O Novo Perfil da Secretária Executiva

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1 15 5 Secretariado Executivo O Novo Perfil da Secretária Executiva Manuela Aparecida Nalio Ramos Pesquisadora Profª. Drª Dulce Maria Tourinho Baptista Orientadora Resumo A pesquisa Novo Perfil da Secretária Executiva busca elucidar quais são as transformações que a profissão tem sofrido no mundo atual. O objetivo geral proposto está em mostrar o que é exigido da secretária no mercado de trabalho competitivo e agressivo, relacionando as transformações que vêm acontecendo no mundo globalizado e capitalista com a prática profissional da secretária. Mais detalhadamente, a pesquisa tem como objetivos específicos: demonstrar o grau de importância que a secretária tem para o executivo; elucidar a importância da secretária em uma empresa; constatar o que as organizações empresariais investem nesta profissão; registrar o que a própria secretária investe na sua formação; evidenciar o diferencial de empregabilidade que a secretária precisa ter, além das competências habituais da profissão. A pergunta que norteia a pesquisa é responder: qual é o seu novo perfil diante das novas exigências do mercado de trabalho e como ela vem enfrentando esses novos desafios? Desse modo, a delimitação do objeto de estudo está no levantamento de dados que mostrem o papel profissional da secretária na atualidade, evidenciando o seu verdadeiro e novo papel nas organizações. O método desenvolvido constou de aproximações sucessivas ao objeto de estudo tendo como fonte de dados o levantamento bibliográfico, pesquisa de campo através de questionários aplicados junto às secretárias e junto aos profissionais e/ou executivos diretamente ligados às secretárias, com questões pertinentes à pesquisa. De posse dos dados levantados e analisados, e subsidiada na vasta bibliografia examinada, teve-se os instrumentos necessários para tecer considerações relevantes para elucidação do tema. Pode-se perceber que as mudanças no contexto sócio-econômico vêm acarretando o aumento das atribuições profissionais da secretária, sendo necessário um repensar sobre os novos pré-requisitos exigidos na sua empregabilidade, já que os executivos e organizações, também inseridos nesse contexto, são cobrados e têm novas expectativas da profissão. Palavras-Chave: Novas exigências. Pré-requisitos. Qualificações. Importância da secretária. Investimento na profissão.

2 15 6 Manuela Aparecida Nalio Ramos Abstract This research aims to clarify what are the changes that the profession has been through nowadays. The general purpose of it is to show what are the main duties of the secretary on the present aggressive and competitive work market relating the transformations that the globalized and capitalist market has experienced to the secretary s professional practice. In a more detailed way, this work has as specific purposes: to demonstrate the degree of importance of a secretary to her executive; to clarify how important a secretary is for the company; to verify to what extent business organizations invest in the profession; to register to what extent the secretary herself invest in her own career; to show the new different skills a secretary needs to have, besides the usual ones. The questions that guide this research are: what is her new profile in face of the work market new demands? And how is she dealing with these new challenges? Therefore, the limitation of the matter under consideration is the raising of data, which show the secretary s professional position in the present, stating her new role in the organizations. The method developed was based on successive investigation of the object that is being studied and it used as source of data the raising of the literature concerning the subject; fieldwork through questionnaires answered by secretaries and executives closely related to them. The raised and analyzed data added to the massive literature gave us the necessary subsidies to raise important considerations in order to clarify the subject. We were able to conclude that the changes in the social and economic scenario have led to the raising of the secretary s duties. It is necessary a new evaluation of the required skills when hiring a secretary, once the executives and their organizations face new tasks and also have new expectations for the profession. Key words: New demands. Required skills. Importance of a secretary. Investment in the profession.

3 O Novo Perfil da Secretária Executiva 15 7 Introdução A pesquisa sobre O Novo Perfil da Secretária Executiva busca elucidar quais são as transformações que essa profissão tem sofrido no mundo atual. O problema de pesquisa surgiu de inquietações decorrentes da análise do conteúdo das disciplinas ministradas na educação superior, e a sua importância na formação da profissão, já que as organizações exigem que seus empregados possuam formação acadêmica compatível com sua área de atuação. Entretanto, constata-se que só a Universidade não é o bastante. É necessário um maior investimento, financeiro e de tempo, de todas as partes envolvidas no cotidiano do exercício profissional, para atingir desempenho qualificado na profissão. A palavra mágica parece ser a busca da empregabilidade, que é a condição de ser empregável. Os profissionais hoje cuidam de suas carreiras, utilizandose da educação e do treinamento, em sintonia com as novas necessidades do mercado de trabalho (MINARELLI, 1995). Procura-se, neste estudo, demonstrar o que é exigido da secretária no mercado de trabalho competitivo e agressivo, relacionando as transformações que vêm acontecendo no mundo globalizado e capitalista com a prática profissional da secretária. Busca-se também demonstrar não só o grau de importância que a secretária tem para o executivo como também: elucidar a importância da secretária nas organizações; constatar o que as organizações empresariais investem nesta profissão; registrar o que a própria secretária investe na sua formação; evidenciar o diferencial de empregabilidade que a secretária precisa ter, além das competências habituais da profissão. O estudo está contido de levantamento de dados evidenciando o verdadeiro e novo papel da profissional secretária na atualidade nas organizações. Essas questões são de suma importância para a profissão e poderão a vir subsidiar os profissionais da área, pois existem poucos estudos e pesquisas que abordam esse tema. Assim sendo, o problema da pesquisa é responder: qual é o seu novo perfil diante das novas exigências do mercado de trabalho e como ela vem enfrentando esses novos desafios? A metodologia científica aplicada na pesquisa constou de aproximações sucessivas ao objeto de estudo através de levantamento bibliográfico, pesquisa de campo, levantando os dados primários com aplicação de questionários junto às secretárias e junto aos profissionais e/ou executivos diretamente ligados às secretárias, abordando questões que viessem a clarificar o objeto de estudo. Foram aplicados os questionários com as secretárias, e com os executivos sujeitos da pesquisa. De posse desses dados levantados e analisados, subsidiada na vasta bibliografia analisada, teve-se os instrumentos necessários para tecer considerações relevantes para elucidação do tema. Como algumas considerações acerca do estudo, pode-se perceber que as mudanças no contexto sócio-econômico vêm acarretando o aumento das atribuições profissionais da secretária, sendo necessário um repensar sobre os novos pré-requisitos exigidos na sua empregabilidade. Nesse aspecto o estudo mensura, através do levantamento de campo, como a secretária vem buscando o seu aperfeiçoamento profissional e até que ponto ela recebe o apoio da empresa nessa reciclagem. A pesquisa está estruturada nos seguintes eixos: o contexto social, político, econômico atual, situando o novo desafio que é ser secretária nesse mundo em transformação; as especificidades da profissão secretária que é exercida quase que na totalidade por mulheres, abordando a história, a evolução da carreira, e como a secretária vem reconstruindo a sua profissão através de novas atitudes; as exigências do novo mercado de trabalho para a profissão, alguns pré-requisitos e algumas qualificações que são exigidas, e o que conta no momento da contratação; e finalmente quais são as perspectivas decorrentes do novo contexto, qual o grau de importância da profissional para o seu executivo e para as organizações e o que eles esperam e investem na profissão 1 Mudanças Advindas com a Globalização Todas as modificações administrativas, decorrentes da globalização, fizeram com que o papel da secretária fosse repensado. Hoje, a secretária assistente

4 15 8 Manuela Aparecida Nalio Ramos executiva tem como papel principal na organização como um todo assessorar diretamente a um ou mais executivos; isso numa empresa pública e/ou privada, devendo planejar, organizar e dirigir os serviços atribuídos que envolvem várias funções, como: redigir e interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas); registrar e distribuir expediente; avaliar a correspondência e despachá-la; planejar, organizar e participar de visitas, reuniões e eventos; recepcionar visitantes; realizar contatos externos; facilitar a formação de equipes; manter equipes motivadas e facilitar o relacionamento das chefias com os subordinados; intermediar relacionamentos entre empresas, clientes externos e internos; coordenar informações. A flexibilidade, a competência e o conhecimento são três qualidades indispensáveis aos recursos humanos de qualquer organização, em um mundo de rápida troca de informações. Os indivíduos que possuem essas qualidades estão preparados para novo jogo, enfrentam desafios. São capazes de resolver sozinhos seus problemas. Os valores em vigência são: tolerância, competência, flexibilidade, espontaneidade, criatividade, escolhas, liberdade, iniciativa, autoconfiança. Os profissionais devem ser práticos, imaginativos, sabendo romper barreiras. No trabalho a tarefa é encarada como parte de um todo, devendo ser executada com equilíbrio, funcionalidade, com técnicas inovadoras, agilidade organizacional, comunicação rápida e clara, acesso livre aos recursos que necessitar, liberdade de criação e de tentativas. 2 Desenvolvimento da Inteligência Emocional Um outro aspecto significativo ao exercício da profissão de secretária, como em qualquer outra profissão da atualidade, é o desenvolvimento da inteligência emocional, procurando dar destaque às aptidões emocionais como: autoconsciência, controle das emoções, automotivação, empatia e capacidade para lidar com a emoção do outro. Esses domínios são interdependentes e derivam da capacidade intrapessoal e interpessoal, que por sua vez são essenciais na comunicação humana. Através do entendimento destes conceitos, há a compreensão da dinâmica da inteligência emocional e um melhor uso dessa. É muito importante o entendimento do processo da comunicação; de um lado estão nossos conteúdos internos (intrapessoais); do outro lado esta o mundo externo e nossa percepção desse meio ambiente (interpessoal); a somatória disso dirige nossas ações. Saber dosar as aptidões emocionais e a racionalização é um dos desafios para gerenciar pessoas e processos na atualidade, bem como as transições e mudanças de paradigmas. Tomar consciência, avaliar, controlar e monitorar as emoções em benefício da vida afetiva, familiar, social e comunitária, torna as pessoas mais inteiras e equilibradas, rumo à qualidade total de vida. A empatia, no relacionamento interpessoal, tem seu significado pertinente ao relacionamento humano. É considerada como elemento essencial de todas as relações interpessoais sadias. É uma aptidão emocional indispensável para manter elevada a qualidade de nossos relacionamentos pessoais ou profissionais. As relações entre as partes envolvidas não se desenvolverão se não estiverem calcados na empatia. Tendo desenvolvido autoconsciência, controle emocional, automotivação e empatia, os indivíduos estão aptos para conhecer e impulsionar os sentimentos de outra pessoa, e ter sucesso nos relacionamentos (WEISS, 1996). As relações interpessoais são mais destacadas na profissão, do que as habilidades técnicas. Portanto a secretária deverá perceber o seu ambiente, adaptarse à filosofia e cultura da empresa agindo e comportando-se de acordo com a situação e o contexto. As etapas para o alcance do respeito profissional no trabalho, consistem em conhecer as principais emoções que envolvem a consciência do profissional, que passa a reconhecer e dar a devida importância àquilo que vê, ouve e sente em relação a si próprio e aos outros.quanto mais clara e direta a relação, melhor será o desempenho. A postura transparente é fundamental para quem deseja trabalhar com pessoas que encaram a profissão com seriedade,

5 O Novo Perfil da Secretária Executiva 15 9 pensando também em auxiliar outras pessoas a crescer profissionalmente. A satisfação pessoal de tentar fazer alguém feliz, realizando um trabalho de qualidade, é gratificante. 3 História, Carreira, Evolução, Poder e a Secretária na Sociedade Atual As secretárias surgem das mais variadas profissões e mesmo sem formação específica, tornam-se secretárias, tendo em vista a enorme capacidade de flexibilidade das mulheres. Cada profissional dessa área vai formulando seu conceito de acordo com a própria experiência pessoal, não havendo um padrão exato para conceituar a profissão, mas destacam-se como requisitos: o saber o momento certo de apresentar os problemas ao executivo, sem deixá-lo irritado; estar sempre pronta para enfrentar novo desafio, ultrapassando barreiras e evitando conflitos no ambiente de trabalho; ter visual agradável, pois beleza e inteligência são consideradas como características importantes; suportar hierarquia; possuir o equilíbrio entre as qualidades pessoais e as técnicas adquiridas, para delinear um perfil ideal. Consideradas mulheres, através da teoria de gêneros, as secretárias não se encontram mais discriminadas nem isoladas enquanto indivíduomulher, mas sim fazem parte de uma categoria mais ampla de indivíduos que se encontra historicamente regulamentada, normatizada, enquadrada, sendo detentora de direitos sociais. A aparente submissão da secretária, considerada anteriormente como uma intrusa no mundo dos negócios, antes ocupado somente por homens, hoje segue as conquistas da sociedade ocidental, perpetuada pelas práticas sociais emancipatórias em relação ao trabalho da mulher, o que faz desta, uma classe em ascensão, numericamente expressiva e de características muito peculiares. A profissão secretária teve início com o escriba egípcio, treinado para escrever ou gravar hieróglifos e servia de intermediário entre o poder público e o povo. Desfrutavam do conhecimento da escrita, circulavam livremente entre a classe dominante. A arte de secretariar já existia na antiguidade da civilização egípcia. Com a Revolução Industrial (por volta de 1760) às mulheres ainda eram reservadas funções mais desqualificadas. Durante as grandes Guerras Mundiais, devido à falta de força de trabalho masculino, empresas começaram absorver o trabalho feminino e era fundamental saber datilografar para registrar e anotar importantes decisões empresariais que estavam sendo tomadas. Em 1935 oficializouse o termo secretária, pois já não era só datilografar a sua tarefa, acumulava tarefas de: arquivar, anotar recados, receber e efetuar ligações telefônicas, entre outras. E com o passar do tempo os chefes passaram a delegar às secretárias as tarefas de responder cartas comerciais; começou-se a exigir dela maiores conhecimentos técnicos. Ela passou a administrar a agenda, a receber e encaminhar visitantes e até a dar palpites em decisões gerenciais. A partir de então se tornou atividade quase exclusivamente feminina, com exceção da área pública, ocupada por homens. É uma das profissões mais efetivas e atraentes na área econômica; há espaço para o enriquecimento do trabalho sem vínculo com nenhum ramo de atividade específico; ela poderá secretariar qualquer departamento em organizações dos mais variados ramos de atividades. Entretanto, a profissão secretária tem uma contradição interna: é exigido muito trabalho e o salário é pequeno. A secretária também tem o desafio de aceitar e aprender a dinâmica da mudança, desenvolvendo novas formas de pensar e agir, traçando novos objetivos e estratégias, sendo alvo do processo de mudança no novo ambiente empresarial. A burocracia deve deixar de ser um entrave, as decisões precisam ser mais rápidas e as hierarquias diminuídas. A secretária vem se tornando assistente qualificada de alto nível, quando possui as qualificações chaves: organização das técnicas de trabalho; pensamento empresarial; técnicas de gerenciamento; comunicação; trabalho em equipe; psicologia; criatividade; know-how intercultural; conhecimentos técnicos avançados com novas tecnologias, (programas de computador), ter consciência e envolvimento com o

6 16 0 Manuela Aparecida Nalio Ramos trabalho, ter objetivos explícitos, otimizar o tempo para um melhor rendimento, ser receptiva oferecendo e buscando orientação quando necessário, superar e fazer sempre melhor suas atividades, ser pró-ativa, criativa, estabelecer metas e desafios, separar vida pessoal da profissional, combinar razão e emoção, lidar bem com os próprios sentimentos e emoções, conhecer o seu ambiente para entender tudo o que acontece à sua volta, aprender e desenvolver suas habilidades. Por fim, deve procurar na educação, no estudo e na prática a melhor forma de continuar desenvolvendo-se pessoal e profissionalmente. As fusões e incorporações das empresas levam seus colaboradores a conviver com culturas diferenciadas, modificando as crenças, os valores individuais, e, conseqüentemente, suas atuações enquanto profissionais. Sendo assim, uma gestão secretarial eficaz torna-se cada vez mais necessária. A valorização do trabalho da secretária depende de sua própria postura adotada. A forma como a sua presença e atuação são desempenhadas ao lado do executivo são fundamentais; nesse sentido, ela terá oportunidade de enquadrar sua personalidade ao ritmo de trabalho desenvolvido por ele, bem como dividir algumas responsabilidades, aliviando-o, assim, das sobrecargas de serviço. A relação entre executivo e secretária envolve o exercício do poder. A secretária é um importante centro de comunicação e informação, ponto de passagem de muitas pessoas, clientes internos ou externos. Detém consigo poder significativo, em virtude da enorme gama de informações que passam por ela, dando-lhe um saber diferenciado, e que se ela não souber utilizá-lo, poderá ser até antiética. Nessa função exercerá o papel de relações públicas utilizando-se das regras de etiqueta, levando em conta sua aparência, sua expressão oral, sua forma de se relacionar com os outros, sua maneira de conduzir o trabalho secretarial, representando os relacionamentos internos e externos de seu executivo e de sua empresa (MAERKER, 1998). 4 Identidade da Secretária: É uma Profissão Intelectual? Qual o seu Papel Profissional? Entende-se por intelectual, todas as atividades ligadas a tudo que tratar da percepção, reflexão, compreensão, aprendizado, inteligência e que se opõem às atividades físicas e manuais. Pode-se então afirmar que a profissão de secretária é intelectual. Todas as tarefas por ela desenvolvidas estão ligadas ao raciocínio, à inteligência, à percepção, para tomada de atitudes e decisões, para um desenvolvimento de trabalho eficaz, com responsabilidade, qualidade, no trato com pessoas de todos os níveis sociais e hierárquicos. Desse modo, é necessária a intelectualidade no seu desempenho profissional. A intelectualidade é desenvolvida através dos conhecimentos adquiridos em leituras, nos estudos, e também através da experiência ao longo da vida. A secretária que está permanentemente ligada na atualidade, que busca através da educação, do conhecimento, de cursos, de palestras aprimorar-se aperfeiçoando o seu desenvolvimento, obterá sucesso na profissão, e seus propósitos profissionais serão alcançados com maior eficácia. Seu propósito profissional está ligado ao seu desenvolvimento pessoal. Solidificar-se-á de acordo com a postura por ela adotada, como também a forma como investe na carreira. Seu objetivo é realizar um trabalho com qualidade que satisfaça à sua personalidade, seus objetivos e seus anseios. Ele assim será recompensado pelo reconhecimento das pessoas para quem o realiza, como também através de bons salários, garantindo-lhe a segurança e recursos suficientes para o seu contínuo aperfeiçoamento. 5 Como a Secretária Vem Reconstruindo a Sua Profissão Percebe-se que está havendo uma mudança de identidade, um maior comprometimento, posicionamento, postura, abandono da submissão no exercício da profissão. É cada vez mais importante cuidar da carreira com atenção, planejamento e carinho, como se fosse um

7 O Novo Perfil da Secretária Executiva 16 1 negócio próprio. É imprescindível aprender que o mundo atual convida a todos a serem empregáveis, e isso nada mais é que reunir permanentemente as competências necessárias para atender as contínuas exigências do mercado de trabalho. O novo profissional deve ser uma pessoa responsável pelo próprio desenvolvimento. Ser extremamente ativo, questionador, não aceitar passivamente nenhuma atitude imposta, expressando suas opiniões de forma clara. O mercado de trabalho procura por profissionais que aceitam desafios, o empreendedor que não tenha medo de propor inovações na hora de resolver problemas da empresa. Sua real participação nos negócios e a interação, é que geram o prazer de trabalhar. O novo profissional é aquele que se preocupa em acompanhar o mercado de trabalho, planeja sua carreira passo a passo, atualizando-se sempre e buscando qualidade de vida. Deve ter vida saudável, com relativo espaço para o lazer e a cultura geral, além do equilíbrio entre mente e corpo (MAERKER, 1998). Em época de globalização, não se pode dizer que um profissional deva ser tão somente especialista ou mais generalista. Ele deve possuir características positivas de ambas as posições. Todo profissional deve conhecer sua área em detalhes, ser especialista, mas deverá entender as conexões entre todas as áreas, ser um generalista para decidir com eficiência entre soluções de problemas que envolvem mais de uma área. Ele deve ser flexível, ter poder de abstração, entender os problemas na sua totalidade, e saber que os problemas interagem entre si; é parte de um todo, um processo. A criatividade é um fator diversificador que possibilita expor sua individualidade, ou seja, aquilo que a torna diferente dos outros; às vezes uma idéia simples pode ajudar a resolver um grande problema. Assim sendo, a secretária tem o desafio de ser multifuncional assumindo novos papéis gerenciais. As tendências mundiais em relação à carreira de secretária estão atreladas ao seu marketing de relacionamento, quando sabe lidar com o inatingível, tomando decisões, sabendo julgar, sendo responsável, leal, sincera, cooperadora, estável, persuasiva, confiável, amistosa, adaptável, flexível, paciente, com a mente aberta, capacidade de comunicação, inteligência social, capacidade e organização, sensibilidade para lidar com grupos de pessoas, e entusiasmo pelo trabalho. As habilidades gerenciais da secretária estão se concretizando em alguns casos, em virtude da versatilidade que ela possuí em assumir novos desafios. A vontade de aprender, adquirir novos conhecimentos e aprimorar as suas ferramentas profissionais, demonstram o comprometimento com a profissão. A secretária atual vem procurando estabelecer o fortalecimento dos elos do trabalho de equipe. Compromete-se na veracidade e exatidão das informações que ela busca e fornece, como também com a qualidade no atendimento ao seu público interno e externo. Seu trabalho é desenvolvido através do estabelecimento de metas para que sejam alcançado os objetivos propostos por sua organização. E está sempre preparada para internalizar mudanças repentinas e inovações tecnológicas em grande escala (MAERKER, 1998). A secretária é colaboradora ativa, conhece de perto os diversos setores da empresa, detectando e corrigindo distorções, implementando soluções. É multifuncional no dia-a-dia, ampliando seu poder de ação e de compreensão do que realmente agrega valor. Consegue ser capaz de determinar, quais são as metas diárias e o que está sendo buscado, tanto para seu executivo, em particular, como para sua organização. 6 A Questão da Comunicação De todas as qualificações exigidas para a profissional neste século, a boa comunicação parece ganhar destaque especial, pois nela estão centradas as atividades fundamentais da secretária. Apesar dessa qualificação não ter sido citada expressamente pelos executivos entrevistados, está na base das outras qualificações que a secretária precisa possuir. A comunicação é um campo vasto para ser abordado. Começando por ter a capacidade para ser

8 16 2 Manuela Aparecida Nalio Ramos ouvida e ouvir, questionando, esclarecendo e respondendo dúvidas, independente dos níveis hierárquicos, produzindo com qualidade apresentações por escrito, verbais, etc. O profissionalismo, no que ele tem de mais universal, diz respeito ao saber pensar, através do entendimento do que se leu e escreveu, se comunicando e interpretando a regra, sabendo conviver com a exceção. A comunicação é uma das ferramentas mais importantes de produtividade; estrategicamente é uma das peças fundamentais para ser competente. A secretária mantém um elo de comunicação entre seu executivo e sua equipe. Atualmente, a secretária precisa saber se comunicar também em outros idiomas, para manter conectividades com outros mercados globais. A forma como a secretária se comunica determinará a qualidade de sua vida profissional, pessoal e emocional. Todos esses fatores reunidos, juntamente com o seu equilíbrio, proporcionarão à profissional secretária maior credibilidade. A comunicação é fator fundamental na atualidade, porque nenhuma empresa sobrevive sem ela e toda a informação deve fluir facilmente dentro da empresa para possibilitar uma aprendizagem contínua e de alto nível. Fluir rapidamente para agilizar processos, melhorar a qualidade e aprimorar as negociações. O novo mercado de trabalho, definido pela comunicação instantânea, necessita de profissionais altamente capacitados para dar assistência e assegurar o fluxo de informações de maneira eficiente (KITAHARA, 2001). As empresas dependerão da capacidade e habilidade técnicas e interpessoal da secretária, com funções de assistente executiva e assistente administrativa; esse profissional irá coordenar e facilitar a comunicação entre os membros de grupos cada vez mais móveis, flexíveis e dinâmicos. Dentre os vários tipos de comunicação, a interpessoal, é hoje a que mais agrega valor nas corporações. Tem ação direta entre dois ou mais indivíduos, por várias maneiras; frente a frente, por correspondência, por equipamentos de telecomunicações, pela Internet. Como resultado de todas as mudanças globais, quem não souber se comunicar, como também interagir em equipe, não chegará a nenhum lugar. A comunicação engloba o falar bem e redigir corretamente. Essas são exigências fundamentais para exercer a função e ser uma boa secretária, como também dominar outros idiomas. Assim sendo, como a secretária é o elo de ligação entre o seu executivo e os demais, esta deverá dominar a arte de comunicarse corretamente, para receber e transmitir as informações, ordens e mensagens. Outro aspecto diretamente ligado à comunicação é o saber ouvir, habilidade que exige concentração e esforço, com atitude interativa, mostrando interesse pelo assunto que o interlocutor estiver desenvolvendo, prestando atenção e envolvendo-se por inteiro na conversa. Escutar é o mais importante papel das habilidades de comunicação no cargo de secretária; entretanto, para que haja a comunicação é necessário que alguém fale e outro escute. A secretária deverá procurar o significado verbal e não verbal de tudo o que ocorrer à sua volta. Deixar que a outra pessoa fale sem interrupções, repressões, defesas, avaliações ou análises do que está sendo dito. Através da concentração haverá a absorção da mensagem. A fala é a habilidade mais evidente que a comunicação engloba. A fala é o domínio da língua, da gramática, do vocabulário, da voz correta, da organização das idéias, do livre pensamento, do conteúdo, da forma e do foco em quem está ouvindo. A arte de falar abrange também outros elementos: o que você não diz; a expressão corporal e facial transmitem sem palavras; a forma como as idéias são organizadas e apresentadas, as palavras utilizadas, o domínio da gramática básica. Enfim, é a maneira como é dirigida uma mensagem ao interlocutor. Falar compreende dimensões físicas e biológicas (LINKEMER, 1999). Dentro dos aspectos físicos do falar, incluem a voz, o ritmo e o volume no qual se fala, sua ênfase, seu tom e expressão, a pronúncia, os padrões do discurso, e as idiossincrasias verbais que nunca se ouve, mas podem causar espanto aos ouvintes. Hoje as secretárias devem ser capazes de construir

9 O Novo Perfil da Secretária Executiva 16 3 um texto baseado em instruções superficiais, não necessariamente palavra por palavra, por estarem conectadas com tudo o que ocorre em seu ambiente de trabalho, o que permitirá desenvolver a abordagem correta sobre o assunto que deverá ser tratado. Dentro dos aspectos psicológicos, incluem escolha das palavras e modo como estas são usadas; as frases vagas, adjetivos dramáticos demais, afirmações autodepreciativas e afirmações que terminam com interrogação ou inflexões crescentes de forma, parecem mais perguntas do que afirmações. A comunicação não-verbal acontece através de um olhar, um gesto, uma postura, do modo de lidar com o tempo e com o espaço; envolve algo chamado imagem, a linguagem do corpo, assim como a linguagem corporal, a expressão facial, o contato com os olhos, características da voz, jeito de se vestir e distância no espaço, fazem parte do universo de atuação da secretária, pois os atos valem mais que palavras. Envolve o compreender, ser compreendido é impossível compreender sem dominar a arte de ouvir; é difícil dominar qualquer arte sem desenvolver as habilidades indispensáveis para tal. Praticar a autoavaliação, desenvolvendo uma atitude de escuta, aprendendo a fazer perguntas inteligentes, descobrindo o objetivo de interlocutor e captando mensagens não verbais, sendo ouvinte eficiente, são desafios da secretária atual. 7 As Atuais Exigências do Mercado de Trabalho As secretárias são recrutadas, conforme a mentalidade do executivo que vai atender; não há critérios muito específicos. Aparentemente, transmite a falsa impressão de ser profissão fácil de ser exercida e as empresas exigem requisitos técnicos importantes para recrutá-las, ou seja, habilidades profissionais como: anotar e preparar atas de reunião; arquivar, localizar documentação com rapidez; zelar pela manutenção das pastas do arquivo; transferir documentos para o arquivo morto; assessorar no planejamento das atividades da área; atender a pedidos de familiares do executivo. Estão também dentre as funções: atender a visitantes, cobrar providências em nome da gerência ou diretoria, colher assinaturas urgentes pessoalmente, conferir documentos diversos antes da aprovação da chefia, controlar e coordenar agenda de compromissos, controlar estoque de material de escritório, coordenar o trabalho de auxiliares, cuidar da correspondência desde sua separação, distribuição, redação, digitação, despacho, efetuar pagamento das contas particulares do executivo, elaborar listas de controles diversos, telefones: fazer e filtrar ligações telefônicas em nome do executivo, anotar recados corretamente, localizar o executivo que saiu sem avisar, operar fax, organizar arquivo, organizar e atualizar fichário ou agenda da lista de endereços e telefones, organizar compromissos do executivo, organizar e convocar reuniões, preencher formulários, preparar relatórios, cartas, etc, procurar documentos para o executivo que não os encontra, recepcionar pessoas que se dirigem ao setor, redigir cartas, memorandos, etc, registrar e controlar empréstimo de documentos, reservar hotéis e passagens, secretariar reuniões, selecionar correspondência, tirar xerox, organizar eventos, etc. Devido à grande variedade de tarefas, alto grau de conhecimento técnico em sua área de atuação, a secretária deve possuir valores pessoais vitais, como: boas maneiras, capacidade de se relacionar, responsabilidade, discrição, franqueza, sinceridade, honestidade, amabilidade, confiabilidade, lealdade, espontaneidade, ser uma grandiosa mulher, não por sua aparência e sim por sua essência. A pesquisa apurou alguns resultados pertinentes às exigências atuais do mercado de trabalho para a função secretarial, sob a ótica de algumas secretárias, conforme segue:

10 16 4 Manuela Aparecida Nalio Ramos Exigências atuais do mercado trabalho para função secretarial cultura,idiomas,relacionamento interpessoal, postura, atualizações ,83 idiomas, polivalência, ética, dedicação, boa aparência, informática 2 8,70 experiência, habilidade, trabalho em equipe, flexível a mudanças 2 8,70 inglês,informática,curso superior, experíencia 3 anos, idade ,70 Trabalho em equipe, bom atendimento interno e externo 2 8,70 dedicação total 1 4,35 não responderam 3 13,04 TOTAL ,00 Exigências atuais do mercado trabalho para a função secretarial 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 cultura,idiomas,relacionamento interpessoal, postura, atualizações idiomas, polivalência, ética, dedicação, boa aparência, informática experiência, habilidade, trabalho em equipe, flexível a mudanças inglês,informática,curso superior, experíencia 3 anos, idade trabalho em equipe, bom atendimento interno e externo dedicação total não responderam FONTE: Pesquisa realizada no 2º semestre Na opinião de cerca de 47,83% das secretárias, funções como: cultura, idiomas, relacionamento interpessoal, postura, e estar atualizada são as exigências para o atual mercado de trabalho. Cerca de 8,7% de secretárias consideram idiomas, polivalência, ética, dedicação, boa aparência e informática como exigências para o novo mercado. São seguidas de aproximadamente 8,7% das demais que consideraram a experiência, habilidade, trabalho em equipe, ser flexível a mudanças também exigências para atuar no mercado como funções importantes. Os demais dados apresentados poderão ser examinados e interpretados conforme demonstra a tabela. Hoje, para exercer a função são exigidos: curso superior, inglês fluente, conhecimento e desembaraço em informática, postura profissional, experiência nas técnicas operacionais aliada à maturidade ideal requerida para o cargo, boa aparência, etc. Comparativamente a outras profissões, os salários não condizem com os requisitos exigidos. Dela é exigido muito e oferecidos baixos salários, fator que persiste desde os tempos remotos, quando a mulher era mãode-obra muito mais barata que o homem. Intelectualmente são exigidos: iniciativa, maturidade, bom senso e análise crítica, habilidade interpessoal elevada, facilidade de relacionamento interpessoal. Nesta profissão é necessário o envolvimento psicológico, para que não haja interferências e/ou limitação com os resultados do trabalho. A secretária deve estar antenada com tudo o que acontece à sua

11 O Novo Perfil da Secretária Executiva 16 5 volta, como questões relacionadas à empresa com notícias lidas em jornais, revistas, etc, para munir seus executivos dessas informações. Muitas secretárias afirmam que é preciso um talento vocacional e dedicação do seu tempo livre para fazer cursos de reciclagem. A empatia identificar-se com outra pessoa e assumir seu modo de ser e de agir, é o complemento necessário à secretária. A experiência também é um requisito muito solicitado, aliado à maturidade ideal requeridos para o cargo. Na atualidade, coloca-se um novo significado para o que seja competência ; é um novo conceito, muito mais amplo, que valoriza cada pessoa de acordo com suas qualidades mais profundas, representada pelo conjunto de características do indivíduo, não facilmente percebidas, que precisam ser buscadas em uma análise profunda de cada um e que distinguem um profissional de outro. Aquele que não conhece suas próprias competências terá inúmeras dificuldades de colocar-se em um mercado de trabalho cada vez mais exigente. Para que a competência da secretária se torne realidade é necessário um redirecionamento geral, dando prioridade ao auto-conhecimento, o grande laboratório para repensar e redescobrir a si mesmo. É muito importante entender o novo significado da palavra competência, já que ela permite compreender os novos requisitos que tornam um profissional perfeitamente integrado às atuais exigências da nova era. O mercado de trabalho busca com enorme interesse profissionais que já despertaram para esse novo contexto e que por isso se destacam dos demais. Os novos requisitos estão interligados e não pertencem exclusivamente a uma área do saber. É importante destacar que essas características também estão em sintonia entre si e formam um todo harmonioso, portanto, um profissional completo. São elas: domínio de idiomas área intelectual; aptidão para o trabalho em equipe, ser afetivo, te vida familiar estruturada área social e psicológica; saber formular questões área intelectual e psicológica; atividades paralelas como arte, ginástica, religião área social, corporal e espiritual; senso de humor área psicológica e corporal; abertura ao aprendizado constante, o equilíbrio do quociente técnico/emocional e ser responsável pelo seu desenvolvimento todas as áreas. São esses atributos, os desafios da profissão, o projeto dos que buscam corresponder às exigências do mundo atual. A secretária bem preparada deverá ter algumas habilidades essenciais administrativas, de planejamento, de organização profissional e pessoal, além das habilidades de liderança. O desenvolvimento e progresso profissional estão alinhados à tecnologia, com conhecimentos gerais abrangentes e domínio de outros idiomas. No mercado de trabalho hoje, a profissão apresenta pontos fortes tais como: expansão de limites com aumento de responsabilidades; a mais nova e mais abrangente terminologia de Secretária é Assistente Executiva, Assistente Administrativa; cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade, e bom salário, considerando-se o padrão brasileiro. A profissional secretária participante do processo de globalização desenvolve e aprimora diariamente suas habilidades de comunicação. Ela é a navegadora de informações, freqüentemente interpretada e traduzindo a multidiversidade de culturas e linguagem, sendo o elo entre a tecnologia e a realidade, e poderá desenvolver tudo isto, através da educação contínua, percebendo cada desafio como uma oportunidade para demonstrar suas habilidades em face de uma economia global. Independente de fusões, aquisições, reengenharias, ele continua a ampliar seu conhecimento do mercado de trabalho em nível global, continua a contribuir para a realização dos objetivos e sua empresa, produzindo mais, com menor custo e rapidamente. 8 As Secretárias Investem na Profissão? Segundo dados da pesquisa realizada, a secretária procura investir na sua profissão conforme o levantado na tabela que se segue:

12 16 6 Manuela Aparecida Nalio Ramos A secretária investe na profissão realizando Leitura, cursos na área 8 34,78 Cursos português e inglês 4 17,39 Curso superior e curso na área 7 30,43 Curso superior e inglês 4 17,39 TOTAL ,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 leitura, cursos na área cursos português e inglês curso superior e curso na área curso superior e inglês 10,00 5,00 FONTE: Pesquisa realizada no 2º semestre A pesquisa obteve as seguintes respostas: 34,78% das secretárias entrevistadas investem na profissão através de leitura e cursos na área, cerca de 30,43% cursam o ensino superior e realizam cursos na área secretarial, seguidas de 17,39% que cursam o ensino superior e inglês, e os 17,39% restantes realizam cursos de português e inglês. Percebe-se que de maneira geral, todas procuram alguma forma de atualizarem-se, ou serem empregáveis. O mundo desenvolveu-se tecnologicamente com muita rapidez, todos precisaram se desenvolver, principalmente a secretária, porque precisou aprender a manusear os equipamentos que a automação de escritórios vem lhe apresentando. Percebe-se que a secretária relegou ao segundo plano a qualidade em termos da educação sócioinstrucional e atualização da realidade moderna. Ela precisa entender e aprender a conviver com a nova realidade numa sociedade capitalista em acelerada transição. As ciências sociais, com o seu arcabouço reflexivo, proporcionarão à secretária um senso crítico mais adequado ao papel que representa e desenvolve no mundo corporativo. Suas atitudes dependerão de como ela vê e entende o mundo que a cerca. O ser humano é dotado de inteligência e sensibilidade, mas precisa aprender, através da educação, através do conhecimento a lidar com a realidade, com as próprias emoções e a dos outros. Precisa estar inserida num contexto global, e não pode conhecer só aquele espaço delimitado dentro do escritório; precisa ter visão global e opinião formada a respeito de tudo o que se passa no mundo, desde o assunto mais simples ao mais complexo. Para completar o seu trabalho de assessoria ao executivo que atende, a secretária precisa aperfeiçoar-se desempenhando um papel mais intelectualizado.

13 O Novo Perfil da Secretária Executiva 16 7 Todos os cidadãos, inclusive as secretárias devem aceitar e aprender a dinâmica da mudança, desenvolvendo novas formas de pensar e agir, buscando novos objetivos e estratégias. A secretária é parte do processo de mudança no novo ambiente empresarial, e precisa estar consciente disso. Conclusão Com os dados levantados e analisados na presente pesquisa, pode-se dizer que a construção do perfil ideal de secretária é possível de se efetivar, desde que haja muita dedicação por parte das profissionais que pretendem seguir essa trajetória. O mundo globalizado, capitalista, tecnológico e competitivo, exige hoje muito mais competência e habilidade de qualquer profissional. Como em qualquer profissão, é preciso dedicar tempo e dinheiro para uma formação profissional condizente com o que o mercado está exigindo. No decorrer da pesquisa, foi possível observar que a secretária deve acompanhar toda a mudança em conjunto com as demais profissões burocráticas, acrescida de especificidades relacionadas ao papel da secretária, no que se refere a aspectos pessoais no âmbito do crescimento pessoal, emocional, psicológico. O diferencial que a secretária precisa ter está atrelado à maturidade, ao tempo que ela exerce a profissão no mercado de trabalho, ao seu desenvolvimento como ser humano, à sua história de vida, aos seus projetos vinculados com aquilo que sempre buscou, com as qualidades que possuí em querer ajudar as pessoas em resolver seus problemas de maneira objetiva e organizada. Assim sendo, a secretária precisa saber lidar com as dificuldades de relacionamento entre as pessoas nos mais diferentes níveis hierárquicos ou sócioeconômicos, com as exigências dos executivos e demais colegas, pois esses fatores vão repercutir em um trabalho de equipe com desempenho favorável que atenda aos interesses do executivo e da empresa para os quais ela atende e trabalha. Acredita-se que a secretária poderá adquirir um perfil condizente com as exigências, se possuir habilidades e valores adquiridos na educação de ensino superior, que ministrem disciplinas que valorizem o relacionamento humano e o entendimento da sociedade como um todo a partir do cidadão, tanto quanto as habilidades técnicas que poderão ser adquiridas em cursos específicos (informática, idiomas, técnicas, documentação, etc). Percebe-se que a secretária possui a consciência da necessidade de investir no seu novo papel, em função do novo perfil ora exigido no mercado de trabalho, mas que também há uma dificuldade em termos financeiros para investir na profissão. Existe uma dificuldade no delineamento de um perfil ideal, haja vista as mais variadas atividades que as empresas desenvolvem; mas, de uma maneira geral, a secretária precisa possuir grau de cultura elevado para acompanhar os novos diálogos, e entender as mudanças pelas quais o mundo vem passando. Percebe-se que existe a necessidade para aceitar e ser flexível às mudanças e ser também capaz de mudar ou interferir em tais mudanças. O mercado de trabalho espera uma profissional com competências administrativas em grau elevado, capaz de gerenciar, tomar decisões, comandar equipes, representar seu executivo, falar outros idiomas com fluência, dominar a comunicação de uma maneira geral, sabendo entender todo tipo de linguagem desenvolvida, escrita, oral, gestual, etc., que conheça e compreenda o seu ambiente. As secretárias que se submeteram ao questionário da pesquisa enumeraram algumas exigências em relação às transformações do mundo interferindo na prática secretarial e 30,43% delas responderam que o aperfeiçoamento, a atualização, a polivalência e diversificação são exigências do atual mercado, seguidas de outras respostas que incluem um melhor desempenho global, autonomia, tomada de decisões, responsabilidades gerenciais, versatilidade, flexibilidade, ampliação de conhecimentos, agilidade. Observa-se que a secretária necessita ter uma formação completa, ela precisa ser uma super-mulher e super-profissional. Deve ser generalista, mas também ser detalhista, saber observar o que dela está sendo exigido numa determinada situação ou determinado

14 16 8 Manuela Aparecida Nalio Ramos contexto, correspondendo em tempo, com presteza, eficiência e eficácia. Fazendo uma comparação e retrospectiva da evolução da profissão, veremos que aquela profissional do passado que se limitava a datilografar, atender telefonemas, e ser submissa aos seus superiores, está somente na memória de alguns. A profissão caminhou e acompanhou a trajetória e a evolução da mulher como um todo. Aos poucos foi conquistando o seu merecido lugar de mulher: dinâmica, culta, evoluída, com capacidade, habilidades e fibra de mulher pronta para enfrentar os desafios do novo mundo, dentro da família, nas organizações e no mundo como um todo. A evolução da profissão acompanhou a performance da mulher na sociedade, apesar de haver ainda uma discreta submissão perante aos executivos, que vai se dissipando, diante da necessidade de se viver e trabalhar em equipe no mundo globalizado. Acredita-se que algumas profissionais sentem alguma dificuldade em estruturar sua identidade profissional face às exigências das novas relações dominantes. É exigência da profissão estar acompanhando essas transformações e estar a serviço desta relação dominante. Entretanto, essas dificuldades poderão desaparecer com o passar do tempo, o que poderá possibilitar o estreitamento do relacionamento, permitindo a confiança, a maturidade, a compreensão, a reflexão, e a consciência em traçar objetivos e seguir uma trajetória de carreira. A secretária precisa manter sua auto-estima em grau adequado, para motivar-se em construir um perfil ideal. O perfil adequado à sua personalidade que vá ao encontro do perfil exigido para desempenhar a função que lhe é atribuída atualmente. O perfil ideal é aquele que engloba todas as habilidades evidenciadas na decorrente pesquisa, mas esse precisa possuir a marca pessoal de cada profissional, a sua identidade construída com uma certa dose de busca, paixão pelo que faz, dedicação e amor ao trabalho. Referências BOURASSEAU, Denise; MORRACCHINI Françoise. Secretária hoje assistente amanhã. Portugal: Cetop, s/d. CARVALHO, Antonio Pires de; GRISSON, Diller. Manual do secretariado executivo. São Paulo: D Livros Editora, GARCIA, Elizabeth Virag. Muito prazer, sou a secretária do senhor? São Caetano do Sul: Planform, KITAHARA, Solange Dias. O secretário: co-gestor da informação e da comunicação nas organizações f. Dissertação (Mestrado em Comunicação e Mercado)- Faculdade de Comunicação Social, Casper Líbero, São Paulo, LINKEMER, Bobbi. Secretária eficiente. São Paulo: Nobel, MAERKER, Stéfi. Secretária, uma parceira de sucesso. São Paulo: Gente, MINARELLI, José Augusto. Empregabilidade: o caminho das pedras. São Paulo: Gente, WEISS, Donald H. Como resolver ou evitar conflitos no trabalho. São Paulo: Nobel, 1995.

15 16 9 Publicações da FIEO AZEVEDO, Luiz Carlos de. Origem e introdução da apelação no direito lusitano. Osasco: FIEO, p. AZEVEDO, Manoel Vitor de. O homem novo na vertical da perfeição. Osasco: FIEO, p. FUNDAÇÃO Instituto de Ensino para Osasco. Perfil: a FIEO. Osasco: FIEO, p. : il. foto. MUNHOZ, Francisco de Assis (Org.). Código tributário aduaneiro do Mercosul. Osasco: FIEO: Francisco de Assis Munhoz, p. RODRIGUES, Antonio Arthur de Castro. Reminiscências de São Paulo. Osasco: FIEO, p.: il. MERCIER, Antonio Sergio Pacheco (Org.). Coletânea dos Tratados da OEA ao Mercosul. Osasco: FIEO, p. MERCIER, Antonio Sergio Pacheco (Coord.). A navegação fluvial na hidrovia Paraguai-Paraná: textos do Acordo e seus protocolos adicionais, no âmbito da ALADI, entre os países do Mercosul e a Bolívia. Osasco: EDUNO, p. SPINA, Segismundo. Estudos de literatura, filologia e historia. Osasco: UNIFIEO, p. FUNDAÇÃO Instituto de Ensino para Osasco. Acervo FIEO: desde Osasco: UNIFIEO, p.: il. PASQUARELLI, Maria Luiza Rigo. Normas para a apresentação de trabalhos acadêmicos [ABNT/NBR , agosto 2002]. Osasco: UNIFIEO, p.; 2. ed., 2004, 50p. PIVA, Horacio Lafer. Brasil: perspectivas. Osasco: UNIFIEO: ACE de Osasco, p.: foto. Série OPVSCVLA VELASCO, Ignácio Maria Poveda. A responsabilidade do vendedor pelos vícios redibitórios no direito romano. Osasco, (Opuscula, 1). MARCHI, Eduardo C. Silveira Vita. A Garota de Âncio e o instituto do tesouro. Osasco, (Opuscula, 2). MADEIRA, Hélcio Maciel França; RODRIGUES, Dárcio Roberto Martins. Lucerna Iuris: Introdução ao latim jurídico I. Osasco, (Opuscula, 3). AZEVEDO, Luiz Carlos de. História do direito, ciência e disciplina. Osasco, (Opuscula, 4). GODOY, Luiz Arthur de. Sucessões. Osasco, (Opuscula, 5). BARBOSA, Derly. A monografia: elementos de metodologia do trabalho científico. Osasco, ed. Osasco, ed. Osasco, (Opuscula, 6). AZEVEDO, Luiz Carlos de. O direito grego antigo. Osasco, (Opuscula, 7). CAMPOS, Zóia Vilar. Dos engenhos coloniais às usinas: Pernambuco Osasco, (Opuscula, 8). CHAVES, Maria Deosdédite Giaretta. Da praelectio à inventio : uma breve história da dissertação no ensino de São Paulo. Osasco, (Opuscula, 9). MADEIRA, Hélcio Maciel França (Trad.). Digesta Iustiniani: líber primus. Osasco, (Opuscula, 10). PLASTINO, Gilda. O discurso da falta em Clarice Lispector: Laços de Família. Osasco, (Opuscula, 11). CHAVES, Maria Deosdédite Giaretta. Estudo do poema: o lingüístico e o poético na poesia de Cecília Meirelles. Osasco, (Opuscula, 12). PERALTA, Sueida Soares. A terceira dimensão da avaliação institucional: um estudo de diferentes avaliações. Osasco, (Opuscula, 13). MOREIRA ALVES, José Carlos. Os problemas da tradução do latim do direito para o português. Osasco, (Opuscula, 14). GOLDSTEIN, Norma (Org.). Atividades de leitura na sala de aula. Osasco, (Opuscula, 15). NUNES, Sandra Regina Chaves (Org.). Estranhas travessias. Osasco, (Opuscula, 16).

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