Visão geral do Document Distributor

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1 Para ver ou fazer o download desta ou de outras publicações do Lexmark Document Solutions, clique aqui. Visão geral do Document Distributor O pacote Lexmark Document Distributor oferece uma maneira de gravar scripts personalizados, incluindo etapas do fluxo de trabalho em papel. Combine estes scripts personalizados com as configurações de digitalização (formato, resolução, profundidade de cor e assim por diante) para criar perfis que podem ser acessados a partir de impressoras multifunção (MFPs) e estações de trabalho de usuário final. Os usuários podem então enviar um papel ou documento digital dentro do fluxo de trabalho digital. Assim, o documento é processado como definido pelo script. Todos os scripts podem ser gerenciados utilizando-se o Document Server Manager. do Document Distributor: Reduz a necessidade de treinamento do usuário final. Faz a integração com os fluxos de trabalho existentes. Implementa alterações no fluxo de trabalho em uma localização central (o Document Server). Reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas combinando processos multitarefas em um único script. Reduz a necessidade de treinamento do usuário final Como os scripts automatizam as tarefas repetitivas, os usuários têm agora um único processo para aprender: 1 Colocar os documentos no MFP. 2 Selecionar seu perfil. 3 Pressionar Continuar. Você pode criar atalhos para cada perfil para simplificar ainda mais o processo. Visão geral do Document Distributor 1

2 Faz a integração com os fluxos de trabalho existentes Como os scripts podem fazer integração com os aplicativos padrão da indústria, não há necessidade de substituir todo o processo. Automatize somente as partes do processo que são repetitivas e que consomem tempo. Uma empresa de software utiliza o Lotus Notes para atender suas necessidades de e banco de dados. Um departamento lida com outras empresas e, freqüentemente, assina contratos de confidencialidade e contratos de trabalho. As cópias desses documentos devem ser armazenadas para fins legais. Ocasionalmente, esses documentos são consultados por algum funcionário no departamento. Atualmente, os documentos em papel são mantidos em pastas de arquivos na sala do Joe. Quando um novo documento é assinado, ele é entregue ao Joe para que seja arquivado em sua sala. Se alguém precisar ver um dos documentos, o Joe deverá procurar nas pastas de arquivo, localizar o documento, tirar uma cópia e arquivá-lo novamente. O departamento quer oferecer uma forma automatizada para armazenamento e recuperação desses documentos, sem a presença do Joe no meio do processo. Porém, os usuários no departamento não querem instalar nem aprender nenhum software novo. Solução Document Distributor: Uma vez que todos no departamento já possuem o Lotus Notes e estão familiarizados com a utilização dos bancos de dados do Notes, uma solução seria armazenar os documentos em um banco de dados do Notes. Um script do Document Distributor insere os documentos em um banco de dados do Notes. A utilização das capacidades de reconhecimento do Document Distributor permite personalizações adicionais. O script pode fazer o seguinte: Ler o texto contido no documento. Pesquisar na primeira página do texto pelos termos Contrato de confidencialidade ou Contrato de trabalho. Inserir um registro no banco de dados do Notes para o novo documento. Cada registro terá: Uma data de envio Um tipo de documento (Contrato de confidencialidade ou Contrato de trabalho) Um texto do documento (para uma pesquisa completa do texto) Uma imagem do documento original (arquivo TIF contendo todas as páginas digitalizadas) O banco de dados do Notes agora possui uma exibição (view) que mostra os Contratos de confidencialidade e uma que mostra os Contratos de trabalho. O banco de dados é indexado pelo texto completo para permitir que os usuários pesquisem cada exibição por um documento específico. Agora, os documentos podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha acesso ao banco de dados e a solução Document Distributor utiliza o software que a empresa já tem instalado. 2

3 Implementa facilmente alterações no fluxo de trabalho Ao utilizar um script do Document Distributor, a lógica de negócio do seu processo agora está contida no script. O script pode ser rapidamente atualizado, sem alterações visíveis para os usuários finais. O Great North Bank possui muitas filiais. Solicitações de empréstimo e de novas contas são enviadas por fax das filiais para o escritório principal para serem processadas. Cada tipo de solicitação de empréstimo e de conta requer um número de fax separado. No futuro, o Great North Bank planeja mudar de fax para para reduzir os gastos com telefone. Entretanto, todos os faxes não podem ser alterados imediatamente para s. Isto deve ser feito gradualmente. Solução Document Distributor: Um script do Document Distributor é criado para cada tipo de solicitação de empréstimo e de conta. Primeiro, o script envia o fax dos formulários para o número de fax apropriado. Para manter a consistência com o processo antigo, a cada perfil no MFP é atribuído o mesmo número de atalho que está sendo atualmente utilizado como o número de discagem rápida do fax. No futuro, os scripts individuais serão alterados para que as solicitações sejam enviadas por s em vez de fax. Entretanto, os usuários continuam a utilizar os mesmos atalhos de perfil. Nenhum treinamento será necessário quando o fluxo de trabalho for alterado de fax para . Como um benefício adicional, as filiais que anteriormente utilizavam máquinas de fax dedicadas, agora têm um MFP que também pode ser utilizado para copiar, imprimir e digitalizar, além de enviar fax. Reduz o tempo gasto em processos repetitivos Uma empresa de fabricação recebe pedidos para expedição de produto. Ao receber um pedido, um funcionário deve fazer diversas coisas: Enviar uma cópia da nota fiscal para o Departamento de expedição que atenderá ao pedido. O endereço é lido da nota fiscal e uma etiqueta de expedição é impressa para a remessa. Enviar uma cópia da nota fiscal para o Departamento de cobrança para que uma cobrança seja enviada ao cliente. Armazenar uma cópia da nota fiscal nos registros da empresa. 3

4 Solução Document Distributor: Com o Document Distributor, este processo de diversas etapas pode ser simplificado. Quando uma empresa de fabricação recebe uma nota fiscal, o funcionário de expedição coloca a nota fiscal no MFP, seleciona um perfil e pressiona Continuar. Quando o Document Server recebe o trabalho do MFP, o script: Envia um com cópia para o Departamento de cobrança. Armazena uma cópia em um banco de dados para os registros da empresa. Lê o endereço no pedido e, então, imprime uma etiqueta de endereço e uma lista de embalagem em uma impressora localizada no Departamento de expedição. Agora o funcionário que recebe os pedidos tem um processo de uma única etapa para executar. Recursos O pacote do Document Distributor inclui as seguintes ferramentas de software: Aplicativo servidor Document Server executa as tarefas de scripts em documentos enviados de um Lexmark MFP ou de uma estação de trabalho do usuário final. As tarefas disponíveis incluem: Manipulação (converte formato e corta) Roteamento (imprime, envia fax e ) Arquivamento (salva em arquivo, em FTP e em um banco de dados) Processamento (converte para texto editável, lê texto e lê/escreve códigos de barras) Integração com software de groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange e Novell GroupWise) Integração com Sistemas de gerenciamento de documentos (Lotus Domino.Docs e Microsoft SharePoint Portal) Aplicativos clientes Workflow Composer grava scripts personalizados para direcionar o fluxo de trabalho do documento na sua rede. Server Manager gerencia os Document Distributor Servers, scripts e MFPs. O Document Server Manager pode ser instalado na mesma máquina que o Document Distributor Server ou na estação de trabalho de um usuário final. Print'N'Send imprime no Document Distributor Server a partir de qualquer aplicativo do Windows. Um driver de impressora configurado por um administrador converte o documento impresso em uma imagem TIFF e a envia para o Document Distributor Server. Select'N'Send clique com o botão direito do mouse em qualquer arquivo no Windows Explorer e envie-o para o Document Distributor Server. Document Solutions Desktop Admin cria uma exibição da área de trabalho similar à interface do MFP a qual os usuários pode acessar a partir de suas áreas de trabalho com um digitalizador acoplado localmente. Recursos 4

5 CDs do Document Distributor Os CDs a seguir estão disponíveis em seu representante do Document Distributor: Avaliação por 90 dias Contém todos os aplicativos servidor e cliente disponíveis para o Document Distributor. Está é uma versão de teste gratuita do software Document Distributor. Document Distributor Contém todos os componentes do CD de avaliação exceto os módulos de integração com OCR, código de barras e EDMS para o servidor. CD do Workflow Composer Contém o software Workflow Composer. Grava scripts personalizados para direcionar o fluxo de documentos em sua rede. OCR (exige o Document Distributor Server) Possibilita que o Document Server converta imagens em texto editável e leia formulários básicos. Código de barras (exige o Document Distributor Server) Possibilita que o Document Server leia e grave códigos de barras. Integração EDMS (exige o Document Distributor Server) Possibilita que o Document Server integre-se com o Microsoft SharePoint Portal e o Lotus Domino.Doc. CDs do Document Distributor 5

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