MANUAL DE EXPOSIÇÃO E MONTAGEM. Brazil Promotion a 07 de agosto 13h às 20h Transamérica Expo Center - SP São Paulo - SP

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1 MANUAL DE EXPOSIÇÃO E MONTAGEM a 07 de agosto 13h às 20h Transamérica Expo Center - SP São Paulo - SP 1

2 Índice TABELA DE PRAZOS 05 IMPRIMA ESTA TABELA PARA NÃO PERDER OS PRAZOS DA BRAZIL PROMOTION 2014! 1. AVISOS IMPORTANTES COMO PARTICIPAR DE UM EVENTO 08 PRÉ-EVENTO 1) Estabelecer objetivos 2) Definir público-alvo 3) Preparar material de divulgação 4) Divulgar a sua participação na 2014! 5) Planejar o seu operacional e treinar sua equipe DURANTE O EVENTO 6) Reunir a equipe diariamente 7) Coletar os dados dos seus visitantes 8) Incentivar o visitante PÓS-EVENTO 9) Follow Up com os visitantes do seu estande 10) Analisar os resultados com a sua equipe 11) Reservar seu estande para a próxima edição 3. LOCALIZAÇÃO DA FEIRA BRAZIL PROMOTION Pacotes de viagens 4. DATAS E HORÁRIOS 10 Atendimento ao expositor até o dia 01/08/2014 Atendimento ao expositor a partir de 02/08/2014 Dias de montagem - estandes especiais (área livre) Dia de decoração - expositores Dias de exposição Dia de desmontagem - expositores Dias de desmontagem - montadoras e demais fornecedores contratados 5. INFORMAÇÕES GERAIS 12 1) Data e Local do Evento ) Montadora Oficial 3) Segurança Oficial 4) Locação de Extintores 5) Locação de Coletores de Código de Barras para o estande 6) Agência de Turismo 7) Assessoria de Imprensa 8) Estacionamento 9) Energia Elétrica / Hidráulica 10) Enfermaria 6. FORMAS DE PARTICIPAÇÃO 13 a 15 1) Locação de área livre / montagem especial 2) Locação de montagem básica (estande padrão) 3) Quiosque localizados nas ruas principais e/ou praças 7. NORMAS DE REALIZAÇÃO E EXIGÊNCIAS LEGAIS 16 e 17 1) Operação do estande 2) Abandono do estande 3) Limites de operação / Distribuição de brindes / Folhetos 4) Interdição a promoção de terceiros 5) Idade mínima para acesso 6) Direitos Autorais (ECAD) 7) Contratação de trabalho temporário 8) Trabalho de menores 9) Responsabilidade 10) Motivos de força maior 11) Aceite ao regulamento 12) Eleição e foro 13) Remessas de mercadorias 14) Retorno de mercadorias 2

3 8. SOLICITAÇÕES DE SERVIÇOS E AÇÕES PRÉ-EVENTO 19 a 23 1) Formulário Top Buyers 2) Showroom de Ideias 3) Test drive para fornecedores de serviços 4) Guia Oficial da Feira 5) Assessoria de Imprensa e Newsletter 6) Eletricidade e Ar Condicionado 7) Normas de instalação elétrica no estande 8) Hidráulica 9) Limpeza 10) Segurança 11) Seguro do stand 12) Estacionamento 13) Crachás para o período do evento 14) Telefonia e Internet 15) Coletores de dados 16) Taxas Municipais (obrigatórias) 9. NORMAS DE MONTAGEM 25 a 28 1) Montagem de estande especial Área Livre 2) Aprovação de projeto de estande 3) Normas de Montagem 4) Normas de instalação elétrica no estande 5) Normas de trabalho 6) Responsabilidade com o material de montagem 7) Cheque caução 8) Termo de responsabilidade Obrigatório 9) Taxa de recolhimento de entulho para montadoras contratadas (obrigatória) 10) Crachás para prestadores de serviços 11) Circulação durante a montagem 12) Acesso de Veículos (carga e descarga) 13) Recebimento de material 14) Colocação de passadeiras 10. NORMAS DE DESMONTAGEM 28 1) Início do período de desmontagem 2) Término do período de desmontagem 11. NORMAS DE SEGURANÇA 28 e 29 1) Trajes de trabalho 2) Extintores de incêndio 3) Saída de emergência / Rota de fuga 4) Gás 5) Escadas 6) Operação de materiais 7) Explosivos e Combustíveis 12. FORMULÁRIOS DE SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS 31 3

4 Prezado Expositor, Bem-vindo a 2014! É com grande satisfação que apresentamos o manual do expositor e de montagem da maior feira de live marketing e retail do país. Nosso objetivo é orientá-lo quanto a sua participação na exposição. Estamos certos que sua presença contribuirá ainda mais para o sucesso da sua empresa e do nosso evento. Caso tenha alguma dúvida sobre este manual, pedimos que entre em contato com o nosso Departamento Operacional pelos telefones abaixo relacionados. Este documento apresenta alguns itens importantes que o ajudarão a receber total apoio da nossa equipe e melhorar a divulgação da sua marca durante o evento. Para garantir o seu sucesso na exposição é de suma importância que haja uma leitura completa desse manual, que se respeite os prazos estabelecidos e que cada um siga corretamente as orientações aqui dispostas, a fim de conhecer os direitos e deveres da promotora e do expositor. Desejamos sucesso em seus preparativos. Bons negócios e conte conosco! Para orientações gerais sobre este manual: Adriana Silva Agnes Shumiski Organização / Realização: Forma Editora Ltda. Av. Queiroz Filho, São Paulo SP Tel.: (11)

5 TABELA DE PRAZOS Imprima esta tabela para não perder os prazos da 2014! Ações Data Limite Classificação Top Buyers 13/06/14 RECOMENDÁVEL Eletricidade e Ar Condicionado 27/06/14 OBRIGATÓRIO Revista Oficial da feira 27/06/14 RECOMENDÁVEL Telefone e Internet 02/07/14 OPCIONAL Assessoria de Imprensa (kit de brindes) 04/07/14 RECOMENDÁVEL Assessoria de Imprensa (release) 04/07/14 RECOMENDÁVEL Showroom de Ideias 08/07/14 RECOMENDÁVEL Test-Drive para fornecedores de serviços de eventos 08/07/14 RECOMENDÁVEL Newsletter 08/07/14 RECOMENDÁVEL Definir tipo de montagem 11/07/14 OBRIGATÓRIO Solicitação/definição do tipo de testeira 11/07/14 OBRIGATÓRIO Locação de mobiliário com a Propórtio 11/07/14 OPCIONAL Solicitação de tomadas adicionais 11/07/14 OPCIONAL Solicitação de retirada de divisória do estande 11/07/14 OPCIONAL Apresentação projeto quiosque 14/07/14 OPCIONAL Taxas Municipais 18/07/14 OBRIGATÓRIO Crachás Expositor 18/07/14 OBRIGATÓRIO Crachás de Serviços (MONTADORAS E OUTROS SERVIÇOS CONTRATADOS PELO EXPOSITOR) Taxa de recolhimento de entulho (MONTADORAS CONTRATA- DAS) Apresentação do projeto para aprovação da Propórtio (MONTADORAS CONTRATADAS) 18/07/14 OBRIGATÓRIO 18/07/14 OBRIGATÓRIO 14/07/14 OBRIGATÓRIO Termo de responsabilidade (MONTADORAS CONTRATADAS) 18/07/14 OBRIGATÓRIO Cheque Caução (MONTADORAS CONTRATADAS) 18/07/14 OBRIGATÓRIO Coletores de dados 23/07/14 OPCIONAL Contratação de segurança para o estande 25/07/14 RECOMENDÁVEL 5

6 6 - AVISOS IMPORTANTES - COMO PARTICIPAR - LOCALIZAÇÃO DA FEIRA - DATAS E HORÁRIOS

7 1. AVISOS IMPORTANTES Este manual é parte integrante do contrato de prestação de serviços firmado entre o expositor e a promotora. O desconhecimento das normas aqui estabelecidas não exime o expositor e seus contratados (montador, decorador, buffet e demais fornecedores / pessoas envolvidas com o evento) das penalidades, multas, sanções e responsabilidades previstas neste manual. Solicitamos que todas as normas que regem o evento sejam lidas e transmitidas a todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, a fim de evitarmos transtornos de última hora. Todos os formulários aqui presentes deverão ser preenchidos online, conforme instrução abaixo: 1) Acesse o site 2) Identifique-se com seu Login e Senha 3) Navegue pelos botões que desejar 4) Preencha todos os formulários e feche seu pedido na área financeira 5) Imprima seu boleto e efetue o pagamento Este procedimento visa proteger o relacionamento do expositor, montador e promotor. O PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS OBRIGATÓRIOS E SEUS RESPECTIVOS PAGAMENTOS DEVERÃO SEGUIR AS NORMAS E DATAS ESTABELECIDAS NESTE MANUAL. ATENÇÃO AO PRAZO DE ENVIO DOS FORMULÁRIOS. OS SERVIÇOS SOLICITADOS FORA DO PRAZO PODERÃO NÃO SER ATENDIDOS EM SUA TOTALIDADE. NÃO SERÃO ACEITAS SOLICITAÇÕES DE REEMBOLSO POR SERVIÇOS JÁ QUITADOS. 7

8 2. COMO PARTICIPAR DE UM EVENTO Dicas para ampliar os resultados de sua participação: PRÉ-EVENTO 1) Estabelecer objetivos: Por que vou participar? Defina objetivos claros e quantificáveis. 2) Definir público-alvo: Quem você quer atingir? Ao participar da feira 2014 você estará em contato com um público extremamente qualificado. É muito importante que você tenha bem definido qual é a mensagem que você quer transmitir para estas pessoas. 3) Preparar material de divulgação: Utilize nosso website, convites impressos e online, atualize seu material (folders, catálogos, tabelas de preços e etc), prepare um release com informações sobre sua empresa e produtos com foco em novidades e entregue para a Assessoria de Imprensa, avalie as oportunidades de merchandising para potencializar e destacar seu estande na feira. E, principalmente, destaque as principais novidades / lançamentos de sua empresa no Showroom de Ideias (exposição na entrada da feira). 4) Divulgar a sua participação na 2014! Convide seus clientes, fornecedores e parceiros para visitarem seu estande durante a exposição. Entre em contato com a equipe de organização do evento para checar como convidar seu mailing de forma rápida e prática. Aproveite para participar da ação Guia de Promoções e crie estímulos de visitação ao seu estande. 5) Planejar o seu operacional e treinar sua equipe: Envolva os seus funcionários na participação da exposição. As equipes que ficarão no estande deverão conhecer a empresa e seus produtos. Defina estratégias de atendimento, crie uma escala de entrada, almoço e saída, organize o controle de suas visitas. DURANTE O EVENTO 6) Reunir a equipe diariamente: Confira a função de cada um dentro do estande, confirme os objetivos, avalie o resultado do dia anterior, tenha um bom relacionamento com a imprensa, ative seu pessoal e mantenha a sua equipe sempre em alto-astral e motivada. 7) Coletar os dados dos seus visitantes: Você poderá obter os dados cadastrais dos seus visitantes por meio de contratação de coletores de dados. É um sistema confiável para guardar os dados de novos contatos e futuros clientes. Atenção: a promotora não disponibiliza o mailing de visitantes do evento! 8) Incentivar o visitante: Forneça informações importantes e úteis aos seus visitantes, incentive seus clientes com brindes funcionais e que ajudarão a fixar sua marca. PÓS-EVENTO 9) Follow Up com os visitantes do seu estande: Não deixe passar muito tempo e esfriar seus contatos. Inicie na semana seguinte do evento um follow up com os profissionais que estiveram no seu estande. Cheque se todos eles receberam os orçamentos solicitados, reforce seu contato comercial fazendo visitas pessoais, surpreenda o cliente e sempre esteja à frente de suas expectativas. Estabeleça um canal de comunicação aberto, faça da internet sua principal aliada e divulgue o resultado da participação da sua empresa no evento para os seus clientes. 10) Analisar os resultados com a sua equipe: Levante os objetivos que foram estabelecidos e compare com os resultados obtidos, busque informação sobre a repercussão da sua empresa na exposição, divulgue os resultados e discuta com sua equipe pontos de melhoria para os próximos anos. 11) Reservar seu estande para a próxima edição: Reserve seu espaço na próxima edição da e conheça a versão itinerante Road Show! Não perca oportunidades, faça sua reserva dentro dos prazos e aproveite a tabela de preço especial de renovação! 8

9 3. LOCALIZAÇÃO DA FEIRA BRAZIL PROMOTION 2014 Transamérica Expo Center - Pavilhão C, D e E Endereço: Av. Dr. Mario Villas Boas Rodrigues nº São Paulo SP Brasil Tel: 55 (11) Rua Bento Branco de Andrade Filho 2.Ponte Transamérica 3.Av. Dr Mário Villas Boas Rodrigues 4.Ponte e Avenida João Dias 5.Av. das Nações Unidas 6.Ponte e Avenida Morumbi 7.Ponte e Avenida dos Bandeirantes 8.Av. Juscelino Kubitscheck 9.Ponte e Avenida Cidade Jardim 1.Morumbi Shopping 2.Shopping SP Market Place 3.Parque Burle Marx 4.Shopping Jardim Sul 5.Centro Empresarial 6.Hotel Transamérica 7.Transamérica Expo Center Pacotes de viagens A Almax Viagens de Negócios como Operadora de viagens Oficial da 2014 preparou produtos exclusivos para os participantes da feira. Para compra de passagem aérea a operadora aérea oficial concede até 25% de desconto para vôos de todo o Brasil com destino à São Paulo para embarques de 02 a 10 de agosto de Além do desconto na passagem há opções de hospedagem próximo ao local do evento e serviços de traslados. Você compra de acordo com sua necessidade e ainda acumula pontos no Programa Multiplus Fidelidade. Entre em contato e saiba mais: Almax Viagens de Negócios Rua: Sete de Abril, nº 404 Conj. 91-9º Andar - República São Paulo - SP Tel.: (11) /Fax: (11) Site: Cia Aérea Oficial: Operadora Oficial: Confira as condições especiais para nosso evento! *Diária Média em Real BRL *Condições e tarifas sujeitas à alterações e disponibilidade de lugares. 9

10 4. DATAS E HORÁRIOS Atendimento ao expositor até o dia 01/08/2014 De segunda a sexta-feira, das 09h00 às 12h00 e 14h00 às 18h00. Av. Queiroz Filho, Vila Hamburguesa - São Paulo - SP Tel.: (11) Departamento de Eventos Agnes Shumiski - Adriana Silva - Atendimento ao expositor após o dia 01/08/2014 CAEX - Centro de Atendimento ao Expositor - Hall de entrada do Transamérica 02 de Agosto de 2014 Sábado 12:00h às 20:00h 03 de Agosto de 2014 Domingo 08:00h às 20:00h 04 de Agosto de 2014 Segunda-feira 08:00h às 20:00h Dias de montagem - estandes especiais (área livre - metragem mínima de 12m²) 02 de Agosto de 2014 Sábado a partir das 12:00h (podendo chegar as 10h para regulamentação e documentos. Vide página 25). 03 de Agosto de 2014 Domingo período integral 04 de Agosto de 2014 Segunda-feira encerra às 14:00h (exceto para complemento de mobiliário) Dia de decoração - expositores 04 de Agosto de 2014 Segunda-feira a partir das 16:00h (complemento de mobiliário) IMPORTANTE: as passadeiras de carpete são instaladas às 21:00h do dia 04 de Agosto. Após este horário, não será permitida a entrada de carrinhos no pavilhão. Por isso, os expositores precisam se programar para carregar seus materiais entre 16:00h e 21:00h. Dias de exposição 05 de Agosto de 2014 Terça-feira 13:00h às 20:00h 06 de Agosto de 2014 Quarta-feira 13:00h às 20:00h 07 de Agosto de 2014 Quinta-feira 13:00h às 20:00h Dia de desmontagem - expositores 07 de Agosto de 2014 Quinta-feira 21:00h às 22:00h Obs.1: não esqueça de retirar o produto exposto no Showroom de Ideias. A promotora não se responsabiliza por produtos não retirados. Obs.2: recolha todos os materiais da sua empresa antes da entrada dos montadores, ou seja, impreterivelmente até as 22h00h. A promotora não se responsabiliza por eventuais roubos ou furtos. Dias de desmontagem - montadoras 07 de Agosto de 2014 Quinta-feira a partir das 22:00h 08 de Agosto de 2014 Sexta-feira encerra às 11:00h Obs: Caso seu estande não esteja desmontado no prazo estipulado acima, a promotora poderá derrubá-lo, além de cobrar taxa proveniente deste empecilho, no valor correspondente a locação do seu stand. IMPORTANTE: O acesso ao pavilhão só será permitido aos expositores e montadores que estiverem com todas as suas taxas devidamente quitadas. 10

11 - INFORMAÇÕES GERAIS - FORMAS DE PARTICIPAÇÃO - NORMAS DE REALIZAÇÃO E EXIGÊNCIAS LEGAIS 11

12 5. INFORMAÇÕES GERAIS 1) Data e Local do Evento 2014 Data: 05 a 07/08/2014 Horário de Funcionamento: 13 às 20 horas Transamérica Expo Center Pavilhões C, D e E Av. Dr. Mário Villas Boas Rodrigues, Santo Amaro São Paulo SP Tel.: (11) / Fax:(11) ) Montadora Oficial Propórtio Montagens e Promoções Ltda. Av: Prof: Celestino Bourroul,685 - Limão São Paulo SP Tel./ Fax: (11) Atendimento aos expositores c/ montagem básica (locação de acessórios e complementos balcões, depósitos, vitrines, tomadas extras, sala de reunião, logotipos, etc). Contato: Fabiani Araújo - Atendimento p/ aprovação de projetos especiais desenvolvidos por montadoras contratadas (exceto Propórtio). Contato: Sandra Regina- Atendimento de empresas que desejarem projeto e orçamento de stand modulado especial, misto ou construído em marcenaria. Contato: Rose Corrêa - 3) Segurança Oficial Atual Segurança Rua: Agostinho dos Santos, Pq. São Domingos São Paulo - SP Tel./Fax (11) ) Locação de Extintores Jaguar Bombeiros Rua: Ismael Neri, 648 Água Fria São Paulo SP Contato: Antônio e Alice Tel./Fax: (11) ) Agência de Turismo Almax Viagens de Negócios Rua: Sete de Abril, nº 404 Conj. 91-9º Andar - República São Paulo - SP Tel.: (11) /Fax: (11) Site: 7) Assessoria de Imprensa Lúcia Faria Assessoria de Comunicação Rua: José Getúlio, conjunto Aclimação São Paulo - SP Tel./Fax: (11) Contato: Tatiane Oliveira 8) Estacionamento Estapar Estacionamentos Av: Dr. Mário Villas Boas Rodrigues, 387 Santo Amaro São Paulo - SP Tel./Fax: (11) Contato: Marilda Muniz 9) Energia Elétrica / Hidráulica Alpha Plug Rua: Capricórnio, 100 Alphaville Conde I Comercial Barueri SP Tel./Fax: (11) / (11) ) Enfermaria A possuirá serviço de enfermaria durante todo o período do evento, montagem e desmontagem, para dar suporte em caso de eventuais acidentes. Durante o evento, ficará localizada próximo a saída da feira, entre as ruas K1 e J1. Durante a montageme desmontagem, uma ambulância ficará à disposição, 24 horas. Trata-se de mais um serviço oferecido para os expositores e visitantes. 5) Locação de Coletores de Dados Interação Eventos Rua: Dr. Clóvis de Oliveira, Vila Progredior São Paulo - SP Tel./Fax: (11) Contato: Natalha Vavilovas 12

13 6. FORMAS DE PARTICIPAÇÃO 1) Locação de área livre / montagem especial Todos os estandes terão direito a montagem básica. Todavia, é facultado ao expositor dispensar a montagem básica e contratar outra montadora para fazer um projeto especial. O expositor com área livre receberá sua área de estande demarcada no pavilhão (sem carpete, sem tomada, somente o espaço físico), dia 02 de agosto de 2014 às 12:00 horas e deverá encerrar suas atividades de montagem no dia 04 de Agosto de 2014 às 14:00 horas, quando o estande deverá estar pronto para a finalização do expositor: decoração, mobiliário e materiais a serem expostos. Os expositores deverão comunicar à sua montadora, sobre o presente manual, que estará disponível no site do Manual Online para download, bem como solicitações e pagamentos de taxas, que também serão feitas on-line através do link Formulários & Serviços, e deverão obedecer aos respectivos prazos. Atenção! O não pagamento de alguma taxa implicará no bloqueio da entrada da montadora no pavilhão no dia da montagem. Dimensões permitidas para os stands especiais: As dimensões do stand especial são definidas por cada expositor. No entanto, devem ser consideradas as observações seguintes: Altura máxima do stand: 5,50m. Recuo: Stand com altura acima de 3,30m para cada metro que subir (junto aos vizinhos), é obrigatório o recuo de 1m. Ou seja: Sobe até 3,30m recuo igual a zero; Sobe + que 3,30m até 4,30m recua 1m; Sobe + que 4,30m até 5,50m recua 2m; É obrigatório constar no projeto do stand o acabamento das paredes, parte externa, em relação aos vizinhos. Estão terminantemente proibidas quaisquer construções de alvenaria ou similares, bem como pinturas nos stands dentro do pavilhão. 2) Locação de montagem básica (estande padrão) Os estandes serão construídos pela montadora oficial Propórtio. Considera-se montagem básica o espaço locado com os seguintes elementos: Estande pavilhão C: paredes - divisórias em sistema modular de estrutura de alumínio anodizado cor preta com painéis TS cinza, em módulos de 1m x 2,2m de altura, montadas nas áreas limítrofes com os estandes vizinhos. Estande pavilhões D e E: paredes - divisórias em sistema modular de estrutura de alumínio anodizado natural com painéis TS branco, em módulos de 1m x 2,2m de altura, montadas nas áreas limítrofes com os estandes vizinhos. Carpete tipo forração grafite. Pergolado: estrutura parcial de alumínio sobre o estande, para estruturação das divisórias e colocação da iluminação. Iluminação de lâmpadas fluorescentes 20W na proporção de 01 calha para cada 2m². 1 tomada 220v com capacidade de 500W, localizada no fundo do estande. Fachada: todos os estandes básicos serão montados com uma fachada a 2,70m de altura em testeira de 50cm, tendo ao centro um acrílico retro-iluminado de forma curva medindo 2,20m de comprimento por 0,45m de altura, onde será colocada a identificação. Identificação: será colocada sobre o acrílico retro-iluminado, em letra helvética preta, até o limite de 16 caracteres, com 10cm de altura. Pé direito: 2,04m (medida do chão até o pergolado vazado aéreo). Caso o expositor precise que a altura seja superior à padrão, deverá entrar em contato com a Propórtio até dia 18/07/2014 (existe custo adicional para a prestação deste serviço). Este tipo de alteração não será feita no pavilhão, pois implicaria no atraso da entrega do estande. IMPORTANTE: A Propórtio se compromete a entregar a estrutura do estande devidamente montada, de maneira que o expositor possa providenciar sua decoração e preparação no dia 04/08 às 16:00h. Detalhes finais como testeira e iluminação do estande poderão ser finalizados até o dia 05/08, na parte da manhã, a partir das 8:00h. O estande de montagem básica será entregue limpo antes da entrada do expositor para decoração. A partir do momento em que o expositor assume a decoração do estande, a limpeza passa a ser de sua responsabilidade. Haverá limpeza do estande após o término de cada dia de evento, mas esta limpeza não é mais de responsabilidade da Montadora Oficial e sim da Promotora. 2.1 Serviços não inclusos na contratação da montagem básica: Obrigatórios (pagos a parte): Energia elétrica do estande e ar condicionado Taxas municipais ECAD (caso haja música no estande) Extintor Mobiliário para o estande Opcionais (também pagos a parte): Logotipo para a testeira do estande Complementos no estande básico como prateleiras, depósitos, vitrines, balcões vitrines, iluminação extra, tomadas extras, sala de reunião, etc. Instalação e consumo de telefone e/ou internet Frigobar Segurança e seguro para o estande Leitor de código de barras Staff / pessoal de apoio Credenciais antecipadas de estacionamento. 13

14 2.2 Alterações estruturais e complementos no estande básico O expositor não pode contratar outra montadora para fazer alterações estruturais em seu estande básico. As mudanças estruturais (depósito, sala reunião, copa, mudança na fachada, mudança no pé direito do estande etc.) deverão ser feitas apenas pelos funcionários da Propórtio. Estas alterações terão custo adicional e devem ser solicitadas até dia 11/07/2014. Os móveis e acessórios para o estande não estão inclusos no custo e desta forma devem ser contratados pelo expositor. (Utilize preferencialmente o fornecedor oficial para locação desse material). Caso seja possível e o expositor queira a retirada de alguma divisória do seu estande, a solicitação deve ser feita diretamente para a montadora oficial com antecedência. É permitido ao expositor contratar outra montadora ou locadora de móveis para complementar seu estande básico, fornecendo móveis, balcões e vitrines, desde que estes elementos não dependam da estrutura do estande para ficarem em pé. Material de outra montadora não pode em hipótese nenhuma ser conectado ao material da Propórtio. 2.3 Tomadas: O estande é equipado com uma tomada de 220V/500W para uso geral. Para todo e qualquer equipamento adicional a ser ligado, o expositor deverá locar a parte sua respectiva tomada, informando a potência de uso do equipamento, assim como certificar-se de que a voltagem existente é tão somente a de 220V. Tal informação é necessária para que a Montadora instale cabos e disjuntores adequados. A tomada é localizada no fundo do estande padrão. Para alterar a localização, entre em contato com a Propórtio. É importante informar a quantidade e a localização no stand de spotligths, dicróicas, etc. Cada Tomada 220V/500W adicional terá um custo extra que deverá ser pago à montadora. Para outras informações, por favor, entre em contato diretamente com a Propórtio. Prazo para solicitação deste item: 11/07/ Modelo das tomadas no estande: Em virtude do que é estabelecido pela norma ABNT NBR 14136, de 2002, encontramo-nos todos os brasileiros em um período de transição de padrão, onde convivemos com os padrões antigos e o novo padrão de plugs e tomadas elétricas. Face a esta situação, fica impossível definir previamente qual será o tipo de tomada instalada nos estandes básicos. Para evitar transtornos, informamos a todos os expositores para que possam estar preparados para ter em seu estande um ou outro tipo de tomada, portando seus próprios adaptadores. Verificar abaixo os modelos. Lembramos que a PROPÓRTIO não possui e portanto não fornecerá adaptadores em nenhuma hipótese. 2.5 Adesivos, banners e TV no Estande Básico Não é permitido pendurar TV com cabo de aço na parede do estande básico. As estruturas que compõem as paredes do estande básico não suportam o peso de TV s. Caso o expositor necessite de suporte para TV, deverá locar pedestal de chão. Lembrando que no estande haverá apenas 01 tomada de 220V/500W. Caso o expositor precise de pontos adicionais deverá contatar a Propórtio para fazer a solicitação até dia 11/07/2014. Para pendurar banners na parede do estande básico o expositor deverá levar banners com cordinha. A Propórtio emprestará mediante a solicitação antecipada, PITON (tipo de parafuso que se encaixa na estrutura das paredes do estande básico). Será emprestada 01 unidade por empresa. Caso o cliente necessite de quantidade superior deverá solicitar para a Propórtio, até o prazo limite abaixo. O custo unitário será R$ 3,50 (três reais e cinquenta centavos). A Propórtio locará no pavilhão caso ainda tenha em seu estoque. Material promocional, bem como quadro ou qualquer outro artifício de propaganda ou decoração, poderão ser fixados nas paredes do stand com fitas adesivas, de nylon ou outros materiais que não danifiquem qualquer componente da montagem básica. Ou seja, os adesivos em painéis são permitidos, desde que possam ser removidos, ou seja, que não danifiquem os painéis com sua cola. Lembramos que os painéis não poderão ser perfurados. IMPORTANTE: Todo material da montagem básica será cedido ao expositor como título de locação, devendo o mesmo ser devolvido nas mesmas condições em que foi recebido. Danos causados ao material serão cobrados após a desmontagem diretamente ao expositor. Todo e qualquer elemento do estande básico deverá ser manipulado pelos funcionários da Montadora Oficial PROPÓRTIO. Caso haja necessidade, um funcionário deverá ser solicitado. Data limite para as solicitações acima, envolvendo os serviços da montadora oficial Propórtio: 11/07/

15 2.6 Decoração, mobiliário e paisagismo para estande básico O mobiliário dos estandes básicos e de área livre poderá ser locado e pago pelo expositor, diretamente à montadora oficial ou qualquer outro fornecedor de sua preferência. Caso a sua escolha seja fazer a locação diretamente com a Propórtio (montadora oficial) fique atento para as seguintes datas: Pedidos feitos após a data limite 11/07/2014 terão acréscimo de 20% (vinte por cento) sobre a tabela, estando sujeitos à disponibilidade. Pedidos feitos após o início da montagem, serão analisados quanto à disponibilidade e terão aumento de 50% (cinqüenta por cento) sobre a tabela. IMPORTANTE: Lixeiras, lixeiras-cinzeiro, vitrines, bancadas e prateleiras não estão inclusas na contratação do estande básico. A montadora oficial Propórtio possui esses itens para locação. Solicite com antecedência os materiais de seu interesse, pois não será permitida a conexão de componentes de outras montadoras nos materiais da montagem básica da Propórtio. As flores e as plantas ornamentais serão permitidas quando contidas em vasos, cestos ou recipientes. Este serviço também deverá ser locado e pago diretamente com o fornecedor de sua preferência. 2.7 Testeira do estande básico Na testeira do estande básico será aplicado o nome da empresa expositora em letra padrão, fonte helvética, na cor preta, com no máximo 16 caracteres de 10 cm de altura. É importante que o expositor preencha o formulário com o nome que desejar ser impresso na testeira. Caso isso não seja informado, o nome aplicado será o mesmo da razão social da empresa expositora. Caso o expositor queira a aplicação do seu logotipo, a solicitação juntamente com a arte final, deverá ser enviada diretamente a montadora oficial. Este serviço implicará em um custo adicional que deverá ser pago diretamente para a Propórtio. É permitido que o expositor escolha um fornecedor de sua preferência para aplicação da comunicação visual na testeira do seu estande. Para isso, solicite com antecedência que sua testeira permaneça em branco. Em qualquer um dos casos, o expositor deverá preencher o formulário contido no site do Manual On-line. IMPORTANTE: A troca de impressão da sua testeira após a confecção original implicará em custos extras. Data limite: 11/07/ ) Quiosque localizados nas ruas principais e/ou praças A feira dispõe de espaços reservados nas ruas e praças para montagem de quiosques de alimentação, bares e projetos especiais, mediante contratação. O expositor destes espaços deve estar ciente de suas obrigações, dentre elas: Pagamento da taxa obrigatória, cobrada pela prefeitura de São Paulo (R$ 299,27); Pagamento da taxa obrigatória de energia elétrica (cobrado de acordo por KVA consumido), R$ 340,00 por kva; Pagamento do consumo de água (quando utilizado e se houver possibilidade de instalação de ponto no espaço escolhido) R$ 500,00 por ponto hidráulico; Pagamento de cheque caução no valor de = R$ 2.000,00; Contratação de serviço de eletricista para instalação de tomadas e disjuntores; IMPORTANTE: A montadora oficial não presta este tipo de serviço, que deverá ser contratado antes da feira pelo expositor; Montagem de uma estrutura básica, limitado a 2m x 2m com altura aproximada de 1m (máximo), para o funcionamento do ponto solicitado e proposto, sem atrapalhar a visibilidade de demais expositores no evento. Sujeita a prévia aprovação da Promotora; É proibido o uso de testeira, banners ou qualquer material que obstrua a visão dos estandes próximos; Estará sujeito a possível alteração de localização na planta, em função de pilares ou outros imprevistos no dia da montagem; A distribuição de brindes, folhetos, alimentos ou bebidas só pode ser feita nos limites do quiosque; Todas as despesas decorrentes da participação na feira. Prazo para apresentação do projeto à Promotora: 14/07/

16 7. NORMAS DE REALIZAÇÃO E EXIGÊNCIA LEGAIS 1) Operação do estande Durante todo o período de funcionamento, será necessária a presença de pelo menos 1 (um) representante devidamente credenciado pelo expositor no estande, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. Os representantes do expositor no estande deverão chegar pelo menos 30 minutos antes da abertura do evento e permanecer até 30 minutos após seu encerramento. A iluminação do estande deverá ser mantida ligada durante todo o horário do funcionamento. No encerramento de cada dia do evento, caberá ao expositor desligar a chave do seu estande quando se fizer necessário. 2) Abandono do estande É obrigação do expositor permanecer em seu estande nos horários em que o evento estiver aberto à visitação, das 13h00 às 20h00 do dia 05/08 a 07/08/2014. Em hipótese alguma o estande poderá ser abandonado. A reserva o direito de cobrar multa de R$ 2.000,00 (dois mil reais) do expositor que transgredir esse item. 3) Limites de operação / Distribuição de brindes / Folhetos Os corredores do Evento são de uso comum, não sendo permitida a distribuição de impressos, brindes e cartões. Tais atos, inclusive, são passíveis de taxação de multa por parte da Prefeitura. É permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos aos visitantes exclusivamente no interior do estande, reservando-se à promotora o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando distúrbios ou aglomerações. Não é permitida nos corredores ou sobre eles a colocação ou oposição de faixas, painéis, produtos, motivos decorativos ou tapetes. 4) Interdição a promoção de terceiros É absolutamente vetada a exposição, distribuição de brindes e publicidade direta ou indireta de quaisquer produtos de empresas não participantes no estande do expositor. 5) Idade mínima para acesso Será terminantemente proibido o acesso a de menores de 18 anos, inclusive crianças de colo e acompanhadas de maiores responsáveis. Essa regra é válida, inclusive, para os filhos dos expositores. 6) Direitos Autorais (ECAD) Não será permitido o uso de som, música ou ruído de qualquer natureza que ultrapasse os limites da área locada. A Promotora se concede o direito de cobrar multa de R$500,00 (quinhentos reais) do expositor que transgredir esse item. Será de responsabilidade do expositor a obtenção de autorização para difusão musical ou de outros sons, inclusive o pagamento dos respectivos direitos autorais. O valor da taxa deverá ser quitado até 72 horas antes do início do evento. Em São Paulo, estas taxas deverão ser recolhidas junto ao: ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição. Av. Paulista, 171 3º andar Bela Vista Cep.: São Paulo SP Tel.: (11) : Horário: Das 9h00 às 18h00 7) Contratação de pessoal para estande Todo e qualquer serviço contratado pelo expositor deverá estar de acordo com a legislação atual. No caso de utilizar autônomos, estes terão que estar inscritos na Prefeitura, no INSS e fornecer Nota Fiscal de prestação de serviço. No caso de contratação de empresas, além do Contrato Normal de prestação de serviços, por prazo determinado o expositor deverá solicitar o registro da pessoa contratada. Caso o expositor contrate temporários, deve estar ciente de que deverá fazer registro em carteira e um Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, cujo modelo pode ser encontrado no site Mantenha no stand os seguintes documentos, caso precise apresentar para o Ministério do Trabalho DRT São Paulo: Registro de ponto ou relação de empregados do local. Papeleta de serviço externo. Registro da firma, contrato social e alterações. Cartão de Inscrição CNPJ. Contrato de Subempreitada e Prestação de Serviços e demais documentos aqui relacionados (referentes às mesmas empresas). Recibos e folhas de pagamento. Guias de recolhimento FGTS-GR. Livro ou fichas de registros de empregados. Na falta destes procedimentos, o expositor ficará sujeito a ser multado pelo Ministério do Trabalho e Emprego. 8) Trabalho de menores O trabalho de menores é regulamentado em estabelecimentos considerados de diversões públicas. Caso o expositor necessite do trabalho de menores de 18 anos de idade, o mesmo deverá providenciar uma carta de autorização dos pais, com assinatura de ambos, COM FIRMA RECONHECIDA, xerox do R.G. e CPF dos mesmos, Certidão de Nascimento, R.G. ou Carteira Profissional do menor e comprovante de residência, além de contrato de trabalho firmado entre o expositor e o menor. É considerado trabalho noturno das 20h00 em diante. 16

17 Para outras particularidades ou mais informações, contatar diretamente o Fórum Regional I - Vara da Infância e da Juventude, situado na Av. Engenheiro Caetano Álvares, nº Casa Verde - São Paulo - SP - Tel: (011) ramal 244, ou (011) ) Responsabilidade A promotora, organizadora e a administradora não serão responsáveis por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou a produtos durante o evento, incluindo: roubo, sabotagem, convulsão civil, deficiência e interrupções de energia elétrica e sinistros de qualquer espécie. 10) Motivos de força maior Por motivos de força maior, a promotora poderá utilizar outros locais ou alterar o período de funcionamento da feira, sem direito de cancelamento de contratos entre Expositores e Promotora. 11) Aceite ao regulamento Todos os expositores da declaram estar cientes das condições deste Regulamento Geral e se comprometem a segui-lo integralmente, durante a realização do evento, sendo inclusive, parte do contrato com a Promotora. 12) Eleição e foro Todas as dúvidas por ventura existentes no exercício do presente Regulamento Geral serão dirimidas pelo Transamérica Expo Center e a Promotora. Elege-se desde já o Foro da Comarca de São Paulo SP com expressa renúncia de qualquer outro, para decisões finais sobre questões que ultrapassam os limites de razão entre Promotor e Expositor. 13) Remessas de mercadorias Os produtos enviados ao evento para exposição (assim como bens que integram ativo fixo, tais como móveis, instalações e utensílios), desde que retornem ao estabelecimento de origem dentro do prazo de 60 dias da remessa, estão isentos de ICMS. Envio de Nota Fiscal: A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome da empresa expositora, constando o seguinte endereço: Endereçamento da Nota Fiscal: Destinatário: Nome do Expositor Endereço: Transamérica Expo Center Av.: Dr. Mário Villas Boas Rodrigues, 387 Santo Amaro Cep.: São Paulo SP Modelo da Nota Fiscal: São Paulo: Nota Fiscal: Modelo 1 ou 1A, Série C ou Série Única. Natureza da Operação: Remessa para exposição código ICMS com Isenção do Imposto: Artigo 8º - Anexo I, item 5 da tabela II do Decreto nº IPI com Suspensão do Imposto: Artigo 36 inciso X do decreto nº /82. Outros Estados: Nota Fiscal: Modelo 1 Série C ou Série Única Natureza da Operação: Remessa para exposição código ICMS Suspenso conforme Convênio ICMS nº 30 de IPI com Suspensão do Imposto: Artigo 36 Inciso X do Decreto nº /82. A seguinte declaração deverá constar no corpo da Nota Fiscal: Mercadoria de nossa propriedade que segue para remessa à que se realizará no período de 05/08 à 07/08/2014, Transamérica Expo Center São Paulo SP, isento de ICMS, conforme decreto nº , convênio ICMS 30/90, Tabela II, Anexo I. 14) Retorno de mercadorias Quando ao retorno das mercadorias ao local de origem, a seguinte declaração deverá constar no verso da Nota Fiscal: Declaramos para efeito de transporte o retorno do material constante no anverso. Deverá ser emitida a nota fiscal de remessa para exposição com o CFOP ou 6.914, conforme o caso, indicando no campo dados adicionais a expressão isenção do ICMS conforme artigo 33 do Anexo I do RICMS/SP - Decreto Por ocasião do retorno, o contribuinte paulista deve emitir a nota fiscal de entrada, mencionando os dados da nota fiscal de remessa, com o CFOP ou 2.914, conforme o caso, contendo a expressão isenção do ICMS conforme artigo 33 do Anexo I do RICMS/SP - Decreto , servindo inclusive para acompanhar o trânsito da mercadoria de volta. 17

18 18 - SOLICITAÇÕES DE SERVIÇOS E AÇÕES PRÉ-EVENTO

19 8. SOLICITAÇÕES DE SERVIÇOS E AÇÕES PRÉ- EVENTO 1) Formulário Top Buyers Dentro da 2014 acontecerá o 10 Encontro de Top Buyers. Trata-se de um espaço vip para reuniões de negócios entre grandes compradores/contratantes dos produtos e serviços da feira e os expositores de sua preferência. Para aumentar suas chances de ser convocado para uma reunião Top Buyers deste ano, por favor preencha os campos no formulário do manual on-line. Estas informações farão parte da relação de expositores que será disponibilizada aos Top Buyers no momento da escolha dos fornecedores/expositores para as reuniões. Atenção: Quem define a agenda de reuniões é o comprador e não o expositor! Data limite dia: 13/06/2014. Brindes: É permitido aos expositores a distribuição de brindes aos Top Buyers, desde que seja solicitado com antecedência. A entrega dos brindes será feita pela Promotora, junto ao kit que os Top Buyers recebem. Para isso, o expositor deverá entregar os brindes até as 10h de cada dia de feira, A/C de Lígia, no estande Top Buyers, situado entre as ruas M2 e M1. As sobras de brindes (caso tenham), devem ser retiradas dia 07/08, quinta-feira, até as 19h. Caso o expositor não as retire, a Promotora poderá decidir o que fazer com os mesmos. 2) Showroom de Ideias: Destaque sua novidade gratuitamente! Pesquisas realizadas com os visitantes da feira demonstram que cerca de 90% destes profissionais vão a em busca de novidades e lançamentos para suas campanhas, eventos e ações promocionais. Para atender essa crescente necessidade dos visitantes e valorizar as novidades do seu stand, a conta com o Showroom de Ideias, uma grande exposição na entrada da feira, para destacar uma novidade ou lançamento de cada expositor. Todos os expositores podem expor gratuitamente o seu lançamento no Showroom de Ideias. Os expositores de brindes mostram seus lançamentos em produtos promocionais, os expositores de serviços para eventos apresentam fotos ou projetos, os de soluções gráficas expõem campanhas impressas, os de merchandising no ponto de venda expõem seus displays/balcões e assim por diante. Os expositores que apresentarem os melhores lançamentos, na opinião dos visitantes e de um júri especializado (que poderão votar em cada produto/serviço da exposição), serão premiados posteriormente, pela Organização do Evento. Após a feira Brazil Promotion, todos os expositores serão convidados para o evento de premiação Idea. Os vencedores, em cada categoria, ganharão troféu e/ou certificado de menção honrosa, além de divulgação nos sites da Forma Promocional. Não perca essa grande oportunidade de destaque na feira. É gratuita! Mas, lembre-se de selecionar algum produto ou serviço realmente inovador, para chamar a atenção do seu futuro cliente! Além do mais, os melhores lançamentos ainda poderão ser premiados! Prazo máximo para participação: 08/07/ ) Test drive para fornecedores de serviços: Todos os expositores da feira poderão realizar gratuitamente um test-drive dos seus serviços, ao vivo, para os visitantes. Terão à sua disposição o palco da praça de entretenimento da área de sua exposição, durante 15 minutos, onde poderão realizar performances, apresentar shows, enfim, utilizar este espaço para divulgar seus diferenciais. Além de utilizar o palco por 15 minutos, os expositores poderão realizar atrações itinerantes dentro da feira (por meio de personagens, artistas, etc). As atrações itinerantes podem ser realizadas durante os 3 dias, durante o horário de funcionamento do evento. Só não é permitido distribuir brindes e folhetos fora dos limites do estande. Para participar é só preencher o formulário que consta no site na área do expositor. Prazo máximo para sua participação: 08/07/ ) Guia Oficial da Feira: O Guia oficial da feira é mais um meio de comunicação entre você e o visitante. É uma oportunidade de divulgar a sua marca, não apenas no evento, mas durante o ano todo. Ele é distribuída para os mais de 12 mil visitantes do evento e também para pessoas que não puderam comparecer e solicitam a mesma. Participe deste guia com maior destaque. Afinal, ela será fonte de consulta de muitos profissionais de decisão. 19

20 Todos os expositores têm direito a uma menção gratuita com o nome da empresa, telefone e site ou (neste caso, forneça os dados do jeito que você quer que sejam publicados tenha o cuidado de colocar o mesmo nome que você divulgará na testeira do seu stand). Caso você não preencha o formulário desta ação no manual online, a organização do evento utilizará os dados do formulário Top Buyers. Caso não tenha preenchido este, serão utilizadas informações do site oficial do cliente. De qualquer forma, a Promotora não se responsabiliza pos dados incorretos de expositores que não fornecerem as devidas informações. Data limite para definição da forma de sua participação no Guia Oficial da feira: 27/06/ ) Assessoria de Imprensa e Newsletter: A feira possui serviço de assessoria de imprensa. Todos os expositores podem usufruir deste serviço gratuitamente, passando para a assessoria informações interessantes que possam resultar em matéria, tanto para divulgação à mídia em geral como também para a Newslettler oficial do evento. Faça um texto com seus diferenciais de mercado, novidades e lançamentos que deseja divulgar durante a feira, selecione fotos, tudo que você tiver de melhor para apresentar. Essas informações farão parte de um release (texto jornalístico) que será trabalhado junto à imprensa. Além disso, a assessoria de imprensa montará kits com lançamentos dos expositores para entregar aos jornalistas durante o evento. Participe deste kit e se destaque. Selecione amostras ou produtos diferenciados e envie para a Lúcia Faria Assessoria de Comunicação. A quantidade e a data para envio destes produtos está no formulário que você encontrará no site: na área do expositor. Entre em contato com a assessoria de imprensa e informe-se a respeito até o dia: 04/07/2014. Lúcia Faria Assessoria de Comunicação Rua: José Getúlio, conjunto Aclimação São Paulo - SP Tel./Fax: (11) Contato: Gabriel Nunes ) Eletricidade e Ar Condicionado Energia Obrigatória: A Tensão elétrica do Transamérica Expo Center é de 380 Volts Trifásico fase neutro 220 Volts. Caso o expositor necessite de 110 Volts deverá dispor de transformador próprio para sua utilização. Todos os expositores, incluindo aqueles com montagem básica, pagarão energia elétrica. Cálculo: A taxa de energia elétrica compreende: energia instalada (mínimo obrigatório de 0,075 Kvas por m²) no stand mais adicional de energia que se fizer necessária. Exemplo: stand com 20m² x 0,075 Kva/m² = 1,50 kva energia básica. A Forma Promocional autoriza a cobrança diretamente ao responsável pelo stand durante o evento, quando o cálculo previsto e pago for inferior ao utilizado e pode interromper o fornecimento de energia ao stand sem aviso prévio, após constatação de ultrapassagem de carga elétrica superior a sua prévia solicitação, ficando sob responsabilidade do expositor a regularização de sua situação junto ao CAEX Central de Atendimento ao Expositor. O expositor deverá calcular a quantidade de KVAS do seu stand considerando a iluminação do seu stand somadas aos equipamentos que serão utilizados (conf. tabela pág. 35). Solicite a previsão de KVAs no projeto do seu stand. O pagamento da taxa obrigatória de energia elétrica e compra da energia elétrica adicional deverá ser feita por meio de formulário do manual on-line. Atenção: Pagamentos feitos até o dia 27/06/2014 receberão desconto. Para mais informações, favor contatar a Alphaplug, depto técnico/operacional: Tel.: (11) / Ar condicionado: O ar condicionado é extremamente importante para manter o ambiente climatizado e evitar transtorno aos visitantes, que só permanecerão no evento se o clima estiver agradável. A também possui este benefício. Por esse motivo, o evento é realizado em um pavilhão refrigerado. O Transamérica Expo Center cobra por esse serviço somente a utilização da energia elétrica gasta durante o período do evento. Esse valor será rateado entre os expositores junto com o valor da energia elétrica gasta durante a feira. Não existe a possibilidade de dispensar este serviço. O pagamento da taxa obrigatória de ar condicionado deverá ser feito por meio de formulário do manual on-line. Atenção: Pagamentos feitos até o dia 27/06/2014 receberão desconto. NÃO SERÁ PERMITIDO O ACESSO AO PAVILHÃO SEM QUITAÇÃO DA TAXA DE ENERGIA E AR CONDICIONADO. 20

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