Normas de Utilização do Correio Electrónico Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça, I.P.

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1 I Normas de Utilização do Correio Electrónico Este documento pertence Instituto de Tecnologias de Informação na Justiça, I.P., e toda a informação incluída é estritamente confidencial. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser produzida, armazenada num sistema de arquivo, ou ser transmitida sob qualquer forma ou por quaisquer meios electrónicos, fotocópia ou qualquer outro, sem a expressa autorização do ITIJ.

2 Índice 1 INTRODUÇÃO RESPONSABILIDADE NORMAS DE UTILIZAÇÃO DO CORREIO ELECTRÓNICO UTILIZAÇÃO FILTROS Notificações de filtragem Desbloqueio de mensagens bloqueadas CAPACIDADE DISPONÍVEL PARA MENSAGENS CÓPIAS DE SEGURANÇA SUBSCRIÇÃO DE LISTAS DE DISTRIBUIÇÃO ALTERAÇÃO DE PASSWORDS FORMATOS DO CORREIO ELECTRÓNICO NOMENCLATURA DE NOMES FORMATO DO TEXTO FORMATO DA ASSINATURA EM TEXTO SIMPLES PARA ENVIO FORMATO DA ASSINATURA EM TEXTO SIMPLES PARA REENVIO FORMATO DA ASSINATURA EM HTML PARA ENVIO FORMATO DA ASSINATURA EM HTML PARA REENVIO FONTES EM HTML PARA ENVIO...ERRO! MARCADOR NÃO DEFINIDO. 4.8 FORMATO DO RODAPÉ...10 ITIJ, I.P. Página 2 de 11

3 1 Introdução Um sistema de correio electrónico actualizado e eficaz depende de que o seu uso respeite determinadas regras que contribuam para a segurança, e celeridade das transacções prevenindose sobrecargas geradas pela difusão replicada de mensagens desenquadradas da actividade. Neste documento definem-se assim as normas de utilização dos serviços de correio electrónico disponibilizado pelo Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça (ITIJ), como gestor da Rede de Comunicações da Justiça (RCJ) aos órgãos, serviços e organismos que integram a RCJ. Esta política deve ser divulgada a todos os trabalhadores e colaboradores dos órgãos serviços e organismos que integram a RCJ, com acesso ao serviços de correio electrónico fornecido pelo ITIJ e disponibilizada para consulta por meios electrónicos ou outros. ITIJ, I.P. Página 3 de 11

4 2 Responsabilidade É da responsabilidade do Departamento de Infra-Estruturas e Administração de Sistemas (DIEAS) do ITIJ a definição destas normas. É da responsabilidade do Conselho Directivo do ITIJ a sua aprovação. É da responsabilidade de todos os trabalhadores e colaboradores do ITIJ, e de todos os órgãos, serviços e organismos que integram a RCJ e que acedem aos serviços de correio electrónico disponibilizado pelo ITIJ o seu cumprimento. ITIJ, I.P. Página 4 de 11

5 3 Normas de Utilização do Correio Electrónico 3.1 Utilização O sistema de correio electrónico é um instrumento precioso de comunicação e um veiculo por excelência para a circulação e troca de documentos entre os diversos serviços do instituto e com entidades externas, e é disponibilizado aos colaboradores dos diversos órgãos, serviços e organismos que integram a RCJ como ferramenta de trabalho, pelo que este recurso deve ser utilizado para fins inerentes ao desempenho das funções atribuídas aos diversos utilizadores no âmbito da sua actividade profissional. Por essa razão, toda a informação processada por este sistema é assumida como informação exclusivamente relacionada com as funções exercidas, pelo que deve ser evitado o seu uso para fins pessoais. A utilização deste recurso fora do âmbito das funções profissionais atribuídas aos trabalhadores dos órgãos serviços ou organismos que integram a RCJ, ficará sujeito às normas de utilização implementadas como sejam politicas de filtragem e de retenção de mensagens, podendo a qualquer momento ser impedida a sua utilização, desde que se constate que a mesma viola as politicas de segurança em uso, consome excessivos recursos ou degrada significativamente o tempo de resposta de sistemas. É proibido o uso do correio electrónico: para a criação ou distribuição de informação ofensiva ou imprópria, incluindo mensagens com conteúdo ofensivo sobre origem racial ou étnica, género, idade, orientação sexual, pornografia, convicções filosóficas ou políticas, fé religiosa, filiação partidária ou sindical, nacionalidade ou deficiências; para a criação ou divulgação de mensagens alarmistas sem confirmação do seu conteúdo; para a criação ou divulgação de mensagens em cadeia ( chain letters ); para fins ilegais; para a divulgação de informação confidencial a terceiros; para o exercício de actividades profissionais privadas; se de alguma forma puder pôr em causa a integridade, a confidencialidade, a disponibilidade ou a legalidade dos sistemas do Ministério da Justiça ou externos (por exemplo através de malware, cracking, hacking, etc.); que de uma forma desnecessária e frívola sobrecarregue os sistemas informáticos, nomeadamente com a sua utilização com conteúdos não relacionados com a sua função profissional. Qualquer colaborador que receba alguma informação contrária a estes princípios, deve comunicar de imediato ao seu superior hierárquico, e não participar na sua divulgação. 3.2 Filtros Todas as mensagens que tiverem origem ou destino numa conta de correio da RCJ serão sujeitas a filtros que evitem a sobrecarga dos sistemas e riscos de segurança, designadamente: ITIJ, I.P. Página 5 de 11

6 Mensagens recebidas ou enviadas que contenham vírus ou suspeita de vírus, e/ou Mensagens recebidas ou enviadas contendo ameaças conhecidas na própria mensagem ou nos seus anexos, e/ou Mensagens recebidas ou enviadas que contenha anexos protegidos por palavra-passe impedindo a análise contra potenciais ameaças, e/ou Mensagens recebidas ou enviadas com spoofing (camuflagem do remetente), e/ou Mensagens recebidas ou enviadas com programas executáveis ou potencialmente perigosos nos seus anexos, e/ou Mensagens recebidas remetidas por endereços ou domínios constantes em listas negras de produtos de segurança, e/ou Mensagens recebidas de spam ou potencialmente de spam, e/ou Mensagens recebidas com conteúdo de hoax (embustes com falsos alarmes), e/ou Mensagens recebidas com conteúdo de phishing (camuflagem para obter informação confidencial), e/ou Mensagens recebidas com conteúdo considerado pornográfico, e/ou Mensagens recebidas que contenham imagens de dimensão superior a 1 MB, e/ou Mensagens recebidas que contenham ficheiros de áudio ou de vídeo, e/ou Mensagens recebidas que tenham uma dimensão total superior a 10MB Poderá ainda ser limitado o número máximo de destinatários por mensagem, caso se verifique que tal situação esteja a ter impacto na eficiência do sistema de correio electrónico Notificações de filtragem Todas as acções de filtragem executadas ficarão registadas. No entanto, os remetentes e destinatários não serão informados de tal acção automática, com as excepções abaixo indicadas: As mensagens filtradas devido a endereços inválidos, de origens que constem em listas negras, fragmentada, ou conterem ficheiros considerados perigosos ou executáveis, darão origem a uma resposta ao remetente a indicar que a mensagem foi recusada. As mensagens filtradas devido a conterem vídeo, áudio ou imagens de grande dimensão, darão origem a uma mensagem automática que será enviada ao remetente e ao destinatário a indicar que a mensagem foi recusada. As mensagens filtradas devido a conterem ficheiros protegidos por palavra passe darão origem a uma mensagem automática que será enviada ao remetente (no caso de ter sido enviado a partir do MJ) ou ao destinatário (caso tenha tido origem no exterior com destino ao MJ) a indicar que a mensagem foi recusada Desbloqueio de mensagens bloqueadas Sempre que uma mensagem seja bloqueada mas a mesma seja necessária para a sua função no Ministério da Justiça, deverá registar um pedido no Service Desk do ITIJ, e o DIEAS do ITIJ poderá ITIJ, I.P. Página 6 de 11

7 desbloquear após análise da situação, só podendo recusar o pedido de desbloqueio caso considere que a segurança da RCJ poderá ser afectada. 3.3 Capacidade disponível para mensagens Cada conta terá um espaço disponível de 200 MB cuja gestão cabe ao respectivo utilizador. Quando se atingir o limite de 500 MB as mensagens passarão a ser recusadas. 3.4 Cópias de Segurança Os dados de tráfego (registo de endereço electrónico do remetente, assunto da mensagem, endereço electrónico dos destinatários, data e hora de recepção ou envio da mensagem, e classificação) de todas as mensagens enviadas das contas de correio da RCJ ou recebidas nas mesmas são conservados pelo período de 1 ano. Diariamente será feita uma salvaguarda de todas as mensagens recebidas nas contas oficiais, a qual será conservada durante um período de 5 anos. Cabe aos utilizadores das restantes contas de correio a responsabilidade de, periodicamente, copiarem para pastas locais as mensagens de correio electrónico que contenham informação que deva ser mantida, e assegurar a sua salvaguarda. Caso haja alguma outra conta que necessite de uma salvaguarda automática diária, deverá o mesmo ser solicitado ao ITIJ pelo responsável do órgão, serviço ou organismo a que respeita a conta. 3.5 Subscrição de listas de distribuição A distribuição automática de mensagens baseia-se em listas de distribuição, as quais podem ser consultadas nos endereços indicados para cada organismo no Manual de Nomenclatura de Utilizadores. Caso desejem receber as mensagens que sejam enviadas para uma lista de distribuição, poderão utilizar o endereço atrás indicado e solicitar a subscrição. A mesma página pode ser utilizada para cancelar uma subscrição. Cada uma destas listas tem um moderador que aprova os pedidos de subscrição, e faz a sua gestão. No caso de pretenderem criar uma nova lista de distribuição, tal terá de ser solicitado através do Service Desk do ITIJ e executado pelo DIEAS do ITIJ. 3.6 Alteração de passwords A nova caixa de correio tem definida uma palavra-passe que deverá ser modificada antes da primeira utilização. Este processo deverá ser utilizado também sempre que se pretenda alterar a mesma. Através do endereço https://betamail.mj.pt/palavrapasse, introduza o seu endereço de correio electrónico e confirme. Será pedida a nova palavra-passe e a sua repetição antes de poder confirmar com o botão Set password. Uma mensagem confirmará a alteração de palavra-passe. ITIJ, I.P. Página 7 de 11

8 4 Formatos do Correio Electrónico 4.1 Nomenclatura de nomes As contas individuais deverão utilizar uma nomenclatura normalizada, a qual se encontra num documento separado. 4.2 Formato do texto Deve-se dar preferência à utilização de um formato em texto simples no corpo da mensagem, embora se possa também utilizar o formato HTML. Aconselha-se a evitar o abuso de formas de realce (negrito e sublinhado) para evitar a poluição visual da mensagem. 4.3 Formato da assinatura A assinatura acrescenta informação sobre o remetente, nomeadamente a sua função. Assim, para todas as mensagens formais enviadas recomenda-se os seguintes formatos de assinatura: Formato da assinatura em Texto Simples para envio Para todas as mensagens enviadas em texto simples recomenda-se o seguinte formato de assinatura: Nome Função na organização Organismo 2ªlinha de Organismo (quando aplicável) Endereço Código-Postal Localidade Tel.: Telefone Fax: Fax Exemplo 1: Manuel Silva Juiz Tribunal Judicial de Aveiro Praça Marquês de Pombal Aveiro Tel.: Fax: Exemplo 2: João Silva Técnico Superior Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça Ministério da Justiça Av. Casal Ribeiro, Lisboa Tel.: Fax: ITIJ, I.P. Página 8 de 11

9 4.3.2 Formato da assinatura em Texto Simples para reenvio Nome Para todas as mensagens reenviadas em texto simples recomenda-se o seguinte formato de assinatura: Organismo 2ªlinha de Organismo (quando aplicável) Exemplo 1: Manuel Silva Tribunal Judicial de Aveiro Exemplo 2: João Silva Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça Ministério da Justiça Formato da assinatura em HTML para envio Para todas as mensagens enviadas em HTML recomenda-se o seguinte formato de assinatura: Nome Função na organização Organismo 2ª linha de Organismo (quando aplicável) Endereço Código-Postal Localidade Tel.: Telefone Fax: Fax Exemplo 1: Manuel Silva Juiz Tribunal Judicial de Aveiro Praça Marquês de Pombal Aveiro Tel.: Fax: Exemplo 2: João Silva Técnico Superior Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça Ministério da Justiça Av. Casal Ribeiro, Lisboa Tel.: Fax: Formato da assinatura em HTML para reenvio Para todas as mensagens reenviadas em HTML recomenda-se o seguinte formato de assinatura: ITIJ, I.P. Página 9 de 11

10 Nome Organismo 2ª linha de Organismo (quando aplicável) Exemplo 1: Manuel Silva Tribunal Judicial de Aveiro João Silva Exemplo 2: Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça Ministério da Justiça Fontes em HTML para envio Para todas as mensagens em HTML recomenda-se a utilização das seguintes fontes: Corpo do texto Nome Tipo de texto: Arial; Efeito de letra: Normal; Tamanho: 10; Cor da fonte: Preto; Espaçamento: Simples Tipo de texto: Arial; Efeito de letra: Negrito; Tamanho: 11; Cor da fonte: Preto; Espaçamento: Simples Função na organização Organismo Endereço Código-Postal Localidade Tel.: Telefone Fax: Fax Tipo de texto: Arial; Efeito de letra: Itálico; Tamanho: 8; Cor da fonte: Preto; Espaçamento: Simples Tipo de texto: Arial; Efeito de letra: Negrito; Tamanho: 8; Cor da fonte: Preto; Espaçamento: Simples Tipo de texto: Arial; Efeito de letra: Normal; Tamanho: 8; Cor da fonte: Preto; Espaçamento: Simples 4.4 Formato do Rodapé Todas as mensagens enviadas para o exterior da RCJ têm um rodapé que lhes é aposto automaticamente e que terá o seguinte texto: Esta mensagem e os seus anexos pode conter informação privilegiada e/ou confidencial, destinada exclusivamente ao(s) destinatário(s). Se não for o destinatário, ou a pessoa responsável pela sua entrega ao destinatário, não pode copiar, entregar este documento a terceiros ou revelar o seu conteúdo, e deve eliminar de imediato esta mensagem do seu sistema. Esta mensagem e ficheiros anexos foram sujeitas a verificação automática da presença de vírus, no entanto a Rede de Comunicações da Justiça não será responsável por qualquer prejuízo resultante de vírus que tenham eventualmente passado o sistema anti-vírus. ITIJ, I.P. Página 10 de 11

11 Privileged / Confidential information may be contained in this and is intended only for the use of the intended recipient(s). If you are not the recipient, or the person responsible for delivering it to the recipient, you may not copy or disclose this to anyone else and must immediately eliminate this message from your system. Although this and its attachments have been scanned for the presence of computer viruses, the Portuguese Justice Network will not be liable for any losses as a result of any viruses eventually being passed on ITIJ, I.P. Página 11 de 11

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