Manual do Fornecedor

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1 Manual do Fornecedor Abril/2015 Revisão: 01 Sumário 1. Introdução... 3

2 2. Objetivos Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos, e Superintendência de Engenharia e Infraestrutura Cadastro, Homologação e Qualificação de Fornecedores Faturamento, Prazo e Forma de Pagamento Diretrizes Institucionais Qualidade Responsabilidade Social Responsabilidade Ambiental Saúde e Segurança do Trabalho no Fornecedor Segurança Patrimonial Segurança da Informação Comprovação de Recebimento do Manual do Fornecedor SCMM Referencial Bibliográfico Anexos

3 Prezados Fornecedores, A Santa Casa de Misericórdia de Maceió, instituição Filantrópica que desde 1851 cuida da saúde dos alagoanos, vem buscando, a cada ano, se aprimorar e se modernizar, para continuar oferecendo um serviço de saúde de excelência a todos os seus clientes, sejam eles oriundos do Sistema Único de Saúde ou de fontes privadas, tais como Operadoras de Saúde e Particulares. Nos últimos dez anos esta instituição hospitalar passou por um processo de grandes transformações e essas mudanças foram necessárias para reposicionar a instituição em um mercado mais competitivo que exige de todos nós um compromisso firme com a segurança dos nossos pacientes. O nosso modelo de Gestão atual tem como foco principal o atendimento de qualidade, com sustentabilidade financeira e manutenção da filantropia que, no caso dos hospitais, têm que atender pelo menos 60% dos seus pacientes-dia pelo SUS e, para podermos realizar esta nobre missão do atendimento aos mais carentes, temos que subsidiar, mensalmente, um elevado custo financeiro que não é coberto pelas tabelas defasadas praticadas pelo Sistema Único de Saúde, fato este que tem levado um elevado número de hospitais filantrópicos à falência. Neste cenário a participação dos nossos fornecedores tem uma grande relevância, uma vez que precisamos contar com fornecedores que estejam alinhados com os nossos objetivos e estejam dispostos a contribuir neste processo de evolução contínua da nossa instituição, tudo isto pautado em uma relação ética e transparente. O lançamento do nosso Manual de Fornecedores é mais um passo dado para que as empresas que trabalham conosco e as que desejem entrar no seleto quadro de fornecedores da Santa Casa de Maceió, saibam quais são os critérios e condições que estabelecemos para termos uma relação saudável e promissora. Atualmente 90% das nossas compras de materiais e medicamentos são feitas através da plataforma de compras e em cada cotação recebemos entre 50 a 70 propostas de venda, mas além de um menor preço, alguns outros pontos são por nós observados para efetivarmos as nossas compras. Tais como: i) regularidade técnica e fiscal da empresa fornecedora; ii) compromisso com os prazos de entrega pactuados; iii) padronização prévia de tudo que for adquirido e, para isto, muitas vezes, realizamos visitas técnicas com o intuito de comprovarmos a qualidade dos produtos e conhecer o processo de fabricação e por fim valorizamos e muito o desempenho dos 3

4 fornecedores uma vez que avaliamos, no ato das entregas, 99% de tudo que nos é fornecido. Para os nossos fornecedores de serviços, lançamos, em 2014, um audacioso projeto de qualificação onde a Santa Casa de Maceió está disseminando os princípios estabelecidos pela acreditação Internacional Acreditation Canada, que estamos buscando, realizando treinamentos e capacitando nossos fornecedores nas mais modernas técnicas de gestão da atualidade, tudo isto para proporcionarmos a melhor assistência aos nossos pacientes. Os frutos deste trabalho tem sido muitos e isto nos leva a acreditar que estamos no caminho certo, uma vez que contamos hoje com várias unidades; ampliamos o número de leitos do complexo da Santa Casa que passou de 300 para 463 leitos; aumentamos o número de colaboradores em mais de 1.000, atingindo o número de funcionários; conquistamos o título de acreditação em nível de excelência pela ONA, fato que nos credenciou a sermos a única Santa Casa a participar da ANAHP Associação Nacional de Hospitais Privados como membro associado titular; e termos sido reconhecidos pela revista Isto É Dinheiro como uma das cinco melhores empresas no segmento saúde nos critérios de Governança Corporativa, Inovação e Qualidade, Gestão com Pessoas e termos sido a primeira em Sustentabilidade Financeira, fato este que representa uma maior segurança para os nossos fornecedores que têm a certeza de poderem contar com os compromissos financeiros assumidos pela nossa instituição. Humberto Gomes de Melo Provedor 4

5 1. Introdução O Manual do Fornecedor da Santa Casa de Maceió tem como objetivo disseminar os valores e a cultura organizacional aos seus parceiros. O cumprimento dessas regras revela o compromisso de profissionalismo e transparência em todas as relações de trabalho. Desde sua fundação, em 1851, a Santa Casa de Misericórdia de Maceió se mantém moderna e inovadora, sempre investindo no avanço tecnológico, humanização no atendimento e excelência dos seus serviços. Somados a seus direcionadores estratégicos projetam a Santa Casa de Maceió como referência nacional. 1.1 Identidade Organizacional: Visão Ser reconhecida pela excelência na assistência de alta complexidade e pelo comprometimento com a filantropia, ensino e pesquisa. Missão Oferecer assistência de alta complexidade em saúde, com aperfeiçoamento na gestão e ênfase na filantropia, ensino e pesquisa. 2. Objetivos Este manual será utilizado como parte de uma ferramenta de gestão de fornecedores, que visa a agregar valor ao negócio através de: Fornecimento de bens patrimoniais, serviços e/ou materiais/medicamentos adequados e diferenciados; 5

6 Gestão orientada pela excelência operacional e melhoria contínua; Uso sustentável dos recursos naturais e operações com impactos ambientais minimizados por meio de ações de prevenção e controle; Atendimento à legislação, normas e compromissos assumidos formalmente pela organização e sua cadeia de fornecedores; Relacionamento ético e comunicação transparente; Promoção de um ambiente de trabalho motivador, com elevados padrões de saúde e segurança; Pessoas capacitadas, motivadas e aptas a atuar eficazmente, conforme as estratégias da organização; Desenvolvimento e aplicação de tecnologias que garantam inovação e competitividade. 3. Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos e Superintendência de Engenharia e Infraestrutura. A missão das Superintendências de Produção Assistencial e Suprimentos e da Superintendência de Engenharia e Infraestrutura é gerar resultados, sendo a primeira por meio da aquisição de produtos, e a segunda por meio de aquisições de bens patrimoniais e serviços, através de parceiros estratégicos e qualidade requerida. Entendese por qualidade o atendimento às especificações de compra, aos prazos, preços competitivos e questões éticas e legais. A Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos é a única responsável por negociar a Compra de Produtos para a Santa Casa de Maceió e filiais. A Superintendência de Engenharia e Infraestrutura é a única responsável por negociar a Compra de Bens Patrimoniais e a Contratação de Serviços para a Santa Casa de Maceió e filiais. Alguns pontos são fundamentais para o relacionamento comercial e satisfação de ambas as partes e devem ser seguidos rigorosamente: 6

7 Não fornecer nenhum produto que não seja autorizado pela Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos; Não fornecer nenhum bem patrimonial ou serviço que não seja autorizado pela Superintendência de Engenharia e Infraestrutura; Não alterar qualquer condição na Ordem de Compra/Serviço ou Contrato por solicitação de outra pessoa que não os respectivos responsáveis nas Superintendências; O único documento para formalizar uma negociação e seu respectivo pagamento é a Ordem de Compra/Serviço e/ou Contrato; Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua organização ou ramo de atividade e atendê-las; Mantê-la regular, e fornecê-la quando solicitada, toda documentação exigida; Fornecer informações imediatas na confirmação da Ordem/Contrato sobre quaisquer mudanças; Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número da Ordem de Compra/Serviços e/ou Contrato, onde o mesmo deverá constar na nota fiscal; Atender a Santa Casa de Maceió em suas necessidades de volumes e data acertadas na Ordem de Compra/Serviços, respeitando as condições comerciais; Comprometer-se com a responsabilidade social e meio ambiente; Responder prontamente às solicitações das Superintendências quanto ao follow-up de entrega dos produtos, bens e/ou serviços; Manter devidamente atualizado seu cadastro junto à Santa Casa de Maceió, conforme documentações previstas no Anexo I; Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações técnicas ou não, pertinentes ao fornecimento, de propriedade da Santa Casa de Maceió; Após a emissão do faturamento, enviar a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), por , para o colaborador que realizou a negociação, para confirmação ou ajustes das condições pactuadas. 7

8 A Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos e a Superintendência de Engenharia e Infraestrutura estão segmentadas da seguinte forma: Organograma 01 Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos Organograma 02 Superintendência de Engenharia e Infraestrutura 8

9 3.1 Compras de Serviços/Bens Patrimoniais: A forma de aquisição é determinada através da avaliação de criticidade e dificuldade de obtenção do serviço, sendo a criticidade a importância do item para a Santa Casa de Maceió (Assistencial, Funcional e Hospitalidade); a dificuldade de obtenção está relacionada às variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para o serviço e nível de serviço. O resultado desta avaliação aponta qual critério será utilizado. A formalização do acordo poderá ser feita através de: a) Ordem de Compra/Serviço e/ou, b) Contratos. ATENÇAO: Somente após a conclusão do processo de emissão de aprovação da Ordem/Contrato pelas duas partes, o fornecedor estará apto a realizar os serviços. Atentar-se para a lista de documentos de prestadores de serviço no Anexo I Ordem de Compra/Serviço: Nas Ordens são mencionadas as condições de fornecimento e recebimento. O simples ato de entrega e ou faturamento implica no aceite das condições ali explícitas. A autorização do serviço poderá ser feita no próprio orçamento ou através de uma Ordem de Compra/Serviço emitida pelo sistema de gestão da Santa Casa de Maceió, denominado MV Contratos: Para processos com contrato, quando a etapa de negociação estiver concluída, a Santa Casa de Maceió, através de seu departamento jurídico, redige ou avalia o modelo enviado pelo fornecedor, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, após o recebimento de todas as informações enviadas pelo fornecedor. O fornecedor recebe o contrato validado e chancelado pelo setor jurídico e deve assiná-lo, reconhecer firma e devolvê-lo no prazo máximo de 15 (quinze) dias, ao 9

10 gestor do contrato na Santa Casa de Maceió, para que ele providencie as assinaturas internas. Os contratos podem ter ou não mão de obra alocada nas instalações da Santa Casa de Maceió. Nos casos em que o serviço a ser prestado possuir mão de obra alocada, alguns cuidados devem ser tomados: a) Para início da prestação de serviços, o fornecedor deve enviar ao gestor do contrato, com no mínimo 72 horas de antecedência do início da prestação do serviço, a relação com os nomes e documentos dos funcionários para liberação de acesso. Os funcionários somente terão acesso às dependências da Santa Casa de Maceió portando crachá de identificação do fornecedor, Equipamento de Proteção Individual (EPI), Equipamento de Proteção Coletiva (EPC) e fardamento; b) Ler cuidadosamente a instrução: 10. Segurança do Trabalho no Fornecedor, e Documentação. Todas as entregas de documentos devem ser providenciadas antes e durante a prestação de serviços (vide Anexo I); caso as entregas não ocorram, o acesso do funcionário será negado; c) Instruir e treinar todos os funcionários sobre as informações contidas neste manual, registrando através de lista de frequência, onde nenhum funcionário terceirizado poderá alegar não conhecer nossos direcionadores estratégicos; d) Caso o contrato seja de longa duração (superior a três meses) e repetitivo (aqueles que possuem execução contínua e dão o suporte necessário aos processos de apoio e administrativo), os funcionários deverão passar pela mesma integração dos funcionários da Santa Casa de Maceió. Essa integração terá validade de 01 (um) ano. Após este período, o gestor do contrato deverá agendar uma reciclagem junto ao fornecedor; 10

11 e) Caso, para a realização dos serviços, seja necessária a subcontratação de uma organização (quarteirização) o fornecedor deve: Comunicar ao gestor do contrato com antecedência de 72 horas; Fornecer a documentação da parceira para análise do gestor do contrato; Caso a quarteirização seja aceita, o fornecedor deve enviar a relação dos funcionários quarterizados com sua documentação para liberação do acesso. Os contratos são divididos em dois tipos: a) VARIÁVEL: São contratos cujos itens são fechados por preço unitário (ou hora/homem) e a demanda não está determinada, ou seja, é variável. Este tipo de contrato exige que a área gestora técnica do serviço realize periodicamente a medição dos serviços realizados, verificando preço x consumo x serviço realizado. Apenas após validação da medição pelo gestor do contrato, o fornecedor poderá emitir fatura de cobrança. O fornecedor NÃO deve realizar nenhum faturamento sem antes receber os termos de liberação de medição dos serviços validados pelas áreas responsáveis (gestor do contrato). b) FIXO: São contratos cujo escopo é específico, e os valores são determinados por todo o período de vigência; apesar dos valores serem fixos, também há a necessidade de validação pelo gestor, que comprovará que o contrato está sendo cumprido. A validação deverá acompanhar a NF. 3.2 Compras de Materiais: Os grupos de compras são divididos em: materiais médicos, medicamentos, alimentos, materiais médicos consignados e funcionais (administrativo). A forma de aquisição é determinada através da avaliação de criticidade e 11

12 dificuldade de obtenção do produto, sendo a primeira a importância do item para a Santa Casa de Maceió (Assistencial, Funcional e Hospitalidade); já a dificuldade de obtenção está relacionada com as variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para oferecer o serviço e o nível do serviço. O resultado desta avaliação aponta qual critério será utilizado. A formalização do acordo poderá ser feita através de: a) Ordem de Compra/Serviço e/ou, b) Contrato de Fornecimento. A autorização de fornecimento, definida na política de compra, é realizada através da plataforma Bionexo. Algumas particularidades envolvem o processo de compra de materiais e devem ser respeitadas: a) Ter flexibilidade nos casos de mudanças nas quantidades e prazo de entrega das Ordens de Compra; b) Fornecer materiais e serviços que obedeçam aos padrões exigidos pelas normas técnicas; c) Garantir resposta das cotações dentro do prazo previsto em cada cotação; d) Garantir o fornecimento; e) Responsabilizar-se, de forma ampla e irrestrita, pelos materiais produzidos e comercializados em seu estabelecimento, inclusive por todo e qualquer desvio de qualidade, que porventura não venha ser observado pela Santa Casa de Maceió, na oportunidade do recebimento da mercadoria; f) Permitir que a Santa Casa de Maceió acompanhe - quando solicitado e necessário - o processo de industrialização, comercialização e estocagem dos materiais, sem quaisquer ônus; g) Receber e aceitar as notificações referentes a qualquer procedimento que precise de correção, que esteja em desacordo com o acordado/contratado, e fazer as devidas correções com a maior agilidade possível. 12

13 3.3 Gestão Estratégica de Fornecedores: A Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos e a Superintendência de Engenharia e Infraestrutura são responsáveis por: a) Gerir categorias de produtos e serviços utilizados na Santa Casa de Maceió, sua composição, custos e possíveis impactos do mercado; b) Acompanhar proativamente o ambiente externo (fornecedores, preços, tecnologias, aspectos regulatórios e macroeconômicos); c) Buscar novos produtos, serviços e fornecedores, trazendo à Santa Casa de Maceió quais são as tendências e inovações do mercado; d) Cadastrar e homologar os fornecedores; e) Acompanhar o nível de serviço/qualidade dos parceiros comerciais da Santa Casa de Maceió, orientando-os para melhoria contínua; f) Promover junto aos fornecedores o uso sustentável dos recursos naturais e operações com impactos ambientais minimizados por meio de ações de prevenção e controle; g) Gerenciar os riscos na cadeia de suprimentos; h) Realizar visitas técnicas, periódicas e pontuais; i) Monitorar o atendimento à legislação, normas e compromissos assumidos formalmente pela empresa fornecedora. 4. Cadastro, Homologação e Qualificação de Fornecedores. O processo de cadastro, homologação e qualificação de fornecedores está estruturado de forma a manter registrados, classificados e atualizados os dados dos fornecedores. 4.1 Cadastro: Está reservada à Santa Casa de Maceió a inclusão de novos fornecedores, assim como a desativação de fornecedores que não atendam aos requisitos de avaliação estabelecidos. 13

14 O fato de uma empresa estar cadastrada não lhe assegura a participação nas concorrências, cotações e cartas-convite que a Santa Casa de Maceió venha a realizar. Seu desempenho no mercado, ou ao longo do relacionamento, é um dos fatores observados na seleção das empresas para participação dos processos. Para maior controle, os cadastros realizados terão um prazo de validade de 24 meses e deverão ser renovados ao fim do período, conforme lista de documentos a ser apresentados constantes no Anexo I. 4.2 Documentação: São consultados os principais sites de órgãos públicos com a finalidade de checar a regularidade fiscal, trabalhista e financeira. Além das consultas, uma relação de documentos (vide Anexo I) deverá ser enviada digitalizada para caixa de correio: ou via física para: Setor de Compras da Santa Casa de Misericórdia de Maceió Rua Barão de Maceió, 288, Centro, Maceió, AL. CEP: Tel.: (82) Para os fornecedores de insumos que utilizam a plataforma Bionexo, não é necessário o envio dos documentos para a Santa Casa de Maceió, visto que a mesma é solicitada quando do cadastro, ficando disponibilizada para acesso na própria plataforma. Constatada a existência de processo (s) ainda em discussão nos órgãos a ser consultados, o fornecedor deverá encaminhar para análise a Certidão de Objeto e Pé, que é emitida pelo órgão onde a ação está tramitando. Ela contém um breve resumo do processo (natureza da ação, partes, principais atos praticados, movimentação, intimações das partes e a fase processual, isto é, a situação atual do processo), permitindo que alguém que não consultou os autos tenha informação a respeito dos atos já praticados. É também chamada de certidão de fatos, certidão explicativa, certidão de esclarecimento, certidão de breve relato ou certidão narrativa. 14

15 Para os fornecedores que forem firmar contratos com a Santa Casa de Maceió, uma série de documentos será solicitada no ato da contratação e, para os casos de serviço recorrente e com alocação de mão de obra, mensalmente condicionados a pagamento de nota fiscal, deverão ser entregues documentos comprobatórios de recolhimento. Vide lista completa de documentos aplicáveis a cada caso no Anexo I. 4.3 Visitas Técnicas: Para qualificação dos fornecedores e efetivo acompanhamento durante o relacionamento comercial, poderá ser realizada a visita técnica, cuja função será a de validar as condições de fornecimento de materiais, medicamentos e dos serviços que são/serão prestados à Santa Casa de Maceió. Nesse momento podem ser verificados: As instalações (higiene e organização, conformidades ocupacionais e ambientais); Existência de certificados de qualidade/gestão ambiental; Funcionários uniformizados e utilização de EPI s; Se as rotinas são bem definidas e cumpridas; e Se o fornecedor tem condições técnicas de atender às solicitações e demandas que serão requisitadas, entre outros pontos que serão determinantes para o cadastro ou continuidade de relacionamento com este fornecedor. A visita será feita por equipe técnica especializada e apta a atestar as perfeitas condições para uma empresa se tornar fornecedor da Santa Casa de Maceió. A princípio, as visitas técnicas serão realizadas em fornecedores com contratos, a serem firmados, com duração superior a 12 meses. A Santa Casa de Maceió poderá aprovar, por referência, os fornecedores homologados dos hospitais associados à ANAHP Associação Nacional dos Hospitais Privados. 15

16 4.4 Avaliação de Fornecedores Aspectos Gerais: O processo de avaliação de fornecedores tem como objetivo permitir que a Santa Casa de Maceió estabeleça um relacionamento com eles. Este processo avalia o desempenho e o atendimento das condições deste manual. 5. Faturamento, Prazo e Forma de Pagamento. 5.1 Envio de Fatura: Para envio de Notas Fiscais de Serviços, o fornecedor deve: Obter junto à área gestora a aprovação dos serviços executados; Aguardar recebimento da Ordem de Serviço; e Conferir valores e descrição, e só então emitir a NF aos cuidados da Superintendência de Engenharia e Infraestrutura, mencionando o nº da Ordem/Contrato. Enviar junto da NF os documentos pertinentes à prestação de serviços relacionados nos anexos. Para envio de Notas Fiscais de Materiais: Aguardar o recebimento da Ordem de Compra; Conferir valores e descrição, e só então emitir a NF mencionando o nº da Ordem para o e Encaminhar o material ao local de entrega solicitado na Ordem de Compras, juntamente com a NF (a NF deve estar idêntica à Ordem e o XML deve ser enviado ao acima). Para todas as notas fiscais, o fornecedor deverá destacar no corpo dela, da nota, os impostos devidos de acordo com cada localidade de faturamento. As notas fiscais deverão respeitar os locais e prazos de faturamento, conforme descritos nas Ordens de Compra. 16

17 5.2 Recebimento da Fatura: A Santa Casa de Maceió apenas receberá notas fiscais emitidas até 05 (cinco) dias úteis antes da data do seu recebimento. As notas fiscais de serviços somente serão aceitas do dia 01 (um) ao dia 20 (vinte) de cada mês, para os devidos recolhimentos de impostos. Não serão aceitas notas fiscais com data anterior à Ordem de Compra. As notas fiscais de serviços deverão ser entregues acompanhadas das respectivas guias de recolhimento mencionadas no item documentação para que seu fluxo de pagamentos ocorra normalmente (informações válidas apenas aos serviços que demandam essa obrigação, conforme Anexo I). 5.3 Forma e Prazo de Pagamento: A Santa Casa de Maceió efetua pagamentos através de DDA (Débito Direto Autorizado), Boleto Bancário ou Transferência Bancária (TED/DOC). 6. Diretrizes Institucionais 6.1 Normas Éticas e Integridade: A Santa Casa de Maceió, por meio do Manual do Colaborador, reforça o compromisso com as atitudes que considera corretas para a condução das atividades e, principalmente, de pessoas e parceiros comerciais da Instituição. Ética e Governança Corporativa andam sempre juntas, mas a primeira é princípio para a segunda. Não existe uma boa Governança Corporativa sem uma adoção plena dos princípios éticos. 17

18 São Princípios da Santa Casa de Maceió: Ética Orientar todas as ações junto aos pacientes, corpo clínico, colaboradores, parceiros e sociedade pelos princípios da ética e da moral. Ensino e Pesquisa Disseminar a cultura da melhoria por meio de ações de ensino, aprendizagem e produção do conhecimento. Filantropia Manter a filantropia e beneficência como filosofia de trabalho, atendendo aos mais necessitados. Humanização Oferecer atenção e cuidado afável em todos os momentos. Inovação Promover a cultura de novas ideias, através do fomento à criatividade, buscando diferencial e pioneirismo, atendendo às necessidades dos clientes. Qualidade Promover excelência organizacional por meio da busca constante da qualidade na assistência e na gestão. Sustentabilidade Promover a cultura de ações por resultados, de modo que a instituição cumpra 18

19 sua missão de forma sustentável do ponto de vista econômico-financeiro, para que continue a prestar seus serviços à sociedade. 6.2 Cumprimento das Leis, Regulamentos e Normas: A Santa Casa de Maceió, seus colaboradores e seus fornecedores devem cumprir as leis, regulamentos e normas aplicáveis às suas atividades, bem como as políticas e procedimentos internos. 6.3 Conflitos de Interesse: Conflito de interesse é toda situação na qual um colaborador ou fornecedor possui interesses profissionais ou pessoais que tornem difícil o cumprimento com imparcialidade das suas obrigações com a Santa Casa de Maceió, ainda que nenhum ato antiético ou impróprio resulte dele. Os conflitos de interesse devem ser evitados ou, na sua impossibilidade, formalmente comunicados à Santa Casa de Maceió. Como exemplo de conflito de interesse, citamos: Utilizar as instalações, os equipamentos ou quaisquer outros bens ou direitos para obter informações privilegiadas. Toda escolha e contratação de fornecedores devem ser feitas através de processos rigorosos e baseados em critérios técnicos e éticos. São garantidas oportunidades transparentes e equitativas aos fornecedores e as decisões serão tomadas exclusivamente por mérito. 6.4 Brindes e viagens A Santa Casa de Maceió acredita que ter um relacionamento honesto com fornecedores, concorrentes e demais terceiros é essencial para sua existência e sucesso. 19

20 Devemos tratar todas as partes com as quais nos relacionamos com a mesma integridade e honestidade com que queremos ser tratados. Podemos classificar como brindes apropriados aqueles de valores moderados, normalmente contendo a marca corporativa e distribuídos de forma geral a todos os públicos. Material de escritório, como mouse pads, calendários, agendas e canetas, desde que não sejam caros, são considerados apropriados. O reembolso de gastos com viagens, por algum cliente ou fornecedor/contratado não serão aceitas sem a prévia aprovação expressa do Comitê de Ética e/ou Provedoria. Logo, colaboradores nunca devem negociar com fornecedores em troca de vantagens pessoais ou em benefício de alguém que não a própria Santa Casa de Maceió. 7. Qualidade 7.1 Princípios do Sistema Santa Casa de Maceió da Qualidade e Segurança: Estabelecemos como princípios norteadores da prática profissional, aqueles publicados pela Acreditação Internacional - Accreditation Canada, a saber: Visão sistêmica; Liderança; Orientação por Processos; Desenvolvimento de Pessoas; Foco no paciente; Foco na segurança; Responsabilidade socioambiental; Cultura da inovação; e Melhoria contínua. Os líderes da organização têm o compromisso de garantir a Melhoria Contínua dos serviços e contribuir para o Gerenciamento e Vigilância dos Riscos ao Paciente, Colaborador e Ambiente. 20

21 7.2 Para o cumprimento da Política da Qualidade é de responsabilidade do fornecedor: a) Garantir que seus processos e produtos cumpram os requisitos de qualidade estabelecidos acima, no acordo comercial ou contrato de prestação de serviços; b) Manter um Sistema de Gestão da Qualidade certificado por Organismos de Certificação reconhecidos por Sistemas Oficiais de Certificação, quando pertinente; c) Conhecer e praticar a Política de Qualidade da Santa Casa de Maceió; d) Treinar seus funcionários regularmente e documentar, visando atender às necessidades demandadas pelo contratante; e) Receber as auditorias internas e externas de qualidade, previamente agendadas, sempre que a Santa Casa de Maceió identificar a necessidade e/ou sempre que for definido pela Instituição Acreditadora que a Santa Casa mantém vínculo de certificação. 7.3 Qualidade de materiais médicos e medicamentos: Caso seja apurada qualquer não conformidade, seja no momento do recebimento, separação para uso ou utilização, a Superintendência de Produção Assistencial e Suprimentos entrará em contato com o fornecedor em questão e abrirá um chamado para retirada, análise da ocorrência, envio de laudo, substituição e envio de plano de ação. O chamado aberto contra o fornecedor só será fechado quando todo o ciclo for encerrado. Na evidência de problemas técnicos com medicamentos, quem entrará em contato será o setor de Farmácia. Mensalmente serão gerados indicadores para mensurar o desempenho do fornecedor com relação à qualidade dos produtos/serviços (número total de entregas feitas no mês em questão e número de entregas não conformes). 7.4 Qualidade de materiais funcionais e alimentos: No momento da entrega do produto, será realizada verificação da embalagem, data de fabricação, lote e prazo de validade, temperatura (caso aplicável), condições 21

22 de higiene do motorista, entregador e caminhão e, caso seja comprovado alguma não conformidade, o material será recusado. Se no momento da utilização for identificada a não conformidade, o comprador entrará em contato com o fornecedor para recolhimento e substituição/ressarcimento do produto em questão. 7.5 Qualidade na Prestação de Serviços: Mensalmente é realizada a Avaliação do Fornecedor de Serviços para monitorar o nível do serviço prestado, conforme acordo realizado entre as partes no fechamento do contrato de prestação de serviços. Caso seja verificado que a pontuação está abaixo do acordado, o fornecedor em questão deverá apresentar um plano de ação para melhorias e poderá sofrer com uma sanção, que poderá ir de uma notificação a uma multa, previamente estabelecida em contrato. 8. Responsabilidade Social O fornecedor Santa Casa de Maceió obriga-se a manter seu processo em conformidade com a legislação trabalhista aplicável às suas atividades empresariais, bem como conduzi-las segundo os preceitos éticos, declarando também, para todos os fins de direito, não possuir e/ou empregar mão de obra infantil, escrava direta ou indiretamente (subcontratando empresas com práticas ilícitas). Desta forma, através da assinatura e entrega à área de Gestão de Fornecedores, o documento Declaração de Responsabilidade Social (Anexo II), estamos estimulando parcerias socialmente responsáveis. Comprometem-se ainda a seguir os elevados princípios éticos, legais e regulamentares e cumprir as normas legais vigentes, na fabricação e comercialização de produtos e serviços. A Santa Casa de Maceió incentiva a gestão de práticas socialmente responsáveis e espera que seus fornecedores, compartilhando a visão da Santa Casa de Maceió, adotem os seguintes princípios básicos: 22

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