Elaboração e Gestão de Projetos. Carlos Antonio Cardoso Sobrinho

Transcrição

1 Elaboração e Gestão de Projetos

2 Objetivos do Curso Apresentar a Gestão de Projetos, como diferencial, focaremos na abordagem das Melhores práticas baseadas nos conceitos do PMI (Project Management Institute); Elaboração 2 e Gestão de Projetos

3 Metas do Curso Ao termino do curso, todos saberão como montar planos e documentos para: Gerenciamento do Escopo (WBS) Gerenciamento do Tempo (Redes/Gantt) Gerenciamento dos Recursos Humanos (Dimensionamento) Gerenciamento dos Riscos (Resposta e Exposição ao Risco) Gerenciamento da Qualidade (Pacotes de Trabalho) Gerenciamento das Aquisições (Programação/Controle) Gerenciamento da Comunicação (Matriz de Comunicação) Gerenciamento dos Custos (Estimativa dos Custos) Gerenciamento da Integração (Plano do Projeto) Benefícios principais Gestão de Prazo, Custo, Risco e Escopo de Forma Integrada; Gerir e responder, com eficiência, os Riscos de um projeto; Maximizar os resultados operacionais a partir de ferramentas de controle; Medição periódica do desempenho para apoio na tomada de decisão Elaboração 3 e Gestão de Projetos

4 Apresentação Pessoal Bacharel em Administração FESURV MBA Comunicação e Marketing empresarial FESURV Mestrado em Administração Universidade Federal de Uberlândia UFU Professor efetivo do Instituto Federal Goiano Campus Iporá Professor do programa de pós-graduação da UNIFIMES Professor do programa de pós-graduação da UNIVAR Elaboração 4 e Gestão de Projetos

5 PROJETOS O QUE É UM PROJETO? Desenhos e organogramas? Um plano? Objetivos? Uma idéia? Intuição? Um despertar? Um grupo de especificações? Elaboração 5 e Gestão de Projetos

6 PROJETOS Projeto é um esforço temporário* empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Elaboração 6 e Gestão de Projetos

7 Exemplos de Projetos Desenvolvimento de um novo produto ou serviço; Construção de prédio ou casa; Uma viagem; Reforma em casa; Desenvolvimento de um software; Monografia, tese e TCC; Casamento; Festas, churrasco, casamento, formatura; O que não são Projetos Produzir um produto Escrever relatórios Consertar equipamentos Fazer reuniões Rotinas de trabalho Fazer sites Elaboração 7 e Gestão de Projetos

8 PROJETOS Motivos para Gerenciá-los Aumento da competição novos produtos levam a projetos; Exigência de melhoria de qualidade para produtos e serviços; Necessidade de atualizações inovação; Ambientação em mutações constantes (Leis, fusões, reorganizações, globalização); Pressões econômicas redução de custos X maximização dos lucros. Elaboração 8 e Gestão de Projetos

9 Porque Gerenciar os Projetos? Reduzir as incertezas de prazos e custos; Identificar e tratar os riscos; Lidar com as mudanças ao longo do projeto; Gerenciar a equipe e evitar conflitos; Aumentar a possibilidade de sucesso. Elaboração 9 e Gestão de Projetos

10 PROJETOS Um projeto pode custar menos que o estimado;... acabar antes do prazo programado;... surpreender pela qualidade; Vocês acham que isso é bom? É sinal de sucesso do projeto? Elaboração 10 e Gestão de Projetos

11 PROJETOS Dados sobre Projetos Somente 16% são bem sucedidos; 53% terminam fora do prazo e/ou do orçamento; 31% são cancelados Excedem o orçamento original em 188% e 222% no prazo; Somente 61% mantém o escopo original. Fonte: Standish Groups Chaos Reports, Elaboração 11 e Gestão de Projetos

12 Projetos Sem Planejamento Elaboração 12 e Gestão de Projetos

13 PROJETOS Antes e depois Evolução Completados com Sucesso 16% 34% 35% 46% Estouraram o tempo e/ou custo 53% 51% 46% 15% Cancelados 31% 15% 19% 63% Fonte: Standish Groups Chaos Reports, Elaboração 13 e Gestão de Projetos

14 O que é o Gerenciamento de Projetos? Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. É realizado através da aplicação e da integração dos processos de gerenciamento de projetos. Elaboração 14 e Gestão de Projetos

15 Gerenciamento de Projetos na Prática Construção de uma casa com planejamento perfeito e excelência no gerenciamento da execução do projeto. Escopo: 3 quartos, sala, cozinha, banheiro, jardim; Fundação de concreto; Padrão americano (paredes de madeira); Construção total; Recursos ilimitados; Elaboração 15 e Gestão de Projetos

16 CONHECENDO O PMI O Project Management Institute(PMI ) é a principal associação mundial de gerenciamento de projetos. Fundada em 1969, conta com mais de associados em mais de 160 países. A designação PMP é reconhecida mundialmente, pois significa experiência, e conhecimento das principais práticas de Gerenciamento de Projetos. A meta principal do PMI é avançar na prática, na ciência e na profissão de gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente. Elaboração 16 e Gestão de Projetos

17 PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide), é um padrão mundialmente reconhecido para o Gerenciamento de Projetos. É aprovado como um Padrão Nacional Americano (ANS) pelo Instituto de Padrões Nacional Americano (ANSI). Elaboração 17 e Gestão de Projetos

18 PMI - Certificações CAPM Certificate Associate in Project Management Para equipes do projeto; PMP Project Management Professional Direcionada para gerente de projetos; PgMP Program Management Professional Voltada a Gerentes de Programas; OPM3 Product Suit Para assessores e consultores Elaboração 18 e Gestão de Projetos

19 PROJETOS Projeto é um esforço temporário * empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. * Temporário pois tem início e fim definidos. Um projeto termina num prazo definido; Quando cancelado; Quando tem seus objetivos alcançados; Desistência de qualquer das partes; Quando alguma restrição se confirma. Elaboração 19 e Gestão de Projetos

20 PROJETOS Características: Sofre restrições; Tem início e fim; É elaborado progressivamente; Cria um resultado único; É realizado por pessoas; Elaboração 20 e Gestão de Projetos

21 Projetos X Processos Projetos Temporário Original Multifuncional Resultado é incerto Foco na integração Processos Permanente Repetitivo Funcional Resultado previsível Foco na disciplina Características distintivas: Processos são contínuos e repetitivos; Projetos são temporários e únicos; Projetos envolvem um grau de incerteza. Elaboração 21 e Gestão de Projetos

22 PROJETOS Tripla Restrição Qualidade Performance desejada Data definida Orçamento Custo Tempo Elaboração 22 e Gestão de Projetos

23 Portifólio, Programas e Projetos Ger. Programa Coordenar Múltiplos Projetos Ger. Portfolio Definir Curso de Ação e Estratégia Ger. Projeto Entregar Soluções Elaboração 23 e Gestão de Projetos

24 Projeto X Programa X Portifólio Programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado. FOCO em fazer o trabalho corretamente É conhecido por PORTIFÓLIO, uma coleção de Programas e/ou Projetos agrupados para facilitar o gerenciamento. Está relacionado a alcançar os objetivos estratégicos de negócio. FOCO em fazer o trabalhos certos Gerenciamento de Portifólio Gerenciamento de Programas Gerenciamento de Projetos Estratégico Tático Operacional Elaboração 24 e Gestão de Projetos

25 Portifólio, Programas e Projetos Portfólio Um portfólio é uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados para facilitar o gerenciamento. Está relacionado a alcançar os objetivos estratégicos de negócio. FOCO em fazer os trabalhos certos Programa Programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado. FOCO em fazer o trabalho corretamente Projeto É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único. Subprojeto É uma subdivisão dentro de um projeto com escopo amplo e complexo. Utiliza-se deste conceito quando há terceirização de partes de um projeto para uma outra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização. Elaboração 25 e Gestão de Projetos

26 Fatores Críticos de Sucesso Atendimento dos Requisitos Técnicos e Funcionais Cumprimento do Orçamento Cumprimento do Cronograma Satisfação dos Interessados Benefícios para o patrocinador Um projeto tem sucesso quando atinge ou supera as expectativas de seus principais stakeholders. Elaboração 26 e Gestão de Projetos

27 Stakeholders ( Partes interessadas) São pessoas e organizações diretamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Ex.: Gerente de projetos Equipe do projeto Dono do projeto Patrocinador Consumidor (usuário final e seu cliente) Parceiros Elaboração 27 e Gestão de Projetos

28 Gerente de Projetos É o responsável pelo sucesso, ou fracasso do projeto. É o facilitador e integrador no projeto; Tem deveres e responsabilidades; Perfil Empreendedor; Influente; Pró-ativo; Analítico; Líder; Entusiasta; Comunicador; Mas... NÃO É O DONO DO PROJETO!!! Elaboração 28 e Gestão de Projetos

29 Partes interessadas - SPONSOR Patrocinador ou Sponsor é quem financia o projeto. Existe dois tipos de sponsor s: Político e financeiro. É normal ter um único sponsor que financia e manda no projeto. Também pode ser chamado de dono do projeto. O sponsor político dá suporte ao Gerente de Projeto e, se for da alta gerência, interfere quando necessário. Elaboração 29 e Gestão de Projetos

30 Partes interessadas Equipe do Projeto & Equipe de GP Equipe do Projeto Grupo que executa o trabalho no projeto Equipe de Gerenciamento de Projetos Membros da equipe do projeto envolvidos diretamente nas atividades de gerenciamento do projeto Elaboração 30 e Gestão de Projetos

31 Ciclo de vida do Projeto É a divisão dos projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial com ligações adequadas e as operações em andamento. Elaboração 31 e Gestão de Projetos

32 Ciclo de vida - PRODUTO & PROJETOS PRODUTO Projeto Operação e Manutenção Idéia / Demanda Descarte Início PROJETO Fim Fase Inicial Fase 2 Fase n Fase n2 Fase Final GATE = Ponto de controle GATE GATE GATE GATE Elaboração 32 e Gestão de Projetos

33 PDCA ACT Refletir sobre as causas dos desvios e tomar as ações corretivas. Act (Agir) Check (Verificar) CHECK Verificar e analisar os resultados obtidos. PDCA PLAN Identificar o problema: coletar dados e definir plano de ação. Plan (Planejar) Do (Fazer) DO Por em prática o plano de ação: resolver o problema. O PDCA é uma ferramenta para o controle eficaz e confiável dos processos e atividades de uma organização. Elaboração 33 e Gestão de Projetos

34 PDCA & GRUPOS DE PROCESSOS A natureza integradora dos grupos de processos é um pouco mais complexa que o ciclo PDCA básico. Processos de Monitoramento e Controle Processo de Planejamento Processo de Iniciação Processos de Encerramento Processo de Execução Elaboração 34 e Gestão de Projetos

35 PROCESSOS Processo é um conjunto de ações interrelacionadas realizadas para obter um conjunto preestabelecido de produtos, resultados ou serviços O Gerenciamento de Projetos é realizado através de Processos, utilizando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas; Processo de Gerenciamento de Projetos Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Elaboração 35 e Gestão de Projetos

36 GRUPOS DE PROCESSOS Processos de Iniciação Define e autoriza o projeto ou fase do projeto. Processos de Planejamento Refina os objetivos e planeja os caminhos necessários para alcançá-los. Processos de Execução Coordena pessoas e outros recursos para executar o projeto. Elaboração 36 e Gestão de Projetos

37 GRUPOS DE PROCESSOS - Continuação Processos de Monitoramento e controle Monitoram o projeto para identificar variações do plano, de forma que ações corretivas possam ser traçadas quando necessário. Processos de Encerramento Formalizam a aceitação do produto, serviço ou resultado e concluem o projeto ou fase. Elaboração 37 e Gestão de Projetos

38 Interação entre os Processos Elaboração 38 e Gestão de Projetos

39 Áreas de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Escopo Custo Aquisição Tempo Integração Risco Qualidade RH Comunicação Elaboração 39 e Gestão de Projetos

40 Áreas de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Gerência de Escopo Descreve os processos necessários para que todo e somente o trabalho requerido para completar o projeto com sucesso seja realizado. Gerência de Tempo Visa assegurar o encerramento do projeto no tempo definido. Gerência de Custo Busca assegurar que o projeto se encerrará dentro do orçamento. Gerência de Qualidade Se assegura de que o projeto satisfará as necessidades contratadas. Gerência de Aquisições Gerencia a aquisição de bens e serviços fora da organização. Elaboração 40 e Gestão de Projetos

41 Áreas de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Gerência de Recursos Humanos Descreve os processos necessários para assegurar o melhor desempenho das pessoas envolvidas. Gerência de Comunicação Buscas garantir que as informações certas, sejam disseminadas no tempo certo, da melhor formas e as pessoas corretas. Gerência de Risco Se assegura de identificar, analisar, controlar e responder aos riscos do projeto. Gerência da Integração Descreve os processos necessários para assegurar a perfeita coordenação entre todos os processos envolvidos. Elaboração 41 e Gestão de Projetos

42 Aplicando as boas Práticas de Gerenciamento de Projetos Elaboração 42 e Gestão de Projetos

43 Boas Práticas: O que significa? Boas Práticas PMBOK Guide O principal objetivo do Guia PMBoK é identificar o subconjunto dos conhecimentos em gerenciamento de projetos, que é amplamente reconhecido como boas práticas. Identificar = Fornecer visão geral Amplamente reconhecido = Aplicável à maioria dos projetos Boas Práticas = Nem todos os processos serão necessários em todos os projetos; Elaboração 43 e Gestão de Projetos

44 Dicas para um projeto bem-sucedido: Selecionar os processos necessários para atender aos objetivos do projeto; Balancear as demandas conflitantes de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco para produzir um produto de qualidade; Atender aos requisitos para satisfazer as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas. Elaboração 44 e Gestão de Projetos

45 Como funciona? Processo 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto Entradas: subsídios que serão utilizados ou influenciarão o processo; Ferramentas e Técnicas: instrumentos ou mecanismos aplicados às entradas para produzir as saídas; Saídas: documentos ou resultados do processos. Elaboração 45 e Gestão de Projetos

46 Mapa de Processos 46

47 INICIAÇÃO Iniciação Planejamento Monitoramento e Controle Execução Encerramento Elaboração 47 e Gestão de Projetos

48 Processo de Iniciação Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Aprovação Formal Nomear o Gerente do Projeto Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar Documentação da definição do projeto Ponto de partida. Define o que precisa ser feito Elaboração 48 e Gestão de Projetos

49 Processo de Iniciação ROTEIRO: O Início de um Projeto O Objetivo do Projeto Termo de Abertura do Projeto Premissas Restrições Elaboração 49 e Gestão de Projetos

50 Processo de Iniciação O INÍCIO DO PROJETO: Os projetos são tipicamente autorizados como resultado de uma ou mais das seguintes situações: uma demanda de mercado uma solicitação de um cliente um avanço tecnológico um requisito legal/regulatório uma necessidade social A alta gerência precisa decidir como responder a esses estímulos e para quais projetos deve fornecer autorização e termo de abertura. Elaboração 50 e Gestão de Projetos

51 Processo de Iniciação OBJETIVOS DO PROJETO: Descreve o que o projeto deve fazer ou produzir. Uma sugestão é seguir a regra SMART: Specific (específico) Measurable (mensurável) Accurate (exato) Realistic (realista) Time bounded (limitado no tempo) Exemplo: 1 - Construção de 5 depósitos para mantimentos, em 8 meses, com previsão de investimento no valor de R$ , Aumento da capacidade de processamento do servidor de dados de 1.2 GHz para 3 GHz até o dia 31 de agosto. Elaboração 51 e Gestão de Projetos

52 Processo de Iniciação TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - PROJECT CHART: O Termo de Abertura do Projeto é o documento que autoriza formalmente o início de um projeto. É publicado por um diretor/gerente (patrocinador) com autoridade formal na estrutura organizacional; Reconhece e autoriza formalmente a existência do projeto; Empossa o gerente do projeto e lhe concede autoridade formal para usar recursos organizacionais nas atividades do projeto; Identifica linhas de reporte e atribuições do gerente do projeto; Contém ou faz referência: às necessidades do negócio que o projeto está incumbido de tratar ao escopo do produto ou serviço a ser entregue aos benefícios à organização Deve ter ampla publicidade no âmbito da organização. Elaboração 52 e Gestão de Projetos

53 Processo de Iniciação PREMISSAS Algo assumido como verdadeiro para o projeto; São condicionantes para a execução do projeto conforme o planejado; Se uma premissa não for confirmada é preciso revisar o planejamento do projeto; Cada premissa precisa ser específica, precisa e clara; As premissas devem ser validadas pelos stakeholders e resguardam o gerente do projeto. Exemplos: O analista de negócios deverá estar disponível no dia 30 de agosto Despesas extras serão custeadas pela contratante Cada programador desenvolve 100 linhas de código por dia A cotação do dólar a R$ 2.50 Elaboração 53 e Gestão de Projetos

54 Processo de Iniciação RESTRIÇÕES Fatos concretos que limitam as opções da equipe podendo afetar o desempenho do projeto. Geralmente ligados a Tripla Restrição Tipos mais comuns: Tempo Custo Qualidade Tecnologia Exemplo: Contratos Diretrizes da Gerência Recursos O projeto deverá estar operacional até o ano fiscal de 2009 O limite de gastos é de R$ ,00 Todos os produtos devem atender às especificações da norma ISO 9000 Elaboração 54 e Gestão de Projetos

55 PLANEJAMENTO Iniciação Planejamento Monitoramento e Controle Execução Encerramento Elaboração 55 e Gestão de Projetos

56 Processo de Planejamento Planejar é definir e refinar os objetivos e traçar o caminho necessário para alcançá-los. Muitos caminhos levam a Roma. O objetivo do planejamento é encontrar o melhor. Elaboração 56 e Gestão de Projetos

57 Processo de Planejamento ROTEIRO: Escopo Planejamento do escopo Definição do escopo Elaboração da WBS Tempo Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração, recursos e restrições) Custo Estimar custos e preparar orçamentos Qualidade Planejamento da qualidade Riscos Plano de gerenciamento dos riscos Identificação, análise e plano de resposta aos riscos Recursos Humanos Planejamento de recursos humanos Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Comunicações Planejamento das comunicações Integração Plano de gerenciamento do projeto Elaboração 57 e Gestão de Projetos

58 Processo de Planejamento - ESCOPO 5 - ESCOPO Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo e somente o trabalho necessário para completar o projeto com sucesso. Contém: 5.1 PLANEJAMENTO DO ESCOPO 5.2 DEFINIÇÃO DO ESCOPO 5.3 CRIAR EAP Elaboração 58 e Gestão de Projetos

59 Processo de Planejamento PLANEJAMENTO DO ESCOPO: Documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida. Escopo do produto. As características e funções do produto, serviço ou resultado. Escopo do projeto. O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Como pedido pelo Marketing Como Vendas encomendou Projetado pela Engenharia Fabricado pela Produção Como instalado pelo Suporte O que o Cliente Queria 59

60 Processos de Planejamento DEFINIÇÃO DO ESCOPO: Desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto como a base para futuras decisões do projeto e é desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições, que são documentadas durante a iniciação do projeto, na declaração do escopo preliminar do projeto. A declaração do escopo detalhada do projeto inclui: Organização inicial do projeto Objetivos do projeto Riscos iniciais definidos Descrição do escopo do produto Marcos do cronograma Requisitos do projeto Limitação de fundos Limites do projeto Estimativa de custos Entregas do projeto. Requisitos do projeto Critérios de aceitação de produtos Especificações do projeto Restrições do projeto Requisitos de aprovação Premissas do projeto. Deve-se obter a aprovação da DEP antes de dar continuidade ao projeto Elaboração 60 e Gestão de Projetos

61 Processos de Planejamento ELABORAÇÃO DA EAP (WBS): É uma ferramenta gráfica de detalhamento de escopo do projeto; É melhor entender o todo pelas suas partes constituintes; Atenção para não detalhar demais evitando assim o micro gerenciamento. Trabalho que não está na EAP está fora do escopo do projeto; Elaboração 61 e Gestão de Projetos

62 ELABORAÇÃO DA EAP (WBS) COMO CRIAR A EAP Sempre que possível, utilize EAP s de outros projetos como modelo ou referencia para a definição de um novo projeto; Comece sempre de cima para baixo; Existem casos em que as entregas não podem ser decompostas. Nesse caso, deve-se aguardar que as mesmas fiquem mais claras. Isso é conhecido como rolling wave plainning (ondas sucessivas); Elaboração 62 e Gestão de Projetos

63 ELABORAÇÃO DA EAP (WBS) - Continuação Benefícios da EAP Divide o projeto em partes menores e mais fáceis de gerenciar; Melhora a precisão das estimativas de Custo e Tempo; Facilita a definição clara de papéis e atribuição de responsabilidades; Facilita a comunicação entre a equipe do projeto e os stakeholders; Ajuda novos membros a compreenderem seu papel no projeto; Previne a omissão de entregas; Diminui os riscos de gerenciamento; Auxilia no gerenciamento das mudanças; Riscos Estimativas EAP Diagramas Define uma linha base para medir e controlar o desempenho do projeto; RH Elaboração 63 e Gestão de Projetos

64 ELABORAÇÃO DA EAP (WBS) - Continuação Dicionário da EAP Contém as definições dos elementos que compõem a EAP, códigos contábeis ou sistemas de numeração que possibilitam identificar individualmente cada elemento da EAP e as descrições dos componentes de trabalho. FORMULÁRIO 3.1 DICIONÁRIO DA EAP CÓD EAP PACOTE DE TRABALHO ESPECIFICAÇÃO Montagem Montar no galpão 1 Todos os analistas devem acompanhar a montagem Embalar em caixas verdes CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO Será verificada a vedação das caixas Elaboração 64 e Gestão de Projetos

65 Processo de Planejamento - TEMPO 6 - TEMPO O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. 6.1 Definição da atividade 6.2 Seqüenciamento de atividades 6.3 Estimativa de recursos da atividade 6.4 Estimativa de duração da atividade 6.5 Desenvolvimento do cronograma 6.6 Controle do cronograma Elaboração 65 e Gestão de Projetos

66 Processo de Planejamento - TEMPO 6.1 Definição da atividade É a identificação das atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as entregas do projeto. - Uma vez o escopo do projeto definido e seus principais produtos (deliverables) identificados, as atividades do projeto precisam ser definidas, seqüenciadas e estimadas em termos de recursos necessários e duração. ATIVIDADES - Os pacotes de trabalho são decompostos em componentes menores, chamados de atividades, para fornecer uma base para a estimativa e elaboração de cronograma. Elaboração 66 e Gestão de Projetos

67 Processo de Planejamento - TEMPO 6.2 Seqüenciamento de atividades Consiste na identificação e documentação das dependências entre as atividades do cronograma. Método do diagrama de precedência (MDP) As caixas representam atividades e setas mostram dependências A B Início E Fim C D Elaboração 67 e Gestão de Projetos

68 6.2 Seqüenciamento de atividades Tipos de Relacionamento Fim- Início Início - Fim Escrever Livro F Estudar para Prova F I Publicar o Livro I Fazer Prova Início - Início Fim- Fim I Derramar o Concreto Treinar Usuários F I Nivelar Concreto Dar suporte ao Treinamento F Elaboração 68 e Gestão de Projetos

69 6.2 Seqüenciamento de atividades Atraso (Lag) e Antecipação (Lead) Fim- Início Derramar Fundação Tempo de secagem 5 dias = Atraso (Lag) F Levantar Paredes I Início - Fim Fazer Mudança F Lead = 5 dias Pintar a casa I Elaboração 69 e Gestão de Projetos

70 Processo de Planejamento - TEMPO 6.3 Estimativa de recursos da atividade A estimativa de recursos da atividade do cronograma envolve determinar os recursos (pessoas, equipamentos ou material) e as quantidades de cada recurso que serão usados e quando cada recurso estará disponível para realizar as atividades do projeto. O processo Estimativa de recursos da atividade é estreitamente coordenado com o processo Estimativa de custos. Exemplo: Uma equipe de design automotivo precisará estar familiarizada com as técnicas mais recentes de montagem automatizada. O conhecimento necessário pode ser obtido contratando um consultor, enviando um projetista a um seminário sobre robótica ou colocando alguém da produção como membro da equipe do projeto. Elaboração 70 e Gestão de Projetos

71 Processo de Planejamento - TEMPO 6.4 Estimativa de duração da atividade Estimativa do período (horas, dias, semanas, ou meses) necessário para terminar as atividades individuais do cronograma. Tempo Reserva (contingência) Deve ser documentado com clareza; Pode ser reduzido ou eliminado pelo GP; Deve ser adicionado ao final do projeto ou na duração das atividades. ATENÇÂO com o jogo do engana-engana Elaboração 71 e Gestão de Projetos

72 Processo de Planejamento - TEMPO 6.5 Desenvolvimento do cronograma O desenvolvimento do cronograma do projeto, determina as datas de início e término planejadas das atividades do projeto. Pode exigir que as estimativas de duração e de recursos sejam reexaminadas e revisadas para criar um cronograma aprovado, que sirva como uma linha de base em relação a qual o progresso pode ser acompanhado. O desenvolvimento do cronograma continua durante todo o projeto conforme o trabalho se desenvolve, o plano de gerenciamento do projeto se modifica e os eventos de risco esperados ocorrem ou desaparecem à medida que novos riscos são identificados. Elaboração 72 e Gestão de Projetos

73 6.5 Desenvolvimento do cronograma Marcos ou Pontos de Controle (GATES) Defina no cronograma os pontos para aferir os resultados parciais para efetuar o controle; Esses pontos são chamados de Marcos ou Milestones; Procure comparar sempre os resultados com o que foi programado; Resultados, produtos ou resultados a serem entregues são chamados de Entregas ou Deliverables ; Momento de entregas dos produtos são bons pontos de controle. Elaboração 73 e Gestão de Projetos

74 6.5 Desenvolvimento do cronograma Técnicas de Compressão - Crashing Visa reduzir o cronograma do projeto sem mudar o escopo, para atender restrições, datas impostas do cronograma e outros objetivos do cronograma. As técnicas de compressão do cronograma incluem: COMPRESSÃO (Crashing) Redução da duração das atividades, normalmente aumentando o custo e recursos; Nem sempre é viável Considere comprimir as atividades que sofrem menos aumento de cursos. Atividade Elaboração 74 e Gestão de Projetos

75 6.5 Desenvolvimento do cronograma - Continuação Paralelismo (Fast Tracking) Busca realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo, utilizando os mesmo recursos; Aumenta os riscos e podem causar retrabalho Requer maior domínio das atividades Atividade 1 Atividade 2 Elaboração 75 e Gestão de Projetos

76 Processo de Planejamento 7 - PLANEJAMENTO DE CUSTO: O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. 7.1 Estimativa de custos 7.2 Orçamentação 7.3 Controle de custos Elaboração 76 e Gestão de Projetos

77 Processo de Planejamento - CUSTO 7.1 Estimativa de custos Desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto % + 15% -50% -10% Elaboração 77 e Gestão de Projetos

78 Processo de Planejamento - CUSTO 7.2 Orçamentação Agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos. Estimativa Consolidada de Custos do Projeto + Reserva para Contingência = Linha Base de Custo + Reserva para Gerenciamento = Orçamento Final do Projeto Elaboração 78 e Gestão de Projetos

79 Processo de Planejamento - CUSTO 7.3 Controle de Custos O controle de custos do projeto procura as causas das variações positivas e negativas. O controle de custos do projeto inclui: Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos; Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassem o financiamento autorizado e o total para o projeto; Registrar as mudanças relacionadas à linha de base dos custos; Monitorar e agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis. Elaboração 79 e Gestão de Projetos

80 Processo de Planejamento - QUALIDADE 8 - QUALIDADE Processos que visam assegurar que o planejado satisfaça as necessidades para as quais foi criado. O Processo de gerenciamento da Qualidade visa a Conformidade com os requerimentos e a Adequação ao uso que se propõe. Tanto no Gerenciamento do Projeto quanto o Produto. Conformidade: Verificado pela Equipe Adequação: Verificado pelo Cliente 8.1 Planejamento da qualidade 8.2 Realizar a garantia da qualidade Elaboração 80 e Gestão de Projetos

81 Processo de Planejamento - QUALIDADE 8 - QUALIDADE - Continuação DICAS: Não forneça Gold plating (Escopo extra); Elaboração 81 e Gestão de Projetos

82 Processo de Planejamento - QUALIDADE 8 - QUALIDADE - Continuação O moderno gerenciamento da qualidade complementa o gerenciamento de projetos. Por exemplo, ambas as disciplinas reconhecem a importância de: Satisfação do cliente - Atender as necessidades e desejos; Prevenção sobre inspeção - O custo de prevenção de erros em geral é muito menor que o custo de corrigi-los; Responsabilidade da gerência - O sucesso exige a participação de todos os membros da equipe, mas é sempre responsabilidade da gerência fornecer os recursos necessários para que exista sucesso. Melhoria contínua - O ciclo PDCA é a base da melhoria da qualidade. Além disso, as iniciativas de melhoria da qualidade, como GQT e Seis Sigma, podem melhorar a qualidade do gerenciamento do projeto e também a qualidade do produto. Elaboração 82 e Gestão de Projetos