MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL

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1 MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 2ª EDIÇÃO REVISADA E ATUALIZADA JUNHO DE 2014

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5 Jairo Jorge da Silva Prefeito Municipal Lucia Elisabeth Colombo Silveira Vice-Prefeita Célio Paulo Piovesan Secretário Municipal das Relações Institucionais Aristeu Ismailow Duarte Secretário Adjunto das Relações Institucionais Lisandro Barreto Mota Diretor de Relações Governamentais Revisão e atualização Cléia Ripoll Scolari Marcelo Zardo Brettas Márcia França Perini Rosana Torres dos Santos Scherdien Santos Rubiane Fortes

6 Onde quer que haja mulheres e homens, há sempre o que fazer, há sempre o que ensinar, há sempre o que aprender. Paulo Freire

7 Índice Apresentação... CAPÍTULO 1: CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL Impessoalidade Linguagem Formalidade Padronização Concisão Clareza... CAPÍTULO 2: ESTRUTURA PADRÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS Cabeçalho Configuração da página Identificação do documento Local e data Vocativo Endereçamento Assunto Texto Anexo Fecho Identificação do signatário Rodapé... CAPÍTULO 3: CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DO TEXTO DA REDAÇÃO OFICIAL Sigla Abreviatura Símbolo Figura Número Forma de tratamento e vocativo Tempo verbal

8 8. Singular e plural Expressões utilizadas na redação oficial Organização da redação do mérito Regras de elaboração de texto CAPÍTULO 4: TIPOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL Apostila Ata Atestado Certidão Certificado Circular Contrato Convênio Convite Convocação Decreto Edital Exposição de motivos Formulário Lei Memorando Mensagem Ofício Parecer Portaria Projeto de lei Recibo Relatório Termo aditivo CAPÍTULO 5: MODELOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL Modelo de apostila Modelo de ata Modelo de atestado... 56

9 4. Modelo de certidão Modelo de certificado Modelo de circular Modelo de contrato Modelo de convênio Modelo de convite Modelo de convocação Modelo de decreto Modelo de edital Modelo de exposição de motivos Modelo de formulário Modelo de lei Modelo de memorando Modelo de mensagem Modelo de ofício Modelo de parecer Modelo de portaria Modelo de projeto de lei Modelo de recibo Modelo de relatório Modelo de termo aditivo REFERÊNCIAS... 78

10 APRESENTAÇÃO A revisão do Manual de Redação Oficial teve como finalidade aprimorar a qualidade da comunicação oficial produzida no Município de Canoas, facilitando a uniformização dos expedientes e promovendo o aperfeiçoamento da comunicação institucional, entendendo-a como um meio fundamental de interação. Para facilitar a utilização e a pesquisa, o Manual foi, didaticamente, reorganizado em 5 (cinco) capítulos. No primeiro, são apresentadas as características da redação oficial, inspiradas nos princípios norteadores para a comunicação. Após, a estrutura padrão das comunicações oficiais, que serve como referência para a elaboração dos atos administrativos. Logo, as características fundamentais do texto da redação oficial dispõem de regras utilizadas como ferramentas para aprimorar a elaboração da comunicação. No quarto capítulo são descritos, através do conceito e da estrutura, os tipos de comunicação oficial mais utilizados, respeitando as características individuais de cada documento. E, por último, são apresentados os modelos dos documentos, facilitando o manuseio. É importante destacar que os modelos e exemplos apresentados foram adaptados aos atuais recursos tecnológicos e mudanças ortográficas, tendo em vista a sua modernização e atendimento às solicitações daqueles que, efetivamente, os utilizam. Ciente de que as atualizações deste Manual devem ocorrer periodicamente, acredita-se que essa ferramenta contribui para padronizar e enriquecer a comunicação oficial no Município de Canoas. 10 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

11 Capítulo 1: Características da redação oficial A comunicação pode ser definida como ato ou efeito de comunicar-se, processo de emissão, transmissão e recepção de mensagens por meio de métodos e/ou sistemas convencionados, a mensagem recebida por esses meios, a capacidade de trocar ou discutir ideias, de dialogar, com vista ao bom entendimento entre as pessoas 11. Para que haja comunicação são necessários: alguém que comunique, alguém que receba a comunicação e algo a ser comunicado. Este Manual trabalha, basicamente, com a forma escrita do Poder Público, considerando instrumentos de comunicação os atos administrativos. A redação oficial deve ter como característica a impessoalidade, o uso do padrão culto de linguagem, a clareza, a concisão, a formalidade e a uniformidade, permitindo única interpretação e exigindo determinado nível de linguagem. 1.Impessoalidade A impessoalidade da comunicação oficial é caracterizada pela ausência de impressões individuais de quem comunica e de quem recebe a comunicação. A matéria deve ser tratada de forma impessoal. 2. Linguagem Na redação do texto oficial, usa-se o padrão culto de linguagem, entendido como aquele que observa as regras da gramática formal e que emprega vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. A linguagem técnica é empregada apenas em situações que a exijam, evitando o seu uso indiscriminado e contextualizando-a sempre que possível. Deve-se evitar também o uso de linguagem 1 Aurélio: o dicionário da língua portuguesa Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 11

12 restrita a determinados grupos, tais como gírias, regionalismos vocabulares ou vocábulo técnico. 3. Formalidade A formalidade na comunicação deve obedecer às regras de uniformidade das comunicações oficiais, referentes à polidez e civilidade no enfoque da matéria abordada. 4. Padronização As comunicações devem seguir um mesmo padrão, atendendo a todas as orientações para a elaboração da redação oficial, como clareza na apresentação dos textos, uso de papéis uniformes, correta diagramação e fonte a ser utilizada, entre outros elementos. 5. Concisão Conseguir transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras: isso é concisão. Para tanto, é preciso o domínio do assunto sobre o qual se escreve e o indispensável tempo para revisar o texto depois de pronto. 6. Clareza Um texto claro permite ao leitor a sua imediata compreensão. Da mesma forma que a concisão, a clareza é obtida com a releitura de todo o texto, com o indispensável tempo para a sua revisão. 12 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

13 Capítulo 2: Estrutura padrão das comunicações oficiais A estrutura padrão da comunicação oficial do Município de Canoas constitui-se em: cabeçalho, configuração da página, identificação do documento, local e data, pronome de tratamento e vocativo, endereçamento, assunto, texto, anexo, fecho, identificação do signatário e rodapé. A particularização de cada documento, com o conceito e a estrutura, se dá no Capítulo 4. Os atos utilizados no Município de Canoas, que são normatizados por outros órgãos da Federação, devem conter a referência, ao final da página, do fundamento legal que exige o padrão. 1. Cabeçalho O cabeçalho de cada folha é composto pelo brasão oficial do Município, em suas cores oficiais ou em cinza, com alinhamento justificado com recuo esquerdo de 2cm (dois centímetros) e 1,5cm (um vírgula cinco centímetros) da borda, apresentando largura e altura proporcionais ao tamanho original. Exceto em formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4. Também integram o cabeçalho 3 (três) linhas, contendo, na primeira delas, o texto ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL ; na segunda, o texto MUNICÍPIO DE CANOAS em letras maiúsculas; e na terceira linha, o nome da secretaria, com as letras iniciais maiúsculas. Em contrato, convênio, decreto, lei, mensagem, portaria, projeto de lei e termo aditivo não há o nome da secretaria. Os textos são digitados em fonte Times New Roman com tamanho 14 (quatorze). Exemplo: ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL MUNICÍPIO DE CANOAS Secretaria Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 13

14 2. Configuração da página O espaço para escrever o texto deve ter 16cm (dezesseis centímetros) de largura, com margem esquerda de 3cm (três centímetros), direita de 2cm (dois centímetros), superior de 5cm (cinco centímetros) e inferior de 2cm (dois centímetros), na orientação retrato. Exceto em formulários e alguns certificados na orientação paisagem. 3. Identificação do documento Nas comunicações oficiais, a identificação do documento, além de informar qual é a espécie, indica o número, quando necessário, iniciado a cada ano civil, o ano de sua produção e o órgão que está expedindo a comunicação por meio da sigla oficial. Os documentos são identificados conforme descritos no Capítulo Local e data O local e data seguem padrões diferentes de acordo com o tipo de documento. Alguns são descritos com o local e a data na segunda linha, com alinhamento à direita, logo abaixo da identificação do documento, enquanto que outros, ao final do texto, com alinhamento justificado sem recuo, conforme a estrutura dos atos. O local deve ser escrito por extenso. A data obedece a seguinte forma: dia escrito em algarismos arábicos, exceto o primeiro que deve ser em algarismo ordinal (1º), não se admitindo zero à esquerda, o mês escrito por extenso e o ano em algarismos arábicos com 4 (quatro) dígitos. Exceto em alguns formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4. Exemplo: Canoas, 15 de janeiro de 2015 Em contrato, convênio, decreto, edital, lei e portaria, o local 14 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

15 deve especificar o ente federativo por extenso e em letras maiúsculas, seguido de vírgula, a palavra em e a data por extenso e, entre parênteses, a data em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo. Exemplo: MUNICÍPIO DE CANOAS, em quinze de janeiro de dois mil e quinze ( ) 5. Vocativo A posição do vocativo é adotada conforme a comunicação. Geralmente são posicionadas 2 (duas) linhas após o assunto e 2 (duas) linhas antes do início do texto. 6. Endereçamento O endereçamento indica o destinatário da correspondência. É utilizado na primeira página da documentação, 2 (duas) linhas abaixo da linha do local e data. Adotamos modelos semelhantes de endereçamento para as comunicações padrão e para os envelopes, diferenciando-se, apenas, em relação à permanência do CEP, conforme segue: Exemplo nas comunicações: Ao Senhor (Nome do destinatário) Rua da Quinze de Janeiro, 11 Canoas RS Exemplo nos envelopes: Ao Senhor (Nome do destinatário) Rua da Quinze de Janeiro, Canoas RS Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 15

16 7. Assunto O assunto é um resumo do teor do documento. É bastante sintético, em negrito. Localiza-se em 2 (duas) linhas abaixo do endereçamento. Exemplo: Assunto: Reunião Extraordinária de Secretariado Em alguns documentos, o assunto constitui a ementa com alinhamento do texto justificado, a 8cm (oito centímetros) da margem esquerda, sem negrito, com a 1ª (primeira) letra em maiúscula, localizado a 1 (uma) linha abaixo da identificação do documento. Caso a proposta do ato administrativo contenha dispositivo de alteração, neste deve constar a síntese na ementa do documento, de preferência, mediante explicitação mínima de seus conteúdos e não apenas por meio da citação. Exemplo: Altera o Decreto nº 605, de 15 de junho de 2011, que regulamenta a Lei nº 5.561, de 27 de dezembro de 2010, que institui a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e o Recibo Provisório de Serviços. Nos formulários, o assunto é a identificação do documento. 8. Texto O texto deve ser digitado em tamanho da fonte 12 (doze), a exceção do cabeçalho e do rodapé, fonte Times New Roman e com espaçamento simples entre linhas, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. Afora alguns formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4. O recuo especial da primeira linha dos parágrafos do texto 16 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

17 deve ser de 3,5cm (três vírgula cinco centímetros), alinhamento justificado, exceto nos formulários, conforme item 14 do Capítulo 4 deste Manual. Quando for utilizada mais de 1 (uma) página para a elaboração do documento, ao final de cada folha são grafadas reticências..., alinhadas à direita, simbolizando a continuação do documento, com exceção da última página. Na página seguinte, inicia-se com a abreviação de continuação Cont. e o título do documento, com alinhamento justificado e sem recuo. Na mesma linha, separados por espaços, consta a informação fl. acrescida do número da página, junto à margem direita. Nos documentos numerados, após o título utiliza-se a expressão nº e o número do ato, a expressão de e o ano. Exemplo:... Cont. Ofício nº 15, de 2015 fl Anexo O documento anexo constitui informações para dar suporte ao texto, comportando, acrescentando e ligando informações. A identificação do anexo é escrita com a letra inicial maiúscula e numeração sequencial com algarismos romanos, com alinhamento centralizado. Quando se tratar de 1 (um) anexo, usa-se a expressão Anexo Único. Exemplo: Anexo IV. O título do anexo, na linha subsequente à identificação do anexo, é escrito com a letra inicial maiúscula, alinhamento centralizado. O texto do anexo segue a estrutura padrão dos demais documentos, com alinhamento justificado com recuo na primeira linha, e a matéria do texto é organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual. O anexo é apresentado no final do documento, na página posterior à assinatura da autoridade. Os anexos iniciam em pá- Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 17

18 ginas exclusivas que seguem a numeração das páginas do documento. Assim, ao final da página das assinaturas são grafadas reticências..., alinhadas à direita, simbolizando a continuação do documento, e, na página seguinte, inicia-se com a abreviação de continuação Cont. e o título do documento, com alinhamento justificado e sem recuo. Na mesma linha, separados por espaços, constará a informação fl. acrescida do número da página, junto à margem direita. Nos documentos numerados, após o título, utiliza-se a expressão nº e o número do ato, a expressão de e o ano. Na última página do anexo não são grafadas reticências. Exemplo:... Cont. Decreto nº 15, de 2015 fl. 20 Anexo Único Formulário para cadastramento 10. Fecho O fecho arremata o texto e saúda o destinatário, exceto em formulários. É separado do texto por 1 (uma) linha em branco, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. Conforme o padrão recomendado pelo Manual de Redação da Presidência da República, usa-se somente 2 (dois) fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial, que são: Respeitosamente (utilizado para autoridades de hierarquia superior); e Atenciosamente (utilizado para autoridades de mesma hierarquia e demais). 11. Identificação do signatário As comunicações oficiais devem trazer, centralizados, o nome e a função ou cargo da autoridade que as expede, digita- 18 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

19 do com iniciais maiúsculas, abaixo do local da assinatura, sem destaques. É dispensável o traço para assinatura, em qualquer documento. Exemplo: (Espaço para assinatura) (Nome) (Função ou cargo) 12. Rodapé O rodapé de cada folha deve ser composto pelo endereçamento postal (rua, nº e complemento, bairro, cidade, estado, Código de Endereçamento Postal (CEP)), telefone do gabinete do secretário e site do Município, exceto em formulários que exijam o preenchimento e o encaminhamento dos contribuintes, bem como os de atendimento ao cidadão. O texto deve ser alinhado a 1,25cm (um vírgula vinte e cinco centímetros) da borda, centralizado, fonte Times New Roman, tamanho da fonte 10 (dez), seguindo as orientações em cada documento. Em certificado, contrato, convênio, convite, decreto, lei, mensagem, portaria, projeto de lei e termo aditivo não há endereçamento no rodapé. Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 19

20 Capítulo 3: Características fundamentais do texto da redação oficial Destacam-se algumas regras gramaticais e técnicas utilizadas na redação oficial, facilitando assim a padronização e pesquisa na elaboração dos atos. 1. Sigla A sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algumas palavras, a fim de que haja mais agilidade, tanto ao falar quanto ao escrever. É formada, geralmente, pelas iniciais da palavra. Regras para grafia de siglas: a) sigla formada por até 3 (três) letras deve ser grafada em maiúsculas. Exemplo: SMF, PMC, CEP; b) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que criam uma palavra, tem a letra inicial grafada em maiúscula. Exemplo: Simprocan, Canoasprev, Acadef; c) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que não criam uma palavra, deve ser grafada em maiúsculas. Exemplo: ASMC, IPVA, ICMS; d) sigla não necessita de pontos abreviativos. Exemplo: EMEF e não E.M.E.F.; e) na primeira vez em que a palavra é mencionada deve ser escrita por extenso e, logo em seguida, a sigla entre parênteses. Nos formulários para preenchimento a mão, em que o significado das siglas compromete a formatação dos documentos, a descrição das siglas deve ser redigidas ao final da página, com a fonte Times New Roman, tamanho da fonte 8 (oito) ou 10 (dez), conforme item 14 do Capítulo 4 deste Manual, alinhamento justificado sem recuo. Exemplos: Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU); Conselho Comunitário Pró-Segurança Pública de Canoas (CONSEPRO). Exemplos para formulários: Sigla: CPF (Cadastro 20 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

21 de Pessoa Física), RG (Registro Geral); f) em documentos de expediente interno da Administração Pública Direta, usa-se as siglas dos órgãos em ordem decrescente. Exemplo: Secretaria Municipal das Relações Institucionais/ Diretoria de Relações Governamentais/Unidade de Apoio/Equipe de Apoio (SMRI/DRG/UA/EA). 2. Abreviatura Abreviatura é a designação representativa de uma palavra através de algumas de suas sílabas e/ou letras. Regras para grafia de abreviaturas: a) sempre que possível, devem ser utilizadas abreviaturas já consagradas. Abreviaturas que fazem sentido para poucas pessoas ou somente para quem as utilizou devem ser evitadas; b) escreve-se a primeira sílaba até a consoante seguinte, porém a abreviatura deve ter metade ou menos da metade da palavra original, do contrário, será melhor escrever a palavra por extenso; c) algumas palavras não seguem a regra geral para abreviatura. Exemplo: Apto (apartamento), rem. ou remte. (remetente); d) todas as abreviaturas devem ser finalizadas com ponto, porém quando coincidir com o final do período, não é necessário outro ponto, pois o ponto da abreviatura também indica o final do período. Exemplo: proc. (processo); e) nas abreviaturas, a acentuação da palavra deve ser mantida se estiver na 1ª (primeira) sílaba ou se a 2ª (segunda) sílaba iniciar por 2 (duas) consoantes, as 2 (duas) farão parte da abreviatura. Exemplo: séc. (século), adapt. (adaptação); f) a grafia de maiúscula e minúscula em abreviatura é variável. Exemplo: Obs. obs. g) as abreviaturas são pluralizáveis. Exemplo: vol. vols. h) quando necessário o uso de plural na abreviatura, ele é utilizado sem o apóstrofe. Exemplo: CDs e não CD s. Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 21

22 3. Símbolo O símbolo é um elemento essencial no processo de comunicação e são grafados de diversas formas. Alguns símbolos são reconhecidos internacionalmente, outros só são compreendidos dentro de um determinado grupo ou contexto (religioso, cultural, etc.). Regras para grafia de símbolo: a) algumas convenções de símbolos reconhecidos internacionalmente, não são seguidos de ponto, não tem plural s e não podem ser grafados como expoentes. Exemplo: h, kg, km; b) na indicação de horas não exatas, os minutos devem ser registrados. Exemplo: 17h30min. 4. Figura A figura inserida para ilustrar o texto do documento deve ser centralizada e medir o tamanho suficiente para a identificação do conteúdo, com legenda abaixo, alinhamento centralizado, fonte Times New Roman, tamanho da fonte 12 (doze). 5. Número Grafar em algarismo arábico e por extenso qualquer referência a número e percentual, exceto data, número de ato e casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto. O número será escrito por extenso quando iniciar frase, seguido do algarismo arábico entre parênteses, e, nos demais casos, o algarismo arábico será descrito por extenso entre parênteses. Exemplo: Três (3) titulares e 3 (três) suplentes. 6. Forma de tratamento e vocativo O cargo e a função ocupada pelo destinatário do documento irá determinar o pronome de tratamento e o vocativo a ser empregado. A concordância se dá com o sexo das pessoas representadas e não com o gênero gramatical. O Decreto nº 49, de 8 de 22 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

23 março de 2014, institui o uso da linguagem inclusiva de gênero nos atos normativos, nos documentos e nas solenidades do Poder Executivo Municipal. Exemplo: Vossa Senhoria foi convidado a participar do evento. A utilização das expressões prezado(a), caro(a), ilustríssimo, entre outras, está abolida, assim como aboliu-se digníssimo (DD.), mui (muito) digno (MD.), pois a dignidade é um pressuposto para qualquer pessoa no exercício de cargo ou função pública. A palavra senhor(a) somente é abreviada quando seguida de nome próprio, adotando, no caso, a inicial maiúscula. Doutor(a), Professor(a) e Mestre são títulos acadêmicos e só devem ser utilizados nas situações específicas. Quando necessário, usa-se antes do nome e não antes do cargo ou vocativo. Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 23

24 7. Tempo verbal O documento deve buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto, de preferência o tempo presente ou o futuro simples do presente. 8. Singular e plural Quando o ato contiver assunto de responsabilidade exclusiva e pessoal de quem o assina, emprega-se o uso da primeira pessoa do singular. Exemplo: Certifico que... Quando quem assina o documento representa o órgão em que exerce suas funções, é preferível o emprego da primeira pessoa do plural. Exemplo: Informamos que Expressões utilizadas na redação oficial O conhecimento das regras gramaticais não é suficiente para se escrever bem. O domínio do vocabulário, da ortografia e da estrutura das frases e o emprego correto de expressões comuns no nosso dia a dia, contribuem para uma melhor redação. O texto do documento deve iniciar de forma objetiva, abordando o assunto da comunicação. Evite as palavras de línguas estrangeiras, porém, quando escritas devem ser grafadas em itálico. 24 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

25 Quanto às palavras honra, satisfação, prazer e outras semelhantes, reservar para mensagens que sejam, realmente, motivo de honra, satisfação, prazer, entre outras. 10. Organização da redação do mérito O ato de caráter urgente somente tem essa característica quando devidamente demonstrada a relevância e a urgência da matéria objeto da proposta, por meio da explicitação do motivo pelo qual a matéria tenha se tornado urgente. A proposta de ato normativo tem um único objeto, e assunto idêntico não deve ser disciplinado por mais de uma proposta da mesma espécie, salvo quando uma se destina, expressamente, a regulamentar ou complementar a de referência. Na ementa, no preâmbulo, na primeira remissão e na cláusula ou artigo de revogação em que há referência de documento Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 25

26 numerado, este deve ser identificado com a data completa e nas demais referências no mesmo documento, deve ser escrito apenas o número de identificação e o ano. Exemplo: Lei nº 5.381, de 13 de março de 2009, e Lei nº 5.381, de O artigo ou a cláusula de um ato normativo deve ser restrito a um assunto ou a um princípio. O aspecto complementar à norma enunciada no caput do artigo ou da cláusula e a exceção a essa norma devem ser abordados por meio de parágrafo. O inciso, a alínea e o item especificam e enumeram o assunto. O primeiro artigo ou cláusula do texto do documento indica o objeto e seu âmbito de aplicação, que devem ser estabelecidos de forma específica, em conformidade com o conhecimento técnico ou científico da área de quem propõe a matéria. A palavra utilizada para expressar o objeto principal do texto deve ser repetida em todas as referências, evitando o emprego de sinônimos, para facilitar o entendimento e a pesquisa. Quando um dispositivo do texto necessita mencionar ou referir outro dispositivo, deve ser indicado, expressamente, o dispositivo objeto de referência e o diploma legal. Exemplo: art. 5º deste Decreto e não artigo anterior. Toda fundamentação legal no ato deve ser indicada em ordem crescente. Exemplo: inciso III do 3º do art. 8º deste Decreto. A retificação é utilizada para correção de erro material do ato e a alteração é utilizada para substituir, suprimir ou acrescer conteúdo ao ato normativo. Caso haja necessidade de acréscimo de redação entre os artigos, os seguintes não devem ser renumerados e o dispositivo acrescido será identificado com o número do artigo de referência separado por hífen e letra maiúscula em ordem alfabética. Exemplo: Art. 5º-A. Quando a alteração recair sobre parágrafos, incisos, alíneas e itens é permitida a renumeração. No entanto, é vedado o reaproveitamento de número ou letra de dispositivo revogado, vetado ou declarado inconstitucional. 26 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

27 A Nova Redação (NR) deve estar disposta entre aspas com identificação ao final do texto pelas letras maiúsculas, entre parênteses. Se a alteração atingir considerável teor do ato, recomenda-se reproduzir o texto integral e revogar o documento original. Exemplo: Art. 1º Institui a1ª Conferência Municipal do Adolescente. (NR). O artigo de revogação deve relacionar, de forma expressa, todas as disposições revogadas com a entrada em vigor do documento. A proposta de ato normativo deve indicar sua vigência. Os documentos de menor repercussão devem entrar em vigor na data de sua publicação, caso contrário, deve ser estabelecido um período de vacância. Exemplo: Esta Lei entra em vigor no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a partir da data de sua publicação. Dessa forma, a estrutura do documento inicia-se com os artigos ou cláusulas que dispõem sobre o objeto do documento, as revogações e, por último, o artigo referente à vigência do ato. 11. Regras de elaboração de texto O texto de decreto, lei, portaria e projeto de lei observa as seguintes regras: Agrupamento: nos documentos mais extensos, as normas podem ser divididas em blocos de artigos, denominados Partes, Livros, Títulos, Capítulos, Seções e Subseções, para organizar o conteúdo, facilitar a compreensão e a pesquisa. Exemplo: Lei nº 2009, de 2009; PARTE GERAL, LIVRO I, TÍTULO I, CAPÍTULO I, Seção I, Subseção I, Art. 1º; o texto da parte pode ser subdividido em parte geral e parte especial, ou em partes expressas em numeral ordinal, por extenso, em letras maiúsculas, sem negrito; o texto do livro, título e capítulo são grafados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos; Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 27

28 o texto das seções e subseções é indicado por algarismo romano, iniciado com letra maiúscula grafada em negrito; utiliza-se uma linha em branco entre parte, livro, título, capítulo, seção e subseção; e não se utiliza linha em branco entre artigo, parágrafo, inciso, alínea, item e subitem. Artigo: divisão do texto abreviado como Art., seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo, separado do texto por 1 (um) espaço em branco, sem traços ou outros sinais; o texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto final ou com dois pontos, nos casos em que se desdobrar em incisos, e não se utiliza ponto final no meio do artigo; o artigo se desdobra em parágrafos ou incisos. Parágrafo: os parágrafos dos artigos são indicados pelo símbolo, seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo. Porém, se o artigo tiver 1 (um) parágrafo, será indicado pela expressão Parágrafo único., seguida de ponto; a numeração do parágrafo é separada do texto por 1 (um) espaço em branco, sem traço ou outros sinais; o texto do parágrafo único - e dos parágrafos - inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto final ou com dois pontos, nos casos em que se desdobrar em incisos. Inciso: os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de traço, o qual é separado do algarismo e do texto por 1 (um) espaço em branco; o texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se 28 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

29 desdobrar em alíneas, e ponto final, quando for o último inciso. Alínea: as alíneas são indicadas com letra minúscula, seguindo o alfabeto e acompanhada de parênteses, separado do texto por 1 (um) espaço em branco. Quando o número de alíneas for superior a 26 (vinte e seis) letras, segue o alfabeto dobrando as letras. Exemplo: aa ; o texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se desdobrar em itens, e ponto final, quando for a última alínea. Item: itens são indicados por algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por 1 (um) espaço em branco; o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se desdobrar em subitens, e ponto final, quando for o último item. Subitem: os subitens são indicados pelo item, seguido de ponto e o algarismos arábicos na sequência numérica, separados do texto por 1 (um) espaço em branco; o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, e ponto final, quando for o último subitem. O texto de contrato, convênio, edital e termo aditivo é disposto em cláusulas, de forma objetiva. A cláusula é o dispositivo legal do documento, escrita em letras maiúsculas, alinhamento justificado sem recuo, sem negrito, seguida de numeral ordinal por extenso, hífen e a denominação da parte abordada. Exemplo: CLÁUSULA PRIMEIRA DO OBJETO. Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 29

30 O texto de cada cláusula deve ser escrito na linha seguinte com a letra inicial maiúscula e encerrado com ponto final, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. A cláusula pode se dividir em item e subitem e não se utiliza linha em branco entre eles. No contrato e convênio se faz necessária a qualificação das partes, denominadas contratante e contratado ou convenente e conveniado, respectivamente: nome do órgão ou entidade, endereço completo da sede administrativa, CNPJ, nome do representante, RG, CPF, endereço completo. No termo aditivo, as partes devem ser referidas e qualificadas e são denominadas da mesma forma do documento aditado. 30 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

31 Capítulo 4: Tipos de comunicação oficial Apresenta-se os tipos de comunicação oficial mais utilizados no Município de Canoas, definindo o conceito e a estrutura de cada documento. A estrutura padrão das comunicações oficiais deve ser formatada conforme o Capítulo Apostila Conceito: aditamento a ato enunciativo ou declaratório de uma situação anterior criada por lei. É utilizado, também, nos casos de retificação e atualização de dados funcionais, averbando abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeação, promoção, ascensão, recondução, remoção, reintegração, dispensa, disponibilidade, demissão, exoneração, aposentadoria, reintegração, readaptação e aproveitamento). Ao apostilar título, a Administração não cria direito, pois apenas reconhece a existência de um direito criado por norma legal ou para que seja corrigida flagrante inexatidão do texto original (erro na grafia dos nomes próprios, lapso de especificações de datas, entre outros). A correção não pode alterar a substância do ato já publicado, e deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno, e, quando se tratar de ato referente à Secretário Municipal, também no Diário Oficial do Município de Canoas. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por apostilamento estará a cargo do responsável da pasta, pelas informações de pessoal, evitando assim a sobrecarga da Administração com a assinatura de atos repetidos, além da economia processual gerada com essas eventuais correções. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 31

32 documento, constando a retificação ou a averbação que está sendo feita, com a remissão ao ato de referência, alinhamento justificado com recuo da 1ª (primeira) linha; local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade responsável, alinhamento centralizado. 2. Ata Conceito: documento que registra, sucintamente, mas de forma objetiva, exata e metódica, as ocorrências, deliberações, resoluções, decisões e discussões realizadas em assembleias, sessões e reuniões em geral. Possui as seguintes características: a) constitui-se, além do título, em um único parágrafo, ocupando todo o espaço da página, sem espaços para parágrafos ou alíneas, dificultando a inserção de informações posteriores; b) não são admitidas rasuras ou emendas físicas; c) não se utilizam corretivos de texto; d) quando o erro é constatado após a redação, usa-se a expressão Em tempo, seguido do texto relativo à correção ou acréscimo antes das respectivas assinaturas; e) não são utilizadas abreviaturas de palavras ou expressões; f) os numerais são grafados por extenso; g) quando utilizadas com periodicidade, recomenda-se o uso de um livro próprio, quando manuscritas, ou arquivo próprio, quando digitadas, com o uso de numeração sequencial relativa a cada órgão ou instituição a que pertençam; h) assinam a ata todos os presentes à reunião. As assinaturas devem ser em sequência, separadas apenas por vírgula logo após o texto. Dependendo do caso, regramentos específicos de- 32 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

33 terminam que a assinatura deva se dar apenas por pessoas que ocupem cargos específicos (presidente, secretário, entre outros) e a comprovação da participação, através de lista de presenças com o cabeçalho e data próprios do evento específico; i) quando digitalizadas, todas as folhas devem ter a rubrica original do presidente junto ao número da página e não se deve imprimir textos nos versos das folhas, apenas a frente de cada folha deverá ser utilizada. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, acrescido do tipo de reunião, alinhamento centralizado; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, iniciando com a data, hora e local de realização do evento, grafados por extenso, pessoas presentes, devidamente qualificadas, informações sucintas do debate realizado, fecho com o nome de quem lavrou a ata e função, seguido da assinatura dos demais presentes e, por último, a assinatura de quem está presidindo a reunião, alinhamento justificado sem recuo. 3. Atestado Conceito: ato administrativo, enunciativo, escrito pelo qual a Administração comprova um fato ou uma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes, como atestados de matrícula, de residência, de frequência, etc. Estrutura: texto com a exposição do fato, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida- Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 33

34 de que atesta, alinhamento centralizado. 4. Certidão Conceito: ato administrativo enunciativo fornecido por autoridade competente a pedido de cidadão ou autoridade administrativa ou judicial. Visa transcrever, textualmente, ou através de cópias, a existência, ou não, de ato ou fato constante em documentos, processos ou livros. Trata-se de documento revestido de formalidade legal, previsto na alínea b do inciso XXXIV do art. 5º da Constituição Federal. O texto do dispositivo traz que independe do pagamento de taxas a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal. As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, se traduzirem, fielmente, o que contém o original a que se referem. Quando a certidão consiste em transcrição integral também recebe o nome de traslado, escrita em linhas corridas sem emendas ou rasuras. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com a transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função do responsável, alinhamento centralizado. 34 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

35 5. Certificado Conceito: reconhecimento formal, que certifica a participação em cursos, seminários e outros eventos destinados ao desenvolvimento profissional, técnico ou científico. Estrutura: identificação do documento não é necessária; texto deve conter o nome completo do participante e do evento, tempo de duração das atividades em horas, local, período de realização e carga horária total do evento e a data ao final, alinhamento centralizado; identificação dos signatários na mesma linha, abaixo do espaço em branco para as assinaturas dos ministrantes e ou coordenadores do evento e autoridade maior da entidade que organizou com o nome e cargo ou função, alinhamento centralizado; no verso do documento, devem ser listados os conteúdos abordados no evento, palestrantes e carga horária, número do registro do certificado do órgão expedidor e a frequência do participante no curso, alinhamento justificado sem recuo. 6. Circular Conceito: ato administrativo expedido para diferentes pessoas, órgãos ou entidades, com conteúdo idêntico. Pode conter endereçamento simultâneo a diversos destinatários, transmitir ordens, orientações, instruções, avisos, pedidos ou normas. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo; local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita; destinatários, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e da data, alinhamento justificado sem recuo; Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 35

36 assunto, 1 (uma) linha em branco abaixo dos destinatários, com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento justificado sem recuo; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com a matéria de forma objetiva em parágrafos que podem ser organizados em item ou subitens, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado. 7. Contrato Conceito: instrumento jurídico em que as partes firmam direitos e obrigações de comum acordo. Organizado com cláusulas, que podem ser alteradas ou prorrogadas, mediante termo aditivo. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado; ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros); introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com qualificação das partes e de seus representantes e denominação do tratamento no corpo do texto, como contratante e contratado, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual; 36 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

37 local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo; espaço em branco para assinatura das partes, alinhamento centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identificação (CPF e RG), com alinhamento justificado sem recuo. 8. Convênio Conceito: acordo administrativo firmado por entidades públicas ou entre a Administração e entidades privadas para a realização de objetivos e interesses comuns. Diferente do contrato, onde as partes têm interesses diversos e opostos. Assim como no contrato, as cláusulas podem ser alteradas ou prorrogadas, mediante termo aditivo. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado; ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros); introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com qualificação das partes e de seus representantes e denominação do tratamento no corpo do texto, como convenente e conveniado, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual; local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 37

38 maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo; espaço em branco para assinatura das partes, alinhamento centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identificação (CPF e RG), alinhamento justificado sem recuo. 9. Convite Conceito: ato que solicita a presença ou participação de alguém a um evento. A elaboração do convite deve considerar: a ocasião, o local de realização e a programação, sendo facultativo o grau de formalidade, o público-alvo, a presença de convidados especiais e o traje. O convite pode ser multi ou unidirecional dirigido a autoridades. Em especial aos Chefes de Poder, é feito individualmente, em forma de ofício; nos demais casos, pode-se utilizar convite padronizado impresso. Em eventos abertos ao público, pode-se convidar também pelos veículos de comunicação e/ou por meio eletrônico. Quando se inclui a programação completa do evento e essa for muito extensa, pode-se fazê-lo em 2 (duas) partes separadas: convite e programação. Estrutura: toda a estrutura deve ser separada por 1 (uma) linha em branco, alinhamento centralizado; identificação do signatário, cargo da autoridade ou órgão que convida. Exemplo: Prefeito, Secretário, Diretor de escola, Prefeitura, Secretaria, etc; introdução com informação do nome e do tipo do evento; dia e hora; local com informação de endereço completo; informação da presença de convidados especiais, opcional. 38 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

39 Em caso de cerimônias formais, solicitar a confirmação de presença e enviar o convite com antecedência de 10 (dez) a 15 (quinze) dias. 10. Convocação Conceito: ato pelo qual a autoridade competente requer a presença de alguém ou um grupo de pessoas. Estrutura: vocativo a quem se dirige a convocação, alinhamento justificado sem recuo; nome do destinatário, abaixo do vocativo, alinhamento justificado sem recuo; texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do nome do destinatário, com redação objetiva, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que convoca, alinhamento centralizado. 11. Decreto Conceito: ato administrativo normativo de competência exclusiva do Chefe do Poder com numeração sequencial, iniciada a cada exercício. Dispõe sobre situações gerais, individuais ou específicas, com caráter imperativo, destinado a assegurar e normatizar situações políticas, sociais, jurídicas e administrativas. Além de regulamentar o cumprimento de lei, atua sobre matérias de ordem funcional, interesses administrativos e assuntos da jurisdição dos Poderes. Estrutura: identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 39

40 ano, alinhamento centralizado; ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros); fundamentação, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com denominação completa da autoridade executiva que expede o ato e citação do dispositivo legal de atribuição dessa competência, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; considerando, 1 (uma) linha em branco abaixo da fundamentação, o número do documento que contém justificativa para a expedição do decreto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; DECRETA:, 1 (uma) linha em branco abaixo do considerando, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão DE- CRETA, com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual; local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado. 12. Edital Conceito: ato utilizado para dar conhecimento e divulgação de diversos assuntos como abertura de licitação, convocação de servidores, abertura de concurso público, avisos, intimação, entre outros. Sua divulgação é feita por meio de publicação, integral- 40 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas

41 mente ou em forma de resumo, em órgãos oficiais, jornais com maior circulação e afixado em locais de acesso dos interessados para transmitir assuntos de interesse público, visando o cumprimento de determinações legais, bem como serve de lei interna para os convocados aderentes. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual; local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado. 13. Exposição de motivos Conceito: expediente, referente à proposta de projeto de lei, dirigido ao Prefeito por uma ou mais secretarias para informar determinado assunto, sugerir alguma medida ou submeter à sua consideração a matéria. Estrutura: identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo; local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita; vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, nas linhas subsequentes o nome do destinatário e após o cargo ou função, alinhamento justificado sem recuo; Manual de Redação Oficial do Município de Canoas 41

42 assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com resumo do teor do documento em negrito, alinhamento justificado sem recuo; texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com estrutura idêntica a do ofício, para submeter ao Prefeito ato informativo, sugestão de alguma medida a ser adotada ou para apresentar alguma proposta. O texto deve conter 3 (três) informações: o relato do problema que se quer resolver, com a descrição detalhada das causas, características e se já foi tomada alguma providência para resolvê-lo; a indicação da solução sugerida para o problema, com as características do ambiente de intervenção, viabilidade de implementação e efeitos junto ao governo e à sociedade; e o porquê da escolha da solução anunciada, alinhamento com recuo da primeira linha; fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha; identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado. 14. Formulário Conceito: documento estruturado segundo finalidade e fluxo específicos, destinado a receber, requerer, preservar e transmitir informações. Estrutura: cabeçalho, com tamanho ajustado ao espaço utilizado para o formulário, seguindo, proporcionalmente, as regras dispostas no item 1 do Capítulo 2 deste Manual; configuração da página adequada para o aproveitamento da folha tanto na orientação retrato quanto na paisagem, desde que as margens não sejam inferiores a 1cm (um centímetro); 42 Manual de Redação Oficial do Município de Canoas