O caminho mais curto para a colaboração confiável entre empresas A padronização é a chave para uma colaboração simples e eficiente fora do firewall

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1 À medida que os limites dos negócios se tornam mais elásticos, também torna-se mais urgente garantir que profissionais da informação e de conhecimento possam colaborar efetivamente com parceiros e colegas fora do firewall. É claro que, muitas vezes, esses parceiros adotam processos diferentes e não têm acesso aos sistemas corporativos, fazendo com que a colaboração seja um desafio. Para enfrentar esse desafio, existem soluções disponíveis que dão suporte a uma ampla variedade de recursos desde soluções convergentes de colaboração social até simples s com anexos de arquivos. Para atender às necessidades de curto prazo, sem complicar os planos de longo prazo, os gerentes de linha de negócios (LOB) devem ter como alvo um ponto ideal que se enquadre entre os extremos das soluções avançadas e os s baseados na internet. Esse ponto ideal é aquele em que os recursos de colaboração necessários convergem com mínimos ajustes exigidos pelos usuários ou pelos administradores de TI. Esses recursos necessários são discutidos em maior profundidade mais adiante, neste documento. Com o aumento da popularidade dos instrumentos de toque, os profissionais estão constantemente solicitando tablets para usarem em seus negócios. Os tablets podem ser uma grande ajuda para a produtividade dos usuários especialmente porque os provedores de softwares aumentam os recursos de toque de seus aplicativos e muitas organizações estão avaliando opções de tablets. Enquanto isso, os gerentes LOB devem considerar cuidadosamente como suas escolhas de tablets afetarão a colaboração entre as empresas. Se a colaboração entre empresas for importante para suas operações de negócios, então a melhor opção de tablet é aquela que proporciona o caminho mais direto para o ponto ideal através da flexibilidade e compatibilidade de ferramentas, processos e infraestrutura existentes. Este documento compara opções de tablets de negócios com foco na colaboração entre empresas e conclui que os tablets Windows 8*, que operam com arquitetura Intel, são melhores escolhas do que os alternativos. 1 Os tablets Windows 8 são flexíveis porque os usuários, os departamentos de TI e gerentes LOB podem adaptá-los para atender às suas necessidades usando as habilidades existentes do Windows desde a troca de interface do usuário (UI) até o desenvolvimento doméstico de aplicativos. Também se integram perfeitamente à maioria dos conjuntos de ferramentas e fluxos de trabalho existentes dos usuários e com a infraestrutura backend da TI. Com isso, proporcionam ao usuário a conveniência de uma interface de toque enquanto padronizam peças importantes de escritório com o Microsoft Office* e Active Directory Domain Services (AD DS).

2 Um dia na vida de colaboração de um profissional da informação Considere um típico dia de trabalho de uma moderna profissional da informação. "Sarah" chega ao seu escritório um pouco antes das 9h e liga o computador. Ela inicia o Microsoft Outlook* e descarrega um documento do Microsoft Word* de sua colega. É o novo guia de vendas que ela deve revisar antes da reunião das 10h com os gerentes de departamento. Ela verifica as alterações e carrega o documento no site do Microsoft SharePoint* da equipe para que outras pessoas possam incluir comentários. Às 10h, ela inicia sua videoconferência e o aplicativo de compartilhamento de tela, o Adobe Connect*, e conecta-se à reunião com colegas em vários locais da empresa. O gerente de Sarah descarrega o guia de vendas do SharePoint e então compartilha sua tela para que a equipe debata a respeito do documento. Depois da reunião, Sarah reúne o feedback da equipe em um único documento e coordena uma reunião com o provedor do projeto que finalizará a cópia no documento do Word que Sarah encaminhou por e elaborará o guia de vendas no Adobe InDesign* para a produção final em arquivo PDF. Esse cenário muito comum ilustra as ferramentas de colaboração moderadamente sofisticadas e totalmente integradas. A equipe interna usa o SharePoint de maneira eficiente para a edição conjunta de um documento, mas deve recorrer ao quando compartilha esse trabalho com provedores externos. Com um conjunto de ferramentas totalmente integrado, que inclui a integração entre o Microsoft Exchange Server* e uma solução de voz sobre IP (VoIP), Sarah consegue conversar com seu gerente em tempo real usando o vídeo da webcam ou pode telefonar para um(a) colega clicando em um nome de contato. Diversos recursos de colaboração Em algum lugar da cidade, outra profissional da informação se dirigirá à sala Cisco TelePresence* de sua empresa para uma sessão de whiteboard brainstorming com colegas do mundo todo. Em outra empresa e com tarefas diferentes, as necessidades de colaboração de um gerente de produto são mais simples. Ele revisa uma apresentação usando o Skype* tanto para a chamada de conferência quanto para compartilhar a sua tela com vários membros de sua equipe. Cenários como esses ocorrem repetidamente à medida que os membros de sua equipe ocupam-se de suas tarefas diárias. Realmente, a eficácia dos membros de sua equipe está vinculada à sua habilidade de perfeitamente trocar dados, arquivos e ideias com os colegas. Essa eficácia pode levar ao que o analista da Forrester, Keitt TJ, chama de "vantagem de informações, uma vantagem competitiva derivada, em parte, da habilidade de compartilhar e de agir sobre informações mais rapidamente do que a concorrência. 2 Se a colaboração deve tornar-se uma vantagem de informações, os operadores das informações devem ter a habilidade de compartilhar conteúdos sem barreiras, quer o receptor esteja do outro lado da sala, em um departamento diferente ou no subdomínio de rede ou, ainda, em uma empresa diferente. Figura 1. Fluxo de trabalho de colaboração típico para profissionais da informação

3 Toolbox abarrotada? Muitos provedores de hardware e software anseiam por ajudar seus usuários de negócios a compartilhar conteúdo sem barreiras. Alguns dos maiores provedores de software e hardware trabalham nesse espaço, dentre eles IBM, Microsoft, Oracle e Cisco. E a constante necessidade de colaboração e de potencial valor do mercado continua atraindo novas startups e novas soluções, de provedores menos conhecidos, por exemplo, mas bem considerados, como bluekiwi, Moxie, Huddle, Jive Software, Mzinga e muitos outros. A colaboração empresarial também é um tópico de pesquisa e interesse em andamento para os analistas da indústria, dentre eles Forrester, Gartner e IDC. Por que toda essa atenção? Porque o software de colaboração empresarial está previsto para ser um mercado avaliado em US$ 4,5 bilhões até 2016, com um rápido crescimento previsto para os próximos anos. 3 Porém, nem todas as soluções são criadas igualmente. Esses provedores oferecem uma ampla variedade de funcionalidades, conforme mostrado na Figura 2. O gráfico apresenta a riqueza de recursos em um eixo e a facilidade de implementação no outro para ilustrar o espectro de soluções atualmente disponíveis. No extremo superior deste espectro (quadrante B, direita superior) estão as soluções de colaboração social repletas de recursos e projetos de grande orçamento orientados de cima para baixo. Eles provavelmente incluiriam recursos avançados como o VoIP integrado e recursos de vídeo para reuniões presenciais, e compartilhamento de tela através da rede. Na extremidade inferior (quadrante C, esquerda inferior) estão as ferramentas de colaboração simples como o webmail e o telefone que exigem pouca ou nenhuma operação de instalação de terceiros senão do próprio usuário ou do gerente de departamento. Soluções Convergentes No mundo da Indústria, uma grande quantidade de recursos é gasta para avaliar, analisar e promover a colaboração abrangente e as atividades sociais como as representadas no quadrante B. Essas soluções podem integrar a tradicional colaboração baseada em com funções sociais a fim de permitir o estabelecimento de relacionamentos e não apenas o compartilhamento de dados. Seu objetivo é viabilizar uma Figura 2. As soluções de colaboração variam desde as mais simples, que não exigem intervenção da equipe de TI, até as mais complexas, que são iniciativas top-down implementadas e gerenciadas pela equipe de TI conversa em andamento dentro e fora do firewall e, como afirma a IDC, "fluxos de atividade, fóruns de discussão, blogs e wikis estão se tornando funcionalidade suposta de software social de empresa para facilitar a colaboração em tempo real e no contexto. 4 Os exemplos incluem o IBM SmartCloud for Social Business*, Salesforce.com Chatter* e Cisco WebEx Social*. Devido ao alcance e ao escopo (sem mencionar o preço) dessas soluções, sua adoção deve ser uma ampla iniciativa da empresa, dirigida pela liderança superior, com um planejamento inicial e contribuições dos gerentes de TI. Com uma voz quase unificada, os analistas estão prevendo que soluções abrangentes estarão preparadas para transformar os negócios e os analistas estão gerando volumes enormes de pesquisas e relatórios para ajudar as empresas com departamento interno de TI a escolher a solução certa. Uma análise dos critérios que os analistas consideram essenciais revela a natureza ambiciosa dessas soluções:

4 Recursos sociais como blogs, wikis e fluxos de atividade Otimização da experiência do usuário móvel Análise sofisticada de plataforma nativa incluindo recursos analíticos preditivos Escalabilidade e extensibilidade da plataforma Integração pré-configurada com ferramentas de colaboração e aplicativos dos principais provedores Solução de Fácil Implementação Por outro lado, as soluções mais simples do quadrante C, webmail e telefone, são raramente mencionadas como soluções de colaboração por não existir um mercado multibilionário incentivando maiores inovações nesse espaço. Todos podem usá-las, seja dentro ou fora do firewall e elas já estão profundamente inseridas no fluxo de trabalho diário da maioria dos profissionais da informação. Algumas soluções mais sofisticadas do que o webmail e telefone ainda poderiam ser colocadas no quadrante C, pois não exigem a intervenção da TI. O Google Apps* é um exemplo dessa solução. Sem assistência da TI, uma equipe poderia usar a versão voltada ao consumidor, o Google Drive*, para funções básicas de colaboração, tal como o compartilhamento de documentos e ferramentas de criação de conteúdo comum, dentro e fora do firewall. 5 O ponto ideal da solução de colaboração Para a maioria dos gerentes LOB e seus profissionais da informação, o ponto ideal fica entre o webmail e o telefone em um extremo e as complexas e convergentes soluções no outro, como na Figura 3. Quando a abordagem de colaboração de uma equipe chega nesse ponto ideal, os usuários estão capacitados com recursos essenciais que facilmente vão além do firewall e não são sobrecarregados com recursos sofisticados que talvez não quisessem ou não usariam. Para nós, os recursos essenciais do ponto ideal são os seguintes: Figura 3. O ponto ideal de colaboração, no qual a maioria dos profissionais da informação trabalha com membros da equipe fora do firewall, é entre os extremos Capacidade de compartilhamento: O conteúdo criado no dispositivo de um dos membros de uma equipe deve ser visível e editável nos dispositivos dos outros membros. Integração de fluxo de trabalho: A solução deve funcionar com o mínimo de interrupção para o estilo de trabalho do usuário. Deve exigir pouco ou nenhum outro treinamento e deve integrar-se perfeitamente ao fluxo de trabalho dos operadores das informações. Suporte a multitarefas Os operadores das informações estão acostumados a trabalhar com várias janelas abertas em seus laptops ou desktops. Eles podem ter aberto um programa de criação de conteúdo (como o Microsoft Word), um aplicativo de e calendário, e uma ou mais mensagens instantâneas ou outras janelas de comunicação para colaborar com os colegas. Nas soluções da parte superior do quadrante B, estas funções podem ser servidas por um ou dois aplicativos que

5 abordem vários serviços. Mas no ponto ideal de colaboração, os usuários realizam essas tarefas por meio de diversos aplicativos e janelas. Portanto, é importante que as ferramentas dos usuários tenham suficiente poder de processamento e capacidade de gerenciamento de tarefas para dar suporte à fácil alternância entre janelas. Integração de infraestrutura: A solução deve funcionar com pouca interrupção para a TI seja à atual infraestrutura ou aos planos futuros de colaboração da empresa. Segurança: A solução deve suportar, no mínimo, a criptografia para uma troca de dados segura enquanto estiverem em trânsito e enquanto estiverem armazenados em dispositivos. Sua organização pode estar entre aquelas que avaliam opções de colaboração convergente com planos de longo prazo para chegar a uma solução totalmente convergente. Entretanto, conforme as empresas investem mais em suas infraestruturas com essas soluções, elas aumentam a dependência nessa infraestrutura e afetam as habilidades dos profissionais da informação na colaboração fora do firewall com organizações e indivíduos que usam ferramentas diferentes. Nesse meio tempo, enquanto sua organização de TI avalia e testa uma solução abrangente, os membros de sua equipe precisam de uma solução que funcione imediatamente, com fluxos de trabalho e ferramentas correntes, sem demandar semanas ou meses de suprimento, além das extensas revisões de backend. A solução ideal é aquela que proporciona o caminho mais curto para o ponto ideal sem criar complicações futuras para os planos de longo prazo da TI. Colaboração além dos limites corporativos Assim como aconteceu com a Sarah, a abordagem de sua equipe à colaboração provavelmente inclui uma variedade de ferramentas, desde sistemas de videoconferência até espaços de trabalho de base Cloud da equipe, como o Microsoft SharePoint. No entanto, os operadores das informações também devem colaborar com parceiros, clientes e fornecedores fora do firewall. Esta necessidade pode apresentar complicações no processo de colaboração relativamente perfeito usado pelas equipes internas, porque as ferramentas de colaboração corporativa muitas vezes não estão disponíveis para não funcionários. Sem essas ferramentas, de que forma você compartilha informações seguras e confiáveis com as partes externas? A maioria dos profissionais da informação têm uma resposta simples, mas eficaz: e telefone. Uma pesquisa recente com funcionários de escritório concluiu que 65% dos entrevistados contornam os problemas de colaboração usando o para colaborar com os membros da equipe fora da empresa. 6 Eles usam o embora quase um terço esteja frustrado com as limitações do , tal como o tamanho do anexo porque funciona. Mesmo que os parceiros externos não possam fazer o logon na solução de colaboração social, repleta de recursos, de sua empresa, você pode trocar documentos através do e colaborar pelo telefone. Em outras palavras, independentemente da riqueza em recursos de ferramentas de colaboração interna, atuais ou planejados, de uma empresa, a maioria dos usuários tem como padrão as ferramentas simples do quadrante C quando precisam colaborar com pessoas que estão fora do alcance de soluções mais sofisticadas.

6 Às vezes, os profissionais da informação chegam à precipitada conclusão de que eles podem melhorar esse conjunto básico de ferramentas de colaboração com mobilidade, acrescentando um tablet, como um Apple ipad*. Como seria bom, eles podem pensar, se pudessem descobrir um ipad para compartilhar uma apresentação com um cliente em vez de um laptop por comparação, um dispositivo volumoso. E eles estão certos. Finos, leves e sempre ligados, os tablets são ferramentas atraentes e podem ser muito eficientes, especialmente para as atividades de consumo como visualizar um documento ou um site, ou assistir a um vídeo. Entretanto, os gerentes LOB não devem deixar a flexibilidade, a mobilidade e a conveniência ofuscar as limitações dos ipads e de outros tablets quando se trata da integração em um fluxo de trabalho colaborativo num ambiente corporativo, o que exige mais do que o consumo de informações. Embora a aparência e a conveniência de um ipad ou de um tablet Google Android* seja atraente, a realidade é que esses dispositivos são plataformas significativamente diferentes daquelas dos PCs que são mais predominantes em ambientes de trabalho. Essa diferença pode fazer da implantação de um tablet uma perspectiva arriscada porque uma mudança nos dispositivos do usuário final pode criar barreiras de colaboração em vez de removê-las. Com que nível de eficácia, os novos dispositivos se integrarão às ferramentas e processos internos já instalados? Qual nível de compatibilidade com o Microsoft Office, usado pela maioria das pessoas com quem você precisará colaborar? Essas perguntas são importantes porque quanto mais tempo os usuários ou a TI levarem para integrar os novos dispositivos no ambiente de trabalho, maior será o custo total de propriedade (TCO) desses dispositivos. E se muitos ajustes forem necessários para fazer com que o dispositivo funcione no ambiente de negócios, a nova e elegante ferramenta poderá se tornar apenas outra maneira de atualizar o Facebook. Os ipads da Apple e os tablets Google Android são bem próprios para determinadas tarefas de negócios. Por exemplo, o fator de suas formas compactas os tornam ideais para rápida e facilmente compartilhar vídeos ou literatura de produtos com colegas ou clientes, e a Apple icloud* é uma maneira simples e segura de armazenar e compartilhar informações. Entretanto, esses dispositivos são insuficientes em algumas das características do ponto ideal de colaboração, especialmente na capacidade de compartilhamento, no suporte a multitarefas e na integração da infraestrutura. Embora sejam muitas as razões para equipar seus usuários com dispositivos móveis Apple ou Android, a ampliação da capacidade de colaboração dos usuários não é uma delas. Pontos problemáticos de colaboração Você conheceu Sarah, uma típica profissional da informação, no início deste documento. Ela usa várias ferramentas de colaboração durante todo o seu dia de trabalho e, em parte, como elas são tecnologias suportadas pela TI, a colaboração funciona suavemente. Mas quando os usuários precisam colaborar com pessoas fora da organização, eles poderão deparar-se com barreiras que impeçam a colaboração. Se estiver explorando maneiras de aumentar a capacidade de sua equipe para colaborar, você provavelmente já se deparou com barreiras como essas apresentadas a seguir: Deterioração de conteúdo A deterioração de conteúdo ocorre quando o conteúdo produzido em um tipo de plataforma parece diferente quando visualizado ou editado em outro tipo de plataforma. Por exemplo, se a Sarah criar slides no Microsoft PowerPoint 2013* e um colaborador externo os visualizar em seu ipad usando o Apple Keynote*, o software de apresentação da Apple para ios*, a visualização dos slides poderá, então, ter uma aparência bem diferente. O mesmo vale para documentos do Microsoft Word ou do Excel* abertos no Apple Pages*, Apple Numbers* ou no software de produtividade para Android.

7 O caminho mais curto para a Figura 4. Um documento criado no Microsoft Word* (imagem superior) e aberto no Apple Pages* para ios* (imagem inferior) observe a advertência do Pages, que avisa que determinada funcionalidade será perdida (ênfase adicionada) A deterioração de conteúdo pode ser mais do que um simples função das marcas de revisão do Microsoft Word no iwork aborrecimento, especialmente em setores extremamente para ios: "As alterações ao texto do corpo continuam regulamentados, em que os documentos devem ser sendo marcadas. Todas as outras alterações são aceitas na capturados corretamente e arquivados. Nesses casos, a importação".7 A Figura 4 mostra os diferentes pontos de vista deterioração de conteúdo poderia minar a conformidade e apresentados quando um documento do Microsoft Word com complicar os esforços de descoberta e de recuperação. várias alterações e revisores é aberto em Pages para ios. Para seu crédito, o Pages avisa ao usuário que o documento Embora seja verdade que o Apple iwork* software poderá ter uma aparência diferente e enumera os fatores que de produtividade da Apple que inclui Keynote, Pages e afetam a visualização. No documento de exemplo usado para Numbers consiga abrir documentos do Microsoft Office, a Figura 4, dois desses fatores podem ter um forte impacto na ele não é totalmente compatível com as características do colaboração: Office. Cinquenta e cinco funções do Microsoft Word são parcialmente compatíveis ou não compatíveis no Pages para ios, incluindo cabeçalhos e rodapés, que não são compatíveis. Observe também a importante diferença na As alterações do documento controladas parcialmente, que não seja o corpo de texto, são aceitas como finais. Todos os comentários presentes nas margens são removidos

8 Sessenta e sete recursos populares do Microsoft PowerPoint são apenas parcialmente compatíveis ou não são compatíveis com o Keynote para ios. 8 Mais de 200 recursos do Microsoft Office Excel são apenas parcialmente compatíveis ou não são compatíveis com o iwork para ios. 8 A Figura 5 mostra algumas diferenças identificadas nas apresentações criadas com o Microsoft 2013 e visualizadas no Keynote para ios. As diferenças mostradas na Figura 5 são basicamente estéticas e podem ser resolvidas sem muita dificuldade. No entanto, ocasionalmente, as diferenças podem alterar de forma significativa o sentido de um slide, um documento ou uma planilha, conforme ilustrado na Figura 6. Alguns formatos de gráfico do PowerPoint 2013 não são compatíveis com o Keynote para ios. Nesses casos, o Keynote importa o gráfico como uma imagem ou o remove, deixando um slide em branco. 9 Muitas das diferenças entre o Microsoft Office e o iwork para ios são insignificantes, e o iwork para ios dá suporte à maioria das funcionalidades do Microsoft Office. Contudo, mesmo uma pequena lacuna pode ser expressiva quando o que está em jogo é a confiabilidade da colaboração. Em alguns casos, colegas que utilizam ipads para analisar documentos do Microsoft Office podem encontrar diferenças significativas na forma como o dispositivo processa o documento. Essas diferenças podem causar mal-entendidos e gerar ineficiência, além de levar a ciclos adicionais de análise. Os usuários de tablets com sistema operacional Android podem identificar uma deterioração de conteúdo semelhante ao visualizar documentos do Microsoft Office nos programas de produtividade para escritório destinados a Android, como o Kingsoft Office* e o MobiSystems OfficeSuite Pro*. Os fornecedores desses programas não documentam a Figura 5. Os gráficos de pizza 3D mostrados no aplicativo nativo deles, Microsoft PowerPoint 2013* (imagem superior), e no Apple Keynote* para ios* (imagem inferior) Figura 6. O Apple Keynote* para ios* não dá suporte a gráficos de pizza dentro de pizza, ele processa o slide original do Microsoft PowerPoint* (imagem superior) como um gráfico único editável (imagem inferior), eliminando uma camada de dados

9 compatibilidade de seus produtos com cada recurso do Microsoft Office, declarando apenas que os aplicativos conseguem criar, abrir e editar documentos criados com o Microsoft Office. 10 No entanto, uma comparação lado a lado mostra diferenças semelhantes àquelas observadas quando documentos originais do Office são comparados com a visualização deles no iwork para ios. Dispositivo e proliferação do serviço Outra barreira é o fato de que, agora, vários dispositivos e plataformas são utilizados para a comunicação e colaboração da empresa. Por vezes chamada de consumerização de TI, essa tendência significa que os usuários têm disponível uma ampla variedade de dispositivos, aplicativos e serviços baseados em navegador para realizar seus trabalhos, sem o envolvimento ou a aprovação da equipe corporativa de TI. Os usuários veem essa realidade como algo positivo para sua produtividade, no entanto, ela pode atrapalhar a colaboração. A adoção generalizada de vários dispositivos, aplicativos e serviços representa uma diminuição na adesão a padrões comuns, o que pode levar a confusões, mal-entendidos e perda de tempo. Você já deve ter ouvido ou participado muitas vezes de uma conversa como esta: Membro da equipe: o arquivo é grande demais para os limites de correio eletrônico daqui da empresa, mas posso compartilhar minha tela com você no Skype. Assim, podemos analisar o documento juntos. Colaborador externo: o Skype está meio instável na minha conexão sem fio, principalmente para compartilhamento de vídeo. Você pode colocar o documento no Dropbox* e ligar para o meu celular? Membro da equipe: O Dropbox é bloqueado aqui na empresa por motivos de segurança. Vou enviar o arquivo pelo meu webmail pessoal. Essa conversa e muitas outras parecidas demonstram os benefícios e malefícios da consumerização da TI. Embora aumente a liberdade do usuário, ela pode se tornar uma barreira para a colaboração quando muitas opções minam o terreno comum da padronização. Essa falta de padronização pode se tornar algo muito mais sério do que um mero inconveniente: ela pode introduzir riscos reais e dificuldades de conformidade. Sobre uma pesquisa realizada por sua empresa, Fahim Siddiqui, diretor de produtos da Intralinks, concluiu que: A organização agora abrange uma ampla rede de relacionamentos com parceiros de negócios e clientes e uma grande variedade de interações, desde a comunicação ad hoc simples até fluxos de trabalho e procedimentos seguros de colaboração e troca de conteúdo que exigem relacionamentos mais íntimos. Sem as medidas certas de controle, a segurança e conformidade são prejudicadas, e os departamentos de TI acabam sendo responsabilizados. 11 A probabilidade de resistência por parte da equipe de TI em relação a uma solução padronizada com suporte a essas medidas de controle é muito menor, portanto, uma solução desse tipo é muito mais viável para os usuários que solicitam ferramentas baseadas em toque, inclusive tablets. Preocupações com a segurança As preocupações com a segurança também são um obstáculo para a colaboração. Embora as ferramentas e os processos internos de colaboração sejam desenvolvidos levando-se em conta a segurança e a conformidade, as empresas não concedem acesso total aos parceiros fora do firewall. Isso significa que as medidas de segurança e conformidade incorporadas a essas ferramentas internas podem, na verdade, se aplicar apenas até o limite da rede. Esse limite não é necessariamente um problema, por exemplo, a criptografia de pode fornecer uma medida de segurança para a maioria das mensagens e dos anexos. No entanto, limites de segurança podem ser um obstáculo para a colaboração entre os profissionais que trabalham com informações altamente confidenciais ou regulamentadas. Algumas organizações de TI empresarial tentam diminuir essas preocupações restringindo a experiência do usuário, desativando serviços como o Dropbox e implementando políticas rígidas de Gerenciamento de Dispositivos Móveis (MDM). No entanto, a proliferação de dispositivos e serviços baseados em navegador, na melhor das hipóteses, dificulta o método de segurança por restrição da experiência do usuário. Se os pontos de acesso estiverem bloqueados a ponto de impedir o trabalho, a maioria dos usuários encontrará uma forma de burlar as regras. Como mostrado pela pesquisa da Intralinks,... os participantes estavam cientes dos problemas de segurança e conformidade decorrentes do uso de correio eletrônico, sites FTP e outros serviços de compartilhamento de arquivo voltados ao consumidor (69% dos participantes citaram malware como um problema e 63%, o roubo de informações). Isso sugere que as organizações não têm atendido à necessidade de fornecer aos funcionários ferramentas seguras e padronizadas de compartilhamento de arquivo para colaboração fora do firewall. 11

10 Cultura da empresa e estilos pessoais de trabalho Cada empresa tem processos e requisitos de colaboração únicos, além de expectativas próprias sobre a melhor forma de colaboração. Essa combinação de ferramentas, processos, requisitos e histórico institucional formam a cultura da empresa, que dita os procedimentos considerados corretos. Além disso, os profissionais de informação de cada equipe estão acostumados com ferramentas e fluxos de trabalho específicos. A cultura da empresa e os estilos pessoais de trabalho podem tornar as mudanças difíceis. As ferramentas ou os dispositivos de colaboração que exigem mudanças significativas nos estilos de trabalho dos usuários podem tanto criar obstáculos quanto removêlos, porque os usuários simplesmente não utilizarão os recursos ou superarão as dificuldades e se adaptarão. O caminho mais curto para o sucesso da colaboração Os fornecedores de solução de colaboração sempre integram a seus programas de software recursos para ajudá-lo a vencer esses obstáculos. Por exemplo, algumas soluções integram videoconferência, telefonia VoIP e reconhecimento de presença com contatos e s obtidos do Microsoft Outlook dos usuários. A esperança é de que essa integração facilite o uso da funcionalidade de colaboração nos fluxos de trabalho normais dos funcionários. No entanto, em geral, o que é válido para as soluções totalmente convergentes do quadrante B também é válido para essas integrações: elas não se estendem necessariamente aos membros vitais da equipe que trabalham fora da empresa. O caminho mais curto para chegar ao ponto ideal de colaboração entre empresas é por meio da padronização. Quando você padroniza os tablets dos profissionais da informação com elementos que a maioria das organizações tem em comum, é possível atender às necessidades de flexibilidade touch e tablet dos usuários sem criar mais dificuldades para a colaboração. A padronização é facilmente alcançada por meio de PCs, notebooks e dispositivos móveis baseados na arquitetura Intel com o sistema operacional Windows 8. Essa plataforma oferece a melhor experiência com as ferramentas que os usuários já utilizam ou seja, o pacote Microsoft Office e dá suporte aos estilos de trabalho dos usuários com o mínimo de adaptação. Em outras palavras, diferentes de ipads, tablets com Android ou soluções de colaboração totalmente convergentes, os dispositivos com Windows 8 se integram perfeitamente aos estilos de trabalho dos usuários, com o mínimo de interrupção do serviço e sem a necessidade de treinamento, já que não há ferramentas novas. Suporte a estilos de trabalho emergentes e soluções convergentes de colaboração Por ser dimensionável, a plataforma Intel e Windows 8* é a melhor opção para dar suporte a estilos de trabalho futuros e emergentes e a projetos convergentes de colaboração orientados pela equipe de TI. Como o Windows 8 é o primeiro sistema operacional touch, você pode incluir facilmente tablets e smartphones, integrandoos à infraestrutura existente do cliente. O Office 2013* e o Office 365* dão suporte a elementos sociais e em nuvem por meio da integração total com o Microsoft SharePoint* ferramentas que provavelmente poderão ser integradas a qualquer solução convergente de colaboração que sua organização implemente. Por exemplo, o Microsoft Office é a base da maioria dos estilos de trabalho dos profissionais da informação motivo pelo qual outras suítes de produtividade para escritório, como o Google Apps e o iwork para ios, lutam para tornar seus formatos de documento compatíveis com o Microsoft Office. Esse domínio do Office significa que, onde quer que sua empresa entre no processo de colaboração, a troca de informações dentro e fora do firewall continuará girando em torno de documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando você padroniza o uso de dispositivos que executam o Microsoft Office nativamente, os membros da sua equipe conseguem colaborar, sem problemas, com colegas de outras empresas, tendo 95% de certeza de que seus documentos do Office serão visualizados no ambiente nativo deles. Quando esse ambiente nativo conta com a arquitetura Intel, o usuário se beneficia da engenharia colaborativa entre a Intel e a Microsoft, que oferece desempenho aprimorado, como criptografia mais rápida e suporte aprimorado para multitasking. Embora haja uma pequena curva de aprendizado enquanto os usuários aprendem a utilizar a nova interface do Windows 8, nossa experiência mostra que a maioria dos usuários se familiariza bem rápido, especialmente depois que experimentam o Windows 8 em um dispositivo touch e entendem a lógica do sistema. O Windows 8 é ainda melhor para modelos de computação do futuro próximo nos quais touchscreen, teclado e mouse fazem parte de uma experiência de usuário fluida e natural que mantém a consistência independente de onde o funcionário estiver trabalhando. Alguns dos tablets mais novos com Windows 8, como o Lenovo ThinkPad Tablet 2*, dão suporte a uma grande variedade de periféricos e opções de conectividade, o que simplifica a colaboração e outras tarefas comuns dos profissionais da informação:

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