Gravar. IMPORTANTE: Ao preencher a observação, por gentileza, informar o nome do curso.

8 8 PASSO 1 PESQUISA ACERVO A nova aquisição está integrada com o nosso catálogo, com a Rede Pergamum, e com algumas livrarias parceiras. O objetivo é agilizar e facilitar o processo de pesquisa e solicitação dos títulos desejados. Na tela de Consulta ao acervo é possível realizar pesquisas nas livrarias parceiras e incluir os títulos desejados como requisição de compras. Digitar o argumento de pesquisa. Clicar em Mostrar. Observação: Se o título pesquisado o título pesquisado não existir na biblioteca do solicitante, a pesquisa será realizada automaticamente na Rede Pergamum e nas livrarias parceiras. Clique na opção desejada: Universidade Católica de Brasília, Rede Pergamum ou Rede Livrarias.

9 9 Clique em Filtros se desejar alterar a forma de pesquisa. Ao clicar sobre a Rede Livrarias, por exemplo, será exibida a relação de títulos encontrados com o termo pesquisado. Clicar sobre a seta para incluir o item como sugestão de compra.

10 10 Será exibida uma caixa para preenchimento e confirmação dos dados. Preencher o total solicitado. A prioridade é repetida de acordo com a requisição criada. Informar o tipo de bibliografia, se básica ou complementar. Marcar se a obra é estrangeira; para obras nacionais, deixar essa opção desmarcada. Clicar em Gravar. Repetir o processo para cada título solicitado. ATENÇÃO: Na tela do lado direito é possível verificar os títulos incluídos como sugestão. Se necessário, clicar sobre o Lápis para realizar alterações de total solicitado, bibliografia e marcar a opção obra estrangeira. Clicar em Gravar.

11 Títulos Incluídos como sugestão. 11

12 12 PASSO 2 ITENS / NOVO ACERVO Esse passo é utilizado somente se houver necessidade de alterar descrições da sugestão ou para inserir um título que não foi encontrado no Acervo da Instituição, na Rede Pergamum ou na Rede de Livrarias parceiras. Também é possível importar arquivos do Excel com uma lista de sugestões Para realizar alterações no item, clique sobre o Título. Na tela do lado esquerdo realize as alterações. Clique em Gravar.

13 13 INSERIR UM NOVO TÍTULO, QUE NÃO FOI ENCONTRADO NA REDE PERGAMUM E NA REDE DE LIVRARIAS Cadastrar os dados no lado esquerdo da tela. Selecionar o tipo de obra. Preencher todos os campos da planilha. Informar a quantidade. Informar a prioridade. Informar o tipo de bibliografia. Clicar em Gravar.

14 14 IMPORTAR ARQUIVOS EXCEL Para importar um arquivo em Excel, é necessário que os títulos estejam em um padrão com colunas pré-definidas. Clicar no botão Selecionar Excel. Escolher o arquivo. Clicar em Importar. Modelo de Planilha Excel

15 15 PASSO 3 DISTRIBUIÇÃO Realizar a distribuição, indicar para quais cursos e unidade de informação as obras estão solicitadas. Há duas formas de realizar a distribuição: 1. Em lote, vários itens de uma só vez. 2. Distribuir Item a Item. Distribuir item a item. Distribuir vários itens de uma só vez.

16 16 PARA DISTRIBUIR VÁRIOS ITENS DE UMA SÓ VEZ, OU SEJA, EM LOTE Selecione os itens (títulos) que deseja distribuir para uma Única Unidade de Informação e para um Único Curso. Clique no botão Distribuir para todos os Itens selecionados. Distribuição por Unidade de Informação Em Unidade de Informação, selecionar a Biblioteca para onde será solicitado o material. Clicar em Gravar. ATENÇÃO: Não é necessário informar a quantidade. Selecione a Biblioteca para onde será solicitado o material e clique em Gravar.

17 17 Códigos e Nomes das Bibliotecas Cadastrados no Sistema CÓDIGO BIBLIOTECA CÓDIGO BIBLIOTECA 1 Biblioteca Central 31 Biblioteca PEAD Zé Doca, MA 2 Biblioteca de Pós-Graduação 32 Biblioteca PEAD Lwena, Angola 6 Posto Atendimento Unidade 33 Biblioteca PEAD Abaetetuba, PA Avançada Asa Sul 9 Biblioteca PEAD Angola, Luanda 34 Biblioteca PEAD Araras, SP 10 Biblioteca PEAD Japão, Tokyo 35 Biblioteca PEAD Campo Grande, MS 11 Biblioteca PEAD Belém, PA 36 Biblioteca PEAD Lins, SP 12 Biblioteca PEAD Fortaleza, CE 37 Biblioteca PEAD Montes Claro, MG 13 Biblioteca PEAD Recife, PE 38 Biblioteca PEAD Unaí, MG 14 Biblioteca PEAD Manaus, AM 40 Biblioteca PEAD Campinas, SP 15 Biblioteca PEAD Rio de Janeiro, RJ 41 Biblioteca PEAD João Pessoa, PB 16 Biblioteca PEAD Salvador, BA 42 Biblioteca PEAD Juiz de Fora, MG 17 Biblioteca PEAD Belo Horizonte, MG 43 Biblioteca PEAD Lucas do Rio Verde, MT 18 Biblioteca PEAD São José dos Campos, SP 44 Biblioteca PEAD Luís Eduardo Magalhães, BA 19 Biblioteca PEAD Uberlândia, MG. 45 Biblioteca PEAD Maceió, AL 21 Biblioteca PEAD Anápolis, GO 46 Biblioteca PEAD Marília, SP 22 Biblioteca PEAD Campo dos 47 Biblioteca PEAD Muriaé, MG Goytacazes, RJ. 23 Biblioteca PEAD Coronel 48 Biblioteca PEAD Natal, RN Fabriciano, MG 24 Biblioteca PEAD Boston, EUA 49 Biblioteca PEAD Itatiaia Recife, PE 25 Biblioteca PEAD Palmas, TO 50 Biblioteca PEAD Ribeirão Preto, SP 26 Biblioteca PEAD Porto Alegre, RS 51 Biblioteca PEAD São Paulo Vila Carrão, SP 27 Biblioteca PEAD Santo André, SP 52 Biblioteca PEAD Uberaba, MG 28 Biblioteca PEAD Santos, SP 53 Biblioteca PEAD Varginha, MG 29 Biblioteca PEAD São Paulo, SP 54 Biblioteca PEAD Apipucos - Recife, PE 30 Biblioteca PEAD Vitória, ES 55 Biblioteca PEAD Marco - Belém, PA

18 18 Distribuição por Unidade Organizacional Selecione a Unidade Organizacional. Escolha a verba (se a unidade possui verba cadastrada). Ou deixe em branco. Clique em Gravar Selecione o Centro de Custo para onde será solicitado o material e clique em Gravar

19 19 Distribuição por Solicitante Digite o código do usuário (matricula) ou pesquise pelo nome. Clique em Gravar. Por default o sistema lança como solicitante o operador logado no sistema. É possível inserir outros solicitantes neste momento para que no momento que o material chegar e finalizar o Processamento Técnico, este usuário receberá informando da nova aquisição.

20 20 PASSO 4 RESUMO DA REQUISIÇÃO DE COMPRA Exibe um resumo da requisição de compras. Nesta tela é realizada a conclusão da requisição. A requisição é concluída e enviada para a biblioteca. Para finalizar a solicitação, clicar em Finalizar Requisição. Se não finalizar a requisição, não será possível prosseguirmos com as aquisições dos materiais.

21 21 Após gerar a requisição, na tela Requisições é possível visualizar todas as requisições criadas pelo usuário logado, bem como a situação da mesma. Situação da Requisição CONTATOS Preenchimento da Requisição de Compras Biblioteca Central Coordenação de Serviços Bibliográficos Bartira Dyacui de Souza Lima Telefone: (61) Sara Mesquita Ribeiro Telefone: (61) csb@ucb.br Andamento do Pedido Biblioteca Central Coordenação de Serviços Bibliográficos Bruno Gomes Ferreira Telefone: (61) bibcompras@ucb.br