ESTÁGIO CURRICULAR I E II MELHORIAS NA GESTÃO DA EQUIPE DE TI DA NEOGRID SOFTWARE S.A. ATRAVÉS DE CUSTOMIZAÇÕES NO SHAREPOINT

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1 PAULO MARCOS PEREIRA DOS SANTOS ESTÁGIO CURRICULAR I E II MELHORIAS NA GESTÃO DA EQUIPE DE TI DA NEOGRID SOFTWARE S.A. ATRAVÉS DE CUSTOMIZAÇÕES NO SHAREPOINT EMPRESA: NEOGRID SOFTWARE S.A. SETOR: TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SUPERVISOR: RAFAEL ROSSETO ORIENTADOR: DR. RAFAEL RODRIGUES OBELHEIRO CURSO DE TECNOLOGIA EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS - CCT UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC JOINVILLE SANTA CATARINA - BRASIL MAIO DE 2012

2 ii APROVADO EM.../.../... Professor Rafael Rodrigues Obelheiro Doutor em Engenharia Elétrica - UFSC 2006 Professor Orientador Professor André Tavares da Silva Doutor em Engenharia Elétrica UNICAMP 2011 Professor Edino Mariano Lopes Fernandes Mestre em Ciências da Computação UFSC 2002 Rafael Rosseto Supervisor da CONCEDENTE

3 iii Carimbo da Empresa UNIDADE CONCEDENTE Razão Social: NeoGrid Software S.A. CGC/MF: Endereço: Av. Santos Dumont, 935, 4º andar. Bairro: Santo Antônio CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: Supervisor: Rafael Rosseto Cargo: Coordenador de Redes ESTAGIÁRIO Nome: Paulo Marcos Pereira dos Santos Matrícula: Endereço: Av. Marquês de Olinda, Bl8 ap101. Bairro: América CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: Curso de: Tecnologia de Sistemas de Informação Título do Estágio: Melhorias na Gestão da Equipe de TI da NeoGrid Software S.A. através de Customizações no SharePoint Período: 27/03/2012/ a 31/05/2012 Carga horária: 240 AVALIAÇÃO FINAL DO ESTÁGIO I E II PELO CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS Representada pelo Professor Orientador: Rafael Rodrigues Obelheiro CONCEITO FINAL DO ESTÁGIO I E II Excelente (9,1 a 10) Muito Bom (8,1 a 9,0) Bom (7,1 a 8,0) Regular (5,0 a 7,0) Reprovado (0,0 a 4,9) NOTA ETG I (Média do Processo) NOTA ETG II (Média Processo) do Rubrica do Professor da Disciplina Joinville / /

4 iv Nome do Estagiário: Paulo Marcos Pereira dos Santos QUADRO I AVALIAÇÃO NOS ASPECTOS PROFISSIONAIS QUALIDADE DO TRABALHO: Considerando o possível. ENGENHOSIDADE: Capacidade de sugerir, projetar, executar modificações ou inovações. CONHECIMENTO: Demonstrado no desenvolvimento das atividades programadas. CUMPRIMENTO DAS TAREFAS: Considerar o volume de atividades dentro do padrão razoável. ESPÍRITO INQUISITIVO: Disposição demonstrada para aprender. INICIATIVA: No desenvolvimento das atividades. SOMA Pontos QUADRO II AVALIAÇÃO DOS ASPECTOS HUMANOS ASSIDUIDADE: Cumprimento do horário e ausência de faltas. DISCIPLINA: Observância das normas internas da Empresa. SOCIABILIDADE: Facilidade de se integrar com os outros no ambiente de trabalho. COOPERAÇÃO: Disposição para cooperar com os demais para atender as atividades. SENSO DE RESPONSABILIDADE: Zelo pelo material, equipamentos e bens da empresa. SOMA Pontos PONTUAÇÃO PARA O QUADRO I E II Sofrível - 1 ponto, Regular - 2 pontos, Bom - 3 pontos, Muito Bom - 4 pontos, Excelente - 5 pontos LIMITES PARA CONCEITUAÇÃO AVALIAÇÃO FINAL Pontos De 57 a SOFRÍVEL SOMA do Quadro I multiplicada por 7 De 102 a REGULAR SOMA do Quadro II multiplicada por 3 De 148 a BOM SOMA TOTAL De 195 a MUITO BOM De 241 a EXCELENTE Nome da Empresa: NeoGrid Software S.A. Representada pelo Supervisor: Rafael Rosseto CONCEITO CONFORME SOMA TOTAL Rubrica do Supervisor da Empresa Local: Data : Carimbo da Empresa

5 v UDESC UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA - UDESC CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS - FEJ PLANO DE ESTÁGIO CURRICULAR I E II ESTAGIÁRIO Nome: Paulo Marcos Pereira dos Santos Matrícula: Endereço (Em Jlle): Av. Marquês de Olinda, Bl8 ap101 Bairro: América CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: Endereço (Local estágio): Av. Santos Dumont, º andar Bairro: Santo Antônio CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: Regularmente matriculado no semestre: Sistemas de Informação Formatura (prevista) Semestre/Ano: Curso: Tecnologia em UNIDADE CONCEDENTE Razão Social: NeoGrid Software S.A. CGC/MF: Endereço: Av. Santos Dumont, º andar. Bairro: Santo Antônio CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: Atividade Principal : Supervisor: Cargo: DADOS DO ESTÁGIO Área de atuação: Serviços de Tecnologia da Informação Departamento de atuação: Tecnologia da Informação Fone: Horário do estágio: 8h-12h, 13h30-15h30 Total de horas: 240 Período: 27/03/ /05/2012 Nome do Professor Orientador: Rafael Rodrigues Obelheiro Disciplina(s) simultânea(s) com o estágio Quantas: Quatro Quais: DIR-CCI, DAD2, TES28, TES04

6 vi OBJETIVO GERAL Customizar a interação e a interface do SharePoint, por meio de suas funcionalidades e do Microsoft SharePoint Designer, a fim de fornecer ferramentas para a melhor gestão da equipe de TI. ATIVIDADES OBJETIVO ESPECÍFICO HORAS Treinamentos Adquirir conhecimentos do 30 negócio da empresa, metodologias e produtos usados na empresa. Estrutura de Gestão de Projetos Estrutura de Acompanhamento das Ações do Planejamento Estratégico na TI Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises Estrutura de Base de Conhecimento Estrutura de Registros de Fluxos de Processos Desenvolver uma plataforma que atenda as necessidades de gestão de projetos apresentadas pela área. Desenvolver uma funcionalidade que possibilite controlar a execução das ações do planejamento estratégico a partir dos projetos em execução, uma vez que a maioria dos projetos é oriunda de demandas do planejamento estratégico. Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão e manutenção de indicadores e, quando necessário, registro de análises críticas Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão e gestão de artigos que registrem o conhecimento da equipe para futuras consultas. Desenvolver uma funcionalidade que contenha todos os fluxos do processo de TI visíveis no navegador, sem necessidade de softwares específicos

7 vii Estrutura de Comunicação Interna da Equipe Auxílio à Comissão da Qualidade Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão de comunicados para a equipe e, dependendo da categoria e natureza do comunicado, diferentes perfis de colaboradores receberem a comunicação. Sugerir ferramentas no SharePoint que melhorem itens de qualidade que estejam sendo discutidos pela comissão Rubrica do Professor Orientador Rubrica do Comitê de Estágios Rubrica do Coordenador de Estágios Rubrica do Supervisor da Empresa Data: Data: Data: Data: Carimbo da Empresa

8 CRONOGRAMA FÍSICO E REAL Atividades P Período = 10 horas R Treinamentos Estrutura de Gestão de Projetos Estrutura de Acompanhamento das Ações do Planejamento Estratégico na TI Estrutura de acompanhamento de Indicadores e Registros e Análises Estrutura de Base de Conhecimento Estrutura de Registro de Fluxo de Processos Estrutura de Comunicação Interna da Equipe Auxílio a Comissão da Qualidade P R P R P R P R P R P R P R P R Legenda: P = Planejado. R = Realizado.

9 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS RESUMO INTRODUÇÃO OBJETIVOS Geral Específico Justificativa ORGANIZAÇÃO DO RELATÓRIO A EMPRESA ATIVIDADES REALIZADAS TREINAMENTOS ESTRUTURA DE GESTÃO DE PROJETOS Contexto da Equipe Microsoft SharePoint Lista de Projetos Formulário de Projetos Fluxo de Gestão de Projetos Uso da Estrutura de Gestão de Projetos ESTRUTURA DE ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA TI ESTRUTURA DE ACOMPANHAMENTO DE INDICADORES E REGISTRO DE ANÁLISES Lista de Análises Críticas ESTRUTURA DE BASE DE CONHECIMENTO ESTRUTURA DE REGISTRO DE FLUXOS DE PROCESSOS ESTRUTURA DE COMUNICAÇÃO INTERNA DA EQUIPE CONCLUSÃO GLOSSÁRIO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 34

10 10 LISTA DE FIGURAS Figura 01 Lista de Projetos Figura 02 Formulário de Projetos Figura 03 Fluxo de Gestão de Projetos Tabelas ocultas Figura 04 Fluxo de Gestão de Projetos Tabelas reveladas Figura 05 Fluxo de Gestão de Projetos Legenda Figura 06 Estrutura de Acompanhamento das ações do Planejamento Estratégico na TI Figura 07 Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises Página Principal Figura 08 Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises Página de Detalhes do Indicador Figura 09 Estrutura de Base de Conhecimento Figura 10 Estrutura de Registro de Fluxos de Processos Figura 11 Estrutura de Comunicação Interna da Equipe... 32

11 11 RESUMO O presente relatório descreve as atividades desenvolvidas na área de Tecnologia da Informação da NeoGrid Software S.A. durante o período de estágio obrigatório do curso de Tecnologia em Sistemas de Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina. A equipe de TI é responsável por gerenciar os equipamentos eletrônicos dos escritórios, ambientes de rede, sistemas internos e diretrizes quanto à segurança da informação. Este trabalho mostra como foram executadas as atividades de suporte a gestão da equipe através de customizações no SharePoint. As atividades foram executadas usando conhecimentos em Gestão de Projetos, Desenvolvimento Web, Engenharia de Software, Teoria Geral de Sistemas, Fundamentos de Sistemas de Informação e Análise de Sistemas.

12 12 1. Introdução A equipe de Tecnologia da Informação da NeoGrid é formada por vinte e dois colaboradores distribuídos geograficamente em três estados diferentes. Tamanha dispersão dos recursos humanos desafia a gestão da equipe no que tange a alinhamento e comunicação. O suporte dado à gestão da área foi através da análise das necessidades e como um sistema de ECM (Enterprise Content Management) poderia suprir as necessidades Objetivos Geral Customizar a interação e a interface do SharePoint, por meio de suas funcionalidades e do Microsoft SharePoint Designer, a fim de fornecer ferramentas para a melhor gestão da equipe de TI Específicos Adquirir conhecimento do negócio da empresa, metodologias e produtos usados na empresa; Desenvolver uma plataforma que atenda as necessidades de gestão de projetos apresentadas pela área; Desenvolver uma funcionalidade que possibilite controlar a execução das ações do planejamento estratégico a partir dos projetos em execução, uma vez que a maioria dos projetos é oriunda de demandas do planejamento estratégico; Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão e manutenção de indicadores e, quando necessário, registro de análises críticas; Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão e gestão de artigos que registrem o conhecimento da equipe para futuras consultas; Desenvolver uma funcionalidade que contenha todos os fluxos do processo de TI visíveis no navegador, sem necessidade de softwares específicos; Desenvolver uma funcionalidade que possibilite a inclusão de comunicados para a equipe e, dependendo da categoria e natureza do comunicado, diferentes perfis de colaboradores receberem a comunicação; Sugerir ferramentas no SharePoint que melhorem itens de qualidade que estejam sendo discutidos pela Comissão da Qualidade Justificativa Para que as metas da equipe sejam atingidas, é necessário que haja alinhamento nas ações dos colaboradores que fazem parte dela. O alinhamento necessário só é estabelecido com comunicação efetiva e gestão das atividades, de tal forma que todos saibam o que todos estão fazendo. Para que haja comunicação efetiva e gestão das atividades é necessário processos suportados por ferramentas que transcendam espaços físicos.

13 13 Implantar e usar um ECM não são tarefas simples. Cada organização e equipe possuem necessidades distintas que precisam ser analisadas e comparadas com as ferramentas possíveis de serem criadas com o sistema. É o caso da equipe de TI e o Microsoft SharePoint Organização do Relatório O relatório está divido em capítulos. Após esta introdução há um descritivo da NeoGrid, sua história e seu contexto. Os capítulos seguintes referem-se aos objetivos específicos supracitados; as tecnologias e as atividades relacionadas aos objetivos estão detalhadas ao longo dos capítulos. Em seguida há um capítulo de conclusão, um de glossário e outro de referências bibliográficas.

14 14 2. A Empresa A NeoGrid é uma empresa global presente em mais de 30 países, especializada em soluções para gestão da cadeia de suprimentos e demanda. Foi fundada por Miguel Abuhab em 1999 e cresceu com base em aquisições: 2006 Aquisição da XPlan, com sede em São Paulo Aquisição da Mercador, com sede em Porto Alegre e escritório em São Paulo Aquisição da Agentrics, com sede em Chicago (Estados Unidos) e escritórios em Alexandria (Estados Unidos da América), St. Albans (Reino Unido), Osaka (Japão) e Tóquio (Japão) Aquisição da Vivacadena, com sede em Amsterdam (Países Baixos). A NeoGrid atua no ramo de Supply & Demand Chain (em português, Cadeia de Suprimentos e Demanda). Uma cadeia de suprimentos é basicamente o caminho percorrido pelos elementos que constituem um produto. Exemplo: Para que o leite de vaca esteja disponível nas gôndolas dos varejos é necessário que haja a criação do gado, a extração de leite, o empacotamento, a venda para distribuidores, a revenda para varejistas e a venda para consumidores finais. O desafio em Supply & Demand Chain é ser orientado pela demanda, e não pela capacidade produtiva. Imagine uma cadeia de suprimentos na qual o produtor define o ritmo: O produtor poderá produzir demais, o mercado terá excesso de itens e haverá desperdício devido a acúmulo de estoque e consequente depreciação ou perda de validade; o mesmo pode acontecer quando houver produção de menos, haverá falta de produtos nas gôndolas. Quando o consumidor final define o ritmo, não há desperdícios na cadeia. É muito simples entender o motivo da preocupação em ter o produto certo na quantidade certa: Não desperdiçar e não perder clientes. O desperdício se dá no excesso de estoques, enquanto a perda de clientes se dá quando não há o produto requerido. A NeoGrid conecta diversas empresas, ligadas através de cadeias de suprimentos, para que estas cadeias sejam constantemente otimizadas. Como muitas empresas estão presentes em muitas cadeias (imagine um varejo, por exemplo), a NeoGrid construiu uma malha de cadeias, podendo suportar negociações entre as mais diversas empresas. Esta cadeia permite a oferta de outros produtos, como o envio de recebimento de notas fiscais eletrônicas e conhecimentos de transporte eletrônicos. Desde 2008, a NeoGrid assumiu a liderança do mercado brasileiro de Supply & Demand Chain, acumulando um crescimento de 160% nos últimos 4 anos. Integra mais de 200 mil empresas em todo o mundo em uma malha de clientes que abriga 10 dos 10 maiores varejos do mundo, além de 23 das 100 marcas mais valiosas segundo a Interbrand (2008). (NEOGRID, 2012). As soluções são segmentadas por processos de negócio. São eles: Vendas e Marketing: Presente na troca de dados de vendas, estoques e catálogo de produtos entre fornecedores e clientes.

15 15 Planejamento e Reposição: Trata-se do planejamento da demanda e da reposição do estoque. Esta oferta ajuda nas negociações entre os varejistas, fornecedores e seus parceiros dentro da cadeia de suprimentos. Compras: Otimiza e automatiza a gestão e execução das rotinas e das estratégias de suprimentos. Financeiro: Gera agilidade e transparência nos processos de contas a pagar e a receber das organizações, através do compartilhamento de dados, além de deixar o modelo de documentos eletrônicos uniforme entre o cliente e as instituições financeiras. Fiscal: Solução que torna possível atender a legislação nos quesitos de emissão e disponibilização dos documentos, além da validação e armazenamento, pelo prazo legal, dos documentos eletrônicos recebidos e emitidos. Logístico: Ajuda a reduzir atrasos na operação, devoluções de itens, cobranças e pagamentos indevidos através da uniformização e integração dos documentos eletrônicos. Principais clientes: Angeloni (Planejamento e Reposição) - Varejo Carrefour (Vendas e Marketing) - Varejo Danone (Vendas e Marketing) Produtos Alimentícios DHL (Fiscal) Transporte e Logística Dimed (Planejamento e Reposição) - Farmacêutico Docol (Fiscal) Bens de Consumo Formtap (Fiscal) Bens de Consumo Gauss (Fiscal) Bens intermediários Kaiser (Planejamento e Resposição) Produtos Alimentícios Lepper (Fiscal) Bens de consumo Luft (Planejamento e Distribuição) Transporte e Logística Melitta (Fiscal) Produtos Alimentícios Mexichem (Financeiro) Química e Petroquímica Pepsico (Vendas e Marketing) Produtos Alimentícios Panpharma (Logístico) Transporte e Logística Santa Cruz (Vendas e Marketing) Química e Petroquímica Syngenta (Planejamento e Reposição) - Nutrição Reckitt Benckiser (Planejamento e Reposição) Química e Petroquímica Sayerlack (Fiscal) - Química e Petroquímica Vibracoustic (Fiscal) Som Automotivo Vonpar (Vendas e Marketing) Produtos Alimentícios Whirlpool (Compras) Bens de Consumo Wehkamp (Planejamento e Reposição) - Varejo Yara (Compras) Nutrição

16 16 3. Atividades Realizadas 3.1. Treinamentos Os treinamentos ministrados durante o período de estágio foram os seguintes: Treinamentos Corporativos História da NeoGrid - 1h Planejamento Estratégico da NeoGrid - 1h Método e Estrutura de Vendas NeoGrid - 1h Vendas NeoGrid pela Internet - 1h Produto NeoGrid (Portal) - 1h Método e Estrutura de Marketing da NeoGrid - 1h Vendas NeoGrid por Canais - 1h Posicionamento da NeoGrid na América Latina - 1h Treinamentos da área de TI Gestão de Projetos segundo PMBoK 6h Planejamento Estratégico por Balanced ScoreCard e Árvores de Estratégias e Táticas 10h Overview da ISO h Funcionalidades do Microsoft SharePoint Server h 3.2. Estrutura de Gestão de Projetos Contexto da Equipe A equipe de TI da NeoGrid é composta por Administradores de Redes, Analistas de Sistemas, Analistas de TI, Analistas de Segurança e Programadores. Em geral, são profissionais com perfis altamente técnicos e sem o devido conhecimento ou experiência para gerenciar projetos conforme metodologias complexas, tais como PMBoK ou PRINCE2. Tendo em vista isto, decidiu-se desenvolver um conjunto de ferramentas que possibilite o gerenciamento básico e efetivo de acordo com o contexto da equipe. As funcionalidades que constituem a plataforma de gerenciamento de projetos são as seguintes: Lista de projetos Formulário de projetos Fluxo de gestão de projetos Todas mantidas através do SharePoint. A necessidade de fazer gestão de projetos em uma equipe de TI é bastante natural, uma vez que são comuns demandas para implantação e customização de itens. Tais demandas são esforços temporários para que um resultado único seja atingido, com expectativa de prazo alinhada; isto define um projeto, e é exatamente o que grande parte da equipe faz. Podemos dizer que todas as demandas, que não se encaixem nas

17 17 categorias Incidentes e Problemas e Pequenas Requisições, podem ser gerenciadas através de uma estrutura projetizada. Antes de haver o método detalhado neste relatório, a equipe não gerenciava seus projetos formalmente. Muitos faziam uso do sistema de atendimento de incidentes para registrar tarefas, mas isto não permitia a visão consolidada de um projeto. Com a implantação do SharePoint, o potencial da construção de tal estrutura veio à tona Microsoft SharePoint O Microsoft SharePoint Server é uma solução de Enterprise Content Management (ECM) existente desde 2001 que funciona como uma intranet corporativa. Com o passar dos anos o SharePoint se tornou uma plataforma muito abrangente, com diversas possibilidades para conteúdos web e customizações. Chegou a ser citado no quadrante mágico do Gartner como ferramenta líder nas categorias de Busca, Portais e ECM. A NeoGrid faz uso do SharePoint desde 2011, sendo este a versão Lista de Projetos O SharePoint trabalha com o conceito de listas. Uma lista é um conjunto de dados possível de ser compartilhado e que é organizado em uma estrutura de colunas e linhas. Trata-se da estrutura fundamental do SharePoint uma vez que tudo se organiza através dela, desde calendários até bibliotecas de documentos. A lista de projetos é uma estrutura com colunas e linhas na qual as colunas são informações específicas dos projetos e as linhas são os próprios projetos. A lista foi estruturada para servir como termo de abertura de declaração de escopo ao mesmo tempo, em um formato que seja relevante para nossa operação. Abaixo os as colunas, ou campos, escolhidos para descrever os projetos: Título; o Deve descrever, brevemente, o que o projeto entregará. Descrição; o Breve descrição do que será feito para que os objetivos propostos sejam atingidos Justificativa; o Deve explicar a necessidade de tal projeto, alinhando os motivos aos objetivos estratégicos da corporação. Metas e Entregáveis do Projeto; o Deve detalhar as metas do projeto e as entregáveis. Responsável; o Colaborador responsável pelo projeto. O responsável deve garantir a entrega dos itens listados no campo acima. Gerente Responsável; o Gerente responsável pelo projeto diante da direção da empresa, na maioria das vezes trata-se do superior do Responsável. Aprovador;

18 o Quem está patrocinando o projeto, frequentemente trata-se do Gerente Responsável. Consultado; o Colaborador responsável por contribuir ao projeto através do compartilhamento de informações e conhecimento. Informado; o Pessoa que precisa ser atualizada constantemente quanto ao status do projeto. Stakeholders Chave; o Pessoas ou grupos de pessoas que afetam e/ou são afetados pelo projeto. Status; o Não iniciado - O projeto está planejado e publicado, porém ainda não iniciado. Ainda não está aprovado e nada ainda foi investido nele; o Aprovado - Projeto aprovado pela direção. Ainda não iniciou devido à falta de recursos ou mão de obra; o Em Progresso Recursos financeiros e humanos estão sendo investidos; o Pendente O desenvolvimento do projeto está temporariamente congelado, provavelmente devido a algum fator externo que esteja afetando o caminho crítico; o Suspenso Houve a suspensão do projeto por altos níveis hierárquicos. Não há nenhum compromisso ou previsão da retomada do desenvolvimento do projeto; o Completo As entregáveis e as metas do projeto foram alcançadas e reconhecidas pelo Aprovador; o Cancelado Não haverá mais nenhum tipo de investimento no projeto e ele não será concluído. Detalhes do Status; o Sempre que houver fatos os quais os stakeholders precisam tomar conhecimento, este campo deverá ser atualizado. Não é necessário manter dados históricos neste campo, uma vez que o controle de versão da própria lista se encarrega disso. Data de início; o Quando a empresa começou a investir mão de obra e/ou outros recursos no projeto. Meta para finalização do projeto; o O prazo máximo para que todas as fases do projeto se finalizem. Trata-se de um compromisso do Responsável para com os Stakeholders. % de Realização; o Dentre todas as atividades planejadas para o projeto, quantos por cento foi feito. % para Finalizar; o Campo automático que subtrai 100% por % de Realização. Esforço em horas; o Quantas horas de esforço (e não de duração) o projeto demandará. Investimento; o Quanto de recursos financeiros o projeto irá demandar. Riscos; 18

19 19 o A possibilidade de algum fator do projeto se desviar do seu destino esperado, de forma que possa causar prejuízos ao projeto. Premissas; o Fatores que são considerados serem reais, verdadeiros ou certos. Durante o curso do projeto estes fatores podem se tornar falsos. Premissas carregam uma carga de risco intrínseca e devem ser usadas apenas quando o nível de certeza de tal fator for alto. Restrições; o Qualquer fator que possa limitar o projeto. Iniciativa de Projeto; o Caso o projeto exija um investimento financeiro maior do que R$5000 ele deve ser submetido em um sistema específico para aprovação financeira e abertura de centro de custo específico. Espaço colaborativo; o O SharePoint permite a criação de espaços colaborativos específicos para projetos. Caso este recurso seja usado, deve-se referenciá-lo aqui. Tática 1 Relacionada; o O planejamento estratégico da empresa foi desenvolvido segundo o método Árvore de Estratégias e Táticas, uma especialização da Teoria das Restrições para planejamentos estratégicos. Quando o projeto é oriundo de uma demanda estratégica, deve ser apontada a tática responsável por tal demanda. Gravidade; o Indica o nível do impacto na empresa caso este projeto não seja executado, conforme abaixo: 1 - Não severo 2 - Pouco severo 3 - Severo 4 - Muito severo 5 - Extremamente severo Urgência; o A pressão quanto ao tempo para entrega do projeto, conforme abaixo: 1 - Não há pressa 2 - A empresa pode esperar um pouco 3 - Assim que possível 4 - Há alguma urgência 5 - Requer ação imediata Tendência; o O padrão de evolução do contexto da empresa caso o projeto não seja executado, conforme abaixo: 1 - Não irá piorar 2 - Ficará pior em longo prazo 3 - Ficará pior em médio prazo 4 - Ficará pior em curto prazo 1 Tática: Uma ação que, sendo executada, leva ao atingimento da estratégia. Ela deriva da estratégia e pode ser segmentada em um ou mais projetos/ações.

20 Se deteriorará rapidamente Prioridade. o Pode variar de 1 (baixa prioridade) a 125 (alta prioridade). Trata-se do produto dos valores de Gravidade, Urgência e Tendência. A Figura 1 trás um exemplo da Lista de Projetos preenchida: Figura 1: Lista de Projetos Fonte: Primária, Formulário de Projetos O Formulário de Projetos é onde o usuário insere as informações que alimentam a Lista de Projetos. Ele pode ser usado tanto para alterar um projeto já existente como para criar um novo. Para cada coluna na Lista de Projetos, há um campo a ser preenchido no Formulário de Projetos. Para que a atividade de inclusão e edição de projetos possa ser feita com maior flexibilidade, a equipe decidiu por manter todos os campos opcionais com exceção do título do projeto. As colunas calculadas automaticamente a partir de outras, tais como Prioridade (produto de Gravidade, Urgência e Tendência ) e % Para Finalizar (Subtrai-se % de Realização de 100%), não possuem campos no Formulário de Projetos. Estas são alimentadas a partir de cálculos programados com valores de outros campos. No Formulário de Projetos os campos são numerados de 1 a 26. A ideia é que os campos de 1 a 22 sejam preenchidos pelo Responsável pelo Projeto, enquanto os campos 23 a 26 são preenchidos pelo Gerente Responsável. Abaixo os campos: 1 - Título (linha única, 250 caracteres); 2 - Descrição (múltiplas linhas com formatação rich text); 3 - Justificativa (múltiplas linhas com formatação rich text); 4 - Metas e Entregáveis do Projeto (múltiplas linhas com formatação rich text);

21 Responsável (seleção de um usuário da base de colaboradores da empresa, seleção única); 6 - Gestor Responsável (seleção de um usuário da base de colaboradores da empresa, seleção única); 7 - Aprovador (seleção de um usuário da base de colaboradores da empresa, seleção múltipla); 8 - Consultado (seleção de um usuário da base de colaboradores da empresa, seleção múltipla); 9 - Informado (seleção de um usuário da base de colaboradores da empresa, seleção múltipla); 10 - Stakeholders Chave (múltiplas linhas com formatação rich text); 11 - Status (opção única dentre os seguintes valores: Não Iniciado, Em Progresso, Completo, Suspenso, Pendente, Cancelado, Aprovado); 12 - Detalhes do Status (múltiplas linhas com formatação rich text); 13 - Data de início (formato M/D/AAAA); 14 - Meta para finalização do projeto (formato M/D/AAAA); 15 - % de Realização (porcentagem de 0 a 100, com com duas casas decimais); 16 - Esforço em horas (número inteiro); 17 - Investimento (formato monetário); 18 - Riscos (múltiplas linhas com formatação rich text); 19 - Premissas (múltiplas linhas com formatação rich text); 20 - Restrições (múltiplas linhas com formatação rich text); 21 - Iniciativa de Projeto (hyperlink); 22 - Espaço colaborativo (hyperlink); 23 - Tática Relacionada (opção única dentre as táticas do planejamento estratégico da empresa); 24 - Gravidade (opção única dentre os seguintes valores: 1, 2, 3, 4, 5); 25 - Urgência (opção única dentre os seguintes valores: 1, 2, 3, 4, 5); 26 - Tendência (opção única dentre os seguintes valores: 1, 2, 3, 4, 5); A Figura 2 trás um exemplo do Formulário de Projetos.

22 22 Figura 2: Formulário de Projetos Fonte: Primária, Fluxo de Gestão de Projetos O Fluxo de Gestão de Projetos é uma página dentro do SharePoint feita para guiar o Responsável pelo Projeto nos passos do gerenciamento do projeto. A cada passo do fluxo existe a possibilidade de clicar no container para receber uma tabela oculta com mais informações. As tabelas normalmente referenciam documentos e modelos de suporte ao processo de gestão de projetos, permitindo que tudo o que é necessário para gerenciar um processo seja acessado a partir do fluxo. Para a modelagem do processo e o desenho do fluxo foi utilizado o Microsoft Visio, após isto o fluxo foi exportado como uma imagem para ser utilizada na página. O SharePoint permite a customização de páginas com HTML, chegando a ter um editor HTML embutido no painel de edição de páginas. Como se trata apenas de uma imagem com diversos containers, utilizamos a técnica de mapa HTML para definir zonas específicas na imagem e papéis diferentes para cada zona. Cada tabela oculta se revela ao haver alguma interação com a zona delimitada; no caso, um clique. Assim o Responsável pelo Projeto pode ter as informações específicas para seu caso.

23 23 Na Figura 3 pode-se observar o Fluxo de Gestão de Projetos com as tabelas de informações ocultas (os containers que disponibilizam mais informações estão com um cursor ao lado): Figura 3: Fluxo de Gestão de Projetos Tabelas ocultas Fonte: Primária, Na Figura 4 pode-se observar o Fluxo de Gestão de Projetos com as tabelas de informações reveladas: Figura 4: Fluxo de Gestão de Projetos Tabelas reveladas Fonte: Primária, O fluxo tem cores diferentes para definir os papéis. Veja a legenda na Figura 5.

24 24 Figura 5: Fluxo de Gestão de Projetos Legenda Fonte: Primária, Tradução da Legenda: Start/End = Início/Fim Customers = Clientes Manager in Charge = Gerente Responsável Project Manager = Responsável pelo Projeto Conteúdo do Fluxo de Gestão de Projetos: Fluxo do processo de gestão de projetos (imagem); Exemplo de Work Breakdown Structure (WBS); Exemplo de cronograma; Exemplo de plano de comunicação; Exemplo de análise financeira; Quadro comparativo entre projetos, mudanças e processos; Referências para os processos de aprovação de investimento da empresa; Exemplo de avaliação de projeto Uso da estrutura de Gestão de Projetos O SharePoint permite exportar os dados da Lista de Projetos (assim como qualquer outra lista) para uma planilha eletrônica. Além de exportar, o vínculo entre a planilha eletrônica e o SharePoint se mantém, tornando possível obter dados atualizados na própria planilha, sem precisar consultar o SharePoint. Através do recurso de consulta da Lista de Projetos por planilha eletrônica, alguns Gerentes Responsáveis acabaram criando planilhas com gráficos que permitem acompanhar o desempenho de seus projetos da forma que consideram mais efetiva. Um excelente exemplo é um gráfico fever chart criado pelo Gerente de TI para analisar o posicionamento dos seus projetos em relação ao tempo restante e o esforço restante para a conclusão do projeto. A Lista de Projetos também permite criar visualizações personalizadas e individuais no navegador, tornando possível agrupar os itens da lista por Responsável ou por Tática do

25 25 Planejamento Estratégico. Algumas equipes passaram a adotar tais visualizações para gerenciar projetos por temas ou por prazo. O Fluxo de Gestão de Projetos se mostrou mais efetivo do que um procedimento formal, o que desafiou a forma, até então adotada, de documentar as rotinas em conformidade com a ISO Sendo a gestão de projetos um processo contínuo, este deve ser documentado com histórico de versões, datas de elaboração e aprovação, nome do elaborador e nome do aprovador. Isto foi possível através das funcionalidades de aprovação e versionamento do próprio SharePoint sobre a própria página que suporta o Fluxo de Gestão de Projetos, como se a página fosse um documento Estrutura de Acompanhamento das ações do Planejamento Estratégico na TI No SharePoint existem webparts, que são widgets com funcionalidades específicas que permitem que sejam movimentados livremente em uma página. Alguns exemplos são leitores de RSS e visualizadores de planilhas eletrônicas. Cada lista no SharePoint tem sua própria webpart para que esta possa ser exibida em diferentes contextos dentro do SharePoint. Desta forma podemos ter páginas com diversas listas sendo exibidas. A Estrutura de Acompanhamento das Ações do Planejamento Estratégico na TI é uma página com zonas de webpart e diversas visualizações da mesma lista, a Lista de Projetos. Foi montada uma visualização para cada Tática Relacionada, filtrando os projetos relacionados a cada uma; também utilizamos um recurso do SharePoint que permite exibir a média de uma determinada coluna. A estrutura da página ficou conforme a Figura 6: Nome da Tática Relacionada e visualização da Lista de Projetos filtrando os valores da Tática Relacionada anteriormente mencionada, calculando a média da coluna % de Realização.

26 26 Figura 6: Estrutura de Acompanhamento das ações do Planejamento Estratégico na TI Fonte: Primária, Ao estruturar todas as demandas do planejamento estratégico em forma de projetos, é possível utilizar esta página para acompanhar a execução de todo o plano. Como a página foi montada com webparts de visualização da Lista de Projetos, ela se atualiza automaticamente, mostrando a média do atingimento de cada Tática Relacionada Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises A área de TI não tinha um local único onde pudesse consultar o status de seus indicadores e fazer análises críticas sobre eles. Até então tudo o que havia era uma planilha eletrônica com gráficos que ficava em um diretório público da equipe. O SharePoint não é uma ferramenta concebida para gestão de indicadores, por isso a alimentação do indicador manualmente se manteve e uma estrutura de visualização facilitada foi criada através do SharePoint. Dentre as webparts disponíveis no SharePoint, existe uma específica para visualização de conteúdo a partir de uma planilha eletrônica do Microsoft Excel. Foi criada uma estrutura de páginas com webparts de consultas à planilha eletrônica. Foi criada uma página para cada equipe com o resumo dos indicadores. Cada página possui um gráfico para cada indicador, com link para uma página de detalhes do indicador atrelado ao título do gráfico. Conforme Figura 7:

27 27 Figura 7: Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises Página Principal Fonte: Primária, Cada gráfico foi montado no Microsoft Excel, em uma planilha que está salva no SharePoint para que haja a consulta. Também é importante lembrar que a página consulta a planilha a cada acesso, tornando a página sempre atualizada; basta manter a planilha eletrônica em dia. Ao clicar no título do gráfico, o colaborador é direcionado a uma página específica com detalhes dos indicadores. Estes detalhes também são mantidos na planilha eletrônica; são eles: Detalhes do indicador, tais como periodicidade de medição e responsáveis; Gráfico do indicador; Histórico das medidas com cores; Legenda das cores do histórico das medições.

28 28 Figura 8: Estrutura de Acompanhamento de Indicadores e Registro de Análises Página de Detalhes do Indicador Fonte: Primária, Lista de Análises Críticas Como um dos requisitos da ISO 9001 é o registro da análise crítica dos indicadores, foi construída uma lista para abrigar todas as análises críticas da equipe. Foi inserida uma webpart de visualização da lista de análises críticas em cada página de detalhes de indicadores, como pode ser visto na Figura 8. Uma das colunas desta lista é o nome do indicador referente a análise crítica, o que permite que a lista seja filtrada por indicador. A cada mês o gestor do indicador insere um novo item nesta lista, sendo que este item só será visível na página do indicador a que o item faz referência Estrutura de Base de Conhecimento Uma das estruturas que o SharePoint disponibiliza é a biblioteca de páginas wiki. Esta biblioteca, basicamente, permite a criação de páginas com funcionalidades wiki, o que inclui a sintaxe de Midiawiki.

29 29 A criação da base de conhecimento da equipe de TI foi feita em uma biblioteca de páginas wiki. Além da formatação das páginas, o principal desafio foi engajar os membros da equipe e treiná-los para o uso da ferramenta. Figura 9: Estrutura de Base de Conhecimento Fonte: Primária, Na Figura 9 é possível ver a página inicial da base de conhecimento em formato aberto com a sintaxe Mediawiki. Atualmente a base de conhecimento conta com mais de cinquenta artigos voltados a operação de usuários Estrutura de Registro de Fluxos de Processos Havia a necessidade de manter os fluxos dos processos no SharePoint, mas de uma forma simples e fácil. Os fluxos são desenvolvidos no Microsoft Visio 2010 e não é viável manter uma cópia do software em cada estação. A fim de manter licenças do Microsoft Visio 2010 apenas nas estações de colaboradores que possuem o papel de elaborar fluxos, decidiu-se investigar quais seriam as formas de publicação de arquivos do Microsoft Visio em páginas do SharePoint. Houve duas possibilidades para tal demanda: Após modelar o fluxo, exportá-lo para uma imagem e publicá-lo em uma página do SharePoint; Após modelar o fluxo, salvar no SharePoint e utilizar a webpart de visualização de documentos do Microsoft Visio.

30 30 Durante esta análise foi apontada a necessidade de alguns fluxos terem hyperlinks em determinados containers. De forma similar, notou-se que seria possível desenvolver organogramas neste mesmo método; estes, por sua vez, precisariam de hyperlinks para mais informações sobre as pessoas. Figura 10: Estrutura de Registro de Fluxos de Processos Fonte: Primária, Se a opção de publicar o fluxo através de imagem fosse escolhida, o usuário teria de criar um mapa HTML a cada novo fluxo; só assim seria possível criar hyperlinks em containers específicos. Logo, a opção viável se tornou o uso da webpart de visualização de documentos do Microsoft Visio, uma vez que é possível criar hyperlinks no próprio visio. A Figura 10 mostra como ficou um organograma construído neste método. A webpart também permite que a visualização do documento seja atualizada e a opção de zoom Estrutura de Comunicação Interna da Equipe Nos últimos três anos o tamanho da equipe de TI, assim como o da empresa, dobrou. Nem todos os colaboradores precisam ser notificados de tudo o que acontece; daí surgiu a necessidade da construção de uma funcionalidade que permita que as pessoas certas sejam notificadas dos temas certos. Dentre as funcionalidades já disponibilizadas pelo SharePoint, existe o blog. O blog é uma lista especializada para exibir os itens em formato de post; fornece um feed RSS e suporta seleção de categorias.

31 31 Figura 11: Estrutura de Comunicação Interna da Equipe Fonte: Primária, Uma das possibilidades que uma lista no SharePoint oferece é alerta de s quando algo é inserido ou modificado nela. O alerta é enviado por e pode ser regulado por um filtro. Foi definido um grupo de colaboradores para receber alertas por de cada categoria, assim apenas os responsáveis por tal assunto são notificados. De qualquer forma, o blog como um todo é possível de ser acessado por qualquer outra pessoa, porém só os interessados em um tópico específico recebem os alertas.

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