Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas esocial. Perguntas e Respostas

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1 Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas esocial Perguntas e Respostas O Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 18 de julho de 2013, aprovou e divulgou o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas esocial, um projeto do governo federal que tem como objetivos principais unificar, integrar e padronizar as informações sobre os empregadores e seus empregados ou contratados. Quem participa do projeto esocial? Participam do projeto esocial os seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social INSS, Ministério da Previdência MPS, Ministério do Trabalho e Emprego MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB e Ministério do Planejamento. Quem deve entregar o esocial? A nova obrigação abrangerá todos os contribuintes, desde o empregador doméstico até as grandes empresas, contemplando a escrituração digital da folha de pagamento, as alterações no contrato de trabalho e nas atividades desempenhadas pelo trabalhador, as informações sobre os serviços contratados por empreitada ou através de cooperativas, entre outras. Como as empresas devem entregar o esocial? Para as empresas em geral a escrituração do esocial será feita através de arquivos digitais, que deverão ser transmitidos ao ambiente nacional utilizando a tecnologia de webservice. As empresas deverão transmitir suas informações através de arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema informatizado do empregador e o ambiente nacional do esocial para transmissão dos arquivos, sem necessidade de preenchimento de telas na internet ou de programas geradores de escrituração ou declaração. Para utilização dessa opção, as empresas deverão possuir serviços web de conexão WebService. Os leiautes destes arquivos foram divulgados no Portal esocial do governo federal na segunda quinzena de julho. Uma breve análise dos leiautes divulgados até agora revela que, de forma semelhante ao que ocorre na NFe, o esocial também é voltado à eventos (ou fatos) que, nesse caso, estão vinculados ao empregado e ao empregador. Segundo informações da Receita Federal do Brasil, os Schema XML dos arquivos que compõe o esocial devem ser divulgados apenas em outubro. Quando as empresas devem entregar o esocial?

2 As regras de obrigatoriedade de transmissão dos arquivos do esocial, que determinarão o calendário de implantação nas empresas, ainda carecem de regulamentação por parte dos órgãos competentes e devem ser divulgadas em breve através de portaria interministerial. As informações que vem sendo divulgadas em eventos onde a Receita Federal do Brasil tem participado apontam para o seguinte cronograma estimado: Empresas tributadas pelo Lucro Real devem efetuar o cadastramento e iniciar a transmissão dos eventos trabalhistas até 30 de abril de 2014 e entregar a folha de pagamento, através do esocial, até30 de maio de A partir da competência de julho/2014, substituição da GFIP. Empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Simples Nacional devem efetuar o cadastramento e iniciar a transmissão dos eventos trabalhistas até 30 de setembro de 2014 e entregar a folha de pagamento, através do esocial, até 30 de outubro de A partir da competência de novembro/2014, substituição da GFIP. Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias a partir de janeiro de Entrada do módulo da reclamatória trabalhista a partir de janeiro de Quais as informações que farão parte do esocial? O esocial tem por objeto informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n 8.212, de Farão parte do esocial: Eventos trabalhistas informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc. Folha de Pagamento Ações judiciais trabalhistas Retenções de contribuição previdenciária Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, entre outras Tabelas de natureza permanente, que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do esocial ou em mais de uma competência: rubricas da folha de pagamento, lotações e departamentos, cargos, funções, horários de trabalhadores, estabelecimentos de obras de construção civil, processos administrativos e judiciais, operadores portuários cadastrados pelo Órgão Gestor de Mão-de-Obra. Qual será a periodicidade de transmissão das informações do esocial?

3 As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação,em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador. Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o Registro de Eventos Trabalhistas. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais. Também são exemplos de eventos trabalhistas, entre outros: licença maternidade, férias e alterações salariais. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas. A Folha de Pagamento será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas. O Registro de Eventos Trabalhistastambém será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no Registro de Eventos Trabalhistas como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no Registro de Eventos Trabalhistas. Qual é o modelo operacional do esocial? O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do esocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregado Que categorias de trabalhadores devem ser contempladas no esocial? Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o Registro de Eventos Trabalhistas, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Como a empresa e o trabalhador serão identificados no ambiente do esocial? A partir da data de entrada em vigor do esocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI

4 para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número seqüencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. O que muda no departamento de RH? A abrangência das informações transcende o processo normal de folha de pagamento e informações fiscais e sociais existentes hoje. O que mais surpreende não é a substituição das informações mensais do SEFIP e CAGED ou anuais da RAIS e da DIRF por outro tipo de informação mensal. O mais relevante é a informação diária, pois alguns eventos trabalhistas deverão ser transmitidos ao ambiente do esocial no final do mesmo dia em que ocorrerem: a admissão de um trabalhador é um exemplo clássico desta situação. A Receita Federal do Brasil sinaliza que alguns destes eventos poderão ser transmitidos em grupo ao final do período, porém, ainda não definiu quais serão estes eventos. De qualquer forma, a última tarefa do responsável pelas informações no final de cada dia de trabalho será a transmissão dos arquivos para o ambiente do esocial. As empresas já podem começar a trabalhar para atender as exigências do esocial? O trabalho começa hoje. Apesar das regras de obrigatoriedade de transmissão dos arquivos do e-social ainda carecerem de regulamentação por parte dos órgãos competentes, devemos ficar preparados para uma profunda mudança nos processos de geração de informações fiscais e sociais. Desde já as empresas devem iniciar atividades como: Saneamento da base de dados da folha de pagamento verificar se todas as informações, indicadas como obrigatórias nos leiautes do e-social, estão preenchidas de forma correta nos cadastros do sistema Análise da tabela de contas enquadrar cada conta utilizada pela folha de pagamento em uma das contas padrões do e-social A Caixa Econômica Federal deve disponibilizar um portal para que os empregadores possam, mediante certificado digital, efetuar consulta dos trabalhadores através do PIS. Esta validação é de extrema importância, pois o par CPF x NIS/NIT deverá estar consistente com o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais, assim como a data de nascimento do trabalhador, e será validado no ato da transmissão do esocial. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do esocial. As informações que vem sendo divulgadas em eventos onde a Receita Federal do Brasil tem participado indicam que ainda em setembro será disponibilizado um aplicativo para

5 qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas, com consulta do CPF, PIS/NIT e data de nascimento do trabalhador na base do sistema CNIS. O esocial está sendo considerado como o mais complexo projeto da família SPED porque exige uma coleção considerável de dados interdepartamental. O esocial não contempla apenas a escrituração da folha de pagamento, mas também um intrincado leque de eventos decorrentes das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como a contratação de prestadores de serviços, autônomos, acordos judiciais trabalhistas, alterações de cargos, ações trabalhistas, dissídios, entre outros eventos que exigem esforços de diversos departamentos. Fonte: