Integração de um Sistema de Workflow para Gestão de Turmas e Distribuição de Serviço Docente na ESTSetúbal. Resumo

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1 Integração de um Sistema de Workflow para Gestão de Turmas e Distribuição de Serviço Docente na ESTSetúbal Nuno Pina Gonçalves 1, Nelson Russo 2, Cláudia Moreira 3 1) Escola Superior de Tecnologia de Setúbal, Setúbal, Portugal nuno.pina@estsetubal.ips.pt 2) Escola Superior de Tecnologia de Setúbal, Setúbal, Portugal nelsonrusso@hotmail.com 3) Escola Superior de Tecnologia de Setúbal, Setúbal, Portugal cmr_moreira@hotmail.com Resumo A Escola Superior de Tecnologia de Setúbal possui um Sistema de Informação (SI) que integra informações sobre alunos, docentes, registos e actos académicos. O SI não contempla a criação de turmas e a sua atribuição a docentes, nem contabiliza as horas leccionadas dos docentes. Destes factores surgiu a necessidade de desenvolver uma aplicação que dotasse a Escola com uma ferramenta de gestão eficaz. A nova aplicação (SI-EST-DSD) além de permitir uma correcta distribuição da carga docente lectiva também permite ter histórico dos vários semestres e relatórios de gestão de forma rápida e precisa. O sistema de informação existente consiste num ficheiro Excel que contém toda a informação que é trabalhada ao longo do semestre. Não existe controlo de versões e histórico e é sempre muito difícil manter a Distribuição do Serviço de Docente (DSD) actualizada ao longo do semestre. Outro problema é o fluxo de aprovação e decisão, que implica que o ficheiro circule entre as entidades intervenientes, o que pode levar a perda ou alteração da informação contida e atraso no processo. Neste âmbito, foi criado um workflow que permite a disponibilização e controlo de informação de acordo com a fase do processo em que se encontra. Quando é ultrapassada uma fase do workflow são gerados ficheiros XML com uma imagem da informação existente na Base de Dados. Esta versão, em XML, fica disponível para os utilizadores que não pertencem à fase do workflow, e apenas os utilizadores da fase conseguem gerir informação constante na Base de Dados. Esta técnica permite que diferenças entre a informação validada pelo workflow e a versão de trabalho não estejam visíveis para os utilizadores, diminuindo a interpelação aos responsáveis e aumentando a flexibilidade na simulação de cenários alternativos. O SI-EST-DSD o SI efectuam a troca de dados em XML através de um integrador entre as duas bases de dados. Desta forma a informação encontra-se actualizada sem comprometer a sua segurança e integridade. As principais vantagens da nova aplicação são a melhoria e optimização de processos existentes, nomeadamente no fluxo de informação entre os Departamentos e o Conselho Directivo, alcançando uma maior transparência e simplificação de processos e capacidade de resposta rápida às solicitações. Palavras chave: Workflow, XML, integração de sistemas de informação

2 1. Introdução Os horários têm como objectivo a distribuição uniforme entre as turmas e os recursos, quer ao nível dos docentes quer ao nível das salas de aula. Seria impraticável as aulas da mesma disciplina serem dadas todas ao mesmo tempo, ou no mesmo dia, visto que exigiria um enorme esforço de coordenação de docentes, provavelmente aumentaria o número de docentes necessários para concretização das sessões lectivas, e no ponto de visto do aluno, pedagogicamente seria um desastre. Os objectivos secundários e evidentes, dos horários, são a marcação de uma hora fixa de início de uma aula, assim como a sua duração e local de comparência, os quais os docentes e alunos devem respeitar. Para que uma Escola tenha uma boa imagem junto do aluno e no exterior, é necessário que os horários estejam prontos e funcionais no início das aulas, caso contrário, pode evidenciar alguma desorganização e insatisfação dos alunos. A Escola Superior de Tecnologia de Setúbal possui um Sistema de Informação (SI) que integra informações sobre alunos, docentes, registos e actos académicos. O SI não contempla a criação de turmas e a sua atribuição a docentes, nem contabiliza as horas leccionadas do docente, que variam conforme a sua categoria, cargo e regime de contratação. Destes factores surgiu a necessidade de desenvolver uma aplicação que capacitasse a Escola com uma ferramenta de gestão eficaz. A nova aplicação tem como objectivo a melhoria e optimização de processos utilizados, nomeadamente no que diz respeito ao fluir de informação entre os departamentos e o Conselho Directivo, tendo em vista uma maior transparência e simplificação de processos e capacidade de resposta rápida às solicitações. A nova aplicação vai permitir uma correcta distribuição da carga docente lectiva, tendo em conta as categorias, regime de contratação e cargos dos docentes. Por outro lado, vai ser possível ter histórico das turmas e DSD dos vários semestres e relatórios de gestão, de forma rápida e precisa. Um problema a resolver é o fluxo de aprovação e decisão da criação de turmas e DSD, que actualmente implica que um ficheiro Excel circule entre as entidades intervenientes, o que pode levar a perda ou alteração da informação contida, além de que este processo pode demorar vários dias, entre despachos e envio de correio. Neste âmbito, foi criado um workflow que permite a disponibilização e controlo de informação de acordo com a fase do processo em que se encontra.

3 Para tornar a informação consistente entre o SI e o SI-EST DSD, foi criado um módulo integrador, usando técnicas de manipulação da XML, que permite a fácil e rápida disponibilização de dados entre as duas aplicações. 2. O Projecto SI-IPS e a sua envolvente INSTITUTO POLITÉCNICO DE SETÚBAL O Instituto Politécnico de Setúbal, uma instituição pública de Ensino Superior, foi criado em 1979, e inclui o Serviço de Presidência, um Serviço de Acção Social e cinco Escolas que oferecem variados cursos de graduação em áreas diferentes tais como a Tecnologia, a Educação, Gestão Empresarial e Saúde. A instituição tem mais de 6000 estudantes, 505 professores e 169 técnicos e colaboradores administrativos. ESTSETÚBAL A Escola Superior de Tecnologia de Setúbal (ESTSetúbal) é uma das cinco escolas de Ensino Superior Público do Instituto Politécnico de Setúbal. Aliando qualidade a conhecimento tecnológico e científico, forma Licenciados em cursos de Engenharia, desenvolve investigação e, cada vez mais, aposta na formação pós-graduada e contínua. Formalmente criada a 26 de Dezembro de 1979, a ESTSetúbal iniciou a sua actividade lectiva em 1988/89, tendo por objectivo formar técnicos qualificados de nível superior intermédio, em domínios tecnológicos importantes para a região onde se insere. Esta escola disponibiliza cursos de Engenharia Informática, Engenharia Mecânica, Engenharia Electrotécnica e Computadores, Engenharia do Ambiente, Engenharia de Automação, Controlo e Instrumentação e Engenharia Biomédica, além de cursos de especialização tecnológica (CET s), pós-graduações e Mestrados em algumas da áreas da Engenharia. SISTEMA DE INFORMAÇÃO DO IPS SI-IPS Há cinco anos atrás, o Instituto Politécnico de Setúbal apercebeu-se que tinha várias aplicações espalhadas por secções, departamentos e escolas gerando um conjunto de ilhas de informação não integradas. Era difícil reunir informação integrada sobre estudantes e professores, assim como obter indicadores de gestão. Todas as partes interessadas do processo de educação necessitavam de informação disponível em tempo real e isso não era possível sem um novo sistema de informação integrado.

4 Foi considerada uma vantagem competitiva dar acesso a informações sobre as aulas e a toda informação académica importante. Com um Portal Web não é necessária a deslocação à escola para ter acesso a informação mencionada. Os sistemas com estes tipos de requisitos levam vários anos a entrar em produção de uma forma estável. Foi criada uma equipa há 6 anos com o objectivo de analisar todos os sistemas de informação académicos em todo o país. Há cerca de 3 anos, a equipa definiu que existia um sistema estável, sólido e testado que poderia ser aplicado no IPS o SIGARRA. SIGARRA Sistema de Informação de Gestão Agregada de Recursos e Registos Académicos é um sistema académico que concebeu a informação como uma ferramenta central de gestão de informação para estabelecimentos de educação superior. O sistema iniciou o seu desenvolvimento pela Universidade do Porto em 1992 e hoje em dia está em uso em todas as Faculdades da Universidade do Porto. O sistema iniciou a sua implementação fora da Universidade do Porto no Instituto Politécnico de Setúbal [Ribeiro et al. 1998], [Ribeiro et al. 1999], [Ribeiro et al. 1999a], [Ribeiro et al. 1997]. As funcionalidades disponíveis actualmente estão relacionadas com cursos e estudantes até a gestão de recursos humanos e instalações assim como o registo de actividade científica. Existem diversos mecanismos de comunicação cujas características principais são a Integração de Informação, Interface Web e Modularidade e Configurabilidade [Ribeiro et al. 1999], [Ribeiro et al. 1999a]. A arquitectura do SIGARRA é uma integração de Sistemas de Informação Web, aplicações de gestão de estudantes (GA) e aplicação de recursos humanos (GRH). PROJECTO PARA SISTEMA DE INFORMAÇÃO SI-EST-DSD A EST possui um Sistema de Informação (SI) que integra informações sobre alunos, professores, registos e actos académicos, mas não contempla a criação de turmas e a sua atribuição a docentes, nem contabiliza as horas leccionadas [Gonçalves et al. 2007]. No contexto do projecto de fim de curso, foi desenvolvido um sistema de informação com o objectivo de melhorar e automatizar a Gestão da Distribuição do Serviço Docente integrando com o SI existente (SI-EST-DSD), visto que o processo era efectuado manualmente e com regras pouco definidas. Tem no seu objectivo a melhoria e optimização de processos existentes, nomeadamente no que diz respeito ao fluir de informação entre os departamentos e o Conselho Directivo, tendo em vista uma maior transparência e simplificação de processos e capacidade de resposta rápida às solicitações. Os principais objectivos são: criar uma infra-estrutura de

5 suporte de dados; fazer o levantamento das práticas; propor alternativas; criar o fluxo de acções e regras necessárias ao funcionamento da aplicação; disponibilizar formas de consulta da informação, de forma simples e rápida; disponibilizar relatórios base, predefinidos, para exploração da informação. De acordo com o resultado da análise das necessidades realizada, estabeleceu-se os serviços que a EST necessita que o sistema de Distribuição de Serviço Docente providencie, isto é, a descrição das tarefas e/ou restrições que o software deve possuir. O projecto está dividido em módulos (ver Figura 1), sendo os três principais: Primeiro Módulo - Informatizar todo o processo da Distribuição do Serviço de Docentes (DSD), ou seja, recolher toda a informação necessária para a elaboração dos horários. Segundo Módulo - Criação e actualização da DSD, Gestão de Versões e Gestão de Histórico. Da actualização da DSD ao longo do semestre, são criadas várias versões, que posteriormente serão o histórico da aplicação. Terceiro Módulo Criação e Integração do Mapa das Turmas com a Distribuição de Serviço do Docente. Criação de funcionalidades para gerar as turmas, de forma automática, com dados estatísticos fornecidos pela aplicação de Gestão de Recursos Humanos (GRH), inserção manual dos dados das turmas e junção de turmas. Neste momento o Mapa das Turmas é feito em Excel e é importado para a aplicação SI EST. Figura 1 Módulos da aplicação e seus actores O design do projecto é baseado no Sistema de Informação existente, devendo ficar totalmente integrado com o mesmo.

6 A aplicação possui vários níveis de acesso: Acesso Geral, Departamento e Docente. Dependendo do tipo de utilizador serão diferentes os privilégios/limitações para acesso à aplicação. Cada utilizador tem acesso somente as áreas em que se encontra envolvido, evitando assim que utilizadores desinformados alterem planos de um determinado departamento ao qual não pertencem. O acesso à informação das páginas é limitado pelo nível de utilizador, garantindo a segregação de funções perante a aplicação. Para aumentar a usabilidade, os menus da aplicação (do lado direito da página) são dinâmicos, por isso podem ser colocados em qualquer página. 3. Implementação do Portal SI-EST-DSD O Sistema de Informação relativo à distribuição de serviço docente (DSD) existente é rudimentar, ou seja, neste momento o processo é manual. Consiste num ficheiro em Excel que contém toda a informação que é trabalhada ao longo do semestre lectivo. Quando é necessário comunicar com outras entidades não existe nenhum modelo standard, por esse facto, torna-se difícil trabalhar a informação. Não existe qualquer controlo de versões nem histórico e é sempre muito difícil manter a Distribuição do Serviço de Docente actualizada ao longo do semestre. Outros problemas são o fluxo de aprovação e decisão, que implicam que o ficheiro circule entre as entidades intervenientes, o que pode levar a perda ou alteração da informação contida, além de que este processo pode demorar vários dias, entre despachos e envio de correio. Esta aplicação tem como objectivo a melhoria e optimização de processos existentes, nomeadamente no que diz respeito ao fluir de informação entre os Departamentos (Comissão Executiva) e o Conselho Directivo, tendo em vista uma maior transparência e simplificação de processos e capacidade de resposta rápida às solicitações. ABORDAGEM METODOLÓGICA A abordagem metodológica está organizada em diferentes fases: A análise e especificação dos requisitos com o objectivo de estruturar o problema específico em estudo, definindo o objectivo do projecto, cronograma do trabalho, indicadores de performance e uma representação simbólica do sistema através de diagramas UML e desenho do modelo entidade-relacão da base de dados; A implementação: desenvolvimento da aplicação conforme os requisitos previamente elaborados. Todos os testes foram realizados também nesta fase, ficando a solução em

7 constante exposição num servidor para que o cliente pudesse acompanhar o trabalho. Para além disso foram feitas diversas apresentações ao cliente durante este período. Os testes e documentação: serão desenvolvidos Manuais de Utilização e Administração da aplicação. Os Manuais são entregues na fase final durante a actividade de formação. A formação: será realizada uma formação para o Administrador. Nesta formação são explicadas todas as funcionalidades e como é feita a administração dos conteúdos. ABORDAGEM TECNOLÓGICA A aplicação assentará num plataforma web, em que o utilizador apenas precisa de um PC com ligação à Internet e um browser, não sendo necessário instalar software adicional no computador. No entanto para se proceder à implementação da interface, esta requer uma Framework sobre a qual a aplicação funcione. Neste caso optou-se pelo. NET 2.0 usando a linguagem de programação C#. Dado que a interface será implementada através da criação de páginas ASP.NET e HTML, torna-se imperativo o uso de um servidor Web IIS Internet Information Services da Microsoft. O servidor de base de dados será o Oracle 10G Release 3. A informação suportada nestas tecnologias, de reconhecida eficiência e estabilidade, é de fácil uso e instalação, assim como facilita a gestão dos dados contidos e acesso rápido. 4. Funcionalidades principais do Portal SI-EST-DSD A aplicação está dividida em cinco áreas: Informatizar todo o processo da Distribuição do Serviço de Docentes (DSD), Criação e actualização da DSD, Gestão de Versões e Gestão de Histórico, workflow e integração com XML. As principais funcionalidades são: - Gerar Turmas/Instâncias; - Consultar docentes; - Histórico DSD; - Consultar estados das fases do workflow; - Enviar para fase seguinte no workflow; - Consultar fases do workflow.

8 GERAR TURMAS/INSTÂNCIAS Com os dados estatísticos (os tipos de aulas das disciplinas e o número de alunos permitido por aula) é gerado um ficheiro provisório, onde o utilizador pode seleccionar as turmas/instâncias que pretende criar. A partir deste momento inicia-se o processo da Distribuição do Serviço de Docente, sendo o próximo passo, a atribuição dos docentes às turmas por parte dos respectivos departamentos e posterior criação dos horários. Na Figura 2 apresenta-se a página que permite seleccionar as instâncias das turmas a criar, de acordo com os dados estatísticos. Figura 2 Gerar Turmas/Instâncias DSD - DOCENTES Os docentes, conforme a sua categoria, têm que leccionar um determinado número de aulas por semana, que pode variar conforme a percentagem de contratação (por ex: o vínculo define apenas 20% do número de aulas semanais para a categoria). Das referidas horas, podem ainda, ser atribuídas horas não lectivas para efectuarem funções específicas ou cargos (por ex: Director de Curso). Como a carga horária de aulas por Departamento vária conforme o semestre, é necessário que os docentes leccionem mais ou menos horas de aulas do que previsto pela sua categoria. As referidas horas serão compensadas no semestre/semestres seguintes. Esta funcionalidade permite visualizar o resumo da DSD dos docentes e, caso necessário, pode ainda visualizar a informação detalhada de um docente específico (ver Figura 3).

9 Figura 3 DSD Docentes DSD DE UM DOCENTE Para que o processo se torne transparente é necessário que se tenha histórico da DSD ao longo dos vários semestres. Esta funcionalidade permite visualizar alguma informação de um docente e, em detalhe, o resumo da DSD (ver Figura 4). Na parte inferior da página pode conferir a informação de histórico que serviu de base para o cálculo da DSD. Figura 4 DSD de um Docente

10 CONSULTAR FASES DO WORKFLOW As fases de workflow têm prioridades entre si, têm um tipo de fase (inicial, intermédia ou final), e também sabem qual a fase anterior e a fase seguinte no fluxo. Esta página permite consultar esta configuração para todas as fases (ver Figura 5). Figura 5 Consultar fases do workflow CONSULTAR UMA FASE DE WORKFLOW Com a página apresentada na Figura 6 pode-se consultar, em detalhe, a estrutura de uma fase, sabendo até os seus intervenientes e a que departamentos pertencem, assim como consultar a fase anterior e seguinte. Esta funcionalidade permite ter a noção do fluxo e perceber potenciais erros de configuração. Figura 6 Consultar uma fase do workflow

11 CONSULTAR ESTADOS DAS FASES DO WORKFLOW O estado das fases de workflow pode ser consultado (ver Figura 7) para controlar o fluxo de trabalho da DSD ou do processo de criação de turma. Pode-se obter informações sobre o tipo de utilizador que detém a fase e qual o seu departamento, o estado da fase, data de início e data de fim (caso já tenha sido finalizada). Esta funcionalidade é de extrema importância para o gestor de horário e para os conselhos executivos, visto que permite acompanhar e agilizar os processos de gestão e consequentemente, permitir maior rapidez na obtenção do objectivo. Figura 7 Consultar estados das Fases de workflow REPORTAR FASE ACTUAL DO WORKFLOW Esta página (ver Figura 8) é a que permite um utilizador, com a devida permissão, reportar a fase que lhe foi passada. O gestor de horário, o conselho directivo e o conselho pedagógico pertencem aos workflow s de todos os departamentos, logo existe a possibilidade de reportar as fases de um determinado departamento. Esta funcionalidade não termina a fase de workflow, essa capacidade está apresentada na opção Enviar para a fase seguinte no workflow.

12 Figura 8 Reportar fase actual do workflow ESCOLHER PRÓXIMA FASE DO WORKFLOW Nesta página (ver Figura 9) são apresentados os workflow s a que o utilizador autorizado (o seu tipo de utilizador) pertence e em quais a sua intervenção é pedida. As fases têm estados definidos que fazem avançar para a próxima fase ou recuar, conforme o estado seja de aprovação ou reprovação. Figura 9 Escolher próxima fase do workflow

13 ENVIAR PARA FASE SEGUINTE NO WORKFLOW A página apresentada na Figura 10 permite reportar a fase de workflow. Pode-se escrever pareceres ou observações sobre a decisão tomada. Ao criar a próxima fase, passa-se o testemunho para o próximo interveniente do workflow dando continuidade ao processo. È neste momento que a estrutura XML é criada com a informação do departamento em causa. Figura 10 Criar próxima fase do workflow 5. Integração em XML com SI-ESTSetúbal A integração entre sistemas permite obter informação mais detalhada e rigorosa, o que facilita a análise. Torna todos os processos mais eficientes, conduzindo a uma relação mais rentável entre os vários intervenientes, poupando tempo, esforço e redução de erros [De Sordi, Marinho 2007]. A XML surgiu como facilitadora, promovendo um padrão de integração na troca de dados electrónicos, de forma textual, simples, estruturada, extensível, flexível, semanticamente rica e com uma segurança adequada [Champion 2007]. É um standard para representar dados estruturados de forma humanamente compreensível. Qualquer tipo de dados pode ser representado em XML. Usa um sistema de abertura e fecho de etiquetas similar ao HTML, que pode ser personalizado e não fixo como no HTML [Almeida 2002]. Existem diferenças entre importar dados de XML e outras importações. A importação XML é normalmente efectuada para uma tabela existente e não para uma tabela nova, o que requer que exista uma tabela para a qual importar. A importação de XML é uma operação transicional. Se um registo falhar, a transacção inteira será revertida e nenhum dos dados será importado. A

14 importação de XML executa as seguintes tarefas conforme representado na Figura 11: Upload de um ficheiro XML, verificação da consistência entre os dados armazenados no ficheiro XML e da base de dados, introdução dos dados do ficheiro XML na tabela seleccionada [Guardalben e Atre, 2004]. Figura 11 Validação do ficheiro do XML Por exemplo, a actualização das disciplinas pode ser efectuada através do carregamento de um ficheiro XML, ou as turmas criadas pode ser exportadas para XML de modo a serem processadas ou visualizadas por uma aplicação externa. A XML também é utilizada para efectuar a gestão das versões do workflow. 6. Workflow As organizações devem, cada vez mais, automatizar os seus processos internos, não só para reduzir custos, mas também para aumentar a satisfação dos colaboradores e optimizar a sua relação com os clientes. A capacidade de um sistema de informação automatizar determinadas tarefas numa organização é crucial para a adaptação às necessidades de negócio. A tecnologia workflow permite a combinação de regras, associadas a processos de negócio, necessária à execução desses processos. Possibilita a modelação, gestão e monitorização dos fluxos de informação e trabalho associados aos processos de negócio [Fischer 2003], [Georgakopoulos et al. 2005], [Aalst et al. 2002].

15 ESPECIFICAÇÃO DO WORKFLOW A adopção de um workflow no SI-EST DSD permite uma maior rapidez e comodidade e a eliminação de envio de cópias de trabalho. O workflow permite configurar os intervenientes no processo e departamentos associados, ou seja, é possível o administrador definir quais os actores, qual o percurso e quais as acções que fazem parte do processo. É uma forma de garantir a disponibilização atempada de conteúdos fidedignos e com qualidade. Principais vantagens [Sarmento 2002]: Definição da sequência de acções a serem executadas para o processo de workflow; Definição da informação específica de cada processo, ou seja, criar variáveis com informação relativa ao processo em particular; Visualização das acções que cada pessoa tem para executar; Consultar, a qualquer momento, todo o histórico de acções de cada processo, quem fez o quê e quando, quanto tempo demorou. Figura 12 Gestão de informação disponibilizada pelo workflow O acto de concluir uma fase de workflow, normalmente significa que outro actor terá intervenção no processo. O interveniente seguinte terá provavelmente um papel distinto na organização, e poderá alterar informação do SI de acordo com a sua função. De modo a permitir efectuar simulações de cenários, sem que outros alterem, visualizem ou questionem as hipóteses criadas, foi introduzida uma técnica de manipulação de XML que permite manter constante a informação criada até ao momento da transição do workflow e possibilitar a modificação da informação na base de dados pelos detentores da fase de workflow. Os dados na base de dados, no momento de transição do workflow, são preservados usando a tecnologia

16 XML de modo a guardar uma cópia da informação de um determinado departamento (ver Figura 12). De realçar que existirá apenas uma versão em XML, por cada departamento, que é a imediatamente recolhida antes da finalização da fase do workflow. Isto implica que, nesta transição, toda a informação referente a um departamento (docentes, turmas ) será reunida e preservada através da recolha da informação da base de dados, ou seja é guardado o resultado da query, guardando um conjunto de elementos XML por cada linha retornada pela query. Para minimizar a leitura de ficheiros, na procura de qual o ficheiro XML que contém informação sobre determinado departamento, existe uma tabela na base de dados que detêm a informação sobre os ficheiros criados. O nome do ficheiro deverá conter o nome do método que criou o ficheiro e o departamento (ex: selectturmassemdocente_dsi.xml) e deve ser criada uma entrada na tabela, onde se regista a data/hora da operação, o nome do ficheiro e o interveniente e método que deu origem à criação do ficheiro XML. IMPLEMENTAÇÃO TECNOLÓGICA DO WORKFLOW De maneira a que esta implementação seja possível, foi tomada a decisão de não usar Vistas/Views na base de dados e que todas as consultas à base de dados fossem feitas através de uma Classe estática que contêm os métodos que são necessários pelas diversas páginas Web para apresentação da informação. Assim, uma Web Page, através da Classe estática DMLBD acede a um determinado método, ao qual lhe é retornado um DataTable (.NET Framework 2). Este objecto retornado tanto pode ser o resultado de uma pesquisa directa na base de dados, como o da leitura de um ficheiro XML que contém a versão da fase de workflow anterior. Isto é possível porque o DataTable é uma representação em XML de dados, que pode ter sido proveniente da transformação de uma pesquisa a uma tabela ou da leitura directa de um ficheiro XML. O DataTable tem métodos que permitem gravar directamente para um ficheiro toda a estrutura de dados, incluindo um schema, que permite guardar o tipo de dados de cada elemento. Todas as listagens nas Web Pages têm a possibilidade de efectuar filtros simples à informação apresentada. Esta possibilidade é conseguida enviando por parâmetros, aos métodos da classe DMLBD, o filtro necessário (ex: ID_ALUNO=1). Quando se quer procurar informação, por exemplo, de um docente, essa informação pode ser a combinação de várias tabelas, enviando a chave primária da tabela Docente. Estas funcionalidades exigem manipulação de XML, visto que o que é guardado no XML é a consulta a todos os docentes, e quando for necessário obter informação de um único, ter-se-á de utilizar filtragem do XML (em avaliação LINQ Project) [Hejlsberg 2008].

17 7. Conclusões e trabalho futuro O sistema de informação DSD desenvolvido mostra-se estável e de encontro às necessidades mais importantes referenciadas. O sistema ainda não se encontra em produção, visto que existem alguns detalhes a serem melhorados, tais como a apresentação da informação e navegabilidade entre funcionalidades, e também pela necessidade de validação semântica de algumas funcionalidades. A EST está num processo de mudança em relação às regras da Distribuição de Serviço Docente. Este é um grande desafio para o SI-DSD, que deverá implementar a DSD actual, mas ser flexível de modo a integrar as futuras condicionantes e regras. As funcionalidades de histórico de DSD estão concluídas, mas está em progresso a implementação da integração de informação do SI-EST assim como o reinício do processo após a criação inconsistente de horários (demonstrou a necessidade de reorganizar as turmas) e ainda o estudo e desenvolvimento de novos relatórios de gestão. È possível implementar todas as novas funcionalidades com o Sistema em produção e com o mínimo de incómodo para os utilizadores. Como trabalho futuro pretendemos desenvolver um Web Service. Com esta tecnologia pretendemos que seja possível que a nova aplicação possa interagir com aquelas que já existem e que seja compatível com sistemas desenvolvidos em plataformas distintas. Permitirá às aplicações enviar e receber dados em formato XML (assim como outro tipo de dados) e os clientes podem solicitar operações de consulta, alteração e inserção de dados nas aplicações servidor. Cada aplicação pode ter a sua própria "linguagem", que é traduzida para uma linguagem universal, o formato XML. A comunicação entre sistemas passa a ser dinâmica e segura, pois não há intervenção humana O LINQ Project é o nome de código para um conjunto de extensões para a.net Framework que contem operações de consulta, alteração e transformação integradas na linguagem. Estende o C# e o Visual Basic com sintaxe na linguagem nativa para queries e providencia bibliotecas para tirar vantagem dessas capacidades. LINQ to XML foi desenvolvido com Language- Integrated Query sobre XML em vista, aproveita as vantagens das operações de consulta standard e acrescenta extensões de consulta especificas para a XML. O uso desta tecnologia pode ter de bastante interesse quando é necessário tratar a informação em XML como se fosse a consulta a uma base de dados, como é o caso dos participantes do workflow que não intervenção numa fase.

18 8. Referências Aalst, W. Max van Hee, K. Workflow Management: Models, Methods, and Systems. MIT Press Management information systems Champion, M..NET Language-Integrated Query for XML Data. Feb Fischer, L. Workflow handbook Future Strategies Inc. 2003, ISBN: Georgakopoulos, D. Hornick, M. Sheth, A. An overview of workflow management: From process modeling to workflow automation infrastructure. Journal Distributed and Parallel Databases. Springer Netherlands, 2005, Gonçalves, N. Fernandes J. Portal Implementation in the Superior School of Technology Setúbal Key issues and Evaluation. EUNIS International Conference on European University Information Systems Hejlsberg, A. The LINQ Project, Ribeiro, L. David, G. Sistema de Informação da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto: Resumo e Justificação. Relatório Técnico Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Ribeiro, L. David, G. SiFEUP - um Sistema de Informação ao Serviço da Faculdade. Sistemas e Tecnologias de Informação: Desafios para o Século XXI.1999 Ribeiro, L. David, G. Getting Management Support from an University Information System EUNIS 99 Information Technology Shaping European Universities. 1999, Ribeiro, L. David, G. Azevedo, A. Santos, M. Developing an Information System at the Engineering Faculty of Porto University. Proceedings of the EUNIS 97 - European Cooperation in Higher Education Information Systems. 1997, De Sordi, José Osvaldo, Marinho, Bernadete de Lourdes Integração entre Sistemas: Análise das Abordagens Praticadas pelas Corporações Brasileiras. RBGN Revista Brasileira de Gestão de Negócios, Área Temática: Estratégia e Comportamento Organizacional, 2007, ISBN ON-LINE , ISBN IMPRESSO Almeida, Maurício Barcellos, Uma introdução ao XML, sua utilização na Internet e alguns conceitos complementares, Ci. Inf., Brasília, vol. 31, n. 2, p. 5-13, Maio/Ago. 2002, ISBN Guardalben, Giovanni, Atre, Shaku, Integrating XML and Relational Database Technologies: A Position Paper, HITSoftware White Papers, 2004 Sarmento, Anabela Mesquita Teixeira, Impacto dos Sistemas Colaborativos nas Organizações, Estudo de Casos de Adopção e Utilização de Sistemas Workflow, Dissertação apresentada para a obtenção do Grau de Doutor em Tecnologias e Sistemas de Informação, 2002