Departamento Comercial e Marketing. Escola Secundaria de Paços de Ferreira 2009/2010. Técnicas de Secretariado

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1 Escola Secundaria de Paços de Ferreira 2009/2010 Técnicas de Secretariado Departamento Comercial e Marketing Módulo 23- Departamento Comercial e Marketing Trabalho realizado por: Tânia Leão

2 Departamento Comercial Os gestores comerciais e de vendas planeiam, dirigem e coordenam as actividades relacionadas com a comercialização e a venda dos produtos e/ou serviços de uma empresa ou instituição. As suas funções são muito importantes porque é através das vendas que promovem e realizam as empresas obtêm os recursos financeiros necessários à sua sobrevivência económica. Uma empresa só é rentável quando consegue obter receitas superiores às suas despesas e o objectivo principal destes gestores é assegurar que, através das suas vendas, a empresa tenha o maior volume possível de receitas. As actividades do departamento comercial são: ü Controlo de actividades dos vendedores; ü Definição dos territórios dos vendedores; ü Marcação de reunião; ü Levantamento de necessidades dos clientes; ü Elaboração de proposta; ü Negociação; ü Cobertura de qualidade do território; ü Análise de mercado; ü Assegura o negócio com os clientes e fornecedores; ü Controlo da conta corrente. As responsabilidades do departamento comercial são, nomeadamente: ü Controlar as actividades dos vendedores, definindo os territórios onde vão actuar;

3 ü Validar as propostas junto do departamento técnico, administrativo e financeiro; ü Validar os negócios efectuados pelos vendedores; ü Fazer novos relatórios, contactos a clientes; ü Acompanhar a satisfação dos clientes; ü Marcar reuniões com os clientes; ü Levantar necessidades junto dos clientes; ü Elaborar uma proposta consoante as necessidades do cliente; ü Propor condições para fornecimento de soluções; ü Actualizar a base de dados de clientes; ü Auto actualizar-se das novas tecnologias e novas formas de vender; ü Elaboração do relatório diário da cobertura do território; ü Colaborar no estabelecimento de stocks mínimos; ü Propor a reposição de stocks; ü Conferir a factura com a respectiva mercadoria de ordem de compra e as condições de fornecimento estabelecidas; ü Negociar com fornecedores e clientes estabelecendo contratos de fornecimento segundo as políticas definidas pela gerência; ü Acompanhar os saldos dos clientes com a colaboração do Director Financeiro; ü Planear, dirigir e coordenar a actividade comercial segundo as orientações da gerência; ü Acompanhar e controlar as vendas do exterior, vendas internas, serviços técnicos, administrativos e de distribuição; ü Definir campanhas promocionais; ü Garantir a realização dos objectivos de vendas fixados e controlar os respectivos desvios, implementando medidas de correcção se necessário; ü Actualizar e fixar os preços de venda e margens de lucro;

4 ü Colaborar nos inventários; ü Estudar e analisar os diversos segmentos de mercado e canais de distribuição, definindo políticas a adoptar; ü Criar e acompanhar a execução de um plano de marketing anual. Marketing Os Profissionais do Marketing são pessoas que colocam as suas capacidades ao serviço da conquista, manutenção e satisfação dos clientes. Estes têm como objectivos garantir à empresa um aumento sustentado e financeiramente sólido, satisfazendo um alargado número de intervenientes. Para alcançar o sucesso ambicionado as empresas devem estar em contínua actualização e a devem conseguir adaptar-se às mudanças, crescimento e desenvolvimento do mundo actual. Os Profissionais do Marketing devem estar sempre atentos às mudanças e a tudo que ocorre à sua volta. E devem assumir um papel próactivo, prevendo, antecipando-se à evolução do mercado e incentivando todos os sectores da empresa a desenvolverem e optimizarem as suas vantagens competitivas. Os profissionais do Marketing podem dividir-se em dois grupos, os que estão directamente ligados as empresas, isto é, que trabalham na própria empresa, e aqueles que actuam em empresas que se dedicam directamente a actividades de Marketing. Assim pode dizer-se que os profissionais de Marketing são: ü Vendedores também conhecidos por comerciais, técnicos de vendas, delegados comerciais etc Vender é a actividade fulcral de qualquer organização assim os vendedores conquistam clientes, adeptos,

5 simpatizantes, financiadores conseguindo que estes comprem um produto/serviço, ideia. Fazem parte do primeiro grupo, isto é, trabalham directamente para a empresa. ü Especialistas em publicidade, promoções e relações públicas podem fazer parte de ambos os grupos, quando a organização tem dimensão para tal estes fazem parte dela, noutros casos são subcontratados quando são pedidos a outras empresas directamente ligadas ao Marketing. A sua função é dar a conhecer da melhor forma a organização. Como são especialistas em comunicação devem conseguir transmitir uma ideia positiva acerca da organização, produto/serviço para que o público os tenha em consideração e os veja com bons olhos; ü Director de Marketing faz parte do primeiro grupo de profissionais. Está encarregue de elaborar, efectuar e controlar as estratégias e os planos de marketing de uma empresa; ü Director Comercial faz parte do primeiro grupo de profissionais. É o responsável pelo serviço de venda e pós-venda de uma empresa. Deve estar em permanente contacto com os vendedores da empresa para lhes transmitir a sua estratégia de venda e distribuição; ü Gestor de Produto faz parte do primeiro grupo de profissionais. É o responsável pela estratégia e planos de marketing, bem como da execução, coordenação e controlo de tarefas para cada produto ou família de produtos de uma empresa; ü Gestor de Mercado faz parte do primeiro grupo de profissionais. É o responsável pela estratégia, planning, e pelo controlo de todo o mercado específico, bem como pela coordenação, para este mercado, das acções de venda, promoção e estudos comercias.

6 As funções do departamento de Marketing variam de organização para organização dependendo do tipo de organização que se trata, bem como dos seus produtos ou família de produtos, ou do serviço que a organização presta. Assim as funções do departamento de Marketing passam pela definição, elaboração, controlo da estratégia e dos planos de Marketing que a organização deve seguir. Estas funções podem ser exercidas directamente por colaboradores da própria organização ou podem ser atribuídos a organizações de Marketing externas. são: Pode então dizer-se que as funções do departamento de Marketing ü Estratégia, planeamento, coordenação e controlo função central do departamento, existe em todas as organizações. Consiste em elaborar as estratégias, formular os planos e os orçamentos correspondentes, em controlar e coordenar a sua execução. Dependendo do tamanho da organização estas funções podem ser feitas por uma única pessoa ou por várias. ü Venda e/ou função comercial é a função mais antiga do Marketing. Onde estão incluídas além da venda todas as suas actividades complementares como: direcção, animação e controlo de vendedores, distribuição física dos produtos, serviço de pós-venda, actividades técnicocomerciais, estabelecimento de projectos e orçamentos, facturação e cobranças. Em algumas organizações a função comercial está directamente ligada à direcção de Marketing por causa da importância desempenhada pela força de vendas na execução das estratégias e dos planos de Marketing, assegurando assim que as actividades de venda estão bem integradas na política adoptada pela organização. Por outro lado, em algumas empresas

7 existe o departamento comercial que se dedica em separado do departamento de marketing às vendas, mas apesar da separação estes departamentos são tomadas precauções de modo a evitar e reduzir o seu afastamento e as incompreensões entre ambos; ü Estudos de mercado fundamento indispensável de Marketing. Esta função consiste em conceber, executar e explorar o mercado. Raramente é assegurada pela direcção de Marketing da organização, na maioria das vezes é cedida a prestadores externos à organização, pois existem organizações especialistas neste tipo de função. Os estudos de mercado podem ser de ordem qualitativa ou quantitativa. Estes estudos podem ainda fornecer informações acerca dos clientes, consumidores, produtos/ serviços da própria organização bem como dos seus adversários directos; ü Comunicação é geralmente confiada à direcção de Marketing mas por vezes as organizações recorrem a organizações externas. A comunicação consiste em dar a conhecer a empresa, produto/serviço. Pode ser feita de várias formas: Publicidade, Promoções, Relações Públicas, Patrocínios, Mecenato etc Esta função desempenha um papel essencial dentro das organizações, pois é com esta função que as organizações, os seus produtos/serviços são conhecidos. Pois não basta fazer um bom produto ou prestar um bom serviço sem o dar a conhecer e sem o valorizar. Assim comunicação é o conjunto de sinais emitidos pela organização em direcção aos seus clientes, aos distribuidores, aos líderes de opinião, aos prescritores e a todos os alvos. Como a maior parte das organizações não tem dimensão nem capacidade para ter no seu interior um departamento de Marketing surgiram empresas especializadas nestas funções. Estas organizações estão em condições de prestar estas funções de um modo mais económico e com

8 maior qualidade. Assim existem organizações de Marketing especializadas em todo o tipo de actividades. Como exemplos: ü Organizações de Estudos de Mercado realizam estudos de mercado e ainda podem fornecer serviços que permitem a eficácia dos programas de Marketing desenvolvidos, nomeadamente de campanhas publicitárias e promocionais. Podem ainda realizar sondagens de opinião, utilizadas para organizações de carácter político e social, ou medição dos níveis de audiência, para meios de comunicação; ü Agências de Publicidade centram a sua actividade na criatividade e comunicação para dar a conhecer as organizações, produtos/ serviços para os quais prestam serviço. Podem oferecer ainda serviços completos em praticamente todas as áreas de comunicação não pessoal: publicidade, promoções e relações públicas; ü Empresas especializadas em marketing directo: telemarketing, direct mail e catálogos. Este tipo de trabalho é muito parecido com o das agências de publicidade mas é mais dirigido a acções específicas; ü Empresas de marketing institucional especializadas em identidade ou imagem de uma organização ou indivíduo em relação ao seu posicionamento no mercado ou sociedade. Desenvolvem não só actividades de comunicação para o exterior, como por exemplo, símbolos, logótipos, bem como outras acções de marketing interno destinado aos colaboradores das organizações com o intuito destes modificarem o seu comportamento de modo a transmitirem uma imagem mais favorável no exterior. Nestas empresas de identidade e imagem o actividade de design é fundamental. ü Retalhistas pontos especializados de venda ao público, desde cadeias de hipermercados, a simples lojas de bairro, passando pelos postos especializados de venda ao público;

9 ü Grossistas armazenam e distribuem produtos e serviços aos retalhistas; ü Consultores de Marketing úteis para as organizações pela sua experiência e especialização para resolver situações pontuais e que não justificam a existência destes a tempo inteiro dentro das organizações, sendo mais económico e eficaz o recurso a consultores externos, os quais podem ser diferenciados consoante o tipo de situação, de indústria ou do tipo de serviço a prestar. Comparação do departamento Comercial e Marketing Ilustração 1: Organigrama de uma empresa com o departamento comercial e Marketing As tarefas dos gestores dependem, contudo, da forma como a empresa onde trabalham está organizada. Nas grandes empresas, existe normalmente um departamento comercial e outro de vendas, cada um deles chefiado por um gestor. Em algumas delas, existe ainda um departamento de marketing, sendo um dos seus objectivos o de adaptar os produtos e/ou serviços da empresa

10 às necessidades e às preferências dos consumidores. Nas pequenas empresas, pelo contrário, é habitual das actividades relacionadas com as áreas comercial, de vendas e de marketing estarem concentradas num único departamento e coordenadas por um único profissional. Existem também empresas onde o gestor de vendas está sob dependência do gestor comercial, enquanto noutras a sua actividade é supervisionada pelo responsável pela área de marketing. Em suma, como as empresas estruturam a sua função comercial de diferentes maneiras e as actividades que fazem parte desta função são muito familiares entre si, é difícil definir claramente quais são as tarefas que pertencem a uma ou a outra área e quais os profissionais que as levam a cabo. De uma forma geral, o gestor comercial pode ser entendido como o responsável pela definição da política e das estratégias comerciais e de marketing da empresa, ou seja, é ele quem determina o plano de acção comercial que a empresa deve seguir de forma a maximizar a sua quota de mercado e os seus lucros, garantindo ao mesmo tempo a satisfação dos clientes. Define, por isso, qual o volume de vendas que a empresa deve atingir, quais as oportunidades de negócio que devem ser exploradas, qual a tabela de preços a aplicar, quais os produtos e/ou serviços que devem ser desenvolvidos, quais as formas de publicidade e de promoção que devem ser utilizadas, etc. Para conceber este plano de acção, o gestor comercial estuda os resultados do programa de vendas da empresa, avalia a capacidade produtiva e/ou de prestação de serviços desta, observa as estratégias das empresas concorrentes, analisa estudos de mercado e considera as directivas do conselho de administração ou da gerência da empresa, entre outras acções.

11 O gestor de vendas, por seu lado, é o responsável pelo programa de vendas que a empresa deve seguir de forma a serem atingidos os resultados previstos pela política comercial. Uma das suas tarefas principais consiste em estabelecer as zonas geográficas em que os produtos e/ou serviços devem ser vendidos e atribuídas aos vendedores. Outra tarefa sua é supervisionar o trabalho dos vendedores, através da avaliação do seu desempenho e da análise dos relatórios de vendas. Além disso, presta-lhes aconselhamento através de reuniões regulares e promove a realização de acções de formação com o objectivo de dar a conhecer aos vendedores os produtos e/ou serviços da empresa, bem como as técnicas de vendas e de comunicação que devem aplicar no desenvolvimento do seu trabalho. Nas grandes empresas, dirigem os chefes de vendas locais e regionais, sendo estes os responsáveis pela coordenação directa dos vendedores (ou das equipas de vendedores). Um gestor comercial e de vendas é, portanto, o profissional responsável por todas estas funções. Nas empresas em que as actividades relacionadas com o marketing são também da competência deste profissional, as suas tarefas são ainda mais diversificadas e complexas. O seu trabalho envolve, assim, um grande esforço de coordenação entre os vários profissionais do seu departamento e entre os vários departamentos da empresa.

12 Bibliografia 0-%20Os%20Profissionais%20de%20Marketing.pdf

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