ESCRITÓRIO DE PROJETOS: UM INSTRUMENTO DE GESTÃO ESTRATÉGICA PARA UMA NOVA UNIVERSIDADE NO INTERIOR DA AMAZÔNIA

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 ESCRITÓRIO DE : UM INSTRUMENTO DE GESTÃO ESTRATÉGICA PARA UMA NOVA UNIVERSIDADE NO INTERIOR DA AMAZÔNIA Amanda Monteiro Sizo Fernando Celestino Ferreira Quintans Pétia Arruda de Oliveira Suelen Maria Costa Monteiro

2 2 Painel 56/216 Gestão estratégica em organizações públicas: experiências ESCRITÓRIO DE : UM INSTRUMENTO DE GESTÃO ESTRATÉGICA PARA UMA NOVA UNIVERSIDADE NO INTERIOR DA AMAZÔNIA Amanda Monteiro Sizo Fernando Celestino Ferreira Quintans Pétia Arruda de Oliveira Suelen Maria Costa Monteiro RESUMO A Universidade Federal do Oeste do Pará (Ufopa) é a primeira Instituição Federal de Ensino Superior (Ifes) com sede no interior da Amazônia e localização em Santarém, estado do Pará. Com característica multicâmpus, abrange também os municípios paraenses de Alenquer, Itaituba, Juruti, Monte Alegre, Óbidos e Oriximiná. Na busca de melhor acompanhamento de seus resultados, a Ufopa elaborou a primeira versão do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), período , baseado no Balanced Scorecard (BSC). Com o objetivo de efetivar sua implementação, está em fase de formulação e implantação o Escritório de Projetos (EP-Ufopa) destinado a gerenciar o PDI e auxiliar as unidades administrativas a efetivar suas ações estratégicas. Por ser uma Ifes em construção, o escritório priorizará os projetos administrativos e posteriormente auxiliará os de ensino, pesquisa e extensão. Tratase da primeira iniciativa conhecida entre Ifes nesse sentido e representa um passo para a profissionalização da gestão na Ufopa, visando sempre à maior transparência e responsabilidade com a sociedade. Palavras-chave: Gestão de projetos. Escritório de projetos. Projetos. Método.

3 3 1 INTRODUÇÃO A Ufopa é a primeira Ifes com sede num dos pontos mais estratégicos da Amazônia, no município de Santarém, a terceira maior cidade paraense. Sua proposta acadêmica comporta um sistema inovador, pautado pela flexibilidade curricular, interdisciplinaridade e formação em ciclos constituídos de sistema integrado de educação continuada. Possui hoje 576 servidores, 4 mil alunos de graduação e de pós-graduação. Na busca de melhor gerenciamento de suas ações, a Ufopa elaborou seu PDI período , com base na metodologia do BSC, por permitir o gerenciamento da estratégia de forma integrada. A necessidade de funcionamento coordenado levou ao processo de implantação de nova unidade Escritório de Projetos (EP-Ufopa), que atuará no gerenciamento de projetos administrativos alinhados ao PDI. Este artigo se propõe a apresentar as etapas e atividades envolvidas na implantação dessa nova unidade, além da totalidade dos resultados obtidos até o momento. 2 MÉTODO DE TRABALHO E ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DO EP-UFOPA No contexto atual, o EP-Ufopa surge com uma atribuição fundamental: integrar-se ao seu sistema de gestão estratégica. Com a implantação da gestão estratégica, é crucial que a unidade assessore a Reitoria e a Pró-Reitoria de Planejamento Institucional (Proplan), por meio da gestão do portfólio de projetos, e participe da realização dos produtos esperados em cada projeto. A Reitoria e a Proplan conduzirão a Ufopa rumo à superação de seus desafios e ao alcance de sua visão de futuro. Para tanto, a implantação do EP-Ufopa deu-se em três etapas, detalhadas a seguir:

4 4 IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE NA UFOPA CONCEPÇÃO do EP-UFOPA ESTRUTURAÇÃO do EP-UFOPA IMPLANTAÇÃO do EP-UFOPA CURSO DE IMPLANTAÇÃO DE ESCRITÓRIO DE DIAGNÓSTICO SOBRE A GESTÃO DE ARQUITETURA DO ESCRITÓRIO DE MÉTODO CUSTOMIZADO DE GESTÃO DE DEFINIÇÃO DO SOFTWARE DE GESTÃO DE MANUAL DE FUNCIONAMENTO DO ESCRITÓRIO DE INDICADORES DE GESTÃO DO ESCRITÓRIO DE DEFINIÇÃO DA EQUIPE DO ESCRITÓRIO DE CAPACITAÇÃO INTERNA DO ESCRITÓRIO DE REPASSE DO MÉTODO DE GESTÃO DE SUPORTE TÉCNICO AO ESCRITÓRIO DE PUBLICAÇÃO SOBRE A METODOLOGIA DO ESCRITÓRIO DE Figura 1 Etapas do projeto de implantação do EP-Ufopa Concepção Curso de Implantação: Inicialmente, buscou-se a capacitação de amplo público (aproximadamente 40 pessoas), com o intuito de permear, pelas áreas da instituição, o conhecimento sobre gestão de projetos; Diagnóstico: Após a capacitação, foi avaliada a gestão de projetos no âmbito da instituição, para identificação dos objetivos relacionados à nova unidade. Além disso, foi levantada a maturidade da organização em gestão de projetos, com base no modelo Prado-MMGP (Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos), concebido por Prado (2005) 1 ; 1 PRADO, Darci. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos Disponível em: <http://pontogp.wordpress.com/ 2006/05/06/mmgp>. Acesso em: 15/3/2012.

5 5 Arquitetura: Neste momento/etapa, foram descritas as atividades a serem seguidas para gerenciar os projetos da universidade, considerando a cultura e os processos de trabalho ora existentes na organização; Método Customizado: Com base na metodologia do guia PMBOK 2, estabeleceu-se o método de gestão de projetos do EP-Ufopa, estruturando também os princípios norteadores do escritório, tais como missão, objetivos etc.; Definição do Software: Neste momento, buscou-se a elaboração de estudo que subsidiasse a Ufopa na definição de ferramenta informatizada, alinhada com o método elaborado, para assessorar a gestão de projetos da organização. Estruturação Manual de Funcionamento: Foi elaborado documento com o objetivo de formalizar todas as atividades e procedimentos operacionais do EP- Ufopa; Indicadores de Gestão: Foram relacionados os indicadores que seriam utilizados para gerir o desempenho da nova unidade; Definição da Equipe: Foram relacionados os nomes e as funções de cada uma das pessoas que atuariam no EP-Ufopa, visando à formalização institucional da criação da nova unidade, bem como de seus integrantes. Implantação Capacitação Interna: Consistiu na capacitação da equipe e dos representantes das áreas relacionadas à nova unidade, de forma a permear o conhecimento sobre o método customizado; 2 PMBOK. Project Management Institute. Um guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. O PMBOK Quarta Edição, 2008.

6 6 Repasse do Método: Ainda em andamento, esta etapa consiste na elaboração de treinamento de todas as áreas da instituição, de forma a concretizar o conhecimento da Ufopa sobre a forma de trabalho do EP- Ufopa; Suporte Técnico: Também em andamento, esta etapa trata da assistência a um grupo de projetos em todas as atividades definidas para o EP-Ufopa. O objetivo é garantir que a nova unidade execute, com correção, o método formulado; Publicação sobre a Metodologia: Consiste na elaboração de publicação sobre a aplicação da metodologia do EP-Ufopa como iniciativa inovadora para o alcance das metas estratégicas enunciadas no PDI da Universidade. Etapa ainda não realizada. Com base nas etapas acima, observaram-se as seguintes questões: O nível de maturidade da organização obtido, conforme diagnóstico realizado, foi de 1,86, após pesquisa realizada com 84 servidores da instituição. Figura 2 Diagnóstico de maturidade em gestão de projetos na Ufopa.

7 7 maturidade: Conforme Prado (2005) 3, isso coloca a organização no seguinte nível de Nível 2 Conhecido É o primeiro passo empreendido para superar os desafios destacados pelo nível inicial. Caracteriza-se pelas iniciativas básicas para organizar e difundir a prática de gerenciamento de projetos na organização. Os seguintes aspectos podem ser destacados: (i) Conhecimento básico sobre gerenciamento de projetos entre os colaborados; (ii) Escolha e elaboração de metodologia de gerenciamento de projetos para a organização ou para ser utilizada de forma isolada; (iii) Disseminação da metodologia de gerenciamento de projetos entre os colaboradores; (iv) Existência de linguagem comum sobre projetos adaptada à organização, propiciando melhor relacionamento entre as pessoas que lidam com projetos; (v) Inexistência de proposta formal de flexibilização da estrutura organizacional para aperfeiçoar o gerenciamento dos projetos; (vi) Inexistência de relação dos projetos da instituição com a estratégia da organização. Das informações extraídas, foi estabelecido o seguinte plano de crescimento: NÍVEL 1 INICIAL NÍVEL 2 CONHECIDO NÍVEL 3 PADRONIZADO NÍVEL 4 GERENCIADO NÍVEL 5 OTIMIZADO ,86 Figura 3 Plano de crescimento da maturidade em gestão de projetos. 3 PRADO, Darci. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos Disponível em: <http://pontogp.wordpress.com/ 2006/05/06/mmgp>. Acesso em: 15/3/2012.

8 8 O diagnóstico de problemas evidenciou, como principal questão para a gestão de projetos na Ufopa, o seguinte problema: Baixa capacidade de a Ufopa gerir seus projetos. A árvore de problemas envolve os itens a seguir: Baixa capacidade da UFOPA em gerir seus projetos ASPECTOS METODOLÓGICOS ASPECTOS DA GESTÃO ESTRATÉGICA ASPECTOS INSTITUCIONAIS RECURSOS HUMANOS & CULTURA ORGANIZACIONAL SISTEMAS / PROCESSOS Desconhecimento sobre a temática Gestão de Projetos Reduzido conhecimento da estratégia organizacional Deficiência quanto à definição das atividades a serem realizadas por cada unidade Dificuldade de implantação de novas práticas de gestão. Inadequação da infraestrutura física e tecnológica Deficiência de comunicação Instrução incorreta de processos administrativos e acadêmicos Insuficiência do mapeamento de processos Espaço físico insuficiente e inadequado Suporte técnico insuficiente para atendimento à atual demanda Falta de estrutura adequada para execução de auditoria Comunicação inter e intragrupos deficiente Falta de compartilhamento das informações entre os setores Deficiência na integração entre as unidades acadêmicas e administrativas Reduzido comprometimento de parte do pessoal Deficiência de capacitação específica em algumas áreas Resistência à mudança Carência de pessoal Inexistência de processo formal de comunicação institucional Excesso de burocracia nos procedimentos internos Figura 4 Árvore de problemas no diagnóstico em gestão de projetos da Ufopa. Quanto ao mapa de objetivos do EP-Ufopa, foram estabelecidas a sua missão e os seus objetivos finalísticos e estruturantes.

9 9 MAPA DOS OBJETIVOS DO ESCRITÓRIO DE DA UFOPA Ser facilitador no alcance das metas estratégicas da UFOPA, promovendo a cultura de gestão de projetos na instituição. OBJETIVOS FINALÍSTICOS Aumentar a capacidade da UFOPA em gerir seus projetos Desenvolver grupo de gestores de projetos na UFOPA Profissionalizar a gestão de projetos na UFOPA Garantir o alinhamento estratégico dos projetos Prover informações sobre e para os projetos OBJETIVOS ESTRUTURANTES DOTAR O EP COM EQUIPE QUALIFICADA E EXCLUSIVA PARA CUMPRIMENTO DE SUAS FUNÇÕES ESTRUTURAR TODOS OS PROCESSOS DO EP DESENVOLVER A GESTÃO DO EP Figura 5 Mapa dos objetivos do EP-Ufopa. Foram também estabelecidos o plano de implantação das funções do EP-Ufopa, os indicadores de gestão da unidade, bem como o método de gestão de projetos customizado.

10 10 PLANO DE IMPLANTAÇÃO DAS FUNÇÕES DO ESCRITÓRIO DE NÍVEL 2 CONHECIDO NÍVEL 3 PADRONIZADO NÍVEL 4 GERENCIADO FASE DE CONHECIMENTO FASE DE CRESCIMENTO FASE DE MATURIDADE Desenvolver e gerenciar gestores de projeto Prover ações de capacitação em gestão de projetos Estabelecer e manter atualizada a metodologia de gestão de projetos Prover informações estratégicas e gerenciais sobre os projetos Gerir os projetos designados para o EP UFOPA Assessorar as equipes de projetos nas atividades de gestão Projeto Piloto Projeto Piloto Projeto Piloto Projeto Piloto Projeto Piloto Assessorar as equipes de projetos na utilização de softwares e ferramentas adequadas Atuar como mentor para os gerentes de projetos Monitorar o desempenho dos projetos estratégicos Monitorar os produtos gerados pelos projetos Monitorar os indicadores do EP UFOPA Gerenciar uma base de informações histórica sobre os projetos Verificar as conformidades nos processos de gestão de projetos Promover a gestão do conhecimento em projetos Figura 6 Plano de implantação das funções do EP-Ufopa.

11 11 OBJETIVO FINALÍSTICO INDICADOR DESCRIÇÃO DO INDICADOR Aumentar a capacidade da UFOPA em gerir seus projetos Desenvolver grupo de gestores de projetos na UFOPA Profissionalizar a gestão de projetos na UFOPA Garantir o alinhamento estratégico dos projetos Prover informações sobre e para os projetos NÚMERO DE EM EXECUÇÃO CONFORME PARÂMETROS ESTABELECIDOS (PRAZO, CUSTO, ESCOPO) RECURSOS EXECUTADOS COM DO EP UFOPA ÍNDICE EP UFOPA NÚMERO DE PESSOAS CAPACITADAS EM GESTÃO DE NÍVEL DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO ÍNDICE DE SATISFAÇÃO QUANTO ÀS INFORMAÇÕES PRESTADAS PELO EP UFOPA Mede o volume de projetos que encontram-se em execução e acompanhados pelo EP UFOPA, dentro dos parâmetros estabelecidos no início do projeto para prazo, custo e escopo. Mede o volume de recursos financeiros executados associados aos projetos acompanhados pelo EP UFOPA. Mede o nível de realização de atividades de gestão de projetos previstas no EP UFOPA. O índice terá como critérios de avaliação: formalização da estruturação do projeto; organização dos planos de trabalho anual; organização dos marcos críticos do projeto; controle da participação do público alvo nas ações do projeto; realização das avaliações de resultados do projeto; notícias inseridas na Ferramenta de Gestão dos Projetos; participação do Comitê Gestor nas ações do projeto; participação do público-alvo nas ações do projeto. Mensura o números de servidores da UFOPA que receberam instrução mediante apoio do EP UFOPA, tais como: cursos de EAD, cursos presenciais, palestras e congressos sobre o tema ou mesmo visitas técnicas a outros projetos. Traduz, em uma escala de zero a cinco, o comportamento dos colaboradores da organização quanto a gestão de projetos baseado nas dimensões, a saber: alinhamento estratégico; relacionamento humano; estrutura organizacional; informatização, metodologia e conhecimento sobre gerenciamento de projetos. Mede o percentual de projetos acompanhados pelo EP UFOPA e que atendem aos critérios de alinhamento estratégico da UFOPA. Avalia, de forma conceitual, a percepção dos usuários dos serviços do escritório de projetos quanto à tempestividade e a qualidade das informações. Figura 7 Painel dos indicadores do EP-Ufopa.

12 12 INICIAÇÃO PLANEJAMENTO ESCOPO / QUALIDADE MÉTODO DE GESTÃO DE DA UFOPA Realizar estudo de contexto do projeto ESTUDO DE CONTEXTO Elaborar e aprovar termo de abertura do projeto TAP Elaborar estrutura analítica do projeto Analisar partes interessadas MAPA DE ATORES RECURSOS HUMANOS PLANO DO PROJETO >> LINHA GERENCIAL E EXECUTIVA DO PROJETO PLANO DO PROJETO >> LINHA GERENCIAL E EXECUTIVA DO PROJETO COMUNICAÇÃO / AQUISIÇÕES PLANO DO PROJETO >> COMUNICAÇÃO DO PROJETO Definir a estrutura gerencial do projeto Definir e negociar equipes de trabalho Planejar comunicação PLANO DO PROJETO >> EAP Detalhar qualidade do trabalho PLANO DO PROJETO >> INTRODUÇÃO E REQUISITOS DAS ENTREGAS Planejar aquisições & contratações TEMPO / CUSTO RISCOS / INTEGRAÇÃO EXECUÇÃO PLANO DO PROJETO Orientar e gerenciar a execução do projeto Estimar e negociar cronograma do projeto Estimar e negociar orçamento do projeto Consolidar o Plano do Projeto PLANO DO PROJETO >> CRONOGRAMA DO PROJETO + ORÇAMENTO DO PROJETO PLANO DO PROJETO >> CRONOGRAMA DO PROJETO + ORÇAMENTO DO PROJETO PLANO DO PROJETO >> RISCOS DO PROJETO EXECUÇÃO CONTROLE& CONTROLE PEDIDO DE ALTERAÇÃO APROVADO MEMÓRIA DA RAP Elaborar plano de respostas aos riscos PLANO DO PROJETO >> AQUISIÇÕES DO PROJETO Realizar Reunião de Avaliação do Projeto PESSOAL DESIGNADO PROJETO BÁSICO RELATÓRIO DE STATUS PEDIDO DE ALTERAÇÃO PEDIDO DE ALTERAÇÃO NOVOS RISCOS RELATÓRIO DE ENTREGA Integrar equipe ao projeto Realizar aquisições & contratações INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Monitorar o desempenho Fiscalizar contratos Monitorar riscos Buscar aceitação do trabalho ENCERRAMENTO Elaborar Termo de Encerramento do Projeto Figura 8 Ciclo de gestão de projetos do EP-Ufopa.

13 13 3 CONCLUSÕES E NOVAS ETAPAS O trabalho em questão, mesmo ainda em desenvolvimento, torna-se referência pelo ineditismo e pela forma como foi conduzido. Envolveu, até o momento, a participação de representantes de todas as pró-reitorias e dos institutos da Ufopa e retrata a necessidade de estabelecer prioridades para o desenvolvimento da instituição. Como resultados obtidos, houve a seleção e a contratação da ferramenta Channel, que suportará todo o método concebido, e a contratação de qualificação oportunizada aos servidores técnico-administrativos, com a oferta de 38 vagas para especialização em gerenciamento de projetos, com o objetivo de capacitar potenciais gestores de projetos na Ufopa. Espera-se que, com a conclusão do projeto de implantação ainda no primeiro semestre de 2013, possam ser obtidos resultados diferenciados, associados ao PDI, bem como a consolidação de método de gestão de projetos que venha a possibilitar o desenvolvimento de outras Ifes ou organizações públicas. REFERÊNCIAS BOLAY, F.W. Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos Método ZOPP. Recife: GTZ, CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Campus, CLELAND, David L; IRELAND, Lewis R. Gerenciamento de Projetos. 2. ed. São Paulo: LTC, COHEN, Ernesto; FRANCO, Rolando. Avaliação de Projetos Sociais. Petrópolis: Vozes, PRADO, Darci. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos Disponível em: < Acesso em: 15/03/2012. DINSMORE, Paul Campbell; SILVEIRA NETO, F.H. Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar seu projeto com qualidade, dentro do prazo e custos previstos. 1. ed. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004.

14 14 HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 2. ed. Tradução de Cristina de Assis Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. 2ª edição, Porto Alegre: Bookman, PFEIFFER, Peter. Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento: conceitos, instrumentos e aplicações. Rio de Janeiro, Brasport, PMBOK. Project Management Institute. Um guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. O PMBOK Quarta Edição, VARGAS, Ricardo. Análise de Valor Agregado. Rio de Janeiro: Brasport, VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos. Rio de Janeiro: Brasport, 2000.

15 15 AUTORIA Amanda Monteiro Sizo Ufopa. Endereço eletrônico: Fernando Celestino Ferreira Quintans GD Consult Endereço eletrônico: Pétia Arruda de Oliveira Ufopa. Endereço eletrônico: Suelen Maria Costa Monteiro Ufopa. Endereço eletrônico:

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