Guia de Gestão dos Escritórios-Antena da Representação da UNESCO no Brasil

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1 Guia de Gestão dos Escritórios-Antena da Representação da UNESCO no Brasil

2 2 BR/2008/PI/H/29

3 3 PREFÁCIO 1. Em consonância com o conceito Uma UNESCO, o Escritório da UNESCO em Brasília e seus Escritórios- Antena deverão ser considerados como uma só unidade e como tal deverão seguir as mesmas regras e regulamentações. A natureza específica das operações da UNESCO no Brasil exigiu a elaboração de diretrizes locais com definições claras dos papéis e das responsabilidades, como também dos procedimentos administrativos e de programação a serem seguidos, além de um alinhamento das operações dentro e entre os escritórios. 2. Tais diretrizes locais seguem as políticas e procedimentos da UNESCO já existentes, que podem ser encontrados nos documentos Estratégia de Médio Prazo (C/4), Orçamento do Programa Regular Bienal (C/5), Manual Administrativo e circulares, regulamentações e regras para funcionários, como também as Tabelas de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability). As diretrizes locais estão disponíveis nos seguintes guias: a) Guia de Gestão dos Escritórios-Antena b) Guia do Ciclo de Gestão de Projetos (em elaboração) c) Guia de Execução de Projetos do UBO (em elaboração) d) Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) de Viagens para funcionários da UNESCO Brasil (em elaboração) 3. O Guia de Gestão dos Escritórios-Antena é direcionado aos funcionários dos Escritórios-Antena e de Brasília. Apresenta o mandado e papel dos Antenas, como também os procedimentos e as práticas que governam as operações diárias alinhadas com as usadas pela UNESCO Brasília, mas adaptadas às condições e aos requisitos locais. Também inclui orientação sobre o custo de administração do escritório, planejamento orçamentário, estratégia de comunicação, relacionamento com parceiros e com o Escritório de Brasília. Esse guia também inclui uma Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) para os Escritórios-Antena, que apresenta os tipos de autoridade delegada e a responsabilidade correspondente para assegurar que as regras, as políticas e os procedimentos da UNESCO, como também as regras para os funcionários, sejam cumpridas. 4. O Guia de Gestão de Ciclo de Projeto é direcionado aos oficiais de projeto e coordenadores do UBO (Brasília e Antenas) como uma ferramenta para negociação, implementação e monitoramento das atividades de cooperação da UNESCO no Brasil. Esse guia apresentará premissas e valores relacionados à cooperação prestada pela UNESCO, como também procedimentos e compartilhamento de responsabilidades e responsabilização (accountability) em todo o processo de desenvolvimento e implementação da atividade de cooperação, seja na forma de projeto ou não. Também inclui modelos de documentos para essas atividades. 5. O Guia de Execução de Projetos do UBO é direcionado aos coordenadores do UBO, oficiais e assistentes de projeto, como também aos parceiros que participem ativamente da execução dos projetos. Apresenta as regras administrativas e financeiras aplicáveis durante a execução dos projetos, os atores envolvidos e suas responsabilidades, como também procedimentos detalhados a serem seguidos (para os contratos, pagamentos e viagens) e ferramentas disponíveis para a execução e monitoramento de projetos. 6. A Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) de Viagens para funcionários da UNESCO Brasil é direcionada aos funcionários do Escritório de Brasília e dos Antenas. Apresenta tipos de autoridades delegadas e a responsabilização correspondente para assegurar que as regras, políticas e os procedimentos, como também o regulamento para funcionários da UNESCO, sejam cumpridos.

4 4 7. Como a UNESCO se encontra em um processo dinâmico, esses guias serão atualizados sempre que necessário. 8. As versões completas mais recentes desses guias estão disponíveis na Intranet da UNESCO Brasil (http://intranet.unesco.org.br/).

5 5 CONTEÚDOS Prefácio Introdução...7 Parte I Mandato dos Escritórios-Antena Histórico Mandato dos Escritórios-Antena Papel dos Escritórios-Antena Papel do Escritório da UNESCO em Brasília Relações do Escritório-Antena com organizações parceiras locais e estaduais Análise geral dos resultados do Escritório-Antena...14 Parte II Estrutura organizacional e funcional do Escritório-Antena Estrutura e relações funcionais do Escritório Coordenador do Escritório-Antena Unidade de Articulação dos Antenas Grupo de Aconselhamento...17 Parte III Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena Financiamento do escritório Planejamento orçamentário Execução e monitoramento do orçamento do Escritório Pequeno caixa (Petty Cash) Licitação e compras Reembolso de despesas de representação e cortesia...21 Parte IV Seed Money do Escritório-Antena e geração de FITOCA Seed money Geração de FITOCA...24 Parte V Estratégia de comunicação Relações com a imprensa Uso da logomarca UNESCO...25

6 6 Parte VI Gestão de recursos humanos Recrutamento, seleção, contratação e demissão de funcionários Avaliação de desempenho Horário de trabalho e férias do Escritório-Antena Controle de férias e dias trabalhados Planejamento de férias Autorização de férias Férias e relatório de freqüência Direito de férias anuais Treinamento Hora extra Viagem em missão Segurança dos funcionários...31 Parte VII Operações do Escritório-Antena Segurança e dependências do Escritório Negociação das dependências Seguro das dependências Segurança das dependências Uso de telefones fixos, celulares e via satélite Arquivamento de documentos, serviços de correios e malote Transporte Pessoas autorizadas a usar os veículos oficiais Controle do uso do veículo oficial Controle de consumo de combustível do veículo oficial Manutenção e estacionamento do veículo oficial Acidentes envolvendo o veículo oficial e seguro Uso de táxis Uso de cartões de visita Uso de crachá de identidade Uniformes Gestão de bens Manutenção e serviços básicos Clipping e acesso a jornais e revistas...38 ANEXO 1 Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização para os Escritórios-Antena...39 ANEXO 2 Lista das abreviações...48

7 7 INTRODUÇÃO O presente guia foi desenvolvido para fornecer aos funcionários dos Escritórios-Antena e de Brasília (UBO) orientação e diretrizes sobre o mandato e papel dos Antenas, como também os procedimentos e práticas que governam a gestão de suas operações alinhadas com aquelas usadas pelo Escritório da UNESCO em Brasília. Estas diretrizes são fundamentais para ajudar os Escritórios-Antena a assumir todos os aspectos de sua autoridade delegada e responsabilização, como estabelecido na Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização para os Escritórios-Antena (Anexo 1). Os objetivos deste guia são os seguintes: Fornecer melhor compreensão sobre as operações dos Escritórios-Antena. Harmonizar e padronizar práticas administrativas entre os Escritórios-Antena e Brasília. Melhorar a sinergia e interação entre os funcionários dos Escritórios-Antena e de Brasília. Fornecer orientação mais clara, permitindo execução mais eficiente e efetiva. Facilitar o planejamento e a implementação das atividades do Escritório. Fornecer um documento de referência para os funcionários que possa também ser usado para propósitos de treinamento. As informações contidas neste guia são baseadas num conjunto de insumos das normas e regras existentes da UNESCO, como também dos relatórios oficiais, memorandos e consultas internas: Normas e regras da UNESCO: Manual Administrativo, circulares, normas e regras para funcionários, Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização; Relatório de auditoria interna dos Escritórios-Antena da UNESCO 2006 (IOS); Documentos e decisões do Conselho Executivo: 175 EX/INF.6 e 175 EX/24; Memorandos internos do Representante da UNESCO no Brasil (DIR/UBO). O guia está estruturado sobre os seguintes temas principais: 1. Mandato dos Escritórios-Antena 2. Estrutura organizacional e funcional do Escritório-Antena 3. Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena 4. Seed Money do Escritório-Antena e geração de FITOCA 5. Estratégia de comunicação 6. Gestão de recursos humanos; e 7. Operações do Escritório-Antena Um programa de treinamento global compreendendo orientações estabelecidas neste guia será fornecido periodicamente para os funcionários dos Escritórios-Antena e do UBO, com o objetivo de fortalecer sua capacidades. Documentos de referência e sites da web mencionados neste guia estão disponíveis na intranet da UNESCO (http://intranet.unesco.org.br).

8 9 Parte I Mandato dos Escritórios-Antena 1. Histórico A Constituição Brasileira de 1988 propiciou ao país um marco de política pública descentralizado, no qual os 27 estados e municípios se tornaram responsáveis por programas de educação básica, saúde e assistência social para suas populações. Considerando que vários governos estaduais e municipais não possuem capital humano e capacidade de gestão necessários para cumprir com essas novas responsabilidades, as oportunidades de cooperação técnica internacional se tornaram crescentemente presentes em âmbitos locais e regionais. Para suprir tais demandas, a UNESCO desenvolveu no Brasil uma estratégia de descentralização baseada em uma presença em âmbito estadual por intermédio de uma rede de Escritórios-Antena. Além de levar os princípios e contribuições técnicas da UNESCO a governos locais, os Escritórios- Antena podem oferecer ao setor privado local e a organizações da sociedade civil as mesmas possibilidades de cooperação internacional apresentadas em âmbito federal pela Representação da UNESCO em Brasília. Essa estratégia de descentralização para o Brasil foi detalhada na 175 sessão do Conselho Executivo da UNESCO em 2006 (para mais informações favor referirem-se aos documentos 175 EX/INF.6 e 175 EX/24). 2. Mandato dos Escritórios-Antena Os Escritórios-Antena da UNESCO são unidades organizacionais que são parte integrante do Escritório da UNESCO em Brasília (UBO). O objetivo principal dos Escritórios-Antena é servir ao Brasil de maneira mais efetiva, suprindo necessidades específicas e circunstâncias especiais nos âmbitos locais, estaduais e municipais, usando o vasto conhecimento, as experiências e idéias acumuladas ou geradas pelo Escritório da UNESCO em Brasília e pela Organização como um todo no mundo. Os Antenas também têm a intenção de assegurar a presença ativa da Organização no país conjuntamente com outras agências e fundos do Sistema Nações Unidas. Dentro desse marco, os Escritórios-Antena operam sob três mandatos, alinhados com a Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização para os Escritórios-Antena (Anexo 1), seções Liderança & Representação, Planejamento programático, orçamentário e de implementação, bem como a seção Programação e gestão financeira de recursos extra-orçamentários: (a) Estabelecimento de prioridades e captação de recursos (de ambos os setores, público e privado) a presença local fornece aos Escritórios-Antena vantagens comparativas significativas, tais como profundo entendimento do contexto social, político e econômico da região e um diálogo

9 10 mais próximo com atores sociais chaves. Isso permite às equipes dos Antenas identificar questões relevantes, propor novas maneiras de lidar com elas e desenvolver novos acordos de cooperação técnica internacional, programas ou projetos baseados no mandato e nas especialidades da UNESCO. Esse mandato inclui, entre outros: (a.1) Articular-se com entidades dos setores privado e público, ONGs, instituições financeiras internacionais e outros parceiros em potencial. (a.2) Identificar prioridades emergentes ou oportunidades relacionadas a uma ou mais das cinco áreas programáticas da UNESCO. (a.3) Desenvolver parcerias dentro das áreas programáticas e de acordo com os objetivos e prioridades da UNESCO. (a.4) Preparar acordos de cooperação e/ou propostas de projetos novos ou revisar os já existentes, seguindo as diretrizes, normas e regras da UNESCO, em coordenação com cada área programática envolvida, Gabinete do Representante e SERVIÇOS CORPORATIVOS. (a.5) Mobilizar fundos extra-orçamentários necessários em níveis estaduais e municipais, de parceiros públicos e privados (nesse sentido, os Escritórios-Antena devem ajudar a assegurar a sustentabilidade das operações do UBO, como também as sua própria independência financeira). Essa função deve ser desenvolvida em relação aos planos de trabalho dos Escritórios-Antena e de Brasília; todos os projetos ou iniciativas devem estar alinhados com o Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil, como também com o UCPD, a Estratégia de Médio Prazo (C/4) e o Orçamento do Programa Regular Bienal (C/5). É esperado que os Escritórios-Antena desempenhem papel instrumental na implantação dessas estratégias, contribuindo assim para que os objetivos programáticos gerais da UNESCO sejam atingidos. (b) Gestão de projetos Os Escritórios-Antena são plenamente responsáveis pela implantação e gestão dos programas e projetos assinados com parceiros estaduais e municipais, principalmente (mas não exclusivamente) na região coberta por cada um deles, quando houver um técnico qualificado para aquele setor no Escritório. Os trabalhos devem ser realizados com relatórios técnicos sendo enviados ao coordenador da área programática correspondente do Escritório de Brasília. Para projetos sem um técnico qualificado no Escritório- Antena, a implantação ficará sob a responsabilidade do Escritório de Brasília; no entanto, todas as comunicações com autoridades ou parceiros locais devem ser copiadas para o Escritório-Antena. Os projetos devem ser aprovados pelo UBO e pela Sede, seguindo as normas e regras da UNESCO. Esse mandato inclui, entre outros: (b.1) Implantar planos de trabalho aprovados, executando as atividades designadas à UNESCO e auxiliando os responsáveis pelos projetos ligados às entidades parceiras na execução de suas responsabilidades, assegurando assim uma execução efetiva de cada projeto dentro de seu respectivo cronograma.

10 11 (b.2) Receber e/ou fornecer treinamento ou assistência técnica em questões específicas de projetos para parceiros e executores de projetos. (b.3) Fornecer insumos (recursos humanos, financeiros ou materiais) necessários para as atividades do projeto, de acordo com o orçamento aprovado. (b.4) Monitorar a execução do projeto em ambos os níveis, técnico e financeiro, incluindo o desembolso dos recursos de parceiros conforme estabelecido no acordo de parceria. (b.5) Informar as áreas relevantes do Escritório de Brasília sobre a execução, dificuldades e realizações dos projetos, tomando as ações corretivas correspondentes quando necessário. (b.6) Auxiliar na execução de projetos e atividades realizadas diretamente pelo Escritório de Brasília nos estados/municípios cobertos pelo Antena, quando solicitado. (b.7) Analisar e sistematizar resultados de projetos para compartilhar lições aprendidas em nível local, nacional e internacional; organizar o conteúdo de livros e publicações. (b.8) Disseminar localmente informações sobre as experiências da UNESCO no Brasil e em outros países. (c) Representação local da Organização como parte integrante do UBO, espera-se que os Escritórios-Antena representem a UNESCO principalmente (mas não exclusivamente) em âmbitos estaduais e municipais na região coberta por cada escritório, quando necessário. Essa função de representação deverá ser desempenhada de acordo com as normas e regras da UNESCO, como também sob a autoridade e supervisão direta do DIR/UBO, como descrito na Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização dos Escritórios-Antena. Esse mandato inclui, entre outros: (c.1) Participar de conferências, seminários e oficinas locais, como participante ou palestrante, em seu campo de competência. (c.2) Preparar e apresentar papers, textos, palestras, documentos e relatórios. (c.3) Responder solicitações externas de informações e materiais sobre o mandato da UNESCO (incluindo, entre outros, o Marco Estratégico, documentos C-4 e C-5), posicionamentos institucionais, políticas e modus operandi (especialmente em relação a parcerias). (c.4) Atuar como fonte para a mídia quando solicitado pelo DIR/UBO ou pela assessoria de comunicação do UBO. (c.5) Fortalecer e coordenar a articulação da UNESCO com instituições de especialistas, universidades, centros de pesquisas e cátedras UNESCO. (c.6) Participar em redes de conhecimentos ou conselhos consultivos em nome da UNESCO. (c.7) Participar de reuniões com partes interessadas para fornecer informações e insumos técnicos para processos de tomada de decisão relacionados ao mandato da UNESCO.

11 12 3. Papel dos Escritórios-Antena Dentro da execução dos seus mandatos, também espera-se que os Escritórios-Antena desempenhem, a nível local, o mesmo conjunto de cinco papéis/funções desenvolvidas pelo Escritório de Brasília, de acordo com a capacidade técnica disponível. Esses papéis são: Apoio Técnico (e algum apoio administrativo) a parceiros locais; Facilitação para a cooperação visando o desenvolvimento local, agindo no sentido de coordenar e apoiar parceiros locais em iniciativas e trabalhos conjuntos; Desenvolvimento de capacidades (ex: desenho de projetos e materiais de treinamento); Laboratório de idéias (ex: para projetos-piloto com desenho e/ou abordagem inovadora); Clearing House para informações (ex: disseminação de lições aprendidas a partir dos projetos da UNESCO e outros projetos sociais de parceiros do Estado e área de atuação do Antena, como também experiências internacionais de outros escritórios da UNESCO). Além desses papéis, no caso dos Escritórios-Antena, atenção especial deve ser dada também à função de defesa e promoção de idéias direcionada ao desenvolvimento de políticas públicas, como também captação de recursos baseada em planos de trabalho, como enfatizado no ponto (a.5) acima. 4. O papel do Escritório da UNESCO em Brasília O Escritório de Brasília permanece responsável pelas operações gerais da UNESCO no Brasil, em especial: (a) Representar a UNESCO em âmbito nacional no Brasil. (b) Promover e defender os ideais e objetivos da UNESCO e disseminá-los no governo, nas comunidades profissionais e com o público em geral. (c) Promover a visibilidade da Organização dentro do país. (d) Antecipar questões nos campos de competência da UNESCO e formular abordagens inovadoras para lidar com elas. (e) Analisar tendências nos campos de competência da Organização no Brasil para orientar políticas e ações nos âmbitos local, nacional e global. (f) Formular e refinar estratégias e planos de trabalho da UNESCO no Brasil, em consonância com o mandato, estratégias globais, objetivos principais e vantagens comparativas da Organização, como também com a programação interagencial para o Brasil (Marco do Desenvolvimento de Atividade das Nações Unidas - UNDAF) e outras iniciativas conjuntas das Nações Unidas, coordenando iniciativas de âmbito nacional, incluindo campanhas de conscientização. (g) Auxiliar autoridades federais e governos de nível local nos estados onde não existam Escritórios-Antena, bem como outras partes interessadas, no aperfeiçoamento e capacitação, na

12 13 definição/aperfeiçoamento de políticas e estratégias, e na identificação e formulação de projetos de desenvolvimento alinhados com o mandato e programas da Organização, mobilizando fundos extraorçamentários para sua implantação. (h) Agir como facilitador/promotor de melhores práticas e experiências acumuladas nos campos de competência da Organização. (i) Promover iniciativas Sul-Sul. (j) Formar e coordenar redes nacionais e Clearing Houses que forneçam insumos para a rede globalizada da Organização de centros de referência em abordagens e pesquisas inovadoras no Brasil. (k) Contribuir com as atividades da Equipe de País das Nações Unidas (UN Country Team), especialmente para a implementação do UNDAF e outras iniciativas conjuntas do sistema ONU. (l) Supervisionar os Escritórios-Antena por meio de: aplicação de políticas e direção executiva; aprovação de suas estratégias e planos de trabalho; aprovação de projetos extra-orçamentários por eles desenvolvidos (primeiro na etapa de desenho inicial e subseqüentemente nas propostas completas) e assinatura dos acordos correspondentes com parceiros, seguindo a aprovação da Sede e ABC; distribuição, entre os Antenas, de recursos provenientes dos rendimentos de Custo de Gestão (PSC) de projetos extra-orçamentários no Brasil; monitoramento e avaliação das atividades dos Antenas; fornecimento de assessoria especializada ou referência (respaldo técnico) quando necessário; fornecimento de outros serviços centrais (gestão e desenvolvimento de recursos humanos, gestão e controle financeiro etc.). (m) Relatório geral para a Sede de todas as operações no Brasil, incluindo aquelas realizadas pelos Escritórios-Antena. 5. Relações do Escritório-Antena com organizações parceiras locais e estaduais As relações do Escritório-Antena com o governo, com as autoridades e os coordenadores de projetos locais devem ser cordiais e de apoio. No entanto, os Escritórios-Antena devem preservar a sua independência administrativa e decisória em relação a tais instituições. Além do mais, o Escritório- Antena deve ocupar o seu próprio espaço independente. Na ocorrência de situações de desconforto ou conflito, elas devem ser relatadas ao setor apropriado do Escritório de Brasília, a Unidade de Articulação dos Antenas e, dependendo da gravidade da situação, também ao DIR/UBO. Em relação às organizações parceiras locais é responsabilidade do Escritório- Antena:

13 14 Fornecer o apoio necessário aos projetos. Treinar equipes de projetos com apoio das áreas relevantes. Definir, junto com o parceiro, os termos de referência e ações a serem realizadas; e acompanhar as atividades que estão sendo realizadas. Manter as áreas Administrativas, de Programas e de Articulação do Escritório de Brasília informadas sobre o desenvolvimento dos projetos. Controlar o fluxo de documentos em processamento por intermédio do Escritório-Antena entre o parceiro e a Representação da UNESCO em Brasília; manter um sistema de arquivamento de documentos paralelo manuseado pelo Escritório-Antena. É de responsabilidade das autoridades e gestores de projetos parceiros locais: Iniciar a execução, monitorar e avaliar as atividades previstas nos acordos. Propor qualquer modificação ou ajuste necessário, e preparar relatórios de progresso periódicos em conformidade com as diretrizes fornecidas pela UNESCO. Ter local próprio para a administração das atividades e controle da documentação sob sua responsabilidade. 6. Análise geral dos resultados do Escritório-Antena Os resultados gerais dos Escritórios-Antena serão avaliados anualmente com base no cumprimento dos seus mandatos, papéis e funções, como mencionado neste Guia, e suas realizações, em termos de metas estabelecidas pelo plano de trabalho de atividades anual preparado e apresentado por cada Escritório-Antena a Brasília. A apreciação será fundamentada nos resultados alcançados e realizada pelo Escritório de Brasília e por auditores/avaliadores externos. Entre outros critérios, também devem ser considerados: contribuições ao Marco Estratégico do UBO; realizações e lições aprendidas; efeitos de iniciativas de captação de recursos, incluindo aqueles com o setor privado; contribuições com as iniciativas de descentralização da ONU; exigências de recursos; cumprimento das normas e regras da UNESCO. As diretrizes para a preparação do plano de trabalho de atividades serão fornecidas pelo Escritório de Brasília para os Escritórios-Antena.

14 15 Parte II Estrutura organizacional e funcional do Escritório-Antena 7. Estrutura e relações funcionais do Escritório Cada Escritório-Antena é composto de uma equipe-base mínima financiada pela UNESCO (FITOCA) encarregada de realizar atividades administrativas e programáticas. Integrantes adicionais podem ser financiados por projetos EXB específicos e, como parte de suas tarefas/responsabilidades, contribuir para atividades dos Antenas, contanto que haja um acordo formal com o parceiro do projeto. A estrutura da equipe-base do Antena é mostrada abaixo, no diagrama organizacional: DIR/UBO Escritório Antena UNESCO Brasília DDIR/Serv. Corp. e Administrador Motorista (quando aplicável) Assistente Financeiro e Administrativo Oficial Senior de Articulação Coordenador do Antena DDIR/Programa Coordenadores de Programa Secretária Oficial de Projeto (1 ou mais) Assistente Administrativo Jr. (quando aplicável) (whenever applicable) A linha reta deste diagrama indica o relacionamento de supervisão e orientação (a quem a pessoa se reporta), enquanto a linha pontilhada indica relações funcionais. É importante notar que a comunicação entre as áreas não está limitada por essas linhas e dever ser aplicada em todos os níveis, verticais e horizontais, quando necessário. O coordenador do Escritório-Antena responde diretamente ao DIR/UBO. Os coordenadores dos Antenas também devem manter ligação direta com o oficial sênior de articulação (SLO), que fornecerá orientações e direções gerais para a racionalização e coerência dentro das ações dos Escritórios-Antena. Questões programáticas e institucionais devem ser lidadas em articulação com o(s) coordenador(es) da(s) área(s) programáticas correspondentes, o Gabinete e os Serviços Corporativos do Escritório de Brasília.

15 16 Todos os funcionários dos Antenas respondem diretamente ao coordenador do Escritório-Antena em relação às operações diárias. O assistente financeiro e administrativo do Escritório-Antena tem uma relação direta com o DDIR/ Serviços Corporativos para orientação e direção sobre normas e procedimentos da UNESCO. 8. Coordenador do Escritório-Antena Os coordenadores dos Escritórios Antena são representantes oficiais da UNESCO nos seus estados e, assim, são integralmente responsáveis pelas ações realizadas localmente, como também responsáveis por qualquer ato cometido pelo Escritório-Antena em nome da UNESCO, como estabelecido na Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização do Escritório-Antena. Eles também devem seguir as Normas de Conduta do Serviço Público Internacional que se aplicam aos funcionários da UNESCO. Esse documento estabelece regras claras de conduta no trabalho e oferece direcionamento prático em relação a procedimentos e relações com organizações parceiras. Os coordenadores dos Escritórios-Antena são responsáveis por assegurar que os três mandatos dos Escritórios-Antena sejam cumpridos (estabelecimento de prioridades e captação de recursos, gestão de projetos e representação local). Além disso, devem desenvolver suas próprias estratégias e planos de trabalho específicos, construindo uma abordagem baseada em resultados de acordo com diretrizes fornecidas pelo Escritório em Brasília. Também são responsáveis por definir prioridades de ação baseadas no UCPD e no Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil, focando em ações e projetos de impacto direto e alta visibilidade. Mais especificamente, é esperado que os coordenadores dos Escritórios-Antena: Promovam e defendam os ideais e objetivos da UNESCO, disseminando-os em níveis locais de governo, comunidades profissionais e público em geral. Fomentem cooperação técnica entre vários atores locais e desenvolvam parcerias novas, identificando e formulando/supervisionando a elaboração de projetos de desenvolvimento em conformidade com o UCPD e o Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil. Mobilizem, executem e monitorem o uso de fundos extra-orçamentários para a implantação desses projetos. Implementem efetivamente as atividades e projetos do Escritório. Promovam a visibilidade da Organização localmente. Estabeleçam estratégias, incluindo estratégias de captação de recursos e planos de trabalho alinhados com o UCPD e o Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil. Auxiliem o governo local e outras partes interessadas no fortalecimento de suas capacidades em definição/refinamento de políticas e estratégias; Contribuam com as atividades conjuntas das Nações Unidas em âmbito local. Gerenciem de maneira eficiente os recursos humanos e financeiros dos Escritórios-Antena, como também suas dependências e façam que as medidas de segurança sejam cumpridas.

16 17 Informem o Escritório de Brasília regularmente sobre questões programáticas, administrativas e financeiras, incluindo dificuldades e obstáculos encontrados durante a realização de suas funções. Observem as normas de conduta do serviço público internacional. Sigam as normas e regras da UNESCO. 9. Unidade de Articulação dos Antenas Uma Unidade de Articulação foi criada no UBO para funcionar como ponto focal para os Escritórios- Antena, melhorando o fluxo de informação e coordenação entre os Antenas e o Escritório de Brasília. O objetivo é fortalecer a estratégia de descentralização da UNESCO, desenvolvendo sinergias e complementaridades entre os escritórios que possam aperfeiçoar sua eficiência e efetividade. Atualmente, essa ligação está sob a responsabilidade de um oficial sênior de articulação (SLO), que é responsável por: Assegurar uma ligação eficiente entre os Escritórios-Antena e o Escritório da UNESCO em Brasília, em ambas as perspectivas, programáticas e administrativas. Oferecer apoio, assessoria e orientação diária para suas contrapartes nos Escritórios-Antena em qualquer questão que possa requerer solução imediata, ex: resolução de problemas. Articular com outras entidades das Nações Unidas, em especial aquelas que possuem um acordo semelhante com estados e municípios (escritórios regionais), para buscar atividades conjuntas da ONU e assim maximizar/racionalizar os esforços, presença e recursos. Contribuir, com o apoio do DDIR/Programas do UBO e Áreas Programáticas, para o desenvolvimento de novas iniciativas de projetos, parcerias e acordos de cooperação. Informar regularmente os Escritórios-Antena, o Escritório de Brasília e a Sede sobre as mais recentes realizações dos Escritórios-Antena e tendências futuras referentes à cooperação prestada pela UNESCO nos estados e municípios. O SLO é um membro do Gabinete e, como tal, responde diretamente ao DIR/UBO, obtendo orientação do DDIR/ Programas para questões programáticas ou do DDIR/Serviços Corporativos para questões administrativas. 10. Grupo de aconselhamento (GA) Questões transversais, que apresentem maior nível de complexidade e requeiram esforços extras de coordenação, podem ser tratadas por um Grupo de Aconselhamento Ad-hoc (GA) antes que sejam submetidas à decisão. O objetivo desse grupo, quando convocado, é auxiliar o DIR/UBO nos processos de tomada de decisão. Mais especificamente, o GA é responsável por:

17 18 (a) Identificar estratégias comuns e potenciais iniciativas conjuntas entre os escritórios de Brasília e nos estados. (b) Melhorar a coordenação entre diferentes áreas, fortalecendo assim abordagens intersetoriais. (c) Auxiliar na construção de consenso entre áreas distintas e Escritórios-Antena. O Grupo de Aconselhamento é parte do Gabinete e é formado por pelo menos três membros indicados pelo DIR/UBO. Quando o DIR/UBO, DDIR/Programas do UBO, Gabinete, Área Programática ou Escritório- Antena considerarem necessário, o GA pode ser convocado e iniciar um processo de consulta interna por meio da realização de reuniões com as partes envolvidas para discutir a questão e/ou coleta de informações para serem repassadas ao DIR/UBO antes de sua decisão. Questões de interesse dos Escritórios-Antena podem ser canalizadas para o Grupo de Aconselhamento por intermédio do SLO; quando uma solicitação é feita, o SLO assumirá a responsabilidade de convocar uma reunião do GA e convidar as partes para apresentarem suas visões; alternativamente, tais reuniões podem ser realizadas por teleconferência. Quando o Grupo de Aconselhamento chegar a uma conclusão, uma reunião final será agendada entre o GA e o DIR/UBO para que os resultados do processo de consulta sejam apresentados e discutidos.

18 19 Parte III Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena 11. Financiamento do Escritório Os custos correntes e gastos com a equipe-base dos Escritórios-Antena serão cobertos pela taxa de gestão gerada (PSC) de projetos extra-orçamentários do UBO (via FITOCA), ou por doações recebidas do governo local (por meio de apropriação de recursos adicionais ao Programa Regular). Quando possível, demais custos adicionais serão cobrados de projetos extra-orçamentários em execução pelo Escritório-Antena. 12. Planejamento orçamentário O plano de trabalho orçamentário do Escritório-Antena descreve atividades que serão realizadas pela equipe do Escritório-Antena durante o ano, é apresentado por linha contábil (general ledger GL) especificando a natureza do gasto e estabelece: O plano de trabalho orçamentário do Escritório-Antena, descreve atividades que serão realizadas pela equipe do Escritório-Antena durante o ano, é apresentado por linha contábil (general ledger GL) especificando a natureza do gasto e estabelece: atividades detalhadas planejadas para o período e recursos necessários (incluindo o uso do seed money); custos correntes do Escritório-Antena com: funcionários materiais e instalações serviços manutenção O plano de trabalho orçamentário para o Escritório deverá estar alinhado com o plano de trabalho das atividades anuais do Escritório-Antena, definindo objetivos e metas nos âmbitos institucionais e programáticos. 13. Execução e monitoramento do orçamento do Escritório O coordenador do Escritório-Antena é responsável por executar o orçamento aprovado para o Escritório- Antena seguindo as normas e regras da UNESCO, o Guia de Execução de Projetos do UBO e as orientações encontradas no presente Guia. Em caso de dúvidas durante a implantação do orçamento do escritório, em que uma instrução clara não tenha sido fornecida nesses guias, o Escritório-Antena deve consultar a área correspondente do Escritório da UNESCO em Brasília.

19 20 É imperativo assegurar o uso racional e com parcimônia dos recursos disponíveis de acordo com o orçamento aprovado. É importante mencionar que, com a redução dos seus custos correntes, o Escritório- Antena contribui diretamente para a melhora de sua própria sustentabilidade. Além do mais, ações orientadas pelos princípios do desenvolvimento sustentável deverão ser aplicadas na administração diária do Escritório-Antena, como: redução do número de documentos impressos; uso de digitalização de documento e/ou sua visualização em formato eletrônico, imprimindo cópias somente quando estritamente necessário; reciclagem, por exemplo: de papel e cartuchos de tinta de impressoras; incentivo à economia de energia pelos funcionários (ex: desligar computadores durante a noite, desligar as luzes e aparelhos de ar-condicionado quando deixar a sala); redução do uso do carro do Escritório-Antena para economizar combustível e reduzir emissões de poluentes. Um monitoramento contínuo da execução do orçamento deve ser realizado; assim, quando necessário, revisões oportunas podem ser solicitadas pela Unidade de Articulação ou pelo coordenador do Escritório- Antena e submetidas ao DIR/UBO via área de Orçamento para aprovação. 14. Pequeno caixa (Petty Cash) Um fundo para despesas miúdas deve ser estabelecido para financiar pequenos gastos como tarifas de correios, material de escritório, serviços de mensageiro. Os seguintes procedimentos devem ser observados durante o estabelecimento e operação de um fundo como esse: O responsável pelo petty cash deve ser indicado pelo coordenador do Escritório-Antena. Ele ou ela deve fazer parte da equipe regular do Escritório-Antena e será responsável pelo uso adequado desses fundos. Uma quantia monetária de no máximo ao equivalente a US$ 500,00 é depositada em um cartão Visa pré-pago que é disponibilizado ao titular do petty cash. Os fundos deverão ser gerenciados e sacados pelo titular do cartão quando necessário. Pagamentos individuais pelo petty cash não podem exceder ao equivalente a US$ 50,00. Adiantamentos, salários, horas extras e diárias não podem ser pagos pelo petty cash. Além disso, o fundo não pode ser usado para a aquisição de equipamentos duráveis. O titular responsável pelo petty cash prestará conta mensalmente do fundo, apresentando original de faturas/recibos e documentos de apoio à Unidade de Contas da UNESCO em Brasília para análise a aprovação. Mais informações sobre a gestão desse fundo estão disponíveis no Guia de Execução de Projeto.

20 Licitação e compras Materiais de escritório e serviços de manutenção de uso do Escritório-Antena devem ser adquiridos pelo Antena diretamente, sem necessidade de autorização por parte do DDIR/Serviços Corporativos, até uma quantia equivalente a US$ 2.500,00 contanto que o item esteja contido no orçamento aprovado para o Escritório. No entanto, a cotação de preço a ser realizada pelo Antena antes da aquisição deve constar de pelo menos três orçamentos válidos de fornecedores idôneos. Para compras acima de US$ 2.500,00, o processo requer autorização prévia do DDIR/Serviços Corporativos e será conduzido pela Unidade de Licitação do Escritório em Brasília. 16. Reembolso de despesas de representação e cortesia Autorização para gastos com refeições como parte de eventos internos ou eventos de representação deve ser previamente solicitada ao DIR/UBO, que, por sua vez, avaliará a solicitação e a autorizará se estiver em conformidade com os interesses da Organização. Gastos com representação: custos com recepções e/ou refeições de funcionários da UNESCO e seus convidados quando envolvidos em questões de interesse institucional. Gastos de cortesia: comida e bebida fornecida em atividades como sessões de treinamento e eventos internos. A quantia máxima que pode ser aprovada por evento é US$ 250,00. O pagamento de tais gastos deve, inicialmente, ser feito pelo próprio funcionário. Subseqüentemente, o Formulário 517 deve ser preenchido. Esse formulário, junto com uma lista com os nomes das pessoas atendidas (com suas respectivas afiliações institucionais), a aprovação do DIR/UBO, os formulários de Pagamento de Reembolso (SP) e os documentos originais deverão ser enviados para o Escritório da UNESCO em Brasília para pagamento.

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