Unidade I ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS. Prof. Marcos Eduardo de Mattos

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1 Unidade I ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Prof. Marcos Eduardo de Mattos

2 A Organização Organização: Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns. Exemplos de Organizações: Escolas, Hospitais, Creches, Associações Culturais, Partidos Políticos, Famílias, ONG s, Associações de Moradores, Corporações Militares, etc.

3 Fatores que Afetam / Influenciam as Organizações Fatores: Políticos, Científicos, Tecnológicos, Sociais, Culturais, Demográficos, Ecológicos e Econômicos. Stake Holders: Proprietários, Clientes, Colaboradores, Fornecedores e Sociedade. Concorrentes e Órgãos Regulamentadores.

4 Sistemas Organizacionais Sistema mecanicista caracterizado por processos bem definidos, pessoal especializado, integração vertical (chefe, subchefe, subordinados, etc.), controle facilitado, sistema fechado, estrutura burocrática. Sistema orgânico caracterizado pela transformação constante, decisões fazendo parte de todos os níveis, pessoal com conhecimento generalizado, sistema aberto, desburocratizado.

5 Sistemas Organizacionais Formal quando cada um tem o seu papel bem definido e bem claro, existe a consideração fiel às normas e regulamentos; estrutura administrativa rígida sempre obedecida, nunca violada; informações fluindo através dos canais previstos; burocracia. Informal caracterizada por funcionários polivalentes, trabalhos realizados e decisões tomadas sem rigidez burocrática; todos os níveis participando das decisões.

6 Interatividade Uma organização para obter sucesso, deve: a) Ignorar o que acontece ao seu redor; b) Acompanhar apenas a satisfação dos clientes; c) Avaliar constantemente tudo que interage com a organização; d) Desconsiderar as ações governamentais.

7 Funções Organizacionais Fabricar (Produção); Vender (Marketing); Pagar e Receber (Finanças); Distribuir (Logística); Contratar Pessoas (Recursos Humanos).

8 Estrutura Organizacional Estrutura é o arranjo dos elementos (diretorias, departamentos, gerências, seções, etc.) que compõem a organização ou a empresa; é a forma pela qual estão integrados esses elementos.

9 Estrutura Organizacional Pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a alta administração são especificadas e um sistema de comunicação é delineado, permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para atingir os objetivos organizacionais.

10 Funções das Estruturas Organizacionais Permitir uma visão geral da empresa, de seus níveis de decisão, de autoridade e de responsabilidade (poder). Lembrar que deve haver uma adaptação do indivíduo à organização e não da organização ao indivíduo. Mostrar qual é o caminho das informações e das decisões e onde são executadas as atividades.

11 Análise das Estruturas Segundo Peter Drucker, o desenvolvimento de um modelo de estrutura organizacional deve envolver os seguintes aspectos: análise das atividades, análise das decisões e análise das relações.

12 Análise das Atividades Quais são os trabalhos que são feitos ou que devem ser feitos? Quais são os que podem ser reunidos? Qual é a importância de cada atividade na Qual é a importância de cada atividade na estrutura?

13 Análise das Decisões Qual é a autoridade de cada nível? Qual é a responsabilidade de cada nível? (Tais perguntas ajudam a definir os níveis hierárquicos).

14 Análise das Relações Na formação da estrutura, é importante definir como os cargos devem se relacionar com os demais cargos, superiores, inferiores e de mesmo nível.

15 Interatividade Para obter uma Estrutura Organizacional que realmente seja representativa, deve-se considerar: a) A quantidade de funcionários de empresa; b) O segmento de atuação da empresa; c) Fazer uma análise das atividades, decisões e relações; d) O faturamento da empresa.

16 Representação Gráfica Organograma O Organograma mostra / apresenta: Os setores / departamentos da empresa; A função de cada um, de maneira genérica; As vinculações e as relações entre eles; Os níveis administrativos; A hierarquia.

17 Estrutura Tradicional Gerencia Geral Dpto. Produção Dpto.Vendas Dpto. Financeiro

18 Características A chefia é a fonte da autoridade. As ordens seguem a hierarquia. Cada funcionário recebe ordens apenas de um chefe.

19 Vantagens Aplicação simples. Facilidade de transmissão e recebimento de ordens e de informações. Definição clara de deveres e de responsabilidades. Fácil controle disciplinar.

20 Desvantagens Organização rígida. Não favorece o espírito de equipe. Centralização demasiada.

21 Formas tradicionais de departamentalização 1. Funcional Consiste no agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa. D. PESSOAL BENEFÍCIOS ADM. PESSOAL SEG. / HIG. TRABALHO

22 Formas tradicionais de departamentalização 2. Geográfica Devem ser agrupadas as atividades que se realizam em um determinado território. DIRETORIA REGIÃO NORTE REGIÃO SUL REGIÃO OESTE

23 Formas tradicionais de departamentalização 3. Produtos ou Serviços Agrupam na mesma unidade as pessoas que lidam com um mesmo produto; linha de produtos ou serviços. DIRETORIA DIVISÃO TÊXTIL DIVISÃO FARMACÊUTICA DIVISÃO QUÍMICA

24 Formas tradicionais de departamentalização 4. Fases ou Processo de Produção Freqüentemente utilizada nas empresas industriais nos níveis mais baixos da estrutura organizacional das áreas produtivas ou de operações. GERÊNCIA DE PRODUÇÃO FUNDIÇÃO USINAGEM MONTAGEM

25 Formas tradicionais de departamentalização 5. Clientes Divide as necessidades organizacionais para que cada uma delas possa servir a um diferente cliente. GERÊNCIA COMERCIAL VENDAS CLIENTES INDUSTRIAIS VENDAS CLIENTES GOVERNAMENTAI S VENDAS AO CONSUMIDOR

26 Formas tradicionais de departamentalização 6. Período Organizações que operam 24 horas por dia são obrigadas a criar unidades cuja única diferença é o período no qual suas equipes trabalham. A natureza da atividade permanece a mesma. GERÊNCIA DE PRODUÇÃO 1º.TURNO 2º.TURNO

27 Formas tradicionais de departamentalização 7. Amplitude de Controle Há casos e que a necessidade de departamentalização é conseqüência somente do limite do chefe para comandar. Neste caso, as unidades são formadas levando-se em conta o número máximo de pessoas que o chefe pode coordenar eficientemente.

28 Resumo das Características das Estruturas Tradicionais Alto nível de formalização; Unidade de comando; Especialização elevada; Comunicação vertical; Utilização de formas tradicionais de departamentalização.

29 Interatividade Uma Estrutura Tradicional caracteriza-se por: a) Muitos empregados; b) Muitos chefes; c) Atividades bem definidas; d) Comunicação horizontal.

30 Estruturas adaptativas-inovativas As estruturas Inovativas são formas novas, mais ativas e dinâmicas, que respondem ou se adaptam às constantes mudanças do contexto das organizações.

31 Estrutura Matricial DIREÇÃO GERAL Secretaria Assessoria Engenharia Suprimentos Adm / Fin Uni-Info Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3

32 Características Utilização simultânea de dois ou mais tipos de departamentalização sobre o mesmo grupo de pessoas. Geralmente é a combinação entre os tipos funcional e por projetos ou por produtos; entretanto, outras combinações são possíveis.

33 Vantagens 1. Interações constantes entre especialistas diversos para produzir inovações que permitam consolidar as competências principais que facilitam o aprimoramento tecnológico. 2. A movimentação de equipes de um projeto para outro, de acordo com as necessidades permite à organização maximizar o emprego das destrezas profissionais.

34 Desvantagens 1. Conflitos de interesse entre os chefes funcionais e os chefes de projetos / processos. 2. Faz com que os participantes experimentem dupla autoridade, o que pode ser frustrante e confuso.

35 Estrutura por Processos GERENTE GERAL N E C E S I D A D E S C L I E N T E LIDER LIDER LIDER LIDER PROJETAR PRODUTO / GERAR PROCESSAR ATENDER PROCESSO PEDIDO PEDIDO CLIENTE DE (MKT E (PÓS- PRODUÇÃO VENDAS) VENDA) A T E N D I M N E C C L I E N T E

36 Características 1. A estrutura é baseada na seqüência das atividades e as fronteiras entre os departamentos são eliminadas. 2. A hierarquia vertical é reduzida. 3. As tarefas gerenciais são delegadas ao nível mais baixo. Os funcionários trabalham em equipes multidisciplinares e auto-dirigidas, organizadas em torno do processo.

37 Vantagens 1. Maior Ligação com fornecedores e clientes. 2. Existem barreiras reduzidas, praticamente inexistentes entre os departamentos, o que significa obter cooperação com a tarefa total na cabeça. 3. O moral é melhor porque os funcionários se entusiasmam com seu envolvimento e participação.

38 Desvantagens 1. Os empregados têm de despender mais tempo em longas reuniões para coordenar e alcançar decisões consensuais. 2. Políticas de remuneração e de carreira não-definidas claramente. 3. Temporalidade das equipes de trabalho.

39 Resumo das Características Estruturas Inovativas Baixo nível de formalização; Multiplicidade de comando; Diversificação elevada; Comunicação horizontal, vertical e diagonal; Utilização de formas avançadas de departamentalização.

40 Interatividade Uma Estrutura Inovativa caracteriza-se por: a) Uma única chefia; b) Alta formalização; c) Multifuncional idade; d) Elevada Burocracia.

41 Organizações Tradicionais 1. Enfoque Básico- Análise das atividades das empresas. 2. Ambiente da empresa- Autoritário. 3. Essência da Administração- Princípios de Administração. 4. Visão do mundo- Sistema fechado. 5. Tomada de decisão- Individual e centralizado.

42 Organizações Inovativas 1. Enfoque Básico - Clientes e não clientes 2. Ambiente da empresa - Participativo. 3. Essência da Administração - empowerment, gerência participativa e Processos. 4. Visão do TODO - Holística. 5. Tomada de decisão - Processo decisório com informação e negociação.

43 ATÉ A PRÓXIMA