SISTEMA ORGANIZACIONAL DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA

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1 21 SISTEMA ORGANIZACIONAL DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA KLEIN, N.K. 1, BONO, C. T. 2 RESUMO: Este trabalho tem por objetivo verificar e analisar o sistema de funcionamento dos Escritórios de Arquitetura da cidade de Dourados, constatar e compreender o processo de gestão e de administração. A revisão bibliográfica baseou-se em artigos científicos sobre gestão em Escritórios de Arquitetura de todas as regiões do país, onde se pode verificar que há semelhanças entre os sistemas de funcionamento. A metodologia utilizada para a realização da coleta de dados foi a da aplicação de questionário fechado junto aos profissionais responsáveis pelos Escritórios de Arquitetura, possibilitando o acesso à informação para uma melhor compreensão do quadro geral. Na cidade de Dourados MS no exercício de 2009, estavam devidamente registrados no CREA-MS 197 profissionais Arquitetos e Urbanistas e 126 profissionais ativos junto à Prefeitura Municipal da cidade, em sua maioria trabalhando como autônomos, porém com escritório constituído. Do total de profissionais registrados no CREA-MS, apenas 103 profissionais estavam regularizados no CREA-MS e, concomitantemente, ativos na Prefeitura Municipal, habilitados, assim, a dar entrada em projetos para aprovação junto ao órgão público. Conclui-se que os Escritórios de Arquitetura existentes na cidade de Dourados MS ainda possuem um longo caminho pela frente no que se refere à organização, gestão e administração de recursos econômicos, humanos e de tempo. Com uma gestão adequada as atividades tendem a ser mais rentáveis e eficientes, qualificando o profissional com um grau de competitividade maior. PALAVRAS-CHAVE: Palavras-chave: Escritório de Arquitetura. Gestão. Profissionalismo. ORGANIZATIONAL SYSTEM OF ARCHITECTURAL OFFICE ABSTRACT: This study aims to identify and analyze the operating activities of Architectures of the city of Dourados MS, see and understand the process of management and administration. The review was based on scientific articles about management at Architecture Firms in all regions of the country, where one can see that there are similarities between the systems operating. The methodology used to collect the data was a questionnaire enclosed to the professionals responsible for the Offices of Architecture, enabling access to information for better understanding of the overall picture. In the city of Dourados MS in 2009, were duly registered in CREA-MS, 197 professionals Architects and Town Planners, but only 126 active professionals within the Specific Secretary of Dourado's City Hall, most of them working as a standalone, but with an office established. Of the total number of professionals registered in CREA-MS, only 103 professionals were settled in the CREA-MS and hence active in City's Hall Administrating Office, enabled thus to give input on projects for approval by the public agency. We conclude that Offices of Architecture in the city of Dourados MS still have a long road ahead when it comes to organization, management and administration of financial resources, manpower and time. With proper management tend to be more profitable and efficient, leaving the professionals with a higher degree of competitiveness. KEYWORDS: Office of Architecture. Management. Professionalism 1 Professor do Curso de Arquitetura e Urbanismo da Faculdade de Ciências Exatas e da Terra da UNIGRAN. Pós-graduando do Curso de Gestão Empreendedora de Negócios da UNIGRAN. 2 Orientadora do Trabalho de Conclusão de Curso de Pós-graduação a Distância da UNIGRAN.

2 22 INTRODUÇÃO Com a popularização de uma profissão milenar a da Arquitetura e do Urbanismo - e a abrangência de atuação cada vez maior dos Escritórios de Arquitetura perante a Sociedade, surge um problema complexo de organização das atividades profissionais desenvolvidas pelo Arquiteto e Urbanista. Soma-se a isso, a vertente do trabalho como extensão da própria vida pessoal e a consolidação do home office, ou seja, do trabalho desenvolvido nos domínios da habitação e da convivência com familiares entendido como um dos paradigmas da contemporaneidade. Os problemas detectados em relação à forma de organização dos Escritórios de Arquitetura atuantes na cidade de Dourados, Estado de Mato Grosso do Sul, esbarram na precariedade de aplicação de informação e de conhecimento de áreas de gestão que possibilitem um maior entendimento, análise e prática da organização da própria profissão, como prevenir e controlar situações inesperadas e aprimorar alternativas que minimizem resultados negativos. Escritórios de Arquitetura existentes na cidade de Dourados, em sua maioria, de pequeno porte, ou seja, constituídos de um ou no máximo dois profissionais responsáveis. Estes profissionais buscam galgar os degraus de uma profissão que transforma sonhos em realidade, que tem o poder de transformar a vida das pessoas, na busca permanente da melhoria das condições sócio-econômicas, políticas, culturais, intelectuais e, inclusive, emocionais de seus clientes. Embora a criatividade e a sensibilidade sejam qualidades necessárias para o bom desempenho profissional, as questões do cotidiano administrativo e gerenciais, não menos importantes, ficam subjugadas. A dificuldade que os escritórios de arquitetura têm encontrado para contratar profissionais aptos a atender à profissionalização exigida pelo aquecimento do mercado imobiliário levou a AsBEA e a FAU da Universidade Mackenzie, de São Paulo, a firmar convênio para realizar o curso de extensão "Prática da Gestão de Projetos de Arquitetura". O curso, inédito, tem como principal meta suprir as deficiências na formação de arquitetos nessa área, de acordo com o arq. Eduardo Nardelli, professor da FAU/Mackenzie há 22 anos e coordenador do curso. (AsBEA, 2008) FONTANA (2009) defende a idéia de que "num mundo globalizado, não podemos negar a necessidade de cada vez mais buscarmos novos conhecimentos. No caso dos Arquitetos e Arquitetos e Urbanistas, além dos conhecimentos ligados ao projeto e execução de edificações, estética, arte, tecnologia, se faz necessário que não apenas saibam da

3 23 existência de legislação específica relacionada à profissão, mas também às fundamentais do mundo dos negócios." Para decidir sobre a abertura de um Escritório de Arquitetura, trabalhando como Autônomo ou uma Empresa, a coisa certa a se fazer é contratar um profissional contabilista (Contador ou Técnico Contábil) com experiência. "O Brasil tem uma legislação tributária muito complexa. Esse profissional poderá auxiliar na coleta de informações do seu plano de negócios, bem como no trâmite de abertura da empresa, se for essa a melhor opção", explica Fernanda Zannoni, contadora, especialista em gestão e marketing e consultora de gestão e planejamento da Associação Brasileira de Escritórios de Arquitetura (AsBEA) em entrevista a CICHINELLI (2007). Segundo ABBATE (2009), uma boa equipe com bons funcionários e um gerenciamento adequado do tempo, proporciona um resultado satisfatório, tanto financeiro quanto criativo, proporcionando um ambiente de trabalho criativo e agradável, com metas definidas e projeções sólidas para o futuro. "Os estagiários de arquitetura são importantes na formação dos escritórios, ao mesmo tempo em que ganham experiência e qualificação, a dinâmica dos projetos e as idéias do escritório se renovam", isso é o que defende Roberto Aflalo do Aflalo & Gasperini Escritório de Arquitetura, entrevista ao ABBATE (2009). Outro fator importante para o funcionamento dos Escritórios de Arquitetura é sua política com relação à remuneração. "O arquiteto não é isento na especificação quando o fator determinante da remuneração é a Reserva Técnica (RT). Entre escolher uma cadeira de mil reais e uma de três mil reais com as mesmas características técnicas, o arquiteto tende a especificar a mais cara. A não ser que ele diga ao cliente que cobra 5% dos produtos que especifica. Aí ele está isento. Eu prefiro cobrar o justo e dar desconto para o cliente. Se queremos a valorização profissional e que nossa especificação tenha argumento técnico, não podemos estar vinculados à RT. Caso contrário, a escolha está completamente comprometida," segundo Ronaldo Rezende, Presidente da AsBEA. O objetivo deste estudo é constatar e compreender o processo de gestão dos Escritórios de Arquitetura da cidade de Dourados. MATERIAL E MÉTODOS A metodologia utilizada para a realização da coleta de dados foi a da aplicação de questionário fechado junto aos profissionais responsáveis pelos Escritórios de Arquitetura da cidade de Dourados. Para a determinação do universo amostral, verificou-se a quantidade de profissionais existentes levando-se em consideração a regularidade do registro profissional

4 24 junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia de Mato Grosso do Sul (CREA-MS) em relação à quitação da anuidade e da situação ativa junto à Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Dourados (PMD) em relação ao pagamento do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN). Na cidade de Dourados no exercício de 2009, estavam devidamente registrados no CREA-MS 197 profissionais Arquitetos e Arquitetos e Urbanistas e 126 profissionais ativos junto à PMD, em sua maioria trabalhando como autônomo, mas com escritório constituído. Do total de profissionais registrados no CREA-MS, apenas 103 profissionais estavam regularizados no CREA-MS e, concomitantemente, ativos na PMD, habilitados, assim, a dar entrada em projetos para aprovação junto ao órgão público. O universo amostral corresponde a 25% dos 103 profissionais em situação regular. O tratamento das respostas obtidas foi elaborado por meio de porcentagem e ilustrado através de gráficos com o auxílio do Programa Microsoft Office Excel versão As questões foram elaboradas com variáveis acerca do processo de gestão empreendedora de negócios, tais como espação físico, sistema de funcionamento, tempo de entrega de projetos, profissionais envolvidos, terceirização de serviços, reserva financeira, estagiários, entre outras. RESULTADOS E DISCUSSÃO A maior parte dos profissionais tem seu escritório em uma área comercial com uma tendência crescente para o uso misto, ou seja, comercial e residencial ( home offices ). Constata-se, ainda, um percentual baixo de escritórios exclusivamente residenciais, tendência da vida contemporânea, com alta conectividade. Para uma cidade de médio porte como Dourados, escritórios em ambientes comerciais ainda predominam em detrimento de um conforto, economia e qualidade maior que os home offices proporcionam Quanto ao Espaço Físico 02 Quanto ao Imóvel: 19% 6% Comercial 75% Comercial Residencial Misto 56% 44% Próprio Alugado Cedido Financiado Gráfico 1 Espaço Físico dos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 2 Imóvel dos Escritórios de Arquitetura.

5 25 Há um equilíbrio com relação à propriedade do imóvel, proporcionando do ponto de vista de Gestão Empreendedora um impasse entre a despesa fixa do aluguel e o investimento em um bem próprio, o que significa um grande valor indisponibilizado que poderia ser investido no escritório. 03 Sistema de Funcionamento: 5% 5% Autônomo Sociedade Incorporadora Construtora 9 04 O Escritório Utiliza o Serviço de um Contador? 38% 62% Sim Não Gráfico 3 Sistema de Funcionamento dos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 4 Utilização dos Serviços de Contabilidade dos Escritórios de Arquitetura. A grande maioria dos profissionais trabalha como autônomo, principalmente por considerar a incidência de impostos sobre qualquer outro sistema de funcionamento uma carga muito grande, o que acaba limitando a atuação em áreas importantes para o profissional, como por exemplo, a participação em concorrências públicas, entre outras. Há vantagens e desvantagens na autonomia e isso leva os profissionais a avaliarem todos os aspectos, principalmente o financeiro. A cidade de Dourados não proporciona aos profissionais de Arquitetura uma remuneração adequada devido a falta de empresas de grande porte, onde o profissional teria condições de se desenvolver profissionalmente com vínculos empregatícios. Verifica-se equilíbrio no que se refere à utilização de um responsável pela contabilidade resultado do porte dos escritórios existentes. Alguns não têm condições financeiras de manter esta demanda, gerado pela irregularidade das demandas de projetos e outros profissionais por acharem desnecessário a figura deste profissional. 05 Número de Arquitetos que trabalham no escritório: 69% 31% Apenas 1 de 2 a 3 de 4 a 5 acima de 5 06 Número de Funcionários (Secretária, Zelador, Desenhista, etc): 49% 38% Nenhum Apenas 1 de 2 a 3 de 4 a 5 acima de 5 Gráfico 5 Número de Profissionais Arquitetos e Urbanistas que trabalham nos Escritórios. Gráfico 6 Número de Funcionários que trabalham nos Escritórios de Arquitetura.

6 26 Para ratificar a informação de que os Escritórios de Arquitetura de Dourados são de pequeno porte, tem-se o número de profissionais Arquitetos e Arquitetos e Urbanistas que trabalham nesses escritórios, sendo a maior parte entre dois e três profissionais. Nesse percentual ainda está inserido alguns que trabalham em sociedade, o que reduz para zero os escritórios que funcionam como empresa. Na maior parte dos casos, tem-se um ou dois profissionais proprietários e os demais como funcionários. Ainda é grande o número de escritórios que tem apenas um profissional envolvido, os demias, desenhistas e estagiários. A maioria dos escritórios trabalha com dois a três funcionários. Alguns escritórios funcionam apenas com o profissional responsável, sem nenhum tipo de funcionário, ficando por responsabilidade desse mesmo profissional todos os serviços como, limpeza, recepção, cobrança, projetos e apresentações. Poucos são os profissionais que trabalham sozinhos ou com apenas um desenhista. 07 Número de Estagiários (Estudantes de Arquitetura): 38% 25% 37% Nenhum Apenas 1 de 2 a 3 de 4 a 5 acima de 5 Gráfico 7 Aspectos verificados quanto ao Número de Estagiários residentes nos Escritórios de Arquitetura. 08 Forma de Pagamento dos Arquitetos: 21% 37% 16% 26% Salário Fixo Partcipação Lucros Porcentagem Projetos Gráfico 8 Forma de Pagamento dos Profissionais Arquitetos e Urbanistas que trabalham nos Escritórios de Arquitetura. Há na resposta a essa pergunta, outro dado interessante. Muitos escritórios não fazem uso de nenhum estagiário, nem mesmo os que não são remunerados. Em um Escritório de Arquitetura, onde o papel dos estagiários é tão importante para a renovação de idéias, percebe-se que muitos profissionais preferem trabalhar sem a contribuição do mundo acadêmico, alguns por não ter um volume muito grande de serviços e outros por medo de algum tipo de vínculo empregatício e, até mesmo, por medo de uma certa concorrência no futuro. Há por parte dos profissionais um exagero quando se trata de compartilhar informações, gerando para os estagiários uma perda de aprendizagem tão importante para a formação profissional. Manter um profissional habilitado em um Escritório de Arquitetura, onde as entradas financeiras acontecem conforme os serviços prestados, não é uma tarefa fácil abrir para a participação nos lucros, significa criar uma sociedade. Então, uma das maneiras mais

7 27 utilizadas para a remuneração desses profissionais é a porcentagem por serviços executados. Dessa forma, o profissional fica desobrigado a qualquer pagamento quando há a falta de serviços e, consequentemente, de entradas financeiras. 09 Forma de Pagamento dos Funcionários: 10 Forma de Pagamento dos Estagiários: 8% 8% Salário Fixo Diária Terceirizado 84% 31% 69% Salário Fixo Participação Lucros Porcentagem Serviços Gráfico 9 Forma de Pagamento dos Funcionários que trabalham nos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 10 Forma de Pagamento dos Estagiários residentes nos Escritórios de Arquitetura. A grande maioria dos funcionários dos Escritórios de Arquitetura possui registro em Carteira de Trabalho. Como o custo de pagamento dos funcionários é significativamente menor em relação à remuneração de profissionais, os escritórios possuem maior controle de gastos. No caso dos estagiários, ainda predomina o salário fixo como forma de remuneração com aparecimento de outros tipos de remuneração. Como no questionário aplicado não havia a opção de estágio não remunerado, a alternativa outros, está incluído esta opção de estágio. 11 Sistema de Cobrança de Projeto Arquitetônico: 22% 12 Sistema de cobrança de Projetos Complementares: 7% 7% m² % m² % 78% 86% Gráfico 11 Aspectos verificados quanto ao Sistema de Cobrança de Projeto Arquitetônico praticado pelos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 12 Aspectos verificados quanto ao Sistema de Cobrança de Projetos Complementares praticado pelos Escritórios de Arquitetura. Há a predominância para a cobrança de projeto arquitetônico por m², que é a forma mais convencional, e um número significativo de profissionais que fazem cobrança de seus serviços sobre porcentagem, que torna o controle bem mais complicado de se administrar. Os projetos complementares, por se tratarem de projetos mais técnicos, possui quase que unanimidade na forma de cobrança que é por m².

8 28 13 Sistema de Cobrança de Projeto de Interiores: 14 Sistema de Cobrança de Projetos de Paisagismo: 19% m² % 44% m² % 43% 68% Gráfico 13 Aspectos verificados quanto ao Sistema de Cobrança de Projeto de Interiores praticado pelos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 14 Aspectos verificados quanto ao Sistema de Cobrança de Projeto de Paisagismo praticado pelos Escritórios de Arquitetura. A cobrança de Projeto de Interiores geralmente ocorre por meio do cálculo de porcentagem, pela facilidade de controle dos gastos e porque às vezes se inviabiliza a cobrança por m², por serem projetos de ambientes com uma metragem reduzida. Profissionais e clientes têm a mesma visão sobre paisagismo, ou seja, o desenvolvimento de projetos é considerado de pouca importância. Isso reflete no alto índice da alternativa "outros" tipos de cobrança que, na verdade, se caracteriza como uma cobrança embutida no projeto arquitetônico, que, na maioria das vezes, não está inserido, e isso acaba sendo não cobrado da maneira adequada. Um dado importante que a maioria dos profissionais desconhece, é que uma edificação com um projeto de paisagismo bem elaborado tem uma valorização de até 3 no valor total de venda do imóvel, segundo o site Paisagismo Brasil do Engenheiro Florestal com especialização em Paisagismo Gilberto Matter. 15 Sistema de Cobrança de Acompanhamento de Serviços: 16 Possui um Prazo Limite de Horas para Desenvolvimento de Projetos? 28% Mensal 19% 11% 61% Visita Técnica Sim Não 81% Gráfico 15 Aspectos verificados quanto ao Sistema de Cobrança de Acompanhamento de Serviços praticado pelos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 16 Tempo Limite para o Desenvolvimento de Projetos Arquitetônicos praticado pelos Escritórios de Arquitetura. O sistema de cobrança de acompanhamento de serviços é feito mensalmente, configurando-se com um percentual elevado da alternativa "outros" tipos de cobrança, refletindo, na verdade, uma cobrança já embutida no valor do projeto arquitetônico, principalmente porque muitos profissionais não conseguem fazer o cliente compreender a

9 29 diferença entre projeto e responsabilidade técnica. Isso significa que muitos profissionais acabam fazendo esse acompanhamento de forma inadequada por não receberem pelo serviço. Esse dado já era esperado mesmo antes da aplicação do questionário. A maior parte dos profissionais não entende o ato de projetar como trabalho que deve ser remunerado e que necessita um controle de tempo gasto, mas, sim entendido como algo descompromissado. Muitos clientes também têm a mesma idéia de que o ato de projetar é simplesmente a elaboração de desenho, o que se reflete nos gráficos anteriores em relação à cobrança. Quanto menor for o controle do prazo do ato de projetar, menores serão os lucros do escritório. 17 Possui uma Reserva em Caixa para Quanto Tempo? 1 mês 31% 6% 37% 3 meses 6 meses Mais de 6 meses Nenhuma Reserva 18 Qual a Atividade Principal do Escritório: 69% 25% 6% Projetos Execução Projeto e Execução Gráfico 17 Reserva de Caixa praticada pelos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 18 Atividade Principal desenvolvida pelos Escritórios de Arquitetura. Há um equilíbrio entre os escritórios que mantêm uma reserva de caixa de 3 meses e os que não mantêm reserva nenhuma e um baixíssimo número de Escritórios com a reserva recomendada por especialistas, que é de 6 meses. Para que um Escritório de Arquitetura tenha uma boa saúde financeira, esse ponto é primordial, pois pode ser o divisor entre o sucesso e o fracasso. Considerando que a maior parte dos profissionais tem na profissão seu único meio de sustento, trabalhar sem reserva quase sempre acarretará na utilização de recursos como o pagamento de juros para a manutenção e funcionamento do escritório, o que torna o custo muito elevado, podendo até comprometer sua continuidade. Alguns acabam optando por trabalhar com valores abaixo do mercado para poder se manter, o que gera um agravamento da crise e os deixa à mercê dos altos e baixos do mercado. A maior parte dos escritórios trabalha com projetos e execução, demonstrando a tendência do Arquiteto e do Arquiteto e Urbanista de ampliar cada vez mais sua área de atuação com a simples intenção de sobrevivência no mercado.

10 30 19 É a Atividade Principal de Remuneração do Profissional Responsável? 20 Quais os Serviços são Terceirizados pelo Escritório? Nenhum 8% 8% Perspectivas 87% Sim Não 44% 16% 24% Desenho Executivo Projetos Complementares Gráfico 19 Remuneração do Profissional Responsável pela Atividade Principal desenvolvida pelos Escritórios de Arquitetura. Gráfico 20 Aspectos verificados quanto aos Serviços Terceirizados praticados pelos Escritórios de Arquitetura. A maioria dos profissionais envolvidos com Escritórios de Arquitetura tem como única atividade a Arquitetura e, mesmo assim, não há um cuidado com as condições de trabalho. Os escritórios não trabalham em regime profissional, passando a idéia de romantismo a um trabalho que é tão ou mais desgastante que qualquer outro e deve assim ter sua remuneração reconhecida. Poucos escritórios têm mão de obra e conhecimento para serem autossuficientes, gerando um gasto a mais e ficando à mercê de outros profissionais que, na maioria das vezes, não têm o conhecimento adequado para um bom desenvolvimento e apresentação. Muitos profissionais dependem de mão de obra externa para a apresentação de seus projetos. CONCLUSÃO Conclui-se que os Escritórios de Arquitetura existentes na cidade de Dourados ainda possuem um longo caminho pela frente no que se refere à organização, gestão e administração de recursos econômicos, humanos e de tempo. A maior parte dos escritórios, ainda se baseia na idéia romântica de que o trabalho em Arquitetura é um mero lazer e que idéias não têm valor econômico, sub-valorizando a atividade do profissional. Claro que essa não é a regra e alguns escritórios esboçam uma reação, ainda tímida, mas substancialmente concreta, visando um crescimento de suas atividades e uma profissionalização de sua atuação. Com uma gestão adequada, controle de tempo de criação, resolução e entrega de projetos e ambiente satisfatório para o desenvolvimento do trabalho, as atividades tendem a ser mais rentáveis e eficientes, deixando o profissional com um grau de competitividade maior. REFERENCIAS ABBATE, Vinicius. Como gerir os recursos humanos. Disponível no Site: Acesso em 07/09/2009, às 22 h 10 min.

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