Metodologia de Gestão da Qualidade (Quality Assurance) de implementação de projetos ERP. Soluções em Gestão e TI que adicionam valor aos negócios

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1 Metodologia de Gestão da Qualidade (Quality Assurance) de implementação de projetos ERP Soluções em Gestão e TI que adicionam valor aos negócios Garanta a eficiência e a competitividade da sua empresa

2 Preparando a empresa para o futuro Organização e Estrutura - Reorganização organizacional. - Maior formalização e transparência na Governança. Tecnologia: Implantação ERP - Integração da informação e de tecnologia. - Acuracidade de dados. - Informação em tempo real. - Segurança da Informação. Processos - Redesenho dos Processos. - Implantação efetiva de melhores práticas. - Padronização de processos, políticas e de informações. Pessoas e Cultura: Gerenciamento Mudança e Comunicação - Mudanças de atitude. - Preparação da equipe - Apropriação da liderança Um projeto de implementação ERP mexe com toda empresa: tecnologia, estrutura, processos, cultura e pessoas. Não são projetos de tecnologia!

3 Riscos de um Projeto ERP Muitas empresas passam por insucesso durante um primeiro ciclo de implementação, tomando a decisão de abortar o projeto ou o ERP implementado, resultando em desgastes e investimentos perdidos. Normalmente o insucesso ocorre porque não se considerou alguns pontos, como: A escolha do software ERP está aderente e atende os requerimentos do negócio? Qual a estratégia de implementação: será dividido em etapas? quais as áreas? em que tempo? quais os benefícios esperados? quais são os riscos? qual o suporte de tecnologia necessário? etc. Os processos de negócios foram bem definidos e entendidos? Houve uma correta alocação de pessoal da empresa durante o projeto e um processo de capacitação de todos os futuros usuários? Considerou o pós-projeto: retenção do conhecimento? evoluções futuras? adequação às novas regras de negócio, inclusive atendimento às demandas legais?

4 O que fazer Diante deste cenário é importante: Certificar que o sistema ERP atenda as demandas operacionais e estratégicas da empresa Definir previamente todos os requerimentos dos processos que serão implementados com o ERP Avaliar os impactos e preparar a organização e as pessoas para as mudanças Planejar e definir bem o escopo do projeto Realizar uma boa gestão do projeto, com uma participação direta, ativa e em tempo integral da empresa. Ter total apoio e entendimento da alta gestão. Realizar Gestão de Mudança e Comunicação de forma a assegurar o entendimento e comprometimento de todos

5 Metodologia QA ADITI A ADITI criou uma metodologia de Gestão de Qualidade (QA Quality Assurance) para apoiar as empresas no sucesso dessa implementação e captura dos benefícios esperados. O escopo abrange a avaliação da qualidade dos trabalhos metodologia utilizada pela consultoria de implementação, validacao da documentação, qualidade dos entregáveis, desempenho e obrigações da consutoria frente ao contrato, competências das pessoas envolvidas, avaliação da tecnologia e integração e interfaces necessárias com os demais processos de negócio - provendo suporte e informação para a alta administração da empresa com análise de todos os riscos na condução do projeto. Prevê também a fase pós-implementação, no curto prazo assegurando o correto uso do sistema e no longo prazo na avaliação de captura de valor. É vital um olhar independente e externo que vise assegurar o sucesso do projeto, com competência, maturidade e experiência.

6 Business Case Planejamento Kick off Go Live Operação Assistida Metodologia QA ADITI Gestão dos Riscos Gestão do Projeto Desenho dos Processos Construção Configuração Desenvolvimento Testes Homologação Capacitação Entrada em produção Comitê Executivo Gestão de Mudanças e Comunicação Liderança Avaliação continua do projeto, com reuniões periódicas com os participantes do projeto, reuniões com os executivos e donos dos processos, análise de documentos gerados e entregáveis, a fim de identificar os potenciais riscos do projeto, dando as devidas recomendações para mitigá-los. Acompanhamento pró-ativo e fechamento de cada fase com validação para continuidade do projeto.

7 Metodologia QA ADITI O QA ADITI tem um foco sobre o processo de Gestão de Mudanças tratando a capacitação, comunicação, tratamento dos impactos e envolvimento da alta gestão. Qualquer processo de mudança organizacional, por mais bem preparado e gerido que seja, tem um impacto sobre o desempenho organizacional. O objetivo da Gestão de Mudança e Comunicação é atuar de forma a diminuir a profundidade e a duração deste impacto. Início do Projeto Gestão de Mudança sistemática e consistente Lançamento do Projeto Seleção de Equipe e Divulgação Business Case - ERP Execução do Projeto Go live Maturidade Nível de desempenho quando o projeto não é sustentado pela Gestão de Mudança Existe necessidade de esforço Captura neste intervalo dos benefícios

8 Kick off Metodologia QA ADITI Todo processo levará em conta o alinhamento com o business case, visando assegurar os objetivos do projeto. Business Case Objetivos Escopo Fatores Críticos de Sucesso Entregas previstas Equipe do projeto Cronograma Riscos do projeto Fase de Planejamento Entregáveis validados: EAP (Estrutura Analítica de Projetos) Escopo detalhado Cronograma detalhado Papéis e Responsabilidades Riscos de execução Plano de Gestão de mudanças Validação contratação consultoria e demais terceiros envolvidos É vital a identificação e mobilização dos recursos da empresa que comporão a equipe do projeto para permitir, em conjunto com a consultoria contratada, a execução do Plano do Projeto.

9 Metodologia QA ADITI Durante todo o projeto há um acompanhamento pró-ativo da gestão do projeto, análise de riscos e da gestão de mudança e comunicação Fase Desenho dos Processos (blueprint) Entregáveis validados: Aderência do Mapeamento dos Processos e subprocessos ao negócio GAPs encontrado com a solução ERP e validação das propostas de customização Verificação da participação e aprovação da das áreas de negócio Toda documentação gerada será verificada pelo QA

10 Metodologia QA ADITI O QA ADITI suporte e apoia o processo de gestão de mudança, focando principalmente no alinhamento entre o projeto e a liderança Fase Construção Entregáveis validados: Verificação dos critérios para desenvolvimento e metodologia da consultoria Padrões de documentação Acompanhamento das mudanças solicitadas Validação da Documentação Verificação do plano de testes unitários e ciclos de testes integrados e seus resultados Envolvimento dos usuários nos testes e validação dos requerimentos

11 Go live Metodologia QA ADITI A homologação deve ter aprovação total das áreas de negócio, bem como a participação dessas áreas durante o planejamento de entrada em produção, fundamental para o êxito do sistema. Fase Entrada em Produção Entregáveis validados: Verificação da homologação e do plano de entrada (cutover) Infraestrutura de TI: ambientes de testes e produção, performance e processos de backup Contingenciamento Processo de carga de cadastros novos e dados mestres e migração de dados entre ambientes legado e novo. Validação do processo de acessos e segregação de funções Processo de Capacitação dos usuários. Operação assistida (suporte e atendimento) O QA ADITI verifica todo o plano de treinamentos dos envolvidos. É fundamental o entendimento e capacitação de todos usuários para execução em ambiente de produção, sem impactos nos processos de negócio.

12 Metodologia QA ADITI O QA ADITI agirá de forma atuante e poderá suportar o acompanhamento do projeto (CONTROL BOARD) que será um instrumento para a alta gestão, para o sponsor do projeto e para os gestores envolvidos.

13 Metodologia QA ADITI O QA ADITI atuará de forma a apoiar e verificar os riscos do projeto, validando propostas de ação e acompanhamento do tratamento do risco Gestão dos riscos do projeto

14 Contatos Agradecemos a atenção e nos colocamos à disposição. Acrísio Tavares (31) Skype: acrisio.tavares Marcelo Siffert (31) Skype: marcelo.siffert

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