SPED Previdenciário (EFD Social)

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1 SPED Previdenciário (EFD Social)

2 Linha do tempo do programa SPED A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o inciso XXII ao art.37 da Constituição Federal, que determina às Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em agosto de 2005, no evento do II ENAT, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanças dos Municípios das Capitais, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03 para desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica Em julho de 2004, em Salvador, ocorreu o I ENAT, que teve como objetivo buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia na fiscalização; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais; cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos. OAperfeiçoamento do Sistema Tributário, a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), no prazo de dois anos, foram anunciados como tópicos do PAC, em 22 de janeiro de 2007 Page 1

3 Abrangência do programa SPED GFIP GPS MANAD SPED Fiscal Balancete SPED Contábil FCONT DIPJ RAIS NF-e EFD Contribuições DCTF PER-D/ COMP CT-e EFD Social DIRF DACON DARF Page 2

4 Panorama previdenciário no Brasil Alta carga Tributária Ambiente complexo para compliance das obrigações acessórias à folha de pagamentos Déficit na arrecadação mensal em torno de R$7 bilhões ( rombo da Previdência ) Incremento das ações fiscais A fiscalização sobre a convergência das obrigações acessórias à folha de pagamentos (MANAD, GFIP, DIRF, RAIS, DIPJ, CAGED) se mostrou uma ferramenta útil para equalização das receitas previdenciárias Page 3

5 Prazos para implementação da nova obrigação acessória Atividade Data Publicação da legislação e divulgação de layout 30/04/2013 Divulgação de Manual de Orientação ao Contribuinte 30/04/2013 Disponibilização de ferramenta WEB para consulta de dados cadastrais dos trabalhadores 01/05/2013 Desenvolvimento pela SERPRO e softwarehouses - 5 meses Mai a Set/2013 Período de testes e validações pelas empresas piloto Out a Nov/2013 Envio dos eventos iniciais (antiga carga inicial) 01/12/2013 Implementação do EFD Social Jan/2014 Page 4

6 Entidades que estão a frente do EFD Social Aguardando definição Idealizadores Page 5

7 Empresas do Grupo Piloto Ambev Atento Banco do Brasil S.A. Brasilveiculos Brookfield Caixa Econômica Federal Camargo Correa Cervejarias Kaiser Brasil S.A. - FEMSA Cia. Ultragaz S.A. Colégio Farroupilha Cooperativa Vale Agroindustrial Disal Grupo Assobrav Ernst & Young Eurofarma Laboratórios Ltda. FIAT Automóveis S.A. Ford Motor Company Brasil Ltda. General Motors do Brasil Ltda. Gerdau Aços Longos S.A. Louis Dreyfus (Agroindústria) NET Serviços Petróleo Brasileiro S.A. Pirelli Pneus S.A. Redecard S.A. Robert Bosch Sadia S.A. Serpro Siemens Vdo Automotive Ltda. Souza Cruz S.A. Telefônica Tokio Marine Seguradora Totalcom (Publicidade e Propaganda) Toyota do Brasil Ltda. Transpetro Unimed Usiminas VarigLog - Varig Logística S.A. Volkswagen do Brasil Ltda. Wickbold Page 6

8 Entidades Parceiras ABRASF ABRASCA BACEN ABECS CVM ABBC DNRC ANDIMA ENCAT ANFAVEA RFB Secretarias de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação dos Estados e do Distrito Federal SUFRAMA SUSEP CFC FEBRABAN FENACON FENAINFO JUCEMG ANTT Page 7

9 EFD Social é um projeto multidisciplinar Compras / Suprimentos Departamento Pessoal Jurídico Recursos Humanos Financeiro Tecnologia da Informação (TI) Contábil Fiscal Page 8

10 Arquivos Mensais (envio até o dia 07 do mês) Arquivos Eventuais (por ocorrência) Visão geral do projeto O EFD Social se traduz na recepção no ambiente do SPED quanto às informações sociais de trabalhadores, sendo sua estrutura composta pelos seguintes blocos de informações: S-2100: Carga Inicial: Informações enviadas pela empresa na implantação do EFD-Social (Registro Eletrônico do Trabalhador) S-1100 Arquivo de Folha: Envio mensal, englobando todos os estabelecimentos. Bloco 0 Identificação: Define o tipo de arquivo, o contribuinte, versão do leiaute e tabelas; Bloco F Folha de Pagamento da Competência: Detalhamento das remunerações dos segurados empregados e contribuintes individuais (haverá a limitação de 113 eventos de FOPAG); S-1200 Evento Desportivo S-1300 Reclamatória Trabalhista S Aferição de Obra de Construção Civil S-2200 Admissão do Trabalhador S-2220 Alterações Dados Cadastrais de Trabalhador S-2240 Alterações de Dados do Contrato de Trabalho Bloco G Totalização das remunerações: Destinado a totalização das remunerações de segurados em conexão com as informações constantes dos blocos F, L e N ; Bloco L Acordos e Dissídios: Destinado à informações relativas à Dissídios, Convenções ou Acordos Coletivos; Bloco N Outras informações: Informações relacionadas à contratação de serviços, prestação de serviços, contratação de trabalhadores avulsos, patrocínio a clube de futebol profissional, contribuição substitutiva rural e industrial (Brasil Maior), cooperativas de trabalho; S-2260 Comunicação de Acidente de Trabalho S-2280 Atestado de Saúde Ocupacional S-2300 Aviso de Férias S-2305 Cancelamento de Aviso de Férias S-2320 Afastamento Temporário S-2325 Retorno de Afastamento Temporário S-2340 Estabilidade S-2360 Condição de Trabalho Diferenciada Bloco P Contribuições Previdenciárias sobre a folha de pagamentos e contribuições destinadas à outras entidades (Sistema S ); Bloco S Contribuição Sindical, patronal e retida dos empregados; S-2380 Aviso Prévio S-2400 Desligamento S-2420 Comunicação de Evento Relevante Bloco U Processos Administrativos/Judiciais: Informações relacionadas à ações judiciais com suspensão da exigibilidade do crédito tributário; Bloco 9 Encerramento: Destinado à conferência das informações incluídas no arquivo. S-2440 Pagamento de Salário S-2460 Reintegração por Determinação Judicial S-2480 Atividades Desempenhadas pelo Trabalhador S-2490 Cancelamento de Evento Enviado Indevidamente Page 9

11 Impacto nas obrigações acessórias vigentes Abaixo há uma breve explicação sobre as principais obrigações atuais que estão em vigor e que devem ser substituídas no médio e longo prazos pelo EFD-Social: Obrigação Conteúdo Objetivo Implicações MANAD Informações a respeito dos registros de empregados, folha de pagamento e base de cálculo de INSS, FGTS e IRRF. A verificação cruzada com outras obrigações acessórias para verificar a consistência das informações. 0,5% multa aplicada sobre a receita bruta da companhia, acrescido de 5% do valor da operação, que apresentam uma inconsistência. GFIP Informações sobre a base de cálculo para a Seguridade Social e para fins de FGTS, Controle dos pagamentos do FGTS, bem como o cruzamento das contribuições de segurança da informação de pagamento de INSS Multa administrativa por informação incorreta, o bloqueio da emissão de Certidão Negativa. DIRF Informações de toda a base tributável do IRRF. Controle do cálculo do imposto de renda devido pelas pessoas físicas. Avaliação de multa administrativa e fiscal. RAIS Relação anual de informações sociais, Obrigação com finalidade estatística e para o cálculo do pagamento anual do (segurança social) Provisão PIS. Multa administrativa. CAGED Obrigação acessória mensal que contém os dados de admissão, transferência e demissão de empregados. Controle de turn over e aferiçaão da geração de emprego no país. Multa administrativa. FOPAG Informações de empregados e pagamentos realizados. Registro de vínculos e pagamentos realizados. Multa administrativa. Page 10

12 Impactos em transações 1.Políticas -Administração pessoal -Contratação terceiros -Concessão benefícios -Menores aprendizes -Portadores deficiência -Gestão de crise (greve) 2.Orçamento -Definição de orçamento -Planejamento de headcount 3.Relações institucionais -Ministério do trabalho -Previdência Social -Receita Federal -Sindicatos 4.Tecnologia -Aplicações (sistemas) -Customizações -Automações -Integrações -Interações -Dados mestres -Fórmulas de cálculo 5.Controles -Métricas e Indicadores -Precificação -Segregação -Quality Assurance -Reports -Arquivos e prontuários -Solicitações e chamados -Certidões CND/CRF 6.Remuneração -Definição de pacotes -Remuneração variável -Remuneração de executivos -Estrutura de benefícios -Tributação/incidências -Manutenção de cargos -Contratos Coletivos 12.Ponto -Marcações -Exceções -Projeções -Escalas 11.Movimentações -Transferências -Promoções -Variáveis -Pensões -Sabático -Aposentadorias -Integrações pós aquisições 10.Afastamentos -Maternidade -Acidentes -Não remunerados 9.Benefícios -VT / VC / Carro -VR / VA / Cesta -Assistência médica -Assistência odonto -Previdência privada -Seguro de vida -Consignado/Mútuo -PAT 8.Cadastros -Dados pessoais -Dependentes -Pensionistas -Autônomos -Deficientes -Menores -Estabilidade -Rubricas (eventos) 7.Admissão -Controle de quadro -Etapa de recrutamento -Efetivos (CLT) -Temporários -Tempo determinado 13.Férias -Períodos aquisitivos -Períodos concessivos -Períodos especiais 14.Pagamentos -Adiantamentos -Mensais / 13º salário -Bônus / PLR -Estagiários -Expatriados -Pró-Labore / Dividendos -Tomadores de serviços -Terceiros / Autônomos 15.Rescisão -Rescisão -Rescisão complementar -Homologações -Multas artigos 477/479 -PCMSO -PPRA -Programas de outplacement 16.Obrigações -FGTS / INSS / IRRF -PIS Empresa -CAGED -RAIS / DIRF / Informe -MANAD / EFD -Contribuições sindicais -Negocial, Assistencial e Confederativa 17.Registros Históricos -Ficha financeira -Provisões de férias -Provisões de 13º -Conciliações de folha -Conciliações de benefícios -Contábil 18.Gestão Trabalhista -Gestão de contencioso -Gestão de depósitos Page 11

13 Impactos em tecnologia Haverá validações básicas (CPF, PIS, NIT, Layout) na importação dos arquivos para o PVA; A auditoria das informações ocorrerá à partir da extração dos dados do Ambiente Nacional; Todas os eventos de folha de pagamentos serão agrupados em rubricas para a leitura do arquivo no Ambiente Nacional; Softwares Houses deverão preparar suas aplicações de folha de pagamentos para a geração dos novos arquivos; Os controles necessários para geração das informações são totalmente novos e devem impactar a performance das folhas de pagamentos; Inconsistências nesta nova obrigação poderão gerar as mesmas penalidades já previstas em leis, regulamentos, instruções normativas e decretos relacionados com cada grupo de informações. Page 12

14 Rubricas de folha de pagamentos Page 13

15 Rubricas de folha de pagamentos Page 14

16 Rubricas de folha de pagamentos Page 15

17 Rubricas de folha de pagamentos Page 16

18 Tabelas RFB Categorias de Trabalhadores GFIP e MANAD: Classificações diferentes e em menor número Page 17

19 Tabelas RFB Grau de Exposição a Agentes Nocivos GFIP: Classificações diferentes e em maior número 08 (antigo campo ocorrência ) Page 18

20 Tabelas RFB Natureza das rubricas (Relacionamento com Bloco 0 Registro 0010) Registro Campo 05 Indicação quanto ao tipo de rubrica: Provento (P), Desconto (D) ou Informativo (I) A tabela de rubricas (campo 04) indica apenas a natureza jurídica, sendo necessário informar em campo distinto qual é o tipo da rubrica Page 19

21 Tabelas RFB Classificação de Serviços Sujeitos à Retenção Previdenciária Classificação necessária Para o Bloco N: Informação nova para as empresas Page 20

22 Tabelas RFB Classificação de Serviços Sujeitos à Retenção Previdenciária Classificação necessária - Informação nova para as empresas Page 21

23 Como se preparar para o EFD Social? Visão Resumo da Jornada de Adequação Documentação Gestão Integração Inconsistência Integração de dados De medicina e Segurança de trabalho Revisão Bases Inconsistência Integração de processos Administrativos e judiciais SMS Inconsistência Descentralização Geração de dados de ocorrências e alteração cadastral de funcionários Jurídico Inconsistência Descentralização Consolidação normas coletivas e migração CAGED DP Estrutura inválida Parametrizações Consolidação de Prestadores de serviço e acompanhamento DP Revisão dos MANADS e parâmetros da folha Compras RH / Fiscal Page 22

24 Como se preparar para o EFD Social? Considerando que haverá uma carga inicial de informações cadastrais e o software não aceitará informações que estejam sem conexão com outras já prestadas ao Fisco em outras obrigações acessórias, sugerimos que o workplan inicial compreenda... Pré Legislação Gap Analysis Mapear Ajustar Certificar Quality assurance cadastro das informações que serão migradas Tabela de incidências (INSS, FGTS, IRRF) e parametriza-ção dos cálculos de folha Terceirizados Políticas internas gestão de mão de obra Benefícios indiretos Reclamações trabalhistas / depósitos judiciais Retificações gaps identificados no diagnóstico realizado na etapa anterior Testes de efetividade e aderência Operações / processamen-tos Aderência das normas coletivas de trabalho nos cálculos da folha de pagamentos Obrigações acessórias (GFIP e MANAD) Organização de prontuários ativos e inativos Confidencial - Todos os direitos reservados Page 23

25 Como se preparar para o EFD Social? Uma vez publicada a instrução normativa e definidos os parâmetros do novo ambiente, três frentes de trabalho independentes se mostram prioritárias... Pós Legislação Pessoas Tecnologia da Informação Estrutura de Negócios Análise do quadro de pessoal para identificar adequação dos perfis atuais frente às novas necessidades impostas pelo EFD SOCIAL Redesenho de funções e responsabilidades Identificação das posições que precisam de reforço (perfil técnico ou administrativo?) Viabilidade de direcionar parte das novas atividades a uma empresa especializada, mantendo o foco da empresa em seu core business Confidencial - Todos os direitos reservados Avaliação do ambiente de TI que suporta as operações que serão integradas no EFD SOCIAL Mapeamento das necessidades de mudança de plataformas, sistemas ou melhorias do sistema utilizado Parametrizações Identificação de soluções para interligação das áreas usuárias de modo que as informações geradas ao EFD SOCIAL passem por validação antes do envio a Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego Definição de matriz de responsabilidades Revisão dos papeis das áreas envolvidas Definição de acordos de nível operacional Definição de responsáveis pela transmissão, revisão e alteração da obrigação Interface entre as áreas usuárias Identificação dos pontos críticos que podem impactar a operação das áreas usuárias para geração das informações ao Fisco (qualidade das informações, cumprimento de prazos, etc.) Page 24

26 Por que se antecipar? Riscos de alto impacto associados a uma migração não estruturada para o EFD SOCIAL Plano de ação Potencial risco associado Painel de Riscos Quality assurance Migração de dados inconsistentes Perda financeira > exposição a autuações últimos 5 anos Políticas internas Desrespeito a preceitos estabelecidos em normas internas, a exemplo de concessão de eventuais benefícios, fluxo de aprovações para promoções, pagamentos de salários, etc Políticas internas não aderentes a legislação trabalhista e previdenciária em vigor Mobilidades locais e globais de colaboradores não aderentes a legislação aplicável Operações/ processa-mentos Processos não aderentes ao timing de informações requeridas Transmissão de obrigações inconsistentes Controle de cotas de pessoas com deficiência e menores aprendizes Normas coletivas Pagamentos a menor em razão de não atualização dos parâmetros na folha Multas por descumprimento de normas coletivas Greves e ações movidas pela entidade sindical Benefícios indiretos Integração ao salário > revisão antecipada possibilita correções Divergências entre valores pagos e contabilizados Conciliação de movimentações (inclusões, alterações, exclusões) Tabelas de incidências Classificação de eventos de acordo com a tabela RFB Deixar de apropriar creditos decorrentes de recolhimentos a maior Enquadramentos previdenciários sem aderência a legislação Terceirizados Exposição a vinculo de emprego e terceirização de atividade fim Divergências entre prestadores cadastrados no MANAD e reportados em GFIP Retenções previdenciárias não realizadas sobre as notas fiscais Reclamações trabalhistas e depósitos judiciais Exposições fiscais: ausência de reporte em GFIP e DIRF Divergência de informações entre contabilização e extratos bancários Risco de imagem Obrigações acessórias Divergência de informações entre as obrigações acessórias Exposição a fiscalização eletrônica da Receita Federal do Brasil > perda financeira Page 25

27 Leonardo Biar Diretor Tel.: Rodrigo Oliveira Gerente Tel.:

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