IMPLANTAÇÃO DE ESCRITÓRIO DE PROJETOS (PMO)

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1 IMPLANTAÇÃO DE ESCRITÓRIO DE PROJETOS (PMO) Msc. Cassio Germano, PMP Diretor PORTFOLIO Gestão e Capacitação Presidente Project Management Institute Seção Ceará 06/11/2009

2 Apresentação Prof. Msc. Cassio Germano Gurgel Soares Diretor da PORTFOLIO GC, Presidente do Project Management Institute - Seção Ceará (PMI-CE) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute, Mestre em Engenharia Elétrica pela UFRJ e MBA em Gestão Empresarial pela FGV. Professor de cursos de extensão e de Especialização na FGV, UNIFOR, UECE e FIC na área de Gestão de Projetos, trabalhou com gerenciamento de projetos em organizações como CEMEC, M. Dias Branco e BNA (Banco Nacional De Angola), Sistema Verdes Mares e Secretaria de Segurança Pública do Ceará e ministrou treinamento em órgão governamentais tais como Ministério Público do Ceará e Tribunal de Contas do Estado. Foi diretor de TI do Hapvida Assistência Médica, empresa de atuação em toda região Nordeste e Norte, e gestor de Projetos para grandes clientes como a Siemens e o CPqD enquanto trabalhava no Instituto Atlântico.

3 Organização Introdução Conceitos Estudo de Casos Implantação de Escritório de Projetos

4 INTRODUÇÃO

5 Projetos de Infra-Estrutura Complexo Industrial e Portuário do Pecém Investimentos R$ 528 milhões até 2010 R$ 2,3 bilhões até 2016

6 Projetos de Infra-Estrutura Cinturão Digital Início: 2008 Término: 2010 Investimento total de R$ 47 milhões

7 Projetos de Energia Parques Eólicos Distribuído pelo litoral cearense. Investimentos de US$ 1 bilhão Energia Solar Implantação do parque de Energia Solar em Tauá Início: 2008 Conclusão: 2010 Investimento total de US$ 250 milhões.

8 Projetos de Energia Termelétrica Obras iniciadas em julho de 2008 Término: dezembro 2011 Investimento total de US$ 1,2 bilhão.

9 Projetos de Turismo Aquário de Fortaleza

10 Pavilhão de Feiras Projetos de Turismo

11 Projetos de Melhoria da Economia 90 projetos relacionados com a Copa 2014

12 Projetos de Educação Programa Alfabetização da Idade Certa (PAIC) De 2007 a 2010 Construção de 260 Centros de Educação Infantil

13 Projetos de Saúde Hospital Regional do Cariri

14 Projetos de Segurança Pública e Justiça

15 Projetos de Desenvolvimento de Produtos O Atlântico desenvolve projetos sob medida para clientes de diversos segmentos de mercado, gerando soluções em Computação Móvel, Integração de Sistemas, TV Digital, Aplicações Financeiras, Web, Sistemas para Redes, Automação, Engenharia de Telecom, Hardware e Sistemas Embarcados.

16 Projetos Pessoais

17 Cenário

18 Cenário Uma boa idéia terá sucesso ou não dependendo do modelo de gestão que usaremos para colocála em prática Peter Drucker

19 Modelo Organizacional Responder a pergunta: O que queremos ser? Responder a pergunta: Por que existimos? Definir as metas que, supõese, realizarão a visão e a missão, estabelecidas no tempo Monitorar resultados por período e verificar tendências Planejar e acompanhar o conjunto de projetos que implementam a estratégia Coordenar e dirigir as operações da empresa Planejar e acompanhar os projetos e programas Softium Projetos Ltda Todos os Direitos Reservados

20 Papeis na Organização? Softium Projetos Ltda Todos os Direitos Reservados

21 Objetivos e Metas da Organização 15% Identificam os objetivos e metas da organização 19% São indiferentes quanto a estes objetivos 51% do tempo dedicados a atividades não relacionadas com objetivos da organização 51% não sabem o que fazer para ajudar a organização Stephen Covey Autor do livro: 7 Hábitos das Pessoas Altamententes Eficazes

22 A Organização costuma ter problema com prazos em projetos? Fonte: Estudo de Benchmark em Gerenciamento de Projetos 2007

23 Fonte: Estudo de Benchmark em Gerenciamento de Projetos 2007 Benefícios obtidos com o Gerenciamento de Projetos

24 Há uma correlação entre implementação das estratégias e a capacidade da empresa em gerenciar seus projetos, programas e portfólios. Fato

25 Dados estatísticos Empresas que aplicaram técnicas de gerência de projetos obtiveram uma melhoria de desempenho de 20 a 30%; 34% das empresas registraram melhorias nos cronogramas; 30% contabilizaram melhorias no desempenho financeiro; 69% melhoraram o alinhamento estratégico; 82% precisam melhorar as estimativas em seus projetos; 43% querem implementar escritório de projetos. Chaos Report The Standish Group (www.standishgroup.com)

26 CONCEITOS

27 Escritório de projetos (PMO- Project Management Office) É uma unidade organizacional Podem operar de modo contínuo, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos na forma de: Treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos, modelos de documentos, etc. até o gerenciamento direto real e a responsabilidade pela realização dos objetivos do projeto.

28 Funções desempenhadas pelo PMO Fonte: Estudo de Benchmark em Gerenciamento de projetos 2007

29 Indicativo para implementar um PMO Não há um entendimento claro e formal de como os projetos estão conectados à estratégia organizacional; Não há priorização das iniciativas. Cada gestor assume que todas as iniciativas devem ser implementadas simultaneamente e que as suas devem ser prioridade; Projetos são aprovados independentemente de haver ou não recursos disponíveis;

30 Indicativo para implementar um PMO Há constante retrabalho; Insatisfação constante de clientes; Atrasos no projetos empreendidos; Estouro de orçamento nos projetos empreendidos; Não há um padrão para reportar o desempenho.

31 Outros indicativos, falta de resposta a... Quantos projetos a organização tem em andamento? Qual a prioridade de cada projeto? Qual a situação de cada projeto em relação a tripla restrição: escopo, prazo e custo? Quantos projetos você encerrou nos últimos meses? Qual a capacidade da sua equipe para a execução dos projetos?

32 Responsável pelo gerenciamento do portfólio Fonte: Estudo de benchmarking 2007 PMI Chapters Brasileiros

33 Áreas da organização que possuem PMO Fonte: Estudo de benchmarking 2007 PMI Chapters Brasileiros

34 Quantidade de profissionais no PMO Fonte: Estudo de benchmarking 2007 PMI Chapters Brasileiros

35 Linha de Reporte do Gerente de Projetos Fonte: Estudo de benchmarking 2007 PMI Chapters Brasileiros

36 Comentários do benchmarking sobre PMOs A pesquisa revelou um crescimento anual de 15% no número de empresas com PMOs; Fornecer informações a alta administração, definição e manutenção da metodologia de GP e suporte às ferramentas são as principais funções do PMO;

37 Principais dificuldades do PMO Envolver todas as partes interessadas na criação dos padrões; Conseguir a aceitação dos padrões; Vencer a descentralização das informações; Mudar a imagem de cobrança e punição; Ter paciência com a demora na obtenção dos resultados e não desistir nunca.

38 ESTUDO DE CASOS

39 Exemplos regionais de Instituições com Modelos de Gestão de Projetos CTIC (Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação) da SSPDS Sistema Verdes Mares (em implantação na TI) Instituto Atlântico VTI BNB M. Dias Branco Prefeitura de Fortaleza Governo do Estado do Ceará CAGECE Etice Beach Park Synapsis Esmaltec CEMEC

40 Escritório de Projetos CTIC da Secretaria de Segurança Pública SSPDS

41 Implantação de Escritório de Projetos na CTIC do SSPDS-CE 1. Ciclo de Vida do Projeto de Implantação do Escritório de Projetos (PMO) 2. Diagnóstico 3. Metodologia de Gerenciamento de projetos

42 Implantação de Escritório de Projetos na CTIC do SSPDS-CE 1. Ciclo de Vida do Projeto de Implantação do Escritório de Projetos (PMO) 2. Diagnóstico 3. Metodologia de Gerenciamento de projetos

43 CICLO DE VIDA DO PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO Fase I: Capacitação com cursos de Gerenciamento de Projetos Fase II: Diagnóstico Fase III: Definição do Trabalho (Iniciação) Termo de abertura Análise de partes interessadas e suas necessidades Determinação (sugestão) dos modelos de documentos de acordo com a metodologia de consultoria Definição (sugestão) do conjunto de ferramentas a serem adotadas para apoio a metodologia Processos a serem seguidos com apoio do sistema Marcos de controle (data e evento) Critérios de aceitação

44 CICLO DE VIDA DO PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO Fase IV: Implantação: Ferramenta Reestruturação e institucionalização de processos e documentos Apresentação e treinamento para a equipe na metodologia adotada Acompanhamento e suporte aos projetos Fase V: Encerramento: Apresentação de resultados Lições aprendidas Recomendações e próximos passos

45 Apresentação 1. Ciclo de Vida do Projeto de Implantação do Escritório de Projetos (PMO) 2. Diagnóstico 3. Metodologia de Gerenciamento de projetos

46 Diagnóstico Estrutura Organizacional Processos e Metodologias Cultura e Estrutura das Organizaçõ es envolvidas Pessoas e Competências Ferramentas e Tecnologia

47 Estrutura Organizacional

48 Estrutura Organizacional

49 Macro Fluxo Inicial de Execução de Projetos

50 Apresentação 1. Ciclo de Vida do Projeto de Implantação do Escritório de Projetos (PMO) 2. Diagnóstico 3. Metodologia de Gerenciamento de projetos

51 Metodologia de gerenciamento de Projetos Modelos de Documentos: Termo de Abertura, Declaração do Escopo, Solicitação de Mudança, Termo de Aceitação, Ata de Reunião, Relatório de Desempenho do Projeto Lições Aprendidas

52 Metodologia de gerenciamento de Projetos Sistema: Customização do Dotproject para suporte aos processos com: Visão estratégica com consolidação de projetos Acompanhamento de orçamento aprovado com custo real lançado no sistema Registro de propostas de projeto Controle de alocação de pessoal no portfólio de projetos Descrição do projeto Registro de tempo de trabalho por atividade Gráfico de gantt (cronograma) Descrição das atividades Armazenamento e controle de versão de arquivos do projeto Controle de mudanças Registro de riscos com descrição de resposta aos riscos Relatórios de desempenho padrão do sistema Comunicação de atividades por /sms Registro de histórico

53 Metodologia de gerenciamento de Projetos

54 Fluxo de Processos de Iniciação

55 Processos para Registro do Projeto do Sistema

56 Processos de Monitoramento e Controle

57 Processos de Encerramento

58 Estados da Solicitação de Mudança

59 Relatórios Gerenciais

60 Visão Geral dos Indicadores PORTFOLIO PROJETO CLIENTE ESFORÇO Esforço total dos Projetos por mês Indice de Atividade do Portfolio INDICADORES Solicitações de projetos por mês GERENCIAIS Alterações no portfolio por mês Projetos ativos Projetos por status Projetos de baixa, média e alta urgência por status Projetos de baixo, médio e alto retorno (benefício) por status Projetos de baixa, média e alta prioridade Esforço H.H Atual Índice de Atividade no Projeto % de conclusão do projeto Relatório do realizado previsto e não previsto Indice de conclusão Esforço estimado dos projetos solicitados Esforço utilizado nos Projetos solicitados Lista de solicitações Status dos projetos Satisfação do Cliente % realizado Descrição breve do realizado

61 Visão Geral dos Indicadores PORTFOLIO PROJETO CLIENTE TEMPO Indice de projetos pendentes Indice de atrasos de projeto CUSTO Custo total dos Projetos por mês Indice de Custo do Portfolio MUDANÇA S Mudanças solicitadas por projeto Mudanças aprovadas por projeto Indice de mudanças no Portfolio Quantidade de dias de atraso previsto no projeto Indice de atraso previsto no projeto Custo atual Índice de Desempenho de Custo Mudanças solicitadas para o projeto Mudanças aprovadas para o projeto Impacto de custo e prazo estimados das mudanças aprovadas Data de conclusão prevista Custo estimados dos projetos solicitados Custos atuais dos Projetos solicitados Indice de Mudanças Realizadas

62 Exemplos de Indicadores Gerenciais

63 Resultados Observados Atendimento dos objetivos e restrições dos projetos por meio da adequada aplicação de ferramentas e técnicas nas atividades dos projetos; Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade dos projetos; Satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidades e expectativas; Alcance dos requisitos estabelecidos.

64 Bibliografia CARVALHO, Marly Monteiro. Construindo competências para Gerenciar Projetos. 2ª ed. São Paulo: Editora Atlas, MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame PMP. 6ª ed. RMC, PMI, Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK). 4ª ed. Project Management Institue, MANSUR, Ricardo. Implementando um Escritório de Projetos. Brasport, 2005.

65 Contatos: (085) Perguntas?

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