MINUTA DE NORMA INTERNACIONAL ISO/DIS 20121

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1 MINUTA DE NORMA INTERNACIONAL ISO/DIS 20121

2 Votação ISO/TC 250 começa em Secretaria: Votação BSI termina em

3 ORGANIZAÇÃO INTERNACIONAL DE NORMATIZAÇÃO Sistemas de gestão de sustentabilidade em Eventos Requisitos com orientações de uso ICS ; Em concordância com o disposto na Resolução do Conselho 15/1993 este documento é distribuído apenas na língua inglesa. Para expedir a distribuição, este documento é distribuído assim que recebido da secretaria do comitê. O trabalho de edição e composição de texto da Secretaria Central do ISO será realizado na fase de publicação. ESTE DOCUMENTO É UMA MINUTA EM CIRCULAÇÃO PARA COMENTÁRIOS E APROVAÇÃO. PORTANTO, ELE ESTÁ SUJEITO À MUDANÇA E NAO PODE SER REFERIDO COMO NORMA INTERNACIONAL ATÉ QUE SEJA PUBLICADO COMO TAL. EM COMPLEMENTO ÀS SUAS AVALIAÇÕES SOBRE SEREM ACEITÁVEIS PARA FINS INDUSTRIAL, TECNOLÓGICO, COMERCIAL E DE USUÁRIO, MINUTAS DE NORMAS INTERNACIONAIS PODEM OCASIONALMENTE SER CONSIDERADAS À LUZ DE SEUS POTENCIAIS PARA SE TORNAREM NORMAS QUE PODEM VIR A SEREM REFERÊNCIAS EM REGULAMENTAÇÕES NACIONAIS. Single user licence only, copying and networking prohibited 3

4 Organização Internacional de Normatização, 2011 ISO/DIS Aviso de direito autoral Este documento ISO é um Projeto de Norma Internacional e seus direitos autorais são protegidos pela ISO. Exceto quando permitido sob as leis aplicáveis no país do usuário, nem este projeto ISO nem qualquer extrato delo pode ser reproduzido, armazenado em um sistema de busca ou transmitido em qualquer forma ou por qualquer meio, eletrônico, fotocópia, gravação ou outro, sem ser assegurada prévia permissão por escrito. Os pedidos de autorização para reproduzir devem ser dirigidos ao ISO no endereço abaixo ou órgão membro da ISO no país do solicitante. ISO escritório de direitos autorais Caixa postal 56 CH-1211 Genebra 20 Tel Fax copyright@iso.org Web A reprodução pode estar sujeita a pagamento de royalties ou de um acordo de licenciamento. Os infratores poderão ser processados. 4

5 Conteúdo Página Prefácio... 9 Introdução Escopo Referências normativas Termos e definições Contexto da organização Compreensão da organização e seu contexto Necessidades e requisitos Identificação e engajamento das partes interessadas Determinando o escopo do sistema de gestão Sistema de gestão de sustentabilidade em eventos Princípios de desenvolvimento sustentável, declaração de propósitos e valores Liderança Geral Comprometimento de gestão Políticas Funções organizacionais, responsabilidades e autoridades Planejamento Ações para lidar com os ricos e oportunidades Identificação e avaliação de questões

6 6.1.2 Jurídico e outros requisitos Objetivos de sustentabilidade em eventos e planos para alcançála Suporte Recursos Competências Conscientização Comunicação Informação documentada Geral Criar e atualizar Controle da informação documentada Operação Planejamento operacional e controle Lidando com atividades modificadas, produtos e serviços Gestão da cadeia de suprimentos Avaliação de desempenho Desempenho diante dos princípios que regem o desenvolvimento sustentável Monitoramento e medição Auditoria interna Revisão de gestão Melhoria

7 10.1 Não conformidade e ação corretiva Melhoria continua Avaliação de conformidade Anexo A (informativo) Orientação sobre o planejamento e implementação de ISO 20121, Sistemas de gestão de sustentabilidade em eventos A.1 Introdução A.2 Entendimento da organização e seu contexto A.3 Identificação e engajamento das partes interessadas (4.2 e 4.3) A.4 Determinando o escopo do sistema de gestão (4.4) A.5 Princípios do desenvolvimento sustentável, declaração de propósitos e valores (4.6) A.6 Políticas (5.3) A.7 Ações para lidar com os riscos e oportunidades (6.1). 48. A.8 Identificação e avaliação de questões (6.1.1) A.9 Jurídico e outros requisitos (6.1.2) A.10 Objetivos de sustentabilidade em eventos e os planos para alcançá-los (6.2) A.11 Recursos (7.1) A.12 Competência (7.2) A.13 Comunicação (7.4) A.14 Informação documentada (7.5) A.15 Planejamento operacional e controle (8.1) A.16 Gestão da cadeia de suprimentos (8.3)

8 . A.17 Desempenho diante dos princípios que regem o desenvolvimento sustentável (9.1) A.18 Monitoramento e medição (9.2) A.19 Auditoria interna (9.3) A.20 Revisão de gestão (9.4) A.21 Não conformidade e ação corretiva (10.1) A.22 Alegando o cumprimento Anexo B (informativo) Gestão da Cadeia de Suprimento (SCM) B.1 Introdução B.2 O que é concorrência sustentável e por que é necessário B.3 Quando questões sustentáveis relativas aos contratos devem ser consideradas B.4 O que envolve compras sustentáveis? B.5 Política de compras sustentáveis e planejamento estratégico...67 B.6 Técnicas de avaliação e gestão das questões de desenvolvimento sustentável em compras B.7 Desenvolvendo um diálogo com os fornecedores B.8 Avaliação de propostas comerciais B.9 Compras sustentáveis Monitoramento e comunicação Anexo C (informativo) Orientações para identificação e avaliação de questões C.1 Diretrizes para identificação de questões C.2 Determinando a relevância e importância das questões Bibliografia

9 Prefácio ISO (Organização para Normas Internacionais) é uma federação mundial de organismos nacionais de normas (organismos membros da ISO). O trabalho de preparação de Normas Internacionais é usualmente executado através dos comitês técnicos ISO. Cada organismo membro interessado em tema para o qual tenha sido estabelecido um comitê técnico tem direito de ser representado naquele comitê. Organizações internacionais, governamentais ou não, juntamente com a ISO, também participam do trabalho. ISO colabora estreitamente com a Comissão Eletrotécnica Internacional (CEI) em todos os assuntos de normatização eletrotécnica. Normas Internacionais são minutadas de acordo com as regras ditadas nas Diretivas ISO/IEC, Parte 2. A principal tarefa dos comitês técnicos é preparar as Normas Internacionais. Minutas de Normas Internacionais adotadas pelos comitês técnicos são distribuídas para os organismos membros para votação. A publicação como Norma Internacional requer aprovação de pelo menos 75% dos organismos membros votantes. Chama-se atenção para a possibilidade de que alguns elementos deste documento podem ser objeto de direitos de patente. ISO não é responsável por identificar qualquer ou todos os direitos de patente. ISO foi formulada pelo Comitê Técnico ISO/TC 250, Sustentabilidade em gestão de eventos. NOTA Esta Minuta de Norma Internacional foi emitida no TAG ISO / TMB 13 Grupo de Coordenação Técnica Conjunta (JTCG) em Normas de Gestão de Sistema de Estrutura Nível Elevado e Texto idêntico e Definições. PC/250 decidiu adotar essa nova estrutura para alinhar a sua MSS às demais MSS e, portanto, os conteúdos do DIS aparecem em duas cores, 1) o texto azul corresponde ao trabalho JTCG e 2) o texto em preto corresponde ao texto específico da disciplina de sistemas de gestão de sustentabilidade em eventos. Os membros ISO são solicitados a avaliar o projeto e fornecer comentários sobre o texto específico da disciplina. A estrutura JTCG e texto idêntico serão objeto de uma consulta entre os membros do TMB e comentários sobre essa parte do texto deverão ser apresentados através desse processo separado. 9

10 Introdução Os eventos são, muitas vezes, por sua natureza, de grande visibilidade e transitórios, com positivos e negativos impactos sociais, econômicos e ambientais. Esta norma foi elaborada para ajudar indivíduos e organizações a melhorar a sustentabilidade das suas atividades relacionadas com o evento. Esta Norma Internacional especifica os requisitos de um sistema de gestão de sustentabilidade em eventos para melhorar a sustentabilidade dos eventos. É aplicável a todos os tipos e tamanhos de organizações envolvidas na concepção e execução de eventos e acomoda diferentes condições geográficas, culturais e sociais. Ao mesmo tempo, exige que as organizações reconheçam sua relação com a sociedade e o impacto na mesma e as expectativas da sociedade sobre eventos. Uma norma de sistema de gestão desafia uma organização a melhorar seu processo e raciocínio para conduzir à contínua melhora de desempenho e permite que a organização tenha flexibilidade para ser mais criativa sobre a entrega de atividades relacionadas a eventos sem prejudicar o objetivo do evento. A norma de sistema de gestão não é uma lista ou uma estrutura de referência. A norma pode e deve ser aplicada de forma flexível e permitirá que as organizações sem protocolos de sustentabilidade totalmente formados iniciem a implementação de um sistema de gestão de sustentabilidade em evento. Organizações com sistemas de gestão existentes podem ser capazes de integrar os requisitos desta norma em seus sistemas existentes. Todas as organizações irão se beneficiar do processo de melhoria contínua ao longo do tempo. A complexidade do sistema e a extensão da documentação e os recursos dedicados a ele serão proporcionais ao seu escopo definido, ao tamanho da organização e à natureza das atividades da organização, produtos e serviços. Este é particularmente o caso das pequenas e médias empresas. O sucesso do sistema depende do comprometimento de todos os níveis e funções, especialmente da alta administração. Além disso, para que tal sistema de gestão seja bem sucedido, ele tem que ser flexível e integrado dentro do processo de gestão de eventos e não apenas considerado um componente "extra". Para maior eficácia, sua influência deve se estender a toda a cadeia de suprimento. Esta Norma Internacional, que se distingue de outras ferramentas não- 10

11 certificáveis, pode ser usada para comprovar a conformidade conforme detalhado no escopo. 11

12 Figura 1 - Etapas no planejamento e implementação de ISO Sistemas de gestão de sustentabilidade em eventos 12

13 MINUTA DE NORMA INTERNACIONAL ISO/DIS Sistemas de gestão de sustentabilidade em eventos - Requisitos com orientações para uso 1 Escopo Esta norma especifica requisitos para um sistema de gestão de sustentabilidade em eventos para o planejamento e/ou implementação de qualquer tipo de evento e orientação em conformidade com esses requisitos. Orientação nos anexos fornece informações práticas adicionais para apoiar a implementação. Esta norma é aplicável a qualquer organização (incluindo pessoas físicas) que deseja: - Estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão de sustentabilidade em evento; - Assegurar-se de conformidade com sua política de desenvolvimento sustentável declarada; - Demonstrar o cumprimento voluntário com esta norma por: - Primeira Parte (autodeterminação e autodeclaração pela organização que pretende o cumprimento); - Segunda Parte (confirmação da conformidade por partes interessadas na organização, como clientes, ou por outras pessoas em seu nome), ou - Uma Terceita Parte independente (por exemplo, um organismo de certificação). - Este padrão foi concebido para abordar a gestão de uma melhor 13

14 sustentabilidade ao longo de todo o ciclo de gestão do evento. 2 Referências normativas Não há referências normativas. 3 Termos e definições Para os fins do presente documento, os seguintes termos e definições se aplicam. 3.1 organização pessoa ou grupo de pessoas que têm suas próprias funções com responsabilidades, autoridades e relações para atingir os seus objetivos (3.6) NOTA 1 O conceito de organização inclui, mas não se limita a profissionais liberais, companhia, corporação, firma, empresa, autoridade, parceria ou instituição, ou parte ou combinação destas, incorporada ou não, pública ou privada. NOTA 2 Para organizações com mais de uma unidade operacional, uma única unidade operacional pode ser definida como uma organização. 3.2 sustentabilidade grau de desenvolvimento sustentável no contexto da organização (3.1) ou evento (3.8) 3.3 desenvolvimento sustentável desenvolvimento que satisfaz as necessidades do presente sem comprometer a capacidade de gerações futuras satisfazerem suas próprias necessidades NOTA 1 O processo é fornecer uma abordagem duradoura e equilibrada para a atividade econômica, responsabilidade ambiental e progresso social. NOTA 2 O desenvolvimento sustentável é integrar os objetivos de uma elevada 14

15 qualidade de vida, saúde e prosperidade com justiça social e a manutenção da capacidade da Terra de suportar a vida em toda sua diversidade. Essas metas sociais, econômicas e ambientais são interdependentes e se reforçam mutuamente. O desenvolvimento sustentável pode ser tratado como uma forma de expressar as expectativas mais amplas da sociedade como um todo. [ISO 26000] 3.4 risco efeito da incerteza sobre os objetivos (3.6) NOTA 1 Um efeito é um desvio em relação ao esperado - positivo e/ou negativo. NOTA 2 Os objetivos podem ser relacionados a diferentes disciplinas (tais como as metas de saúde, financeiras e de segurança, e as metas ambientais) e podem se aplicar aos diferentes níveis (tais como estratégico, em toda a organização, projeto, produto e processo (3.2)). Um objetivo pode ser expressado de outras formas, por exemplo como um resultado esperado, um propósito, um critério operacional, como um objetivo ou pelo uso de outras palavras com significado similar (por exemplo, alvo, meta, ou destino). NOTA 3 O risco é muitas vezes caracterizado por referência a eventos potenciais (Guia 73, ) e as consequências (Guia 73, ), ou uma combinação destes. NOTA 4 O risco é muitas vezes expressado em termos de uma combinação das consequências de um evento (incluindo mudanças nas circunstâncias) e a probabilidade associada (Guia 73, ) de ocorrências. NOTA 5 Incerteza é o estado, mesmo parcial, de eficiência de informações relacionadas a compreensão ou conhecimento de um evento, sua consequência ou probabilidade. NOTA 6 No contexto de sustentabilidade em evento, os objetivos das normas de sistema de gestão são definidos pela organização, em consonância com a política, para alcançar resultados específicos. Quando se aplica o risco do período e os componentes de gestão de riscos, este deve ser relacionado aos objetivos da organização que incluem, mas não se limitam aos objetivos, tal como especificado no 6.2 do texto MSS comum. 3.5 política intenções e direção de uma organização (3.1), como formalmente expressados pela alta administração (3.28) 15

16 3.6 objetivo resultado a ser alcançado NOTA 1 Um objetivo pode ser estratégico, tático ou operacional. NOTA 2 Um objetivo pode ser expressado de outras formas, por exemplo como um resultado esperado, um propósito, um critério operacional, como um objetivo ou pelo uso de outras palavras com significado similar (por exemplo, alvo, meta, ou destino). 3.7 meta requisito de desempenho detalhado, aplicável à organização ou evento ou suas partes, que decorra dos objetivos e que precisa ser estabelecido e atendido a fim de atingir esses objetivos [adaptado de ISO 14001] 3.8 evento encontro planejado com relação ao tempo e um lugar onde uma experiência é criada e/ou uma mensagem é comunicada 3.9 ciclo de gestão de evento estágios e atividades de um evento (incluindo produtos e serviços envolvidos), desde a concepção, pesquisa e planejamento por meio de atividades de revisão, implementação e pós-evento 3.10 organização de evento entidade que produz e/ou gerencia todos ou alguns aspectos de um evento NOTA 1 Uma entidade pode ser uma companhia, um órgão ou uma organização NOTA 2 O organizador do evento não é necessariamente o dono do evento 3.11 dono do evento entidade que encomendou o evento NOTA Para efeitos desta norma, o proprietário do evento poderia ser o organizador do evento. 16

17 3.12 usuário fim usuário tendo o papel de consumidor, ou seja, estando no final de um valor ou cadeia de entrega 3.13 presente organização e/ou indivíduo que participa de um evento com o propósito principal de receber serviços ou conteúdos 3.14 participante organização e/ou indivíduo que participa ativamente no conteúdo de um evento 3.15 propósito principal função principal de uma organização (3.1) 3.16 acessibilidade usabilidade de um produto, serviço, ambiente ou instalação por pessoas com a mais ampla gama de capacidades 3.17 interessado (termo preferido) stakeholder (termo admitido) pessoa ou grupo de pessoas que têm uma visão que pode afetar a organização (3.1) NOTA Este pode ser um indivíduo ou grupo que tem interesse em qualquer decisão ou atividade de uma organização (3.1) 3.18 valores princípios que norteiam o comportamento de uma organização 3.19 inclusividade prática de um tratamento justo e envolvimento significativo de todas as partes interessadas (3.17), independentemente de raça, idade, sexo, cor, religião, orientação sexual, cultura, origem nacional, renda ou deficiência (mental, intelectual, sensorial e física) 17

18 3.20 integridade adesão aos princípios morais 3.21 legado todos os resíduos resultantes de um evento 3.22 intendência (stewardship) responsabilidade para o desenvolvimento sustentável (3.3) partilhada por todos aqueles cujas ações afetam o desempenho ambiental, a atividade econômica e progresso social, refletida tanto como um valor (3.18) e uma prática por indivíduos, organização (3.1), comunidades e autoridades competentes 3.23 transparência abertura sobre decisões e atividades que afetam a sociedade, a economia e o meio ambiente e vontade de comunicar estes em forma clara, precisa, oportuna, honesta e completa [ISO 26000] 3.24 fornecedor organização (3.1) que fornece produtos, serviços ou instalações 3.25 fornecedor de eventos entidade que fornece produtos e/ou serviços relacionados ao fornecedor evento NOTA Fornecedores de eventos inclui empreiteiros 3.26 cadeia de suprimentos sequência de atividades ou partes que fornece produtos ou serviços para a organização (3.1) [ISO 26000] 3.27 sistema de gestão conjunto de elementos interrelacionados ou interativos de uma organização (3.1) para estabelecer políticas (3.4) e objetivos (3.6) e processos (3.29) para atingir aqueles objetivos 18

19 NOTA 1 Um sistema de gestão pode visar uma única disciplina ou várias disciplinas. NOTA 2 Os elementos do sistema incluem a estrutura da organização, papéis e responsabilidades, planejamento, operação, etc. O escopo de um sistema de gestão pode incluir o conjunto da organização, específico e identificado. NOTA 3 Funções da organização, seções específicas e identificadas da organização, ou uma ou mais funções através de um grupo de organizações alta administração pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização (3.1) no mais alto nível NOTA 1 A alta administração tem o poder de delegar autoridade e fornecer recursos dentro da organização. NOTA 2 Uma organização para esta finalidade pode ser identificada por referência ao escopo da implementação de um sistema de gestão (3.27) requisito necessidade obrigatória ou expectativa que é expressa ou implícita 3.30 processo conjunto de atividades interrelacionadas ou interativas que transformam informações em resultados 3.31 procedimento modo especificado de realizar uma atividade ou um processo NOTA Um procedimento pode nem sempre ser formalmente documentado melhores práticas processo documentado ou produto desenvolvido pela comunidade de usuários, composto por fornecedores e clientes, em parceria com a finalidade de estabelecer diretrizes da indústria [ISO ] 19

20 3.33 competência capacidade de aplicar conhecimentos e habilidades para alcançar os resultados pretendidos 3.34 informação documentada informações necessárias para ser controlado e mantido por uma organização (3.1) NOTA 1 informação documentada pode ser em qualquer formato de mídia e de qualquer fonte. NOTA 2 informação documentada pode, por exemplo, referente a: - O sistema de gestão (3.27), incluindo processos relacionados; - informações criadas para que a organização possa a operar; - evidência de resultados alcançados desempenho resultado mensurável NOTA 1 O desempenho pode dizer respeito a resultados quantitativos ou qualitativos. NOTA 2 O desempenho pode estar relacionado com a gestão das atividades, processos (3.9), produtos (incluindo serviços), sistemas ou organizações (3.1) terceirizar (verbo) fazer um acordo em que uma organização (3.1) externa executa parte da função ou processo de uma organização NOTA Uma organização externa está fora do escopo do sistema de gestão, embora a função terceirizada ou processo esteja dentro do escopo monitoramento a determinação do estado de um sistema, um processo (3.29) ou uma atividade NOTA Para determinar o status pode haver a necessidade de verificar, 20

21 supervisionar ou observar criticamente medição processo (3.30) para determinar um valor 3.39 auditoria processo (3.30) sistemático, documentado e independente para a obtenção de evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão em que os critérios de auditoria são cumpridos NOTA 1 Uma auditoria pode ser uma auditoria interna (primeira parte) ou uma auditoria externa (segunda parte ou de terceiros), e pode ser uma auditoria combinada (combinação de duas ou mais disciplinas) ou uma auditoria conjunta (por duas ou mais organizações de auditoria ou de duas ou mais organizações auditadas). NOTA 2 "A evidência de auditoria" e "critérios de auditoria" são definidos na norma ISO auditor pessoa com competência para conduzir uma auditoria de sistema de gestão 3.41 eficácia medida em que as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados alcançados 3.42 conformidade cumprimento de um requisito (3.28) 3.43 não conformidade não cumprimento de um requisito (3.28) 3.44 correção ação para eliminar uma não conformidade (3.43) encontrada 21

22 3.45 ação corretiva ação para eliminar a causa de uma não conformidade (3.43) e para prevenir a recorrência NOTA Em caso de outros resultados indesejáveis, é necessário agir para minimizar ou eliminar as causas e reduzir o impacto ou prevenir a reincidência. Tais ações não são abrangidas pelo conceito de "ação corretiva", no sentido desta definição melhoria contínua atividade recorrente para melhorar o desempenho (3.35) [ISO 14001] 4 Contexto da organização 4.1 Compreensão da organização e seu contexto A organização deve determinar as questões internas e externas que são relevantes para a sua finalidade e que afetam sua capacidade de atingir os resultados esperados de seu sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. Estas questões devem ser tidas em conta ao definir, implementar, manter e melhorar o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos da organização. 4.2 Necessidades e requisitos Compreender as necessidades e expectativas das partes interessadas ao estabelecer seu sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, a organização deve determinar suas partes interessadas relevantes e seus requisitos (ou seja, suas necessidades e expectativas, sejam elas expostas, implícitas ou obrigatórias) 4.3 Identificação e engajamento das partes interessadas A organização deve estabelecer, implementar e manter um procedimento para a identificação e engajamento junto às partes interessadas nas 22

23 questões identificadas e emergentes relativas ao desenvolvimento sustentável em eventos. A organização deve documentar o resultado de seu engajamento com as partes interessadas. A identificação das partes interessadas deverá, sempre que aplicável, abranger: a) Organizador do evento; b) Força de trabalho; c) da cadeia de suprimentos; d) Participantes; e) Presentes; f) Órgãos reguladores g) e Comunidade. 4.4 Determinando o escopo de aplicação do sistema de gestão ISO/DIS Os limites e aplicabilidade do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos pode ser claramente comunicada às partes relevantes internas e externas. Ao determinar o escopo do sistema de gestão a organização deve considerar: as questões externas e internas referidas no 4.1 os requisitos referidos no ponto 4.2, a organização deve manter a informação documentada sobre o escopo do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. 4.5 Sistema de gestão de sustentabilidade em eventos A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão de sustentabilidade em eventos em conformidade com os requisitos desta Norma Internacional, incluindo os processos necessários e suas interações. 23

24 4.6 Princípios do desenvolvimento sustentável, a declaração de propósito e valores A organização deve definir os seus princípios que regem o desenvolvimento sustentável na forma de uma declaração de propósitos e valores. Os princípios do desenvolvimento sustentável que regem a organização em matéria de gestão de eventos devem incluir, pelo menos, as considerações para a intendência, inclusividade, integridade e transparência. A organização deve definir e documentar sua principal finalidade e valores com relação a suas atividades, produtos e serviços que se referem especificamente aos eventos. O propósito e os valores da organização devem fornecer estrutura para definir suas políticas, objetivos e metas definidas no escopo do seu sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. 5 Liderança 5.1 Geral Pessoas da alta administração e outras funções de gerenciamento relevantes em toda a organização devem demonstrar liderança no que diz respeito ao sistema de gerenciamento de sustentabilidade em eventos. NOTA Isto pode ser demonstrado, por exemplo, através da motivação e capacitando pessoas para contribuir para a eficácia do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos 5.2 Comprometimento da gestão A alta administração deve demonstrar seu compromisso da seguinte forma: garantir que o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos é compatível com a direção estratégica da organização organização deve determinar o escopo do sistema de gerenciamento de sustentabilidade em eventos, integrando os requisitos do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos aos processos de negócio da organização; fornecendo os recursos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente o sistema de gestão de sustentabilidade 24

25 em eventos; comunicar a importância da gestão eficaz da sustentabilidade em eventos e em conformidade com os requisitos do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos; garantir que o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos atinge os resultados pretendidos; dirigir e apoiar a melhoria contínua. NOTA Referências ao "negócio" nesta Norma Internacional devem ser interpretadas abrangentemente para significar aquelas atividades que são centrais para os propósitos da existência da organização. 5.3 Políticas A alta administração deve estabelecer uma política. A política deve: ser adequada à finalidade da organização; fornecer a estrutura para a fixação de objetivos; incluir um compromisso de satisfazer os requisitos aplicáveis; incluir um compromisso de melhoria contínua do sistema de gerenciamento da sustentabilidade em eventos; ser comunicada dentro da organização; estar disponível para os interessados, conforme o caso; incluir um compromisso com a liderança no campo da gestão da sustentabilidade do evento; incluir uma declaração(s) de propósito e valores; incluir um compromisso de cumprir os requisitos legais aplicáveis, e incluir importantes questões de desenvolvimento sustentável da organização (vide ). A organização deve manter informação documentada sobre a política. A organização deve definir e documentar sua política descrevendo seu compromisso com os princípios de desenvolvimento sustentável regentes dentro de seu escopo definido. A organização deve promover esses princípios para as atividades, produtos e serviços que se referem especificamente aos eventos. A política deve representar a base para todos as atividades relacionadas com eventos, produtos e serviços. A política deve levar em consideração 25

26 os requisitos que dizem respeito a: 1. Organizações da cadeia de suprimentos (produto, instalação e prestadores de serviços); 2. O ciclo de gestão de eventos, desde a concepção e planejamento até a implementação, revisão e atividades pós-evento; 3. Resultado do engajamento com as partes interessadas (vide 4.3); 4. As necessidades dos usuários finais; e 5. Questões de legado. 5.4 Funções organizacionais, responsabilidades e autoridades A alta administração deve assegurar que as responsabilidades e autoridades para funções relevantes são atribuídas e comunicadas dentro da organização. A alta administração deve atribuir a responsabilidade e autoridade para: a) garantir que o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos está em conformidade com os requisitos desta Norma Internacional b) elaboração de relatórios sobre o desempenho do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos para a alta administração, bem como fazer recomendações para melhoria. 6 Planejamento 6.1 Ações para lidar com os riscos e oportunidades A organização deve considerar as questões referidas no ponto 4.1 e os requisitos referidos no ponto 4.2 e determinar os riscos e oportunidades com os quais precisa lidar para: assegurar que o sistema de gestão pode atingir o resultado(s) pretendido prevenir os efeitos indesejáveis 26

27 perceber oportunidades de melhoria. A organização deve: a) avaliar a necessidade de planejar ações para lidar com esses riscos e oportunidades, e b) quando aplicável integrar e implementar essas ações nos processos do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos (vide 8.1) garantir que as informações estarão disponíveis para avaliar se as ações foram eficazes (vide 9.1). Ao realizar atividades de planejamento, a organização deve assegurar a adesão operacional e o reforço dos princípios que regem o desenvolvimento sustentável relativo à gestão de eventos Identificação e avaliação de questões A organização deve estabelecer, implementar e manter um procedimento para identificar as suas questões de desenvolvimento sustentável e avaliar sua importância associada às suas atividades relativas a eventos, produtos e serviços dentro do escopo definido do sistema de gestão. A identificação das questões deve, quando aplicável, abranger: a) ambiental - a utilização de recursos, escolha de materiais, conservação de recursos, redução de emissões b) biodiversidade e preservação da natureza, despejos na água, terra e ar. c) Além dessas questões de desenvolvimento sustentável que uma organização pode controlar diretamente, a organização deve considerar também questões que pode influenciar. O critério para a avaliação de impacto deve ser baseado em argumentos sólidos e/ou na ciência. Devem incluir uma consideração do feedback das partes interessadas, incluindo a identificação de novos problemas emergentes. Os resultados do processo devem ser documentados, atualizados e compartilhados com as relevantes partes interessadas 27

28 NOTA Muitas questões passam pelas categorias econômicas, sociais e ambientais. Estes podem incluir alimentos e bebidas, governança, transporte, seleção de local, seleção de fornecedores, acessibilidade, bem-estar animal, corrupção, responsabilidade do produto, etc Jurídico e outros requisitos A organização deve estabelecer, implementar e manter um procedimento para identificar e ter acesso a, requisitos legais e outros, atuais e emergentes, para que a organização subscreva a eles. Em países onde a lei ou sua implementação não prevê salvaguardas ambientais, sociais ou econômicas mínimas, a organização deve aspirar a alcançar as melhores práticas internacionais, onde considerado como não conflito com a lei nacional. A organização deve assegurar que os requisitos legais e outros requisitos aos quais está vinculada sejam tidos em conta e respeitados no estabelecimento, implementação e manutenção de seu sistema de gestão. 6.2 Objetivos de sustentabilidade em eventos e os planos para alcançá-los A alta administração deve assegurar que os objetivos são estabelecidos e comunicados para funções e níveis relevantes dentro da organização. Os objetivos devem: - ser coerentes com a política (incluindo comentários de parte interessada e quaisquer questões relevantes da cadeia de suprimentos); - ser mensuráveis (se possível); - levar em conta os requisitos aplicáveis; - ser monitorados e atualizados conforme o caso; - basear-se:. a) na Declaração de propósito e valores;. b) nos Requisitos legais e outros;. c) nas opções tecnológicas; 28

29 . d) nos requisitos financeiros, operacionais e de negócios;. e) no Potencial de legado; social - as normas de trabalho, saúde e segurança, as liberdades civis, da justiça social, a comunidade local, indígena direitos, questões culturais, de acessibilidade, equidade, patrimônio e sensibilidades religiosas. econômico - retorno sobre o investimento, a economia local, capacidade do mercado, valor para os acionistas, a inovação, indireta impacto econômico, presença de mercado, o desempenho econômico, o risco, o comércio justo e participação nos lucros. f) consideração de opções alternativas para uma melhor sustentabilidade em evento encontrar a melhor solução(s) global disponível e g) o maior aumento possível na prática, dentro do prazo do objetivo e a capacidade da organização para lidar. A organização deve manter informação documentada sobre os objetivos. Para alcançar seus objetivos, a organização deve determinar: - quem será responsável; - o que será feito; - quais recursos serão necessários; - quando serão concluídos; e - como os resultados serão avaliados. 7 Suporte 7.1 Recursos A organização deve determinar e prover os recursos necessários para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. Recursos devem incluir pessoal, competências, formação, infraestrutura, tecnologia e finanças. 29

30 7.2 Competência A organização deve: determinar as competências necessárias de pessoa(s) trabalhando sob seu controle e que afeta o seu desempenho garantir que essas pessoas são competentes, com base em educação apropriada, treinamento ou experiência, quando aplicável, tomar medidas para adquirir as competências necessárias, e avaliar a eficácia das ações realizadas reter informação documentada apropriada como prova de competência revisão e atualização periódica da formação e de programas de desenvolvimento ao longo do ciclo de gestão do evento para garantir que competências essenciais e necessidades de formação associadas sejam identificados e fornecidos. NOTA Ações aplicáveis podem incluir, por exemplo: o fornecimento de treinamento, orientação, ou realocação de funcionários atuais, ou contratação de pessoas competentes. 7.3 Conscientização Pessoas que trabalham sob controle da organização devem estar cientes de: a política de desenvolvimento sustentável; sua contribuição para a eficácia do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, incluindo os benefícios de um melhor desempenho em sustentabilidade em evento; e as implicações da não conformidade com os requisitos do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. 7.4 Comunicação A organização deve determinar a necessidade de comunicações internas e externas relevantes para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, incluindo: o que comunicar; quando comunicar; 30

31 para quem comunicar; e como comunicar. A organização deve estabelecer, manter e implementar procedimentos de comunicação externa com fornecedores relevantes e outras partes interessadas. A organização deve identificar, com suas partes interessadas, os meios mais eficazes de comunicação, e ter em conta os interesses dos diferentes grupos. As comunicações devem incluir, quando apropriado, o seguinte:. a) princípios relativos à organização e valores relacionados com o desenvolvimento sustentável;. b) objetivo do evento;. c) sistema de gestão de uma melhor sustentabilidade em evento;. d) questões, objetivos e metas;. e) orientação, melhores práticas para alcançar objetivos, metas, etc.;. f) relevância para as partes interessadas;. g) progresso em relação ao desempenho; e. h) feedback. 7.5 Informação documentada Geral O sistema de gestão de sustentabilidade em eventos da organização deve incluir: informação documentada exigida por esta Norma; informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos; e documentos determinados pela organização como sendo necessários para assegurar o eficaz planejamento, operação e controle dos processos relacionados com questões significativas de 31

32 desenvolvimento sustentável. A organização deve assegurar, quando necessário, que seus fornecedores contribuam para sua documentação Criar e atualizar O processo de criação e atualização das informações documentadas deve garantir: - identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor, número); - formato (por exemplo, linguagem, versão do software, gráficos) e meios de comunicação (por exemplo, papel, eletrônico), e - revisão e aprovação para adequação. NOTA A extensão da informação documentada para um sistema de gestão de sustentabilidade em eventos pode diferir de uma organização para outra devido a: - o tamanho da organização e o tipo de atividades, processos, produtos e serviços; - a complexidade dos processos e suas interações, e - a competência das pessoas Controle da Informação documentada Informação documentada exigida pelo sistema de gestão de sustentabilidade em eventos e por esta Norma Internacional devem ser controlados. Controle de informações documentadas deve incluir o seguinte, conforme aplicável: distribuição; acesso; armazenamento e preservação; recuperação e uso; 32

33 controle de mudanças (por exemplo, controle de versão); ler); preservação da legibilidade (ou seja, claro o suficiente para prevenção do uso indevido de informações obsoletas; e retenção e descarte. Informação documentada de origem externa determinada pela organização como sendo necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos deve ser identificada de modo apropriado, e controlado. Ao estabelecer o controle da informação documentada, a organização deve assegurar que há proteção adequada para as informações documentadas (por exemplo, proteção contra danos, modificação não autorizada ou eliminação). NOTA Acesso implica uma decisão sobre a permissão para visualizar a informação documentada apenas, ou permissão e autorização para visualizar e alterar a informação documentada, etc. 8 Operação 8.1 Planejamento operacional e controle A organização deve determinar, planejar, implementar e controlar os processos necessários para lidar com os riscos e oportunidades determinados no item 6.1 e cumprir os requisitos, do modo a seguir: estabelecer critérios para os processos; implementar o controle desses processos, em conformidade com os critérios; e manter a informação documentada para demonstrar que os processos foram realizados tal como previsto. A organização deve controlar mudanças planejadas e rever as consequências das mudanças inesperadas, tomando medidas para atenuar os efeitos adversos, conforme necessário. A organização deve controlar os processos que são contratados ou terceirizados. 33

34 A organização deve manter procedimentos para as atividades que são críticas para o sucesso da implementação do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, onde sua ausência pode levar a um afastamento da finalidade, valores, políticas, objetivos e metas da organização. Esses procedimentos devem, eventualmente, cobrir situações de emergência e fornecedores. 8.2 Lidando com atividades modificadas, produtos ou serviços Quando as atividades novas ou modificadas, produtos ou serviços, ou a alteração das circunstâncias operacionais são encontradas, as questões, objetivos, metas e plano(s) devem ser revistos e alterados quando necessário para garantir que a melhor solução seja entregue aderindo a declaração de propósito e os valores da organização e a política de desenvolvimento sustentável. 8.3 Gestão da cadeia de suprimentos A organização deve estabelecer a relevância de cada um dos objetivos, metas e plano(s) de fornecedores individuais, e incluir informações suficientes e relevantes na concorrência ou outra documentação para permitir que seus fornecedores demonstrem sua capacidade de apoiar os objetivos. Ao solicitar propostas ou documentos equivalentes, a organização deve fazer avaliações com base na capacidade do fornecedor para atender ou contribuir para objetivos, metas, custo-benefício e qualidade. Os requisitos para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos alcançados através da apresentação da proposta escolhida serão refletidos nas condições do contrato do fornecedor. Devem ser incluídos detalhes suficientes para seja possível determinar casos de nãoconformidade e informar as avaliações de desempenho subsequentes. Se as organizações não passarem por um processo de licitação, devem justificar o seu processo e mostrar como eles consideram questões de desenvolvimento sustentável na escolha de fornecedores. 34

35 9 Avaliação de desempenho 9.1 Desempenho diante dos princípios que regem o desenvolvimento sustentável A organização deve estabelecer a sua abordagem para avaliar o desempenho atual e pretendido diante de sua declaração de propósito e os valores decorrentes dos princípios que regem o desenvolvimento sustentável relativos à gestão de eventos (vide 4.2). 9.2 Monitoramento e medição A organização deve determinar: o que precisa ser medido e monitorado; os métodos de monitoramento, medição, análise e avaliação, conforme aplicável, para assegurar resultados válidos; quando o monitoramento e a medição devem ser realizados, e quando a análise e avaliação dos resultados do monitoramento e medição deve ser realizada. A organização deve avaliar o desempenho e a eficácia do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. Além disso, a organização deve: agir quando necessário para abordar tendências ou resultados adversos antes de uma não conformidade ocorra; reter informação documentada relevante como prova dos resultados; incluir a documentação de informações para acompanhar o desempenho, dos controles operacionais relevantes, conformidade com os objetivos da organização e metas, e avaliação de conformidade e identificar as lições aprendidas de cada evento e alimentar esses aprendizados ao planejamento e execução de eventos futuros/ atividades relacionadas a eventos para melhorar o seu desempenho 35

36 de sustentabilidade em evento. Esta informação deve ser disponibilizada às partes interessadas. Quando necessário ou prático, o equipamento que é fornecido pela organização e utilizado para a coleta de dados para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos deve ser calibrado e conservado. Documentos deste processo devem ser mantidos de acordo com os procedimentos da organização. 9.3 Auditoria interna A organização deve conduzir auditorias internas em intervalos planejados para fornecer informações para ajudar a determinar se o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. a) está de acordo com: requisitos próprios da organização para o seu sistema de gestão de sustentabilidade em eventos os requisitos desta Norma Internacional.. b) seja efetivamente implementado e conservado;. c) está sendo eficaz na realização da política de desenvolvimento sustentável, objetivos e metas. A organização deve: planejar, estabelecer, implementar e manter um programa(s) de auditoria, incluindo a frequência, os métodos, as responsabilidades, os requisitos de planejamento e elaboração de relatórios, tendo em consideração a importância dos processos e os resultados de auditorias anteriores; definir os critérios de auditoria e o escopo de cada auditoria; selecionar auditores e conduzir auditorias para garantir a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria; assegurar que os resultados das auditorias são notificados aos gestores pertinentes; 36

37 reter informação documentada como evidência dos resultados. 9.4 Revisão de gestão A alta administração deve rever o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos da organização, em intervalos planejados, para assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. A revisão pela gestão deve incluir a consideração de: o status das ações das revisões de gestão anteriores; mudanças em questões internas e externas que são relevantes para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos; informações sobre o desempenho, incluindo tendências em: não conformidades e ações corretivas monitoramento e resultados da avaliação de medição resultados da auditoria. oportunidades de melhoria contínua e levando em conta as melhores práticas; avaliações de conformidade; comunicações com as partes interessadas e as mudanças nas expectativas das partes interessadas; a medida em que objetivos e metas foram cumpridos; status de ação corretiva e preventiva; novas circunstâncias, incluindo desenvolvimentos em requisitos legais e outros requisitos relacionados com a sua política de desenvolvimento sustentável, e progresso versus princípios de desenvolvimento sustentável. As conclusões da revisão pela gestão devem incluir decisões relativas a oportunidades de melhoria contínua e a possível necessidade 37

38 de alterações no sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. A organização deve manter informação documentada como evidência dos resultados das análises críticas pela alta administração. A revisão deve ser sincronizada com o ciclo de gestão de eventos, ou se houver envolvimento contínuo em vários eventos, realizada em intervalos que maximizam as oportunidades de aprendizagem a partir de diferentes eventos e adequada à escala e frequência da entrega do evento. Revisões de gestão devem avaliar a necessidade de mudanças no sistema de gestão, incluindo a declaração de propósito e valores, política de desenvolvimento sustentável e os objetivos e metas. Para o sistema de gestão de sustentabilidade em eventos continuar a estar em conformidade com esta Norma Internacional, a organização deve assegurar, através de revisão de gestão, que progride em alinhamento com seus princípios de desenvolvimento sustentável relativos à gestão de eventos. 10 Melhoria 10.1 Não conformidade e ação corretiva A organização deve: identificar não conformidades; e reagir às não conformidades, e quando aplicável: tomar medidas para controlar, conter e corrigi-las, e lidar com as consequências. A organização também deve avaliar a necessidade de ação para eliminar as causas de não conformidades, incluindo: revisão de não conformidades; determinar as causas das não conformidades; identificar se potenciais não conformidades similares existem em outras partes do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos; 38

39 avaliar a necessidade de ação para assegurar que não conformidades não voltem a ocorrer ou ocorram noutro lugar; determinação e implementação de ações necessárias; analisar a eficácia de quaisquer medidas corretivas tomadas; fazer alterações no sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, se necessário; recomendar medidas preventivas e garantir, se for o caso, que os fornecedores contribuam para avaliação de conformidade e para solução de não conformidade. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas. A organização deve manter a informação documentada como evidência de: a natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas, e os resultados de qualquer ação corretiva. A organização deve estabelecer, manter e implementar procedimentos definindo responsabilidade e autoridade para investigar e tratar as não conformidades, tomando medidas para minimizar quaisquer impactos causados e dando início e concluindo ações corretivas e preventivas Melhoria contínua A organização deve continuamente melhorar a pertinência, adequação ou eficácia do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos. NOTA A organização pode utilizar os processos do sistema de gestão de sustentabilidade em eventos, tais como liderança, planejamento e avaliação de desempenho, para alcançar a melhoria 10.3 Avaliação de Conformidade A organização deve avaliar sua conformidade com os requisitos legais aplicáveis e outros requisitos aos quais a organização subscreve. Documentos dos resultados das avaliações devem ser mantidos. 39

40 Anexo A (informativo) Orientação sobre o planejamento e implementação de ISO 20121, Sistemas de gestão de sustentabilidade em eventos Este guia contém dois estilos diferentes de orientação; a orientação em caixas é menos formal e pode incluir exemplos práticos. A orientação fora da caixa é mais técnico e é uma explicação do texto normativo. Toda a informação abaixo é apenas para orientação e pode não ser relevante para todos os usuários desta norma. A.1 Introdução As cláusulas do presente anexo informativo estão relacionadas com os passos identificados na Figura 1 da introdução ao texto normativo da ISO Cada seção abaixo inclui uma referência à cláusula correspondente no texto normativos. A.2 Entendimento da organização e seu contexto Analise o negócio principal da sua organização e como isso impacta o meio ambiente, questões sociais e econômicas (sustentabilidade) (para mais informações consultar Anexo C). Um exemplo de um problema externo pode ser os impactos do seu negócio no meio ambiente local e um problema interno poderia ser a formação de pessoal. A.3 Identificação e engajamento das partes interessadas (4.2 e 4.3) Identificação e engajamento das partes interessadas também pode ser chamado de engajamento dos stakeholders. Para identificar o grupo de partes interessadas é preciso considerar quem é afetado ou envolvido em seu evento ou sua parte do evento. Isso pode incluir visitantes, expositores, artistas, moradores locais, polícia, autoridades locais, 40